METODOLOGIA DE BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL DE RIPS

Documento Técnico

Documento elaborado por:

Sandra Patricia Misnaza Castrillón

Od, Esp. Salud Pública. Ms Administración
Grupo de Enfermedades Crónicas no Transmisibles
Subdirección de Prevención Vigilancia y Control en Salud Pública

Diana Yecedt Parra Galvis

Od, Esp. Epidemiologia
Equipo funcional Sivigila
Dirección de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Pública

Instituto Nacional de Salud

Bogotá D. C. noviembre 14 de 2017

Contenido

Definiciones y abreviaturas .............................................................................................................3

1. Introducción ............................................................................................................................. 3
2. Objetivo general ......................................................................................................................4
2.1 Objetivos específicos ...........................................................................................................4
3. Alcance ....................................................................................................................................4
4. Fuentes de datos ......................................................................................................................5
4.1 GENERACIÓN DE LOS RIPS EN LAS UPGD............................................................................................... 5
4.2 VALIDACIÓN DE LOS RIPS ......................................................................................................................... 8
5. DEFINICIÓN DE BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL .............................................9
5.1 BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL (BAI) ................................................................................................. 9
5.2 CRITERIOS PARA LA BAI OBLIGATORIA ...................................................................................................... 9
6. EVENTOS DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA Y SUS DIAGNÓSTICOS
RELACIONADOS EN RIPS ........................................................................................................10
6.1 METODOLOGÍA PARA BAI DE EVENTOS DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA A PARTIR DE RIPS ................. 11
9. Fuentes de datos: ...................................................................................................................15
12. Usos de la información ......................................................................................................17
13. Responsabilidades por niveles ........................................................................................... 17
Bibliografía ....................................................................................................................................19
 Definiciones y abreviaturas

UND: Unidad notificadora departamental y distrital

UNM: Unidad notificadora municipal
UPGD: Unidad primaria generadora del dato
UI: Unidad informadora
IPS: Institución prestadora de servicios de salud.
INS: Instituto Nacional de Salud
IRA: Infección respiratoria aguda
EDA: Enfermedad diarreica aguda
MSPS: Ministerio de salud y protección social.
PE: Periodo epidemiológico
SGSSS: Sistema general de seguridad social en salud
SIANIESP: Sistema de información de apoyo a la notificación e investigación de eventos de
interés en salud pública
RIPS: Registro individual de prestación de servicios
VSP: Vigilancia en salud pública
CIE X: Clasificación Internacional de Enfermedades en su décima revisión.
EISP: Eventos de interés en salud púbica.

1. Introducción

Los registros individuales de prestación de servicios de salud –RIPS son “el conjunto de datos
mínimos y básicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los
procesos de dirección, regulación y control. Los datos de este registro se refieren a la
identificación del prestador del servicio de salud, del usuario que lo recibe, de la prestación del
servicio … y del motivo que originó su prestación” (diagnóstico y causa externa) (1).

La calidad de estos registros ha sido discutida porque los prestadores han enfocado su
diligenciamiento hacia la facturación de procedimientos y no a la caracterización epidemiológica,
razón por la cual en el 2008 se llevó a cabo un estudio para la búsqueda activa de enfermedades
crónicas, que concluyó que los RIPS son una fuente de información para su uso en salud pública;
sin embargo, para lograr una adecuada descripción del estado de salud-enfermedad de una
población basada en estos registros, es fundamental estimar de manera paralela la cobertura,
consistencia y coherencia de los datos (2). Los autores resaltaron que los esfuerzos a todo nivel
que permitan mejorar la calidad del registro aportan al conocimiento del estado de salud y en
consecuencia, a la toma de decisiones adecuadas (2), para lo cual se necesitan datos de buena
calidad para establecer niveles de referencia, identificar medidas públicas y privadas eficaces,
determinar objetivos y metas, supervisar avances y evaluar efectos (3).

El Plan Nacional de Desarrollo 2014 - 2018, plantea para consolidar el sistema integral de
información de la protección social, desarrollar y actualizar permanentemente la base de datos
de identificación de afiliados a la Protección Social, con la integración de la información de las
personas, asociando sus diferentes documentos de identidad a través de un serial (4), base de
la cual hacen parte fundamental los RIPS; lo anterior en concordancia con el Plan Nacional de
Desarrollo 2010 – 2014 que propuso como estrategia el fortalecimiento de los RIPS bajo
estándares y procedimientos de calidad para su uso en la construcción de indicadores de
morbilidad y uso de servicios en eventos trazadores de interés para la salud pública nacional (5).

Los RIPS contienen datos que proceden de la práctica médica y de otros profesionales en salud,
son el mayor volumen de registros sobre los servicios prestados disponible en el país, lo que
facilita su aplicación en la planificación, la organización y el funcionamiento de los servicios
sanitarios, además, son de bajo costo comparados con las encuestas nacionales de morbilidad
porque se generan rutinariamente con fines administrativos.

En la práctica de la vigilancia en salud pública los RIPS han sido utilizados en el proceso
denominado Búsqueda Activa Institucional (BAI), la cual tiene como objetivo la captación en esos
registros, de diagnósticos codificados mediante la X Clasificación Internacional de
Enfermedades- CIE X relacionados o específicos de eventos de interés en salud pública, que
posiblemente no hayan sido capturados por el sistema de vigilancia rutinario. Con mayor
frecuencia estas BAI han sido utilizadas para eventos transmisibles, específicamente aquellos
en eliminación o erradicación.

Para automatizar esta búsqueda se incorporó al sistema SIVIGILA la funcionalidad denominada

SIANIESP la cual genera estadísticas y establece la concordancia entre los pacientes con
diagnósticos específicos de eventos de interés en salud pública en el RIPS y la notificación
previa. Durante 2015 fue expedida la Circular Externa 023, que dicta los lineamientos para el
proceso de notificación de eventos de interés en salud pública a través del aplicativo SIANIESP
del Sivigila (6).

Con base en lo anterior, el uso de los RIPS en vigilancia en salud pública se constituye en una
estrategia indispensable para la identificación del subregistro de casos en periodos en silencio
epidemiológico, la detección de nuevos casos en escenarios de alerta o de comportamientos
inusitados y la evaluación del reporte en el sistema de vigilancia en salud pública colombiano.

2. Objetivo general

Implementar la metodología de búsqueda activa institucional con base a la fuente de información

RIPS, para el fortalecimiento de la vigilancia en salud pública en el territorio nacional.

2.1 Objetivos específicos

 Definir los criterios para realizar búsqueda activa institucional de los eventos de interés
en salud pública a partir de RIPS.
 Describir la metodología para realizar búsquedas activas institucionales con RIPS de
eventos de interés en salud pública.

3. Alcance

El presente documento está definido para las Búsquedas Activas Institucionales que se realizan
con los RIPS.
 4. Fuentes de datos

4.1 Generación de los RIPS en las UPGD

En cumplimiento de la Resolución 3374 de 2000, la fuente de los datos sobre prestación

individual de servicios de salud son las facturas de venta de servicios y las historias clínicas de
los pacientes (1).

Los prestadores de servicios de salud son responsables de los siguientes procesos informáticos:
 En la actualización de datos: i) estandarizar las formas de registro manual o
automatizado, que incluyan los contenidos y la estructura definida en la resolución; ii)
hacer el registro de los datos simultáneamente con la prestación del servicio de salud, y
iii) garantizar la confiabilidad y validez de los datos (1).
 En la validación de los datos, previo a su transferencia, deben verificar la consistencia de
éstos, en cuanto a los valores que asumen las variables y la referencia cruzada de las
mismas (1).

Las especificaciones técnicas para la transferencia de datos, exigen que estos se generen en
archivos planos que cumplan el estándar TXT (1).

Los tipos de archivos planos de los RIPS son (1):

CT = Archivo de control
AF = Archivo de las transacciones
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AD = Archivo de descripción agrupada de los servicios de salud prestados
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos
AH = Archivo de hospitalización
AU = Archivo de urgencias
AN = Archivo de recién nacidos
AM = Archivo de medicamentos
AT = Archivo de otros servicios

Análisis previos de las variables requeridas para la vigilancia en salud pública, indican una
precisión por encima del 50% (94,5 % para el sexo, 69,7 % para la edad y 83,4% para el
diagnóstico) (3), sin embargo, es importante que las variables contenidas en los archivos de
datos que deben notificarse obedezcan a la estructura establecida, en especial las siguientes:

Tabla 1. Variables contenidas en los registros individuales de prestación de servicios RIPS

Variable Tipo de archivo Categorías Tipo de variable Definición

Código asignado en el
SGSSS a los prestadores de
Usuarios, urgencias, servicios de salud que se
Código del
hospitalización, Ninguna Nominal hayan registrado en el
prestador
consulta externa “Registro Especial de
Prestadores de Servicios de
Salud”
 Variable Tipo de archivo Categorías Tipo de variable Definición
-C.C: Cédula de
ciudadanía.
-C.E: Cédula de
extranjería.
-PA: Pasaporte
-RC: Registro civil.
Usuarios, urgencias,
-TI: Tarjeta de Tipo de identificación del
Tip_Ide hospitalización, Nominal
identidad. usuario que recibe la atención.
consulta externa
-AS: Adulto sin
identificación.
-MS: Menor sin
identificación.
-NU: Número único
de identificación
Usuarios, urgencias,
Número de Corresponde al número de
hospitalización, Ninguna Nominal
identificación identificación el usuario.
consulta externa
1 = Contributivo
2 = Subsidiado Identificador para determinar la
Tipo de usuario Usuarios 3 = Vinculado Nominal condición del usuario en
4 = Particular relación con el SGSSS
5 = Otro
Edad del usuario al momento
Edad Usuarios Ninguna Numérica
de la prestación del servicio.
1 = Años
Identificador para determinar la
Unidad de medida Usuarios 2 = Meses Ordinal
medida de la edad.
3 = Días
Identificador para determinar el
M = Masculino
Sexo Usuarios Nominal sexo del usuario del servicio de
F = Femenino
salud.
U = Urbana Identificador para determinar la
Zona de residencia Usuarios Nominal
R = Rural zona de residencia del usuario.
Código del diagnóstico
Ver tabla de confirmado ó presuntivo, según
Código de
Consulta diagnósticos por Nominal la Clasificación Internacional
diagnóstico principal
evento. de
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico
Código de Ver tabla de confirmado ó presuntivo,
diagnóstico Consulta diagnósticos por Nominal según la Clasificación
relacionado 1 evento. Internacional de Enfermedades
vigente
Código del diagnóstico
Código de Ver tabla de confirmado ó presuntivo,
diagnóstico Consulta diagnósticos por Nominal según la Clasificación
relacionado 2 evento. Internacional de Enfermedades
vigente
Código del diagnóstico
Código de Ver tabla de confirmado ó presuntivo,
diagnóstico Consulta diagnósticos por Nominal según la Clasificación
relacionado 3 evento. Internacional de
Enfermedades vigente
1=Impresión
diagnóstica Identificador para determinar si
Tipo de diagnóstico
Consulta 2=Confirmado nuevo Nominal el diagnóstico es confirmado ó
principal
3=Confirmado presuntivo
repetido
Código del procedimiento
Código del
realizado al usuario, según el
procedimiento
codificador vigente.
Ver tabla de Código del diagnóstico
Diagnóstico
Procedimiento diagnósticos por Nominal principal, según la Clasificación
principal
evento. Internacional de
 Variable Tipo de archivo Categorías Tipo de variable Definición
Enfermedades vigentes. Solo
para procedimientos
quirúrgicos
Código del diagnóstico
principal, según la
Ver tabla de
Diagnóstico Clasificación Internacional de
Procedimiento diagnósticos por Nominal
relacionado Enfermedades vigentes. Solo
evento.
para procedimientos
quirúrgicos
Código del diagnóstico a la
Ver tabla de
Diagnóstico de Urgencias- salida del usuario, según la
diagnósticos por Nominal
salida Observación Clasificación Internacional de
evento.
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico a la
Ver tabla de
Diagnóstico Urgencias- salida del usuario, según la
diagnósticos por Nominal
relacionado 1 Observación Clasificación Internacional de
evento.
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico a la
Ver tabla de
Diagnóstico Urgencias- salida del usuario, según la
diagnósticos por Nominal
relacionado 2 Observación Clasificación Internacional de
evento.
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico a la
Ver tabla de
Diagnóstico Urgencias- salida del usuario, según la
diagnósticos por Nominal
relacionado 3 Observación Clasificación Internacional de
evento.
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico al
Ver tabla de
Diagnóstico ingreso del usuario, según la
Hospitalización diagnósticos por Nominal
principal de ingreso Clasificación Internacional de
evento.
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico de
Ver tabla de
Diagnóstico egreso del usuario, según la
Hospitalización diagnósticos por Nominal
principal de egreso Clasificación Internacional de
evento.
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico de
Diagnóstico Ver tabla de
egreso del usuario, según la
relacionado de Hospitalización diagnósticos por Nominal
Clasificación Internacional de
egreso 1 evento.
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico de
Diagnóstico Ver tabla de
egreso del usuario, según la
relacionado de Hospitalización diagnósticos por Nominal
Clasificación Internacional de
egreso 2 evento.
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico de
Diagnóstico Ver tabla de
egreso del usuario, según la
relacionado de Hospitalización diagnósticos por Nominal
Clasificación Internacional de
egreso 3 evento.
Enfermedades vigente
Código del diagnóstico de la
Ver tabla de
Diagnóstico complicación si la hubo, según
Hospitalización diagnósticos por Nominal
complicación la Clasificación Internacional
evento.
de Enfermedades vigente
01 = Atención del
parto (puerperio)
02 = Atención del
recién nacido
03 = Atención en
planificación familiar
04 = Detección de Objetivo con el cual se realiza
Finalidad de la alteraciones de la consulta. Aplicable solo para
Nominal
consulta crecimiento y las consultas relacionadas con
desarrollo del promoción y prevención
menor de diez años
05 = Detección de
alteración del
desarrollo joven
06 = Detección de
alteraciones del
 Variable Tipo de archivo Categorías Tipo de variable Definición
embarazo
07 = Detección de
alteraciones del
adulto
08 = Detección de
alteraciones de
agudeza visual
09 = Detección de
enfermedad
profesional
10 = No aplica
01 = Accidente de
trabajo
02 = Accidente de
tránsito
03 = Accidente
rábico
04 = Accidente
ofídico
05 = Otro tipo de
accidente
06 = Evento
catastrófico
07 = Lesión por
agresión Identificador de la causa
Causa externa 08 = Lesión auto Nominal externa que origina el servicio
infligida de salud
09 = Sospecha de
maltrato físico
10 = Sospecha de
abuso sexual
11 = Sospecha de
violencia sexual
12 = Sospecha de
maltrato emocional
13 = Enfermedad
general
14 = Enfermedad
profesional
15 = Otra
1 =Diagnóstico
2 =Terapéutico
3 =Protección
específica
4 =Detección
Finalidad del Identificador de la finalidad con
temprana de Nominal
Procedimiento que se realiza el procedimiento
enfermedad general
5 =Detección
temprana de
enfermedad
profesional

4.2 Validación de los RIPS

Consiste en la verificación de los datos registrados, en términos de la correspondencia con la

definición, estructura y características definidas en la Resolución 3374; la correspondencia con
los valores y la referencia cruzada entre variables (1).
Los registros deben ser validados antes de ser importados al módulo del SIANIESP incluido en
el Sivigila, bien sea a través del validador dispuesto por el Ministerio de Salud y Protección Social
o por otros validadores adquiridos por prestadores y aseguradoras.

5. DEFINICIÓN DE BÚSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL

La vigilancia en salud pública es un proceso que sugiere la utilización de metodologías

alternativas de recolección de información relacionada con los eventos de interés en salud
pública, con el fin de identificar el estado de salud de las poblaciones permitiendo “planificar,
ejecutar y evaluar la práctica de la salud pública en el territorio” (8).

La vigilancia en salud pública se apoya en estrategias definidas con base en las necesidades de
información y capacidades del país. La generación de mecanismos alternos a los existentes para
la recolección de información ha optimizado los recursos y mejorada la captación de casos
relacionados con EISP teniendo como resultado un sistema de información simple y flexible
respecto a la interacción con el medio en el que se encuentra distribuido, a los objetivos trazados
para su utilización y a los cambios que el sistema pueda presentar.

5.1 Búsqueda Activa Institucional (BAI)

Se define como la búsqueda de casos compatibles con eventos de interés en salud pública a
partir de un grupo de códigos diagnósticos relacionados al evento, en los RIPS de las
instituciones prestadoras de servicios de salud.

La BAI es una estrategia que incluye la revisión y verificación de historias clínicas para establecer
si el diagnóstico registrado en el RIPS cumple o no con la definición de caso para su posterior
registro o no en la ficha de notificación.

La BAI debe ser un mecanismo por medio del cual se minimice el subregistro o la no identificación
de casos de EISP que no fueron captados mediante la estrategia de vigilancia rutinaria en las
instituciones prestadoras de servicios de salud del país.

5.2 Criterios para la BAI obligatoria

La BAI debe ser realizada obligatoriamente teniendo en cuenta las siguientes situaciones:

Detección de casos
 Silencio epidemiológico, el cual hace referencia a la ausencia de notificación de EISP por
parte de una institución catalogada como UPGD o unidad informadora

Para UPGD, teniendo en cuenta el nivel de atención:

o Silencio para un evento por más de dos (2) semanas epidemiológicas en eventos
transmisibles que han sido priorizados en el nivel departamental.
o Silencio para el evento por más de un (1) periodo epidemiológico en eventos no
transmisibles e intoxicaciones.
o Silencio para el evento por más de un (1) periodo epidemiológico en los eventos
de morbilidad materna extrema y defectos congénitos.
o Silencio para el evento por más de una (1) semana epidemiológica en los eventos
 de mortalidad materna y perinatal
o
o Para Unidades Informadoras:
o Silencio para el evento por más de tres (3) periodos epidemiológicos en unidades
caracterizadas como informadoras en el Sivigila.

Calidad de la notificación
 Instituciones con alguno de los siguientes indicadores de vigilancia en salud pública en
niveles inadecuados:
o Cumplimiento en entrega del reporte semanal
o Oportunidad en la notificación semanal
o Cumplimiento en el ajuste de casos
o Oportunidad en el ajuste de casos (Documento Lineamientos 2017; Sivigila)

Comportamientos inusitados
 Un brote es la ocurrencia de un número de casos de un daño particular en un área y en
un tiempo dados, mayor que el número de casos esperados, relacionados y limitados en
tiempo y espacio. Para la BAI ante un brote de eventos transmisibles, se debe definir el
evento que se quiere indagar teniendo en cuenta la definición de caso establecida para
su estudio y el grupo de diagnósticos que permitan identificar el posible comportamiento
del evento.

Para la realización de dicho ejercicio puede remitirse al manual del usuario SIANIESP,
donde encontrará el paso a paso para la creación de un evento nuevo a la BAI de la
herramienta. [Link]
Vigilancia/sivigila/Documentos%20SIVIGILA/Anexo%204%20Manual%20Sianiesp_V01.
pdf

 Ante la detección de un caso de evento de interés en salud pública internacional (ESPI),

eventos en eliminación o erradicación, dado que la notificación de un solo caso
confirmado será considerada como brote y deberán tener búsqueda en todas las IPS del
territorio:
o Eventos bajo eliminación: sarampión, rubeola, rubeola congénita, tétanos
neonatal.
o Eventos bajo erradicación: parálisis flácida aguda: Ante el no cumplimiento de los
indicadores de búsqueda de casos de parálisis flácida en menores de 15 años en
el nivel departamental.

 Ante situaciones de eventos emergentes como la presentada durante la contingencia de

Zika con síndrome de Guillain Barré. En estos casos especiales el INS emitirá circulares
en las cuales se deban hacer estas actividades de manera específica.

6. EVENTOS DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA Y SUS DIAGNÓSTICOS

RELACIONADOS EN RIPS

La herramienta SIANIESP es útil para identificar los casos que, en el registro son catalogados
con tipos de diagnóstico que permiten detectar un posible EISP y que no fueron notificados al
Sivigila. En el anexo 1 están discriminados los eventos y códigos CIE 10 por grupo de vigilancia
en salud pública.

6.1 Metodología para BAI de eventos de interés en salud pública a partir de RIPS

El RIPS cuenta con diversos archivos que, a pesar de brindar información similar, los momentos y
espacios de atención son diferentes, así como el análisis de los diagnósticos que en el mismo se
puedan encontrar. Es por esto que se debe identificar inicialmente, el tipo de archivo por medio del
cual se esté realizando la observación del caso debido a que los diagnósticos pueden variar
dependiendo del servicio, finalidad de la atención y momento en el que se ingresó el diagnóstico
(aspecto observado en el archivo de hospitalización y urgencias con los diagnósticos de ingreso y
egreso).

Con el fin de realizar este ejercicio es necesario tener en cuenta las siguientes variables:

 Tipo y número de identificación: que permite identificar al caso que está siendo observado,
y que posteriormente es utilizado para verificar en la historia clínica la presencia del evento
captado.
 Tipo de diagnóstico: variable que se encuentra en el archivo de consulta (AC) siendo el que
más registros aporta. Esta variable permite hacer un filtro dependiendo de la información que
se quiera obtener y del tipo de evento. Por ejemplo, al ser un evento “no transmisible” es
posible que el caso aparezca múltiples veces en diferentes registros sugiriendo la necesidad
de filtrar por el tipo de diagnóstico “2=Confirmado nuevo” indicando que el diagnóstico que
se mencionó como principal en el registro es un caso nuevo para el periodo que se está
analizando. Así mismo es necesario hacer la selección de las demás variables
sociodemográficas que se consideren necesarias para la identificación de los casos y análisis
de la información.

Con base en este ejemplo se realiza un cruce de información por periodo debido a que el
mismo caso puede presentarse repetidas ocasiones (aunque esto es poco probable debido
a la posibilidad de filtrar en el tipo de diagnóstico principal).

Para las “enfermedades transmisibles” es el mismo proceso, seleccionando además las

variables que se consideren necesarias para el análisis de la información tales como edad,
unidad de medida de la edad, sexo, entre otras.

 Código de Diagnóstico (principal, relacionados, de salida, de egreso): variable que se

encuentra distribuida en los diferentes archivos mencionados anteriormente.

El proceso establecido para realizar el cargue de los RIPS y a generación de las BAI se observa
en la figura 1.
 Figura 1. Proceso de notificación de RIPS y búsqueda activa institucional de EISP a través de la herramienta SIANIESP

INICIO

Recepción RIPS día 25 de cada

mes

Confirmación envío por ET,

diligenciamiento de archivo .xls

Descarga de archivos .txt y

consolidación por periodo de

Accidente ofídico
Agresión por un animal
potencialmente trasmisor de Carga a SIANIESP nacional donde
rabia se tenga consolidado SIVIGILA
Chagas
Chikunguña
Dengue
Diagnósticos diferenciales para
rabia Generación de consultas
Difteria
Enfermedad transmitida por
alimentos
Encefalitis
Búsqueda activa institucional Cáncer de mama y cuello Búsqueda activa institucional no Correspondencia: con el fin de
Exposición rábica
Febril ictérico transmisibles uterino transmisibles y lesiones de causa verificar notificación de EISP
Fiebre amarilla Cáncer en menores de 18 años
Leishmaniasis cutánea Cardiovascular
Leishmaniasis mucosa Complicaciones neurológicas
Leishmaniasis visceral zika Carga salida en Access Carga
Obtención archivo .txt Carga salida en Access
Lepra Complicaciones y defectos archivo a .xls
Leptospirosis congénitos relacionados con
Malaria zika
Meningitis Defectos congénitos
Parálisis flácida Diabetes Verificación de EISP que nos han
Cargue archivo Access Enfermedades huérfanas Total registros de EIPS
Parotiditis sido notificados al SIVIGILA según
Rabia humana Interrupción voluntaria del
Rubeola embarazo
Sarampión Intoxicaciones
Sífilis Morbilidad materna extrema
Sífilis congénita Mortalidad materna
Síndrome rubeola congénita Mortalidad perinatal
Tétanos neonatal
Tosferina
Tuberculosis
Varicela
Zika

FIN
La herramienta dispuesta por el INS (SIANEISP) tiene determinados los diagnósticos para cada uno
de los EISP, que son los diagnósticos a partir de los cuales, las BAI deben ser realizadas si se cuenta
con el RIPS en la estructura definida por el Decreto 3374 del 2000; de lo contrario si la institución
cuenta con los registros en físico la búsqueda debe realizarse de forma manual teniendo presentes
los diagnósticos definidos por el INS para los eventos.

Las BAI son una estrategia institucional de supervisión y auditoria de la vigilancia que debe ser
realizada por las UPGD y supervisadas por las UNM y UND a fin de mejorar la sensibilidad de la
notificación. Las unidades notificadoras municipales, distritales y departamentales deben
establecer mecanismos para asegurar las BAI bajo los criterios mencionados, y deben tener
soportes de su realización. Solo deben ser enviados los archivos RIPS o de salida de la BAI
cuando sea solicitado expresamente en lineamientos o protocolos de vigilancia. El mecanismo y
los archivos de uso y salida serán auditados y evaluados en estrategias de asistencia técnica y
monitoreo de la notificación.

El Sivigila emitirá un reporte trimestral de las UPGD que han cumplido los criterios de BAI y
solicitará informes departamentales estandarizados que describen su realización y logros.

7. Responsables

Debido al objeto principal de la BAI, son las instituciones donde se prestan servicios de salud
(UPGD o UI en el sistema de información Sivigila) quienes deben realizar la BAI inicial con la
periodicidad definida, puesto que es allí donde se obtiene la información clínica para identificar y
de ser necesario, descartar o confirmar la presencia de un EISP que no fue captado por la
vigilancia rutinaria.

Así mismo las UNM y UND en todo el territorio nacional, deben utilizar dicho mecanismo para
hacer seguimiento a los prestadores donde se haya identificado alguna situación mencionada en
el numeral 5.2. Además, deben dar cuenta de los resultados obtenidos al INS cuando el ejercicio
se derive de reiterados silencios epidemiológicos de las instituciones o como soporte para revisar
la caracterización de una institución en el sistema de información Sivigila (de UI a UPGD o
viceversa).

Al INS deben ser enviadas las BAI que sean solicitadas en situaciones particulares como soporte
de la vigilancia intensificada de los eventos definidos, ante la presencia de brotes identificados
en los territorios y como insumo para la revisión de la caracterización de una UPG o UI.

8. Periodicidad

Las Instituciones prestadoras de servicios de salud (UPGD o UI) que cuenten con reportes de
atención (bien sea magnético o físico), deben convertir esta metodología en un ejercicio rutinario
cuya periodicidad puede ser semana o por periodo epidemiológico con el fin de obtener
oportunamente, información relacionada con EISP que no han sido captados durante la
prestación del servicio, en especial ante la presencia de eventos catalogados dentro del grupo
de eliminación - erradicación o ante situaciones de brote.
El resultado del ejercicio realizado será documentado en los anexos dispuestos por el INS, donde
se ingresará la información allí requerida para conocer la efectividad de la actividad frente a la
identificación, verificación y posterior notificación (de ser el caso) del evento observado.

Las UNM y UND deben hacer un seguimiento periódico a su red de prestadores, integrando los
soportes que las instituciones seleccionadas consoliden teniendo en cuenta además ejercicios
derivados de la identificación de brotes o situaciones de silencio como se mencionó
anteriormente en el numeral 5.2 (tabla 2). Dicho proceso debe contenerse en los territorios como
soporte del seguimiento y mejoramiento de las acciones en los prestadores.

Tabla 2. Periodicidad de las búsquedas activas institucionales de EISP

Situación Eventos Diagnósticos Periodicidad

Se sugiere que una UPGD
Específicos de los que lleve más de dos
eventos de interés en semanas epidemiológicas
Eventos transmisibles salud pública (anexo 1) en silencio realice la BAI, ya
priorizados en el nivel que se asume que por ser
departamental UGPD debe tener un
evento de interés en salud
pública.
Eventos no
trasmisibles:
Cáncer de mama y
cuello uterino, cáncer
en menores de 18 Se sugiere que una UPGD
años, enfermedades que lleve más de cuatro
huérfanas. semanas epidemiológicas
Eventos no transmisibles e Intoxicaciones: por (un periodo) en silencio
intoxicaciones metales, por gases , realice la BAI, ya que se
Silencio epidemiológico,
por medicamentos, por asume que por ser UGPD
el cual hace referencia a
otras sustancias debe tener un evento de
la ausencia de
químicas, por interés en salud pública.
notificación de EISP por
plaguicidas, por
parte de una institución
metanol, por solventes
catalogada como UPGD.
y por sustancias
psicoactivas
Mortalidad materna, Se sugiere que una UPGD
mortalidad perinatal, que lleve más una (1)
semana epidemiológica en
silencio realice la BAI, ya
que se asume que por ser
UGPD debe tener un
evento de interés en salud
Eventos de maternidad pública.
segura Morbilidad materna Se sugiere que una UPGD
extrema y defectos que lleve más de cuatro
congénitos semanas epidemiológicas
(un periodo) en silencio
realice la BAI, ya que se
asume que por ser UGPD
debe tener un evento de
interés en salud pública.
 Silencio epidemiológico
Se sugiere que una UI que
de una UI durante tres Específicos de los
Todos los eventos de interés lleve más de tres periodos
periodos eventos de interés en
en salud pública en silencio realice la BAI
epidemiológicos salud pública (anexo 1)

Específicos de los
eventos de interés en
salud pública.
Ante la presencia de un
Cuando se presente el
brote de eventos Todos los eventos de interés
Inespecíficos que brote
transmisibles en salud pública
lleven a cumplir con la
definición de caso del
brote

Ante la detección de al Específicos de los

menos un caso de Eventos bajo eliminación: eventos de interés en
eventos de interés sarampión, rubeola, rubeola salud pública.
internacional (ESPI), congénita, tétanos neonatal. UPGD: Por periodo
eventos en eliminación o Eventos bajo erradicación: Inespecíficos que sean epidemiológico.
erradicación, ya que la parálisis flácida aguda: Ante diferenciales del UNM: deberán consolidar
notificación de un solo el no cumplimiento de los evento que se esté las BAI por periodo.
caso confirmado será indicadores de búsqueda de buscando. UND: deberán consolidar
manejado como brote y casos de parálisis flácida en las BAI por trimestre y
deberán tener búsqueda menores de 15 años en el enviar al INS.
en todas las IPS del nivel departamental.
territorio.

Ante situaciones de
eventos emergentes
como la presentada En estos casos especiales el INS emitirá circulares en las cuales se deban hacer
durante la contingencia estas actividades de manera específica.
de Zika con síndrome de
Guillain Barré.

9. Fuentes de datos:

Los espacios donde se presta un servicio de salud, contienen registros de seguimiento de sus
atenciones los cuales son útiles para realizar la búsqueda de los casos de manera retrospectiva
teniendo en cuenta que la atención precedió a la generación del mismo. Es por esto que, si no
se cuenta con un RIPS, se deben utilizar los mecanismos que en la entidad consideren para
hacer dicha búsqueda y cumplir con la obligación del prestador hacia la vigilancia en salud
pública del país.

Es necesario tener en cuenta que la variable inicial a tener en cuenta para la BAI contenida en
los registros a los que se tenga acceso, es el diagnóstico, el cual debe estar en estructura CIE
10 así como otras variables específicas del evento del que se tenga sospecha tales como: edad,
sexo, condición del paciente al momento de la consulta (ej: gestante), antecedente de viaje a
zona endémica de la enfermedad de la que se supone, entre otras.
Deben ser seleccionados los registros que contengan diagnósticos relacionados con los EISP
definidos por el INS y confirmados con la posterior revisión de las historias clínicas, en las cuales
se deben analizar los hallazgos clínicos ingresados y definir si el caso es o no compatible con el
EISP. Diligencie el anexo correspondiente al resumen de historias revisadas y defina allí si el
caso se relaciona o no con un evento de interés en salud pública.

Si en los registros se identifican casos que fueron notificados al sistema de información Sivigila,
el mismo se ingresa en el formato BAI y se aclara que el mismo fue notificado con la respectiva
fecha de realización. Situación contraria cuando el caso identificado compatible no se encuentra
ingresado en el sistema de información el cual deberá ser ingresado en el formato como “no
notificado” y proseguir a realizar dicho reporte. Lo anterior genera hallazgos en la institución, la
cual debe ser monitoreada por la UNM o UND según sea el caso, con el fin de fortalecer
conceptos y adherencia a protocolos de notificación.

Una vez identificado el registro compatible con un EISP, es indispensable que la institución
cuente con acceso al registro clínico (historia clínica, epicrisis, notas de enfermería, reportes de
laboratorio) donde se tiene descrita la atención realizada desde el ingreso a la institución hasta
su egreso, con el fin de revisar las características clínicas y epidemiológicas si allí se consignan,
teniendo en cuenta las características propias del o los eventos de los que se tiene sospecha
definidas en cada uno de los protocolos de evento.

10. Clasificación de los casos

Una vez sean detectados los casos con CIE 10 específico o relacionado, se debe clasificar los
casos para determinar si corresponden o no a eventos de interés en salud pública. Para esto se
pueden utilizar diferentes fuentes relacionadas como los RIPS, la historia clínica, las epicrisis o
los registros de resultados de laboratorio o imágenes diagnósticas.

Posterior a la generación de la BAI en el SIANIESP deben revisarse las diferentes fuentes de

datos a fin de determinar la notificación del caso al Sivigila de la siguiente manera:

 Casos con CIE 10 específico del evento que no fueron notificados: Se revisará el 100 %
de las fuentes disponibles en casos sin notificación en Sivigila, conforme a los hallazgos
de la correspondencia RIPS-SIVIGILA.

 Casos con CIE 10 relacionado con el evento: Se revisará el 20 % de las fuentes

disponibles en casos sin notificación en Sivigila, conforme a los hallazgos de la BAI Y
teniendo en cuenta la definición de caso del evento y los grupos prioritarios (si están
definidos).

De acuerdo a lo establecido en los Lineamientos Nacionales para la Vigilancia en Salud Pública,

en algunos casos se requerirá la realización de una unidad de análisis individual para la
clasificación del caso.

11. Consolidación de la información

Como se ha mencionado, la actividad de BAI debe ser realizada por la UPGD o UI quienes dentro
del sistema tienen como funciones, la realización del monitoreo frecuente ante la presencia de
EISP con su posterior análisis y notificación de ser necesario.

Dicha información debe ser generada con la periodicidad mencionada (semanas o por periodo
epidemiológico dependiendo de la necesidad de acuerdo a lo establecido en el numeral 9) y
consolidada como soporte del monitoreo frecuente en la institución y de esta manera mantener
el sistema de vigilancia del país actualizado de acuerdo al criterio de oportunidad de la
información.

El formato en el que dicha consolidación debe realizarse es el archivo .xls disponible en la página
web del INS disponible en: [Link]
Vigilancia/Paginas/[Link]#.WYOMA_nhCUk, en las hojas de cálculo
tituladas “Consolidado HC UPGD-UI” y “Consolidado UPGD BAI”.

12. Usos de la información

La información resultante de las BAI tiene diferentes usos en vigilancia en salud pública,
planeación en salud y evaluación de programas, entre los usos específicos del proceso de
vigilancia se pueden encontrar:

 Determinar la frecuencia en la ocurrencia de los EISP identificados en el RIPS por periodo

epidemiológico.
 Describir el comportamiento de los EISP con base a los diagnósticos principales que los
identifican según la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE10).
 Establecer según variables de persona, tiempo y lugar el comportamiento de los EISP
notificados mediante la fuente RIPS.
 Hacer seguimiento al cumplimiento en la notificación mediante los RIPS por parte de las
Entidades territoriales, Municipales y Unidades Primarias Generadoras del dato del país.
 Establecer la sensibilidad del sistema de vigilancia a partir de la identificación de los EISP
por medio de la estrategia definida en las instituciones.
 Definir el comportamiento de eventos priorizados en situaciones de alerta o brote.

13. Responsabilidades por niveles

Son responsabilidades de los integrantes del sistema de vigilancia en salud pública, además de
las establecidas en el Decreto 3518 de 2006, el Decreto 780 de 2016, (8), en la resolución 3374
de 2000 (6) y en la Resolución 1531 de 2014 (7), las siguientes:

Instituto Nacional de Salud

 Construir, actualizar y divulgar los documentos orientadores para el uso de RIPS en
vigilancia en salud pública.
 Generar y divulgar un informe trimestral de las situaciones de silencio epidemiológico
 departamental o distrital.
 Acompañar la BAI ante situaciones de brote cuando la capacidad del municipio sea
desbordada.
 Verificar en las visitas de asistencia técnica el cumplimiento de procesos de búsqueda
activa institucional para asegurar la integridad del sistema de vigilancia.
 Recibir y analizar los informes de BAI solicitados únicamente ante situaciones
particulares consideradas por el INS.

Entidades territoriales de orden departamental y distrital

 Gestionar el acceso a la fuente de información para el 100 % de sus municipios.
 Fortalecer la calidad de los datos en contenidos en los RIPS generados por las UPGD y
UI de su jurisdicción.
 Acompañar la BAI ante situaciones de brote cuando la capacidad del municipio sea
desbordada.
 Implementar un mecanismo para la auditoría de las BAI ante cumplimiento de los criterios
en las UPGD y UI de su territorio.
 Consolidar los informes de la BAI de sus UNM y mantenerlas como soporte de la gestión
realizada en sus instituciones cuando el INS realice asistencia técnica en las fechas
establecidas.

Entidades territoriales municipales

 Hacer seguimiento a las UPGD de su competencia para la notificación de RIPS.
 Identificar las UPGD y UI que no reportan RIPS y hacer la gestión para lograr acceder a
la información generada por estas instituciones.
 Fortalecer la calidad de los datos en contenidos en los RIPS generados por las UPGD y
UI de su jurisdicción.
 Realizar las BAI ante situaciones de brote.
 Implementar un mecanismo para la auditoría de los criterios de BAI en las UPGD y UI de
su territorio.
 Consolidar los informes de las BAI de sus UPGD y UI manteniéndolas como soporte de
la gestión realizada en sus instituciones cuando el INS realice asistencia técnica en las
fechas establecidas.

Unidad Primaria Generadora de Datos (UPGD) y Unidades Informadoras (UI)

 Notificar los RIPS según solicitud del municipio de manera mensual, acorde con lo
establecido en la Circular Externa del Instituto Nacional de Salud 0023 de 12 de mayo de
2015 (6)
 Asegurar la calidad de los datos en contenidos en los RIPS.
 Realizar las BAI de acuerdo a las indicaciones definidas en la sección 5.2 de este
documento.
 Facilitar el acceso a los RIPS en tiempo real ante situaciones de brote, a los actores de
nivel municipal, departamental o nacional que se desplacen en concurrencia para su
investigación.
 Enviar el informe de las BAI realizadas.

Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB)

  Desarrollar e implementar estrategias de mejoramiento de calidad de los RIPS en su red
de prestadores, que permitan integrarlos al Sistema de Gestión de la Información en
Salud Pública, con el propósito de permitir disponer de información adecuada y oportuna
para la toma de decisiones administrativas, la investigación y la formulación de políticas
públicas.
 Retroalimentar a las UPGD sobre la calidad de los RIPS.

Bibliografía

1. República de Colombia, Ministerio de Salud. (2000). Resolución 3374 de 2000

2. Pacheco O, Buitrago N, Mendivelso F, Misnaza S, Ramírez M. Evaluación de la calidad
del registro individual de prestación de servicios (RIPS) como fuente de información para
búsqueda activa de enfermedades crónicas no transmisibles en las localidades Antonio
Nariño y Rafael Uribe, Bogotá D.C, 2008. Informe quincenal epidemiológico IQUEN.
Volumen 14, Numero 23. Bogotá, 2009
3. Martinez M, Pacheco O. Utilidad de los Registros Individuales de Prestación de Servicios
(RIPS) para la vigilancia en salud pública, Colombia, 2012, IQEN 2013;18 (17): 176 -192.
4. Departamento de Planeación Nacional. Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018. p:274
5. Departamento de Planeación Nacional. Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014
(internet). DNP » Portal Web ». 2010 (citado 2012 octubre 30); Disponible en:
[Link]
[Link]
6. Instituto Nacional de Salud. Circular externa 023. Bogotá. Mayo 12 de 2015
7. República de Colombia, Ministerio de Salud y Protección Social. (2014). Resolución 1531
de 2014
8. República de Colombia, Ministerio de Salud y Protección Social. (2016). Decreto 780 de
mayo 6 de 2016.