DISPONIBILIDADES

I. CONCEPTUALIZACION Y CLASIFICACION

Son aquellos recursos del patrimonio municipal que se caracterizan por su liquidez inmediata y
están destinados a atender las competencias municipales o cumplir fines
específicos. En la práctica contable las disponibilidades están constituidas por las monedas
de metal o los billetes de curso legal, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros
medios e instrumentos de cambio tales como: cheques a favor de la municipalidad y fondos de
caja de cualquier tipo (caja chica).

En la Contabilidad Gubernamental la identificación de los niveles contables del rubro de las

disponibilidades son:

2 RECURSOS

21 FONDOS

211 DISPONIBILIDADES

Los componentes de este rubro son:

CÓDIGO CONCEPTO TRATAMIENTO CONTABLE

21101 Caja General Recursos de disponibilidad inmediata tales como dinero en efectivo,
cheques y otros medios de igual naturaleza.

21103 Caja Chica Recursos de dinero en efectivo puestos a disposición de un

responsable de la administración para pagos de gastos menores.

21109 Bancos Recursos de disponibilidad inmediata, en moneda de curso legal en

Comerciales M/D el país, depositados en el sector financiero nacional y que están
destinados al pago de las obligaciones legalmente exigibles de las
instituciones públicas.

21117 Bancos Recursos en moneda de curso legal en el país, depositados en el

Comerciales sector financiero nacional destinados a controlar fondos
Fondos provenientes de préstamos, donaciones u otro tipo de recursos con
Restringidos M/D fines específicos de acuerdo a normas contractuales o legales y que
no pueden ser utilizados en otros objetivos distintos a los
establecidos.
21191 Fondos en Recursos de remesas enviadas por terceras personas y que al
Transito momento de su registro no han llegado a su destino o no han sido
confirmados por el ente receptor.

1
En el caso de la cuenta Bancos Comerciales Fondos Restringidos M/D es importante
mencionar que de acuerdo al tratamiento de cuentas establecido, su utilización se enfocará
solamente a aquellos casos en los que se apertura una cuenta bancaria para manejar
fondos que se han reservado para un fin especifico, conforme a normas establecidas en un
documento legal.

Las cuentas bancarias que se apertura como Depósitos a Plazo no deben considerarse en
el rubro de las disponibilidades, ya que no son fondos de fácil realización sino mas bien
recursos estaciónales de caja; su clasificación y contabilización dependerá de la forma en
que la municipalidad pacte con la institución financiera, pero su tratamiento principal será
como inversiones financieras.

ESQUEMA FLUJO DE DISPONIBILIDADES

D DISPONIBILIDADES H

D DEUDORES MONETARIOS H
D ACREEDORES MONETARIOS H

Debido a que la Contabilidad Gubernamental utiliza el método de registro acumulado al

momento de registrar una operación se crean dos movimientos: un devengamiento y percepción
en el caso de los ingresos, y un devengamiento y pago en el caso de los gastos.

De acuerdo a lo anterior, el esquema planteado refleja que los aumentos y disminuciones que
afectan el rubro de las disponibilidades a consecuencia de operaciones realizadas provienen de
los abonos de los Deudores Monetarios (percepción de ingresos) y los cargos de los
Acreedores Monetarios (Pago de obligaciones). No obstante, existe la excepción en el caso
de las operaciones realizadas con las cuentas 212, 412 y 819 las cuales se hacen en forma
directa con cualquiera de las cuentas que conforman el rubro de las disponibilidades.

2
 II. VALUACION Y PRESENTACION

Las ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

AL 31____________________________
EN MILES DE DOLARES

RECURSOS

FONDOS

DISPONIBILIDADES $ 40.000.00

Caja General $ 10.000.00

Bancos Comerciales $ 25.000.00

Fondos en Transito $ 5.000.00

disponibilidades se deberán mantener registradas a su valor nominal y dada su naturaleza y

liquidez éstas se presentaran en el estado de situación financiera como el primer rubro que
integra los recursos de la municipalidad, salvo en aquellos casos en que los fondos estén
sujetos a restricciones o limitaciones en su uso; razón por la cual, deberán excluirse de este
rubro y referenciarlo en las notas explicativas a los estados financieros.

Para una mejor presentación de la CuentaConceptoMonto21109001Banco

información del rubro de las
disponibilidades, es recomendable Comercial 1 $ 5,000.0021109002Banco
adjuntar un anexo que contenga la Comercial 2 1,000.0021109003Banco
composición de cada una de las Comercial 3 7,000.0021109004Banco3
cuentas bancarias que incluye el
rubro. Comercial 4 12,000.00TOTAL$ 25,000.00
En las notas a los estados financieros deberán indicarse las políticas de valuación y,
en su caso, el efecto de los hechos posteriores que por su importancia modifiquen
sustancialmente la valuación de las disponibilidades, entre la fecha de los estados financieros
y la fecha en que éstos son emitidos. En cuanto a la composición se indicará las cuentas
que están sujetas a condiciones de utilización en tiempo, modo o lugar, así como cualquier
otra estipulación que implique uso restrictivo de ellas; se indicará los montos y plazos de tales
restricciones.

III. MANEJO DE LOS FONDOS

A. GENERALIDADES

El manejo de los fondos municipales es función propia de la unidad de tesorería, la

recaudación y custodia de los ingresos y la ejecución de los pagos respectivos estará a
cargo de un tesorero el cual debe rendir fianza a satisfacción del Concejo Municipal, así
como los demás funcionarios que manejen fondos en efectivo.

B. ASPECTOS LEGALES Y TÉCNICOS

El manejo de los fondos se fundamente en un amplio marco jurídico, principalmente en el

Código Municipal que establece:

INSTRUMENTO
BREVE DESCRIPCIÓN
LEGAL

 Art.78: Establece que no se podrá autorizar ningún gasto si no

existe previsión presupuestaria.
 Art. 88: Establece que de todo ingreso se extenderá formulario
Predefinido autorizado por la Corte de Cuentas de la República.
CÓDIGO  Art. 90: Establece que los ingresos se depositaran a mas tardar
MUNICIPAL al día siguiente hábil en cualquier banco del sistema financiero.
 Art. 91: Las erogaciones de fondos deberán ser previamente
acordadas por el Concejo Municipal.
 Art. 92: Establece la obligatoriedad de emitir cheques si se
tienen fondos depositados en bancos

4
El manejo de los fondos esta dentro de la competencia de las Normas Técnicas de
Control Interno emitidas por la Corte de Cuentas de la República, específicamente en las
actividades de control y monitoreo.

En este contexto, las prioridades apuntan a establecer los mecanismos más idóneos que
aseguren la pronta disponibilidad de los recursos, así como su eficaz y eficiente aplicación;
todo ello en un marco de absoluta objetividad y transparencia en la gestión de los mismos.

Los principales procesos que se ejecutan con respecto al manejo de fondos son:

1. PERCEPCIÓN DE FONDOS

La percepción de fondos es un proceso que consiste en recaudar, clasificar y

registrar, ya sea por medios manuales o automatizados, los ingresos municipales
de cualquier naturaleza.

Para el registro y control de la recepción de los fondos se utilizarán formularios

predefinidos y numerados conforme lo establecen las Normas Técnicas de Control
Interno Específicas y el Art. 88 del Código Municipal.

El registro y clasificación de los ingresos debe ser efectuado por una persona
independiente al responsable de la percepción, con el objeto de garantizar la
confiabilidad de la información que se obtenga sobre los mismos.

Como política de seguridad y para un mejor control de los fondos percibidos, éstos
se depositarán a más tardar el día siguiente hábil en cualquier banco del sistema;
salvo que no hubiere banco, sucursal o agencia en la localidad, quedando en estos
casos, a opción del Concejo Municipal la decisión de depositar los fondos en
cualquier banco, sucursal o agencia inmediata (Art. 90 del C.M.).

2. TRANSFERENCIAS DE FONDOS ENTRE CUENTAS BANCARIAS

La transferencia de fondos con el sistema financiero consiste en autorizar traslados

de fondos entre cuentas bancarias existentes, por medios manuales o eléctricos,
asegurándose de que cada una de las transacciones autorizadas cumpla con los
requisitos legales y técnicos.

Es decir, que todas las operaciones financieras relacionadas con transferencias de

fondos deben estar soportadas con documentos debidamente autorizados.

3. UTILIZACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

No es recomendable que los fondos recibidos en la municipalidad permanezcan

físicamente en ella. Existen razones de seguridad y control que hacen
recomendable la apertura de cuentas bancarias para que en éstas se manejen las
entradas y salidas de fondos. La apertura de estas cuentas bancarias se hará de
acuerdo a las especificaciones establecidas por cada municipalidad.

5
 Para un mejor control financiero de los fondos que se asignan para la ejecución de
proyectos es recomendable evaluar la posibilidad de apertura de cuentas bancarias
por proyecto tomando en cuenta el costo-beneficio y considerando el monto de la
carpeta aprobada.

Como parte del adecuado manejo de los fondos de la municipalidad debe de

garantizarse que las instituciones bancarias elegidas, dispongan de un sistema de
comunicación eficiente que cumpla con los requerimientos técnicos y
administrativos de la municipalidad.

La utilización de cuentas bancarias permite realizar una serie de actividades que

optimizan el manejo de los fondos y facilitan el control administrativo de los
mismos; dichas actividades se mencionan a continuación.

Cierre y Liquidación de Conciliaciones

Control de Saldos
Cuentas Bancarias
 Liquidar las cuentas  Proporcionar al
 Establecer mecanismos inactivas conforme a la encargado de la
extra contables para el autorización respectiva elaboración de las
control de las cuentas (Acuerdo Municipal) conciliaciones
bancarias y los cerciorándose en caso bancarias toda la
movimientos respectivos de que aplique hacer el información referente
para cada una de ellas reintegro de los fondos a las cuentas que han
(Inventario de Cuentas, no utilizados. tenido movimiento en
Libro Auxiliar de Bancos)  Confirmar con la el periodo
 Remisión a la Unidad institución financiera el correspondiente.
Contable de la cierre de la cuenta
información de apertura bancaria y hacer la
de cuentas, así como la respectiva depuración
documentación en el inventario de
respectiva de los cuentas.
movimientos originados.

4. PAGOS

Es la acción financiera mediante la cual las municipalidades efectúan las

erogaciones de fondos (emisión de cheques) para cubrir las obligaciones adquiridas
con terceros, producto de un bien o servicio recibido.

De acuerdo a lo legalmente establecido las municipalidades deben hacer el pago

de sus obligaciones por medio de cheques (Art. 92 del C.M.).

Criterios para el pago de las obligaciones:

 El pago de las obligaciones se efectuara de acuerdo a compromisos reales

(hechos económicos realizados) amparados con documentos legales tales
como: planillas, facturas, recibos, liquidaciones por reintegro de fondos,
contratos y otros, de acuerdo a normativa técnica, y principalmente deben estar
6
 consignados en el presupuesto municipal aprobado para el ejercicio fiscal
correspondiente (Art. 78 y 91 del C.M.)

 Previo a efectuar el pago, el encargado deberá verificar la disponibilidad de

fondos de la cuenta bancaria con el propósito de no sobrepasar el límite de las
disponibilidades existentes.

 Todos los cheques que se emitan deberán expedirse a nombre de la razón social
o comercial de las personas jurídicas o del representante legal si fuera el caso,
o de personas naturales, que hayan proporcionado un bien o servicio a la
municipalidad.

 Las municipalidades de acuerdo a sus facultades podrán implantar los

mecanismos especiales para el pago de salarios, bienes y servicios, ya sea a
través de abono a cuenta u otras formas de pago legalmente establecidas.


C. CONTROL ADMINISTRATIVO

En cuanto a la emisión de cheques es importante que todos estén previamente

numerados y que se agoten todos los números de una misma serie antes de iniciar
otra. Los cheques en blanco deben ser debidamente custodiados para evitar su mal uso
y la anulación de los mismos se conservará en el correlativo de los cheques para el
control posterior.

El encargado de emitir los cheques es responsable de completar en la chequera toda la

información referente al pago de las obligaciones; de tal forma que la actualización en los
libros auxiliares sea confiable y oportuna facilitando de esta forma la conciliación de la
información.

IV. CONFORMACION DEL FONDO DE MONTO FIJO (CAJA CHICA)

A. DEFINICIÓN

La Caja Chica es un fondo legalmente autorizado por el Concejo Municipal para cubrir
gastos menores o de carácter urgente, y la mecánica aplicada permite ahorrar tiempo y
agilizar la atención de las diversas necesidades de la Institución.

B. ASPECTOS LEGALES Y TÉCNICOS

La creación de los fondos de Caja Chica se fundamente en el artículo siguiente:

INSTRUMENTO
BREVE DESCRIPCIÓN
LEGAL

7
 Art.93 Establece que se podrá crear fondos circulantes cuyo monto y
procedimiento se establecerán en el presupuesto municipal.

La liquidación del fondo se hará al final de cada año y los reintegros al

CÓDIGO MUNICIPAL
fondo por pagos efectuados se harán cuando menos cada mes.

El encargado del fondo responderá solidariamente ante el ordenador de

pagos que designare el Concejo.

Para fijar el monto del fondo de Caja Chica se debe tomar en cuenta el flujo mensual del
tipo de gastos a cubrir y éste deberá quedar consignado en el presupuesto aprobado
para cada ejercicio fiscal.

Los reintegros al fondo se harán a nombre del encargado, y los reembolsos se realizarán
de conformidad con los comprobantes presentados; los cuales, deberán mostrar la
exactitud, legalidad y pertinencia requerida.

Con el propósito de evitar confusiones o actos irregulares en el manejo del fondo de Caja
Chica, es recomendable que el encargado del fondo sea una persona distinta a los
responsables del registro contable y presupuestario y de quienes manejen otros fondos.

Es importante considerar este punto para aquellas municipalidades que tienen personal
limitado, en las cuales los niveles superiores deben asegurar la existencia de controles
que impidan el mal uso del fondo.

Al final del ejercicio fiscal el encargado del fondo de Caja Chica deberá preparar la
liquidación respectiva, conforme a lo legalmente establecido y al procedimiento definido
para tal fin.

1. PROCESO DE REGISTRO CONTABLE PARA LA APERTURA, EROGACIÓN,

REINTEGRO Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

a) Apertura de Caja Chica

OPERACIÓN: Se constituye Fondo Caja Chica a través de Acuerdo Municipal No. 1 por un monto de $
500.00.

TM : 1 Comprobante de Diario: Partida No. 1

CODIGO CONCEPTO DEBE HABER

211 03 Caja Chica

211 03 001 Caja Chica Municipal $ 500.00

211 09 Bancos Comerciales M/D

8
211 09 001 Banco Agrícola Comercial ( Cuenta Institucional) $500.00

Concepto: V/ Creación del Fondo Caja Chica según

$500.00 $500.00
acuerdo aprobado por Concejo. Total

b) Pago de erogaciones efectuadas mediante reintegro de fondos

OPERACIÓN: El encargado del fondo de caja chica presenta la documentación respectiva sobre las
erogaciones efectuadas en el tiempo establecido para el manejo de los fondos.

TM : 1 Comprobante de Diario: Partida No. 2

CODIGO CONCEPTO DEBE HABER

834 01 Productos Alimenticios Agropecuarios y Forestales

834 01 001 Productos Alimenticios para Personas $ 475.00
413 54 A.M. x Adquisición de Bienes y Servicios
413 54 001 Compra de Comida Varias
$475.00
A.M. x Adquisición de Bienes y Servicios
413 54 Compra de Comida Varias
413 54 001 Bancos Comerciales M/D $ 475.00
211 09 Banco Agrícola Comercial ( Cuenta Institucional)
211 09 001
$475.00
Concepto: V/ Cancelación de facturas con fondo de
caja chica Total $475.00 $475.00

c) Liquidación del fondo de Caja Chica al final del año

OPERACIÓN: Al final del año se entrega documentación respectiva para liquidación total.

TM : 1 Comprobante de Diario: Partida No. 3

CODIGO CONCEPTO DEBE HABER

834 23 Otros Servicios y Arrendamientos Diversos

834 23 001 Atenciones Oficiales $ 465.00

9
413 54 A.M. x Adquisición de Bienes y Servicios
413 54 001 Diversos $465.00

413 54 A.M. x Adquisición de Bienes y Servicios

413 54 001 Diversos $ 465.00
211 03 Caja Chica
211 03 001 Caja Chica Municipal $465.00

Concepto: V/ Liquidación del fondo de caja chica,

$465.00 $465.00
con documentación respectiva Total

d) Reintegro de sobrante de Caja Chica por liquidación de fondos

OPERACIÓN : Al final del ejercicio fiscal el encargado del fondo reintegra el sobrante de caja
chica conforme a procedimientos establecidos.

TM : 1 Comprobante de Diario: Partida No. 4

CODIGO CONCEPTO DEBE HABER

211 09 Bancos Comerciales M/D

211 09 001 Banco Agrícola Comercial (Cuenta Institucional)
Caja Chica $ 35.00
211 03 Caja Chica Municipal
211 03 001 $35.00

Concepto: V/ Reintegro de sobrante del fondo de

caja chica Total $ 35.00 $ 35.00

Nota: Las partidas y los registros contables deberán ser complementados con la
información contable y presupuestaria institucional de conformidad a la Norma
sobre Agrupación de Datos Contables.

Los documentos básicos de respaldo para los registros contables 1, 2, 3 y 4

deben ser los siguientes:

Partida No. 1: Acuerdo Municipal de creación del fondo de Caja Chica y recibo a
nombre de la encargada o encargado del fondo por el monto estipulado.

Partida No. 2: Facturas y recibos debidamente legalizados, así como también un

detalle anexo de los mismos haciendo la sumatoria total de los gastos.

Partida No. 3: Solicitud de reintegro del fondo de Caja Chica por el monto de las
erogaciones realizadas y recibo a nombre de la encargada del fondo.

10
 Partida No. 4: Nota de abono del banco por el sobrante del fondo de Caja Chica.

2. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA

CHICA

Para facilitar y garantizar el eficiente uso del fondo de Caja Chica es recomendable
que las municipalidades diseñen procedimientos de apertura, manejo y control de
los mismos tomando en cuenta su estructura organizativa y las NTCIE aplicables.

A continuación se presenta un esquema general del procedimiento de manejo de

los fondos de Caja Chica.

El fondo de Caja Chica se creará mediante Acuerdo

Creación y Destino Municipal incorporando los siguientes puntos:
del Fondo de nombre del responsable o encargado único de su
Caja Chica manejo, monto establecido, tipos de gastos a cubrir y
la exigencia de rendición de cuentas debidamente
documentada.

Referente a la administración se establece lo siguiente:

Limite y concepto del gasto.
Niveles de autorización.
Administración Funciones detalladas del encargado del fondo.
del Procedimiento específico del requerimiento del fondo.
Fondo de Caja Chica Rendición de cuenta del fondo de Caja Chica.
Procedimiento específico del reintegro del fondo.

Se estimará la necesidad de establecer instrumentos de

Garantía del Fondo garantía o seguros de caución, tendientes a un
de Caja Chica eficiente manejo de dichos fondos.

Se definen los causales para el cierre o suspensión del

Liquidación del fondo, así como la documentación necesaria para
Fondo de Caja Chica realizar el respectivo proceso.

Se establece el mecanismo para monitorear el fondo,

Arqueo del Fondo de definiendo los documentos legales de soporte que
Caja Chica amparan dicho procedimiento.
11
 Se señalan los aspectos complementarios a considerar
Disposiciones para el manejo de los fondos de Caja Chica, así
Complementarias como los responsables de verificar la aplicabilidad del
respectivo procedimiento.

V. ANTICIPOS DE FONDOS

A. DEFINICIÓN

Los Anticipos de Fondos son adelantos de dinero sujetos a rendir cuenta otorgados a
terceros, destinados a la adquisición de bienes y servicios institucionales.

B. ASPECTOS LEGALES Y TÉCNICOS

Las operaciones que realizan las municipalidades relativas a los Anticipos de Fondos
tiene su fundamento legal en los siguientes instrumentos:

INSTRUMENTO LEGAL EXPLICACIÓN

Art. 96.- “Podrá pagarse anticipos para dar inicio a la ejecución de

CODIGO MUNICIPAL obras, adquisición de bienes y prestación de servicios, de conformidad a
lo establecido en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la
Administración Pública”.

Art. 69.- Se podrá dar anticipos hasta por el 30% del valor total de la
obra, bien o servicio a contratar y, en respaldo de aquellos, deberá
LEY DE ADQUISICIONES Y
exigirse una garantía de buena inversión de anticipo que respalde el
CONTRATACIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA pago anticipado”.

La institución contratante podrá verificar el uso correcto del anticipo

otorgado y en el caso de verificar o comprobar el mal uso de éste se
deberá hacer efectiva la garantía en cuestión.”

El Manual Técnico SAFI, en lo que respecta a los Anticipos de Fondos, la norma C.2.10
Romano VIII - Normas Sobre el Registro de Transferencias de Fondos, específicamente
en el numeral 3 “Adelantos de Dinero Otorgados a Terceros”, establece el tratamiento
contable para el otorgamiento y liquidación de dichos anticipos.
12
1. NORMATIVA PARA EL REGISTRO DE LOS ANTICIPOS

El registro adecuado de los Anticipos tiene una gran importancia, ya que a través de
estos registros se controla qué bien ó servicio se ha pagado parcialmente de forma
anticipada; estableciéndose el derecho a reclamar por parte de la institución
otorgante. Para el registro apropiado de estos fondos entregados a terceros, se
tienen las cuentas contables establecidas.

Se debe considerar que con el propósito de verificar saldos o disponibilidades, se

deben efectuar conciliaciones mensuales de toda clase y naturaleza de cuentas
relacionadas con disponibilidades, esto basado en las Normas C.3.2 – 5 Romano
VIII Registros Auxiliares (Manual Técnico SAFI), la cual establece que las cuentas de
Recursos y Obligaciones con terceros que muestren saldos, deberán ser controlados
en registros auxiliares que incluyan datos de identificación, de carácter general, origen
de los movimientos, entre otros.

A continuación se retoma parte de la normativa establecida dentro del Manual Técnico

SAFI, específica para los registros contables, donde se han considerado los aspectos
más aplicables de acuerdo a la práctica común de las instituciones:

En el segundo párrafo de de la Norma C.2.10 - 3 Romano VIII “Adelantos de Dinero

Otorgados a Terceros” del Manual Técnico SAFI, establece: “La rendición de cuenta
de los adelantos de dinero aprobada a nivel institucional, deberá contabilizarse como
un compromiso pendiente de pago de conformidad a lo establecido en la norma Nº 1
sobre deudores y acreedores monetarios. Al ser aceptada la liquidación del Anticipo se
aplicará el CARGO en la cuenta del acreedor monetario donde se registró el
compromiso, con ABONO a la cuenta respectiva del subgrupo ANTICIPOS DE
FONDOS”.

La norma 1 sobre Deudores y Acreedores Monetarios que se menciona en el párrafo

anterior, se refiere en este caso, a que todo compromiso de pagar recursos
monetarios, como parte de la gestión financiera institucional, independientemente del
momento de la erogación, inmediata o futura, deberá contabilizarse el devengamiento
en cuentas de ACREEDORES MONETARIOS, de acuerdo con la naturaleza del
hecho económico; no obstante el registro correspondiente al pago será liquidando el
Anticipo ya existente.

El último párrafo de la Normativa C.2.10 – 3 Romano VIII, regula que los reintegros
en efectivo por anticipos de fondos se contabilizarán como una disminución de las
respectivas cuentas del subgrupo de Anticipos de Fondos.

Por otra parte, en la norma C.2.3 – 3 Romano VIII “Provisiones de Compromisos no

documentados”, específicamente en los dos últimos párrafos, se establece que los
anticipos de fondos otorgados a terceros durante el ejercicio contable, por bienes y
servicios en general, que al 31 de diciembre no estén liquidados, deberán
contabilizarse los montos sin aplicar como compromisos pendientes de pago. En
cualquier caso las cuentas de ANTICIPOS DE FONDOS se afectarán en la medida
que se de por aceptada las rendiciones de cuentas correspondientes.

13
 Anticipos en Proyectos

Los anticipos de fondos otorgados, durante el ejercicio contable, a contratistas que

ejecuten proyectos o grupos de proyectos, que al 31 de diciembre no estén liquidados,
deberán contabilizarse los montos sin aplicar como compromisos pendientes de pago,
afectando las cuentas del grupo INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
respectivas. Lo anterior, no podrá representar disminución en las cuentas de
ANTICIPOS DE FONDOS, en tanto se encuentren pendientes las rendiciones de
cuentas respectivas.

Actualmente en el Catálogo y Tratamiento General de Cuentas del Sector Público, el

subgrupo de los Anticipos de Fondos se desagrega en varias cuentas de las cuales se citan
algunas:

CÓDIGO CONCEPTO

212 01 Anticipos a Empleados

212 03 Anticipos por Servicios
212 05 Anticipos por Intereses
212 07 Anticipos a Contratistas
212 09 Anticipos a Proveedores

2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EL CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE LOS

ANTICIPOS OTORGADOS

A continuación se presentan los procedimientos contables para el control y registro

de los Anticipos de Fondos otorgados:

2.1 Anticipos para Gastos Institucionales

EJEMPLO 1: Otorgamiento del Anticipo

OPERACIÓN: El día 16 de marzo de 2009, la Alcaldía Municipal de Concepción de Oriente emite

cheque a favor del Sr. Juan Pérez (empleado de la institución) por $ 250.00, debido a que saldrá a la
capital a realizar una serie de trámites institucionales, y que liquidará hasta el 18 de marzo que
regrese.

TM : 1 Comprobante de Diario: Partida No. 1

CODIGO CONCEPTO DEBE HABER

212 01 Anticipo a empleados

212 01 001 Juan Pérez $ 250.00

211 09 Bancos Comerciales M/D

211 09 001 Banco HSBC $ 250.00

14
 Concepto: V/ Anticipo a empleado para
trámites institucionales. Total $250.00 $250.00

El día 18 de marzo el Sr. Pérez liquida el anticipo presentando documentación

correspondiente:

HOJA DE LIQUIDACIÓN DE ANTICIPOS DE FONDOS

CONCEPTO DEL GASTO MONTO ($)
Viáticos por alimentación y alojamiento 64.29
Publicaciones 69.50
Pasajes 9.00
Derechos de registro 45.71
Total gastos 188.50
(+)Remesa efectuada por el Sr. Pérez- Reintegro 61.50
Anticipo Otorgado 250.00
Diferencia 0.00

Registro contable - Devengado:

OPERACIÓN: Liquidación del anticipo.

TM : 1 Comprobante de Diario: Partida No. 2

CODIGO CONCEPTO DEBE HABER

834 21 Servicios Comerciales
834 21 010 Impresiones, Publicaciones y Reproducciones
$ 69.50
834 27 Pasajes y Viáticos
834 27 001 Pasajes al Interior $ 9.00
834 27 003 Viáticos por Comisión Interna $ 64.29

836 03 Impuestos, Tasas y Derechos

836 03 008 Derechos $45.71

413 54 A.M. x Adquisiciones de Bienes y Servicios

413 54 010 Juan Pérez $ 73.29
413 54 016 El Diario de Hoy $ 69.50

413 55 A.M. x Gastos Financieros y Otros

413 55 911 Centro Nacional de Registros $ 45.71

211 09 Bancos Comerciales M/D

211 09 001 Banco HSBC $ 61.50

15
 413 54 A.M. x Adquisiciones de Bienes y Servicios
413 54 010 Juan Pérez $ 73.29
413 54 016 El Diario de Hoy $ 69.50

413 55 A.M. x Gastos Financieros y Otros

413 55 911 Centro Nacional de Registros $ 45.71
212 01
212 01 001 Anticipo a empleado Juan Pérez $ 250.00
Concepto: V/ Reconocimiento de gastos y
liquidación de anticipo Total $438.50 $438.50

2.2 Anticipos en Proyectos

EJEMPLO 2:

OPERACIÓN: El día 15 de junio de 2009, la Alcaldía Municipal de Cojutepeque concede anticipo al

contratista CONSTRUCTORES S.A. por valor de $ 8,000.00, para el proyecto de construcción de un
puente.
TM : 1 Comprobante de Diario: Partida No. 1
CODIGO CONCEPTO DEBE HABER
212 07 Anticipos a contratistas
212 07 005 CONSTRUCTORES S.A. $ 8,000.00

211 09 Bancos Comerciales M/D

211 09 001 Banco CITIBANK $ 8,000.00
Concepto: V/ Contabilización de anticipo a $8,000.00 $8,000.00
contratista. Total

Aplicación de la normativa C.2.3–3 Romano VIII. “Provisiones de Compromisos no

documentados” (Manual Técnico SAFI), al 31 de diciembre del 2009

OPERACIÓN: Con fecha 31 de diciembre de 2009, el contratista no ha presentado liquidación del

anticipo por lo que se efectúan los registros de acuerdo a la normativa (El proyecto se ejecuta bajo la
modalidad de contrato)
TM : 1 Comprobante de Diario: Partida No. 2
CODIGO CONCEPTO DEBE HABER
252 65 Construcciones, mejoras y ampliaciones
252 65 001 Viales $ 8,000.00

413 61 A.M. x Inversiones en Activos Fijos

413 61 005 CONSTRUCTORES S.A. $ 8,000.00
Concepto: V/ Registro por reconocimiento de la $8,000.00 $8,000.00
55inversión al cierre del ejercicio. Total

Aplicación a la inversión pública. Norma C.2.6 -1 Romano VIII. “Costo y Aplicación en

los Proyectos” (Manual Técnico SAFI).

OPERACIÓN: Aplicación a la Inversión Pública.

16
 TM : 2 Comprobante de Diario: Partida No. 3
CODIGO CONCEPTO DEBE HABER
831 01 Proyectos de Construcción de Infraestructura
Vial
831 01 001 Viales $ 8,000.00

252 99 Aplicación a la Inversión pública

252 99 001 Aplicación a la Inversión pública $ 8,000.00
Concepto: V/ Registro por aplicación a la
inversión conforme a la Normativa. Total $8,000.00 $8,000.00
Liquidación del Acreedor Monetario. Norma C.2.3 – 3 Romano VIII. “Provisiones de
Compromisos no documentados” (Manual Técnico SAFI)

OPERACIÓN: Se procede a liquidar el Acreedor Monetario.

TM : 2 Comprobante de Diario: Partida No. 4
CODIGO CONCEPTO DEBE HABER
413 61 A.M. x Inversiones en Activos Fijos
413 61 005 CONSTRUCTORES S.A $ 8,000.00

424 50 Provisión por Acreedores Monetarios

424 50 001 Provisión por Acreedores Monetarios $ 8,000.00

Concepto: V/ Provisión por compromisos no

documentados. Total $8,000.00 $8,000.00
Liquidación de la Provisión. Norma C.2.3 – 3 Romano VIII. “Provisiones de
Compromisos no documentados” (Manual Técnico SAFI)

OPERACIÓN: Con fecha 10 de junio de 2010 el contratista presenta la documentación

correspondiente del anticipo otorgado.
TM : 2 Comprobante de Diario: Partida No. 5
CODIGO CONCEPTO DEBE HABER
424 50 Provisión por Acreedores Monetarios
424 50 001 Provisión por Acreedores Monetarios $ 8,000.00

413 89 A.M. x Operaciones de Ejercicios Anteriores

CONSTRUCTORES S.A.
413 89 005 $ 8,000.00
Concepto: V/ Registro por reconocimiento de la
inversión al cierre del ejercicio. Total $8,000.00 $8,000.00

Liquidación del Anticipo. Norma C.2.3 – 3 Romano VIII. “Provisiones de

Compromisos no documentados” (Manual Técnico SAFI)

OPERACIÓN: Se procede a liquidar el saldo de la cuenta de anticipos a contratistas

TM : 1 Comprobante de Diario: Partida No. 6
CODIGO CONCEPTO DEBE HABER
413 89 A.M. x Operaciones de Ejercicios Anteriores
CONSTRUCTORES S.A.
413 89 005 $ 8,000.00

17
 Anticipos a contratistas
212 07 CONSTRUCTORES S.A.
212 07 005 $ 8,000.00

Concepto: V/ Registro por la liquidación total

del anticipo. Total $8,000.00 $8,000.00

Nota: Las partidas y los registros contables deberán ser complementados con la
información contable y presupuestaria institucional de conformidad a la Norma
sobre Agrupación de Datos Contables.

Los documentos básicos de respaldo para los registros contables anteriores deben
ser los siguientes:

Partida No. 1 y 2 Anticipos a Empleados: Acuerdo Municipal de autorización de

anticipo con recibo anexo y facturas debidamente legalizadas.

Partida No. 1-4 Anticipos a Contratistas: Contrato del proyecto, facturas o recibos
que amparen la entrega de anticipo; facturas debidamente legalizadas que
amparen la liquidación del anticipo.

VI. CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS

A. DEFINICIÓN

El control interno es un instrumento que busca facilitar que la gestión administrativa de

las municipalidades logre el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos. En
este contexto existen herramientas de control interno que auxilian a los administradores
para llevar a cabo el proceso de control.

Para el caso de las disponibilidades las herramientas de control más comunes que
permiten la verificación y comprobación de los fondos son: el Arqueo de Fondos y la
Conciliación Bancaria.

B. ASPECTOS LEGALES Y TÉCNICOS

El Arqueo de Fondos y la elaboración de las Conciliaciones Bancarias se fundamentan en

los instrumentos legales siguientes:

Instrumento Legal

18
 Breve Descripción

Art. 104 literal c) establece que se deben crear mecanismos de control

interno que aseguren el resguardo del patrimonio municipal y la
CÓDIGO MUNICIPAL
confiabilidad e integridad de la información dentro de lo que al
respecto defina la Contabilidad Gubernamental y la Corte de Cuentas
de República.

Art. 24 de las NTCI de la Corte de Cuentas, establece que las

LEY DE LA CORTE DE
CUENTAS DE LA máximas autoridades, los demás niveles gerenciales y de jefatura
REPÚBLICA deben establecer por medio de documento las políticas y
procedimiento sobre la conciliación periódica de registros, para
verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones”

La elaboración de Conciliaciones Bancarias y el Arqueo de Caja para las entidades que

están dentro de la cobertura del Manual Técnico de Administración Financiera del Estado
(SAFI), se encuentra fundamentada en las Normas C.3.2 Romano VIII NORMAS SOBRE
CONTROL INTERNO CONTABLE INSTITUCIONAL, Número 6. VALIDACION ANUAL
DE LOS DATOS CONTABLES el cuál expresa “Durante el ejercicio contable será
obligatorio que los saldos de las cuentas de recursos y obligaciones con terceros se
encuentren debidamente respaldados en conciliaciones bancarias, circularizaciones de
saldos, inventario físico de bienes o cualquier otro medio de validación que asegure la
existencia real de los recursos disponibles y obligaciones de carácter institucional”.

Con el propósito de evitar omisiones o actos irregulares en la determinación de los

saldos de las cuentas bancarias es recomendable que la elaboración de las
conciliaciones esté a cargo de una persona distinta a los responsables de manejar
los fondos.

1. CONCILIACIÓN BANCARIA: DEFINICIÓN Y PROPÓSITO

Las Conciliaciones Bancarias constituyen una herramienta de control interno muy

importante para las disponibilidades de las entidades, para un período determinado.
Estas aseguran la veracidad de los saldos y revelan cualquier error o transacción no
registrada, ya sea por parte de terceros o por parte de la entidad.

La Conciliación Bancaria es la comparación entre las cifras que tienen las cuentas
de la Contabilidad con las cifras que aparecen en los estados de cuenta del banco;
en tal sentido, para que una Conciliación Bancaria esté terminada de forma
apropiada, el balance en los libros de contabilidad debe ser igual al balance en el
estado de cuenta bancario de la entidad; no obstante, para conciliar se deberán
considerar operaciones como: depósitos pendientes de registrar en el banco, retiros
recientes pero no registrados aún contablemente, cheques pendientes de cobro,
errores de parte de la entidad o del banco, incluso compras automáticas vía bancos,
puede ser que no se registren de inmediato, entre otras.

El propósito de la conciliación bancaria es dar la oportunidad a las entidades para

poder encontrar discrepancias entre sus estados de cuenta bancarios y los registros
contables, para poder ser justificadas apropiadamente.

19
2. INSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA

El funcionario encargado de realizar la conciliación bancaria, deberá contar para su

elaboración, como mínimo con los siguientes insumos:

 El estado de cuenta bancario.

 Los registros contables actualizados a la misma fecha del estado de cuenta.
 Detalle de cheques emitidos.
 Detalle de remesas efectuadas

3. PASOS PARA PREPARAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA

La preparación de una Conciliación Bancaria se puede hacer de diferentes formas;

a continuación se presenta un proceso paso a paso:

PASOS DESCRIPCIÓN

Conforme a formato propuesto, utilice dos columnas, una donde se ubique en la parte
1 superior el saldo según estado de cuenta bancario y la otra para el saldo según
contabilidad.

Si ambos saldos son iguales la conciliación no requiere mayor identificación de

2 operaciones, y se da por finalizada; de presentarse diferencia entre los saldos se
deberán seguir los siguientes pasos.

En la columna del saldo según contabilidad:

Identificar detalladamente los abonos a la cuenta de la institución que el banco haya

3 efectuado y sumarlos al saldo según contabilidad; como por ejemplo intereses
generados por las cuentas bancarias.

Identificar detalladamente si existen cargos del banco a la cuenta de la institución,

4 tales como cargos por retiros en cajeros automáticos, u otros cargos que éste realice
identificados en el estado bancario y que no se encuentren registrados
contablemente. Se deberá hacer un listado de ellos, cuyo total deberá ser restado del
saldo según contabilidad.

En la columna del saldo según bancos:

Identifique los depósitos en tránsito y elabore una lista detallada de estos (pendientes
5 de registrar por el banco).

El detalle anterior ubíquelo en la conciliación bancaria, sumándolos al saldo según

6 bancos.

Haga una lista de los cheques emitidos y mediante el uso de un diario de

7 desembolsos de efectivo, marque todos los cheques que están pendientes de cobro
(no aparecen en el estado bancario). Elabore una lista detallada de estos.

8 El detalle anterior será restado al saldo según bancos.

En ambas columnas:

Identifique cualquier otra diferencia, y sumarlos o restarlos de la columna

20
 9 correspondiente según sea el caso como por ejemplo: Si un cheque emitido es
registrado por mayor o menor valor contablemente, restar o sumar al saldo según
contabilidad de acuerdo al caso.

Una vez considerados todas las operaciones que originen la diferencia entre los
10 saldos, sume y/o reste cada columna, de manera que ambos resultados sean iguales.

4. CONTROL ADMINISTRATIVO

Es importante considerar que para efectos de realizar las conciliaciones bancarias

se requiere que la institución mantenga el debido control administrativo, esto implica
entre otros aspectos, mantener actualizado el libro de bancos (emisión de cheques,
remesas realizadas, etc), al igual que la contabilidad, por lo que tanto las dos
unidades (Tesorería y Contabilidad) deberán operar bajo una estrecha relación, lo
que coadyuvará a obtener los resultados esperados.

5. FORMATO BASE

ALCALDIA MUNICIPAL _________________

CONCILIACION BANCARIA
BANCO _____________
CUENTA # _______________
AL ________DE ____________DE 200__
(US Dólares)

SALDO SEGÚN LIBROS SALDOS SEGÚN BANCOS

MAS MAS

Abonos a cuenta efectuados por el Depósitos en tránsito

banco

Ajustes

MENOS MENOS

Cargos efectuados por el banco Cheques pendientes de cobro

SALDOS CONCILIADOS

__________________________ _____________________________
HECHO POR REVISADO POR

21
 En caso de que una conciliación bancaria incluya varias operaciones de sumar y
restar en cualquiera de las dos columnas, como por ejemplo 30 cheques pendientes
de cobro, 10 cargos que el banco ha efectuado a la entidad, 9 depósitos en tránsito,
entre otras, se deberá realizar un detalle individual de cada tipo de transacciones,
con la referencia documental correspondiente; el cuál, se anexará a la conciliación
bancaria.
6. EJERCICIOS

Al 31 de marzo de 2009, la Alcaldía Municipal de La Libertad presenta un saldo en

libros contables, de la cuenta corriente número 0019000 (Banco HSBC), de
$ 2,988.01, de la cual ha recibido el correspondiente estado de cuenta bancario que
refleja un saldo de $3,079.58. Considerar las siguientes situaciones:

6.1 Se identificaron los siguientes depósitos registrados contablemente el 31 de

marzo, los cuales no se identifican en el estado de cuenta bancario:
Remesa de fecha 31 de marzo, en concepto de cobro de tasas: $ 144.58.
Remesa de fecha hecha 31 de marzo, en concepto de complemento de cuota
FODES del mes de marzo $ 198.00.

6.2 Se determinó que hay 2 cheques emitidos y no cobrados aún:

Cheque Nº 00199 a nombre de la Sra. Elba Lazo por $ 250.00
Cheque Nº 00200 a nombre de la Sra. Clara Luz de Cabezas $ 171.43

6.3 Se determinó que existen cargos hechos por el banco, aún no contabilizados:
Costo de una chequera $ 1.71.

6.4 Se identificó diferencia por cheque Nº 00190 a nombre del Sr. Aníbal Pérez
que se registró contablemente por $ 121.48, siendo lo correcto $ 112.48
(Disminuido en mayor cuantía dentro de la contabilidad $ 9.00).

6.5 Finalmente se observó abono hecho a la cuenta de la institución por parte del
banco en concepto de intereses, y que aún no están contabilizados. $ 5.43

A continuación se presenta la Conciliación Bancaria elaborada utilizando el formato

antes mencionado.

22
 ALCALDIA MUNICIPAL DE LA LIBERTAD

CONCILIACION BANCARIA

BANCO HSBC
CUENTA # 0019000
AL 31 DE MARZO DE 2009
(US Dólares)

SALDO SEGÚN LIBROS 2,988.01 SALDOS SEGÚN BANCOS 3,079.58

MAS 14.43 MAS 342.58

Intereses no contabilizados generados 5.43 Depósitos en tránsito 342.58

por la cuenta bancaria
Remesa del 31de marzo
144.58
Ajuste por registro de cheque No 9.00 Remesa del 31 de marzo
00190 198.00

MENOS 1.71 MENOS 421.43

Cargos por servicios bancarios 1.71 Cheques pendientes de cobro 421.43

Valor por compra de chequera 1.71 Cheque 00199 250.00
Cheque 00200 171.43

SALDOS CONCILIADOS 3,000.73 3000.73

__________________________ _____________________________
HECHO POR REVISADO POR

23
Las transacciones mostradas por la Conciliación Bancaria permitirán obtener la documentación
correspondiente para respaldar los registros que habrá que realizar en la contabilidad para
ajustar el saldo de la cuenta bancaria respectiva.

7. ARQUEO DE CAJA: DEFINICIÓN Y PROPÓSITO

El Arqueo de Caja consiste en el recuento físico de la existencia del efectivo y sus

equivalentes en poder del cajero, encargado del Fondo de Caja Chica o de toda
persona que maneje dinero en efectivo. El arqueo debe realizarse al menos una vez
al mes o conforme a las políticas establecidas por la municipalidad. Deben
practicarse sin previo aviso y sobre la totalidad de los fondos que se manejen.

El Arqueo es una labor que debe ser realizada diariamente por el cajero o persona
manejadora de fondos. Sin embargo, es una herramienta de control utilizada por la
Unidad de Auditoria Interna o por funcionarios independientes de los que tienen la
responsabilidad de la custodia, manejo o registro de los fondos. Se debe dejar
constancia escrita y firmada por las personas que participan de los arqueos.

El propósito de los arqueos es comprobar la existencia física en dinero efectivo,

cheques o vales y conciliarlo con el valor que registra la contabilidad. Sirve también
para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. El resultado
del arqueo se hará constar en un documento denominado precisamente “Arqueo
de Caja”.

8. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR ARQUEO DE CAJA

A continuación se detallan los aspectos más importantes que se deben considerar

para realizar un adecuado Arqueo de Caja:

1. La caja debe estar custodiada por una 5. El llenado del formato de arqueo de caja
persona responsable. debe ser con bolígrafo.

2. La persona responsable de la caja debe 6. En caso de tener diferencias respecto al

contar con el acuerdo municipal que la monto que deba tener la caja, se procederá a
autorice como responsable directa del puesto. realizar un segundo conteo.

3. El arqueo debe ser realizado por una 7. En caso que persistan las diferencias se
persona del área de contabilidad o auditoria elaborará un informe en el cual se planteará
interna de manera sorpresiva, (que no tenga la situación encontrada, el cual se enviará al
influencia sobre la gestión del efectivo) en Concejo para la deducción de
presencia del responsable de la caja. responsabilidades, el cual será firmado por el
que practicó el arqueo y el cajero.

4. La persona que realizará el arqueo debe 8. Al término del arqueo la persona que lo
contar con el formato de arqueo de caja realizó deberá redactar un memorando como
autorizado por la municipalidad. conclusión del arqueo practicado.
24
9. REPORTE DE ARQUEO DE CAJA

Es el documento que se utiliza durante el Arqueo de Caja, este formato es de gran

utilidad debido a que en éste se plasman los conteos físicos y las diferencias que
emanan de los mismos. Los datos generales que debe contener un formato de
Arqueo de Caja son:

Nombre de la Municipalidad y fecha del arqueo

Nombre de las personas que intervienen

Nomenclatura de monedas y billetes que se

utilizan para los conteos

Firmas de conformidad

Observaciones

ALCALDIA MUNICIPAL DE XXXXXXX

REPORTE DE ARQUEO DE CAJA

Fecha

DENOMINACIÓN CANTIDAD IMPORTE TOTAL

CHEQUES No.

MONEDAS

BILLETES

TOTAL EFECTIVO

OBSERVACIONES:

ELABORADO CAJERO

AUTORIZADO

25
26