REPUBLICA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE LA DEFENSA
EJÉRCITO
AYUDANTIA GENERAL
DIRECTIVA
DI-006-71
18 01 71 00 00 00
REGISTROS LLEVADOS POR LAS SECCIONES DE ESTADO
MAYOR O PLANA MAYOR
REPUBLICA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE LA DEFENSA
COMANDANTE GENERAL DEL EJÉRCITO
ESTADO MAYOR-AYUNDANTIA GENERAL
DIRECTIVA
Nº Oficial di 006-71 Caracas, 18ENE71
REGISTROS LLEVADOS POR LAS SECCIONES DE ESTADO
MAYOR O PLANA MAYOR.
1.- GENERALIDADES:
a. Durante las inspecciones realizadas a los diferentes comandos o jefaturas de
dependencias, así como en las secciones de estado mayor y plana mayor, se ha
podido comprobar que no existe criterio uniforme sobre las definiciones y empleo
de documentos de trabajo lo que ha dado origen a que se usen los más variados
modelos, mucho de los cuales están reñidos con las técnicas modernas al respecto.
b. Un sistema de registro es esencial a fin de tener información para el comandante, su
EM ó PM, comandos superiores y subalternos, así como también para propósitos
históricos (archivos) de las diferentes dependencias ó unidades.
c. Con el fin de crear unidad de doctrina en esta importante materia, como la del
empleo de los diferentes registros llevados por los comandos y dependencias del
Ejército, se ha elaborado la presente directiva, la cual establece normas precisas
sobre este asunto.
2.- PROPÓSITOS
La finalidad de esta directiva es la de lograr la unidad de doctrina sobre las
definiciones y necesidades de empleo de los documentos de trabajo que deben
elaborarse en secciones de estado mayor y plana mayor.
3.- ALCANCE
Los registros están comprendidos en dos categorías que son:
a. Los requeridos de manera permanente para propósitos de archivo o elaboración de
planes entre estos están: el diario y el legado de normas
b. Los llamados registros provisionales, que utilizados en base a hechos ocurridos cada
dia y los cuales son requeridos para propósitos rutinarios, para el mantenimiento de
los registros permanentes, completar los informen requeridos y mantener
informados al comandante y otros miembros del EM y PM. Entre estos registros
están el cuaderno de trabajo y el procedimiento operativo vigente (P.O.V).
4.- DEFINICIONES Y USO
a. EL DIARIO (Anexo Nº1)
(1) Es un registro permanente, cronológico y previo de los hechos que afectan a
la unidad. Lo registrado en el diario serán aspectos tales como: resumen de
mensajes o documentos, visitas de comandos superiores, salidas y regresos
del comandante al puesto de comando y otros asuntos similares.
(2) Un diario esta compuesto de dos partes principales:
(a) Hoja del diario
(b) El archivo del diario
Usado para registrar cualquier documento escrito necesario para aprobar
las entradas en las hojas del diario.
(3) Entradas al diario
Las siguientes notas explican las entradas a las hojas del diario.
(a) Organización o instalación:
Designar la unidad y sección de EM o PM que mantiene el diario.
(b) Ubicación: la del PC
(c) Periodo cubierto:
El ordenado por el comando superior, normalmente veinticuatro (24)
horas.
(d) Número:
Comenzando por el número uno, se toma nota de sucesivas de todos
los mensajes que llegan o salen a la sección.
(e) Hora de entrada y salida:
Aplicable a los mensajes solamente indica la hora en que fue enviado
o recibido por la sección.
(f) Texto:
Resumen o referencia del asunto. En caso de mensajes, la unidad,
oficina o personal que recibe o envía ésta, es escrito y subrayado.
(g) Acción tomada:
Describir la orden que se tomo u orden.
Ejemplo:
M = si la información fue ubicada en el mapa.
PM = si fue notificada a la PM
T = si la información fue distribuida a las tropas
A = si el mensaje, documento, etc., que anexa la entrada fue colocado
en el archivo del diario
(4) El diario se abre, anotando la primera entrada en la hoja del diario se cierra
con la entrada final del periodo.
(5) Normalmente los errores en las hojas del diario deben ser corregidos en otra
entrada a la hoja y no borrándolas
(6) El diario completo de las secciones es enviado al G-1 ó S-1 para archivo.
b. LEGAJO DE NORMAS
Esta constituido por un resumen de las normas vigentes, planes o formas de sección
dictadas por el comandante o por los comandos superiores, así como por las normas
operativas básicas para el funcionamiento de las de las acciones que lleva el legajo.
Comprende una serie de asuntos importantes para la sección, basados en al
experiencia, en las ordenes existentes y en las decisiones del comandante.
Las normas contenidas en el legajo pueden ser en forma de notas breves, planes,
estudios, directivas o modelos de órdenes.
Deben colocarse en un archivador del cual puedan ser extraídas fácilmente, con
índice apropiado y mantenerse al día. Estos legajos pueden cambiar con los
comandantes y la situación.
Un buen legajo de normas agiliza las operaciones y proporciona al EM ó PM
interesado un medio para el adoctrinamiento inmediato de las secciones y nuevos
miembros de la unidad.
c. CUADERNO DE TRABAJO (ANEXO Nº 2)
(1) Es un registro provisional e informal, consistiendo normalmente de un block
o una libreta de apuntes de hojas desglosables con su respectivo índice al
margen, en el que se indican las diferentes actividades de la sección.
(2) La finalidad del cuaderno de trabajo es facilitar la preparación de
apreciaciones, planes, ordenes e informes periódicos. Asegura que inicia y
completa una acción y sirve como ayuda memoria del oficial de EM ó PM en la
ejecución de sus deberes.
(3) En cuaderno conviene anotar en primer lugar el número del mensaje (el
mismo que se ha escrito en el diario) como referencia, luego inscribir la hora y
frente de información, cuidando de hacerlo en la misma pagina que corresponda
a la materia tratada. Un mismo asunto puede dar lugar a inscripciones en varias
de las paginas del cuaderno.
(4) Cuando haya concluido la acción sobre un asunto, la entrada se tacha cuando
una pagina haya sido completada y todas las entradas tachadas, la pagina puede
ser destruida.
(5) La información que podía ser registrada en el cuaderno es:
(a) Extractos de las diferentes ordenes, mensajes y asuntos del diario de la
sección.
(b) Extractos de las conferencias del comandante y otros oficiales del EM y PM.
(c) Apuntes de labores por facturar.
(d) Asuntos que requieran especial atención por parte del comando.
(e) Asuntos a ser incluidos en los próximos informes periódicos.
d. PROCEDIMIENTO OPERATIVO VIGENTE (P.O.V)
(1) El P.O.V es un grupo de instrucciones con los métodos a seguir por una
unidad para la ejecución de ciertas fases operacionales, tácticas y
administrativas, las cuales el comandante desea sean de rutina, reduciendo el
número y extensión de ordenes que deben expedirse, así como los
procedimientos a seguir a falta de instrucciones.
(2) La finalidad de los procedimientos operativos vigentes es:
(a) Simplificar la preparación y tramitación de órdenes.
(b) Simplificar y perfeccionar la intrusión de las tropas.
(c) Promover la comprensión del trabajo en equipo entre el comando,
EM, tropas e instalaciones.
(d) Orientar al personal nuevo y unidades agregadas.
(e) En general, facilitar y hacer expeditas las operaciones tácticas y
administrativas, reduciendo al mínimo la confusión y los errores.
(3) Es posible prescribir un P.O.V aplicable a todas las unidades o a
todas las operaciones. Cada unidad o instalación desarrolla procedimientos
apropiados a las condiciones operativas y que se conforman a los
establecidos por la unidad inmediata superior.
(4) El P.O.V puede sufrir cambios cada vez que sea necesario, se
reduce o se amplia a medida que cambian las condiciones o para efectuar
modificaciones en las prácticas existentes. Un P.O.V debe ser
suficientemente completo para poner al corriente a los que se incorporan a la
unidad, o a las unidades recientemente afectadas sobre los procedimientos
seguidos en la unidad. La cantidad de detalles depende del estado de
entrenamiento. Las instrucciones técnicas que se refieren solo a limitado
número de especialistas se distribuyen en la forma de un memorando
separado o como anexos, haciéndose en cada caso apropiadas referencias en
el P.O.V.
(5) Un P.O.V se basa en los diferentes reglamentos, pero no repite los
asuntos establecidos en ellos.
(6) El P.O.V de una unidad puede ser completamente por los
procedimientos operativos vigentes de cada sección del EM o PM, pudiendo
incluir referencias incluir referencias a ellos.
5.- INSTRUCCIONES FINALES
Esta directiva entra en vigencia a partir de la presente fecha.
DIOS Y FEDERACIÓN
VICTOR MANUEL MALDONADO
GRAL. DE DIV. COMANDANTE GENERAL DEL EJERCITO
TERCERA SECCIÓN DEL EMGE
DISTRIBUCIÓN Ej-A.
EDICIÓN 300 Ejemplares.
Serial de Registro: 020
ANEXO Nº1
DIARIO DEL
DIARIO DEL Página De:
Nº
Organización o Instalación Ubicación Periodo cubierto
Desde Hasta
Hora Fecha Hora Fecha
Nº HORA INCIDENTE, MENSAJE, ORDENES, ETC. Acción Tomada
Entrada Salida
ANEXO Nº2
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE LA DEFENSA
EJERCITO
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
Documentación del Oficial
Según directiva: DI-006-71
Registros llevados por el EM o PM.
Desde: Hasta:
01 01 2002 31 12 2002
FUERTE PARAMACAY
CUADERNO DE TRABAJO
DEL
PROGRAMADOR
DEL CENTRO DE MANTENIMIENTO
DE
VEHÍCULOS BLINDADOS DEL EJÉRCITO
ÍNDICE
1. Extracto de las diferentes órdenes, mensajes y asuntos determinados del
Diario del Departamento de Programación.
2. Ordenes o asignaciones, impartidas a personal de los diferentes
departamentos y Talleres del Centro.
3. Extracto de las correspondencias del Jefe del Centro y otros oficiales de los
Departamentos y Talleres del Centro de mantenimiento de Vehículos
Blindados del Ejército.
4. Asuntos que requieran especial atención por parte de la Jefatura del
Centro.
5. Apuntes de labores, Tareas o actividades pendientes por efectuar.
6. Puntos tratados en la última reunión con el Jefe del Centro.
7. Asuntos a ser incluidos en los próximos informes periódicos.
8. Puntos a tratar próxima reunión con el Jefe del Centro.
9. Misceláneas.
