CONTROL DE
EFICIENCIA Y
AGILIDAD DE
PROCESOS
Mauricio Olivares
8 semestre – 2021
CLASE 1
CONTENIDO
Introducción al curso
CONTENIDOS DEL CURSO
Gestión, automatización e inteligencia de procesos (BPM) y
transformación digital
BPM cognitivo
Guía metodológica para diseñar la arquitectura de procesos de una
organización
Procesos claves
Trasformación digital
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Introducción y fundamentos de BPM
Business process reengineering (BPR)
Arquitectura SOA (Service Oriented Architecture)
Análisis arquitecturas empresariales
Business Rules
CICLO DE VIDA BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)
Análisis de procesos de negocio
Suite de administración de procesos de negocio
Monitoreo de actividades en la organización
Practico: conocer plataforma tecnológica
EFICIENCIA DE PROCESOS DE NEGOCIO
Pasos para construir un indicador
Revisar la claridad del resumen narrativo
Identificar los factores relevantes
Establecer el objetivo de la medición
Plantear el nombre y la fórmula de calculo
Determinar la frecuencia de medición del indicador
Seleccionar los medios de verificación
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Se relaciona con la necesidad de eficiencia o modernizarse en una organización.
Respecto a las necesidades tecnológicas que tiene que tener la empresa para ser
ejem: eficientes en procesos operativos. O la tecnología necesaria para poder tomar
las decisiones más eficientes y cuáles serían las plataformas que conllevan a ello.
Adicional a lo anterior también se encuentra problemática estratégica, de como la E
desde el punto de vista que tecnologías tendría que tener o como tendría que trabajar
los inversionistas en los datos de la info para poder llegar hacer mas eficientes desde
el punto de vista estratégicos
Por lo tanto, las tecnologías serian transversales y serian implícitas en toda la
estructura de la organización.
La organización al incorporar las tecnologías se esta transformando digitalmente
Necesita cambiar procesos de negocio desde el punto de vista del control. Para ser
mas eficientes
La transformación digital tiene un efecto mucho más multidimensional dentro de la
organización.
EFICIENCIA Y EFICACIA, AGILIDAD.
Se puede ser eficiente sin ser eficaz.
Eficiencia
Lograr objetivo propuesto por la empresa, pero utilizando menores recursos
Eficaz
Cumplir con los objetivos de la empresa.
Agilidad
Efecto de eficiencia y eficacia, Lo posibilita. Como responde a las necesidades
del mercado, como se responde en tiempo y en forma.
La trasformación digital va a posibilitar la agilidad y el factor adaptativo.
(Siempre va a estar ocurriendo)
La capacidad que va a tener la empresa (basado en los procesos de negocio,
competencia de las personas)
Problemáticas de hace más de 20 años
ESTRUCTURA DE EMPRESA
DW (Data Warehouse): los
datos se almacenan en los data
Warehouse (almacén de datos
corporativo).
dm (Data Mart): cuando se habla de base de datos departamentales no de la
organización, se habla de un subconjunto de la organización la cual se denomina Data
Mart. Por lo tanto esta subbase de dato donde hay data mart de finanzas, de
contabilidad, rrhh, etc. El conjunto de toda esa base de datos conforma el repositorio
de dato de la organización completa.
La organización pasa de incorporar tecnología, pero también de incorporar sus
procesos, desde los sistemas de información de la operación (SIO).
Los sistemas de la info no aparecen con la informática, la informática la
automatizo y le agrego software.
SIA (Sistema de Información Administrativo):
MIN 47:06
CLASE 5
BPMN
Proporciona un lenguaje común para la representación gráfica de los procesos, de
forma clara, estandarizada y completa. El objetivo de BPMN es proveer una notación
entendible por todos los usuarios de procesos de negocio.
Es una notación grafica que plasma la lógica de las actividades, los msm entre los
diferentes participantes y toda la información necesaria para un proceso sea
analizado, simulado y ejecutado.
Es un lenguaje unificado para la diagramación de procesos de negocio, permite un
entendimiento generalizado de los procesos, facilita la comunicación.
Elementos básicos, en diagramas de procesos de negocio.
Programa diseñado para representar gráficamente toda la secuencia de actividades
que ocurren durante un proceso.
Este diagrama de proceso de negocios es usado por los analistas de procesos quienes
diseñan, forman y gestionan los procesos.
Tipos básicos de modelado de procesos.
Proceso de negocio interno o privado:
Representa un único proceso de negocio donde normalmente se muestra toda la
secuencia del
proceso.
Se observa el
detalle del
proceso,
visualizando paso
a paso
Proceso de negocio abstracto o público:
Proceso de negocio externo, se desconoce el flujo detallado de las actividades.
Esta el
proceso de
negocio
interno o
privado que
sería el de
COMPRAS.
Y el proceso
abstracto o
público que
es el del
proveedor
sonde no se
ve el detalle de las actividades del proceso.
Proceso de
negocio
colaborativo o
global
Representa la
interacción entre dos
o más entidades de
negocio, estas
interacciones están
definidas por una
secuencia de actividades que representan los mensajes intercambiados tres las
entidades
Se muestra la interacción entre un proceso interno COMPRAS y un proceso
externo de negocio
Las diferencias con el anterior es que se diagraman algunas de las actividades
entre el proceso externo PROVEEDOR.
En la entrada de proveedor se ve algunas actividades que hay dentro del
proceso
Se presentan algunos puntos de contacto entre los participantes a través de
mensaje. Se diferencia con lo anterior ya que están conectados a los objetos de
flujo y no a los limites del pool.
ELEMENTOS BÁSICOS DE UN BPD (para la diagramación de procesos)
BPNM posee 3 figuras básicas
Actividades
Es un paso dentro del proceso, representa el trabajo realizado dentro de una
organización y consume recursos como tiempo y costo. Las actividades son
representadas por rectángulos las actividades pueden ser atómicas o no (es
decir compuestas)
Actividad compuesta: se refiere a una actividad que puede
ser detallada a otro nivel, lo que normalmente se conoce como
subproceso.
Las actividades que son parte dentro del proceso de BPNM son:
- PROCESO es tan contenidos dentro de un pool
- SUBPROCESOS:
Son actividades compuestas incluida dentro de los procesos. (son
representado por un rectángulo).
Es compuesto dado que esta figura incluye a su vez un conjunto de
actividades y una secuencia lógica (proceso) que indica que dicha actividad
puede ser analizada a un nivel más detallado. Por lo que simultáneamente
representa una tarea y un
proceso
Subproceso colapsado: los
detalles de subproceso no son
visibles.
Subproceso expandido: se
puede ver los detalles del
proceso dentro del proceso padre
Se debe tener en cuenta
que los flujos de
secuencia no pueden
cruzar los límites de un
subproceso, si algo
similar
Una vez que el subproceso termina, dentro del proceso principal, se realiza
una decisión que determina el camino el flujo después del subproceso.
- TAREAS:
Son actividades simples o atómicas (son representado por un rectángulo). Se
utiliza cuando el trabajo realizado dentro del proceso no se define a un nivel
mas detallado, es una actividad simple y visible, que no tiene una estructura
interna o esta no es visible dentro de la diagramación.
tareas de usuario: indica que es
una actividad realizada por un
apersona o usuario con ayuda de
un sistema o software.
Tarea de servicio: indica que,
realizada por un sistema sin
intervención humana, es decir es una actividad automática.
Compuertas
son elementos utilizados para controlar los puntos de divergencia y de
convergencia del flujo, como las decisiones, las reacciones en paralelo y los
puntos de sincronización del flujo. Las compuertas son representadas por
rombo, las anotaciones al interior del rombo indican
el tipo de comportamiento de la compuerta.
ES UTILIZADA COMO ELEMENTO DE DIVERGENCIA O
DECISIÓN
SI VARIOS FLUJOS DE SECUENCIA LLEGAN A
LA COMPUERTA Y SOLO UN FLUJO DE
SECUENCIA SALE LA COMPUERTA ESTA
SIENDO UTILIZADA COMO ELEMENTO DE
CONVERGENCIA O DE SINCRONIZACIÓN
TIPOS DE COMPUERTA
Compuerta exclusiva como elemento de decisión indica que un solo camino
puede ser tomado de varios disponible, existen 2 tipos de compuertas
exclusivas basadas en datos y en eventos
COMPUERTA PARALELA, PERMITE GENERAR VARIOS CAMINOS
CONCURRENTES O EN PARALELO
COMPUERTA INCLUSIVA COMO ELEMENTO DE DECISIÓN INDICA QUE UNO O
MAS CAMINOS PUEDEN SER ACTIVADOS DE VARIOS DISPONIBLES
Eventos:
Representan algo que ocurre o puede ocurrir durante el curso de un proceso, los
eventos afectan el curso de un proceso y usualmente tienen una causa o un
resultado un evento puede iniciar un proceso, interrumpir un proceso o una
actividad, detener el proceso o finalizarlo.
EXISTEN 3 TIPOS DE EVENTOS BASADOS EN CÓMO AFECTAN EL FLUJO
Eventos de inicio: indican cuando se instancia un proceso. No tiene flujos
de secuencia entrante, no es obligatoria dentro de un diagrama.
Eventos intermedios: algo que ocurren o puede ocurrir durante el
transcurso de un proceso (entre el inicio y el fin)
Eventos de fin: indican cuando finalizan un proceso. PUEDE TENER MAS DE
UN FIN
EJEMPLO DE PROCESO INTERNO
FLUJO DE SECUENCIA
Para conectar las figuras básicas se usan los flujos de secuencia, los cuales
representan el control de flujo y la secuencia de las actividades.
Indica que la actividad B solo inicia cuando la actividad
A finaliza
Los flujos de secuencia de utilizan para representar la secuencia de los objetos de
flujo, donde encontramos las actividades, las compuertas y los eventos.
POOLS
Un pool es un contenedor de un único proceso, entonces un proceso de negocio
interno-privado está contenido en un pool
el nombre del pool puede considerarse
como el nombre del proceso.
Un diagrama de proceso de negocio puede
contener varios procesos de negocio
internos o externos, es decir que puede
contener varios pools.
Si un diagrama de procesos de negocio solo tiene un pool este puede no diagramarse,
pero estrictamente este tiene un pool.
Como se vio antes para representar las
secuencias de las actividades de
actividades de proceso se utilizan los
flujos de secuencia, BPNM establece que
los flujos de secuencia no pueden cruzar
los limites del pool. Por lo tanto, para
representar la interacción de los
diferentes procesos o entidades se
utilizan las líneas de msm
Un proceso abstracto o externo puede
ser un pool vacío diagramado con los puntos de contacto en los límites del pool.
LANE
NO HAY REGLAS
LÍNEAS DE MENSAJE
Representa la comunicación existente entre dos procesos o pools, representan
los posibles msm que s epuede intercambiar entre los procesos, como
requerimientos, respuestas, eventos que pueden representar el proceso, etc.
Las líneas de msm
representan señales o
mensajes, no flujos de
control, por lo tanto, no
todas las líneas de msm
se cumplen para cada
instancia del proceso y
tampoco se especifica
un orden para los msm
Se puede tener líneas de
msm conectadas
directamente a las
actividades,
representando los fulos de msm, entre dos procesos internos o entre un proceso
interno y otro externo.
También se puede tener líneas de msm conectadas directamente entre los
límites de un pool, representando los flujos de msm entre un proceso interno y
un proceso abstracto. O caja negra
Sin embargo, no se puede tener líneas de msm dentro de un mismo pool
ARTEFACTOS
Conjunto de figuras con el fin de entregar información complementaria del proceso.
Existen 3 tipos de artefactos:
Objetos de datos
Proveen información sobre las entradas y salidas de una actividad.
Permiten mostrar la información que una actividad necesita como las
entradas o salidas. Se pueden asociar directamente a las actividades o a los
flujos de secuencia, utilizando un tipo de conector llamado ASOCIACIÓN.
Las fechas
indican cuando
entra y sale una
actividad.
Cuando se
asocian los obj
de datos a flujos
de secuencia
estos no tienen sentido. No indican que entran o salen.
Anotaciones
Permiten agg info add sobre el proceso.
Permiten al modelador agg info al proceso que se considera relevante para su
entendimiento, igualmente se asocian a las actividades por medio de tipo de
conector asociado.
Grupos:
Son un mecanismo visual que permite agrupar las actividades con fines de
documentación o análisis.
Los grupos permiten encerrar un conjunto de elementos con fines de
documentación, o análisis, pero no afectan las secuencias del flujo.
