Time Blocking
Guía completa para enfocarte mejor en tu día laboral
utilizando la técnica de bloqueo de tiempo
ejecucion@[Link]
Introducción
¿Alguna vez has sentido que no hay En Corporación Bi nos adaptamos a los
suficiente tiempo en tu jornada laboral cambios, somos ágiles, pero, sobre todo,
para hacer todo? Desde llamadas ejecutamos con excelencia. Es por ello
telefónicas hasta reuniones o que te invitamos a dar un paseo sobre esta
simplemente poner en orden tu calendario guía y ver cómo el trabajo utilizando la
de Outlook, tu día puede verse técnica de time blocking puede ayudarte a
interrumpido repentinamente antes de aprovechar al máximo cualquier cantidad
que hayas logrado ejecutar tu trabajo más de tiempo de tu día.
importante.
El bloqueo del tiempo o “time blocking” es
una técnica de gestión del tiempo que
podría aumentar tu productividad y
ayudarte a ti o tu equipo entero a priorizar
todas las tareas y estar en la búsqueda de
la excelencia; esta técnica ha sido utilizada
por algunos de los más grandes
empresarios e innovadores, como Elon
Musk y Bill Gates, con gran éxito.
Unidad de Cultura de Ejecución Bi
Guía Time Blocking 2
¿Qué es exactamente
el time blocking?
El bloqueo de tiempo es un formato de programación
que ayuda a aumentar la productividad al dividir
el día en bloques de tiempo específicos.
Usando este enfoque, cada bloque representa el tiempo dedicado a completar una tarea o
tareas específicas. Lo que se busca es poder añadir claridad, intención y límites importantes
a la jornada laboral.
En lugar de adoptar un enfoque defensivo en el trabajo, en el que estás constantemente
respondiendo tareas, correos electrónicos y solicitudes a medida que surgen a lo largo del
día, el enfoque de programación de bloques de tiempo crea una estructura más deliberada y
reglamentada para la jornada laboral, para que puedas sumergirte en la fluidez y trabajar en
profundidad con mínimas distracciones.
Guía Time Blocking 3
Tipos de bloqueo de tiempo
Existen diferentes formas de utilizar el bloqueo de tiempo para agilizar
tu jornada laboral:
Bloqueo de tiempo tradicional: por la mañana y luego pasar la tarde
Divides tu día en bloques de tiempos trabajando en tareas menos intensas.
específicos, cada uno dedicado a una
tarea o actividad en particular. Planifica
tu agenda con anticipación y luego
asigna franjas horarias fijas para las ProTip:
diferentes tareas de tu lista de
pendientes.
Si eres alguien con energía de mañana
procura colocar bloques de tiempo de
trabajo profundo, y en la tarde, tareas
pequeñas como responder correos
ProTip: electrónicos, atender llamadas o bien,
reuniones de trabajo. Esto garantizará
No trates de completar todo tu día con que aprovechas tu máximo de energía en
bloques muy detallados. Este es el nivel tus horas productivas al establecer un
de maestro y con el tiempo podrás llegar horario de no distracciones.
a él. Pero, ahora hazlo sencillo, no
intentes correr una maratón el primer
día, deja que tus músculos se fortalezcan. Bloqueo de tiempo por lotes: Agrupar
La mejor manera de empezar es bloquear tareas similares y luego dedicar
un máximo de 2 horas cada día. Después bloques de tiempo específicos para
de unos días, pregúntate: ¿He completarlas todas a la vez. Por
conseguido evitar las distracciones ejemplo, podrías decidir eliminar todos
durante esas 2 horas? ¿Estoy contento tus correos electrónicos en una hora
con las cosas que hecho en ese bloque? cada mañana y otra hora al final del día
laboral.
Bloqueo de tiempo de gestión de
energía: Planifica tu día en función de
tus niveles de energía. Si eres
madrugador, por ejemplo, procura
programar tus tareas más exigentes
Guía Time Blocking 4
Cómo utilizar el bloqueo de tiempo:
una guía paso a paso
Es una excelente manera de establecer una técnica de gestión del tiempo, al permitirte
visualizar tu agenda semanal, te da una idea de cuándo programar tus reuniones y
actividades por anticipado. Aquí hay un ejemplo realizado por nuestro equipo:
Parece útil,
¿verdad? pero
¿cómo se
configura eso?
Paso 1: Identificar las tareas ProTip:
que deben realizarse
Aquí te recomendamos apalancarte de
Empieza por enumerar las tareas herramientas que te ayuden a visualizar
repetitivas que realizas cada semana. Si mejor tu flujo de trabajo. Kanban es una
observas la imagen de arriba, hemos herramienta de trabajo ágil que te
agrupado nuestras tareas en daylis con el permitirá establecer tus actividades
equipo, reuniones de trabajo, correos, semanales y luego puedes designarles en
capacitaciones, etc. tu calendario de Outlook un espacio
específico.
Guía Time Blocking 5
Paso 2: Divide tu día en bloques Paso 3: Decide cuánto tiempo
de tiempo flexible asignas en tu agenda
Piensa en tu jornada laboral típica y Es importante dejar tiempo para tareas
divídela en bloques de tiempo más cortos. diversas y esos pequeños imprevistos que
No olvides agregar tiempo que ya son gritan "tengo que ocuparme de esto ahora
actividades usuales, como las rendiciones mismo". Tu horario flexible podría ser para
de cuentas o las dailys. tareas no planificadas y/o reuniones que
surjan, esto permitirá a que, si en algún
En nuestro ejemplo, hemos creado nuestro dado caso debes atender algo imprevisto
espacio de trabajo profundo luego de en tus horarios de trabajo profundo, lo
revisar las prioridades de tareas que puedas reemplazar por estos espacios.
tenemos. Si te das cuenta, no hemos
asignado todo el día a solamente “trabajo
profundo” porque eso no lo haría
sostenible. Recuerda que lo más
importante es empezar de a poco y
mantener tu enfoque. Procura al inicio
establecer dos o tres compromisos muy
grandes para ti y manejarlos en el tiempo
que ya estableciste como prioridad.
Guía Time Blocking 6
Es mejor haberlo previsto para no
Paso 4: Sobreestima el tiempo desanimarte y tener una sensación de:
“siento que no me alcanza de nuevo el
Si estas empezando y no tienes tiempo que establecí”.
mediciones de tiempo, una solución es
sobrestimar tus tareas al principio, por lo Paso 5: Revisa tu plan
menos durante el primer mes; te
recomendamos tomar tu estimación inicial
y multiplicarla por tres. Puede parecer Con un plan de bloqueo de tiempo casi
demasiado ahora, pero te sorprenderá lo completo implementado, es hora de
lejos que están tus estimaciones iniciales aplicar la retrospectiva. Evalúa cada
del tiempo que te lleva en realidad una semana qué tanto esta apegado a tu
tarea en específico. realidad y si realmente lograste completar
la mayoría de tus bloques. Recuerda, es
¿Y por qué te lo recomendamos? preferible empezar de a poco para luego
normalmente olvidamos que vamos a gradualmente ir aumentando la cantidad
encontrarnos problemas, casi siempre y de bloques que formarán parte de tu guía
que tu tarea puede alargarse. de calendario.
Se más productivo bloqueando el tiempo
Si sigues los pasos descritos aquí, puedes estar seguro de haber desarrollado un plan
inteligente y realista que te permitirá tener una jornada laboral más eficiente y efectiva,
y quizás descubras el secreto de una jornada laboral óptima y más productiva.
Programar tus días y semanas por adelantado puede parecer una pérdida de tiempo
precioso que podrías usar para hacer las cosas.
Pero cuando no controlas tu calendario, es fácil dejar que las distracciones se
apoderen de ti. Al tomar decisiones anticipadas sobre qué hacer en el día o en la
semana, ahorrarás tiempo y energía mental para hacer el trabajo.
Prueba a utilizar Time Blocking durante una semana y ve qué se siente al recuperar el
control de tu tiempo.
Guía Time Blocking 7
