Manual de Usuario SAP

Modulo CS -PM

Enero 2008

1
 Índice
Introducción............................................................................................................. 4
Flujo de Procesos.................................................................................................... 5
Orden de Reparación .......................................................................................................5
Orden de Garantía............................................................................................................7
Orden de Preentrega y Renovación (Servicio Pesado)..................................................16
Orden de Preentrega y Renovación (Servicio Liviano)...................................................18
Dos o más ordenes una Factura ....................................................................................19
Una orden con dos o más Facturas................................................................................20
Puestos de Trabajo ............................................................................................... 21
Clases de Avisos................................................................................................... 22
Puntos de Medida ................................................................................................. 24
Componentes ........................................................................................................ 29
Fuera de taller ....................................................................................................... 30
Tapide ................................................................................................................... 31
Emisión de guías de despacho ............................................................................. 32
Crear Orden de Compra........................................................................................ 36
Precio .................................................................................................................... 46
Descuentos ........................................................................................................... 49
Recargo de MO ..................................................................................................... 50
Hoja de Ruta ......................................................................................................... 51
Cobro de Kilometraje............................................................................................. 53
Carga de Horas por Movilización .......................................................................... 54
Movilización y Viáticos .......................................................................................... 56
Facturación............................................................................................................ 58
Flujo de Documentos ............................................................................................ 60
Impresión de Órdenes y Formularios .................................................................... 61
Notificación Mano de Obra .................................................................................... 63
Anulación de una o más notificaciones. .........................................................................70
Estatus de Orden de Trabajo ................................................................................ 73
Netweaver ............................................................................................................. 74
Recepción de Equipos....................................................................................................74
Creación rápida de Equipos ...........................................................................................76
Actualización de Puntos de Medida................................................................................77
Carga de Repuestos en OT............................................................................................77
Caja de servicio ..............................................................................................................78
Libro de Caja ......................................................................................................... 80
Informes de Gestión .............................................................................................. 85
Estados de Resultado ........................................................................................... 88
Notas de crédito .................................................................................................... 91
Seguimiento Telefónico y block de notas ............................................................ 100
Adjuntar Archivo .................................................................................................. 101
Costes en la OT y cómo interpretarlos ................................................................ 104
Contratos de Mantenimiento ............................................................................... 106
Equipos ............................................................................................................... 114
Conclusiones....................................................................................................... 116

2
Anexo de Transacciones.............................................................................. 117
IW51 Crear Aviso ......................................................................................... 117
VA22 y VA02 Incorporar un Descuento........................................................ 118
DP80 Crear Oferta ....................................................................................... 120
Anexo Clases de Objetos técnicos............................................................... 121
Anexo Clases de Actividad........................................................................... 122
Anexo Formularios ....................................................................................... 123
Anexo Preguntas Frecuentes....................................................................... 125
Anexo Errores Comunes .............................................................................. 134

3
Introducción
Estimados Colegas, el presente Manual fue confeccionado a partir del transcurso
del proceso de capacitación realizado a Uds. a partir del mes de Octubre de 2007.

Es para nosotros un gusto el poder entregar este breve resumen que trata de
recopilar las practicas y conceptos más usados dentro del modulo de SAP para el
área de servicio técnico liviano y pesado.

Por otro lado, creamos este Manual y no pretendemos que esta sea toda la
información necesaria para operar con SAP, y si Uds. tienen sugerencias o creen
que faltan capítulos sean libres de enviarnos sugerencias o capítulos nuevos que
con gusto serán revisados e incorporados para ayuda de todos nuestros
compañeros de trabajo a nivel nacional.

Atte.

Luis Alberto Vasquez [email protected]

Edgardo Vásquez [email protected]

4
Flujo de Procesos
Las transacciones que se describen a continuación en los flujos posteriores se
pueden clasificar como obligatorios (de color celeste) y opcionales (de color
verde).

Dentro de cada Transacción se entrega su nombre descriptivo y el código de la

transacción asociada.

Orden de Reparación

Crear Aviso Seguimiento

IW51 Telefonico
Adjuntar
Imagenes
Crear Orden
IW51 ? IW52

Cargar MO Editar Orden Cargar Componentes

ZBHR IW32 NW o IW3K

Editar Oferta Crear Oferta

Orden de Reparacion
VA22 DP80

Aprobar Credito
VKM1
Aceptar Oferta
IW32
(Liviano o Pesado)
Liberar Orden
IW32
Costos Ingresos

Notificar MO Crear Pedido Editar Pedido

IW41 Automatico VA02

Consumir Crear Factura

Componentes VF01
Netweaver MB26

Cierre Tecnico
IW32

El proceso se inicia con la creación del aviso, luego con la creación y edición de la
orden.

Para que un presupuesto sea aceptado debe pasar por la aprobación de crédito, a
no ser que por bajo monto el presupuesto sea automáticamente liberado por
cobranza dado que el cliente cuenta con línea de crédito suficiente para cubrir el
precio de la reparación.

5
En caso que una reparación tenga adicionales (mayores costos posterior a la
presentación del presupuesto), es factible en acuerdo con el jefe de servicio o jefe
de taller optar por las siguientes soluciones:

1. Borrar la Oferta creada desde la transacción VA22 y a partir de la

transacción DP80 crear una nueva oferta.
2. Incorporar los mayores costos de la orden, manteniendo el precio de venta.
Esto debe ocurrir con aprobación del jefe de taller o jefe de servicio, y los
mayores costos no deben superar el 10% de los costos iniciales.

En caso que los trabajos realizados sean subvencionados por un departamento de

Salfa, estos pueden aprobar que se les cargue del precio de venta de la
reparación a su centro de costo a través de dos formas:

1. En el momento que se está construyendo la Oferta a través de un

descuento (o en la Transacción VA221), de este modo la oferta enviada al
cliente aparece de con el descuento aplicado.
2. La última opción es incorporar un descuento al pedido del cliente, de
manera que al emitir la factura es generada por un valor menor, este
proceso es realizado en la transacción VA02.

Las características del Aviso y la orden emitida son la siguientes:

1. Tipos de Aviso RL y RP
2. Tipos de Ordenes ZSRL y ZSRP

1
Ver Capitulo de Descuento

6
Orden de Garantía

Para el caso de las garantías, la forma de crear una orden de trabajo se hace de la
misma forma anterior, por intermedio de NetWeaver

Pero debemos elegir GR para que el aviso que se la orden a posterior de la misma
forma.

En esta pantalla debemos dar clic a MED. y debemos conceder permiso con el
tintero verde que esta ubicado en la parte superior.

Elegimos Orden de servicio y grabamos

Ya con la orden de trabajo creada debemos hacer el proceso normal de cargar

mano de obra, materiales, lubricantes, notificar mano de obra, consumir
materiales.

7
Esta orden de trabajo no tiene ni oferta ni pedido automático, Los pedidos de esta
orden de trabajo se deben crear desde la TRX DP90, donde nosotros podremos
dar factura inmediatamente o crear cuantos pedidos sean necesarios,
dependiendo si para una orden de trabajo tenemos diferentes operaciones.

Dentro de el aviso de esta orden de trabajo y solo en el aviso, debemos ingresar

los datos necesarios para el reclamo futuro, ingresando el o los documetos
necesarios.

Esta operación la debemos hacer con el icono que esta en el aviso parte superior

Seleccionar Medidas

8
Elegimos dentro del aviso la grilla que dice fabrica para hacer cada una de estas
medidas itenes necesarios para el reclamo.

Por lo tanto en esta orden de garantía debemos tener en cuenta que existe
diferencia en que los documentos para el reclamo lo debemos cargar en el aviso y
la mano de obra y materiales lo debemos hacer en la orden de trabajo, no en el
aviso.

La orden de trabajo la liberamos con la bandera verde y podremos hacer la

notificación de mano de obra.

Para el proceso de la facturación deberemos hacer un pedido manual.

La cantidad de pedidos manuales que uno cree a contar de este momento va a
depender si el reclamo que se hizo al momento de hacer la orden de trabajo,
implica que se deba hacer unos más reclamos a la fábrica.

9
Elijo los descuentos necesarios y doy solicitud de factura, eso me va a dejar
afuera los ítem escogidos para facturarlos a posterior, en estos momentos me va a
generar un pedido

Nos devolvemos y creamos el otro pedido manual con lo restante de la OT, dando
solicitud de factura.

Posterior a esto nos trasladamos a la TRX VA02 y en la cabecera y condición,

debemos ingresar el valor en dólares que nos va a pagar la fabrica.
Pero antes de esto, deberemos hacer manualmente dentro del match code buscar
las ZGRA y anulamos el importe total de la OT.

10
Con esto anulamos el valoren pesos que tenia inicialmente la orden de trabajo,
dejandolos en 0 $.

Posterior a esto, elegimos las opciones ZGRR (repuestos), ZGRM (Mano de obra),
ZGRO (otros), para poder cargar en DOLARES el valor antes mencionado o en
dólares o euros que las fabrica nos va apagar.

Para este tipo de orden de trabajo debemos siempre cargar en dólares ya que con
eso ingresamos el valor en dólares que la fabrica nos cancelará.

Para esto utilizaremos

11
Con esto ingresamos el mismo valor o el que fabrica nos cancelara pero en
dólares

Posterior a esto tomamos los dos pedidos y facturamos con la VF01

Como cualquier otra factura utilizando la clase de factura, para este efecto ZNGR

Damos guardar.

12
 Crear Aviso Seguimiento
IW51 Telefonico
Adjuntar
Imagenes
Crear Orden
IW51 ? IW52

Cargar MO Editar Orden Cargar Componentes

ZBHR IW32 NW o IW3K

Editar Oferta
VA22
Crear Oferta
DP80 Orden de Garantia y
Aceptar Oferta
Campanas (Liviano o
IW32
Pesado)
Liberar Orden
IW32 Ingresos
Costos
Editar Pedido
Notificar MO Crear Pedido VA02
IW41 Automatico
Se asignan clases de facturas que
Consumir Crear Factura van al libro de ventas para GM y
Componentes VF01 otros que no van a libro para
Netweaver MB26
Campanas y Garantias de Fabrica

Cierre Tecnico
IW32

13
Existen pequeñas diferencias entre una orden de garantía y una de reparación las
que podemos destacar son:
1. Tipo de Aviso: GR
2. Tipo de Orden ZSGR
3. Control del estado de envío de la garantía y registro de envió a Fabrica.
4. Dentro del aviso se debe clasificar la Fabrica a la cual pertenece el equipo.
5. Dependiendo la Fabrica se despliegan las actividades a realizar en cada
caso dentro del aviso

Puntos 3 y 4

Punto 3

Registro de la fecha
Registro de número de de envío
reclamo de Fabrica

Es importante que en una orden de Garantía, se designe como responsable

de Pago en la hoja de interlocutores el nombre de la Fábrica o Distribuidor
correspondiente:

14
15
Orden de Preentrega y Renovación (Servicio Pesado)
Crear Aviso Seguimiento
IW21 Telefonico
Adjuntar
Imagenes
Crear Orden
IW21 ? IW22

Cargar MO Editar Orden Cargar Componentes

ZBHR IW32 NW o IW3K

Liberar Orden
IW32

Notificar MO
Orden de Renovacion
IW41
y Preentregas
Consumir
Componentes
(Pesado)
Netweaver MB26

Cierre Tecnico
IW32

Devolucion
Stock IW8W Nota: Los costos de estas ordenes
son liquidados al material a costo,
no se genera margen para servicio o
Liquidar Orden repuestos.
KO88

Primero definiremos que se entiende por Preentrega y Renovación

1. Preentrega: Se entiende como el proceso a través de el cual un equipo
queda en forma básica listo para ser vendido.
2. Renovación: Se entiende como todos los elementos adicionales a instalar a
un equipo antes de ser vendido por ejemplo una tercera función hidráulica,
la instalación de una tolva o la instalación de un cabezal forestal.

Dentro de las principales diferencias con las ordenes de Reparación se tiene que:
1. Las ordenes de Preentrega no generan Margen.
2. Las ordenes no son facturadas
3. Estas órdenes funcionan como un proceso productivo, pues se toma el
equipo, la Mano de Obra, los Repuestos y Materiales son consumidos
dentro de la orden de trabajo y se produce un nuevo equipo a un valor
mayor que el original.

Consideraciones
• Para realizar una orden de Preentrega se recomienda ejecutar el consumo
del equipo MB11, Devolución de Stock IW8W y Liquidación de la orden
KO88 en el mismo instante para no alterar los stock ni el inventario.

16
 Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Crear Aviso IW21
Editar Aviso IW22
Visualizar Aviso IW23
Lista de Avisos para Editar IW28
Lista de Avisos para Visualizar IW29

17
Orden de Preentrega y Renovación (Servicio Liviano)
Las Ordenes de Preentregas de servicio liviano, son más simples que las de
servicio pesado, pues basta que sean cerradas para que sean contabilizadas en
un centro de costo respectivo.

Crear Aviso Seguimiento

IW21 Telefonico
Adjuntar
Imagenes
Crear Orden
IW21 ? IW22

Cargar MO Editar Orden Cargar Componentes Orden de

ZBHR IW32
Renovacion y
NW o IW3K

Liberar Orden
IW32 Preentregas
Notificar MO
(Liviano)
IW41

Consumir Nota: Los costos de estas ordenes

Componentes son liquidados al material a un
Netweaver MB26 centro de costo que sera
subrepartido por un criterio aun no
definido como gasto dentro del mes.
Cierre Tecnico
IW32

18
Dos o más ordenes una Factura
Crear Aviso
IW51
2 Ots ? 1 Factura Crear Aviso
IW51

Orden de Reparacion
Crear Orden Crear Orden
IW51 ? IW52 (Liviano o Pesado) IW51 ? IW52

Requisitos
Editar Orden 1. Los Responsables de Pago de Los Pedidos Editar Orden
IW32 deben ser los mismos. IW32
2. La fecha de la factura debe ser la misma.
Crear Oferta Crear Oferta
DP80 Mayores Usos DP80
1. Facturacion Garantia GM.
2. Cliente Flotista.
Aceptar Oferta Aceptar Oferta
3. Facturacion de adicionales de un trabajo.
IW32 IW32

Liberar Orden Liberar Orden

IW32 IW32
Costos Ingresos Ingresos Costos

Notificar MO Crear Pedido Crear Pedido Notificar MO

IW41 Automatico Automatico IW41

Consumir Consumir
Componentes Crear Factura Componentes
Netweaver MB26 VF01 Netweaver MB26

Cierre Tecnico Cierre Tecnico

IW32 IW32

Al utilizar la transacción de facturación (vea titulo de Facturación) se deben

incorporar todos los pedidos que se desean facturar en dicha transacción, a
continuación se muestra como se realiza:

Se debe tener presente que todos los pedidos deben tener el mismo responsable
de pago y misma fecha de facturación.

19
Una orden con dos o más Facturas
Crear Aviso Seguimiento
IW51 Telefonico
Adjuntar
Imagenes
Crear Orden
IW51 ? IW52

Cargar MO Editar Orden Cargar Componentes

ZBHR IW32 NW o IW3K
1 Ots ? 2 o mas
Editar Oferta
VA22
Crear Oferta
DP80
Facturas.
Requisitos
CAMBIO: No se necesitan realizar los
1.consumos
Se debenpara
haberrealizar
realizado todos lo consumos
esta
Aprobar Credito Aceptar Oferta
VKM1 IW32 de MO y Componentes.
transacción
Mayores Usos
Liberar Orden 1. Facturacion de Deducible y Compania de
IW32 seguros
Costos Ingresos
2. Facturar un anticipo

Notificar MO Crear Pedido

IW41 Automatico
Pedido 1 Facturar VF01

Consumir Anular Pedido Generar Pedido

Componentes Pedido 2 Facturar VF01
VA02 Manual DP90
Netweaver MB26

Pedido 3 Facturar VF01

Cierre Tecnico
IW32

20
 Puestos de Trabajo
Los Puestos de Trabajo son los Cargos que utiliza personal responsable de la
orden de Trabajo, ya sea Receptor, jefe de servicio o taller.

Los Puestos de Trabajo se utilizan para abrir los avisos y para asignar los
mecánicos o receptores a las operaciones mecánicas, los puestos de trabajo
están definidos por centro, por lo que es de suma importancia definir de manera
correcta el centro, o los ingresos y gastos de una orden podrían ir a parar a otra
sucursal.

Para elegir el puesto de trabajo dentro de la IW51, se debe buscar a través del
match code siguiente:

Pinchar Match
Code

Filtrar por
centro y dar
ENTER

Se elige en
Puesto de
Trabajo
Luego después de que
conozco los Puestos de
Trabajo los puedo digitar y no
es necesario buscarlos

21
Clases de Avisos
Hasta hoy, conocemos distintos tipos de ordenes de Trabajos, y sus cargos
respectivos, ejemplos varios.

Tipos de OT
• D: Internas de Camines y Maquinarias
• C: Cliente Camiones y Maquinarias
• B: Internas de Automóviles
• Y: Cliente automóviles
• A: Cliente Automóviles
• E: Isuzu Cliente
• F: Isuzu interno 32F, 25N
• G: Forestal Cliente
• F: Forestal Interno
• K: Pre-Entrega Mack
• P : Taller Tapide
• Z: Mantención Equipos de Salfa

Códigos de Cargo
• 02B, 02C, 15B etc.
• 96G, 96J, 96H, 96K, 99T, 50T, 50M, 50B, 35B, 70B

Con todas estos tipos de ordenes de trabajo y los distintos códigos de cargo era
factible generar los cargos internos para cada departamento, teniendo la compleja
misión de abrir una orden de trabajo para cada cargo interno distinto,
independiente que la reparación sea una sola.
Este criterio obedecía a la búsqueda del ¿Quién paga?, y no el de facilitar las
labores del responsable de la orden de trabajo.

Para SAP la orden de trabajo será una sola, ya que en SAP se privilegia la
trazabilidad del trabajo en un equipo determinado.
Y la asignación de o los responsables de pago se realiza en la edición de la oferta
o pedido de venta.

Para Sap, Las ordenes son creadas a partir de los avisos, y estos se crean y se
definen a partir del tipo de trabajo a ejecutar.

Ejemplo:

22
Las clases de Avisos para Servicio son:

Tipo de aviso Tipo de Orden de trabajo

CA Campañas SALFA ZSCA Orden de trabajo de Campañas
CO Contratos SALFA ZSCO Orden de trabajo de contrato mantenimiento
CP Capacitación SALFA ZSCP Orden de trabajo de Capacitación Salfa
GR Garantías SALFA ZSGR Orden de trabajo de Garantías Salfa
HI OT'S Históricas
RL Reparación Liviano ZSRL Orden de trabajo Reparación Liviano
RP Reparación Pesado ZSRP Orden de trabajo de Reparación Pesado
SD Cortesía a Cliente ZSSD Orden de trabajo cortesía a clientes
VP Visitas Planificadas ZSVP Orden de trabajo de Visitas Planificadas

Registro de los Avisos

• Los avisos registran un cliente.

• El equipo a reparar
• Es factible incorporar una fecha estimada de ejecución de un trabajo
• Los avisos registran parámetros de Área de Ventas, Canal, Sector y Grupo
de Vendedores que ayudan a determinar el precio de la Mano de Obra.

Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Crear Aviso IW51
Editar Aviso IW52
Visualizar Aviso IW53

Ejercicios

1º Ingresar a la transacción IW51, desplegar el Match code y verificar los tipos de

Avisos existentes.
2º Ingresar a la transacción IW21, desplegar el Match code y verificar los tipos de
Avisos existentes.

23
Puntos de Medida
Hasta ahora los elementos de medición como Horómetro y Odómetro se
encuentran vinculados a las ordenes de trabajo, esta metodología utilizada hasta
ahora provocaba para algunas unidades de negocio complejidad en el seguimiento
de los niveles de consumo de kilómetros de sus equipos, el caso más
ejemplificador es Arrendadora, pues no podrían abrir una OT en cada oportunidad
en la que debían registrar el kilometraje de sus camionetas y se llevaba esta
información en planillas electrónicas, no visibles por todos, poco seguras, etc, etc.

En SAP podemos hoy tener la misma información, pero la información de

horómetros y odómetros no está vinculada a la orden de trabajo, sino al equipo.
Entonces desde el equipo se desprenden su historial de ordenes y otro
independientes de mediciones.

Existen dos nuevos conceptos que debemos definir:

1º Punto de Medida: es el nombre que da SAP al instrumento de medición
asociado al equipo, por ejemplo en un auto su odómetro (contador de kilómetros)
es un punto de medida y este recibe un nombre interno dentro de SAP que se
identifica por un número.

2º Documentos de Medida: Es el valor de la medición del instrumento (punto de

medida), los documentos de medida sólo dependen de un punto de medida y al
igual que los documentos de medición son identificados a través de un número
interno de SAP, pero en definitiva sólo corresponderán al valor del horómetro y
odometro en un instante del tiempo determinado.

A continuación daremos un ejemplo de lo planteado anteriormente

Utilizaremos como ejemplo un equipo
• Equipo: vehiculo patente WX 7134
• Este vehiculo posee un odómetro que se muestra a continuación, este
odometro dentro de SAP se conoce como Punto de Medida, y lo
identificaremos con un número 10204

• Este punto de medida posee Documentos de medida, por ejemplo podemos

ver que en documento de medida es el que tiene un valor de 107222 Km y que
identificaremos con un número, ej. 106789

24
 Creación de Puntos de Medida
Se debe acceder a la transacción IK01,
Pantalla 1

1. Obj.pto.medida: Debe ser IEQ Equipo

2. Equipo: Registrar o buscar el VIN del Equipo
3. Tipo.pto.medida: M Punto de Medida General
4. Flag de Pto-medida es cont: se debe pinchar si la medición es
continua, como por ejemplo los Kilómetros y las horas son continuos,
pero no así el aire de los neumáticos o los niveles de aceite del
motor.
5. A continuación de registrar estos datos sólo se debe dar ENTER.

Pantalla 2
Registrar la información adjunta
Describir que es el
instrumento, ej. ODOMETRO

Descripción de elemento a
La característica identifica el medir, ej. Medir Kilómetros
tipo de unidad a medir, y
debe elegirse a través de la
tabla de la derecha.

Sólo si es necesario se podrá

colocar una actividad anual
estimada

25
 Después de llenar estos campos pinchar Grabar

Crear Documento de Medida

Se debe acceder a la transacción IK11
Pantalla 1
Se debe ingresar el número del punto de medida a actualizar

A continuación presionar ENTER y accederá a la Pantalla 2

Registro del valor del

contador, existen dos
maneras, ingresar el
contador actual y la
segunda es el adicional
al último valor medido

Fecha y hora de
medición, la que puede
Registro del último valor diferir de la hora del
medido registro

Texto libre para dejar

comentarios sobre las
condiciones de la
medición
A continuación dar ENTER

26
 Consulta de Puntos y documentos de medida

Se debe acceder a la transacción IK06

Pantalla 1

Ingresar VIN y dar

ENTER

Pantalla 2

2º Seleccionar
Documentos de
medición
1º Seleccionar el
Punto de Medida

Pantalla 3

Pinchar aquí o
presionar F8

27
Pantalla 4

Aparece en pantalla el número del punto de medida y sus valores ingresados.

Notas importantes
• Al ingresar un punto de medida de un equipo vendido por salfa es necesario
que siempre el primer documento de medida de un punto de medida asociado
a kilómetros u horas tenga como valor inicial cero “0”, pues es la manera que
se respete correctamente la garantía por el sistema.
• La operación por SAP de Puntos y documentos medidas es más compleja, por
lo tanto se han creado aplicaciones en Netweaver (que pueden ser vistas en
ese capitulo) que crean documentos de medida, sin necesidad de saber el
número del punto de medida y desde donde se puede acceder solamente a
través de la patente o VIN.
• La recepción de equipos desde netweaver también actualiza en documento de
medida de un equipo, sin necesidad de hacerlo e paralelo y deja en el campo
texto el número del aviso correspondiente.

Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Crear Puntos de medida IK01
Editar Punto de medida IK02
Visualizar Punto de Medida IK03
Crear documento de medida IK11
Editar documento de medida IK12
Visualizar Documento de medida IK13
Crear varios documentos del mismo equipo, ej. IK22
Camión: horas y kilómetros
Modificar Documentos de medidas de una lista IK18
Visualizar Documentos de medida IK17
Consultar punto de medida por equipo IK06

28
Componentes
Los componentes en SAP son los que anteriormente en GPX lo llamábamos como
Repuestos, neumáticos, aceites, materiales.

Estos componentes a pesar de tener un número original, en SAP tendrán otro

adicional y lo llamaremos como un número de material.

Los materiales son todos aquellos elementos que se pueden dejar en bodega y
que son vendibles.

Para seleccionar un Material se usa la TRX MB52

Ejemplo:

Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Desde la Orden IW32
De manera directa IW3K

29
Fuera de taller
Los fuera de taller como se denominaban en GPX, en SAP se denominan servicio
externos, y estos se ingresan en las OT dentro del ítem Operaciones cambiando la
clave modelo a SAL 2 y dando un enter.

Con lo anterior aparece una pantalla que son los campos a llenar del servicio
externo.

Ejemplo:

Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Desde la Orden IW32

30
Tapide
Tapide, “Taller de pintura y desabolladura” en GPX para cargar una mano de obra,
se ingresaba al ítem tapide.

En SAP la mano de obra de Tapide se carga en el mismo ítem de componente,

salvo que en esta posición se debe tener en cuenta lo siguiente:

Ingresar Código de trabajo

Cantidad necesaria
Tipo de posición, que en este caso, SIEMPRE será solicitud de compra. “N”

Es en este momento cuando aparece una mini pantalla donde se deben ingresar
el valor de la reparación, y el grupo de compras.

Ejemplo.

Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Desde la Orden IW32
De manera directa IW3K

31
Emisión de guías de despacho
En Sap para emitir guía de despacho de utilizan 3 TRX que son las siguientes:

1.- VA01, Se emite una guía de despacho por una venta de un material

2.- ME21N Se emita una guía de despacho por intermedio de un pedido

3.- VL01N Se emite una guía de despacho para traslado

Para el caso de la emisión de una guía de despacho por traslado se deberá utilizar
la transacción VL01NO

Para continuar, debemos seleccionar que tipo de expedición vamos a utilizar, que
es la puerta de salida o la impresora por donde va a salir nuestra guia de
despacho, esto quiere decir que una guía de despacho de un mismo centro puede
salir por varios puertos de expedición.

Ejemplo: Vespucio.
1.- Servicio
1.- Repuestos
1.- Neumaticos

32
Debemos elegir el tipo de clase de entrega LO, que es una entrega sin referencia,
ya que no es una venta, solo un traslado.

Posterior a esto, debemos elegir nuestra organización de ventas, canal de

distribución y sector.

33
Aca debemos ingresar el Rut del cliente en destinatario de mercancías y dentro de
Resumen de posiciones debemos ingresar la fecha.

En la primera línea debemos ingresar la cantidad y la unidad a trasladar, mas la

descripción

34
Posterior a esto ingresamos contabilizar en la parte superior de la pantalla

Esto nos dara un numero s/referencia en la parfte inferior de la pantalla.

Para imprimir la guis de despacho debemos ingresar a la TRX IDCP

Donde ingresaremos la organización de ventas, Entrega, centro de entrega, N° de

Pila, n° de libro, en impresión se debe seleccionar renumerar y ejecutamos o F8

Aparecera una pantalla donde de deben llenar los campos obligatorios y la

ZLOCAL

Ejecutamos nuevamente y nos dara el listado de entrega

35
Crear Orden de Compra
Crear Orden de Compra de un pedido ya creado desde la orden de trabajo.
Para este caso, debemos trabajar con la TRX ME21N

A un costado deberemos elegir el pedido, existiendo varias opciones, como los

pedidos creados por usuario o Mis solicitudes etc, esto lo podremos ver haciendo
un clic en el recuadro superior lado izquierdo, ver imagen

36
Para este utilizaremos la opción mis solicitudes de pedido lo que al dar un click
sobre el, nos trae por defecto el pedido generado desde la orden de trabajo ya
liberada, y que en este caso el pedido es el 10000002

Una vez elegido el pedido lo tomamos seleccionando el icono tomar, que esta a un
costado del icono tipo “arbolito”

37
Una vez tomado el pedido deberemos cambiar de pedido estándar a ZSER
compra calzada de servicio, ver imagen

Posterior a esto deberemos elegir en la Posición, dentro del match code, la opción
PBXX para ingresar el valor neto de la operación.

38
Elegida esa opción ingresamos el valor neto y damos enter

Al dar enter nos solicita que ingresemos el impuesto, si elegimos el match code
nos dará una serie de opciones, que en este caso solo elegiremos el C1

39
Damos enter y nos preguntara si podemos cumplir con la fecha de entrega en
mensaje amarillo

Damos otro enter y grabamos, lo que generará la orden de compra respectiva

40
Posterior a esto si queremos imprimir la orden de compra deberemos utilizar la
transacción ME9F

Por defecto trae la orden de compra recién emitida, damos F8 o ejecutamos desde
el icono.

41
Una vez elegido, daremos un clic en recuadro blanco para poder imprimir o
visualizar la orden de compra, eligiendo la opción Visualizar Mensaje

42
Una vez que se nos haya prestado el servicio deberemos autorizar el pago de la
factura.
Esto se hace con la transacción MIGO.
Para esto debemos utilizar el mismo número de orden de compra para dar el V° B°

Damos enter y debemos llenar las celdas de entrega y porte, en la que podemos
ingresar el numero de guia de despacho nuestra y del proveedor.

43
Se marca la Posición ok y guardamos

44
Posteriormente, a contabilidad llegará la factura con la orden de compra adjunta
para que sea pagada, esta factura podrá ser pagada si se ha generado la
Transacción MIGO previamente.

45
Precio
Los Precios de Mano de Obra son calculados a partir de 5 variables relevantes
que se rescatan a partir de la creación de un Aviso y una Orden, las cinco
variables se detallan a continuación:
1. Oficina de Ventas: Se definen como validas a parir del sector de trabajo,
esto es Servicio Liviano P1 y Servicio Pesado P0, las listas de Oficinas
actualmente validas son las siguientes

2. Clase de objeto técnico: Esta definición corresponde al tipo de equipo que

se incorpore en la orden, este lo trae por defecto al incorporar el VIN del
equipo a la orden, si se quiere ver basta con darle doble clic sobre el VIN
del equipo (después de haber incorporado todos los campos obligatorios de
creación del aviso) y ver el campo “Cl.vehículo”, en el Anexo Clases de
Objetos técnicos se muestra la tabla con todos los tipos creados y sus
códigos.

3. Ubicación: Se refiere al lugar físico donde se realiza el trabajo, para esto se

utilizó el campo “Gr.Vendedores” que está dentro del aviso, los únicos
valores que esta variable puede tomar son STA: Servicio en Taller y STE:
Servicio en Terreno.

Es aquí donde se debe

definir la Ubicación dentro
de la TRX IW51

46
 4. Horario: Clasifica la hora en la cual se relazará el trabajo, esta se define en
tres tipos Hábil, Inhábil y Nocturna.
5. Tipo de Trabajo: Se define como la Operación las siguientes actividades
Lavado, Mantención, Reparación, Diagnostico, Armado (o preentrega),
Presupuesto y Movilización.

A partir de las variables 4 y 5, Horario y Tipo de Trabajo fueron fusionadas y se

creó la variable “Clase de Actividad” que debe ser asignada a cada Operación
mecánica dentro de la orden de trabajo, de ese modo completa la asignación de
las 5 variables obligatorias para la conformación del precio de la Mano de Obra, si
una de estas variables se encuentra incompleta la Oferta a presentar al cliente
aparecerá sin valor.

Pinchar aquí y
asignar clase
de actividad

A continuación se muestran las Clases de Actividad definidas para servicio liviano,

si se desea ver el resto vea Anexo Clases de Actividad.

47
Lo importante es que a partir de las transacciones IW51 (creación de Aviso) e
IW32 (Edición de orden) se completan todos los campos necesarios para que el
precio de la Mano de Obra se entregue en forma automática a partir de la Oferta.
Los precios son cargados en forma centralizada por Administración, pero pueden
ser consultados en la Trnsacción VK13, a través de la lista de precios “ZPSV”.

Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Crear Aviso IW51
Editar Orden IW32
Crear Precio VK11
Editar Precio VK12
Visualizar Precio Vk13

48
Descuentos
• Los descuentos son aplicados cuando se edita la Oferta (VA22) y/o al editar el
pedido (VA02).
• Existen descuentos de dos tipos:
– Tipo 1: Los aplicados al Material vendido: estos son de cargo del
departamento que aplique e descuento.
– Tipo 2: Los descuentos globales se aplican al total de la orden: y estos
son de cargo del departamento que aplique e descuento.

Los descuentos son aplicados a través de perfiles especiales de autorización, y la

forma de hacerlo se muestra en Anexo de Transacciones VA22 o VA02.

• La provisión de Garantía (ex 2%) será tratado como un descuento más tanto al
material y al total de la orden.

Los tipos de descuento a aplicar se pueden ver en la siguiente tabla:

Descuentos aplicados por Repuestos, por pago contado, por venta a

través de servicio, SON AUTOMATICOS

Provisión de Garantía, que ahora se aplica como un

descuento.

Descuentos aplicados por Departamentos, se cargan en

forma Manual por cada unidad de negocio.

Recargo de Mano de Obra, reemplaza al 4% de MO

conocido en GPX

Descuentos aplicados por Departamentos, se cargan en

forma Manual por cada unidad de negocio.

49
 Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Editar Oferta VA22
Visualizar Oferta VA23
Editar Pedido VA02
Visualizar Pedido VA03

Recargo de MO
Antiguamente existía un porcentaje fijo de Recargo de MO que alcanzaba el 4%
de la MO, hoy en día es factible incorporar un Recargo variable que debe ser
adecuado a la cantidad de Materiales de pañol incorporados en la reparación, la
forma para que este recargo se aplicado funciona igual que un descuento Tipo 2
pero utilizando la posición: ZM20 Recargo mano obra y asignando el % de
recargo.

50
Hoja de Ruta
En GPX se trabajaba con temparios que dependiendo la marca y el modelo del
equipo en particular tenían o no las horas de un trabajo mecánico asignado.

En SAP cualquier trabajo mecánico que sea incorporado en una orden de trabajo
debe incorporar debe incluir un tiempo predefinido en el sistema, pues no es
factible editar la cantidad de horas a cobrar a un cliente. Esto nos permitirá poder
estandarizar los trabajos a nivel nacional, realizar comparaciones, estudios de
eficiencia a nivel nacional entre talleres.

La Hoja de Ruta cuenta con los siguientes elementos:

• Operación: Unidad mínima de reparación identificable que se puede asignar
para su desempeño a uno o varios mecánicos o ayudantes.
• Hoja de Ruta: Agrupación de Operaciones que caracterizan algún trabajo en
especial o objetivo en común, por ejemplo, en SALFA se han creado Hojas de
ruta que agrupan todas las operaciones que se desarrollan a una marca-
modelo.

Notas
• En las Hojas de Ruta no sólo es factible definir operaciones mecánicas, por
ejemplo en una hoja de ruta las mantenciones preventivas de equipos, se
pueden incluir Mano de Obra, Repuestos y Materiales, entregando la
posibilidad que el receptor lo cargue con un sólo código y que no se deba
redigitar los trabajos de mayor repetición.

Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Incorporar Operaciones en Orden ZBHR

Es importante el utilizar la
transacción ZBHR para la
carga de Operaciones de
Mano de Obra en una orden
de trabajo, pues de otro modo
no se actualiza el Puesto de
Trabajo y el centro dentro de
cada orden, lo que podría
acarrear problemas para
efectuar la oferta.

La forma como se buscan e incorporan las operaciones mecánicas dentro de la

orden de trabajo es el detalle del uso de la transacción ZBHR que se muestra a
continuación:

51
 Transacción ZBHR

Detalle de Transacción

1. Para seleccionar una operación mecánica basta con seleccionarla con el

cuadro celeste de mano izquierda , la fila se mostrará en color
anaranjado, y basta darle grabar para que las operaciones mecánicas sean
llevadas a la orden.

2. Para buscar una operación específica se tienen dos alternativas de búsqueda,

la primera por Texto y la segunda por Clave Modelo (que es igual al actual
Código de Operación)
a. Para seleccionar se debe seleccionar la columna y pinchar el botón de

filtros

b. Para quitar un filtro se debe presionar el botón

52
Cobro de Kilometraje
El cobre de Kilometraje es necesario realizarlo cuando se realiza un trabajo en
terreno, al día de hoy 28 de Febrero de 2008, el valor de este cobro es de $250
por Kilómetro recorrido.

Dado que el concepto kilometraje genera ingresos para una OT, pero no costos
directos, pues los costos la camioneta, su combustible llegan a servicio a través de
contabilidad en el pago del arriendo y el pago de combustible en forma mensual.

Por lo anterior, sólo generaremos ítems de ingreso para servicio incorporando uno
de los tres materiales adjuntos
KMCAM : Cobro Kilometraje para Serv. Camiones
KMMAQ : Cobro Kilometraje para Serv. Maquinaria Contrucción
KMFOR : Cobro Kilometraje para Serv. Forestal

Y estos ítems serán cargados en la Oferta (Transacción VA22) a la hora de

presentar un presupuesto o en su defecto pueden ser cargados en el Pedido
(Transacción VA02) a la hora de incorporar este cargo como adicional al cliente.

A continuación mostramos la forma de cargar este material y cobrarlo.

Basta con digitar en el

campo Material uno de los
tres códigos

Para continuar con el proceso se debe indicar la cantidad de Kilómetros a recorrer

por la camioneta o los acordados con el cliente a cobrar y eso es todo

53
Carga de Horas por Movilización
Para el costo, asignación de horas a mecánicos, cobro y facturación de horas de
traslado es necesario utilizar las mismas herramientas ya descritas anteriormente
en el presente Manual.
1º Para cargar las Horas mecánicos de traslado se debe hacer a través de una
orden de trabajo ya creada a través de la transacción ZBHR.
2º Para asignar las horas se debe hacer una notificación de horas en la
transacción IW41

A continuación mostramos cómo y cuales son las hojas de ruta utilizadas

Luego se debe elegir el tiempo de demora a partir del tiempo estimado de demora
del viaje, o con el diario de viaje se debe corregir el tiempo.

Para cargar el tiempo se debe seleccionar la actividad y grabar, en este ejemplo

se muestra como se carga 1,5 Hrs de trrabajo.

54
A continuación se muestra como se ve reflejado esta carga dentro de la orden de
trabajo:

Luego se debe notificar las horas en la IW41, y continuar de manera normal.

55
Movilización y Viáticos
Para cargar a la orden de trabajo un cobro adicional por concepto de Movilización
y Viáticos es necesario incorporar el detalle de la “estimación de cobro” en la
transacción VA22 si es que se incluirá en la oferta y en la VA02 si directamente
este cobro será facturado al cliente, no en ambas.

Para incorporar el cobro se debe abrir la transacción VA22 (la VA02 funciona de la
misma manera), y en la última posición en blanco se debe registrar en forma
Manual el Material “MOV0001” y registrar el importe del cobro, por ejemplo
$14000.

Pantalla 1

Ingresar el número
de la Oferta o Pedido

Pantalla 2

Dar doble click al Material MOV001 e ingresar en la hoja de Condiciones el

Importe a cobrar al cliente.

56
Gastos Reales de Movilización y Viáticos
Para efectivamente llevar los gastos efectuados por estos conceptos a la orden de
trabajo se debe proceder a rendir los gastos al responsable del fondo fijo, y este a
través de la transacción FBCJ los incorporará en la orden de trabajo.

Es muy importante preocuparse que para que estos costos puedan ser
incorporados en la orden de trabajo la orden se encuentre liberada y no cerrada
técnicamente.

Como ejemplo veremos la orden RP 43000005 a la que se incorporarán gastos

desde el fondo fijo en la transacción FBCJ.

La contabilización de este movimiento es reflejado en la orden de trabajo en el

ítem de costes

57
 Facturación
A través de la transacción VF01 es factible “facturar” o emitir todos los
documentos de acreditación de deuda de nuestros proveedores y clientes para las
facturas a clientes, garantías a Fabrica en el extranjero, Garantías en Chile,
boletas a clientes naturales y facturas.

La forma es muy simple, se debe incorporar en la TRX VF01 el número de pedido

a facturar en la primera posición en blanco que existe.

Si se trata de una factura de servicio pesado, sólo se emitirán facturas, por lo que
al dar ENTER o presionar el Botón “Resum.facturas” e inmediatamente se
asignará la clase de Documento “ZDRP Factura OT Rep Pesa”.

Si se trata de un servicio liviano se debe buscar dentro de la grilla de tipos de

documentos:
• “ZDRL Factura OT Rep Liv” o
• “ZDBL Boleta Repar Liv”

Si se trata de Garantías y Campañas

Clases Factura a GM Facturas a Fabricas
Campañas ZDCA ZCAN
Garantías ZDGR ZNGR

Grilla de Clase de
Documento

Número de
Pedido

Código TRX

58
 Transacciones asociadas

Descripción Transacción Asociada

Crear Factura VF01
Editar o Borrar Factura VF02
Visualizar Factura VF03

Posteriormente se debe dar ENTER y Grabar, para que el sistema nos entregue
automáticamente el número de factura.

Número de
Factura

59
 Flujo de Documentos
Dentro de SAP existe la trazabilidad de las operaciones, es así que desde un
aviso se genera una orden, a partir de la orden la oferta, a partir de la oferta los
pedidos y después de este las facturas, por el lado de costos existen respaldos de
las Notificaciones, Salidas de Materiales y Solicitudes de Pedido.

Al Flujo de documento se puede acceder a partir de un a transacción

especialmente diseñada para ello, desde la orden, desde la oferta y el pedido.

Como ejemplo se muestra un flujo de documentos de una OT.

Para acceder desde la orden, la oferta o el pedido se debe pinchar el siguiente

botón.

Flujo de Flujo de
Documentos Documentos

Desde la Orden Desde la Oferta o Pedido

Descripción Transacción Asociada

Flujo de Documentos Masivo IW12
Flujo de Documentos en OT IW32
Flujo de Documentos en OT IW33
Flujo de Documentos desde oferta VA23
Flujo de Documentos desde pedido VA03

60
 Impresión de Órdenes y Formularios
Para lograr imprimir los distintos formularios se deben utilizar transacciones
especiales de SAP, los formularios que tienen relación con la orden se imprimen
en la transacción IW3D y son los siguientes:
• 9998 Vale de Notificación: Se utiliza para entregárselo al mecánico de
manera que registre las horas reales de trabajo, el mecánico con lápiz
debe registrar hora de inicio, hora de termino, nombre, rut y existe un
campo de texto para anotar algún comentario. Ver Anexo Formularios.
• 9999 Ficha de Control: Se utiliza para revisar por parte del jefe de taller,
servicio o gerente datos sobre el detalle de MO, Repuestos, Fueras de
taller, Tapide y Materiales cargados en la Orden de Trabajo, Ver anexo
Formularios.

1 Pinchar la
línea

2 Elegir la
impresora 3 Seleccionar
todos los chex
box
4 Visualización
de impresión

Ahora aparecerá la siguiente pantalla

1º Marcar Casilla
Salida inmediata

2º Imprimir o Visualizar
según corresponda

61
Para imprimir la Oferta se debe ingresar en la transacción VA22, e ingresando el
número de Oferta ir al menú superior

Y partir de ese momento se puede pinchar “Dar Salida” aparece la siguiente

ventana.

Se debe seleccionar la línea y pinchar el botón imprimir o visualizar según

corresponda. Si se desea Ver Anexo Formularios.

Descripción Transacción Asociada

Impresión de Ordenes y Formularios IW3D
Impresión de Oferta VA22

62
Notificación Mano de Obra
La notificación dentro de SAP cumple con tres objetivos:
1º Asignar mecánico a un trabajo determinado
2º Registrar la hora de inicio y termino real
3º Ayuda a planificar trabajo restante en taller
Para esto se debe utilizar la transacción IW41.

Se debe ingresar la orden de trabajo ya aceptada y liberada y damos enter

Elegidas las 6 operaciones deberemos marcarlas individual o todas a la vez,

dependiendo la cantidad a notificar.

Para este ejercicio notificaremos todas las operaciones eligiendo desde el costado
izquierdo de la columna.

63
Daremos un click en el icono superior, parecido a un rompecabezas que se llama
de datos reales

Una vez dado el clic en el icono de datos reales, nos muestra la pantalla de
notificación individual de cada trabajo, en este deberemos dejar establecido si es
sin trabajo restante y trabajo y notificación final

En este campo debemos llenar los campos obligatorios como n° de personal.

Anteriormente el número de personal era el que Salfa destinaba a cada técnico.
Hoy con SAP los números corresponden a el numero de RUT .

Para este caso deberemos utilizar mecánicos del centro Vespucio en Santiago.

Se debe dar un clic en el match code y elegiremos el centro de Vespucio.

64
En esta opción podemos elegir el centro o de lo contrario en el n° de personal
ingresar directamente el numero de Rut del mecánico.

Para cada notificación deberemos dejar claro que el tempario es único para todas
las operaciones que se ejecuten.

Con las notificaciones podremos además dejar establecidos los tiempos en que
los técnicos ejecuten un trabajo, con tiempos reales, ya que en algunos casos los
trabajos llevan una ejecución con perdidos por diferentes razones.

Los tiempos de reales ejecución serán establecidos por el fabricante pero los
tiempos planificados son los que registremos por cada formulario que nos llegue
de un mecánico.

Cuando notifiquemos las horas de un mecánico debemos tener la precaución de

ver las horas y la fecha de ejecución ya que no podremos asignar horas en una
fecha futura, como horas de registro planificada de inicio y termino.

Horas de
tempario 2,2

Horas de inicio
y término

Si vemos el ejercicio esto nos dice que por tempario se pagan 2,2 horas y el
mecánico se demoro 1,5 horas, por lo tanto podemos decir que el trabajo se
ejecuto en un tiempo menor a lo establecido.

Junto con lo anterior, los vales que notifiquemos se pueden hacer parciales, cosa
que si un técnico ejecuta un trabajo y por razones de salida a terreno, vacaciones,
o cambio de jornada, la notificación se puede hacer en dos etapas, como se
detalla a continuación.

65
 Un trabajo de 28,2 horas lo
registraremos con 10 horas,
modificando directamente sobre
el trabajo real

No dejaremos chequeado
notificación final y sin

10 horas

Si damos enter automáticamente las horas restantes quedan pendientes.

18,2 horas
pendientes

66
Si revisamos el estatus de las notificaciones podremos ver que esta ultima
notificación ejecutada, no tiene las horas reales totales. Esto en caso de que
quisiéramos pagar las horas a dos técnicos, en caso de vacaciones etc.

Si volvemos a seleccionar esta operación nuevamente, automáticamente nos

llevara a las horas reales restantes en el recuadro de trabajo real inicial.

Para continuar notificando la Mano de Obra se selecciona nuevamente.

Nuevamente debemos seleccionar el recuadro de

datos reales

Nos levara directamente sobre las horas restantes de trabajo inicial.

67
Ahora si debemos elegir trabajo final y sin trabajo restantes

Posterior a esto continuamos notificando las siguientes operaciones.

Cabe destacar que se procedió a cambiar fecha y hora de acuerdo a la hora real
cosa que no arrojara error al ingresar los datos.

Al ingresar a ultima operación, el sistema nos dice que ya estamos en la última

notificación seleccionada, se graba

68
Si nos vamos al flujo de documentos de la orden de trabajo podremos ver todas
las operaciones ya notificadas.

69
Anulación de una o más notificaciones.

En SAP las notificaciones ya efectuadas, es posible también anular una de ellas o

mas. Para este caso debemos utilizar la TRX IW45.

Si revisamos a modo de ejemplo utilizaremos la misma orden de trabajo anterior y

una de las mismas notificaciones. Para esto ingresamos en la TRX IW45 e
ingresaremos la orden de trabajo.

Al dar enter en la misma orden de trabajo nos dará una información solo de
notificación como sigue.

Ingrese la opción SI para tomar as notificaciones a anular

Seleccione la notificación a anular.

70
Dar click a icono de datos reales y aparecerá la pantalla de la notificación

Se guarda y aparece una pantalla donde pide las razones de la anulación

71
Se devuelva con bola verde y flecha blanca

Si volvemos a ver la orden de trabajo en flujo de documentos podremos ver lo

siguiente:

Demos visualizar documento y podremos ver el vale anulado.

72
Estatus de Orden de Trabajo
Dentro de la orden de trabajo existe una sección que muestra el estatus de la
orden para todo el tiempo, es de mucha ayuda y permite saber en todo momento
que etapas ya se cumplieron con una orden.
La forma de visualizarla es desde la orden de trabajo en el botón

Después de pinchar aparece una traducción de cada una de las siglas.

73
 Netweaver
Es una aplicación que integra las herramientas de SAP de diversas transacciones
y pantallas en una sola ventana que funciona a través de un navegador de Internet
(ej. Internet Explorer), su objetivo es disminuir los tiempos de atención al Cliente y
ser una herramienta que apoye la gestión en la oportunidad que se encuentre
cualquier personal de Salfa atendiendo a un cliente.

Dirección de Intranet de Netweaver para mandante de pruebas:

http://200.200.136.105:50100/webdynpro/dispatcher/local/Salfa/Salfa
Se debe registra usuario y contraseña, para la salida en vivo usuario y contraseña
serán los mismos.

Luego se debe acceder al Menu superior “Servicio” y desplegar la opción

necesaria:

Recepción de Equipos
Para hacer más fácil la recepción de equipos se ha creado una aplicación en
Netweaver, que fusiona varias de las pantallas de la creación de avisos, y
actualización de puntos de medida en SAP en una sola ventana de Internet,
similar a lo que conocemos hasta ahora como Intranet.

Oficina de
Puesto de Ventas lo trae
Trabajo lo trae usuario por
usuario por defecto
defecto

Ingresar fecha y
Ingresar Patente hora estimada
o VIN y dar clic de entrega
en botón “Verf”

Actualizar
Ingresar inventario
Kilometraje y/o del equipo
Horas del Equipo

Texto explicativo,
Actualizar descripción de
inventario síntomas por parte
del equipo del cliente

74
Problemas en la recepción de equipos.
Si el equipo no está creado: Se debe pasar al modulo de creación rápida de
equipos en Netweaver.
Si el cliente no está creado: Se debe pasar al modulo de creación de
clientes de netweaver
Para terminar el proceso de recepción se debe dar un click en el botón “Grabar”, al
ocurrir esto se abrirá una nueva ventana que trae el formato de impresión de la
orden de trabajo, el formato se muestra como ejemplo a continuación:

Este archivo es un documento en formato pdf, que no es factible reimprimirlo, por

lo que se recomienda grabarlo en una carpeta dentro de su PC.

75
Creación rápida de Equipos

Ingresar VIN y Ingresar Rut de

Patente Asociar el VIN Cliente y
a un material pinchar Buscar
existente

Si cliente no está
creado se debe crear
en Pestaña Clientes

Se debe buscar el
material idóneo para el
equipo creado y
después se da Aceptar

76
Actualización de Puntos de Medida
Desde Netweaver se podrá de manera rápida
ingresar el Kilometraje y horas de un equipo,
sin necesidad de acceder a las transacciones
IK11 o IK22 que lo actualizan directamente en
SAP.
Para ingresar el dato basta con ingresar la
patente o vin del equipo correspondiente, se
pincha el botón “Buscar Equipo” y
automáticamente el sistema mostrará en
pantalla los últimos valores medidos y en la
fecha en cuales fueron tomados.

Para finalizar se debe ingresar el nuevo valor

medido y pinchar el botón “Actualizar”

Carga de Repuestos en OT

•
• La Carga de Repuestos por Netweaver se explica en Capacitación de
Repuestos que se encuentran en la siguiente dirección:
o G:\SAP1\MM\Instructivo SAP VENDEDORES.ppt
o G/SUCU/REPT/SAP/Instructivo SAP VENDEDORES.ppt

77
Caja de servicio
Paso 1: Buscar Factura a Pagar

Ingresar Rut y
pinchar el botón
“Buscar Factura”

Paso 2: Seleccionar las facturas a pagar y presionar el botón “Seleccionar”

78
Paso 3: Registrar la forma de pago del cliente

Se debe seleccionar el tipo de pago

y registrar el monto, en forma
posterior y cuando el campo
Diferencia es 0, se procede a
Guardar

Paso 4: Se genera el númro de ticket con el cual Caja recaudará los ingresos

Posteriormente pasar por caja a pagar con el número de ticket.

79
Libro de Caja
Los libros de caja se utilizan para manejar los fondos fijos entregados a las
distintas sucursales o dependencias de salfa que requieran de manejo de efectivo.
Este sistema NO REEMPLAZA al manejo administrativo propio que de cada
sucursal a los fondos por rendir, lo que reemplaza y automatiza es el sistema que
actualmente tiene un responsable de un fondo en términos de administración de
efectivo, tenencia de boletas y comprobantes de gastos.

Descripción Transacción Asociada

Apertura de libro de caja FBCJ

Paso 1

Presionar uno de los iconos

Seleccionar Sociedad y Libro de Caja

Los libros de cajas son

los existentes como
fondos fijos hoy en día.

La responsabilidad de manejo del fondo por lo general corresponde a una sola

persona, y se recomienda que su uso sea realizado por el mismo responsable,
favor no entregar su clave a otros usuarios.

80
Paso 2

Seleccionamos la pestaña de
Ingreso

Se selecciona el tipo
de operación contable

Paso 3

Se selecciona el tipo
de operación contable

81
Paso 4

Incluir CECO o OT

No confundir

Se ingresa o selecciona (como mínimo):

•Monto
•RUT del responsable del fondo
•Referencia
•División

Paso 5

Se selecciona la línea

Se graba la selección

Puede aparecer una advertencia, se

ignora, se da “Enter”

82
Paso 6

Indica el estado de la
operación

Se selecciona la línea

Se contabiliza la
selección

Paso 7

La operación fue
grabada

Visualiza la
contabilización

83
Paso 8

Nota: A partir de esta transacción es factible cargar gastos en forma directa a una
orden de trabajo.

84
Informes de Gestión
Avisos y
IW59 Visualizar Avisos
Ordenes IW39 Visualizar ordenes

IW37N Visualizar operaciones

Operaci IW47 Lista de notificaciones
ones IW49 Visualizar operaciones
S_ALR_87014388 Visualizar operaciones con Tpo. Restante

IQ09 Visualizar Equipos

Equipos IE37 Visualizar Equipos con Matricula
IE07 Visualizar Equipos por Niveles

Para acceder a las transacciones de gestión se debe pasar por dos etapas
obligatorias y una opcional:
1. Filtrar la búsqueda de elementos.
2. Elegir los campos para visualizar en el informe
3. Grabar una forma de visualización para un usuario en particular.

Ejemplos paso 1

Estados del elemento buscado

Características para aplicar filtros

de busqueda

85
Paso 2

Incorporar nuevos
campos al informe

Traspasar
Campos al
lado izquierdo
para visualizar
y a la derecha
para quitarlos

86
Paso 3 (opcional)
Si se desea ver el mismo informe todas las mañanas y no se desea pasar por el
paso 2, lo que podemos hacer es Grabar una variante

Nombre del
Informe

Descripción 2
Informe

Marcar informes
personales

Definir el tipo de Variante

Grabada con anterioridad

87
Estados de Resultado
Para acceder a ver un Estado de resultados se debe ingresar a la transacción
GR55, en donde existen dos tipos de informe que explicaremos a continuación:
1º ZSAL: En este informe se presentan todos los ingresos y gastos por Centro de
Beneficio (exdepartamentos) y separado por cada División (exsucursales), pero
los ingresos y costos se muestran en el departamento que está generando la
acción, por ejemplo en servicio se muestran todos los costos e ingresos que pasen
por las OTs.

2º ZNEG: Es un Estados de Resultado en que se reclasifican los costos y los

ingresos en cada unidad de negocio (Centro de Beneficio)

Para ejecutar cualquiera de los dos informes anteriores se debe acceder a la TRX
GR55 como se muestra a continuación:

Y digitar el informe que se desea ver

Posteriormente se ejecuta con F8 o con el reloj de la esquina superior izquierda.

Para acceder a los datos, se debe registrar el periodo y el ejercicio contable a

revisar, en este caso utilizaremos como ejemplo el mes de Febrero de 2008

88
 Posteriormente se ejecuta con F8 o con el reloj de la esquina superior izquierda.

Se muestra a continuación el EERR de todos los Centros de Beneficio y Divisiones

a las que se tenga acceso

Para seleccionar una

División y Centro de
Beneficio, se debe
hacer doble clic en
estos campos

Si das doble clic sobre División, entonces se despliega

la lista de Divisiones y se debe seleccionar la que se
necesita consultar.

Si das doble clic sobre CeBe, entonces se despliega la

lista de Divisiones y se debe seleccionar la que se
necesita consultar.

Se muestra a continuación un ejemplo de la pantalla de

selección

89
Para Investigar en qué consiste el saldo de una cuanta contable se debe hacer
doble click en el valor, como en el ejemplo a continuación:

Y se despliega el detalle

Y si seguimos buceando en uno de los valores, podremos llegar a la factura y

detalles de cada compra o venta.

El EERR no se encuentra en línea, ya que Contabilidad debe correr procesos de

WIP y de Liquidación de las ordenes de trabajo para que estas lleguen al EERR,
se informará el período cada cuanto será corrido este proceso, demanera de ir
refrescando este valioso informe.

El informe ZNEG, se comporta de la misma forma, por lo que o se detallará su

consulta.

90
Notas de crédito
Las Notas de crédito en SAP cumplen con las siguientes características
1º Hacen referencia a una factura ya emitida.
2º Tienen distintos tipos de nota de créditos:
Fe de Erratas.
Por diferencia de Precio.
Por descuento.
Por devolución2
3º Deben ser aprobadas antes de ser emitidas.

Comienza el proceso accediendo a la transacción VA01 y digitando la case de

Pedido ZNCA, posteriormente dar ENTER

Aparecerá la siguiente ventana que hace referencia

sobre la factura a la cual se hará la nota de crédito.
Digitar el número de factura SAP y pinchar Tomar o
dar ENTER.

2
Para este tipo de Nota de crédito vea flujo 2, pues el proceso es distinto

91
 Luego se accede a una pantalla que es muy similar a la de un pedido o una oferta,
se muestra pantalla a continuación:

Es seleccionada la
posición y se elimina

Posteriormente se debe colocar el cursor en la próxima línea en blanco de Material

y buscar los materiales de Nota de crédito correspondientes a las unidades de
negocio que se harán cargo de la nota de crédito.

Se debe ingresar los materiales

correspondientes a los descuentos
para cada unidad de negocio, las
aplicadas por servicio se detallan a
continuación y siempre la cantidad
prevista debe ser 1.

92
 Cod Mat Nombre Material
NCSLL01 N/C Dif precio Depto SL Taller
NCSLL02 N/C Fe de Erratas Depto SL Taller
NCSLL03 N/C Descuento Depto SL Taller
NCSLT01 N/C Dif precio Depto SL Tapide
NCSLT02 N/C Fe de Erratas Depto SL Tapide
NCSLT03 N/C Descuento Depto SL Tapide
NCSLC01 N/C Dif precio Depto SL Camiones
NCSLC02 N/C Fe de Erratas Depto SL Camiones
NCSLC03 N/C Descuento Depto SL Camiones
NCSPC01 N/C Dif precio Depto SP Camiones
NCSPC02 N/C Fe de Erratas Depto SP Camiones
NCSPC03 N/C Descuento Depto SP Camiones
NCSPM01 N/C Dif precio Depto SP Maq.Construccion
NCSPM02 N/C Fe de Erratas Depto SP Maq.Construccion
NCSPM03 N/C Descuento Depto SP Maq.Construccion
NCSPF01 N/C Dif precio Depto SP Forestal
NCSPF02 N/C Fe de Erratas Depto SP Forestal
NCSPF03 N/C Descuento Depto SP Forestal
NCSPB01 N/C Dif precio Depto Forestal Mininco
NCSPB02 N/C Fe de Erratas Depto Forestal Mininco
NCSPB03 N/C Descuento Depto Forestal Mininco

A continuación se debe dar doble click en el código del material para incorporar el
monto de la nota de crédito:

93
En la hoja de expedición se debe definir el centro de expedición, y esto depende
dónde se está confeccionando la nota de crédito.

Luego en la carátula en la hoja de Ventas se debe especificar la razón de la Nota

de crédito:

Elegir el motivo de la emisión

de la nota de crédito.

94
Luego, todas las notas de crédito están bloqueadas por defecto, y estas se
desbloquean a través de la transacción V.23

Operativamente se debe elegir la nota de crédito

Posteriormente se debe ir a la transacción VF01 con el número del “Documento de

Venta”, en este caso 60000060, y dar pinchar Resum.Facturas

95
Aparecerá la siguiente pantalla, a la que se debe pinchar el botón guardar.

Y se genera el número interno de la nota de crédito en SAP

96
Para imprimir la Nota de crédito, se debe acceder a la transacción IDCP

Se debe registrar número de Pila y

número de libro contable

En este caso se debe elegir 03 Nota de crédito

electrónica.

Posteriormente se debe elegir el nº de libro, lo que tiene que ver más con el
departamento y la caja como se muestra a continuación

Luego se ejecuta la transacción en el reloj superior izq o con F8

97
A continuación se elije los siguientes datos:

Luego se pincha la línea y se libera e imprime el documento

98
Luego, se pueden acercar a la impresora elegida y retirar el documento

Descripción Transacción Asociada

VA01 Crear Nota de crédito
V.23 Desbloquear Nota de Crédito
VF01 o VF04 Emitir Nota de Crédito
IDCP Imprimir Nota de Crédito

99
 Seguimiento Telefónico y block de notas
Hasta ahora toda la información generada en la comunicación entre el receptor y
un cliente es almacenada en la memoria del receptor o en los cuadernos de este
último.

La información generada por la comunicación es importante, y esta información no

sólo pertenece al receptor o la persona que conteste el teléfono, pues es de todo
SALFA, y el ideal es que a esta información pueda acceder personas con grado de
autoridad suficiente, para informarse, corregir o cambiar datos.

En SAP existe una herramienta diseñada para estos fines que se encuentra dentro
de la transacciones de Creación y Modificación de Avisos IW51 e IW52.

Paso 1: Registro
Paso 2: Visualizar de Llamadas y
los registros de Notas internas
Notas y llamadas

Al registrar una llamada o una Nota Interna esta podrá ser consultada por otro
receptor de la misma división, o por sus superiores directos, por otro lado a través
de Menú de Actividades se puede observar los diálogos o notas, sus fechas de
confección y autor.

Descripción Transacción Asociada

Crear Aviso IW51
Registro Telefónico IW52

100
Adjuntar Archivo
Para el mejor entendimiento de una falla, de una garantía o como resultado final
de una visita en terreno es necesario documentar a través de fotografías o
informes el estado general de un equipo, las condiciones de trabajo, etc.

Hasta ahora este tipo de documentación pese a su importante uso es almacenada

en los computadores personales de los funcionarios de SALFA o en el disco
G://fotos, siendo dificultoso el guardarlas, encontrarlas y encontrando dificultades
para ver esta información en el momento que son requeridos, otro ejemplo al
emitir un presupuesto donde podemos sacar unas fotografías por un siniestro o
reparación, estas fotografías quedan dentro de una cámara o un PC en alguna
sucursal X.

SAP a través de los Avisos y Ordenes pede dejar registro de todos los
documentos antes mencionados a través de un administrador de archivos que se
encuentra localizado en cada aviso u orden.

Para esto podremos hacerlo desde la TRX iw51 o IW32, ingresamos al icono
superior lado izquierdo

Elija donde va a adjuntar el documento, si en el aviso o Orden de trabajo y

seleccione dando un clic sobre el número

101
Nos indica una serie de opciones, debemos elegir el crear anexo

Automáticamente nos envía al buscador del PC donde podremos elegir el archivo

Aca podremos buscar dentro del PC el archivo necesario

102
Para visualizar el archivo adjunto seleccionamos la orden de trabajo o aviso y
seleccionamos el mismo icono pero esta vez seleccionamos lista de avisos.

103
Costes en la OT y cómo interpretarlos
Como se ha repetido en el transcurso de las capacitaciones y del presente manual
en SAP el concepto de ingresos y costos se encuentra separado.
Dentro de la orden de trabajo se controlan todos los gastos presupuestados y el
cómo esos gastos van siendo ejecutados, para eso la orden de trabajo cuenta con
una hoja denominada “Costes”

Luego al cargar elementos para presentar un presupuesto la orden aparece como

a continuación:
En esta columna
aparecen los costos
planificados de la orden

A medida que se generan los gastos reales de los ítems, se van reflejando los
gastos dentro de la orden, de manera que los responsables pueden saber qué
elementos de los presupuestados han sido realmente consumidos.
En el caso mostrado a continuación, se ha consumido mano de obra:

104
En caso que se desee observar las cuentas a las cuales se contabilizarán en
forma reales estos gastos se debe pinchar el siguiente botón en la hoja de
“Costes”:

A partir de eso se desplegará la siguiente pantalla:

Las cuentas que comienzan con el números 3 reflejan las cuentas de ingreso, y
las cuentas 4 y MOBRA generan cuentas de gasto. Todas ellas parasán a
conformar parte del Estado de resultados.

105
Contratos de Mantenimiento
Este es una de las aplicaciones de servicio más compleja de implementar, sin
embargo, a partir de este compleja implementación se simplifica el trabajo para
receptores y administrativos para los contratos Full Service (como el de Mininco) y
de Mantenimiento (Transcom, Santa Marta, Ilzauspe, etc.).

Por lo anterior, les recomendamos leer atentamente los detalles de este contrato
hasta el final y practicar en el mandante 200 antes de crear un contrato en el
mandante 300 de producción.

Componentes de un contrato

Un contrato de Mantenimiento se divide en dos grandes ítems

1º El contrato: Este es creado en la transacción VA41 y en este se definen las
condiciones comerciales (Monto por Km u hora a cobrar), se asocian los equipos,
se define la duración del contrato, fechas de facturación y cual es el plan de
facturación.

2º La definición técnica del contrato, la que está compuesta por:

2.1 Estrategia: Es la periodicidad en términos técnicos en los cuales es aplicada
un plan de mantenimiento transacción IP11, por ejemplo se muestra una
estrategia de mantenimiento que es cada 100 Hrs y se aplican las
mantenciones A, B y C. La mantención A es cada 100 Hrs, La B es cada
200, y la C cada 300, pero cuando se aplica la C no se puede aplicar
ninguna otra.

2.2 Hoja de Ruta: Es el listado de Operaciones creadas en la IA05 especificas

aplicadas en una mantención, por ejemplo ver la tabla adjunta:

Cod Ope o Rep Operación o Repuesto Op Asociada Tiempo

Op 1 Revisar Falla de Motor - 0,5 Hrs
Op 2 Desmontar y montar Culata - 1 Hrs
Op 3 Reparar culata - 0,7 Hrs
Op 4 Cambiar Taque de motor - 2 Hrs
Op 5 Cambiar Eje de Levas - 3,5 Hrs
Op 6 Cambiar metal de eje de levas - 2,7 Hrs
Op 7 Desmontar y montar carter - 1,5 Hrs
Op 8 Cambiar aceite de motor - 3 Hrs
Op 9 Cambiar filtro aceite de motor - 1 Hrs
Rep 1 Aceite de Motor Op 8 20 Lts
Rep 2 Eje de levas Op 6 1 UN

106
 2.3 Asignar estrategia a la Hoja de Ruta: A cada operación dentro de la misma
Transacción IA05 se debe asignar la o las estrategias en las cuales
debe ser aplicado, como se muestra como en la tabla adjunta:

Cod Ope o Rep Operación o Repuesto Op Asociada A B C

Op 1 Revisar Falla de Motor - x
Op 2 Desmontar y montar Culata - x
Op 3 Reparar culata - x
Op 4 Cambiar Taque de motor - x
Op 5 Cambiar Eje de Levas - x
Op 6 Cambiar metal de eje de levas - x
Op 7 Desmontar y montar carter - x
Op 8 Cambiar aceite de motor - x x
Op 9 Cambiar filtro aceite de motor - x x

2.4 Crear plan de mantenimiento: Se asocia la Estrategia, Hoja de Ruta,

Equipos, se le indica los puntos de medida3 que apoyarán la medición y
apertura de las ordenes de trabajo. Todo lo anterior en la transacción
IP42.

2.5 Iniciar plan de mantenimiento: Se da el inicio al mantenimiento en la

transacción IP10

3ºFinalmente en la transacción IP30 se muestra la gestión de ordenes de trabajo,

la creación de orden automáticas.

4º Existen módulos de gestión del contrato que ayudan a controlar sus ingresos y
costos, ejemplo KSB5 y la KKBC_KUN

A continuación mostraremos el proceso de creación de contratos paso a paso:

1º Creación de contratos
A través de la transacción VA41 se crean los contratos, estos pueden ser editados
a través de la transacción VA42 y Visualizados a través de la transacción VA43.

Para dar comienzo a un contrato se debe definir como dato principal el tipo de
contrato, que se indica a través de la clase de pedido abierto ZWV.

Posteriormente debe ser ingresada la Sociedad (1000), Canal de Distribución

(SE), Sector (P0, que identifica servicio pesado), se registra la Oficina de Ventas y
se define si las atenciones serán en taller o terreno (STA o STE)

Lo anterior se muestra en la imagen siguiente:

3
Los puntos de medida utilizados en contrato deben tener obligatoriamente en la definición del
punto un estimado de su actividad anual. Esto se realiza en la transacción IK02.

107
Luego se debe completar el Solicitante y el Destinatario de Mercancía, que
comúnmente es el cliente

Ingrese aquí el Rut del

Cliente

A continuación deben ser ingresados los materiales a facturar, este material se

debe ingresar uno por cada tarifa distinta que exista en el contrato.
Por ejemplo:
El contrato consta de 4 equipos
Skidder 640 cantidad 2 tarifa US$ 15 por Hora
Excavadora 230 cantidad 1 tarifa US$ 27 por Hora
Grua 335 cantidad 1 tarifa US$ 21 por Hora

Bajo el ejemplo anterior deben ser creados en el contrato 3 materiales como se

muestra a continuación:

108
 Se debe incorporar la fecha de inicio
y termino del contrato

Nota: Para los contratos de camiones se debe utilizar el material CCSSCAM y los
contratos de Maquinaria CCSSMAQ

Primero asignaremos los equipos a cada Material, se elige el material y se va a

Detalles y Objetos técnicos

109
Por lo que se despliega la siguiente pantalla

Ingresar VIN y código

de Material del equipo
y luego regresamos al
contrato

Y se le da doble click al material y se asigna el centro

110
Posteriormente se incorpora la condición comercial, por ejemplo $ 12.500 por Hora

2º Definición de estrategia

Se accede a la transacción IP11 y se definen los campos de la pantalla adjunta

Unidad del Punto de medida que se utilizará para
facturar, en nuestro cao Horas o Kilómetros

Si se estima que un equipo recorre 30000

Km/mes y las mantenciones son cada 15000,
las OTs el sistema serán abiertas en forma
automática en el 90% de 15 días.

Copiar datos de este modo

111
Después se pincha “Paquetes” y se completan los datos de la estrategia:

Factor de retraso de una

estrategia, con respecto al 0

Si se da Click en la secuencia del

Paquete se puede observar

Vista de Secuencia

2º Creación de Hoja de Ruta

Ver creación de hojas de ruta, en el presente Manual o seguir la breve descripción

112
113
 Equipos
Los Equipos en SAP poseen al igual que una persona en la consulta de su médico
una ficha técnica dentro de SAP, en icha ficha quedan registrados los datos de su
creación, sus dueños, las ordenes de preentrega, las ordenes de garantía, los
registros de kilómetros u horas y las características propias de cada diferente tipo
de equipo vendido por SALFA

A continuación describiremos el cómo leer esta ficha y cómo acceder a ella:

La ficha se muestra regularmente en la transacción IE03 a la que accedemos a
través del VIN del equipo o por algunos de los atributos de búsqueda que nos
presenta SAP a través del match code.

Y a continuación
se da ENTER

Y se despliega a continuación la ficha del equipo:

Pinchando acá se puede acceder

a los kilometrajes y horas del
equipo, vea capitulo Puntos de
Medida

Clase de equipo, dato necesario

para valorizar la Mano de Obra,
antes de facturar una orden de
trabajo, vea capitulo Precio.

Accediendo a Datos de
serie se puede saber el
historial de Avisos o
Ordenes de este equipo
Datos de fabricación,
Fabrica, marca año

La Hoja de características
muestra los datos propios
de cada modelo de
En esta hoja se registra equipo, motor,
los datos de patente o transmisión, color, etc.
matricula, la cilindrada del
motor

114
El historial del equipo se transforma en una excelente herramienta de análisis, y es
factible obtenerlo dentro de la pestaña “Dat.Serie”, como se muestra a
continuación:

Y lo que se ve al pinchar el botón historial es lo siguiente:

Dando doble click sobre cualquier orden o aviso se podrá ver el detalle de la
reparación anterior.

Nota importante:
Se podrá acceder a esta transacción desde cualquier pantalla de SAP en donde
se muestre el VIN de un equipo en particular, por lo que se puede estar generando
un aviso, y a partir de esa ventana consultar la ficha del equipo sin necesidad de
abrir nuevas ventanas del sistema.

Descripción Transacción Asociada

Crear Equipo en SAP IE01
Modificar Equipos IE02
Visualizar Equipo IE03
Lista de equipos para análisis IE07
Lista de Visualización Equipos IQ09
Lista de Edición Equipos IQ08

115
Conclusiones
SAP es un nuevo sistema que nos proporciona nuevas y multiples herramientas
de gestión, planificación y control, sin embargo, es complejo y difícil de aprender,
por lo que es necesario mucha de dedicación de parte de las personas que con él
interactúan, de ese modo se podrán sacar mejor provecho y utilizar al máximo.
Como ejemplo queremos presentar una lista de nuevas mejores practicas que
facilitan la operación de servicio para esta nueva etapa:
• Se elimina la doble digitación de presupuestos.
• Se unifica el tempario por Marca Modelo a nivel nacional.
• A través de los presupuestos se logra planificar el trabajo restante en cada
taller ¿Cuántas horas vendidas no he realizado?.
• Se controla los tiempos reales v/s los temparios.
• Se vincula imágenes e informes a la orden de trabajo o aviso que registra el
problema, evitando entropía de información.
• Se disminuye los tiempos de atención para clientes que compran servicios
de mantenimiento.
• Se disminuye el trabajo para personal de servicio y Repuestos en Órdenes
de Mantenimiento.
• Se controla si el cliente es sujeto de crédito antes de una reparación.
• Se elimina la creación de n Ots para una misma reparación.
• Costos de Preentrega de Camiones y Máquinas se liquidan al Equipo.
• Facturación opcional antes del consumo de costos.
• Opción de facturar 1 OT en dos o más facturas.
• Opción de facturar n Ots en una factura.

Luego estas son algunas ventajas más obvias del sistema, otras las iremos
conociendo en el tiempo y a medida que sigamos incorporando mejoras.

Agradecemos mucho su cooperación y esfuerzo por aprender.

116
 Anexo de Transacciones

IW51 Crear Aviso

En la pantalla inicial se da registra el tipo de Aviso

Título del Aviso

VIN del Equipo

Después de
completo el
aviso se emite Ingresar Puesto
la Orden de Trabajo

El Cliente se Ingrese Grupo

completa Planificador
automáticamente
, si el equipo lo
tiene Rut del Receptor

Registrar Registrar
Sociedad 1000
Canal: SE
Sector: P0 (Pesado), P1 (Liv)

Consideraciones
• Siempre el equipo se identifica por VIN, pero a través del Match code se puede
buscar por patente en la busqueda “Mediante datos de identificación”.

Búsqueda de Equipo por patente:

Dentro del Match code del busqueda del equipo se debe buscar la opción de
“Equipo mediante datos de identificación del vehiculo”

Ingresar
Patente

117
 VA22 y VA02 Incorporar un Descuento

Tipo 2: Si se desea hacer

un descuento de cargo de
otro departamento de
Salfa

Tipo 1: Si se desea hacer

un descuento de cargo de
servicio, se da doble click
sobre el Material

Tipo 1: Descuento al Material

Clic, para ver

los tipos de
descuentos 1

118
 Luego basta elegir el tipo de descuento y en
la línea del importe asignar el monto del
descuento o el porcentaje según
corresponda.
El tipo de descuento ZGAT, asigna un
descuento por concepto de Provisión de
Garantía para Servicio Pesado.

Tipo 2: Descuento por Departamento

Clic, para ver

los tipos de
descuentos 2

Luego basta elegir el tipo de descuento

asociado al departamento que se hará
responsable de cofinanciar la reparación.
Sólo se puede incorporar un descuento por
tipo.
Es factible incorporar varios descuentos a
una misma orden.
El tipo de descuento ZGAT, asigna un
descuento por concepto de Provisión de
Garantía para Servicio Pesado.

119
 DP80 Crear Oferta
Se debe ingresar a la transacción con el número de la Orden de Trabajo, y dar clic
en el icono “Oferta”.

Pinchar aquí

Y a continuación aparece la siguiente oferta

Cabecera de la Oferta

Visualizar Oferta de
servicio

120
 Anexo Clases de Objetos técnicos

Cl.vehíc. Texto cl.objeto

1000 Asfalt/Pavimentadora
1001 Autohormigonera
1002 Automóvil
1003 Betonero
1004 Bulldozer
1005 Cabezal
1006 Fresadora
1007 Camión Liviano
1008 Cosechadora Minera
1009 Camión Pesado
1010 Camioneta
1011 Cargador
1012 Clambunk
1013 Crawler
1014 Excavadora
1015 Feller
1016 Forwarder
1017 Furgon
1018 Grua
1019 Harvester
1020 Jeep
1021 Manipulador Telescop
1022 Mini Cargador
1023 Motoniveladora
1024 Retroexcavadora
1025 Rodillo
1026 Skidder
1027 Station Wagon
1028 Suburbana
1029 Tracto Camión
1031 Van
1034 Grua Forestal
1035 Tambor - Neumático
1036 Mini Bus
1037 Bus
1038 Tractor
1039 Grúa Horquilla
1040 Recicladora
1041 Cargador Frontal
1043 Accesorio
1044 Planta de Asfalto

121
 Anexo Clases de Actividad

Servicio Liviano Servicio Camiones Livianos

Servicio Pes. Maquinarias Servicio Pes. Camiones Servicio Pes Forestal

Nota: La asignación de estas clases de actividad dependen del puesto de trabajo

que se incorpore en cada Operación, favor recordar que la Mano de Obra debe ser
cargada en la Transacción ZBHR.

122
 Anexo Formularios
Formulario de Oferta

Formulario de Notificación

123
Formulario Ficha de Control

124
 Anexo Preguntas Frecuentes
1 ¿Al ingresar para ver historial de vehículos como debemos hacer para ver
los kilometrajes?
R:Se debe ingresar en la transacción IE03, y acceder a los
PuntosMedida/Contador, seguir el ejemplo:

125
126
2 ¿Cómo se pueden configurar las impresoras para listar las ordenes?

R: El problema de impresoras es un problema Corporativo para todos los módulos,

sin embargo, a través de informes estándar es factible bajar listas de Ordenes a
Excel y desde ahí hacer lo que se estime conveniente.
R: Dentro de las transacciones usadas para listar ordenes está la IW38 e IW39 y
para listar los avisos son la IW58 e IW59

127
 Con botón derecho sobre la

3 ¿Al cargar reptos a la o.t. aun aparecen con valor de $1?

R: Efectivamente aparecen repuestos cargados a costo $1, ya que sólo tiene costo
promedio donde tienen existencia.

4 ¿Al tratar de cargar un filtro para un vehiculo determinado en reptos ej

aparece una lista de filtros pero no están asociados a un modelo
determinado?
R: Lo que Uds plantean es efectivo, ya que sólo se debe usar esta transacción
IW32 o IW3K por parte de servicio cuando el código del repuesto sea conocido.
Para la carga de repuestos desde el área de repuestos se ha creado una
aplicación en Netweaver que no está 100% liberada, que es similar a la pantalla
de venta de repuestos, les envió una vista previa para que la vean

128
5 Al generar un pedido ¿como se hace la entrega de repuestos en la practica
y con que documentos?
R: Existen dos manera de incorporar repuestos a una Orden
1. Desde SAP en la transacción IW3K e IW32, para realizar la entrega el vale
de Picking se debe imprimir por Repuestos en Netweaver
2. Desde Netweaver por parte personal de Repuestos, para realizar la entrega
el vale de Picking se debe imprimir por Repuestos en Netweaver

6 ¿Cuándo estará disponible la carga automática de operaciones y

componentes para cada mantención por modelo?
R: En una primera etapa sólo existirán temparios individuales.
En una segunda etapa en cuanto lo Soportes al Producto y en servicio liviano
logren mayor conocimiento de la herramienta Hojas de Ruta implementaremos los
códigos de Productos para mantenimiento, lo que incorporarán Hojas de Ruta que
incorporan MO+Repuestos+Materiales.

7. ¿Cómo cargo materiales, aceites, etc., del pañol?

R:
• Los materiales de Pañol, con excepción del aceite no serán cargados a la OT
sino que se irán directamente a gastos.
• La forma de cobro de esos materiales se conseguirá a través de un Recargo
de Mano de Obra en la Oferta o en el Pedido.
• En GPX el recargo de MO alcanzaba el 4%, pero en SAP puede ser cualquier
porcentaje a incluir en una oferta o Pedido.
• Las transacciones para incorporar este Recargo son la VA22 y VA02

Ir a
Condiciones

129
Pinchar aquí

130
 Ingresar % del

Dar Click en Activar

8 ¿Cómo creo un vehiculo que no esta en SAP?

R: Este caso será muy común en el área de servicio liviano, y debe ser
solucionado a través del modulo de servicio de netweaver. (Véase capitulo
Netweaver).

9 Hay unidades que tienen un código de operación ¿Qué debemos hacer con
ellos?.
R: Para los modelos de muy corta data no existe información histórica de los
tiempos que se deben asociar a sus operaciones, por lo que es responsabilidad de
las gerencias de servicio liviano y pesado el asignar tiempos, se recomienda en
este caso comunicar al Jefe de Servicio respectivo de esta situación, el se pondrá
en contacto con el área de administración de servicio de cada gerencia para la
incorporación de las Hojas de ruta con las Operaciones correspondientes.

10 ¿Cómo identifico el repuesto por el modelo del auto?

R:
• Para los primeros días no es necesario que servicio cargue repuestos en las
Ots, esta función es de las áreas de repuestos y neumáticos.
• La Carga de Repuestos por Netweaver se explica en Capacitación de
Repuestos que se encuentran en la siguiente dirección:
o G:\SAP1\MM\Instructivo SAP VENDEDORES.ppt
o G/SUCU/REPT/SAP/Instructivo SAP VENDEDORES.ppt

11. ¿Como listo los trabajos del contratista (D y P)?

R: Se pueden listar las solicitudes de compras externas a través de la transacción
ME2L

131
12 ¿Con que documento (físico) trabaja el técnico y se solicitan los
repuestos?
R: Trabaja con la Ficha de control, que se encuentra descrita en el Anexo
Formularios y su forma de impresión también es tema del presente Manual.

13 ¿Por qué no puedo emitir el formulario de recepción desde Netweaver?

R: para poder visualizar documentos PDF generados por NetWeaver se DEBE

tener instalada la versión 7.0 en adelante del ADOBE READER

14 ¿Quiero imprimir la oferta pero en la va22 no me aparece el icono dar

salida?

132
R: No debes entrar a la transacción, en la VA22 sólo debes registrar el número de
la oferta e ir a Dar salida

15: al crear un cliente en NW existe un campo obligatorio llamado “Concepto

de Búsqueda” ¿que información debo colocar?.

Por ejemplo
Nombre: Cesar Cisternas
Concepto de Búsqueda: Jefe_Servicio

Es un dato que identifique el cliente, para las personas yo elegiría el apellido…

Tiene más sentido en las empresas, por ejemplo
Nombre: Besalco Maquinarias Sociedad Anonima
Concepto de Búsqueda: Besalco

133
 Anexo Errores Comunes
En el presente anexo se describen los errores más comunes que se han detectado
hasta ahora, y presentamos la forma como se ocasionan y así evitar cometerlos.

1º Tratar de facturar un pedido sin haber liberado la orden de trabajo.

Al tratar de facturar en la transacción VF01 se permite hacerlo, sin embargo, el
mensaje que aparece es el siguiente

Para solucionar este caso se debe liberar la orden, y posteriormente en la

transacción VF02 liberar la factura con la bandera verde como se muestra a
continuación:

Aquí se libera la factura, y quedará

contabilizada de manera correcta

134
2º No permite realizar Oferta

Esto se genera cuando no se han asignado las clases de actividad a las

operaciones en las órdenes de trabajo, como se muestra a continuación:

Para esto debe asignar el tipo de Trabajo y el horario en el cual será realizada la
actividad.

135
3º No permite crear la oferta
Esto ocurre cuando se trata de crear una oferta por segunda vez y ya se
encuentra una oferta ya creada.

Se recomienda en este tipo de casos verificar a través del flujo de documentos de

la transacción IW12 el estado de la ordenes, como se muestra a continuación.

136
4º No se permite liberar la orden (con la bandera verde)

Si se analiza el estado de la orden en el boton de Información de estado nos

podemos dar cuenta que la orden no tiene aceptada la oferta, por lo que una vez
que se acepte la oferta podremos liberar la orden y ejecutar los trabajos.

No está aceptada la
ofetta

137
5º Notificar siempre de manera parcial los trabajos

Si uno revisa la notificación en detalle

No se han pinchado los flan de

Notif.final y Sin tbjo.rest, por lo que el
sistema entiende que no se ha dado
por terminado el trabajo.
En este caso se debe anular la
notificación y realizarla nuevamente
como se muestra en el capitulo de
Notificación de Mano de Obra.

138
6º Al generar Pedido este se presenta en 0 pese a que la oferta tiene valores.

La razón de esto es que la división ingresada no coincide con el centro del puesto
de trabajo declarado al momento de confeccionar el aviso.

Para solucionar este problema se propone asignar los valores de división por
defecto a cada uno de los usuarios que abren ordenes de trabajo.

139