CONSORCIO EL CAIRO

PLAN DE CALIDAD

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN No. FECHA DE MOTIVO DE RESPONSABLE
EMISIÓN CAMBIO

CONTROL DE EMISIÓN
Elaboro: Reviso: Autorizo:
Coordinación de Gerencia Técnica Gerencia
calidad Administrativa

Guachetá , junio de 2022

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 TABLA DE CONTENIDO

1. INTROUCCIÓN...................................................................................................................................... 4
2. OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 5
3. ALCANCE .............................................................................................................................................. 6
4. GENERALIDADES ................................................................................................................................ 7
4.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ................................................................................................ 7
4.1.1. Misión .................................................................................................................................................... 7
4.1.2. Visión ..................................................................................................................................................... 7
4.1.3. Organización .......................................................................................................................................... 7
4.1.4. Datos Generales ................................................................................................................................... 8
4.1.5. Declaraciones de la dirección ................................................................................................................... 8
4.1.6. Norma aplicable ........................................................................................................................................ 8
4.2 EXCLUSIONES ..................................................................................................................................... 8
4.3 RIESGOS ESPECIFICOS DEL PROYECTO......................................................................................... 9
5. PROCESOS DE CALIDAD .................................................................................................................. 10
5.1. PROCESOS DE DIRECCIÓN .............................................................................................................. 10
5.1.1. Proceso de Planeación estratégica...................................................................................................... 11
5.1.2. Proceso de Mejora continua ................................................................................................................ 12
5.2. PROCESOS OPERATIVOS ................................................................................................................ 12
5.2.1. Proceso de Planificación de obra......................................................................................................... 13
5.2.2. Proceso de construcción ...................................................................................................................... 14
5.3. PROCESOS DE APOYO ..................................................................................................................... 15
5.3.1. Proceso de Gestión Financiera ............................................................................................................ 16
5.3.2. Proceso de Gestión Humana ............................................................................................................... 17
5.2.3. Proceso de compras ............................................................................................................................ 18
5.2.4. Proceso de Mantenimiento .................................................................................................................. 20
5.4. CONTROL DEL PROCESO................................................................................................................. 21
6. RECURSOS Y COMUNICACIÓN ........................................................................................................ 22
6.1. ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES ...........................................................................22
6.2. RESPONSABILIDADES GERENCIALES ............................................................................................ 23
6.3. COMUNICACIÓN ................................................................................................................................ 24
7. SISTEMA DE CALIDAD ....................................................................................................................... 25
7.1. POLITICA DE CALIDAD ...................................................................................................................... 25
7.2. OBJETIVOS DE CALIDAD .................................................................................................................. 25
7.3. AUDITORIAS DE CALIDAD................................................................................................................. 26
7.4. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORMIDADES ......................................................................... 26
7.5. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS .................................................................................. 26
8. ENTREGA DEL PROYECTO ........................................................................................................................ 28
8.1. ENTRADAS DEL PROYECTO ............................................................................................................ 28
8.1.1. Control del producto suministrado por el cliente .................................................................................. 28

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 8.1.2. Realización del producto ...................................................................................................................... 28
8.1.3. Revisión del contrato ........................................................................................................................... 28
8.2. CAMBIOS EN EL ALCANCE ............................................................................................................... 29
8.3. PRELIMINARES EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO .....................................................................29
8.4. CONTROL DEL PROYECTO .............................................................................................................. 29
8.5. ENTRENAMIENTO .............................................................................................................................. 30
8.5. COMPRAS ........................................................................................................................................... 30
8.6. CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD ......................................................................................... 30
8.7. INSPECCIÓNES Y ENSAYOS ............................................................................................................ 30
8.8. COMPROBACIÓN Y VERIFICACIÓN DE PRODUCTO Y/O SERVICIO ............................................. 31
9. GESTIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA................................................................................ 32
9.1. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS ......................................................................... 32
9.2. MANEJO, ALMACENAMIENTO, PRESERVACIÓN Y ENTREGA .......................................................32
10. ENTREGABLES DEL PROYECTO ..................................................................................................... 33
11. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD .................................................................................................. 34
12. MÉTODOS Y MECANISMOS DEL PLAN DE CALIDAD

TABLA DE ESQUEMAS

Esquema 1. Organigrama de empresa .............................................................................................. 8

Esquema 2. Mapa de procesos Generales ...................................................................................... 10
Esquema 3. Proceso de Direccionamiento estratégica .................................................................... 11
Esquema 4. Proceso de mejora continua ........................................................................................ 12
Esquema 5. Proceso de planificación de obra ................................................................................. 13
Esquema 6. Proceso de Construcción ............................................................................................. 14
Esquema 7. Proceso de Gestión Financiera .................................................................................... 16
Esquema 8. Proceso de gestión humana......................................................................................... 17
Esquema 9. Proceso de compras .................................................................................................... 18
Esquema 10. Trayectoria de comunicación de un proyecto ............................................................ 24
Esquema 11. Proceso de acción correctiva y preventiva ................................................................. 27

CONTENIDO DE TABLAS

Tabla 1. Riesgos específicos del proyecto ......................................................................................... 9

Tabla 2. Roles y responsabilidades .................................................................................................. 22

TABLA DE ANEXOS

Anexo No. 1. Procedimiento para la gestión del personal ............................................................... 23

Anexo No. 2. Procedimiento de para la gestión del personal .......................................................... 24
Anexo No. 3. Procedimiento de no conformidad de producto y/o servicio ...................................... 26
Anexo No. 4. Procedimiento de planificación de obra ..................................................................... 29
Anexo No. 6. Procedimiento de ejecución de obra .......................................................................... 29
Anexo No. 7. Procedimiento de compras ......................................................................................... 30

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 1. INTRODUCCIÓN

El Sistema de Gestión de Calidad está basado en la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015
para el CONSORCIO EL CAIRO, en función de lograr la conformidad con los requisitos de los clientes
y la mejora de calidad de los procesos que se llevan acabo dentro de la empresa, este documento
se realizó, teniendo en cuenta un estudio descriptivo y aplicativo que se realizó por etapas y con la
participación de todos los miembros de la organización.

La primera etapa fue la sensibilización donde se concientizó y preparó a través de reuniones

periódicas y charlas sobre los cambios que debía enfrentar todos los involucrados al momento de
documentar e implementar el sistema de Gestión de Calidad.

Luego, se comunicó el proyecto a todo el CONSORCIO EL CAIRO, se definieron beneficios que se

esperaban alcanzar y las barreras que podían presentarse en el transcurso, se definieron las
responsabilidades y compromisos que debían tener tanto la alta dirección como cada uno de los
miembros de la empresa y los recursos necesarios para una implementación eficiente de este
sistema.

Se continuo con un diagnóstico general; se inició con un análisis del funcionamiento y operación, se
definió la misión, visión, política y objetivos de calidad con el fin de definir las directrices del grupo
organizacional, dando paso a la identificación de cada uno de los procesos y sus respectivas
caracterizaciones; elementos claves para elaborar documentos como manual de calidad, descripción
de cargos, los procedimientos propios de la organización, instructivos de trabajo y los procedimientos
exigidos por la norma ISO 9001:2015 – ISO 10005, conformando así la plataforma documental del
CONSORCIO EL CAIRO.

Finalmente, se dio la implementación en donde se aplicó toda la documentación desarrollada en las

diferentes etapas; en la cual se realizó la divulgación de todos los documentos mencionados en las
etapas anteriores y se puso en práctica cada uno de los procesos y procedimientos de la empresa y
los exigidos por la norma. Asegurándose del entendimiento de esto por todos y cada uno de los
trabajadores de la empresa.

El presente plan contempla los procesos, procedimientos y recursos que se aplicaran para cumplir
con los requerimientos del diseño, construcción y consultoría de proyectos civiles. Este plan se
desarrolla y se actualiza de acuerdo con las directrices emitidas en la NTC ISO 9001 y su actual
versión NTC -ISO10005 de sistemas de calidad.

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 2. OBJETIVOS

El sistema de gestión de calidad ha sido estructurado bajo la ISO 9001:2015 en cumplimiento

permanente de los requisitos y consideraciones constantes de las necesidades y expectativas futuras
de contratación, donde se plasma y representa el desafío de nuestra compañía para la satisfacción
del cliente en conformidad con las especificaciones técnicas y administrativas del proyecto y/o
contrato.

Por tanto, los objeticos del plan de calidad en obra son:

• Definir las generalidades y estructura de la empresa, explicando la forma de trabajo de todas

las personas que interactuan dentro de la organización.

• Definir los procesos de permiten gestiónar de manera eficas la planificación y seguimiento

de la o las obras en la empresa, de manera que se garantice el cumplimiento del objetivo
contractual.

• Establecer los actores de cada proceso en la empresa, identificando las responsabilidades

en cada etapa de ejecución del proyecto.

• Definir los procedimientos idoneos para la correcta ejecución de la o las obras en la empresa,
en razón a los requisitos técnicos exigidos por los clientes.

• Determinar los formatos a utilizar dentro de la implementación de la o las obras que se

ejecuten dentro de la empresa, como guia y ejercicio para la practicidad del trabajo con cada
uno de los actores involucrados.

• Normalizar los procesos administrativos, técnicos y operativos, mejorando la productividad y

la eficiencia de los procesos internos y externos, de cada uno de los servicios ofrecidos a los
clientes.

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 3. ALCANCE

El propósito del plan de calidad de proyecto es documentar los procesos de calidad que el
CONSORCIO EL CAIRO seguirá a fin de gestionar la calidad del proyecto desde su planificación
hasta su entrega.

Define los procedimientos, procesos y sistemas de gestión a ser utilizados por la dirección de
ingeniería y servicios de gestión de proyectos.

Ese plan de calidad se ajustará y aplicará en la ejecución de contratos, que se establezca de acuerdo
con las actividades contractuales de diseño, construcción o consultoría descritos en el documento
contractual y en los demás documentos técnicos adjudicados por las entidades contratantes.

Este documento será emitido de manera controlada y estará bajo la responsabilidad de los ingenieros
de coordinadores del proyecto diario a conocer a las personas que participen de la ejecución de este.

Las revisiones y cambios propuestos de este documento deben ser comunicados a los ingenieros
del Sistema de Calidad y adicionalmente enviado al contratante para su respectiva aprobación

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 4. GENERALIDADES

4.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

La firma CONSORCIO EL CAIRO, es una empresa

dedicada a la construcción de proyectos civiles públicos o privados a nivel nacional, radicada en la
ciudad de Bogotá, Cundinamarca, líder en la región en el sector de la construcción; que ofrece
soluciones a sus clientes potenciales a partir de la identificación de sus necesidades mediante un
servicio integral y personalizado de venta y postventa.

La firma CONSORCIO EL CAIRO, busca contribuir al desarrollo del país, ofreciendo oportunidades
de empleo, buen trato y beneficios a los empleados, aportando la experiencia para proyectar una
excelente imagen a nivel nacional e internacional. Respetando y haciendo buen uso de los recursos
naturales y el medio ambiente de los lugares en los que desarrollemos las actividades.

A continuación, se presenta el direccionamiento estratégico que compone la firma CONSORCIO EL

CAIRO

4.1.1. Misión

La firma CONSORCIO EL CAIRO., es una entidad

empresarial dedicada a la Promoción, Gerencia de Proyectos, Diseño, Construcción de proyectos a
nivel nacional.

Se trabaja con el compromiso de satisfacer las necesidades de calidad y cumplimiento de sus

clientes dentro de unas relaciones de mutuo respeto dentro del marco de sus obligaciones
contractuales, para beneficio de su entorno social, cultural y económico.

4.1.2. Visión

Se busca un liderazgo local y nacional apoyado en la más alta tecnología y en la solvencia profesional
de su grupo humano como base primordial para su proyección a mercados más amplios y sostener
así un crecimiento nacional acorde con las condiciones de la demanda.

Para fines de esta década, La firma CONSORCIO EL CAIRO, quiere ser una de las entidades
empresariales líderes de Colombia en calidad, tecnología y eficiencia en la construcción y desarrollo
de procesos de consultoría e interventoría, trabajando en equipo con los mejores profesionales para
obtener óptimos resultados y el reconocimiento como tal a nivel nacional e internacional.

4.1.3. Organización

La firma CONSORCIO EL CAIRO, es una empresa

dedicadas a la consultoría, interventoría y construcción de proyectos de orden nacional.

A continuación, se presenta el organigrama organizacional empleado.

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 Esquema 1. Organigrama de empresa

Fuente: Plan de gestión de calidad en obra

4.1.4. Datos Generales

Representante Legal/Gerente CARLOS ANDRES DUQUE SALAZAR

Ubicación: CR 101 NO. 69 21 CA 31
Ciudad: Bogotá-Cundinamarca.
Actividad Económica: Construcción de obras obras civiles

4.1.5. Declaraciones de la dirección

El plan de Calidad contiene las directrices internas, que apoyan al cumplimiento de la Misión, Visión,
Políticas y Objetivos de la Calidad.

4.1.6. Norma aplicable

La Gerencia de la firma CONSORCIO EL CAIRO, ha decidido enmarcar el Sistema de Gestión de

Calidad dentro del modelo dado por la norma NTC ISO 9001:2015, enmarcado en la última
actualización de NTC ISO 10005 2018

4.2 EXCLUSIONES

En el Sistema de Gestión de Calidad de la firma CONSORCIO EL CAIRO. no se hace exclusión de

ningún requisito de la relacionado en la norma NTC ISO 10005:2018, dado que la actividad principal
de la empresa esta basada en proyectos de ingenieria civil, enfocandose en el seguimiento de
actividades mediante procedimientos definidos.

Lo que se quiere lograr en la implementación del sistema de gesrtión de calidad, es faciliar la claridad
de los roles, definir los proceoss, mantener la condidencialidad y la debido comunicación de la
información, establecer metodos mas eficaces y responder a las especificaciones emitidas en los
contratos de obra realizados con entidades.

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Por lo anterior, parrte de los elementos mencionados en la lista de normatividad ayudan a garantizar
un engranaje armonico dentro de todas las árteas de la organización y marcan la pauta de como
desempeñar las funciones en cada actividad o tarea que pueda presentarse a diario en la obra.

4.3 RIESGOS ESPECÍFICOS DEL PROYECTO

Dentro de los riesgos específicos de la obra pueden ocurrir diferentes tipos de riesgos, con baja
probabilidad de ocurrencia que de no eliminar y/o mitigar el riesgo, se ve afectada la correcta
ejecución de la obra; estos riesgos son:

Tabla 1. Riesgos específicos del proyecto

Descripción del riesgo Eliminación del riesgo
Accidentes de trabajo graves, ocasionando Garantía de la afiliación al sistema de seguridad
inclusive muerte a trabajadores, sin una social de todo el recurso humano contratado en
correcta afiliación al sistema de seguridad obra.
social.
Enfermedad laboral o general o discapacidad Garantía de la afiliación al sistema de seguridad
ocurrida a algún trabajador, sin una correcta social de todo el recurso humano contratado en
afiliación al sistema de seguridad social. obra.
Demandas de tipo laboral o contractual Pago oportuno al sistema de seguridad social,
así como pagos referentes a salarios
previamente acordados con cada persona.
Daños a terceros por responsabilidad civil Adecuada ejecución de los programas de
extracontractual seguridad y salud en el trabajo, y seguimiento a
actividades y tareas en obra, que permitan
garantizar el buen funcionamiento de
herramientas y protocolos para el respeto de de
los derechos personales y patrimonios de
terceros.
Errores de índole intelectual dentro del proceso Diseñar esquemas de control, de manera que
constructivo que generé imprecisiones en los se evidencie los errores en tiempos exactos a la
cálculos. reparación de estos, y contar con planes de
contingencia que permitan una solución
adecuada.
Cantidad mínima de profesionales que no Determinar a través de un proceso de recurso
permita generar un avance continuo de la obra humano, la cantidad de profesionales y mano
de obra no calificada que se requiera para la
continuación de la obra, escogiendo a
profesionales a través de validación psicológica
y pruebas técnicas y lógicas que permitan
conocer el alcance del personal en la obra.
Personal que no cumple con el perfil adecuado En caso de contratación previa, garantizar
para desempeñar el cargo capacitación de refuerzo de área específica.

Realizar proceso de contratación que permita

garantizar los requerimientos mínimos,
escogiendo a profesionales a traes de
validación psicológica y pruebas técnicas y
lógicas que permitan conocer el alcance del
personal en obra.
Fuente: Plan de Gestión de calidad en obra

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 5. PROCESOS DE CALIDAD

Para la correcta ejecución del proyecto u obra, la empresa cuenta con una estructura organizada y
definida de procesos que optimizan el seguimiento y control, de manera que actúan de manera
sistemática todas las áreas de la compañía con el único fin de lograr el objetivo contractual definido
en el contrato de trabajo.

Esquema 2. Mapa de procesos Generales

Fuente: Plan de gestión de calidad en obra

La secuencia e interaccion entre los procesos esta descrita en las catacteristicas como se muestra
a continuacion.

5.1. PROCESOS DE DIRECCIÓN

Dentro del proceso de dirección se encuentra enmarcado la funcionalidad de la planeación

estratégica y la mejora continua.

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5.1.1. Proceso de Planeación estratégica

Esquema 3. Proceso de Direccionamiento estratégica

FORMATO DE PROCESO

CARACTERIZACION DE PROCESOS

Versión: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 19/12/2018

Nombre del proceso: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Responsable: Gerente.

Objetivo: Planificar y evaluar directrices estratégicas de la organización que contribuya a la operación eficaz y el control de los procesos.

¿Quien Entrega ? TODOS LOS PROCESOS MEJORA CONTINUA GESTION FINANCIERA

¿Que Entregan? Desempeño de los procesos, necesidad de Mejora. Satisfacción del Cliente, Informes de auditorias. Informes financieras.
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
INICIO
Se revisa toda la
información de entrada
Se revisa toda la información de entrada de cada uno de
Gerente de cada uno delos
REVISAR LA INFORMACION PARA los procesos.
procesos contemplados
DIRECCIONAMIENTO.
en la compañía.
Se planean todas las estrategias por cada proceso del
Gerente
PLANEAR ESTRATEGIAS Y ACCIONES DE MEJORA. proyecto a desarrollar

ELABORAR PLAN DE ACCION. Se elabora el plan de acción pertinente Gerente

PLANIFICAR Y GESTIONAR RECURSOS.

Se planean, gestionan e implementan las estrategias y

Gerente
IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS Y ACCONES DE acciones de mejora.
MEJORA.

VERIFICAR Y EVALUAR ESTRATEGIAS Y ACCIONES DE

MEJORA Se verifica y evalúan las estrategias y acciones de
Gerente
mejora.
FIN

¿Quien Recibe ? TODOS LOS PROCESOS MEJORA CONTINUA GESTION FINANCIERA

REVISION GERENCIAL, ACCIONES DE
DIRECTRICES MEJORA, DESEMPEÑO DE PROCESOS
¿Que Recibe? GESTION Y ADMINISTRACION DE RECURSOS, ACTAS, AUTORIZACIONES.
ORGANIZACONALES (INDICADORES, SATISFACCION DEL
CLIENTE)
INDICADORES RECURSOS MEDIDAS DE CONTROL DESCUENTOS ASOCIADOS

Porcentaje de estrategias ejecutadas del Personal competente, tecnología, infraestructura,

total de planificadas. equipos, tiempo.

Fuente: Plan de gestión de calidad de la empresa

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5.1.2. Proceso de Mejora continua

Esquema 4. Proceso de mejora continua

FORMATO DE PROCESO
CARACTERIZACION DE PROCESOS
Versión: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 19/12/2018
Nombre del proceso: MEJORA CONTINUA Responsable: Coordinador de Calidad
Objetivo: Planificar e implementar actividades de seguimiento, medición y análisis de datos en todos los procesos para asegurar la eficiencia del SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD y la conformidad
de procesos de mejoramiento continuo en la entidad empresarial.

¿Quien Entrega ? TODOS LOS PROCESOSO PLANEACION ESTRATEGICA

¿Que Entregan? DESEMPEÑO DE PROCESOS (NDICADORES Y SATISFACCION DEL CLIENTE) REVISION GENERAL, ACCIONES DE MEJORA.

DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
INICIO

Atraves de auditorias internas revisión de procesos por Reporte de no

Coordinador de
parte del coordinador de calidad se analiza la conformidad, informe de
calidad.
RECOLECCION YREVISION DE INFORMACION. información recolectada. auditoria.

Líder de
Luego de implementar las acciones correctivas, Reporte acciones
procesos,
preventivas y de mejora se evalúa la eficacia de las correctivas, preventivas y
coordinador de
ANALISIS DE LA INFOMACION. mismas. acciones de mejora.
Calidad.

Luego de implementar las acciones corectivas, Reporte acciones

Coordinador de
preventivas y de mejora se evalua la eficiencia de las correctivas, preventivas y
calidad.
mismas. acciones de mejora.

DETERMINACION DE ACCIONES.

IMPLEMENTACION DE ACCIONES. Reporte de acciones

De acuerdo a la evaluación de la implementación de Coordinador de
correctivas, preventivas y
acciones se realizan mejoras a este. calidad.
de mejora.

EVALUACION DE EFIICACIA DE ACCIONES .

FIN

¿Quien Recibe ? TODOS LOS PROCESOS TODOS LOS PROCESOS PLANEACION ESTRATEGICA

NUEVA MAQUINARIA,
MAQUINARIA, EQUIPOS E
EQUIPOE E
¿Que Recibe? INSTRUMENTOS D MEDICION SATISFACCION DEL CLIENTE, INFORMES DE AUDITORIAS.
INSTRUMENTOS DE
MANTENIDOS Y CALIBRACION.
MEDICION.

INDICADORES RECURSOS MEDIDAS DE CONTROL DESCUENTOS ASOCIADOS

Eficacia de las acciones de mejora Personal competente, tecnología, infraestructura, Comité de cálida, auditora interna de Procedimiento de acciones correctivas preventivas y de
implementadas. equipos, tiempo. calidad. mejora.

Fuente: Plan de gestión de calidad en obra

5.2. PROCESOS OPERATIVOS

Dentro de los procesos operativos de la empresa se ha definido el proceso de planificación de obra
y ejecución de la obra.

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5.2.1. Proceso de Planificación de obra

Esquema 5. Proceso de planificación de obra

FORMATO DE PROCESO
CARACTERIZACION DE PROCESOS
Versión: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 19/12/2018

Nombre del proceso: PLANEACION DE OBRA Responsable: Gerente.

Objetivo: Planificar y evaluar directrices estratégicas de la organización que contribuya a la operación eficaz y el control de los procesos.

PROVEEDORES DE
¿Quien Entrega ? TODOS LOS PROCESOS MEJORA CONTINUA GESTION FINANCIERA
SERVICIOS PUBLICOS
Disponibilidad de
servicios públicos de
Estudios de oferta y demanda en el sector. Se alcantarillado, redes de Acciones correctivas,
¿Que Entregan? Solicitud de modificación.
realiza alianza con el departamento de licitaciones. gas natural, preventivas de mejora.
electrificación, entre
otros.
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
INICIO
Inicio

RVISION DE ELEMENTOS DE ENTRADA

Se realiza una lista de chequeo con los elementos de
Lista de chequeo
entrada que se necesitan para la elaboración de los Gerente
PLANIFICACION DEL PROYECTO Y/O DISEÑO elementos de entrada.
diseños y/o proyecto a ejecutar.

SOCIALIZACION DEPLANIFICACION DE PROYECTO

Y/O DISEÑO Se definen los diseños, fechas y responsables de cada
Gerente Planificación de diseño
uno.

REALIZACION DE DISEÑOS Y/O PROYECTO.

Gerente e
Se informa a cada uno de los responsables de la ingenieros de Carta de asignación de
elaboración de los diseños y/ proyecto para iniciar con la diseño, diseños y ejecución de
ejecución del mismo. residentes y proyectos.
VERIFICACION DE DISEÑOS Y/OPROYECTO
demás.

DISEÑO Y/O NO
PROYECTO
CONFORME? De acuerdo a los criterios definidos para cada diseño y
Profesional Listado de chequeo de
proyecto se verifica su cumplimiento hasta que sean
responsable. verificación.
aprobados.
SI

IDENTIFICACION Y EMISION DE PLANOS

Una vez sea aprobado, este se le asignara identificación

REVISION DE PLANIFICACION DE DISEÑOS
y se emitirá toda la documentación correspondiente al Gerente Aprobación de planos
diseño y/o proyecto.

SE HA CUMPLIDO
CON LO Se realiza una revisión a través de reuniones para Gerente y
PLANIFICADO? Acta de revisión de
determinar el avance de la planificación y calidad de los coordinador de
diseño y/o proyecto.
resultados. calidad.

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 ELABORACION DE PRESUPUESTO Se detectan desviaciones del cumplimiento de lo Gerente y
Actas de revisión y
planificado se toman los correctivos o se generan director de
reprogramación.
reprogramaciones según corresponda. proyectos.

ELABORACION DE PLAN DE CALIDAD

Al terminar los diseños y/o proyecto y cumplir con lo Gerente y Propuesta y plan de
planificados procede a realizar el plan de calidad de director de calidad ejecución de
ejecución de obra proyectos. obra.
FIN

Fin

¿Quien Recibe ? CONSTRUCCION DIRECTOR DE PROYECTOS MEJORA CONTINUA GESTION FINANCIERA

PLAN DE CALIDAD DE
DESEMPEÑO DE PROCESOS
EJECUCION DE DISEÑOS DISEÑOS ARQUITECTONICOS,
¿Que Recibe? (INDICADORES, SATISFACCION DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Y/O PROYECTO, PRESUPUESTO DE MODIFICACION.
CLIENTE)
PRESUPUESTO.

INDICADORES RECURSOS MEDIDAS DE CONTROL DESCUENTOS ASOCIADOS

Cumplimiento de planeación: Tiempo Personal competente, tecnología, infraestructura,

Reuniones de revisión de proyecto. Norma NSR-10
ejecutado/Tiempo planeado del proyecto equipos, tiempo.

Fuente: Plan de gestión de calidad en obra

5.2.2. Proceso de construcción

Esquema 6. Proceso de Construcción

FORMATO DE PROCESO

CARACTERIZACION DE PROCESOS

Versión: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 19/12/2018

Nombre del proceso: CONSTRUCCION Responsable: Director de Proyectos

Objetivo: Materializar las características técnicas establecidas en los diseños contractuales del proyecto, cumpliendo con los requisitos legales, tiempos de entrega y la calidad del producto.

¿Quien Entrega ? PLANIFICACION DEL PROYECTO MEJORA CONTINUA COMPRAS

¿Que Entregan? Diseños, planos, programación de obra, plan de calidad y presupuesto. Acciones correctivas, preventivas y de mejora. Materiales y recursos humanos.

DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
INICIO

El Director del proyecto, revisara la programación del Director de Proyecto del

proyecto. proyecto. proyecto.
REVISION DE LA PROGRAMACION Y DISEÑOS DEL
PROYECTO.

El director del proyecto, socializa la programación con

Director de Listado de
cada uno de los residentes que van a tener participación
proyecto. asistencia.
en el proyecto.

SOCIALIZACION DE LA PLANIFICACION DE LA
OBRA

Se solicita a la empresa prestadora de servicios públicos

Residente de
INSTALACION DE SERVICIOS la prestación o interrupción del servicio, según sea el
obra.
caso.

CONSTRUCCION CONSTRUCCION DE VIAS

DE VIAS SECUNDARIAS Y

CONSTRUCCION
DE
CERRAMIENTOS

CONSTRUCCION
DE ESCENARIOS
CONSTRUCCION DEPORTIVOS
DE EDIFICACIONES

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 CONSTRUCCION
DE CUBIERTAS

CONSTRUCCION
DE
POLIDEPORTIVOS

CONSTRUCCION Teniendo en cuenta el tipo de construcción se va a

DE PLAN MASTRO realizar, la compañía cuenta con procesos constructivos
DE ACUEDUCTOS SEGUIR PROCESOS DE Documento de
estandarizados, para la ejecución de la obra. Los Especialistas y
CONSTRUCCION CONSTRUCCION ANEXOS proceso
documentos presentados para la ejecución de las Director de obra.
DE SISTEMAS constructivo.
HIDRAULICOS actividades pertinentes, están supervisadas por el
CONSTRUCCION
DE profesional idóneo.
ALCANTARILLADOS

CONSTRUCCION
DE MUROS DE
CONTENCION
CONSTRUCCION
ADECUACIONES
HIDRAULICAS
CONSTRUCCION
DE SISTEMAS DE
CONTENCION Y
MEJORAMIENTO
DE TERRENO

CONSTRUCCION
CONSTRUCCION
DE OBRAS DE
DE VIADUCTOS
URBANISMO

Director de Obra
ENTREGA DE OBRAS A LA El director de obra, realiza la entrega de las obras
ENTIDAD CONTRATANTE y/o representante
desarrolladas.
legal.

ACTOS ADMINISTRATIVOS Acta de terminación

Generación de documentación (Actas) que consten la
Entidad y liquidación del
ejecución del 100% del desarrollo de las actividades
Contratante. proceso
contractuales.
FIN contractual.

Fin del proceso

JUAN CARLOS ARAGON

¿Quien Recibe ? ENTIDAD CONTRATANTE COMPRAS MEJORA CONTINUA
PINZON
ORDEN DE PEDIDO O DESEMPEÑO DE PROCESOS (INDICADORES, SATISFACCION
¿Que Recibe? OBRA TERMINADA OBRA TERMINADA
REQUERIMINETO DE DEL CLIENTE)
INDICADORES RECURSOS MEDIDAS DE CONTROL DESCUENTOS ASOCIADOS
Avance de obra. Informes mensuales o
Materiales pertinentes para la ejecución de la obra,
semanales, depende como la entidad Comité técnico NSR-2010
equipos de computo y maquinaria.
contratante lo solicite.

Fuente: Plan de Gestión de calidad en la obra.

5.3. PROCESOS DE APOYO

Para continuar con la cadena de valor para la correcta función de proceso y retro alimentación se
encuentran los procesos de gestión financiera, gestión humana, compras y mantenimiento.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
5.3.1. Proceso de Gestión Financiera

Esquema 7. Proceso de Gestión Financiera

FORMATO DE PROCESO

CARACTERIZACION DE PROCESOS

Versión: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 19/12/2018

Nombre del proceso: GESTION FINANCIERA Responsable: Contador

Objetivo: Planificar y administrar los recursos financieros de la organización y registrar las operaciones realizadas de los mismos.

PLANACION GESTION
¿Quien Entrega ? VENTAS MEJORA CONTINUA PLANEACION DE OBRA COMPRAS
ESTRATEGICA HUMANA

GESTION Y NOMINA,
ACTUALIZACION DE AUTORIZACIONES
ACCIONES PRESUPUESTO DEL ADMINISTRACION DE INFORMACION DE
¿Que Entregan? ESTADO DE LOS PARA LIQUIDACIONES,
CORRECTIVAS PROYECTO RECURSOS, ACTAS Y PROVEEDORES. CORTES DE MANO DE
CLEINTES.
AUTORIZACIONES. OBRA.

DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
INICIO

Se establecen las necesidades de recursos para los Director de Presupuesto de

diferentes ítems involucrados en los proyectos. proyectos. obra.
ELABORACION DEL PRESUPUESTO .

Actas de reuniones,
OBTENCION DE RECURSOS
solicitud de
Contador, créditos, pagare,
Se captan los recursos necesarios para suplir las
Director de carta de
necesidades del proyecto y demás gastos en que incurra
REGISTRO CONTABLE.

ADMINISTRACION DEL COSTOY GASTOS Proyectos y aprobación de

la empresa.
Gerente. crédito, recibos de
caja, facturas y
notas contables.

Utilización de recursos captados para el pago de Gerente, Auxilia egresos y notas

proveedores, compra de elementos y pago de nomina. Contable. contables.
ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES

Balance general,
Se elaboran los informes contables necesarios para ser estado de
presentados a la gerencia, para facilitarle proceso de Contador resultados, flujo de
toma de decisiones. caja, comparativos,
PAGO DE IMPUESTOS
ingresos y gastos,
estado de cuentas y
notas.

Declaraciones de
Se realiza el pago de los distintos impuestos a declarar: Renta, IVA, Rete
Contador
Renta, IVA, Rete Fuente, e Industria Comercio. Fuente e industria y
FIN
comercio.

Fin del proceso

PLANEACON
¿Quien Recibe ? COMPRAS MEJORA CONTINUA VENTAS
ESTRATEGICA

DESEMPEÑO DE PROCESOS
(INDICADORES,
¿Que Recibe? INFORMES FINANCIEROS RECURSOS FINANCIEROS RECIBOS DE CAJAS, PAZ Y SALVOS,
SATISFACCION DEL
CLIENTE)

INDICADORES RECURSOS MEDIDAS DE CONTROL DESCUENTOS ASOCIADOS

Liquide, rentabilidad, capital de trabajo,
flujos de caja, proyectado, cambio de la Plan único de Cuentas (PUC), Código Sustantivo del
Personal competente, tecnología, infraestructura,
situación financiera, ( Cambio en el Revisión fiscal periódica. trabajo, estatuto tributario vigente, Estatuto tributario
equipos, tiempo.
patrimonio, Cambio en el Activo, Cambio municipal, Estatuto Laboral.
en el pasivo)

Fuente: Plan de Gestión de calidad de obra

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
5.3.2. Proceso de Gestión Humana

Esquema 8. Proceso de gestión humana

FORMATO DE PROCESO

CARACTERIZACION DE PROCESOS

Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 19/12/2018

Nombre del proceso: GESTION HUMANA Responsable: Auxiliar Contable

Objetivo: Vincular personal capacitado e incrementar su nivel de competencia y motivacion atraves de planes de capacitacion y estrategias que constribuyan al mejoramiento de su desempeño .

¿Quien Entrega ? TODOS LOS PROCESOSO TODOS LOS PROCESOSO TODOS LOS PROCESOSO MEJORA CONTINUA

NECESIDADES Y CONTRATACION Y
NECESIDAD DE DESVINCULAR ACCIONES CORRECTIVAS,
¿Que Entregan? PERFIL DE PERSONAL REQUERIDO, NECESIDAD DE CAPACITACION
PERSONAL PREVENTIVAS Y DE MEJORA.
HOJAS DE VIDA

DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
INICIO
Se definiran los perfiles de los cargos de cada proceso,
para garantizar la competencia del personal que realice
Lider de cada
trabajos que efectuen la calidad del producto teniendo
proceso,jefe de
en cuenta la educacion, formacion, habilidades y Perfiles de cargos.
talento humano
experiencia requerida para desempeñar las funciones.
y/o Gerente.
DEFINIR PERFILES DE CARGO. Asi mismo, se definiran las responsabilidades y
compromisos.

Lider de cada
DETERMINAR NECESIDADES DE CONTRATAR El lider de cada proceso y/o gerente, determina la proceso,jefe de Publicacion de
necesidad de contratar personal. talento humano convocatoria.
y/o Gerente.

CONVOCAR Y SELECCIONAR EL PERSONAL Hoja de vida de las

Se convocara a todas las personas interesadas y se
personas interesadas
resepciona todas las hojas de vida de los interesados.
Talento Humano y formatos de
Una vez revisadas las hojas de vida, se seleccionara el
CONTRATAR EL PERSONAL selección de
personal de acuerdo a los criterios y perfil de cargo.
personal.

Contrato de trabajo
Para realizar el contrato de trabajo, en el cual se definiran
ytoda la
GENERAR PROCESO DE INDUCCION AL PERSONAL los criterios de contratacion y se solicitara la Talento Humano
docuemntacion del
documentacion necesaria.
empleado.

ELABORAR PROGRAMAS DE CAPACITACION El nuevo empleado se le realizara una induccion de las

funciones que desempeñara, se informa sobre las
Carta de Recibido del
responsabilidades, compromisos, deberes, derechos, Talento Humano
cargo.
responsabilidades sobre equipos, infoemacion y
personal.

REALIZAR CAPACITACIONES
Solicitud de
Cada uno de los lideres de proceso o departamento, necesidades de
determina las necesidades de capacitacion en los capacitacion de los
Talento Humano lideres de cada
cargos que lo conforman y determina los recursos
necesarios. proceso,
EVALUACION DE CAPACITACIONES
programacion y
capacitaciones.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 NO

asisten

CAPACITACION
EFICAZ

FIN

TALE

Fuente: Plan de Gestión de calidad de obra

5.2.3. Proceso de compras

Esquema 9. Proceso de compras

FORMATO DE PROCESO

CARACTERIZACION DE PROCESOS
Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 19/12/2018
Espacio de Logo

Nombre del proceso: COMPRAS Responsable: Auxiliar de compras

Objetivo: Suministrar a las diferentes obras con materiales, recursos humanos de forma oportuna y con la calidad adecuada.

EJECUCION MANTENIMINETO Y
¿Quien Entrega ? PROVEEDOR GESTION FINANCIERA MEJORA CONTINUA
CONTRACTUAL CALIBRACION

NECESIDAD DE
COTIZACIONES, RECURSOS ACCIONES CORRECTIVAS,
¿Que Entregan? ORDEN DE PEDIDO COMPRA DE MAQUINAS
FACTURAS, PRODUCTO. FINANCIEROS. PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Y EQUIPOS
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
INICIO

Se genera una necesidad de recursos para ejecutar

las condiciones contractuales
SE GENERA LA NECESIDAD DE COMPRA

Se realiza una orden de pedido donde se

ORDEN DE
SE REALIZA LA ORDEN DE PEDIDO especifica qu materiales se requieren paraelavance RESIDENTES
PEDIDO.
contractual.

SELECCION DE PROVEEDOR El auxiliar de compras recibe la orden del pedido y

AUXILIAR DE
selecciona al proveedor con base a criterios
COMPRAS
establecidos por la organización.

SE ELABORAORDEN DE COMPRA
Se elabora una Orden de compras en donde se
espeespecifican cadauno de los materiales AUXILIARES DE ORDEN DE
uequipos necesarios, donde se identifique COMPRA COMPRA.
especificaciones y condiciones de entrega.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 SE ENVIA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR AUXILIAR DE
La orden de compra se envia al proveedor.
COMPRAS,

ENTRADA DE
RECEPCION Y VERIFICACION DEL MATERIAL RESIDENTE Y/O
En cada obra se recibe el material qe requirio y se ALMACEN,
ALMACENISTA
ace la verificacion del mismo. FACTURA.

R
E
P
O Si el pedido no llego completo o llego algo no
R conforme a lo solicitado, se hace un reporte al RESIDENTE,
T proveedor solicitando el cumplimiento de la orden ALMACENISTA.
A de pedido.
R
A
L
P
R
SE ENVIA INFORME DE VERIFICACION O RELACION
V Luego se envia un informe a Auxiliar de compras, ENTRADA DE
RESIDENTE,
E con formatos de relacion de entradas y salidas del ALMACEN,
ALMACENISTA.
E almacen y la factura del proveedor. RELACION
D
O FALTANTE.
R

RESIDENTE,
¿PEDIDO Se valida el pedido,esto es si es conforme o no.
CONFORME? ALMACENISTA.

PAGO AL PROVEEDOR Si el pedido es conforme, entonces se efectua el AUXILIAR DE EGRESOS,

pago del proveedor en las fechas pactadas. COMPRAS. FACTURAS.

EVALUACION DEL PROVEEDOR AUXILIAR DE EVALUACION DE

Se evalua el servicio prestado por el proveedor.
COMPRAS. PROVEEDORES.

FIN Fin del proceso.

EJECUCION
¿Quien Recibe ? GESTION FINANCIERA PROVEEDOR MEJORA CONTINUA
CONTRACTUAL

INFORMACION DE MATERIALES Y DESEMPEÑO DE PROCESOS (INDICADORES, SATISFACCION

¿Que Recibe? ORDEN DE COMPRA
PROVEEDORES RECURSOS HUMANOS DEL CLIENTE)

INDICADORES RECURSOS MEDIDAS DE CONTROL DESCUENTOS ASOCIADOS

Tiempo real de entrega, Tiempo Personal competente, tecnologia,

Reunion de comité tecnico. Manual de Contabilidad. Deducciones y retenciones
presupuestado. infraestructura/Equipos, Tiempo.

Fuente: Plan de gestión de calidad en obra

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
5.2.4. Proceso de Mantenimiento

FORMATO DE PROCESO

CARACTERIZACION DE PROCESOS

Versión: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 19/12/2018

Nombre del proceso: MANTENIMIENTO Y CALIBRACION Responsable: Director de Proyectos

Objetivo: Realizar mantenimiento preventivo, correctivo y calibración a toda la maquinaria, equipos e instrumentos de medición que afecten la calidad del proyecto y la operación eficaz de los procesos.

¿Quien Entrega ? TODOS LOS PROCESOSO TODOS LOS PROCESOSO TODOS LOS PROCESOSO MEJORA CONTINUA

SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO
HOJAS DE VIDA DE MAQUINARIA,
FORMATO DE REVISION DE PREVENTIVO, CORECTIVO Y ACCIONES CORECTIVAS, PREVENTIVAS
¿Que Entregan? EQUIPOS DE MEDICION Y EQUIPOS DE
MAQUINARIA CALIBRACION DE MAQUINARIA DE Y DE MOJARA.
COMPUTO.
EQUIPOS.
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
INICIO

Inicio

Grado de criticidad de
Inicialmente, se realiza un diagnostico donde se
Líder de cada maquinaria, equipos o
verificara el estado de cada maquina o equipo, y los falos
DIAGNOSTICAR FALLOS Y CAUSAS POTENCIALES proceso instrumentos de
DE FALLO EN LA MAQUINARIA Y EQUIPOS . mas recurrentes en cada uno de ellos.
medición.

Planeación y
Se procede a identidad la maquinaria, equipos e
programación de
IDENTIFICAR MAQUINARIA, EQUIPOS E instrumentos críticos y no críticos, según afecten o no la
Director de obra actividades de
INSTRUMENTOS CRITICOS Y NO CRITICOS. calidad del producto y la operación eficaz de los
mantenimiento y
procesos.
calibración.
Se realizara la planeación y programación de las
Planeación y
actividades de mantenimiento, teniendo en cuenta la
programación de
especialidades y prioridades en el mantenimiento de la
Director de obra actividades de
maquinaria, equipos e instrumentos que afecten la
mantenimiento y
calidad del producto y la operación eficaz de los
REALIZAR PLANIFICACION Y PROGRAMACION DE calibración.
procesos.
MANTENIMIENTO Y CALIBRACION DE
MAQUINARIA Y EQUIPOS.

EJECUTAR PROGRAMACION DE
MANTENIMIENTO Y PUBLICACION. Se ejecutaran las actividades de mantenimiento y
calibración de maquinaria, equipos programados
Director de obra Ordenes de trabajado.
teniendo en cuenta la disponibilidad de personal,
materiales, herramientas y suministros.
VERIFCAR CUMPLIMIENTO DE PROGRAMACION
DE MANTENIMINETO Y CALIBRACION.

Se inspeccionara la eficiencia de las actividades de Hoja de chequeo de

Director de obra
mantenimiento y calibración realizadas. cada equipo

¿EQUIPO O
MAQUINARIA NO FIN
OBSOLETO?

SI

DETERMINAR DESTINO FINAL DE

MAQUINARIA,EQUIPO O ISTRUMENTO El director de obra dará un destino final a la maquinaria y
Director de obra.
OBSOLETO. equipo obsoleto.

Las especificaciones técnicamente las características Director de obra

DETERMINAR ESPECIFICACIONES DE MAQUINA O de la maquina o equipo a adquirir, por parte de líder del y líder del Orden de pedido.
EQUIPO A COMPRAR. proceso y director de obra. proceso.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 Se realiza la compra de la maquinaria y el equipo en Orden de compra y
Director de obra.
coordinación con el proceso de compras. factura.
COMPRAR MAQUINA O EQUIPOREQUERIDO

Director de obra
ENTRENAR AL PERSONAL EN EL MANEJO Y y técnico de la
OPERACION DEL EQUIPO ADQUIRIDO. Se realiza la respectiva capacitación en el manejo,
empresa
operación y mantenimiento de la tecnología adquirida, si Registro de capacitación.
proveedora o
es necesario.
ingenieros
residente.

Director de obra
PRESERVAR MAQUINARIA, EQIPOS E Almacenar la maquinaria, equipo en un lugar adecuado
INSTRUMENTOS DE MEDICION. y lideres de
que garanticen su buen estado.
procesos.

ACTUALIZAR HOJA DE VIDA DE MAQUINARIA Y Hojas de vida diligencias

EQUIPOS Se realizara la actualización de las hojas de vida de
Lideres de de acuerdo a los trabajos
manera que se lleve trazabilidad sobre los trabajos de
proceso. programados y
mantenimiento realizados a traves del tiempo.
realizados.

FIN

Fin del proceso.

¿Quien Recibe ? TODOS LOS PROCESOS TODOS LOS PROCESOS TODOS LOS PROCESOS COMPRAS

TRAZABILIDAD DE
NUEVA MAQUINARIA,
MAQUINARIA, EQUIPOS E TRABAJOS DE
EQUIPOE E
¿Que Recibe? INSTRUMENTOS D MEDICION MANTENIMIENTO NECESIDADES DE COMPRAS DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.
INSTRUMENTOS DE
MANTENIDOS Y CALIBRACION. REALIZADOS A LA
MEDICION.
MAQUINARIA Y EQUIPOS.

INDICADORES RECURSOS MEDIDAS DE CONTROL DESCUENTOS ASOCIADOS

Porcentajes de maquinas y equipos en
Personal competente, tecnología, infraestructura, Certificado de Operación de maquinaria y
condiciones de operatividad de total
equipos, tiempo. Certificación de calibración de equipos
disponible.

Fuente: Plan de gestión de calidad de obra

5.4. CONTROL DEL PROCESO

En continuidad a lo definido en cada uno de los procesos establecidos por la empresa, se consideran
control de los procesos durante cada una de las etapas donde intervienen Lideres del proceso, que
evalúan rigurosamente las etapas, constatando la calidad de los productos gestionados.

Durante las auditorías internas programadas, se evaluará la eficiencia y eficacia de los procesos y
los procedimientos indicados, para gestionar las actualizaciones que permitan un mejor manejo de
trabajo en todas las áreas involucradas de la empresa.

6. RECURSOS Y COMUNICACIÓN

Se explica de manera clara y precisa los roles y responsabilidades y autoridades de la empresa, si

forma de comunicación y formación específica para cada uno de los roles

6.1. ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Las responsabilidades y autoridades se encuentran definidas en el Manual de funciones, estas

competencias son socializadas con cada particular interesado, y en gran medida de forma general.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 Tabla 2. Roles y responsabilidades

Rol Responsabilidad
Coordinar, controlar y supervisar procesos técnicos
manejados en los proyectos de obra, interventoría,
Gerencia Técnica consultoría con el fin de garantizar que el área técnica realice
sus actividades de manera eficiente; cumpliendo los
reglamentos, políticas y procedimientos.
Coordinar, supervisar y garantizar que el área administrativa
(administrativa y operación técnica) realice sus actividades
Gerencia Administrativa de manera eficiente; cumpliendo los reglamentos, políticas y
procedimientos internos con el fin de desarrollar el objeto
social de la empresa,
Dirigir y supervisar los proyectos a cargo, logrando una
dirección técnica al personal técnico para la correcta
Coordinador de proyecto ejecución y cierre de proyectos, atendiendo a la normatividad
y obligaciones contractuales solicitados por supervisión o
entidades contratantes.
Dirigir la ejecución del proyecto para que se desarrolle según
las especificaciones técnicas establecidas, de acuerdo con
estándares de la calidad, tiempo y costo considerados; y
Residente de obra
cumpliendo de manera estricta con las políticas del Sistema
de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo y medio
ambiente (SG-SST).
Verificar y generar seguimiento a la ejecución del proyecto
para que se desarrolle según las especificaciones técnicas
establecidas, de acuerdo con estándares de la calidad,
Inspector de obra
tiempo y costo considerados; y cumpliendo de manera
estricta con las políticas del Sistema de Gestión de la
seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente (SG-SST).
Elaborar y revisar documentos propios del áreas
Apoyo arquitectónico arquitectónica del proyecto en consideración a las
especificaciones técnicas establecidas.
Definir, planificar, controlar y generar seguimiento dentro del
área específica solicitado en objeto contractual del proyecto,
Asesores en áreas especificas
teniendo en cuenta las especificaciones establecidas y
estándares de calidad, tiempo y costo considerados.
Dirigir y ejecutar el desarrollo del proyecto para que se
desarrolle según las especificaciones técnicas establecidas,
Maestro de obra
de acuerdo con estándares de la calidad, tiempo y costo
considerados; y cumpliendo de manera estricta con las
políticas del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en
el trabajo y medio ambiente (SG-SST).
Ejecutar el desarrollo del proyecto dando seguimiento
Ayudantes de obra estricto a las directrices impartidas por superiores,
garantizando la calidad, tiempo y costos considerados,
cumpliendo de manera estricta con las políticas del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo. (SG-SST)
Fuente: Plan de gestión de calidad de obra

Dentro del mando de autoridades se han definido los siguientes roles que garantiza la adecuada
gestión del proyecto. Sin embargo, en la tabla No. 2. Se propone de manera jerárquica la intervención
de cada rol para la correcta ejecución del proyecto.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
6.2. RESPONSABILIDADES GERENCIALES

La Dirección está comprometida con la implementación y el desarrollo del Sistema de Gestión de

Calidad y la mejora continua, con las siguientes responsabilidades:

• Comunicar a la organización la importancia de cumplir con los requisitos del cliente.

• Comunicar la importancia de cumplir con la norma y las leyes vigentes para el correcto actuar
de las funciones de cada colaborador.
• Establecer la política de calidad
• Asegurar la disponibilidad de recursos
• Realizar revisiones gerenciales.

Para dar cumplimiento a las anteriores responsabilidades la Gerencia dispuso los siguientes cargos
para el cumplimiento del plan de calidad.

Como representante de la Dirección fue nombrado el Coordinador de Calidad, que bajo esta
denominación cumple con las siguientes funciones:

• Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para

el sistema de gestión de la calidad.

• Informar a la Dirección acerca del desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y de

cualquier necesidad de mejora.

• Asegurar que se promueva la toma de conciencia para satisfacer los requisitos del cliente,
en todos los niveles de la organización.

Dentro del Proceso de Gestión humana, se encuentra contemplado el procedimiento de

reclutamiento, donde se definen los parámetros y formación que debe tener el personal contratado
dentro de los roles mencionados en la Tabla No. 2.

Además, dentro del proceso de integración a la empresa, el personal recibe formación y toma de
conciencia de todas las actividades que se deben ejecutar en el proyecto, garantizando así la
idoneidad del profesional y la correcta entrega del proyecto.

Anexo No. 1. Procedimiento para la gestión del personal

Dentro del Proceso de Gestión humana, se encuentra contemplado el procedimiento de

reclutamiento, donde se definen los parámetros y formación que debe tener el personal contratado
dentro de los roles mencionados en la tabla No. 2.
Además, dentro del proceso de integración a la empresa, el personal recibe formación y toma de
conciencia de todas las actividades que se deben ejecutar en el proyecto, garantizando así la
idoneidad del profesional y la correcta entrega del proyecto.

Anexo No. 2. Procedimiento de para la gestión del personal

6.3. COMUNICACIÓN

Para la correcta trayectoria de comunicación, que se debe controlar dentro de las partes involucradas
del proyecto, se ha definido partes involucradas y flujo de comunicación en el Esquema No. 10.

Donde se define la comunicación desde Gerencias, en intermediación con Coordinación de

proyectos y residente de obra, se vincula dos mandos de comunicación para asesores en áreas
específicas, porque pueden estar involucrados al 100% en el proyecto, donde se darán directrices
Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
con residente de obra, o pueden tener porcentaje de dedicación y así el proceso, la comunicación
será con gerencias y coordinación de proyectos.

Es importante definir que las áreas que prestan apoyo serán dirigidas desde la Gerencia
administrativa quien será la persona indicada de dar las directrices a los involucrados del proyecto.

Esquema 10. Trayectoria de comunicación de un proyecto

Fuente: Plan de gestión de calidad en obra

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 7. SISTEMA DE CALIDAD

7.1. POLÍTICA DE CALIDAD

El compromiso es satisfacer las necesidades de los clientes, en cuanto a servicios de construcción,

cumpliendo con el tiempo de entrega, la calidad del producto y los requisitos legales, por medio de
una cultura de mejoramiento continuo y un talento humano con capacidades sostenibles.

La Dirección de la empresa. asume el compromiso de asegurar que la Política de Calidad sea

conocida, entendida, implementada y mantenida en todos los niveles de la organización incluidas en
el alcance del SGC.

Los mecanismos para hacer del conocimiento del personal esta Política son los
siguientes:

• Sesiones de sensibilización al personal.

• Muestra de avances del Sistema de Gestión de Calidad.
• Cuadros y pagina web.

Esta política ha sido revisada por la dirección, teniendo en cuenta que:

• Es adecuada al propósito de la organización.

• Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia
del sistema de gestión de la calidad.
• Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.
• Es comunicada y entendida dentro de la organización.
• Es revisada para su continua adecuación.

7.2. OBJETIVOS DE CALIDAD

• Aumentar el nivel de satisfacción del cliente.

• Cumplir con los requisitos técnicos, legales y del cliente descritos en las especificaciones de
calidad de la construcción.
• Realizar la entrega de vivienda en los tiempos acordados con los clientes.
• Capacitar continuamente al talento humano.
• La Dirección socializa la política y los objetivos de Calidad a través de reuniones,
publicaciones y comunicaciones al personal.

7.3. AUDITORIAS DE CALIDAD

Asegurando que el proyecto en ejecución sea entregado de acuerdo con el sistema de gestión de
calidad de la empresa, el proyecto tendrá auditorías internas a partir de la revisión del proyecto a
ejecutar.

Esta auditoria cuentan con un proceso continuo y sistemático donde todas las áreas involucradas en
la ejecución del proyecto participan activamente para planificar, ejecutar y controlar la satisfacción
del cliente.

Principalmente son revisadas por coordinaciones y/o gerencias de la empresa, donde evalúan los
documentos finales que se generan durante el proceso de ejecución del proyecto, se pueden agrupar
en dos ítems importantes:

• Todos los documentos técnicos solicitados y entregados a entidades externas que permiten
observar el avance del proyecto desde sus componentes principales.
• Revisión de los productos terminados a entregar a las entidades externas que permiten
garantizar el cumplimiento total del proyecto.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
7.4. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORMIDADES

Dentro del proceso operacional que se lleva a cabo para la realización del proyecto, se pueden
presentar desviaciones, estas desviaciones o no conformidades pueden presentarse durante
diferentes etapas del proyecto. Por tanto, se establecen lineamientos para la identificación y control
de productos o servicios no conformes que permiten evaluar, eliminar o corregir la no conformidad y
garantizar el cumplimiento de requisitos.

Anexo No. 3. Procedimiento de no conformidad de producto y/o servicio

7.5. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

En consideración a los riesgos que pueden existir dentro de la ejecución del proyecto, la empresa
establece una relación de acciones correctivas y preventivas de acuerdo con el cronograma de
trabajo establecido por la empresa.

Estas acciones se realizarán en condición al grado de afectación que puede tener el ciclo de
satisfacción al cliente, y la toma de decisiones recae en cada persona involucrada en el proyecto.

El proceso para definir y generar acciones que se pueda presentar durante la ejecución del
proyecto se muestra en el siguiente esquema:

Esquema 11. Proceso de acción correctiva y preventiva

Investigar la
• Definir la situación problema
• Definir las propprciones del
causa • Relizar la accion preventiva
modificando procesos que no

problema y el alcance de • Descubrir la raiz de causa generen mas riesgos.

afectación del problema • Verificar la eficacia de la
• Tomar medidas de • Asegurar la no ocurrencia o accion propuesta
contención recurrencia
• Diseñar un plan para la
eliminación o mitigación
Identificación
Ejecución
del problema

Fuente: Plan de gestión de calidad de la empresa

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
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 8. ENTREGA DEL PROYECTO

8.1. ENTRADAS DEL PROYECTO

A continuación, se define el tratamiento y gestión de documentos externos de la empresa:

8.1.1. Control del producto suministrado por el cliente

Para toda información suministrada por el cliente, donde define claramente el alcance,
especificaciones y parámetros a seguir para ejecutar el proyecto, se garantiza que esta información
sea recibida por Gerencias, se realiza un seguimiento a información solicitada y se define el orden y
proceso a llevar para la ejecución del proyecto. Se consideran los siguientes documentos
suministrados por el cliente:

• Presupuestos del proyecto

• Diseños del proyecto
• Visitas
• Diagnósticos
• Pólizas

Se incorpora al archivo técnico documental de la empresa, tanto físico como digital y se hace entrega
formal al encargado de obra que será el responsable de conservar y preservar el documento físico
en buen estado cumpliendo con la normatividad documental de la empresa.

En caso de recibir productos físicos por parte del cliente, se cuenta con depósitos de
almacenamiento, donde se hará la custodia hasta dar una disposición final con dicho producto en el
proyecto contratado.

8.1.2. Realización del producto

Para cada Obra que, desarrollada en la empresa, se establece un Plan de Calidad donde se
determinan: Requisitos Legales, Presupuesto de Obra, Cronograma, Diseños, Criterios de Seguridad
e Higiene, Criterios de control y aceptación, Dispositivos de seguimiento y medición, entre otros.

8.1.3. Revisión del contrato

El Gerente administrativo y el encargado del proyecto designado por la empresa, serán las
personas idóneas para revisar puntualmente cada clausula o ítem indicado en el contrato del
proyecto, definiendo las siguientes especificaciones:

• Plazo
• Fecha de inicio
• Si cuenta con convenio (en caso de ser posible, revisión de vigencias)
• Valor de contrato
• Existencia de certificados de disponibilidad presupuestal
• Encargado de supervisión
• Obligaciones contractuales
• Firmas de contrato

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
8.2. CAMBIOS EN EL ALCANCE

Para cualquier cambio en el alcance del proyecto debe abordarse a través de proceso de gestión del
cambio, y es responsabilidad de todos los miembros involucrados notificar a Coordinación de
proyectos, y gerencias del proyecto notificar de cualquier cambio potencial o real al alcance inicial
del proyecto.

Estos cambios pueden ser de naturaleza normativa, cambios en especificaciones o cambios en

diseños previamente planteados.

Anexo No. 4. Procedimiento de planificación de obra

8.3. PRELIMINARES EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

La Empresa ha definido el “Procedimiento de Diseño”, donde describe las especificaciones

correspondientes a:

• Planificación del Diseños y Proyectos contratado.

• Elementos de Entrada al Diseño y Proyecto contratado.
• Resultados y desarrollo del Diseño o Proyecto contratado.
• Revisión y desarrollo del Diseño o Proyecto contratado.
• Verificación y desarrollo Diseño o Proyecto contratado.
• Validación del Diseño o Proyecto contratado.
• Control de Cambios al Diseño o Proyecto contratado (Aplica en el caso de ser solicitado
por la entidad contratante o cliente).

8.4. CONTROL DEL PROYECTO

El encargado del proyecto (residente de obra) será el encargado de coordinar todas las actividades
que se ejecuten directa o indirectamente en el proyecto, teniendo de apoyo gerencial y administrativo
a las Gerencias y Coordinaciones que estarán en comunicación constante en la seguimiento y control
del proyecto.

Para lograr la efectividad exigida en el proyecto se debe dar entrega de:

• Actas de corte
• Informes (semanales o mensuales)
• Registros fotográficos (anexos de informes)
• Bitácora
• Documentos que emitan conceptos técnicos del proyecto
• Manuales
• Certificados de calidad de materiales y/o productos
• Garantías de equipos
• Ensayos de laboratorio

Estas acciones se encuentran descritas en el procedimiento de ejecución de obra.

Anexo No. 5. Procedimiento de ejecución de obra

Correo:
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Celular 3208237468
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8.5. ENTRENAMIENTO

Para garantizar la efectividad de la ejecución del proyecto, el encargado del proyecto junto con todos
sus actores involucrados recibe entrenamiento específico en el área impartida en algunos casos por
Gerencia técnica o Gerencia administrativa, y en otros casos a través de institutos o empresas
asociadas que cuentan con la idoneidad para capacitación del personal.

Este entrenamiento no solamente está dado ara el área técnica sino también para los procesos de
apoyo de la empresa, garantizando así, la idoneidad de los trabajadores que apoyan al proceso de
ejecución del proyecto.

8.5. COMPRAS

Dentro de la ejecución del proyecto, se tiene presente de manera permanente las compras que se
deban ejecutar, antes durante y después de ejecución del proyecto. Por ello, se ha definido en el
procedimiento de compra las siguientes especificaciones:

• Información de Compras.
• Verificación de Productos Comprados.
• Evaluación y Reevaluación a Proveedores.

Anexo No. 6. Procedimiento de compras

8.6. CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

En el desarrollo del proyecto se realizan controles sobre cumplimientos de criterios de calidad,

como son:

• Control de Asentamiento.
• Impermeabilización.
• Resistencia del Concreto.
• Pruebas Hidráulicas.
• Pruebas Sanitarias.
• Entre Otros, solicitados y/o exigidos dentro de las obligaciones contractuales.

Estos documentos de calidad serán registrados, analizados y posteriormente archivos de acuerdo

con el procedimiento de control de documentos y registros.

8.7. INSPECCIÓNES Y ENSAYOS

Las inspecciones y ensayos que se realizan dentro de cada proyecto se harán de acuerdo con la
descripción de actividades y los requerimientos aplicables.

En la mayoría de las inspecciones realizadas a los proyectos se utiliza metodología de Inspección

visual, utilizando equipos como cinta métrica, nivel, termómetro, densímetro, y demás herramientas
que permitan realizar las mediciones adecuadas.

Para el caso de ensayos, se realiza la toma de muestras y análisis de datos con laboratorios
certificados en la materia, que pueden emitir resultados adecuados.

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8.8. COMPROBACIÓN Y VERIFICACIÓN DE PRODUCTO Y/O SERVICIO

Para definir los criterios de producción y/o prestación de servicio, dentro del plan de calidad se
contempla los siguientes aspectos:

• Los Diseños y/o especificaciones que proporcionan la información en cuanto a las

características del proyecto.
• Los equipos de medición y Control.
• Control de Calibración de equipos.
• Criterios de aceptación de calidad, basados en la Norma Técnica de Construcción NTC-10.
• Propiedad del cliente.

Para el aspecto de control y calibración de quipos se cuenta con documento de plan de control,
donde se manifiesta el seguimiento de las calibraciones de equipos de medición, necesarios para la
actividad, donde se definió la frecuencia de calibración, proveedor del servicio entre otros.

Además, se establece el plan de calibración de maquinaria y equipos a fin de garantizar el adecuado

uso de las herramientas e instrumentos de trabajo y contribuir a la eficacia de los procesos en los
que se utilizan las máquinas y equipos y el plan de mantenimiento de maquinaria, vehículos y
equipos a fin de garantizar el adecuado uso de estos y contribuir a la eficacia de los procesos en los
que se utilizan las máquinas y equipos.

Anexo No. 7. Plan de calibración de maquinaria y equipos

Anexo No. 8. Plan de mantenimiento de maquinaria, vehículos y equipos

9. GESTIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

9.1. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

A través del medio de estructura de base de datos y en aplicación a da área identificada en la

empresa, se cuenta con un proceso de control de documentos que se generan dentro de cada
proceso o son entregados por proveedores, contratistas, y demás empresas externas que se
involucran dentro del proceso del proyecto.

Por la actividad económica que representa la empresa, se clasifican los siguientes tipos de
documentos que son producidos, gestionados, y posteriormente archivados:

• Documentos técnicos de la rama civil

• Documentos de Gestión humana
• Documentos financieros
• Documentos de SG-SST
• Correspondencia
• Normatividad

La empresa cuenta con un procedimiento documentado para el control de los documentos y registros
llamado “Procedimiento Control de Documentos y Registros”.

Anexo No. 9. Procedimiento de Control de documentos

Anexo No. 10. Procedimiento de Registro de Documentos

9.2. MANEJO, ALMACENAMIENTO, PRESERVACIÓN Y ENTREGA

Todos los documentos técnicos, administrativos, financieros, ambientales, de salud y seguridad

ocupacional y jurídicos que sean generados dentro de todas las fases de ejecución del proyecto,
tendrán los siguientes procedimientos para su correcta aplicación dentro de los procesos
mencionados en el plan de calidad:

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• Manejo: los productos serán elaborados por los encargados en cada áreas o aspecto del
proyecto, y serán revisados y verificados por el director de interventoría, quien será el
encargado de avalar y garantizar la veracidad de los textos.

• Almacenamiento: Todos los documentos realizados dentro de las funciones del ejercicio
serán almacenados de manera magnética en las carpetas dispuestas para su archivo de
acuerdo con lo mencionado en el procedimiento de control de documentos, estos
documentos deberán estar foliados y escaneados.
• Todos los documentos recibidos por entidades externas serán almacenados de manera
magnética y física, foliados para garantizar la continuidad del contenido.

• Preservación: Los documentos del área técnico tendrán una preservación idónea
magnéticamente, se harán copias de seguridad en discos externos que permitan investigar
los documentos almacenados si así se requiere. Ahora bien, para los documentos físicos se
preservarán de acuerdo con las normas aplicables de Gestión documental.

• Entrega: Para su respectiva entrega, todos los documentos deben garantizar un oficio que
permita su firma de recibo, especificando la cantidad de productos entregados, si son físicos
o magnéticos y sus copias respectivas a diferentes entidades.

10. ENTREGABLES DEL PROYECTO

Para lograr la efectividad y garantiza total de satisfacción exigida en el proyecto se debe dar entrega
de:

• Informes (semanales o mensuales)

• Actas de corte
• Registros fotográficos (anexos de informes)
• Bitácora
• Documentos que emitan conceptos técnicos del proyecto
• Manuales
• Certificados de calidad de materiales y/o productos
• Garantías de equipos
• Ensayos de laboratorio

Esta información se entregará de forma parcial o total de acuerdo con el requerimiento exigidos por
el cliente.

Lo anterior mencionando, en complemento con el resultado final, que es la ejecución del objeto
contractual descrito por la entidad contratante.

El Plan de Calidad cuenta con un control de Satisfacción de cliente, en el cual se determinan las
formas y periodos de medición de la percepción de los clientes respecto al cumplimiento de sus
requisitos en los servicios y productos ofrecidos por la empresa.

De esta manera, se garantiza que se hayan cumplidos los requisitos de aprobación exigidos por el
cliente, durante la planificación seguimiento y control realizado al proyecto.

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 11. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

De acuerdo con los documentos entregables en el proyecto se generan documentos que son
requisitos contractuales exigibles por el cliente para evidenciar la correcta ejecución del proyecto, y
llevar una correcta trazabilidad en función a todas las actividades contractuales realizadas en la obra.

La identificación clara de esta trazabilidad se evidencia especialmente en los siguientes

documentos:

• Informes semanales
• Informes mensuales
• Actas de corte
• Seguimiento al cronograma de ejecución.

Parte de la gestión autónoma de cada persona involucrada en el proyecto, genera un soporte de

respaldo de la información entregada a las diferentes partes, y los cambios estimados en los
documentos son revisados y autorizados por Coordinación de proyectos y Gerencias.

Los documentos para la aplicación y trazabilidad de inspecciones y ensayos que sean solicitados y/o
realizados dentro del proceso constructivo del proyecto, serán anexados a los documentos
anteriormente mencionados.

12. MÉTODOS Y MECANISMOS DEL PLAN DE CALIDAD

En cumplimiento a los procesos establecidos dentro del plan de calidad, para la

correcta ejecución de la interventoría se hace necesario, contar con métodos y
mecanismos que permitan identificar, controlar y asignar recursos para el correcto
funcionamiento del sistema de gestión de calidad.

Para ello, se establece que se requieren dos métodos objetivos que permitan
garantizar una medición gráfica y tangible:

• Mediciones: Dentro del actuar de la empresa, se requiere gestionar

mediciones de correlación para la verificación de acciones, ya sean
continuas, correctivas y preventivas, estas mediciones se harán en cada
etapa del proyecto, antes y después de la entrega de productos a la entidad
competente.
• Indicadores: Los indicadores deben ser medibles y cuantificables y estarán
presentes en cada una de las actividades realizadas por las personas
responsables (profesionales del proyecto), en cada tarea asignada y
ejecutada se deberá contar con un indicador que permita garantizar la calidad
del producto entregado y la posible mejora que sea susceptible los
entregables a la entidad. Estos indicadores se encuentran plasmados dentro
del Cronograma de Trabajo.

Por otra parte, el mecanismo utilizado para garantizar una correlación e interacción
de las personas que actúan dentro de los procesos para la correcta ejecución de
interventoría es la Mejora Continua, este mecanismo permite estar en una constante
retroalimentación con los documentos generados dentro de la organización y
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productos entregados a entidades de control y verificación.

Este mecanismo de mejora continua garantiza un proceso de participación que cada

persona en la organización manifiesta y lleva a cabo para determinar la calidad de
tareas realizadas:

• Recolección y revisión de la información

• Análisis de información
• Determinación de acciones
• Implementación de acciones
• Evaluación de eficacia de acciones

Para Garantizar la correcta ejecución de estos métodos y mecanismos se contará

con evaluaciones de auditoría de calidad, de la mano con los responsables de
gerencia o líderes de proyectos.

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 ANEXOS

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 ANEXO No. 1
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL PERSONAL

1. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir parala contratación del personal.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la ejecución de proyectos de construcción de escenarios

deportivos.

3. RESPONSABLES

• Responsable de implementación: Coordinador de Proyectos

• Responsable de verificación: Coordinador HSEQ
• Responsable de asignación de recursos: Gerente General

4. DESCRIPCIÓN

4.1. SOLICITUD DEL PERSONAL

El residente de obra de acuerdo con el cronograma de obra realiza la solicitud de personal

a través del formato de Requisición de persona, esta solicitud debe realizarse los lunes de
cada semana con una antelación de quince días.

4.2. ENGANCHE DE PERSONAL

El coordinador de talento Humano identifica los perfiles del personal que se requiere de
acuerdo con lo suscrito en el MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES y se
presenta el requisito para aprobación de la gerencia y/o representante legal.

Una vez el coordinador de talento humano, cuenta con la aprobación del enganche, lleva a
cabo las siguientes actividades:

• Verificación del personal requerido, se puede contratar dentro de la zona de

influencia del proyecto, si no es viable publica la vacante a través de páginas web
de gestión laboral.
• Recolecta hojas de vida mediante correo electrónico y se hace preselección de las
personas que cumplen con el perfil requerido; se establece la fecha y hora de
entrevista con el candidato.
• El candidato deberá traer su hoja de vida, adjuntando los requisitos apropiados de
formación, experiencia, certificado judicial y demás registros conforme al formato
“Requisitos del empleado”.
• Realiza las diferentes entrevistas en la fecha y hora estipuladas.

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• Selecciona por lo menos tres personas para hacer la respectiva prueba de
conocimiento, dependiendo del proceso en el que laboran.
• Al obtener los resultados de las pruebas realizadas, se programa una entrevista de
los candidatos que aprobaron la prueba de conocimiento con el jefe inmediato.
• Una vez se haya verificado las referencias de los candidatos, se selecciona la
persona que haya tenido el mejor desenvolvimiento en la entrevista con el jefe
inmediato; y se programa una entrevista con el gerente general para finalmente
tomarla decisión de contratación.

4.3. CONTRATACIÓN DE PERSONAL

La Gerencia General define la forma de contratación del trabajador, ya sea por Nomina o
prestación del servicio. Según sea el caso el personal a contratar debe entregar los
documentos mencionados en la tabla No. 1 antes de la vinculación.

Tabla 3. Documentos de entrega

CONTRATACIÓN NOMINA CONTRATACIÓN PRESTACIÓN DE

SERVICIOS
1. Cedula de Ciudadanía 1. Cedula de ciudadanía
2. Recibo de Servicio Publico donde 2. Recibo de Servicio Publico donde
indique el lugar de residencia indique el lugar de residencia
3. Examen medico 3. Examen medico
4. Planilla de pago EPS, pensión y ARL.

Después de haber verificado los registros mencionados en la tabla No. 1, se envía a examen
médico laboral, si el certificado de actitud es favorable para el cargo al cual se va a contratar,
se procede a fijarla fecha de vinculación laboral.

La Afiliación a la ARL se debe hacer un día antes de que el personal ingrese a laborar.

Se realiza un archivo de hojas de vida que contenga los registros de formación, experiencia,
afiliaciones y llamados de atención, los cuales están custodiados por el coordinador de
calidad.

Al ingresar el trabajador a laborar se brinda la inducción dejando el registro en el formato

“Inducción”.

Al termino de tres meses, a los trabajadores nuevos se les realizara la evaluación de

desempeño según el formato de “Evaluación de desempeño”, en el caso del personal
antiguo la frecuencia es anual.

Correo:
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 4.4. DESVINCULACIÓN DE PERSONAL

Una vez se termina el proyecto o se decide dar por terminado el contrato de trabajo, se
llama al trabajador, se le entrega su carta de terminación de contrato, se remite al examen
médico de retiro y se elabora la liquidación, según sea el caso.

La hoja de vida del trabajador desvinculado se guarda en el archivo general de la empresa.

4.5. FORMATOS

• Requisitos de documentación
• Inducción
• Evaluación de desempeño

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 ANEXO No. 2
PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la identificación y control del producto o servicio no

conforme para evitar su uso o entrega no intencional.

2. ALCANCE

Aplica para todas las personas involucradas directa o indirectamente en el proyecto, que
registran y controlan las especificaciones técnicas solicitadas por la entidad contratante.

3. RESPONSABLES

• Encargado de área (residente de obra o asesor de área específica)

• Director de área
• Responsable de verificación

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

• El responsable del área en que se detecte la no conformidad deberá levantar el

registro correspondiente de acuerdo con el formato Registro de No Conformidad.

• El responsable del área deberá analizar las causas que generaron la desviación, así
como proponer las posibles soluciones al problema. En conjunto deberá identificar
el producto o servicio no conforme de forma tal que se evite su uso o entrega no
intencionado y determinará el tratamiento a dar al producto o servicio no conforme
de acuerdo con una o más de las siguientes opciones:

• Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada.

• Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una
autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente.
• Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente
previsto.

• El responsable del área deberá notificar a su jefe inmediato del área sobre la no
conformidad registrada, así como el análisis de sus causas, las posibles soluciones
planteadas y las acciones tomadas para la identificación y control del producto no
conforme.

• El responsable del área deberá aplicar las acciones necesarias para la solución de
la no conformidad, cuando el responsable del área no esté autorizado para la toma
de las acciones correctivas necesarias, estas deberán ser dictadas y autorizadas

Correo:
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 para su aplicación por su superior o la función en línea ascendente con la capacidad
y autoridad necesarias para dictarlas.

• Se deberán mantener registros de la no conformidad, la disposición del producto o

servicio y las acciones tomadas para su solución de acuerdo con el Procedimiento
para el Control de Registros.

5. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO NO

CONFORME

RESPONSABLE NO. OPERACIÓN REGISTRO

Detecta el producto o servicio que no
cumple con las especificaciones
establecidas, esta detección se
1 puede dar en las revisiones
efectuadas o por notificación del
Encargado de Área cliente o usuario.
Informa al Gerente de Área y/o
Director de Obra sobre la
2 existencia del producto o servicio
no conforme.
Registra el producto no conforme, Cédula de
cuando sea aplicable toma las
acciones necesarias para la Producto o
3 identificación del producto o Servicio No
servicio para evitar Conforme
su uso o entrega.
Determina las acciones a tomar,
estas acciones podrán ser:
a) Acciones para eliminar la no
Gerente de Área conformidad
4 b) Liberación por autorización de
una autoridad competente o en
su caso el cliente
c) Acciones para impedir su uso
original o para el desecho
Determina las acciones de re-trabajo
5 del producto o servicio para eliminar
la no conformidad.
Nombra a un responsable de aplicar
6 las acciones dictadas.
Aplica las acciones tomadas para
7 eliminar la no conformidad del
producto o servicio.
Responsable
Verifica que el producto o servicio
de 8 cumpla con los requisitos
Verificación establecidos para este.
Informa al Gerente de Área sobre la Registros de
9 aplicación de las acciones, los Cumplimiento de
resultados obtenidos y en su caso y

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 la conformidad con los requisitos Requisitos
preliminares, entregando los
registros que demuestren dicha
conformidad.
10 Libera el producto o servicio mediante Oficio de Liberación
autorización, de esta autorización del Producto
deberá mantenerse un registro, la
liberación estará
firmada por el Gerente de Área, por el
Gerente General del Área en caso de
no contar el primero con la autoridad
necesaria para la liberación y en
caso de ser requerido por el cliente.
11 Determina las acciones necesarias Registro de
para evitar el uso inicial previsto del disposición final o
producto o servicio no conforme.
desecho
Gerente de Área
12 Recopila la información referente a
las acciones tomadas respecto al
producto o servicio no conforme.
13 Informa al Gerente General del Área
sobre la
ocurrencia de la no conformidad y las
acciones tomadas.
14 Mantiene los registros de la no
conformidad, las acciones tomadas y
las verificaciones posteriores
efectuadas para su liberación de
acuerdo con el Procedimiento para
Control de Registros.
Fin de Procedimiento

Correo:
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 ANEXO No. 3
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE OBRAS

1. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para la planeación del proyecto, teniendo en cuenta los
requisitos del cliente, los legales y reglamentarios.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la ejecución de proyectos de construcción de escenarios

deportivos.

3. RESPONSABLES

• Responsable de implementación: Coordinador de Proyectos

• Responsable de verificación: Coordinador HSEQ
• Responsable de asignación de recursos: Gerente General

4. DESCRIPCIÓN

Previo al inicio de las actividades del proyecto el coordinador de proyectos diligenciara al

“formato identificación y seguimiento” de los requisitos, en el cual se identifica cada uno de
los requisitos contractuales, técnicos, de calidad, legales y reglamentarios a cumplir antes,
durante y después de la ejecución de las obras.

4.1. PLANEACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTO

Una vez se han identificado los requisitos del proyecto, se realizará la programación de las
diferentes actividades y la planeación en la asignación de los recursos (personal,
materiales, insumo, suministros, maquinaria y equipo) como registros de esta actividad
quedan:

• Programa detallado de obra

• Programa de inversiones
• Cronograma de obra
• Programación de seguridad y salud en el trabajo
• Programas de gestión ambiental
• Cronograma de suministros

Estos registros son entregados al Director de Obra y el Coordinador HSEQ para su

implementación y control.

Correo:
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 4.2. PLANEACIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Para asegurar la calidad de las actividades del proyecto se diligencian los formatos “Puntos
de inspección y ensayo, lista de chequeo y liberación del producto” en el cual se identifican
todos los requerimientos técnicos y de calidad que se deben cumplir por cada etapa y
actividad constructiva. Estos requisitos son divulgados al director y residente de la obra con
el fin de que los tengan presentes durante la liberación de cada uno de los ítems del
proyecto.

4.3. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO

El coordinador de proyectos, junto con el director de obras y coordinador HSEQ, llevan a

cabo un seguimiento de los cronogramas, programas, avances y calidad de la obra a través
de un comité de seguimiento mensual, como resultado de este comité se generan los
siguientes registros y evidencias.

• Informe de avance de obras

• Actas parciales de obra
• Seguimiento a los cronogramas
• Evaluación de cumplimiento de los requisitos
• Acciones de mejora

4.4. FORMATOS

• Identificación y seguimiento de los requisitos.

• Lista de chequeo y liberación de producto
• Puntos de Inspección y ensayo.

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 ANEXO No. 4
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE OBRA

1. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para la ejecución del proyecto, teniendo en cuenta los
requisitos del cliente, los legales y reglamentarios; así como la programación, los tiempos
de entrega y cronograma definidos en la planeación.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la ejecución de proyectos de construcción de escenarios

deportivos.

3. RESPONSABLES

• Responsable de implementación: Coordinador de Proyectos

• Responsable de verificación: Coordinador HSEQ
• Responsable de asignación de recursos: Gerente General

4. DESCRIPCIÓN

Previo al inicio de las actividades del proyecto el coordinador de proyectos diligenciara al

“formato identificación y seguimiento” de los requisitos, en el cual se identifica cada uno de
los requisitos contractuales, técnicos, de calidad, legales y reglamentarios a cumplir antes,
durante y después de la ejecución de las obras.

4.1. RECURSOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS OBRAS

Para la ejecución de cada una de las obras, se tienen en cuenta las programaciones y
cronogramas entregados por el proceso de planeación. Con base en esta información el
ingeniero residente solicita los recursos humanos, los materiales, maquinaria y equipo
requerido para la ejecución de las obras. Como evidencia de esta actividad diligenciando el
formato de “Requisitos del personal” y “Requisitos de compra y/o contratación”.

4.2. EJECUCIÓN DE LAS OBRAS

Una vez se cuente con los recursos para la ejecución de las actividades, el residente de
obra programa las obras a realizar n coordinación con el personal operativo.

A medida que las obras van avanzando en residente de obras deja registro fotográfico,
descripción de los realizado durante el día y los resultados de las inspecciones y controles
de calidad de cada etapa. Como registro de ello queda:
• Bitácora de obra
• Formato de control diario de actividades
• Registro fotográfico
• Lista de chequeo y liberación del producto
Para garantizar una adecuada ejecución de las obras, se llevan a cabo comités semanales
con la participación de la interventoría, el director de obra, el residente de obra y los

Correo:
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contratistas, para tratar temas relacionados con la ejecución, el cumplimiento de los
requisitos y la programación de las actividades semanales dejando como evidencia lo
hablado en el formato “Acta de reunión”.

4.3. VERIFICACIÓN DE LA CALIDAD DE LAS OBRAS

Para asegurar la calidad de las obras y las actividades del proyecto, se llevan a cabo
inspecciones periódicas en cada una de las etapas constructivas diligenciando el formato
de lista de chequeo y liberación del producto. En el cual se deja evidencia del cumplimiento
de todos los requisitos técnicos y de calidad que se deben cumplir.

Adicional a ello, se realizan los ensayos de laboratorio requeridos para garantizar la calidad
de los materiales y procesos de construcción cuando se requieran. El tipo de ensayo a
realizar, sus frecuencias y criterios de aceptación se dejan plasmados en el formato Puntos
de Inspección y ensayo, el cual es entregado por el proceso de planeación antes del inicio
de la obra.

4.4. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO

El coordinador de proyectos junto con el director de obra y el coordinador HSEQ, llevan a

cabo un seguimiento de los cronogramas, programas, avances y calidad de la obra a través
de un comité de seguimiento mensual, como resultado de este comité se generan los
siguientes registros y evidencias:

• Informe de avance de obra

• Registro fotográfico
• Actas parciales de obra
• Seguimiento a los cronogramas
• Evaluación de cumplimiento de los requisitos
• Certificaciones de calidad de los materiales
• Resultado de ensayos de laboratorio avalados y aprobados
• Acciones de mejora

4.5. ENTREGA DE LAS OBRAS

Una vez se tienen listas las obras para entrega, el Residente de obra de informar al
representante del cliente para que reciba a conformidad dejando en evidencia la firma y/o
visto bueno en el formato “Lista de chequeo y liberación de producto”, junto con los
correspondientes certificados de calidad de los materiales y ensayos de laboratorio.

4.6. FORMATOS

• Requisición de personal
• Requisición de compras y/o contratación de servicios
• Control diario de actividades
• Lista de chequeo y liberación de producto
• Acta de Reunión

Correo:
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 ANEXO No. 5
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para la planeación del proyecto, teniendo en cuenta los
requisitos del cliente, los legales y reglamentarios.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la ejecución de proyectos de construcción de escenarios
deportivos.

3. RESPONSABLES

• Responsable de implementación: Coordinador de Proyectos

• Responsable de verificación: Coordinador HSEQ
• Responsable de asignación de recursos: Gerente General

4. DESCRIPCIÓN

Previo al inicio de las actividades del proyecto el coordinador de proyectos diligenciara al

formato identificación y seguimiento de los requisitos, en el cual se identifica cada uno de
los requisitos contractuales, técnicos, de calidad, legales y reglamentarios a cumplir antes,
durante y después de la ejecución de las obras.

4.1. PLANEACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTO

Una vez se han identificado los requisitos del proyecto, se realizará la programación de las
diferentes actividades y la planeación en la asignación de los recursos (personal,
materiales, insumo, suministros, maquinaria y equipo) como registros de esta actividad
quedan:

• Programa detallado de obra

• Programa de inversiones
• Cronograma de obra
• Programación de seguridad y salud en el trabajo
• Programas de gestión ambiental
• Cronograma de suministros

Estos registros son entregados al Director de Obra y el Coordinador HSEQ para su

implementación y control.

4.2. PLANEACIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Para asegurar la calidad de las actividades del proyecto se diligencian los formatos “Puntos
de inspección y ensayo, lista de chequeo y liberación del producto” en el cual se identifican
todos los requerimientos técnicos y de calidad que se deben cumplir por cada etapa y
actividad constructiva. Estos requisitos son divulgados al director y residente de la obra con

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
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el fin de que los tengan presentes durante la liberación de cada uno de los ítems del
proyecto.

4.3. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO

El coordinador de proyectos, junto con el director de obras y coordinador HSEQ, llevan a

cabo un seguimiento de los cronogramas, programas, avances y calidad de la obra a través
de un comité de seguimiento mensual, como resultado de este comité se generan los
siguientes registros y evidencias.

• Informe de avance de obras

• Actas parciales de obra
• Seguimiento a los cronogramas
• Evaluación de cumplimiento de los requisitos
• Acciones de mejora

4.4. RECURSOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS OBRAS

Para la ejecución de cada una de las obras, se tienen en cuenta las programaciones y
cronogramas entregados por el proceso de planeación. Con base en esta información el
ingeniero residente solicita los recursos humanos, los materiales, maquinaria y equipo
requerido para la ejecución de las obras. Como evidencia de esta actividad diligenciando el
formato de “Requisitos del personal” y “Requisitos de compra y/o contratación”.

4.5. EJECUCIÓN DE LAS OBRAS

Una vez se cuente con los recursos para la ejecución de las actividades, el residente de
obra programa las obras a realizar n coordinación con el personal operativo.

A medida que las obras van avanzando en residente de obras deja registro fotográfico,
descripción de los realizado durante el día y los resultados de las inspecciones y controles
de calidad de cada etapa. Como registro de ello queda:

• Bitácora de obra
• Formato de control diario de actividades
• Registro fotográfico
• Lista de chequeo y liberación del producto

Para garantizar una adecuada ejecución de las obras, se llevan a cabo comités semanales
con la participación de la interventoría, el director de obra, el residente de obra y los
contratistas, para tratar temas relacionados con la ejecución, el cumplimiento de los
requisitos y la programación de las actividades semanales dejando como evidencia lo
hablado en el formato “Acta de reunión”.

4.6. VERIFICACIÓN DE LA CALIDAD DE LAS OBRAS

Para asegurar la calidad de las obras y las actividades del proyecto, se llevan a cabo
inspecciones periódicas en cada una de las etapas constructivas diligenciando el formato

Correo:
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Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
listo de chequeo y liberación del producto. En el cual se deja evidencia del cumplimiento de
todos los requisitos técnicos y de calidad que se deben cumplir.

Adicional a ello, se realizan los ensayos de laboratorio requeridos para garantizar la calidad
de los materiales y procesos de construcción cuando se requieran. El tipo de ensayo a
realizar, sus frecuencias y criterios de aceptación se dejan plasmados en el formato Puntos
de Inspección y ensayo, el cual es entregado por el proceso de planeación antes del inicio
de la obra.

Correo:
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 FORMATO

PLAN DE CALIBRACION DE MAQUNARIA Y EQUIPOS

Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 19/12/2018

Nombre del proceso: PLAN DE CALIBRACION DE MAQUINARIA Y EQUIPOS Responsable: Gerente.

Objetivo: Programar la calibracion correspondiente de maquinaria y equipo usados en la firma.

FRECUENCIA DE PROXIMA FECHA DE
MARCA MEDICION RANGO DE MEDICION DIVISION ESCALA ULTIMA CALIBRACION
EQUIPO CANTIDAD CALIBRACION CALIBRACION
 FORMATO PLAN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

PLAN DE CALIBRACION DE MAQUNARIA Y EQUIPOS

Version: 01

Nombre del proceso: PLAN DE MANTENIMIENT Responsable: Coordinador de Calidad

Objetivo: Programar la calibracion correspondiente de maquinaria y equipo usados en la firma.

DESCRIPCION DE LA PROGRAMADO/E
MES 1 MES 2
ACTIVIDAD JECUTADO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
MANTENIMIENTO DE P
MAQUINARIA XXX
E
P
MANTENIMIENTO DE
VEHICULO PLACAS XXX
E

MANTENIMIENTO DE
P
VEHICULO PLACAS XXX
E

MANTENIMIENTO DE XXXX
P
E

Nota: Verificar los mantenimientos realizados y anotasr las observaciones

 ANEXO 8
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO

Establecer los controles necesarios para la elaboración, modificación, anulación y

aprobación de los documentos que expida la firma.

Establecer los controles a los registros que integran el Sistema de Gestión de Calidad en
cuanto a su identificación, almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y disposición
final.
Establecer controles y parámetros necesarios para la elaboración, control y registros
relacionados con el Sistema de Gestión en calidad.
Adicionalmente, el objetivo de este procedimiento es describir la gestión llevada a cabo por
la organización para la recepción, control, ubicación, acceso, identificación y aprobación de
los documentos y registros relacionados con los distintos procesos que intervienen en el
Sistema de Gestión de la Calidad, así como también de la documentación externa que
intervenga en el funcionamiento de esta.

2. ALCANCE

El Procedimiento de Control de documentos y registros aplica para todos los documentos

expedidos por la firma, desde la detección de la necesidad de elaborarlo o modificarlo hasta
su difusión, administración y/o anulación.

Este procedimiento es aplicable a toda documentación y registros que intervenga en el

Sistema de Gestión de la Calidad, y en el funcionamiento de organización aplicándose este
procedimiento a:

• Documentación externa:

• Normativas aplicables.
• Manuales Técnicos.
• Otra documentación externa: catálogos proveedores, certificados, información
técnica de proyectos etc.
• Documentación interna:
• Manual de Gestión de la Calidad.
• Manual de Procedimientos.
• Instrucciones Técnicas (IT’s)
• Otra documentación interna: albaranes, lista de materiales y piezas, etc.
• Informes técnicos
• Registros fotográficos
• Evidencias técnicas
• Evaluación de proyectos
• Seguimiento de obras

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
• Registros:
• Todos aquellos formatos correspondientes a cada procedimiento del
Sistema de Gestión de Calidad se considera un registro.

3. SOPORTE NORMATIVO

• Ley 594 del 2000 Ley General de Archivo.

• ISO 9001
• ISO 14001
• Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación (Glosario de Archivos). Páez,
Fabio Enrique
• Guía para la conservación preventiva en Archivos. Orientaciones en primeros
auxilios para documentos de archivo. Bogotá. Archivo General de la Nación, 1997

4. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

• Documento: Información y su medio de soporte; hace referencia a

caracterizaciones, procedimientos, manuales, políticas, objetivos, lineamientos,
instructivos, documentos, formatos, listados y matrices. En cuanto a su medio de
soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico y muestra patrón o una
combinación de estos.
• Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobados y
controlados de acuerdo con las disposiciones establecidas en el procedimiento de
Control de documento y registros GM-PR-004 y cuya reproducción y uso
inadecuado por parte de los servidores públicos y/o contratistas se considera
como una Copia No Controlada.
• Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera
de la organización.
• Formato: Forma estándar para registrar información.
• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
• Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• Oferta de presentación
• Contrato de proyecto
• Acta de inicio
• Prorroga (En el caso que aplique)
• Suspensión (En el caso que aplique)
• Acta de terminación y recibo final
• Acta de liquidación
• Memorias de cantidades ejecutadas
• Correspondencia enviada y recibida
• Actas de comité y/o reuniones
• Planos entregados por la entidad

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 • Planos Record
• Diseños
• Documentos relacionados y generados en pro del proyecto.

6. RESPONSABLE(S) DEL PROCESO

Los responsables del control de documentos asociados al SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD y al funcionamiento de la empresa son:

• Gerente Administrativo:
El Gerente administrativo de la organización es el encargado de aprobar los
documentos referentes al Sistema de Gestión de Calidad, tanto el Manual de Gestión
de Calidad, como los procedimientos correspondientes al Manual de Procedimientos.
• Responsable de Calidad:
El Responsable de Calidad se encarga de elaborar el Manual de Gestión de la Calidad,
el Manual de Procedimientos y las Instrucciones Técnicas.
• Director Técnico:
Se encarga de las normativas aplicables, manuales técnicos, planos de diseño,
especificaciones técnicas, etc.
• Responsables de otras áreas:
Los responsables de las otras áreas de la organización se encargan de revisar los
procedimientos que les compete en el Manual de Procedimientos, así como
documentación externa perteneciente a su área.

7. DESARROLLO

En la descripción de este procedimiento se distinguen tres partes, que son:

• Control de la documentación externa.
• Control de la documentación interna.
• Control de los registros.

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8.1. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA

La documentación externa es recibida por el responsable del área administrativa

encargado. Para este caso tendrá directa responsabilidad en recibo de la información
externa es el auxiliar administrativo ubicado en la recepción de la organización.

La persona encargada de la recepción de la documentación externa deberá seguir la

siguiente metodología:

• Registro de documentos, todos los documentos allegados a la organización deberán

ser inscritos en la base de datos general de correspondencia de la organización.

La información, deberá depositarse en el formato No. 1- Correspondencia Recibida

Oficina.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
• Se revisará preliminarmente la información y se dará radicado de recibido con nota de
no aprobación, adicionalmente se deberá colocar la fecha y hora de recibo y logo de la
empresa a la que llega la documentación externa.
• Una vez se realiza el proceso de recibo se entregará la información allegada a la
gerencia administrativa, quien será el encargado de distribuir la información contenida
según las áreas encargadas que deberán recibir, revisar y ubicar la información.

8.2. IDENTIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La identificación o codificación de los documentos externos, se realiza por parte del

encargado de la revisión de la información o a quien se le otorgo la tarea de revisar y ubicar.

La organización cuenta con la estandarización de ubicación de archivos externos de

manera técnica o administrativa.

Usted deberá realizar el siguiente procedimiento de revisión de acuerdo a los lineamientos

existentes:

8.3. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Cada documento estará en soporte digital (en PDF) y en soporte físico en su

correspondiente carpeta de archivo. El control de la documentación externa se hará
cumplimentando este procedimiento, en el que aparecerá respectivamente en la carpeta.

8.4. UBICACIÓN

Los documentos en soporte digital se encontrarán cada uno en sus correspondientes

carpetas digitales de las respectivas áreas que conforman la organización.

Los documentos en soporte físico se ubicarán en las estanterías que se encuentran en la

oficina principal. Las estanterías están clasificadas según las áreas que conforman la
organización, teniendo cada área un archivador compuesto por carpetas, en las cuales
están los documentos relativos a dicha área.

8.5. ACCESO

Los documentos y la información localizada en el sistema DROPBOX de la organización,

será de acceso con autorización de la gerencia administrativa.

8.6. ACTUALIZACIÓN.

El Director Técnico y coordinador de proyectos se encarga se consultar y mantener al día

las normativas, los manuales técnicos e información del proyecto.

Cuando se produce algún cambio en ella, obtiene la nueva, sustituyendo con la colocación
de nueva versión, etiquetándola como tal, o si está en soporte digital la envía a la carpeta
de ‘Documentación Externa Obsoleta’, esto se realizará con previa autorización.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 ANEXO 9
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO

Establecer las pautas para controlar los documentos de forma tal que se aseguren su
revisión, aprobación, actualización, vigencia, legibilidad, identificación, disposición, y
aplicación. Adicionalmente definir las actividades para identificar, almacenar, proteger,
recuperar, establecer la retención y la disposición final de los registros del proyecto.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la ejecución de proyectos de construcción de escenarios

deportivos.

3. RESPONSABLES

• Responsable de implementación: Coordinador de Proyectos

• Responsable de verificación: Coordinador HSEQ
• Responsable de asignación de recursos: Gerente General

4. DESCRIPCIÓN

4.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

El personal, identifica las necesarias de elaboración de procedimiento, instrucciones de

trabajo y/o manuales necesarios para el desarrollo del proyecto.

Los responsables de cada proceso y/o la persona designada elaboran el borrador del
procedimiento, instructivo y/o manual a seguir, indicando allí cada una de las actividades a
realizar y de los responsables.

4.2. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos se dan por aprobados cuando son colocados en la red en formato PDF.

4.3. DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El coordinador de HSEQ realiza distribución de copias controladas de los procedimientos

aplicables por medio de la red en formato PDF a cada uno de los dueños del proceso.

El coordinador HSEQ el encargado del proyecto establecen los cargos que requieren copia
controlada de os documentos y les hacen entrega mediante el formato de “Entrega de
documentos”.

Las copias controladas de los documentos se identifican con el sello de “COPIA

CONTROLADA”, este sello no se coloca en los formatos por efectos prácticos.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 Los documentos son divulgados al personal para asegurar el conocimiento e
implementación de estos, dicha divulgación se registra en el formato “asistencia a
capacitación”

4.4. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La revisión y actualización de cada uno de los documentos está en cabeza del dueño del
proceso, quien es el más directo responsable de la verificación de los cambios efectuados
hasta la aprobación y edición final. En el momento en que se tenga la aprobación, el
coordinador HSEQ lo incluye en el formato “Listado Maestro de documentos internos”.

4.5. CONTROL DE CAMBIOS Y DOCUMENTOS OBSOLETOS

Cuando se realizan modificaciones en los manuales, procedimientos y/o instructivos y una

vez aprobados por el gerente general se incorporan en el archivo magnético existente en el
equipo de coordinador HSEQ se distribuyen copias controladas a los interesados.

Solo se mantendrá copia de los documentos obsoletos en medio magnético. El control de

las modificaciones de los documentos se realiza con numero de versión y se registra en a
tabla de control de cambios.

4.6. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE REGISTRO

Los documentos y registros se identifican por su nombre.

4.7. LEGIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

Para asegurar la legibilidad de los documentos y registros se define lo siguiente:

• No se deben realizar enmendaduras, modificaciones y/o anotaciones en los

documentos y registros durante la consulta.
• No se aceptan documentos y registros escritos a lápiz o tintas que puedan borrarse
con el paso del tiempo.
• Todo documento y/o registro en medio físico deben estar impreso en papel blanco.
• Los documentos y/o registros deben elaborarse con letra de tamaño y color que
facilite su lectura.

4.8. ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y

REGISTROS

• Todo documento y registro en medio físico se organizan en un AZ identificando su

contenido y protegiéndolos contra condiciones ambientales que puedan
deteriorarlos.
• El almacenamiento de las AZ se lleva a cabo en estantes o archivadores según lo
requerido en cada puesto de trabajo.
• Los documentos y registros en medio magnético son archivados en carpeta
debidamente identificadas y se realiza un backup semestral con el fin de asegurar
la recuperación de la información en caso de pérdida o daño del equipo.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
• Durante la consulta de los documentos y registros se prohíbe alterar la información
contenida en ellos y retirarlos del lugar del archivo.
• Los registros en medio magnético están disponibles solo para lectura.
• El almacenamiento de los registros y documentos internos se indica en el formato
“control de registros” y “listado maestro de documentos internos” respectivamente.

4.9. RECUPERACIÓN DE LOS REGISTROS

Los registros generados en la oficina y proyectos se organizarán por fecha, cliente,

proyecto, proceso o consecutivo, según lo defina el responsable de cada registro. Esta
recuperación queda definida en el formato “Control de registros”.

4.10. DISPOSICIÓN DE REGISTROS

Al culminar el tiempo de retención, todos los registros se disponen como papel para
reutilizar, previamente identificándolos con sello de “Reciclable”.

4.11. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Para el control de los documentos externos aplicables a la organización en lo referente a la

calidad, se cuenta con el formato “Listado maestro de documentos externos”.

Todos los documentos externos son actualizados cada mes por el coordinador HSEQ y
también será de su responsabilidad el control y actualización mediante consultas por
internet a la entidad que los emite, consulta directa a la entidad o por afiliaciones a estas
entidades.

Las copias de los documentos externos que se distribuyen para su aplicación se identifican
como copia controlada; y las copias de versión anteriores serán marcadas con sello de
reciclable. En el caso que esta información se mantenga en medio magnético se realiza
copia de seguridad para asegurar su disponibilidad.

Para el control de los planos en el proyecto, el coordinador HSEQ, coordina el

diligenciamiento del formato “registro y clasificación de planos” en el cual se relacionan por
especialidad cada uno de los planos; la entrega de copias de los planos al personal en obra
es definida por el residente y/o director.

Los planos se organizan la forma que permiten su consulta ya sea en AZ, planotecas,
archivadores preservando la información durante la ejecución de la obra.

Los documentos de los proyectos (programación, especificaciones, normas, manuales y

otros) son definidos en el plan de calidad del proyecto y organizados de AZ, libros o
cualquier otro mecanismo que permita su consulta y conservación durante la ejecución de
las obras, el Residente de obras es responsable por el control de la vigencia, distribución a
los cargos que requieran modificaciones y actualizaciones.

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 4.12. FORMATOS

• Listado maestro de documentos externos

• Control de registro
• Formato entrega de documentos
• Registro y clasificación de planos
• Listado maestro de documentos internos

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 FORMATOS

Correo:
[email protected]
Celular 3208237468
Dirección: Carrera 101 # 69-21
 FORMATO DE PROCESO

CONTROL DIARIO DE ACTIVIDADES

Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 13/01/2021

CONSORCIO/PROYECTO:

DATOS DEL PROYECTO

RESPONSABLE DEL FRENTE

FRENTE DE TRABAJO
TIEMPO
LOCALIZACION
FECHA
HORAS TRABAJADAS
ACTIVIDAD

INFORMACION GENERAL
CONSUMO

FECHA OBRA EJECUTADA UBICACIÓN UND CANT ACUM

MATERIAL USADO UND CANT

OBSERVACIONES:

FECHA NOMBRE DEL TRABAJADOR CARGO HORAS TRABAJADAS OBSERVACIONES

FECHA EQUIPO UTILIZADO UNIDAD CANT HORAS OBSERVACIONES

FIRMA DEL RESPONSABLE DEL FRENTE

 FORMATO DE PROCESO
IDENTIFICACION Y SEGUIMIENTO DE LOS REQUISITOS
Version: 01 Proceso: Mejora Continua 13/01/2021

FECHA DE IDENTIFICACION FECHA DE EJECUCION

DOCUMENTOS QUELO CONTIENE DESCRIPCION DEL REQUISITO ACCIONES PARA EL CUMPLIMIENTO REGISTRO
DIA MES AÑO DIA MES AÑO
 HORAS MAQUINA

NUMERO DE CONTRATO FECHA

OBRA INTERVENTORIA OBJETO DEL CONTRATO

HOROMETRO TOTAL
NOMBRE DEL OPERARIO ID REGISTRO FOTOGRAFICO OBSERVACIONES
FECHA inicial final HORAS

TOTAL HORAS 0
 FORMATO DE PROCESO

LISTA DE CHEQUEO Y LIBERACION DEL PRODUCTO

Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 13/01/21

CONSORCIO/PROYECTO:

CONFORME ACCION A TOMAR

ACTIVIDAD CRITERIO DE ACEPTACION OBSERVACION
SI NO RECHAZAR CORREGIR LIBERAR
 ACTA DE COMITÉ

OBJETO
Hoja de
FECHA
DD MM AA

Contrato de Obra No. Contrato de interventoria No.

Acta No. de Comité

SUMINISTR CONSULTOR OBRA DISEÑO Y CONSTRUCCION

CONTRATISTA

INTERVENTOR

I. PARTICIPANTES
NONBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA

II. LECTURA ACTA ANTERIOR Y POSIBLES OBSERVACIONES A LA MISMA

III. VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS PACTADOS SEGÚN ACTA ANTERIOR

 ACTA DE COMITÉ

OBJETO
Hoja de
FECHA
DD MM AA

IV. ORDEN DEL DIA

TEMA OBSERVACIONES RESPONSABLE

V. DESARROLLO DE LOS TEMAS

 ACTA DE COMITÉ

OBJETO
Hoja de
FECHA
DD MM AA
 ACTA DE COMITÉ

OBJETO
Hoja de
FECHA
DD MM AA

VI. COMPROMISOS PACTADOS

COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO

VII. ASISTENTES COMITÉ DE OBRA

NOMBRES Y APELLIDOS ENTIDAD FIRMA

VIII. PROXIMA REUNION

FECHA HORA

DIA MES AÑO

AM PM
 FORMATO DE PROCESO
PUNTOS DE INSPECCION Y ENSAYO
Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 13/01/2021

CONSORCIO/PROYECTO:

REGISTRO
NORMA ENSAYO A CRITERIO DE
ACTIVIDAD MAQUINARIA REQUERIDA REALIZAR FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
ACEPTACION INFORME ENSAYOS MUESTRAS
FOTOGRAFIC
 REGISTRO DE INDUCCIÓN

Fecha: Inducción:
Reinducción:

NOMBRES Y APELLIDOS C.C.

AREA / CONTRATO: CARGO:

GENERALIDADES DE LA EMPRESA LINEAMIENTOS HSEQ

Bienevenida SI N Politicas: Integral, Contra el consumo de Alcohol, Drogas y SI NO

Misión SI N Requisitos Legales SI NO
SI N Responsabilidades de los trabajadores en Seguridad y Salud S NO
Visión
en el Trabajo
Procesos de vinculación y desvinculación SI N Copasst S NO
Horario de trabajo SI N Medicina Preventiva y del Trabajo S NO
Modalidades y periodos de pago SI N Gestion Ambiental: Clasificacion de Residuos S NO
Procesos administrativos SI N Elementos de Proteccion Personal S NO
Seguridad Social SI N Peligros, Riesgos y Controles S NO
Permisos SI NO CON S NO
Ley 1010 de 2006 - Acoso Laboral SI NO Plan de Emergencias - Brigadas de Emergencias S NO
Divulgacion reglamento interno de trabajo SI NO Productos Quimicos S NO
Reporte de Incidentes y Accidentes de Trabajo S NO

Firma del Trabajador: C.C.:

PARA USO EXCLUSIVO DEL ÁREA DE TALENTO HUMANO

Se cumplió con el objetivo del programa de inducción SI NO
El programa de inducción debe ser modificado o se debe volver a programar SI NO
OBSERVACIONES GENERALES:

RESPONSABLE DEL PROCESO DE INDUCCIÓN

Responsable Área HSEQ Firma: Jefe Inmediato Firma:

Responsable Área Talento Humano: Firma: Fecha:

 FORMATO DE PROCESO
REQUISICION DE PERSONAL
Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 13/01/2021

CONSORCIO/PROYECTO:

REQUISICION DE PERSONAL

FECHA DE SOLICITUD:
FECHA DE RECEPCION:
INFORMACION SOBRE EL CARGO
NOMBRE DEL CARGO
PROCESO
INFORMACION DELCONTRATO
TERMINO FIJO
CLASE DE CONTRATO TERMINO INDEFINIDO
TEMPORAL

TIEMPO COMPLETO
DEDICACION MEDIO TIEMPO
TIEMPO PARCIAL

DIURNO
HORARIO
NOCTURNO

OBSERVACIONES
 FORMATO DE PROCESO

REQUISICION DE COMPRAS Y/O CONTRATACION DE SERVICIOS

Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 13/01/2021

CONSORCIO/PROYECTO:

DATOS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

FECHA DE SOLICITUD
INFORMACION GENERAL

ITEM UNIDAD CANTIDAD DESCRIPCION OBSERVACION CERTIFICADO DE CALIDAD

SOLICITADO POR:
Firma del Solicitante

AUTORIZADO POR:
Firma
 Código:
Versión:
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Fecha Vigencia:

Página: 1 de 3

Datos del Trabajador a Evaluar Fecha / /

Nombre Completo :
Cargo que Desempeña :
Obra / Faena :
Fecha de Contratación :
Antigüedad en la Empresa :
Jefatura directa :

Evaluación del Desempeño del Trabajador

LA MITAD DEL
OCASIONAL FRECUENTE SIEMPRE
TIEMPO
(25%) (75%) (100%)
(50%)

Conocimiento Asociado al Cargo: conjunto de habilidades y destrezas técnicas que debe poseer el trabajador para
desempeñar el cargo.

El trabajador entiende las funciones y responsabilidades de su

cargo.

El trabajador posee los conocimientos y habilidades necesarios

para el cargo.

Planificación y Organización: capacidad de determinar eficazmente las metas y prioridades de su tarea estipulando la acción,
los plazos, y los recursos requeridos.

El trabajador requiere una supervisión mínima.

El trabajador se desempeña de forma organizada.

El trabajador es capaz de identificar y solucionar problemas.

El trabajador reacciona rápidamente ante las dificultades.

Productividad: habilidad de fijar para sí mismo objetivos de desempeño por encima del promedio, alcanzándolos
exitosamente.

El trabajador consigue los objetivos

El trabajador puede manejar varias actividades a la vez

El trabajador consigue los estándares de productividad.

DEPTO. RECURSOS HUMANOS

 Código:
Versión:
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Fecha Vigencia:

Página: 2 de 3

LA MITAD DEL
OCASIONAL FRECUENTE SIEMPRE
TIEMPO
(25%) (75%) (100%)
(50%)

Trabajo en Equipo: habilidad para participar activamente de una meta común, incluso cuando la colaboración conduce a una
meta que no está directamente relacionada con el interés personal.

El trabajador sabe trabajar en equipo

El trabajador ayuda a su equipo.

El trabajador se desempeña bien con diferentes tipos de

personas

El trabajador participa activamente en las reuniones de trabajo

Comunicación: capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos e ideas en forma efectiva, es decir en el
momento correcto, a la persona correcta y de manera adecuada.

El trabajador participa en las reuniones

El trabajador se explica de forma clara y fácil de entender

El trabajador sabe escuchar

El trabajador expone sus ideas de forma eficaz

Dirección de Equipos de Trabajo: capacidad de desarrollar, consolidar y conducir un equipo de trabajo alentando a sus
miembros a desempeñarse con autonomía y responsabilidad (Aplica sólo a Supervisión y Jefatura)

El trabajador transmite bien los objetivos a los integrantes de su

equipo

El trabajador comunica a todos en su área el éxito en el

cumplimiento de objetivos

El trabajador demuestra dotes de liderazgo

El trabajador motiva a su equipo para conseguir los objetivos

DEPTO. RECURSOS HUMANOS

 Código:
Versión:
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Fecha Vigencia:

Página: 3 de 3

Evaluación General y Comentarios: resuma su evaluación del empleado. En su opinión, el trabajador merece una calificación:

OCASIONAL
(25%)

LA MITAD DEL TIEMPO

(50%)

FRECUENTE
(75%)

SIEMPRE
(100%)

En su opinión, ¿En qué áreas debe concentrar el trabajador sus esfuerzos de mejora?

1.

2.

3.

_ _
Firma Evaluador Firma Evaluado

DEPTO. RECURSOS HUMANOS

 FORMATO DE PROCESO
REGISTRO Y CLASIFICACION DE PLANOS
Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 13/01/21

CONSORCIO/PROYECTO:

DATOS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

FECHA DE SOLICITUD
INFORMACION GENERAL

CLASIFICACION CONTENIDO FECHADE APROBACION FEHA DE MODIFICACION ESCALA No. DE PLANO

 FORMATO DE PROCESO

ENTREGA DE DOCUMENTOS

Version: Proceso: Mejora Continua Fecha:

CONSORCIO/PROYECTO:

DATOS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

FECHA
INFORMACION GENERAL

ITEM CANTIDAD DESCRIPCION FECHA DE ENTREGA FIRMA DE RECIBIDO OBSERVACIONES

 FORMATO DE PROCESO
CONTROL DE REGISTROS
Version: 01 Proceso: Mejora Continua Fecha: 13/01/2021

CONSORCIO/PROYECTO:

DATOS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

FECHA
INFORMACION GENERAL
ALMACENAMIENTO
NOMBRE DEL REGISTRO CODIGO DESCRIPCION RECUPERACION RETENCION DISPOSICION FINAL
FISICO MAGNETICO
 FORMATO DE PROCESO
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Version: 01 Proceso: Mejora Continua 13/01/2021

CONSORCIO/PROYECTO:

DATOS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

FECHA
INFORMACION GENERAL

FECHA DE
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION ALMACENAMIENTO OBSERVACION
APROBACION
 FORMATO DE PROCESO
LISTADO MAESTRO DE DOCUEMNTOS EXTERNOS
Version: 01 Proceso: Mejora Continua 13/01/2021

CONSORCIO/PROYECTO:

DATOS DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

FECHA
INFORMACION GENERAL

FECHA DE
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION ALMACENAMIENTO OBSERVACION
APROBACION