Presentación de la candidatura
Se trata de aportar todo el material necesario
que justifique la celebración del evento de manos
del comité organizador que radica en esa ciudad.
La presentación de la candidatura deberá cubrir
las siguientes garantías:
Garantía de organización
Garantiza que los candidatos están capacitados
para llevar las riendas de la convocatoria y que
cuentan con los recursos necesarios para asegurar
un poder de convocatoria dentro
del sector.
Garantía de que la ciudad reúne el interés suficiente para su desarrollo
Aporta información estadística de otros eventos de características similares que
se hayan celebrado en la ciudad e información de los servicios que ofrece, de forma
que quede patente que la ciudad cumple las siguientes condiciones esenciales y
complementarias.
condiciones esenciales:
fácil transporte nacional e internacional; fácil transporte
urbano; visitas interesantes en la ciudad y alrededores; salas de reclusiones en
palacios de congresos u hoteles bien ubicados y bien comunicados; hoteles de alta
categoría con amplias instalaciones;
condiciones complementarias:
la ciudad debe tener carácter de centro
administrativo, industrial, comercial, cultural, deportivo o tecnológico; apoyo
institucional turístico; ofreces la posibilidad de desarrollar actividades diversas:
culturales, deportivas, etc.;
el comité organizador
Es crear un comité organizador integrado por
personas relevantes y de prestigio dentro del sector al que pertenece el congreso.
Definición del congreso
estructurar acciones a través del estudio y análisis del evento, para
lo cual, lo primero que hay que contemplar es la definición del congreso, es decir
describir el evento y conocer sus componentes.
Naturaleza del congreso
ponencias y presentaciones, cuyas
características vendrán dadas por el carácter del evento, ya sea científico, político,
cultural o económico.
Objetivos
fijar las metas que se pretenden alcanzar o lograr, en
términos generales y en términos específicos, desarrollando paralelamente un
proceso de evaluación que permita medir si los objetivos se han alcanzado o no.
Participantes
Asegurar la participación de un determinado público constituye la base de cualquier
reunión.
congresistas: la selección de participantes congresistas se puede vincular a la
presencia de profesionales de un sector o sectores específicos,
Ponentes: los ponentes o conferenciantes son los protagonistas de toda reunión.
elección de la sede
La sede puede ser un palacio de congresos, un hotel u otro edificio de la ciudad.
el local elegido deberá disponer de salas de reuniones apropiadas:
sala principal o auditorio para reuniones plenarias
Salas para comisiones de trabajo o reuniones paralelas
Salas par exposiciones
Despachos para los organizadores y ponentes
Facilidades para la incorporación de medios audiovisuales e interpretación
simultanea en las salas
Elección de las fechas y duración del congreso
La decisión sobre las fechas de celebración del congreso viene muy determinada
por la disponibilidad de la sed, por este motivo es necesario fijarlas con mucha
anticipación y efectuar una reserva tentativa.
La imagen del congreso
La imagen vendrá reflejada por el logotipo y eslogan. Estos han de identificad el evento con sus
objetivos y con el sector.
Patrocinio y recursos económicos
se necesitan recursos financieros que cubran los
gastos que la organización del evento que supone. Existen gastos generales que
cubrirá la organización del evento supone. Existen gastos generales que cubrirá la
organización a través de distintos sistemas de financiación
Medios humanos y logísticos
Cuando el organizador del congreso no es una empresa especializada es
recomendable que designe un profesional de congresos (agencia de viajes u OPC)
para la coordinación y contratación de los medios humanos y logísticos precisos
para la organización y operación del evento.
