Unidad IV
TEA
CUAM “Cuestión de Excelencia”
Proceso Administrativo
La administración es considerada como una disciplina compuesta de cuatro funciones
fundamentales que constituyen el proceso administrativo: Planeación, organización, dirección y
control.
1. La Planificación: para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.
2. La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer
y reconocer las relaciones necesarias.
3. La Dirección para que los integrantes del grupo lleven a cabo las tareas prescritas con
voluntad y entusiasmo.
4. El Control de las actividades para que se correspondan con los planes.
Planificación
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los
objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas ¿qué
trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios componentes del
trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plano un patrón integrando
predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del
propósito de ver hacia delante.
Actividades Importantes de Planificación
a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
1. Pronosticar.
2. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
3. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
4. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios
nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
5. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
6. Anticipar los posibles problemas futuros.
7. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
Organización
Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso
siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo
entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta
distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las
actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos
o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si
el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se
procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se
enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa
Actividades Importantes de la Organización
1. Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
2. Agrupar las obligaciones operativas en puestos.
3. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
4. Aclarar los requisitos del puesto.
5. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
6. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.
7. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
8. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
Dirección
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes
utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes,
instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia
creatividad y la compensación.
Actividades Importantes de la Dirección
1. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
2. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
3. Motivar a los miembros.
4. Comunicar con efectividad.
5. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
6. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
7. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
8. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
Control
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para
asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese
plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden
presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.
Actividades Importantes del Control
1. Comparar los resultados con los planes generales.
2. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
3. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
4. Comunicar cuales son los medios de medición.
5. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
6. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
7. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
8. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
Interrelación entre las funciones
En la practica real, las cuatro funciones fundamentales de la administración están de modo
entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes
que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como
parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás
como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control
en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya involucrado
en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la
impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvez esta actuando
con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones
más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo
y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.
La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado
las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede
ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.
En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual
manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada
función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el
proceso administrativo.
