PLANEACION EN ADMINISTRACION.
El concepto de planeación proviene de la palabra planear, que es un verbo y que
significa organizar algo con anticipación a que suceda para encontrarse uno mejor
preparado.
En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación, la cual
consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con
base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los
mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además
de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios
para una eficiente utilización.
La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva,
es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el
establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas,
procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc.
La planeación es muy común en determinados ámbitos que tienen que ver con
acciones a largo plazo o acciones de cuyos resultados se deba hacer un balance.
En este sentido, es común hablar de planeación en el ámbito laboral y empresarial
ya que toda institución u organización que busca obtener ganancias debe planear
con anticipación elementos tales como inversión, gastos anticipados, tiempo de
recuperación de la inversión, gastos accesorios, posibles dificultades que limiten
las ganancias, créditos, etc.
La planeación es importante porque reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo,
ya que a través de este proceso se prevén los cambios y se señala cómo se va a
reaccionar en caso de que lleguen, disminuyendo considerablemente los riesgos
que afecten de forma negativa a la institución.
Otro beneficio es que genera eficiencia en tu empresa porque al establecerse
objetivos en concretos y señalar cómo se van a lograr, evitas la improvisación, lo
que permite una mejor coordinación en las tareas y se implementan de forma más
eficiente los recursos.
METAS Y OBJECTIVOS.
Metas
Sin duda, para el éxito de cualquier empresa es fundamental establecer metas,
especialmente para aquellos empresarios que podrían distraerse en el camino
hacia el éxito.
En palabras simples, las metas dirigen las acciones y le proporcionan un objetivo.
Adicionalmente, sirven para medir el éxito de su empresa. De acuerdo con esto, la
manera de enfocar el establecimiento de metas será determinante para lograr las
metas propuestas por cada empresario.
Muchos concuerdan en que las metas son importantes, sin embargo pocas
personas escriben sus metas o tienen planes de acción que les permitan
conseguirlas. Por esto, recuerde que establecer metas es cada vez más fácil, ya
que cuando haya establecido metas y las haya logrado, se sentirá impulsado a
establecer aún más.
Objetivos
Los objetivos de una empresa son los resultados, situaciones o estados que se
pretenden alcanzar en un periodo de tiempo y a través del uso de sus recursos.
Es fundamental que todo el equipo de una empresa participe de estos objetivos,
pues así se conseguirá que el capital humano reme en la misma dirección. La
fijación de objetivos es algo en lo que fallan muchas empresas, generalmente por
4 razones:
1. Las personas que fijan los objetivos no conocen lo suficiente la misión,
visión y valores de la empresa.
2. Se desconoce cómo evaluar si los objetivos fijados se están consiguiendo.
3. No se dedica tiempo suficiente al establecimiento de objetivos.
4. Los objetivos no son suficientemente concretos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS DE UNA
EMPRESA
Para que los objetivos de una empresa sirvan para avanzar deben ser:
Medibles: se tienen que poder establecer parámetros de medida que
estarán ligados a un periodo de tiempo.
Claros: no deben prestarse a confusiones ni a márgenes de interpretación
demasiado amplios.
Alcanzables: deben estar dentro de las posibilidades de la empresa,
teniendo en cuenta su capacidad y recursos.
Desafiantes: significan un reto. Por ello deben ser ambiciosos, pero no
excesivamente.
Coherentes: sobre todo con la visión y la cultura de la empresa.
Como las empresas son entes complejos, el establecimiento de objetivos no es
tarea fácil. Por eso hay diferentes tipos de objetivos.
TIPOS DE OBJETIVOS QUE SE DAN EN LAS EMPRESAS
En este punto vamos a definir los tipos de objetivos según su nivel de concreción,
su alcance en el tiempo, jerarquía y su forma de medirlos.
1. OBJETIVOS SEGÚN SU NIVEL DE CONCRECIÓN
Esta es la clásica división entre objetivos generales y específicos.
Generales: son los que guían a la empresa y forman parte de su misión y
visión.
Específicos: concretan los objetivos generales, expresando la cantidad y el
tiempo en que deben ser cumplidos. En ocasiones también se les llama
metas.
Ejemplos de objetivos generales de una empresa comercial son:
Incrementar las ventas.
Mejorar la atención al cliente.
Aumentar la productividad de los diferentes departamentos.
Vamos a ver ahora ejemplos de objetivos específicos para el mismo tipo de
empresa:
Reducir en un 10% el número de reclamaciones durante el primer trimestre
del año próximo.
Abrir 2 nuevas delegaciones comerciales en la Unión Europea durante los
próximos 5 años.
2. OBJETIVOS SEGÚN SU ALCANCE EN EL TIEMPO
Hemos visto que los objetivos tienen que ser medibles, por eso los definimos del
siguiente modo:
Objetivos a largo plazo: se formulan para un periodo mínimo de 3 años y
un periodo máximo de 5 años.
Objetivos de medio plazo: se formulan para un periodo de 1 a 3 años.
Objetivos de corto plazo: se formulan generalmente para un plazo no
mayor a un año.
Esta clasificación entra en el establecimiento de objetivos específicos, ya que la
dimensión temporal es imprescindible para saber si el objetivo se cumple o no.
3. OBJETIVOS SEGÚN JERARQUÍA.
Según el ámbito empresarial al que afectan tenemos los siguientes objetivos:
Objetivos estratégicos: son objetivos formulados por los altos directivos
de la empresa y sirven para definir su rumbo. Son a su vez generales y a
largo plazo. Cada objetivo estratégico requiere de una serie de objetivos
tácticos.
Objetivos tácticos: se dan a nivel de áreas o departamentos.
Normalmente son de medio plazo. También son formulados por los
directivos de la empresa y también cada objetivo táctico requiere de una
serie de objetivos operacionales.
Objetivos operacionales: normalmente son objetivos a corto plazo.
Dependen de los jefes de las diferentes áreas y se formulan de manera
directa para un trabajador.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS EMPRESARIALES
Está claro que una empresa sin unos objetivos claros va a fracasar. Por ello es
necesario establecer planes estratégicos a largo plazo, tanto para la empresa en
general como para cada uno de los departamentos. Es obvio que entre los
objetivos para toda la empresa y los de cada departamento tiene que haber
coherencia.
Hay empresas que se centran en las ventas olvidándose del marketing, los
recursos humanos y la gestión del talento. Los procesos de selección tiene que
ser adecuados para encontrar a los mejores profesionales y, a su vez, debe haber
un sistema de retribuciones y recompensas para que los trabajadores se sientan
cómodos. Solo así se conseguirán los resultados que se fijen en los objetivos
específicos.
Otras recomendaciones a la hora de fijar los objetivos son las siguientes:
Los objetivos deben ser comunicados a todos los niveles de la
empresa.
Se deben establecer prioridades en el momento de cumplir los
objetivos, yendo de más a menos. Es decir, dando prioridad a los
más importantes.
Los objetivos deben ser flexibles para adaptarlos a los cambios
inesperados. Para ello debe ser revisado periódicamente.
Para este último punto es imprescindible observar a la competencia. Para ilustrar
esto tenemos el ejemplo de la empresa Kodak. Apostó demasiado tarde por el
formato de cámara digital. Cuando entró ya no pudo superar a su competencia y
acabó en un concurso de acreedores en 2012.
TIPOS DE PLANEACIONES.
PLANEACION ESTRATEGICA
La planificación estratégica es un proceso continuo y sistémico que relaciona el
futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que
se expresa en la formulación de un conjunto de planes interrelacionados. Es a
largo plazo en un tiempo definido de 4-5 años.
¿Para qué sirve? Exige a la organización precisar lo que quiere ser y hacer.
¿Qué se obtiene? La misión, visión, análisis FODA y objetivos estratégicos.
CARACTERISTICAS:
Permite establecer claramente la misión y valores de la organización, como
principio rector.
Tiene su origen en el ámbito empresarial y surge como fuente de
consolidación de la llamada Planificación Tradicional.
Para definir los elementos estratégicos, se parte del proceso de
investigación sistemática interna y externa.
Se centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y
reglamentos.
Se sustenta en tres grandes pilares: el usuario, la propia organización y los
competidores.
VENTAJAS:
Contribuye a actividades ordenadas y direccionadas hacia un propósito.
Señala la necesidad de futuros cambios.
Establece una base para el control.
Obliga a la visualización de un todo.
Dirige la atención de todos hacia los objetivos.
Mantiene simultáneamente el enfoque tanto en el presente como en el
futuro.
Permite reforzar los principios asimilados en la misión, visión y estrategias.
Incentiva la planeación interdisciplinaria y la comunicación interpersonal.
Fomenta la asignación de prioridades en el destino óptimo de recursos.
Es el puente directo hacia la planeación táctica de corto plazo.
Exige a los ejecutivos visualizar la planeación desde la macro perspectiva,
los objetivos centrales y su compromiso a lograrlos.
Ayuda a los actores a identificarse con la importancia de sus funciones
dentro de la organización.
Permite obtener una ventaja comparativa en el mercado donde está inserta
la institución.
Proyecta una imagen institucional mejorada y sólida frente a sus
competidores y clientes.
Proporciona una importante ayuda al branding, y al posicionamiento
estratégico de sus productos y servicios.
Permite mejorar los niveles de productividad, competitividad y rentabilidad
mediante las estrategias implementadas y dirigidas al objetivo.
Identifica e incorpora a la empresa nuevos principios y valores.
Establece normas de optimización de todo tipo de recursos.
DESVENTAJAS:
Ejecutivos no dan importancia, lo estructuran lo aprueban y lo archivan
Por la demanda de recursos y gastos en recopilación de datos los
ejecutivos no la llevan a cabo.
Por la desorganización en tiempos y movimientos de ejecutivos no palpan
la utilidad de la planificación estratégica.
Por la desconfianza en escenarios proyectados con los que trabaja la
planificación estratégica o sus predicciones, que pueden ser equívocas y no
resultar positivas.
Posible renuencia de parte de los actores de la planificación estratégica.
Posible resguardo y confidencialidad de los datos utilizados en la
planificación estratégica.
PLANEACION TACTICA
Establece los pasos específicos necesarios para implementar el plan estratégico
de una empresa. Es una extensión de la planeación estratégica, y se crean planes
tácticos para todos los niveles de una compañía. Es una planeación a mediano
plazo con un tiempo determinado de 2-3 años.
CARACTRISTICAS:
En la planeación táctica es necesario comprender y descifrar los objetivos
estratégicos; luego, identificar los cursos de acción necesarios para
alcanzar esos objetivos.
La cuestión principal es plantearse la siguiente pregunta: ¿De qué manera
se pueden alcanzar los objetivos estratégicos dentro de los términos
propuestos?
Se relaciona con las acciones tomadas día a día, y cuyos resultados harán
avanzar a la empresa para alcanzar los objetivos delineados en el plan
estratégico. La estrategia es el qué y por qué; la táctica es el cómo.
Lo esencial para obtener un plan táctico bien realizado es que tenga
acciones determinadas en concreto, designadas a empleados específicos
con fechas límite bien definidas.
PLANEACION OPERATIVA.
La planeación operativa es una herramienta de gestión que facilita la coordinación
de los recursos de la organización (humanos, financieros y físicos) para que sea
posible alcanzar las metas y los objetivos que están contenidos en los planes
estratégico y táctico de dicha empresa. Es a corto plazo con un tiempo
determinado de 1 año.
OBJECTIVO: Es proporcionar al personal de la organización una visión clara de
sus tareas y responsabilidades, congruentes con las metas y objetivos contenidos
en el plan estratégico. Se concentra en los servicios y productos (producción,
equipos, personal, inventarios y procesos) de una compañía.
FINALIDAD: Es desplegar planes con el objeto de desarrollar proyecciones
financieras y maximizar la participación de la empresa en el mercado.
LA ´PLANEACION OPERATIVA DEBE TENER:
Objetivos claros.
Actividades a ser entregadas.
Normas de calidad.
Resultados deseados.
Requerimientos de personal y recursos.
Calendarios de implementación.
Un proceso para monitorear el progreso.
