EJERCICIO 1:
Trabajas como administrativo en una empresa de fabricación de zapatos. La empresa
está organizada de la siguiente forma:
● Existen cinco departamentos: producción, almacén, administración y ventas.
● Tú trabajas en el departamento de administración, en el cual trabajan otras
cuatro personas más. Todos sois administrativos y uno de ellos es el jefe del
departamento.
● La empresa trabaja para tres grandes marcas extranjeras, lo que supone un 75
% del total de sus ventas. El 25 % restante son pequeños clientes españoles
(repartidos a lo largo de toda España).
● Se compran a numerosos proveedores (de pieles, apliques, forros, gomas…).
● El proceso de venta lleva aparejada la siguiente documentación: el cliente
realiza una petición de información por correo electrónico, la empresa se la
envía (también por correo electrónico), posteriormente el cliente realiza su
pedido online. Cuando se le envía el pedido se le adjunta un albarán.
Posteriormente se le envía, por correo electrónico u ordinario, la factura original
(tanto de la factura como del pedido se queda copia la empresa). Posteriormente
se produce el pago.
Contesta a las siguientes preguntas:
1. ¿Cómo clasificarías la documentación que se genera en esta empresa? ¿Qué
sistema de clasificación usarías, tanto en archivo electrónico como en el de
papel? ¿Dónde archivarías cada tipo de documentos?
Dado que la empresa tiene el 75% de sus clientes en el extranjero, los clasificaría
geográficamente en primer lugar. En segundo lugar se podría clasificar alfabeticamente por
el nombre de los clientes. A Continuación se clasificaría por el tipo de documento de cada
cliente, ya sean órdenes de pedidos, albaranes,facturas o justificantes de pago por
ejemplo.Por último, los documentos de ésta última clasificación por tipo, podrían clasificarse
cronológicamente.
Los documentos los archivaría principalmente de manera electrónica, puesto que la mayoría
de los documentos y comunicaciones con el cliente son vía correo electrónico, y las que no
lo son, también se generan con un programa informático, como pueden ser los albaranes.
2. ¿Qué mobiliario, carpetas y otros artículos usarías para el archivo?
Podríamos hacer uso de un servidor informático para almacenar la documentación de manera
electrónica o un sistema de gestión documental, y dotar de las pertinentes claves de acceso
para que accedan a ellos los diferentes departamentos de la empresa en caso de necesitarlo.
En caso de decantarnos por un archivado físico de la documentación sería conveniente
disponer de armarios en los que poder hacer todas los distintos niveles de clasificación,para
poder ubicar cada categoría en un cajón o si fuese una cantidad de documentación muy
grande, destinar un solo armario a cada una de las clasificaciones geográficas para a
continuación clasificarlas en A-Z, carpetas y subcarpetas.
3. ¿Cómo archivarías la documentación bancaria y contable?
La documentación bancaria y contable tendría que estar almacenada por orden cronológico
y a su vez por ordenación numérica.Además debería tener el acceso restringido solo para los
departamentos necesarios, puesto que esta documentación contiene datos que debemos
guardar con suma prudencia ante posibles robos de información.
EJERCICIO 2:
Entra en el vídeo que aparece en el enlace que se muestra a continuación. Una vez que
lo hayas visto, contesta a las preguntas que se detallan:
1. ¿Para qué sirven los sistemas de gestión documental?
Los sistemas de gestión documental sirven para optimizar el almacenamiento de
documentación de una empresa para mejorar el servicio y ahorrar tiempo y dinero.
2. ¿Cómo funcionan estos sistemas de gestión?
El sistema gestión,almacena y archiva correctamente todos los documentos de la empresa a
los que todos los empleados pueden acceder desde su puesto de trabajo y buscar fácil y
rápidamente todos los documentos relacionados con el proceso en el que están
interesados.Además un sistema de gestión documental ayuda a optimizar los flujos de trabajo
internos de la empresa.
3. ¿Cómo llegan los distintos documentos, según sean en papel, digital o correo
electrónico, al archivador electrónico?
Según el tipo de documento el proceso de digitalización es automático o semiautomático, los
documentos en papel simplemente se tienen que escanear para digitalizarlos y que los
administre el sistema de gestión y los archivos electrónicos algunos tienen la opción de
almacenarse automáticamente y otros basta con arrastrarlos al archivador electrónico.
4. ¿Cómo harías si queremos transferir una gran cantidad de documentos a un
sistema de gestión documental?
Encargaría el proceso de escaneado a una empresa de servicios de digitalización.
5. Haz un resumen de los beneficios de un sistema de gestión documental.
Todos los documentos se guardan en un archivador central electrónico, al que se puede
acceder de manera global por internet. Los documentos se almacenan de manera automática
o semiautomática, y se pueden tener resultados de búsquedas en segundos.También
aumenta la eficiencia de la empresa con flujos de trabajo que optimizan los procesos y
garantizan la transparencia y se reduce el espacio de almacenamiento y los documentos se
protegen contra incendios o inundaciones.Además los documentos estarán disponibles y se
podrán leer durante muchos años y se cumplirá con las regulaciones sobre su custodia.
