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Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Fecha: 13-08-2017
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1. Contenido

1 OBJETIVO............................................................................................................................................................ 1
2 ALCANCE............................................................................................................................................................. 1
3 DEFINICIONES.................................................................................................................................................... 1
4 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.......................................................................................................................... 2
5 TABLA DE REGISTROS...................................................................................................................................... 5
6 ANEXOS............................................................................................................................................................... 5
6.1 ANEXO A................................................................................................................................5
6.2 ANEXO B................................................................................................................................6
7 Metodología diagrama causa-efecto.....................................................................................................................6
8 Diagrama de Causa Efecto (Ishikawa)..................................................................................................................6
9 Formato para el registro de acciones preventivas y correctivas...........................................................................8

1 OBJETIVO

Establecer un procedimiento para el manejo de las acciones correctivas y preventivas (bien sea reales o
potenciales) con el fin de determinar las causas reales y los correspondientes planes de acción a implementar para
corregirlas o prevenirlas

2 ALCANCE

Aplica para todas las acciones correctivas y preventivas reales o potenciales que se generen o puedan generar en la
implementación y sostenimiento del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo NOMBRE DE LA
EMPRESA

3 DEFINICIONES

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Ejemplo: los definidos por el cliente, los legales o
reglamentarios, y los definidos por la organización.
 No conformidad real: incumplimiento de un requisito definido por el sistema, que ocurre durante el
proceso.

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 No conformidad Potencial: No conformidad que puede presentarse en el futuro, por el incumplimiento de

un requisito definido por el sistema, que puede llegar a ocurrir durante el proceso
 Producto no conforme: es un producto que no cumple con alguna de las características definidas en el
plan de Inspección, y por lo tanto debe ser controlado e identificado para evitar su uso o entrega intencional.
 Acción preventiva: Acción encaminada para eliminar las causas de no conformidades potenciales con el
fin de prevenir su ocurrencia.
 Acción correctiva: Acción encaminada para eliminar las causas reales de una no conformidad detectada,
con el fin de prevenir su recurrencia.
 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad.

4 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

La empresa, identifica las acciones correctivas y preventivas, analiza la causa y define los planes de acción
necesarios para asegurar la mejora continua en todos sus procesos, las cuales son registradas en el formato
Registro de Mejora.
Las acciones correctivas se generen producto de:

DOCUMENTO DILIGENCIADO PRODUCTO DE

Registro de Mejora  Auditorías Internas y Externas
 Quejas y Reclamos del Cliente
 Incumplimiento a los documentos del Sistema
de Gestión
 Resultados de Análisis de Objetivos, Metas,
Indicadores.
 Incumplimiento de Requisitos legales,
reglamentarios y contractuales
 Simulacros
 Inspecciones de Seguridad

Investigación de Incidentes y Accidentes  Reporte Investigación de Accidente

Las acciones preventivas se generan producto de:

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DOCUMENTO DILIGENCIADO PRODUCTO DE

 Análisis de cargos, funciones y responsabilidades
 Revisión Gerencial
 Inspecciones Gerenciales
 Revisión de documentos y análisis de información del Sistema de Gestión
Registro de Mejora  Cambios organizacionales de la Empresa
 Sugerencias de Clientes internos y externos.
 Oportunidades de mejora detectadas en auditorias
 Estudios realizados a la compañía tales como: ocupacionales, puestos de
trabajo, entre otros

4.1 Acciones de Corrección: para las acciones correctivas y preventivas en salud y seguridad para el trabajo es
necesario realizar la evaluación del riesgo de la acción a implementar conforme a la Identificación de Peligros,
valoración del riesgo y determinación de controles.
4.2 Generación del Registros de Mejora: Cuando se genera el registro de acuerdo con el numeral 4.3, quien lo
genere debe solicitar a encargado del SG_SST el número consecutivo del registro, posteriormente debe enviarlo al
responsable del proceso donde se detectó la No conformidad con copia al encargado del SG_SST para su archivo y
registro en el Control de Acciones Correctivas y Preventivas.
4.2.1 Archivo y Control de Registros De Mejora: El encargado del SG_SST, registrará el registro de Mejora en el
control y lo archiva en la carpeta de Acción Correctiva o Preventiva.
El responsable de proceso donde se generó el registro de Mejora tiene el original hasta que realice el diagnóstico de
las causas reales y defina los planes de acción correspondientes.
4.3 Diagnóstico y Análisis de Causas Reales: Para el análisis de causas se recomienda utilizar cualquiera de las
siguientes herramientas:
 7 Ms a través del diagrama a través del diagrama de Causa Efecto (Anexo 1)
 Cinco Porque (Anexo 1)
De acuerdo con los resultados del análisis de causas, se establecerán planes de acción, siempre y cuando la
compañía pueda tener el control de ellas y esté en condiciones de implementar considerando los recursos
disponibles (humano, económico, infraestructura entre otros.)
4.4 Planes de Acción: Los planes de acción de un Registro de Mejora deben ser propuestos por el responsable del
proceso en un plazo máximo de 15 días posteriores a la entrega del registro, momento en el cual debe enviarlo a
quien genera el registro de mejora, para la verificación de la eficacia del análisis de causas y de los planes de acción
propuestos, con copia al encargado del SG- SST
Notas:

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 Se tiene como plazo máximo para la entrega del diagnóstico y los planes de acción 15 días calendario a
partir de la recepción del registro de Mejora.
 Las acciones tomadas deberán ser revisadas y analizadas para la Identificación de Peligros, valoración del
riesgo y determinación de controles, para la valoración del riesgo de estas cuando aplique.

4.4.1 Seguimiento a la entrega del Diagnóstico y los planes de acción: Si terminado el tiempo para realizar el
análisis de causas y definición de los planes de acción, 15 días calendario, contados a partir de la fecha de entrega,
el responsable del área no los ha entregado a quien generó el Registro de Mejora, de manera injustificada, este
debe comunicar al jefe inmediato del área, la situación, para que haga seguimiento a la definición de los planes de
acción y se cumpla con el procedimiento. Ampliándose el plazo 15 días más.
Si después de transcurrido este nuevo plazo, quien generó el Registro no recibe respuesta, debe comunicar al
encargado del SG_SST quien enviara correo al responsable, para obtener respuesta. Ampliando el plazo por 5 días
hábiles más
4.4.2 Verificación de la eficacia del Diagnóstico y de los Planes de Acción: Quien genera el registro de Mejora
dentro NOMBRE DE LA EMPRESA, debe verificar que el diagnostico establezca las causas reales de la No
conformidad con el fin de garantizar la corrección al problema real que genera esta situación y de esta manera no se
repita.
De la misma forma se evaluará la eficacia de los planes de acción propuestos para corregir la No conformidad.
Cuando la persona que genera el Registro de Mejora considera no tener la idoneidad para verificar la eficacia del
diagnóstico y de los planes de acción consultará con el encargado del SG_SST quien hará esta verificación.
Una vez verificada la eficacia, se hará seguimiento a la ejecución de los planes de acción de acuerdo con las fechas
establecidas
Si el análisis de Causas no es eficaz, quien generó el registro o quien realice la verificación comunicara al
responsable del área sus observaciones y lo guiara en el establecimiento de las causas y los planes de acción.
4.4.3 Cierre de Registros de Mejora: Este cierre se realizará evidenciando el cumplimiento de los planes de acción
y los resultados de este, se deben adjuntar registros que garanticen su ejecución.
Los registros de Mejora que se cierren deberán ser entregados a encargado del SG_SST quien hará el registro en el
Control de registros de Mejora.
Cuando los registros de Mejora sean generados por Auditorías Internas las acciones se deben tomar sin demora
injustificada de acuerdo con el plan de acción propuesto.
4.4.4 Seguimiento a los Registro de Mejora: Quien genera el registro de Mejora es el principal responsable e
interesado en el cumplimiento de estos planes, ya que de ello depende que su proceso no se vea afectado, sin
embargo, el encargado del SG_SST hará el seguimiento a las áreas responsables de dar respuesta a estos, para
que se cumplan con los tiempos y la ejecución de los planes de acción.
El encargado del SG_SST hará seguimiento a los generadores de los registros de Mejora, quienes deben
monitorear el cumplimiento de los planes de acción y del cierre de los registros de mejora.

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4.5 Costeo de los Registros de Mejora: Los registros de Mejora deben ser costeados y analizado el costo de
implementación de los planes de acción.
4.6 Análisis Estadístico: el encargado del SG_SST realizará análisis estadísticos de todos los registros de Mejora
generados en la organización y entregará un trimestral a la gerencia.

5 TABLA DE REGISTROS

LUGAR DE
ARCHIVO Y
LISTADO DE TITULO DILIGENCIADO DESTINATARIO TIEMPO MÍNIMO
REGISTROS POR DE RETENCIÓN
CÓDIGO

6 ANEXOS

6.1 ANEXO A

La técnica de los 5 Porqué es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto
que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o
problema.
Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, que luego
culminarían en el Toyota Producción System (TPS). Esta técnica se usa actualmente en muchos ámbitos, y también
se utiliza dentro de Six Sigma.
Ejemplo
El siguiente ejemplo sencillo nos muestra el uso de este método. Partimos de un postulado:
Mi auto no arranca. (el problema)
¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta.
¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona.
¿Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta.
¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue reemplazado.
¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto de acuerdo con las recomendaciones del
fabricante.

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Evidentemente, este ejemplo podría seguirse más aún, con más preguntas. Esto sería correcto, ya que el "cinco" en
la técnica de los "Cinco Porqué" no es fijo, sino más bien una incitación a hacer varias iteraciones para encontrar la
causa raíz.

6.2 ANEXO B

7 Metodología diagrama causa-efecto

8 Diagrama de Causa Efecto (Ishikawa)

El Diagrama de Causa y Efecto es un instrumento eficaz para el análisis de las diferentes causas que ocasionan el
problema. Su ventaja consiste en el poder visualizar las diferentes cadenas Causa y Efecto, que pueden estar
presentes en un problema, facilitando los estudios posteriores de evaluación del grado de aporte de cada una de
estas causas.
Construcción del diagrama de Causa y Efecto.
El Diagrama de Causa y Efecto es un gráfico con la siguiente información:
• Efecto: El problema que se pretende diagnosticar
• Causas: Las causas que posiblemente producen la situación que se estudia.
• Un eje horizontal conocido como espina central o línea principal.
El tema central que se estudia se ubica en uno de los extremos del eje horizontal. Este tema se sugiere encerrase
con un ovalo. Es frecuente que este ovalo se dibuje en el extremo derecho de la espina central.

Líneas o flechas inclinadas que llegan al eje principal. Estas representan los grupos de causas primarias en que se
clasifican las posibles causas del problema en estudio.
• A las flechas inclinadas o de causas primarias llegan otras de menor tamaño que representan las causas que
afectan a cada una de las causas primarias. Estas se conocen como causas secundarias.
Estructura de un diagrama de Causa y Efecto.
Líneas o flechas inclinadas que llegan al eje principal. Estas representan los grupos de causas primarias en que se
clasifican las posibles causas del problema en estudio.

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Las posibles causas son analizadas a través del método de las 7M, las cuales son descritas a continuación:

 Determinar las causas de mayor importancia: Cuando el Diagrama ya esté finalizado, los participantes pueden
discutirlo, analizarlo y, si se requiere, realizarle modificaciones. La discusión está dirigida a identificar la(s)
causa(s) más probable(s), y los planes de acción sobre dichas causas. En la metodología que utiliza la empresa
se debe establecer junto con el dueño del proceso y las personas implicadas en el análisis un orden de
importancia a las causas analizadas, para luego priorizarlas y establecer el plan de acción acorde a esa
jerarquización.

9 Formato para el registro de acciones preventivas y correctivas.

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REGISTROS DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

N° de registro

Descripción de la no conformidad encontrada:

Determinación de las causas que originaron la no conformidad:

Sección: _____________

Sección, Actividad, Tarea, en la cual se detectó Actividad: -_

la no conformidad:
Tarea:

CLASIFICACIÓN DE LA ACCIÓN A EJECUTAR

ACCIÓN PREVENTIVA ACCIÓN CORRECTIVA

Descripción de la Acción Preventiva: Descripción de la Acción Correctiva:

Responsable de la ejecución, área, cargo: Responsable de la ejecución, área, cargo:

Fecha de ejecución: Fecha de ejecución:

Fecha de verificación de cumplimiento del plan de

Fecha de verificación de cumplimiento del plan de acción:
acción:

Eficiencia de los resultados obtenidos: Eficiencia de los resultados obtenidos:

Acción concluida: ___ Acción concluida: ___

Acción no concluida: ___ Acción no concluida: ___

Observaciones: Observaciones:

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CONTROL DE DOCUMENTO
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
NOMBRE
CARGO Asesoría en SST Administración/ Representante Legal
Responsable del SGSST
FECHA

FIRMA
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
00 CREACIÓN DEL DOCUMENTO

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