Código: PGI-07
CI TEQUENDAMA S.A.S.
Versión: 03
Procedimiento de: Vigente desde:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE 04/08/2022
MEJORA Página 1 de 7
Coordinador/Asistente
Elaborado por
SIG
Coordinador/ Asistente
Revisado por
SIG
Aprobado por Director SIG
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento documentado, para definir e implementar las acciones correctivas,
preventivas y de mejora que permitan erradicar las causas raíz de las no conformidades (reales
o potenciales) y así prevenir su recurrencia o materialización según el caso, y promover la mejora
del desempeño de los procesos.
2. ALCANCE
Aplica a todas las no conformidades reales, potenciales u oportunidades de mejora desde la
identificación hasta su tratamiento y verificación.
3. DEFINICIONES
• Conformidad (C): Cumplimiento de un requisito.
• Causa: es la razón por la cual se ha presentado o es posible que se presente una no
conformidad.
• No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.
• Producto No Conforme (PNC): es todo aquel que no cumple con algún requisitos
determinado por el sistema de gestión
• Potencial No Conformidad: Situación y/o condiciones que pueden provocar una no-
conformidad, un defecto o una situación no deseada al producto, proceso y/o al Sistema de
Seguridad Alimentaria
• Acción Correctiva (AC): Acción tomada para eliminar las causas de una no-conformidad
detectada u otra situación indeseable.
• Acción Preventiva (AP): Acción tomada para eliminar las causas de una no-conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable.
• Plan de Acción: Es el conjunto de acciones correctivas o aspectos diseñados con el fin de
subsanar las No Conformidades y Aspectos por Mejorar presentados durante los procesos
de Auditoría.
• Corrección (C): acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
• Mejora Continua: Acción recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos
Código: PGI-07
CI TEQUENDAMA S.A.S.
Versión: 03
Procedimiento de: Vigente desde:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE 04/08/2022
MEJORA Página 2 de 7
• Eficacia: grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados
• Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
• SIG: Siglas para abreviar Sistema Integrado De Gestión.
• Diagrama de Ishikawa: o espina de pescado, es una herramienta que ayuda a identificar,
clasificar y poner de manifiesto posibles causas, tanto de problemas específicos como de
características de calidad. Ilustra gráficamente las relaciones existentes entre un resultado
dado (efectos) y los factores (causas) que influyen en ese resultado.
4. DISPOSICIONES GENERALES
4.1 Generalidades
4.1.1 Las fuentes de identificación de no conformidades reales o potenciales son:
- Cliente interno o Externo
- Seguimiento a proceso
- Auditorias
- PQR
- Producto no conforme
- Riesgos y oportunidades
- Revisión por la Dirección/comités del sistema integrado de gestión/Comité de
Inocuidad
- Indicadores
- Incidentes/ accidentes (dependiendo la tendencia o repetividad de las causas
que los generan)
- Inspecciones
- Acompañamientos técnicos
- Cumplimiento de requisitos legales
- Comunicaciones internas
4.1.2 Debe clasificarse el origen de la no conformidad según se relaciona a continuación:
TIPO DE ACCIÓN
OBSERVACIONES NO CONFORMIDAD
ORIGEN
Responsable de Responsable de
Situación Situación
identificación identificación
En la revisión u operación de En la revisión u operación
un proceso interno se de un proceso interno se
observa que genera Cliente interno observa genera Cliente interno
Cliente Interno
incumplimientos potenciales del proceso incumplimientos y afecta del proceso
y afecta al proceso que le al proceso que le sigue o
sigue o precede precede.
Se detecta una necesidad Líder de Se incumplió requisitos Líder de
Cliente Externo
del cliente la cual no proceso/Gestión del cliente proceso/Gestión
Código: PGI-07
CI TEQUENDAMA S.A.S.
Versión: 03
Procedimiento de: Vigente desde:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE 04/08/2022
MEJORA Página 3 de 7
corresponde a un requisito, Comercial/ Incumplimiento reiterado Comercial/
pudiendo potencialmente Cliente de un mismo requisito Cliente
generar su insatisfacción acordado con el cliente
Propuesta de mejora de los
Comité de
Seguimiento del procesos por la tendencia Por la magnitud o
Gestión Integral/ Líder de proceso
proceso/ que reflejan los índices repetición del
Comité de de realización del
Indicador de relacionados con los incumplimiento de los
Inocuidad/Líder servicio.
Gestión indicadores de gestión de requisitos definidos
de Proceso
los procesos
Por el incumplimiento de
las disposiciones
Por observaciones y
planificadas para el
Auditoría interna recomendaciones de los Auditor Interno Auditor interno
sistema integrado de
auditores internos
gestión o de los procesos
internos
Por el incumplimiento de
Comité de
las disposiciones
Gestión
planificadas para el
Por observaciones y Integral/ Comité
Auditoria Sistema Integrado de
recomendaciones de los Auditor Externo de Inocuidad
Externa Gestión o de los
auditores externos Representante
procesos internos,
de
detectadas por el Auditor
la Dirección
Externo
Cuando existan
Cuando el hallazgo
condiciones inseguras que
represente un daño a la
no garanticen la integridad
Inspecciones/ persona y/o la propiedad
del trabajador y/o que Líder de proceso
incidentes/ Líder de proceso y/o al medio ambiente, o
exista el riesgo de
riesgo se convierta en un
generación de impacto
hallazgo repetitivo en las
negativo al medio
diferentes inspecciones.
ambiente.
4.1.3 Las acciones de mejora pueden ser identificadas a partir de las ideas del personal que hace
parte del SIG y que se considere que aportan valor agregado al mismo, sin tener relación directa con
las debilidades o no conformidades tales como la adquisición de nuevas tecnología o métodos de
trabajo orientados a aumentar la productividad o la eficiencia. Algunas de las fuentes para la toma
de acciones de mejora son:
- Desempeño de los procesos
- Auditorías (externas o internas)
- Seguimiento a los procesos
- Producto no conforme
- Inspecciones
- PQR
- Incidentes/Accidentes
- Gestión de Riesgos
- Revisión por la dirección/ Comités SIG/Comité de Inocuidad
- Recomendaciones de informes de simulacro
Código: PGI-07
CI TEQUENDAMA S.A.S.
Versión: 03
Procedimiento de: Vigente desde:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE 04/08/2022
MEJORA Página 4 de 7
4.1.4 En el evento que el plan de acción requiera de recursos físicos o humanos, adicionales a los
propios del proceso, debe ser aprobado por el Gerente General y por la Junta Directiva (para
acciones que requieran inversión superior al monto máximo estipulado para autorización por la
Gerencia).
4.1.5 Las acciones correctivas, preventivas y de mejora se deben identificar, registrar y soportar su
cumplimiento a través de la herramienta SIGSOFT.
4.2 Documentación de Hallazgos y oportunidades de Mejora
Los hallazgos evidenciados en auditorías internas o externas se deben documentar en la plataforma
SIGSOFT, estos deben contener:
• Corrección / Acciones
• Análisis de causa
• Plan de acción
• Seguimiento
Para las observaciones y Oportunidades de mejora solo se documentará las Acciones a tomar.
La documentación de los hallazgos producto de auditorías externas se realizará en un plazo de
máximo 30 días entregado el informe de hallazgos a los líderes de procesos.
El cumplimiento de los planes de acción dependerá de la disposición de recursos para ejecutarla.
4.2.1. Corrección / Acciones
Se debe eliminar la evidencia que genera el hallazgo, para esto el líder del proceso o quien designe
debe definir la corrección inmediata y el plazo para el cumplimiento de la misma. Las evidencias del
cumplimiento se entregarán al departamento SIG para su documentación en la plataforma.
4.2.2. Análisis de Causas:
Los métodos para realizar análisis de causas son:
- Cinco por qué
- Diagrama Ishikawa
- Lluvia de ideas
- Causa- efecto
4.2.3. Plan de acción
El plan de acción se derivará de las causas generadas en el análisis realizado, para ello el líder del
proceso o quien designe debe establecer actividades del ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar
(PHVA) y asignar responsables y tiempos de cumplimiento en cada una de ellas.
Código: PGI-07
CI TEQUENDAMA S.A.S.
Versión: 03
Procedimiento de: Vigente desde:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE 04/08/2022
MEJORA Página 5 de 7
4.2.4 Seguimiento, Verificación y Cierre de acciones
[Link] El seguimiento a las acciones debe ser realizado tanto por el responsable de la acción en un
proceso de autoevaluación, como por el Coordinador/Asistente SIG adjuntando las evidencias de
cumplimiento de la ejecución de cada una de las actividades en la herramienta SIGSOFT. Los
seguimientos por parte del Coordinador/ Asistente SIG se realizarán cada 3 meses, las evidencias
enviadas por el responsable del hallazgo se tomarán también como seguimiento de las mismas.
[Link] La verificación de las acciones tomadas debe ser realizada por el Coordinador/Asistente SIG,
evaluando la conveniencia de las acciones implementadas, la adecuación, es decir, si el plan de
acción se desarrolló en su totalidad y si la no conformidad potencial no se ha presentado o la real no
se ha vuelto a presentar.
Se debe realizar nueva entrevista y/o muestreo al azar de los registros para dejar constancia de la
corrección y la eliminación de las causas de la no conformidad o de los resultados de la mejora
implementada.
[Link] La verificación de la eficacia de la acción correctiva, preventiva o de mejora la realiza el
Coordinador/Asistente SIG. Si al momento de evaluar la eficacia de la acción se concluye que no ha
sido eficaz, se da cierre a esa acción y se abre una nueva la cual se debe realizar un nuevo análisis
de causa y plan de acción, coordinar su ejecución hasta el cierre.
[Link] El cierre de las acciones se realizarán a través de seguimiento a procesos, auditorías
internas, auditorías externas o cumplimiento a cabalidad del plan de acción, a todas las no
conformidades cerradas se les realiza evaluación de la eficacia, es responsabilidad del Coordinador/
Asistente SIG. Para el caso de las no conformidades detectadas en auditoría externa, se remitirá el
plan de acción al auditor, en caso de ser aprobado se realiza el seguimiento del cumplimiento de
acuerdo al ítem [Link].
4.3. Comunicación de Hallazgos y Oportunidades
Los resultados de las auditorías internas y externas realizados, las inspecciones, o cualquier
actividad que genere un hallazgo u oportunidad de mejora, se comunicará a las áreas pertinentes en
socializaciones del SIG al personal, se debe comunicar los hallazgos generados de mayor impacto.
Así mismo los lideres de procesos deben socializar con el personal a cargo los resultados del
proceso. En las reuniones del COPASST se comunicará el avance de cierre de hallazgos.
Se comunicará a los lideres de procesos el cierre de los hallazgos vía correo electrónico,
relacionando el número consecutivo de la plataforma, y si esta fue cerrada eficazmente o no.
5. DESARROLLO
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Identificar no conformidad real o potencial Líder de Proceso
2 Informar al Coordinador/Asistente SIG el levantamiento Líder de Proceso
de una acción correctiva, preventiva o de mejora.
3 Ingresar en el portal DAABON y a través de la Coordinador/Asistente SIG,
herramienta SIGSOFT describe el hallazgo detectado. Líder de proceso.
Código: PGI-07
CI TEQUENDAMA S.A.S.
Versión: 03
Procedimiento de: Vigente desde:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE 04/08/2022
MEJORA Página 6 de 7
4 Ingresar en el portal DAABON y a través de la Líder de proceso
herramienta SIGSOFT define acción inmediata que
corrija la no conformidad detectada, según disposición
4.1.2, 4.2. Realiza análisis de causa y define
correcciones (si aplica) y plan de acción para eliminar la
causa raíz de la no conformidad real o potencial o el
aspecto a mejorar
5 Ejecutar el plan de acción Líder de proceso
6 Realizar seguimiento al plan de acción implementado, Responsable de acción,
relacionando la evidencia de cumplimiento a través la Coordinador/Asistente SIG,
herramienta SIGSOFT.
7 Verificar la eficacia de la acción implementada Coordinador/Asistente SIG
8 Realizar cierre de la acción (ver ítem 4.2.4.) Coordinador/ Asistente SIG
9 Coordinador/ Asistente SIG,
Comunicar cierre de la acción (ver ítem 4.3)
Auditor Externo
6. DOCUMENTOS REFERENCIA
Herramienta SIGSOFT- Acciones correctivas preventivas y de mejora
MGI-01 – Manual del Sistema Integrado de Gestión.
IGI-01 – Análisis e identificación de causas raíz.
ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad — Fundamentos y vocabulario
7. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN MOTIVO RESPONSABLE FECHA
01 Creación del documento Coordinador SIG 27/10/2015
Se reemplaza la utilización del formato
FGI-08 plan de seguimiento a las
acciones correctivas, ajuste en alcance,
disposiciones generales, desarrollo y
documentos asociados teniendo en
02 Coordinador SIG 03/05/2019
cuenta el cambio del registro físico de
las acciones (correctivas, preventivas y
de mejora) por herramienta SIGSOFT.
Se incluye en el procedimiento el comité
de Inocuidad
Se incluye en el ítem 4.1. como una
fuente de Hallazgos el cumplimiento
legal y comunicaciones internas.
En el ítem 4.1.2. se reemplaza la palabra
03 Preventivo por observaciones. Asistente SIG 04/08/2022
Se incluye el ítem 4.2. Documentación
de hallazgos y oportunidades de mejora.
Se incluye el ítem 4.2.1. Correcciones y
4.2.3. Plan de acción.
Código: PGI-07
CI TEQUENDAMA S.A.S.
Versión: 03
Procedimiento de: Vigente desde:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE 04/08/2022
MEJORA Página 7 de 7
[Link]. Se elimina el comentario de
auditorías externas y se deja de forma
general. Y el ítem 4.3. Comunicación de
hallazgos y oportunidades.
