Definicion:
- El control interno es un procedimiento que se enmarca en el control de
recursos y activos de una empresa, y sirve para llevar un registro sobre su
actividad y trazabilidad.
- Las empresas en la medida que van creciendo, se les hace cada vez más
difícil realizar el seguimiento sobre lo que ocurre con sus recursos, sus
activos, sus herramientas, y las personas.
- Es por esto, que se ha hecho necesario establecer un mecanismo que
permita dejar registro sobre el uso de estos recursos, como también, sobre
las actividades.
Segun el Artículo 3° de NORMAS GENERALES DE CONTROL
INTERNO, El control interno de cada organismo o entidad debe
organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados
de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente
dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los
recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento
coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:
a) Salvaguardar el patrimonio público.
b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la
información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.
c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y
operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas
por las máximas autoridades del organismo o entidad.
Ejemplos de control interno en recursos financieros y
bienes
- Cuando se ocupan vehículos de la empresa, los conductores deben llevar
consigo una bitácora donde se registre el inicio y término del trayecto,
junto a las horas de cada hito.
- Otro ejemplo, es el control de inventario de materiales en bodega. Los
sistemas FIFO y LIFO requieren necesariamente de un chequeo de
control interno para saber fechas y tipos de material o existencias. Es un
insumo contable, que podría servir también para la depreciación de
bienes.
- En cuanto a los recursos financieros, se efectúa un control interno antes
de ejecutar un gasto, por ejemplo, en los GAV (Gastos de Administración
y Ventas) que son derivados de las tareas propias de estas funciones. Sin
embargo, debe controlarse para no exceder de lo necesario para esta
ejecución durante el periodo.
- Por ejemplo, si para un mes de ventas se requiere comprar hojas de
papel, lápices y tinta para impresora, el control interno debería tener un
estimado de lo que se gasta mensualmente y cotejar esto todos los meses,
para resguardar ese margen de gasto.
- Dice el Articulo 4° NORMAS GENERALES DE CONTROL
INTERNO Los objetivos del control interno deben ser establecidos para
cada área o actividad del organismo o entidad, y caracterizarse por ser
aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con los
objetivos generales de la institución.
- El control interno administrativo no esta limitado a el plan de la
organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de
decisión que lleva a la autorización de intercambios.
- El Control Interno Administrativo segun dice el Artículo 5° NORMAS
GENERALES DE CONTROL INTERNO lo conforman las normas,
procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración,
manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y
condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones
presupuestarias y financieras.
- Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia
en las operaciones establecidas por el ente.
- El control interno contable comprende el plan de la organización y
los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la
confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan
seguridad razonable :
1- Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones
generales o especificas de la gerencia
2- Se registran los cambios para : * mantener un control adecuado y *
permitir la preparación de los ee.cc.
3- Se salvaguardan los activos solo accesandolos con autorización
4- Los activos registrados son comparados con las existencias.
- Como dice el Artículo 6° El control interno contable comprende las
normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la protección de
los recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones
presupuestarias y financieras, así como a la producción de información
atinente a las mismas.
Respaldos del control interno
- Así como se realiza un registro instantáneo de los recursos y
actividades, es importante archivarlo para generar un expediente respecto
a cada elemento controlado.
- Existen diferentes softwares de control interno que las empresas pueden
contratar, o bien, una planilla de Microsoft Excel es suficiente, si es que
está ordenada.
- Para evitar pérdidas, se pude comprar una nube virtual de
almacenamiento y subir allí estos archivos para evitar su extravío.
- Si se tiene además el respaldo en papel con firmas de responsabilidad,
es conveniente digitalizar estos documentos. Por ejemplo, por medio del
scanner y posterior vaciado a carpetas digitales.
Responsables de control interno
- Las personas responsables de las acciones de control interno deben ser
ordenadas, organizadas y con capacidad para trabajar en escenarios de
alta demanda, ya que por ejemplo, podrían tener el control de muchos
elementos al mismo tiempo: el control financiero de gastos, el control
de existencias, el control de uso de bienes de la empresa, y el control de
entrada y salida de personas.
- Si algo falla en este proceso de registro, podrían producirse desviaciones
en la realidad operativa y capital de la empresa, respecto a sus activos. Es
por esa razón que el control interno debe ser parte de un sistema de
operaciones ordenado y encadenado.
- El Articulo 12° establece que las funciones y responsabilidades del
órgano de control interno deben ser definidas formalmente, mediante
instrumento normativo, por la máxima autoridad jerárquica del organismo
o entidad, tomando en consideración las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes y las normas, pautas e instrucciones que en
materia de control dicten la Contraloría General de la República y demás
órganos competentes para ello, y el Articulo 21° dice que el supervisor
responsable de unidades, programas, proyectos u operaciones, debe
comunicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada
supervisado, examinar sistemáticamente su trabajo y asegurarse que se
ejecute conforme a las instrucciones dictadas al efecto.
CONTROL INTERNO EN EL RIESGO DE AUDITORIA
- El propósito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la
información en los estados contables y estén libres estos de errores
sustanciables y aseveraciones erróneas. Al expresar una opinión el auditor
puede tener los siguientes riesgos :
Que exista error sustancia y en el proceso de preparación de los
EECC.
Que los controles internos fallen y no se detecte error.
Que el proceso de auditoria falle y no se detecte error.
- El Articulo 14° dice que el órgano de control interno debe realizar la
función de auditoría interna de conformidad con las disposiciones legales
aplicables, las Normas Generales de Auditoría de Estado prescritas por la
Contraloría General de la República, las presentes Normas, otros
instrumentos reglamentarios y las normas de auditoría de general y
convencional aceptación.
