UNIVERSIDAD

CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE CIENCIAS
ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

GUIA DIDACTICA

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
UNIDAD II: METODOLOGÍA PARA EL
ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Prof. Lenny Escalona Anzola

Febrero 2022
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 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

Dra. Lenny Escalona Anzola

UNIDAD II: METODOLOGÍA PARA EL

ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Contenidos

Al finalizar el Tema, el estudiante debe estar en conocimiento de:

1. Concepto e importancia de la metodología para el estudio de los sistemas
administrativos.
2. Definición de papeles de trabajo, características e importancia para el
desarrollo de la metodología. Ejemplo.
3. Descripción de las etapas de la metodología para el estudio de los sistemas
administrativos.

DEFINICIONES DEL TÉRMINO METODOLOGÍA

Conjunto de técnicas, procedimientos o instrumentos utilizados para elaborar
una investigación.
Conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica.
“Se identifica como la manera de efectuar una operación o una secuencia de
operaciones”.
Guillermo Gómez Ceja.

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 DEFINICIONES DEL TÉRMINO METODOLOGIA
“Se identifica como la manera de efectuar una operación o una secuencia de
operaciones”.
Guillermo Gómez Ceja.
"Es el camino a seguir mediante una serie de operaciones, reglas y
procedimientos fijados de antemano de manera voluntaria y reflexiva para
alcanzar un determinado fin". Ezequiel Ander - Egg

CARACTERISTICAS:
1. Está estructurada en etapas.
2. Es Modular.
3. Sistemática porque sigue un orden lógico, un procedimiento, un método para
alcanzar los objetivos.

PAPELES DE TRABAJO:
Registros elaborados por el asesor con la finalidad de demostrar los procedimientos
aplicados, la información obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se ha llegado en
un trabajo determinado.

Pueden ser: Acta Constitutiva de la empresa, Informe

Preliminar, Cronograma de actividades, Guía de entrevistas, Cuestionario, entre otros.

ETAPAS DE LA METODOLOGÍA

Constituyen las diferentes actividades que se llevan a cabo de manera

ordenada y secuencial con el propósito de estudiar, diagnosticar y diseñar los
sistemas administrativos de una organización.

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FASE 1. Comprensión del Sistema Actual.
FASE 2. Análisis y Diagnóstico de los sistemas administrativos.
FASE 3. Diseño de los Nuevos sistemas.

TRABAJO DE CAMPO 15% = 3 Puntos Netos

FASE 1. Planificación de la implantación.

FASE 2. Puesta en Marcha del nuevo Sistema.
ETAPA 3. EVALUACION = Seguimiento y Mantenimiento

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 ETAPAS DE LA METODOLOGIA

ETAPA 1. ESTUDIO Y DISEÑO DEL SISTEMA PAPELES DE TRABAJO

FASE 1. Comprensión del Sistema Actual

Estudio Preliminar Estudio Preliminar

(Planificación y Formalización del Trabajo • Cronograma de actividades
• Informe Preliminar
• Oferta de servicio
Estudio Detallado(Planificación del trabajo, • Carta de entrega de la Oferta
levantamiento de información y aplicación
de técnicas)

• Guía de Entrevistas
• Guía de Observación Directa
• Cuestionario

FASE 2. Análisis y Diagnostico de los • Matrices de Análisis de: Estructura y

sistemas administrativos (Ordenamiento Procedimientos Administrativos
de datos y su análisis) • Informe Diagnóstico
• Estructura propuesta

FASE 3. Diseño de los Nuevos sistemas  Manual de Organización

(Gráficas y Manuales)  Manual de Normas y
Procedimientos

AUTOEVALUACIÓN
 Realiza un mapa conceptual con los aspectos relacionados con los papeles de
trabajo, las Etapas y fases de la Metodología en Sistemas Administrativos.
 Realiza una definición propia de Metodología.

ETAPA 1: ESTUDIO Y DISEÑO DEL SISTEMA

FASE 1: COMPRENSIÓN DEL SISTEMA ACTUAL
OBJETIVOS BÁSICOS
Conocer y comprender el funcionamiento de los Sistemas Administrativos de la
organización objeto de estudio.
 Identificar los problemas referidos a los Sistemas Administrativos y definir el

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 alcance del estudio.
Estudio de la situación actual visión completa de la organización.

Estudio Preliminar Comprende la reseña histórica, los objetivos, tecnología,

recursos humanos, estructura organizativa y actividades que realiza la
organización en su contexto económico y social, desarrollada a través de:
Objetivos de la empresa.
 Normativa de la empresa.
 Evolución histórica.
 Estructura organizativa.
 Procedimientos Administrativos.
 Manuales.
 Sistemas de comunicación.
 Clima y ambiente organizacional.
Visitas a las instalaciones y entrevista inicial con la Gerencia.
 Revisión del documento constitutivo y trabajos anteriores.
Revisión de la estructura organizativa actual.
Planificación de los recursos: ¿Qué recursos?. ¿Qué y cuántos profesionales?.
¿Tiempo de trabajo?.
SE GENERAN

Informe de Estudio Preliminar y Cronograma de actividades

CONTENIDO DEL INFORME PRELIMINAR

Nombre de la Organización (Nombre Legal y de la marca si son distintos).
Objetivos de la organización.
Misión y Visión.
Reseña Histórica.
Socios y Capital Social.
Descripción de la estructura actual.

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 Descripción de los productos o servicios que presta.
Ubicación geográfica de la organización y sus sucursales.
Grado de Formalización (Incluyendo Manuales que posee y fecha de
realización).
Número de Trabajadores.
Fortalezas y debilidades.

¿QUÉ PROBLEMAS PUEDE PRESENTAR LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA?

No está formalmente definida la estructura organizativa.

No se ubican en el organigrama actual unidades orgánicas que hacen vida
activa en la organización; o se muestran unidades que ya no existen.
Incorrecta denominación de las unidades orgánicas y de los cargos.
Relación de dependencia confusa: no está establecido adecuadamente el
sistema de relaciones formales entre las unidades orgánicas.
Inadecuada asignación de niveles: las unidades orgánicas o cargo no tiene
asignado un nivel acorde con sus responsabilidades y funciones si lo
comparamos con las unidades orgánicas que están en su mismo nivel.
Mal sectorización de las unidades orgánicas.
Objetivos mal definidos y funciones incorrectas o incompatibles con el objetivo
de la unidad orgánica.
Funciones heterogéneas: cuando se le asignan funciones incompatibles a una
misma unidad orgánica. Ej. Contabilidad con funciones de nómina.
Estructura desequilibrada: ocurre cuando un sector de la estructura ha crecido
de manera desproporcionada con respecto a otro.
En general, se puede observa incumplimiento de algunos principios básicos (clásicos)
de la administración y con base a ellos hay que realizar parte de los análisis a la
estructura organizativa.

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 EJEMPLO

BUSCA

Obtener información detallada de cada unidad orgánica que forma parte de la

estructura organizativa, con el propósito de encontrar fallas o debilidades en las
mismas y así tener las bases para plantear las soluciones.
Esta información es referidas a: Nombre, Objetivo, Cargos, Tareas, Relación de
Dependencia y Funciones de la Unidades orgánicas
EL ESTUDIO DETALLADO GENERA
INFORME DIAGNOSTICO

Técnicas de recolección de información

Son herramientas que utiliza el investigador para obtener información que le permita
desarrollar el estudio. Se clasifican en:
Observación directa
 Entrevistas
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 Cuestionarios.
 Revisión de Documentos
SE APLICA A TODOS LOS CARGOS: Alta Gerencia, Gerencia Media, Jefes,
Personal Operativo.

1. OBSERVACIÓN DIRECTA:
Se observa la manera como se ejecutan las operaciones; cómo se dan las
órdenes, cómo se delega el trabajo.
Consiste en efectuar una revisión del sistema vigente o actual a través de la
observación realizada por el investigador, elaborando previamente la Guía de
Observación, con el fin de orientar la recolección de los datos. Es recomendada
cuando los datos a recolectar no son muy complejos, simples o en pequeña
cantidad. Como consiste en ver el trabajo, el personal de la organización debe
ser informado del proceso de observación.
Es necesario tener conocimiento de las actividades que se realizan.

2. ENTREVISTA:
Es una conversación dirigida y programada con un propósito determinado. Se
obtiene la opinión del entrevistado, sus sentimientos, metas personales y las de
la organización.
Preparar guion o guía de preguntas. Aunque se puede tener la libertad de
anexar nuevas preguntas o eliminar algunas consideradas en el momento como
no necesarias. Tratar que las entrevistas seas cortas, cubriendo todos los
aspectos. Se debe avisar por anticipado al entrevistado.
Permite el contacto directo con las personas.
Concede la oportunidad de precisar y aclarar las preguntas.
Establece la oportunidad de verificar respuestas.
Ofrece la oportunidad de observar la reacción del entrevistado.

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3. CUESTIONARIO:
Consiste en un formato escrito que el trabajador llena, de acuerdo a una serie de
preguntas previamente elaboradas por el investigador. Pueden incluir preguntas
abiertas o cerradas, las cuales deben ser respondidas en su totalidad.
A continuación se presenta en la página 09, parte de un ejemplo de cuestionario.

4. REVISIÓN DOCUMENTAL:
Se refiere a la revisión de la documentación de la organización, que aporta
información pertinente sobre sui funcionamiento tales como normas, políticas,
manuales, Registro de Comercio, folletos, entre otros.

EJEMPLO DE REGISTRO DE INFORMACIÓN PARA ESTRUCTURA CON ALGUNOS DATOS

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FASE 2: ANALISIS Y DIAGNOSTICO DEL SISTEMA ACTUAL
OBJETIVO BÁSICO:
Ordenar, seleccionar y clasificar los datos obtenidos a través de la aplicación de los
instrumentos de levantamiento de información durante el estudio detallado, con el fin
de emitir una opinión sobre la situación actual de los Sistemas Administrativos de la
Organización, y de esta forma dar las recomendaciones y/o soluciones a los problemas
encontrados.

Diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace.

• ¿Qué trabajo se hace?

• ¿Quién lo hace?
• ¿Cómo se hace?
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 • ¿Cuándo se hace?
• ¿Dónde se hace?
• ¿Para qué se hace?

Situación actual, debilidades y problemas, posibles soluciones, situación propuesta

Permiten elaborar las Matrices de Análisis, las gráficas y el Informe Diagnostico
SE ELABORA UNA POR CADA UNIDAD ORGÁNICA ENCUESTADA
SE ELABORA UNA POR CADA PROCEDIMIENTO ENCUESTADO

MATRIZ DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN ESTRUCTURA

SITUACIÓN ACTUAL ANALISIS SITUACIÓN

PROPUESTA

 Nombre de la Se plantea en esta columna: • Nombre de la U.O.

Unidad. • Justificar cualquier • Cargo Responsable.
• Cargo Responsable. cambio • Cargos Operativos.
 Tareas • Incorporación o • U.O. de quien depende.
• Cargos Operativos. eliminación de los • U.O. Subordinada.
Tareas elementos de la Unidad • Objetivos de la U.O.
• Unidad de quien Orgánica, de la Estructura • Funciones de la U.O.
depende. actual. 1. Coordinar…
• Unidad • Cualquier otra 2. Supervisar…
Subordinada. descripción que soporte y apoye 3. Evaluar…
• Objetivos de la U.O. las modificaciones y/o 4. Definir…
• Funciones de la recomendaciones presentadas.
U.O.

Se producen de LOS CUESTIONARIOS Genera

Genera

INFORME DIAGNÓSTICO DETALLADO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS
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 MATRIZ DE ANALISIS DE LA INFORMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

SITUACIÓN ACTUAL ANALISIS SITUACIÓN

PROPUESTA

 Nombre del Se plantea en esta columna:  Nombre del Procedimiento.

Procedimiento. • Justificar cualquier • Objetivo.
• Objetivo. cambio • Normas.
• Normas. • Mejoras en redacción. • Unidades y/o cargos.
• Unidades y/o cargos. • Detallar los pasos • Formularios (Original y
• Formularios • Debilidad en las normas copias).
(Original y copias). • Detallar cargos • Tareas Paso a Paso
• Tareas Paso a Paso

EN LA COLUMNA DE LA SITUACIÓN ACTUAL SE COLOCARÁ LA INFORMACIÓN TAL

COMO FUE INDICADO POR LOS CARGOS DURANTE EL LEVANTAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN

EN LA COLUMNA DEL ANALISIS SE EMITE UNA OPINION SOBRE CADA ELEMENTO EN

BASE A LOS PRINCIPIOS, TEORÍAS O PROCESOS ADMINISTRATIVOS

EN LA COLUMNA DE LA PROPUESTA SE OFRECERÁ SOLUCIONES A LAS FALLAS

PRESENTADAS O SE CONSERVARÁ LA INFORMACIÓN APORTADA QUE NO
PRESENTAN FALLAS

AUTOEVALUACIÓN

 Desarrolla la importancia de la Matriz de Análisis de la Información.

INFORME DIAGNÓSTICO
Contenido:
1. Presentación.
2. Explicar en qué consiste el informe diagnóstico y su origen.
3. Describir en forma breve el sistema actual y alcance del estudio.
4. Ofrecer las observaciones o fallas generales, causas y consecuencias.
5. Explicar las observaciones o fallas específicas por cada unidad orgánica que
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 componen la estructura organizativa actual, encontradas en el estudio
detallado. Asimismo se proponen los cambios, las incorporaciones o
eliminaciones en:
a) los objetivos de las Unidades orgánicas;
b) las funciones de las Unidades orgánicas;
c) en la denominación de los cargos y tareas;
d) en el sistemas de relaciones formales; y de las unidades orgánicas.

ANEXANDO LA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

FASE 3: DISEÑO DEL NUEVO SISTEMA.

OBJETIVO BÁSICO:
Se elabora el diseño definitivo de la nueva estructura organizativa y los procedimientos
administrativos de acuerdo a las observaciones y soluciones planteadas en la matriz de
análisis de información y formalizada en el informe diagnóstico detallado. Es decir, se
formalizan los nuevos sistemas administrativos de la organización.
Diseño de la estructura, organigramas y Manuales de funciones o de
organización. El organigrama se diseñará con la posición de las unidades y sus
relaciones.
Diseño de los Procedimiento, Flujogramas, Formularios y Manual de Normas
y Procedimientos Administrativos. Los flujogramas se diseñaran uno por
procedimiento, cada tarea con el estricto orden de ejecución, las unidades y
cargos, y los formularios. Se debe incluir las normas.

Los manuales de funciones u organización y normas y procedimientos tienen aspectos

comunes como la Portada. Índice, instrucciones para su uso, objetivo del manual,
glosario de términos.

A continuación se presenta un ejemplo de una hoja con parte del contenido de un

Manual de Organización, elaborado en formato media página.
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El Manual de Funciones u Organización posee la descripción de las unidades
orgánicas: denominación, unidad de quién depende, unidades subordinadas,
denominación del cargo responsable, denominación de los cargos subordinados,
objetivos, funciones, tareas y relaciones. Se complementan con los organigramas
necesarios, generales, suplementarios, de unidades, de cargos, entre otros.

El Manual de normas y procedimientos posee la denominación de los procedimientos,

sus unidades y cargo que participan en el procedimiento, los formularios, los objetivos,
las normas y la descripción del procedimiento. Se realiza uno por cada procedimiento.
Los formularios representados según cada procedimiento.
En instructivo de los formularios con su denominación, objetivo, origen, distribución,
características de su diseño. Anexando cada uno de los formulario.

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ETAPA 2: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO
Una vez finalizada la Etapa 1
FASE 1: PLANIFICACION DE LA IMPLANTACION

OBJETIVO BÁSICO:
Programar las distintas actividades necesarias para poner en marcha en la organización
la nueva estructura y los nuevos procedimientos administrativos.

La IMPLANTACION es el proceso mediante el cual el sistema propuesto es llevado a

la práctica.
La Implantación Total es el cambio total del sistema tradicional por el sistema
propuesto.
Implantación Parcial el proceso de cambio se realiza por áreas o sectores.
Implantación en Paralelo es la Operación simultánea tanto del sistema anterior como
el nuevo sistema, por un período de tiempo.

EJECUCION DE LA IMPLANTACION
OBJETIVO BÁSICO:
Poner en marchar el nuevo sistema administrativo, empleando los métodos
implantación y los recursos seleccionados.
La EJECUCIÓN A TRAVÉS DE LA COMUNICACIÓN de cambio de la Estructura de la
Organización,
Movimiento del personal, nuevos requerimientos físicos del sistema, sensibilizar al
personal para el cambio.

PROBLEMAS DE LA RESISTENCIA AL CAMBIO

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ETAPA 3: EVALUACION Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

OBJETIVO BÁSICO:

Realizar un continuo seguimiento del comportamiento de los sistemas administrativos

con el propósito de detectar las desviaciones, hacer los cambios pertinentes, y así
adecuarlos a las nuevas necesidades de la organización.

Detectar fallas y hacer Correcciones necesarias:

 Desviación del sistema implantado
 Cambio de las políticas que afectan al sistema
 Fallas en la preparación del personal
 Aumento de las operaciones de la organización.

AUTOEVALUACIÓN
Desarrolla un mapa mental sobre la Etapa 2 y 3 de la Metodología.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Chiavenato, Idalberto. (1999). introducción a la Teoría General de la

Administración. Quinta Edición. Editorial McGraw-Hill. Bogotá.
Franklin, Enrique. (1999). Organización de Empresas: Análisis, Diseño y
Estructura. Editorial McGraw-Hill. México.
.Gómez Ceja, Guillermo. (1999). Sistemas Administrativo. Editorial McGraw-Hill.

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