UNIDAD 6

Presentación y extracción de información en bases de

datos

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1. Estructura y funciones

Una base de datos es aquel conjunto de datos que se almacenan en una o varias tablas, las cuales están
relacionadas entre ellas. Cada tabla está compuesta por diferentes campos y registros.

La estructura de una base de datos será la siguiente:

• Tablas: Lugar utilizado para almacenar la información, la cual está organizada a través de filas y
columnas.
• Campos: Cada una de las columnas que compone la tabla.
• Registros: Son las filas de la tabla.
• Relaciones: Nos permitirá la obtención de datos de una tabla a partir de otra tabla distinta.

Microsoft Access es aquel software informático, cuya finalidad es la creación y gestión de las bases de
datos.

Siempre que accedemos a Microsoft Access, se iniciará en la pantalla de Inicio. Desde esta
pantalla nos permitirá:
• Crear una Base de datos en blanco de forma totalmente personalizada.
• Crear una Base de datos a partir de una plantilla, como sería el caso de los ejemplos de Contactos,
Alumnos, etc.
• Abrir una Base de datos ya creada con anterioridad y que ya tenemos almacenada en nuestro equipo
informático.

Al seleccionar una base de datos en blanco, el primer paso que se deberá realizar es asignar el nombre,
y, posteriormente, indicar dónde se almacenará, y, por últimos, se pulsará en el botón de Crear. De esta
forma, el fichero de base de datos creará la estructura necesaria para trabajar de forma correcta.

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Como se ve, funciona de forma distinta a la creación de una nueva presentación, un documento en blanco
o, incluso, una nueva hoja de cálculo. En estos casos seleccionábamos la opción, y ya, directamente, nos
permite editar el documento (y a la hora de guardar los cambios se le asignará el nombre).

Posteriormente visualizaremos la siguiente pantalla:

Donde las partes correspondientes son:

1. Barra de acceso rápido: Herramientas más usuales, tales como guardar, deshacer, rehacer, etc.
2. Opciones de las pestañas o cintas: Aquellas herramientas asociadas a las pestañas
3. Pestañas o cintas: Son aquellas pestañas que contienen las herramientas para trabajar
correctamente las bases de datos.
4. Pestaña del objeto que se está trabajando: Nos indica qué objetos tenemos abiertos en estos
momentos. En el caso de la imagen sería la Tabla1.
5. Panel de exploración: Desde este panel nos permitirá acceder a los distintos objetos
almacenados en la base de datos, como son las tablas, consultas, etc.
6. Barra de estado: Contine la información referente al tipo de vista, como cambiar entre los
distintos paneles, ayuda del programa, etc.
7. Vistas: Son los tipos de vistas en los cuales trabajaremos en la base de datos. Las vistas son en
formato hoja de datos o diseño.
8. Área de trabajo: Espacio reservado para la creación y modificación de los objetos desarrollados
en la base de datos.

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2. Introducción, modificación y eliminación de datos

Siempre que se crea una nueva base datos en blanco, de forma automática crea una tabla para permitir
iniciar la creación de los tipos y nombres de campos e introducir datos de forma inmediata. Esta tabla
podrá ser modificada y adaptada para que cumpla las necesidades oportunas.

Existen distintas vistas para diseñar una tabla:

• Vista hoja de datos: Esta vista está activada por defecto.

Contiene la siguiente información:

- Nombre de la tabla: Por defecto, siempre aparece el nombre genérico de Tabla1, Tabla2… Cuando
cerramos la tabla, nos indicará que se deben guardar los cambios efectuados, y, además, se le
asignará el nombre definitivo.

- Agregar tipo de dato: Al pulsar que se sitúa a la derecha de “Haga clic para agregar”, se
deberá seleccionar el tipo de datos que contendrá este campo tal como se muestra en la imagen.

- Agregar nombre del campo: Una vez asignado el tipo de dato, solicitará que le sustituyamos el
texto “Campo1” por el nombre definitivo. Por ejemplo: Nombre, Apellidos, Dirección, etc.
Una vez realizadas las modificaciones comentadas anteriormente, se deberá cerrar la tabla. Solicitará
guardar los cambios efectuados y el nombre de la tabla.
A partir de este momento se podrán agregar aquellos registros que sean necesarios. Estas
aportaciones de registros no será necesarios realizar un guardado, ya que se almacena dicha
información de forma automática.

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• Vista diseño: Para acceder a este tipo de vista, se pulsará en el botón , de esa manera
accederemos a la pantalla siguiente:

En este caso, podemos ver lo siguiente:

- Nombre del campo: Se introducirá el nombre del campo, que indicará el contenido real que
tendrá esa columna.
- Tipo de datos: Se indicará qué tipo de datos podrá contener dicho campo: textos, números,
monedas, etc.
- Descripción (opcional): Nos permite introducir, de forma opcional, una breve anotación sobre la
información que contiene dicho campo de la tabla.
Tanto en la vista de datos como en la vista diseño, nos solicita que se especifique el tipo de dato.
Dicha opción permitirá indicar que puede contener dicho campo.

3. Tipos de datos

Nos podemos encontrar con los siguientes tipos de datos:

• Texto corto: Permite introducir datos de carácter alfanuméricos (letras, números, símbolos, etc.). Este
tipo de datos permite una escritura máxima de 255 caracteres.
• Texto largo: Igual que el campo texto corto, pero permite gran cantidad de caracteres (párrafos, textos
en general). Este tipo de datos soporta hasta una escritura máxima de 64.000 caracteres
aproximadamente.
• Número: Se utiliza, exclusivamente, para datos numéricos.
• Fecha / hora: Nos permite introducir datos de carácter fecha y de formato hora.
• Moneda: Se utilizará para datos numéricos, generalmente con varios decimales. Se diferencia del tipo
de número, ya que este tipo de dato agrega el símbolo de la moneda que se determine.
• Autonumeración: Es aquel valor único que genera automáticamente
Access para cada uno de los registros nuevos que se agregan a la tabla de
datos. Este dato no es modificable.
• Si / No: Se utiliza para aquellos datos de tipo que representan
únicamente una solución de verdadero o falso.
• Objeto OLE: Permitirá insertar o incrustar imágenes, gráficos u otros
elementos procedentes de otras aplicaciones.
• Hipervínculo: Permite crear un acceso directo a un fichero, página web
o dirección de correo electrónico.
• Datos adjuntos: Para adjuntar archivos como textos, hojas de cálculo,
ficheros pdf, etc.
• Calculado: Se mostrará los datos resultantes de alguna operación de
tipo aritmético o lógico.
• Asistente para búsqueda: Este campo permite elegir valores
procedentes de otra tabla o de una lista de valores para validar su contenido.

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Una vez que ya está definida la estructura de los campos de la tabla, se deberá indicar que campo deberá
tomarse como clave principal.

La clave principal es aquella que permitirá identificar de manera única a cada uno de sus registros. Con
dicha clave se está indicando que no pueden existir dos registros con el mismo valor en dicho campo.

Dicha clave principal se representa con la siguiente representación gráfica , y, por defecto, se lo asigna
al primer nombre de la tabla. Dicha clave principal se podrá modificar: simplemente accederemos al
campo requerido y pulsaremos a la representación gráfica de la “llave”.

4. Otras opciones para poder crear tablas

Para otra forma de crear tablas, se deberá acceder a la pestaña de Crear → grupo de comandos Tablas
→ Tabla.

Este botón creará una nueva tabla sin contenido y la mostrará, como ya hemos indicado anteriormente,
en Vista hoja de datos, para poder iniciar la introducción tanto de los campos como de los registros.
También se podrá cambiar a Vista diseño y gestionar los campos y características de dicha tabla.

Desde el Panel de navegación, se podrán realizar distintas funciones respecto a las tablas. Para ello
pulsaremos con el botón derecho del mouse dentro de dicho panel, y sobre el nombre de la tabla en
concreto, y permitirá realizar las siguientes operaciones:
• Abrir: Permitirá abrir una tabla ya creada y que se encuentre en esos momentos cerrada.
• Vista diseño: Dejará acceder a la tabla en forma de vista diseño, con la finalidad de ver o modificar
algún aspecto relacionado con la estructura de la tabla.
• Cambiar nombre: Cambiar el nombre para identificar el nombre con el contenido que tiene.
• Eliminar: Borrar la tabla, debido a que no está bien estructurada, no es de utilidad, etc.

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Siempre que estamos trabajando en una tabla en modo vista diseño, además de permitirnos modificar el
Nombre del campo, Tipo de datos e incluso aportar alguna descripción, también permite la modificación
de una serie de características para poder proporcionar un mayor control sobre el tipo de datos en
cuestión.

Dichas características son lo que se denominan propiedades de los campos.

5. Propiedades de los campos

Para poder visualizar las propiedades de un campo, debemos realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionaremos la tabla y realizamos la apertura en vista diseño.
2. Nos posicionamos en el tipo de datos, y en la parte inferior de la ventana mostrará sus
características generales.
3. Para poder modificar las propiedades de los campos, es importante que dicho campo no
contenga datos introducidos, ya que estos se podrían perder.

Las propiedades de los campos irán en función al tipo de dato, tal como se detalla a continuación:
• Tamaño del campo: Permite regular el número de caracteres máximos que se puede introducir
en el campo. En el caso de los campos de Texto corto será de 255 caracteres como máximo.
• Formato: Será el diseño de presentación del campo. Se puede alterar
para todos los tipos de datos a excepción de los Objetos OLE, Datos
adjuntos e Hipervínculos.
• Lugares decimales: Permitirá regular el número de decimales que
mostrarán los tipos de datos Número, Autonumeración o Moneda.
• Máscara de entrada: Son unas series de modelos que facilitan la
introducción de datos en un formato predefinido, como puede ser los
Códigos Postales, Cuentas Bancarias, NIF, etc.
• Valor predeterminado: Aquel valor que se desea que muestre un
campo por defecto, como sería una misma Población, Provincia, etc.
• Requerido: Esta propiedad regula la obligatoriedad de rellenar o no el tipo de dato. Las opciones
permiten Sí (deberá rellenarse obligatoriamente) o No (se puede omitir el rellenar). Por defecto,
siempre es No.
• Indexado: Permite crear un índice para facilitar las búsquedas de forma más rápidas.
• Reglas de validación: Nos permitirá restringir los datos o valores a introducir en un campo.
• Texto de validación: Mensaje que se mostrará en el momento que no se cumpla la regla de
validación.

6. Operaciones con registros

Los registros o filas de la tabla de una base de datos se deben insertar, editar, modificar, etc., para poder
siempre tener la información más exacta posible.

Por tal motivo, los usuarios de las bases de datos deberán aplicar una serie de operatorias con los
registros, dichas opciones son:
• Insertar registros: Consiste en la creación de un nuevo registro o dato.
• Actualización de registros: Nos dejará modificar o actualizar el contenido de un registro.
• Eliminación de registros: Suprimir un registro de nuestra tabla.

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7. Formato de texto
También hay que tener en cuenta que desde la pestaña de Inicio → grupo de comando Formato de texto,
permitirá cambiar el tipo de letras, tamaño y otras características como pueden ser las alineaciones,
numeraciones y viñetas, etc.

Para poder realizar los cambios de formato de texto, se deberá estar en siempre en Vista Hoja de Datos:

8. Buscar y reemplazar

Cuando se trabaja en una tabla con gran cantidad de registros, para localizar algún dato en concreto puede
ser un trabajo bastante complicado. Para ello, podremos utilizar la opción de Buscar.

Para acceder a la opción de Buscar y Reemplazar, iremos a la pestaña de Inicio → grupo de comandos
Buscar → Buscar o Reemplazar.

En primer lugar, se deberá escribir en el campo Buscar el dato que se desea encontrar. En la opción
correspondiente a Buscar en se indicará si deseamos buscar el dato en la columna actual o en la totalidad
de la tabla:

Con referencia al campo de Coincidir, le podremos indicar la forma que la información será buscada dentro
del campo indicado.

En el desplegable de esta opción, podremos seleccionar entre:

• Hacer coincidir todo el campo: Deberá existir coincidencia total entre el valor buscado y el contenido
del campo de la tabla.
• Cualquier parte del campo: En este caso, el dato buscado debe estar contenido en el campo de la
tabla.
• Comienzo del campo: El dato que se busca deberá coincidir con el principio del campo.

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En las opciones de Buscar se especificará en qué dirección realizará la búsqueda. Se puede elegir entre
los valores de Arriba (en dirección al primer registro), Abajo (hacia el último registro) o Todos (en toda la
tabla).

Si lo que queremos es sustituir un mismo dato por otro usaremos la opción de Reemplazar.

Se deberá indicar el dato a buscar, tal como se ha comentado antes e indicarle el término por el cual se
desea reemplazar. Podrá usarse la opción de Reemplazar o Reemplazar todos.

9. Revisión ortográfica

Microsoft Access también permite revisar la ortografía de los datos que hay introducidos dentro de la
tabla. Para ello, lo primero que deberemos tener en cuenta es que tiene que estar la tabla en vista Hoja
de Datos y, posteriormente, accederemos al corrector ortográfico a través de la combinación de teclas F7
o desde la pestaña de Inicio → grupo de comando Registros → Revisión ortográfica.

El funcionamiento del corrector será igual que en el resto de programas de Microsoft; es decir, nos dará
las opciones de Omitir, Omitir todo, Cambiar y Cambiar todo.

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[Link]
Las relaciones permiten crear un punto de unión entre varias tablas para poder extraer información y
mantener un estado coherente.

Se puede acceder a las relaciones, desde la pestaña de Tabla → grupo de comando Relaciones →
Relaciones. Para poder realizar estos pasos deberá estar en Vista hoja de datos.

Si, por el contrario, se está trabajando en Vista diseño, para acceder a las relaciones se efectuará desde
la desde la pestaña de Diseño de tabla → grupo de comando Relaciones → Relaciones.

Existen tres tipos de relaciones entre tablas:

• Relación de uno a uno: Es cuando a un registro de la tabla principal le corresponde un registro y solo
uno de la tabla secundaria.
• Relación de uno a varios: Esta relación aparece cuando cada registro de la tabla principal puede tener
varios registros asociados en la tecla secundaria.
• Relación de varios a varios: Esta relación aparece cuando varios registros de una determinada tabla
se pueden realizar con varios de otra tabla y viceversa.

[Link] de Access

Existen distintas herramientas muy útiles para poder mantener las bases de datos en un estado optimo.

Para poder utilizar estas herramientas, accederemos a la pestaña de Archivo → Información. Y

localizaremos las siguientes opciones:
• Compactar y reparar base de datos: Siempre que se trabaja en las bases de datos, se inserta, modifica
y elimina datos. Dicho trabajo hace que se ralenticen y tengan el fichero un exceso de tamaño. Esta
herramienta permite reorganizar mejor la información e intentará hacer que la base de datos funcione
lo mejor posible.
• Cifrar con contraseña: Creará una contraseña para poder restringir el acceso a la base de datos.

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11.1. Filtrado

Como se ha visto en el apartado correspondiente a Buscar, se puede buscar datos dentro de una tabla.
Sin embargo, existe el grupo de comandos Ordenar y filtrar que se encuentra dentro de la pestaña de
Inicio y que permite además de ordenador la información de forma ascendente o descendente el uso de
los Filtros.

Los filtros mostrarán únicamente aquellos registros que contienen valores que coincidan con los criterios
establecidos. El resto de los registros no coincidentes los ocultará hasta el momento que se desactiven
los filtros.

Cuando se están aplicando los filtros dentro de una tabla, la opción correspondiente a Alternar filtro se
activará. De esta forma, mostrará todos los registros de la tabla y no borra o elimina el filtro, sino que deja
simplemente de funcionar.

Existen distintos tipos de filtros:

• Filtros de campo: Cada tipo de campo dispone de un filtro específico. Existen distintos filtros:
- De texto, que filtrarán la información a través de condiciones como “si es igual a”, “empiezan
por”, etc.
- De números: en este caso, el filtrado se basará en condiciones como “igual a”, “menor que”, etc.
- De fechas, las condiciones aplicadas podrían ser “entre”, “mañana”, etc.
• Filtros por selección: Se utilizará una serie de filtros comparando con el valor que esté seleccionado
dentro de la tabla.

Ideas clave

• Para crear una base datos utilizamos Microsoft Access, que nos permite crear un archivo que contiene
información organizada y estructurada en Tablas. Esta información se organiza en campos (las
columnas de la tabla) y registros (las filas o conjunto de datos relacionados).
• Trabajamos con varios tipos de vista, como son la Vista de hoja de datos o Vista diseño. Además,
debemos definir cada tipo de campo entre las posibilidades de texto corto, texto largo, moneda, etc.
• En la pestaña General de las propiedades de los campos, encontramos las opciones más importantes
para establecer el formato de los campos.
• Los filtros nos permiten mostrar parte del contenido de una tabla según los criterios establecidos.

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