Manual

NavaSoft

Módulo de Contabilidad
V.5.0

Versión 1.0

2020
 Módulo de Contabilidad

INDICE

Introduccion .................................................................................................................. 5

Objetivos:...................................................................................................................... 5

Acceso Al Módulo ......................................................................................................... 6

1. Menu Archivo ............................................................................................................ 6

2. Menu Inicio ............................................................................................................... 6

3. Entidades.................................................................................................................. 7

3.1 Maestros ............................................................................................................. 7

3.1.1 Plan Contable General ................................................................................. 7

3.1.2 Catalogo De Clientes ................................................................................. 12

3.1.3 Catalogo De Proveedores .......................................................................... 12

3.1.4 Id. De Referencia ....................................................................................... 13

3.2 Tablas De Configuracion ................................................................................... 13

3.2.1 Libros Auxiliares ......................................................................................... 13

3.2.2 Definir Los Subdiarios Contables ............................................................... 15

3.2.3 Definir Idde Flujo De Caja .......................................................................... 17

3.2.4 Definir Centros De Costos .......................................................................... 17

3.2.5 Definir Sub. Centro De Costos ................................................................... 18

3.2.6 Definir Las Posiciones ................................................................................ 20

3.2.7 Configurar El Formato De Los Estados Financieros. .................................. 21

3.2.8 Configurar Balance De Comprobacion Pdt. ................................................ 21

3.2.9 Configurar Plantilla De Gastos ................................................................... 21

3.3 Más Entidades .................................................................................................. 22

3.3.1 Conceptos Sujetos A Detraccion ................................................................ 22

3.3.2 Codigos Sunat Contribuyente A Igv ............................................................ 23

3.3.3 Tablas Del Ple ............................................................................................ 23

4. Presupuesto Institucional ........................................................................................ 24

4.3 Configurar Las Cuentas De Presupuesto .......................................................... 24

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4.4 Ingreso De Presupuesto.................................................................................... 25

4.5 Reportes De Presupuestos ............................................................................... 27

4.5.1 Presupuesto General ................................................................................. 27

4.5.2 Presupuesto Por Sub. Centro De Costo .................................................... 27

4.5.3 Ejecucion De Los Gastos ........................................................................... 27

4.5.4 Gastos Ejecutados Por Sub. Centro De Costo ........................................... 27

4.5.5 Cuadro Comparativo Anual ........................................................................ 27

4.5.6 Cuadro Comparativo Por Sub. Centro De Costo ........................................ 28

4.5.7 Cuadro Comparativo Mensual .................................................................... 28

5. Movimientos, Comprobantes Contables.................................................................. 28

5.1 Comprobantes .................................................................................................. 28

5.1.1 Descripcion De La Interfaz ......................................................................... 28

5.2.1 Anular Comprobantes En Bloque ............................................................... 34

5.2.2 Imprimir Comprobantes En Bloque............................................................. 34

5.2.3 Mayorizacion De Saldos ............................................................................. 35

5.3 Conciliacion De Bancos .................................................................................... 36

5.3.1 Anular Conciliacion..................................................................................... 37

5.3.2 Reimpresion De Conciliacion ..................................................................... 37

5.4 Analisis De Movimientos Y Saldos .................................................................... 37

5.4.1 Analisis De Saldos ..................................................................................... 37

5.4.2 Movimiento De Cuentas ............................................................................. 38

5.4.3 Saldos De Documentos Por Id De Referencia. ........................................... 39

6. Financieros ............................................................................................................. 40

6.1 Introduccion ...................................................................................................... 40

6.2 Objetivos ........................................................................................................... 40

6.3 Balance De Comprobacion - Hoja De Trabajo................................................... 40

6.3 Reportes De Contabilidad General.................................................................... 41

6.3.1 Registro De Ventas .................................................................................... 42

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 Módulo de Contabilidad
6.3.4 Libro Mayor ................................................................................................ 46

6.4.5 Impresión De Los Libros De Estados Financieros ...................................... 47

6.4.6 Libros De Inventarios Y Balances............................................................... 49

6.4.7. Configurar Diseño Del Libro ...................................................................... 50

7. Herramientas .......................................................................................................... 51

7.1 Creacion De Empresas Y Apertura De Nuevo Año Contable ............................ 52

7.2 Cierre Diario ..................................................................................................... 52

7.3 Cierre Mensual ................................................................................................. 52

7.4 Interfase Con El Pdt ......................................................................................... 53

7.4.1 3550: Resumen De Las Ventas Agrupadas Por Número De Serie. ........... 54

7.5 Asiento De Apertura ......................................................................................... 55

7.6 Asiento De Cierre ............................................................................................. 56

7.7 Supervision De Operaciones Contables ........................................................... 56

7.8 Ajuste Cancelacion De Saldos +-0.05 .............................................................. 57

7.9 Ajuste Por Diferencia De Tipo De Cambio........................................................ 58

7.10 Asistente Para Clasificar Las Cuentas Contables........................................... 61

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INTRODUCCION

La impresión de los informes financieros nos permite ver, analizar la situación

financiera de la organización en un momento en el tiempo. Para ello es necesario como
primer paso definir el plan de cuentas que es la columna vertebral de la contabilidad y
en segundo paso ingresar todas las transacciones de la empresa representado en un
comprobante contable.

Razón por el cual el presente capítulo se presenta las funcionalidades del Módulo
Contable el cual nos permite ingresar, modificar, eliminar e imprimir los comprobantes
contables o llamados voucher contables. Seguidamente, se explica el modo de
inicializar el libro mayor y reprocesar los saldos del mayor; luego, se describe la
impresión de los libros contables y finalmente las operaciones a ejecutar al iniciar y
finalizar un año contable.

OBJETIVOS:
Al finalizar el siguiente capítulo el usuario estará en la posibilidad de configurar y
gestionar lo siguiente:
 Configurar el alcance del módulo contable.
 Manejo de presupuesto institucional.
 Manejo de presupuesto de proyectos.
 Ingresar, modificar, eliminar, consultar comprobantes contables.
 Desmayorizar y mayorizar los saldos del libro mayor de contabilidad.
 Analizar los reportes generales de contabilidad.
 Presentación de los libros PLE.

Para iniciar las labores en el módulo contable es necesario que el lector planifique lo
siguiente:

 Definir y configurar los centros de costos, sub-diarios, sub. centros de costos,

posiciones.
 Planificar un plan contable único, el cual será la columna vertebral de la
contabilidad.
 Definir el tipo de destino de los gastos (6 ->9 ó 9 ->6).

Luego de ello el usuario está en la posibilidad de iniciar la carga de comprobantes (si

la empresa tiene el sistema integrado con gestión, el 80% de los comprobantes se
generan desde gestión, de lo contrario, cada comprobante deberá ser ingresado
directo en el módulo contable) y el análisis de los reportes contables.

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 Módulo de Contabilidad

ACCESO AL MÓDULO
Una vez que hayamos ingresado al NavaSoft, en la opción de Módulos,
seleccionaremos CONTABILIDAD, mostrándonos el menú y los accesos propios del
módulo, como apreciamos a continuación.

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(Escritorio del Sistema NavaSoft)

1. Módulos del Sistema: Dentro de los módulos principales, seleccionamos la

opción: Contabilidad.
2. Barra de Menú: Los menús son personalizados por cada módulo, más
información, en descripción de menús.
3. Barra de accesos rápidos: Permite acceder a diversos formularios haciendo
un click.

1. MENU ARCHIVO
Contiene las opciones básicas como:
 Configurar las impresoras.
 Opción para cambiarse de empresa (se sugiere pulsar [CTRL + F5])
 Opción para activar la consola de interface con el PDT.
 Opciones de interfaz, para configurar el entorno (color de fondo, fuente, etc.)

2. MENU INICIO
Contiene las tablas principales del módulo como es el plan de cuentas, padrón de
clientes, padrón de proveedores, libros auxiliares, etc.

(Menú Inicio)

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 Módulo de Contabilidad

3. ENTIDADES
Contiene las opciones necesarias para configurar y planificar el alcance del módulo
contable.

(Menú Entidades)

3.1 MAESTROS
Esta sección permite administrar el plan de cuentas, de clientes y proveedores.

3.1.1 PLAN CONTABLE GENERAL

INTRODUCCION
El plan contable es la columna vertebral de la empresa. Representa la relación de
todas las actividades que realiza y de los compromisos que debe atender. El plan
contable es muy importante es por ello que se debe de crear y configurar antes de
iniciar las labores en el sistema administrativo contable.

Antes de crear una cuenta contable el área contable debe de planificar lo siguiente:
 A cuantos dígitos van a estar las cuentas.
 A que clase pertenece la cuenta.
 ¿La cuenta genera centro de costo?
 ¿Es ajustable la cuenta?
 ¿Es una cuenta de gasto, va a tener destino?
 Entre otras características que debe tener cada cuenta contable que se
apertura.

Para administrar el plan contable, el usuario debe ubicarse en la siguiente opción del
sistema: Contabilidad – Entidades – Plan de cuentas.

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 Módulo de Contabilidad

1
2

(Consola plan de cuentas)

1. Zona de Acciones:
Denominada así porque en esta zona se encuentran todas las labores y/o
operaciones a ejecutarse dentro de la consola del plan contable

Descripción de la zona de acciones:

Teclas de
Botón de la Descripción de la acción a
método
consola realizar
abreviado

Nuevo [INS] Permite crear una nueva cuenta.

Permite modificar datos de una

Modificar [CTRL+ENTER]
cuenta.

Anular [SUPR] Permite eliminar una cuenta.

Permite realizar una nueva

Refrescar [F5] consulta al servidor para refrescar
los datos en pantalla.

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 Módulo de Contabilidad

Salir [ESC] Cierra la consola de edición.

2. Zona de Búsqueda
Denominado así porque esta zona brinda al usuario los filtros necesarios para
poder ubicar una cuenta contable.

Opción de
Descripción de la acción a realizar
búsqueda

Cuenta Permite la búsqueda por cuenta contable.

Nota: Para visualizar todo el plan contable (100%)
pulse [ENTER] cuando está vacía la caja de texto.

Permite buscar por descripción. Solo es necesario que

Descripción ingrese las iniciales y luego pulsar [ENTER]

Nota: Anteponga el signo % para buscar un texto en

cualquier lugar de una descripción.

Nivel
Permite la búsqueda por nivel de la cuenta.

3. Zona de resultados
Denominada así porque en esta zona se visualiza el resultado de la búsqueda de la
zona de filtros o búsqueda.

Ingresar una nueva cuenta:

Para crear una nueva cuenta haga clic en el botón [ Nuevo]. El sistema
inmediatamente visualiza la pantalla de ingreso denominada “Adición de nuevas
cuentas”

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(Ingreso de una nueva cuenta)

A continuación la descripción de cada atributo:

ATRIBUTO DESCRIPCION DEL ATRIBUTO

Cuenta contable Cuenta contable.

Descripción Es la glosa de la cuenta.

Visualiza el nombre de la sub-familia al cual pertenece el ítem. Es de

Sub – Familia
solo lectura.

Clasificación Información para el balance.

Clase Ubicación de la cuenta en dentro del

balance general a 10 columnas (hoja de
trabajo). A que columna pertenece
1 = Inventario
2 = E.P.G: x Naturaleza
3 = E.P.G: x Función
4 = E.P.G: x Nat. y Func.
5 = Ninguno

Tipo de saldo 1 = Deudor

2 = Acreedor

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Tipo de cta. 1 = Activo

2 = Pasivo
3 = Patrimonio
4 = Ingresos
5 = Egresos
6 = Ninguno

Cta. Ajuste por inflación Información para el módulo de ajuste por

inflación.

Ajustable Definir si la cuenta es ajustable

1 = NO
2 = SI

Cta. ACM Definir si la cuenta es una cuenta para

ajuste de corrección monetaria (ACM)
1 = NO
2 = SI

Cta. Es monetaria Definir si la cuenta es monetaria. Válido

para los ajustes por tipo de cambio.
1 = NO

2 = SI

Centro de costo Si la cuenta controla análisis por centro de

costo, entonces activar la CASILLA
“Generar costo” y luego seleccionar a que
centro de costo pertenece.

Tiene amarre Contiene información acerca del amarre

del destino.

Tiene amarre Si la cuenta va a tener amarre activar la

CASILLA “Tiene amarre”.

Refleja Ingresar cual va a ser la cuenta refleja.

Según como esté configurado el tipo de
destino, la cuenta puede tener un solo
destino ó 4 destinos (distribuidos en
porcentajes). El tipo de destino lo define
el área contable y la configuración del

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 Módulo de Contabilidad

mismo se realiza en parámetros globales

del módulo de configuración.

Cuenta puente Cuenta puente del asiento de destino.

¿Cuenta es de presupuesto? Si la cuenta está destinada para gestionar

presupuesto institucional, activar la casilla.

NOTA: Revise el capítulo PRESUPUESTO

INSTITUCIONAL para más detalles.

Distribución del Gasto Información para el control del gasto.

Cuenta exige Sub centro de costo Si la cuenta contable se desea que exija
sub centro de costo, esta casilla se activa
para todos los módulos del sistema
NavaSoft.

Cuenta exige Posición Si la cuenta contable se desea que exija la

posición, esta casilla se activa para todos
los módulos del sistema NavaSoft.

Flujo de Efectivo Información para EEFF Flujo Efectivo

Cuenta participa del informe Si la cuenta contable se va estar

considerada en el Reporte Flujo de
Efectivo.

Tipo de actividad Definir si la cuenta contable es:

 Operación
 Inversión ó
 Financiamiento

3.1.2 CATALOGO DE CLIENTES

Clientes de la empresa. Para más información lea el Manual de Cuentas por
Cobrar. docx

3.1.3 CATALOGO DE PROVEEDORES

Proveedores de la empresa. Para más información lea el Manuel de Cuentas por
Pagar.docx

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 Módulo de Contabilidad

3.1.4 ID. DE REFERENCIA

Los Id por referencia están destinados para operar a los clientes y proveedores varios.
También aquí se almacenan cualquier persona que pueda ser un obrero, empleado, un
usuario ERC, ú otros. Esto es válido a la hora de ingresar un comprobante destinado a
uno de ellos.

Haga uso de la zona de acciones para agregar, quitar y/o modificar un id. Por
referencia

También podrá importar desde las tablas de empleados, obreros o Usuario ERC de los
otros módulos (Modulo administrativo y/o Modulo de empleados y obreros) haciendo
clic en los botones que hacen mención a la Importación de Indicadores de
Referencia (ID)

Ubicación en el sistema: Contabilidad – Entidades – Otros ID.

3.2 TABLAS DE CONFIGURACION

Contiene las opciones necesarias para definir el alcance del módulo contable. El
alcance del módulo contable está definido en el tipo de análisis de los movimientos
contables que desea obtener el área contable, si es a nivel detallado, intermedio ó
resumido.

3.2.1 LIBROS AUXILIARES

Los libros auxiliares son la clasificación contable. Cada movimiento que se registra en
el sistema contable ó en gestión necesariamente debe pertenecer a un libro auxiliar.

Para ingresar y dar mantenimiento a la entidad, se debe ingresar a la siguiente opción

dentro del sistema contable (seguir el orden): Contabilidad – Entidades – Libros
auxiliares.

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 Módulo de Contabilidad

(Tabla de Libros Auxiliares)

Para gestionar la consola de libros auxiliares, solo ubíquese en el ITEM y a

continuación pulse cualquiera de las siguientes acciones que se describe a
continuación:

Teclas de
Botón de la
método Descripción de la acción que realiza
consola
abreviado

[INS] Permite el ingreso de un nuevo ITEM de libros

Nuevo
auxiliares. Al realizar un nuevo registro el
sistema muestra el siguiente recuadro de
entrada de datos:

Descripción de los atributos:

Código: Es el código único que identifica al
libro auxiliar. Este código es autogenerado por
el sistema y es editable.

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 Módulo de Contabilidad

Descripción: Es el nombre del libro auxiliar.

Correlativo de comprobante mes a mes:
Es el número correlativo de comprobante mes a
mes.

Modificar [CTRL + ENTER] Permite modificar los atributos código,

descripción y número de correlativo de los
comprobantes mensuales del respectivo libro
auxiliar.

Eliminar [DEL] Elimina un libro auxiliar.

Realiza una nueva consulta al servidor para

Refrescar [F5]
actualizar los datos en pantalla.

Salir [ESC] Cierra la ventana del libro auxiliar.

Permite hacer una búsqueda de un libro

Buscar [ESPACIADOR]
auxiliar.

Permite imprimir un listado de los registros

Imprimir [CTRL + I]
mostrados en la zona de registros.

Opción que da el sistema para desplazarse por

Teclas de los registros del mantenimiento (Ir al primer
Desplazamiento movimiento registro, un registro anterior, avanza al
siguiente registro, ir al último registro).

3.2.2 DEFINIR LOS SUBDIARIOS CONTABLES

Los sub-diarios son libros más pequeños que un libro auxiliar. Sirve para clasificar cada
operación que se registre en el sistema.

Por ejemplo en un registro de compras pueden existir operaciones de diferentes

conceptos. Si las operaciones se clasifican en pequeños sub-diarios entonces es posible
analizar dichas operaciones a un detalle más analítico.

SUBDIARIOS

- Compras nacionales.
- Compras del exterior.
REGISTRO DE COMPRAS
- Recibos por honorarios.
- Gastos de mantenimiento.

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 Módulo de Contabilidad

De ahí su importancia, el de subdividir un libro auxiliar para obtener resultados a más

detalle.

Para crear los sub-diarios, el usuario debe ubicarse en la siguiente opción del sistema:
Contabilidad – Entidades – Sub-diarios contables.

(Consola de Sub-diarios contables).

Para gestionar la consola de sub-diarios, ejecute cualquiera de las siguientes acciones

que se describe a continuación:

Teclas de
Botón de la
método Descripción de la acción que realiza
consola
abreviado

[INS] Permite el ingreso de un nuevo ITEM. A

Nuevo
continuación el ingreso de datos:

Descripción de los atributos:

Código: Un código que identifique al sub-
diario. Es editable para el usuario.
Sugerencia para ingresar los códigos. Por
ejemplo si el sub-diario pertenece al auxiliar
COMPRAS. Entonces codifique de la siguiente
manera:
C1, C2, C3, C4, C5… (Comience con la letra ‘C’
hasta el 9
CA, CB, CC, CD, CE… (Comience con la letra ‘C’

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 Módulo de Contabilidad

hasta la Z)

Descripción: Es el nombre del sub-diario

Completar asiento: Esta configuración es
válida si la empresa solo tiene el módulo
contable (sin gestión). En estos casos para
agilizar la carga de comprobantes, ingrese la
cuenta IGV y la cuenta deudora (para compras
la 42xx, para ventas la 12xx, entre otros).

Modificar [CTRL + ENTER] Permite modificar un registro.

Eliminar [DEL] Elimina un registro.

Realiza una nueva consulta al servidor para

Refrescar [F5]
actualizar los datos en pantalla.

Salir [ESC] Cierra la ventana.

Buscar [ESPACIADOR] Permite hacer una búsqueda.

Permite imprimir un listado de los registros

Imprimir [CTRL + I]
mostrados en la zona de registros.

Teclas de Opción que da el sistema para desplazarse por

Desplazamiento movimiento la consola.

3.2.3 DEFINIR IDDE FLUJO DE CAJA

Son las partidas para la distribución del Flujo de caja

Para la apertura de los Id de Flujo de Caja, el usuario debe ubicarse en la siguiente

opción del sistema: Contabilidad – Entidades – Id de Flujo de Caja.

3.2.4 DEFINIR CENTROS DE COSTOS

Son las grandes áreas a los cuales se destinan los gastos.

Para la apertura de los centros de costos, el usuario debe ubicarse en la siguiente

opción el sistema: Contabilidad – Entidades – Centro de costos.

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 Módulo de Contabilidad

Zona de
Accione
s

(Consola de para la apertura de los centros de costo)

Utilice la zona de acciones para agregar, modificar y eliminar un centro de costo.

Cuando se ingresa un gasto el sistema solicita a que centro de costo va

destinado, siempre y cuando la cuenta de gasto este configurado para controlar
centro de costo

3.2.5 DEFINIR SUB. CENTRO DE COSTOS

Los Sub. Centro de costos son áreas ó centros de costos más pequeñas a los cuales se
les controla el flujo de ingresos y egresos de operaciones.
Cuando se debe crear Sub. Centros de costos:
 Cuando se desea controlar los ingresos y egresos de una sucursal
 Cuando se desea controlar los ingresos y egresos de una determinada área
dentro de la empresa el cual produce utilidad
 Cualquier otra sección ó punto donde la empresa necesitar controlar la utilidad.

NOTA: La definición de los Sub. Centro de costos es política de la empresa, y debe

definirse antes de iniciar el ingreso de los gastos al sistema.

Para la apertura de los Sub. Centro de costos, el usuario debe ubicarse en la siguiente
opción el sistema: Contabilidad – Entidades – Sub. Centro de Costos.

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 Módulo de Contabilidad

Título principal

Sub. Título

Detalle: Sub. Centro de

Costo.

Cuando se ingresa un
gasto lo que el sistema
solicita es que se ingrese el
detalle del sub. Centro de
costo. Ahora el detalle
puede ser al 3er. Nivel, al
2do nivel ó al 1er. Nivel.

Es política del área

contable en como dividir
sus sub. Centro de costos.

(Consola de Sub. Centro de costos)

A continuación descripción de la interfaz:

Botón de la Teclas de Descripción de la acción que realiza

consola método
abreviado
Permite crear un título principal
Nuevo N.P
Permite crear un sub. Título principal. Para crear un
Nuevo Sb. N SUBTITULO ó un DETALLE, solo ubíquese en el título
que desea abrir más y haga clic en este botón (Sólo es
posible crear 3 subniveles)
Modificar Modifica la descripción del ítem seleccionado
Anula un título. Dicho título no debe tener sub. Títulos
Anular afectados.
Realiza una nueva consulta al servidor para actualizar
Refrescar
los datos en pantalla
Salir [ESC] Cierra la ventana del nivel seleccionado
Imprime la relación de los Sub. Centro de costos
Imprimir

COMO DESTINAR UN GASTO A UN SUB. CENTRO DE COSTO (gastos que no

tienen nada que ver con compra de mercadería)

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 Módulo de Contabilidad

Desde el módulo de gestión: Todo gasto que se provisione en gestión debe

seleccionarse a que Sub. Centro de costo pertenece. Estos gastos pueden ser
ingresados por:
 Gastos diversos (Proveedores – Edición de documentos)
 Órdenes de pago; cuando se emite por algún gasto de la clase 6
 Pagos en efectivo (Egresos – Pagos en efectivo)
 Caja chica (Egresos – caja chica – movimientos)
 Entregas a rendir cuenta (Egresos – ERC – Liquidación de cuentas)

Cuando se ingresa un gasto el sistema solicita se ingrese a que Sub. Centro de

costo va a estar destinado el gasto

COMO DESTINAR UNA VENTA ó UN GASTO POR COMPRA DE MERCADERIA A

UN SUB. CENTRO DE COSTO
Para clasificar los ingresos (ventas) y las compras de mercadería y destinarlas a un
centro de costo se puede efectuar de forma manual ó automático.

Manual.- Cada vez que se efectué una venta ó una compra, seleccionar de que Sub.
Centro está saliendo.

Automático.- El modo automático es según política de la empresa y luego en función

a ello configurar el sistema. La configuración puede consistir:
 Enlazar un almacén con un Sub. Centro de costo.
 Enlazar un punto de venta con un Sub. Centro de costo.
 Enlazar un correlativo de documento con un Sub. Centro de costo.
 Enlazar un tipo de venta con un Sub. Centro de costo
 Otros según política de la empresa

Para controlar gastos más pequeños como por ejemplo, los gastos de un teléfono,
automóvil, etc. Lea el tema de las posiciones.

3.2.6 DEFINIR LAS POSICIONES

Las posiciones son actividades más pequeñas dentro de una empresa que son
necesarias controlar el flujo de gastos.
Las posiciones tienen un tiempo de vida, es decir tiene una fecha de Inicio o apertura y
una fecha de cierre.

Por ejemplo:
 La empresa desea saber cuánto gasta en el teléfono Nº 460-2484 (Crear como
posición)
 La empresa desea saber cuánto gasta en el vehículo placa wz-75524 (Crear
como posición)
 La empresa desea saber cuánto gasta en proyecto de construcción (Crear como
posición)

20
 Módulo de Contabilidad

Cuando se desea controlar actividades a este nivel más mínimo entonces el uso de las
posiciones es necesario.

Para la apertura de los Sub. Centro de costos, el usuario debe ubicarse en la siguiente
opción el sistema: Contabilidad – Entidades – Posiciones.

(Consola de Posiciones contables)

Haga uso de la zona de acciones para agregar, quitar y/o modificar una posición

Cuando se ingresa un gasto el sistema solicita se ingrese a que posición va a

estar destinado el gasto

3.2.7 CONFIGURAR EL FORMATO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Para configurar los estados financieros y crear nuevos anexos contables lea el siguiente
procedimiento:
Contabilidad - Configurar Estructura EEFF.doc

3.2.8 CONFIGURAR BALANCE DE COMPROBACION PDT.

Para configurar el balance de comprobación PDT lea el procedimiento:
Contabilidad – Proc.- Contabilidad – Balance PCGE- Sunat.doc

3.2.9 CONFIGURAR PLANTILLA DE GASTOS

Hay gastos que son necesarios distribuirlos en varias entidades o áreas (sub. centros
de costos).
Para ello se define una plantilla de los gastos y/o cuentas que serán necesarias
distribuirlas a determinadas áreas o sub. centros de costos en forma porcentual.

Por ejemplo:

21
 Módulo de Contabilidad

El Internet se distribuye a 3 áreas, entonces la plantilla de distribución será:

Cuenta 63651-Internet Marketing 40%

Comercial 40%
Administrativo 20%
100%
Ubicación en el sistema: Contabilidad – Entidades – Configurar Plantilla de Gastos.

3.3 MÁS ENTIDADES

3.3.1 CONCEPTOS SUJETOS A DETRACCION

Es una tabla en la cual se detallan los conceptos que va a ser sujetos y aptos para la
detracción. Esta información es válida para la administración de las detracciones en el
módulo de GESTION (No apto para usuarios que solo usan el módulo contable)

(Consola tabla de detracciones)

La tabla de detracciones es utilizado en el módulo de gestión para controlar las

detracciones de modo automático en las compras y en las ventas. Para más
información lea el procedimiento de sistema: PROC-CONTROL DE DETRACCIONES.DOC

Haga uso de la zona de acciones para agregar, quitar y/o modificar un elemento de la
detracción
Ubicación en el sistema: Contabilidad – Entidades – Más Entidades – Detracciones
Tasas

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 Módulo de Contabilidad

3.3.2 CODIGOS SUNAT CONTRIBUYENTE A IGV

SUNAT. Son unos códigos que representan la modalidad de compra y venta dentro de
una empresa. Estos códigos permiten clasificar cada compra y cada venta (según
SUNAT) que se realiza en la empresa.

(Consola de códigos de Sunat)

Haga uso de la zona de acciones para agregar, quitar y/o modificar un código.
Ubicación en el sistema: Contabilidad – Entidades – Más Entidades – Códigos Sunat
Contribuyente IGV

3.3.3 TABLAS DEL PLE

Son las tablas de configuración para la presentación de los libros electrónicos.

23
 Módulo de Contabilidad

(Consola de Tablas del PLE)

4. PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

4.1 INTRODUCCION
Existen casos en que es necesario gestionar el flujo de gastos de ciertas actividades de
una empresa. Actividades que por su importancia se debe planificar un presupuesto
que pueda controlar y supervisar si los gastos se mantienen siempre permanentes ó es
que fluctúan en determinados periodos del año y si es así identificar los motivos.

El presupuesto institucional es la rendición de gastos futuros para ciertas actividades

de la empresa.

4.2 OBJETIVO
Los objetivos que brinda el uso del presupuesto institucional son:
 Presupuestar a futuro los gastos que van a consumirse en ciertas actividades.
 Controlar los gastos mensuales y anuales de actividades críticas.
 Comparar entre lo presupuestado y lo ejecutado e identificar los motivos de la
fluctuación.

Estos son algunos de los objetivos que controla el módulo de presupuesto institucional.
Dicho presupuesto es para la gestión de un año.

4.3 CONFIGURAR LAS CUENTAS DE PRESUPUESTO

Lo primero que se debe realizar antes de ejecutar los gastos es identificar que gastos
van a ser presupuestados. La configuración de las actividades que van a ser partícipe
de presupuesto lo define el plan contable. En el plan contable se debe definir que
cuentas (actividades) van a ser programadas para presupuesto.

Procedimiento: Pasos para configurar una cuenta para presupuesto.

Paso Operación

Ingrese al plan contable general (Contabilidad – Entidades – Plan de

1.
cuentas).

En dicha consola haciendo uso de la zona de filtros ubique la cuenta que

2.
desea configurar como presupuestada.

Luego que ubique la cuenta haga clic en el botón [Modificar] para abrir la
3. ficha de ingreso. En dicha ficha marcar la casilla “Cuenta de presupuesto” tal
como se muestra:

24
 Módulo de Contabilidad

(Activar la casilla si es una cuenta para presupuesto)

1. Luego de activar la casilla haga clic en el botón [Guardar] para salvar la

configuración.

Realice el mismo procedimiento para las otras cuentas a configurar.

4.4 INGRESO DE PRESUPUESTO.

(Sólo disponible para la versión Premium)
Luego de configurar las actividades (gastos, cuentas) que van a ser presupuestadas, el
siguiente paso es ingresarle el presupuesto.

El ingreso del presupuesto tiene las siguientes características:

 El ingreso del presupuesto es por SUB. CENTRO DE COSTO, es decir, para cada
Sub. Centro se debe colocar cuanto se va a destinar de presupuesto.
 El ingreso del presupuesto es MENSUAL. Por cada Sub. Centro y por cada mes
se debe ingresar el presupuesto
 El ingreso del presupuesto es en SOLES, la conversión a dólar es en función al
tipo de cambio que se ingrese al momento de ingresar el presupuesto.

Para el ingreso del presupuesto se ubica en la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Presupuesto – Registro de presupuesto.

25
 Módulo de Contabilidad

Relación de cuentas
(actividades) a presupuestar

Presupuesto ingresado mes a

mes de la cuenta seleccionada.

(Consola Módulo de presupuesto institucional)

Ingresar presupuesto Activar los cuadros de

control (reportes)

Procedimiento: Ingresar presupuesto institucional por cada cuenta

PASO OPERACIÓN
1. Desde la consola de presupuesto, seleccione una cuenta el cual desea
ingresarle el presupuesto.
2. Luego haga clic en el botón [Cargar Presup. Sub. Costo]. El sistema
inmediatamente muestra un recuadro para ingresar los importes del
presupuesto.
3. Ingrese el tipo de cambio para la conversión a dólar
4. Ingrese el presupuesto por cada Sub. Centro de costo y por cada mes.
5. Luego de ello haga clic en el botón [Guardar]

Haga el mismo procedimiento para las otras actividades.

26
 Módulo de Contabilidad
NOTA:
La ejecución de las cuentas presupuestadas viene del módulo de gestión al momento
de ingresar un gasto de la empresa.

Para las empresas que sólo disponen del módulo contable (no gestión), la ejecución de
gastos se origina cuando se ingresa un comprobante de gasto.

4.5 REPORTES DE PRESUPUESTOS

El módulo de reportes tiene por objetivo analizar y comparar entre lo presupuestado y
lo ejecutado.

Para ingresar al módulo de reportes ingresar a la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Presupuesto - Cuadros de control

El sistema muestra una consola (tipo Explorer) en la cual se encuentran los reportes
disponibles

El modo de uso de estos cuadros es:

 Haga clic en uno de los reportes, ingrese los filtros del reporte y luego clic en
[Aceptar]. El sistema mostrará los resultados en la misma consola. Puede
hacer uso de la zona de acciones para imprimir ó exportar a Excel los
resultados.

 Si desea volver a activar el mismo reporte, tal vez para cambiarle otros filtros
haga clic el botón [Editar opciones de consulta] que se encuentra en la sección
inferior derecha de la consola

4.5.1 PRESUPUESTO GENERAL

Este reporte imprime mes a mes el presupuesto ingresado por cada cuenta a nivel
institucional en soles ó dólar.

4.5.2 PRESUPUESTO POR SUB. CENTRO DE COSTO

Este reporte imprime mes a mes el presupuesto ingresado por cada cuenta y por cada
Sub. Centro de costo en soles o dólar.

4.5.3 EJECUCION DE LOS GASTOS

Este reporte imprime mes a mes los gastos ejecutados por cada cuenta en soles ó
dólar.

4.5.4 GASTOS EJECUTADOS POR SUB. CENTRO DE COSTO

Este reporte imprime mes a mes los gastos ejecutados por cada cuenta y por cada
Sub. Centro de costo en soles o dólar.

4.5.5 CUADRO COMPARATIVO ANUAL

Este reporte muestra un comparativo anual entre lo ejecutado y lo presupuestado por
cada cuenta en soles o dólar. Un resumen comparativo anual.

27
 Módulo de Contabilidad

4.5.6 CUADRO COMPARATIVO POR SUB. CENTRO DE COSTO

Este reporte muestra un comparativo anual entre lo ejecutado y lo presupuestado por
cada cuenta y por cada Sub. Centro de costo en soles o dólar. Un resumen
comparativo anual.

4.5.7 CUADRO COMPARATIVO MENSUAL

Este reporte muestra un comparativo mes a mes entre lo ejecutado y lo presupuestado
por cada cuenta en soles o dólar.

5. MOVIMIENTOS, COMPROBANTES CONTABLES

Contiene las operaciones netamente contables como es el registro de comprobantes,
mayorización, análisis de saldos entre otras operaciones más.

(Menu Movimientos)

5.1 COMPROBANTES

OBJETIVO
Tiene por objetivo permitir el mantenimiento (ingresar, modificar, eliminar, imprimir)
de los comprobantes contables.

ALCANCE
El ingreso del comprobante contable tiene como alcance sólo el módulo de contabilidad
general; es decir no modifica ninguna transacción u operación del módulo de gestión
administrativa.

NOTA:
Si se tiene el módulo de contabilidad integrado a gestión administrativa, el 80% de
los comprobantes contable serán generados automáticamente por el módulo de
gestión y pasarán a contabilidad según configuración que puede ser en línea o en
lotes. El restante del 20% de los comprobantes que son propios de contabilidad
deberán ser obligatoriamente ingresadas en el menú comprobantes.

De lo contrario si la empresa solo dispone del módulo de contabilidad (no gestión)

entonces el 100% de los comprobantes contables deberán ser ingresados por este
módulo.

5.1.1 DESCRIPCION DE LA INTERFAZ

Para ingresar al módulo de comprobantes contables, debe ubicarse en la siguiente
opción del sistema: Contabilidad – Movimientos – Comprobantes. El sistema
inmediatamente visualiza la consola denominada: “Comprobantes”

28
 Módulo de Contabilidad

1
2

(Consola comprobantes contables)

1. Zona de Acciones
Denominada así porque en esta zona se encuentran todas las labores
y/o operaciones a ejecutarse dentro de la consola de comprobantes

Descripción de la zona de acciones:

Botón de la Teclas de Descripción de la acción a realizar

consola método
abreviado
Nuevo [INS] Permite ingresar un nuevo comprobante
por cualquier concepto
Modificar [CTRL+ENTER] Modificar un comprobante

Eliminar [SUPR] Elimina un comprobante

Imprime el voucher del comprobante
Imprimir
contable
Listar Muestra un reporte de todos los datos
recuperados (datos mostrados en la zona
de resultados).
Abo. 12/42 Permite realizar las cobranzas y los pagos
por las provisiones efectuadas.
NOTA: Valido solo para empresas que
tienen sólo el módulo contable y no el
módulo de gestión administrativa.

29
 Módulo de Contabilidad

[F5] Permite realizar una nueva consulta al

Refrescar
servidor para refrescar los datos en
pantalla
Salir [ESC] Cierra la consola de edición
2. Zona de Búsqueda
Denominado así porque esta zona brinda al usuario los filtros necesarios
para poder ubicar un comprobante contable

Opción de Descripción de la acción a realizar

búsqueda
Libro Seleccione que libro desea visualizar
Mes Ingrese que mes desea visualizar (CERO todos los meses)

Día Ingrese el día que desea visualizar (CERO todos los días)

Comprobante Permite buscar por un comprobante específico. Ingrese el

número del comprobante y pulse [ENTER]
Cód./Número Permite la búsqueda por el documento de referencia del
Doc. comprobante. Por ejemplo: ingrese 01 y luego 001-
22455555. Se está buscando el documento ingresado
Sub-Diario Permite filtrar del resultado en pantalla solo la selección de
un sub-diario contable específico.

Por ejemplo puede visualizar los comprobantes del libro

compras de un mes específico. Luego seleccione un sub-
diario especifico (Ejm: recibos por honorarios)

3. Zona de resultados
Denominada así porque en esta zona se visualiza el resultado de la
búsqueda de la zona de filtros; visualiza sólo información
correspondiente al encabezado de los comprobantes.

4. Zona de detalle del resultado

Denominado así porque en esta zona el sistema visualiza dinámicamente
el contenido del voucher contable. Aquí es donde se visualiza el
comprobante contable completo (incluyendo el destino contable)

5.1.2 INGRESAR UN NUEVO COMPROBANTE

Para ingresar un nuevo comprobante haga clic en el botón [ Nuevo]. El sistema

visualiza inmediatamente la consola de “Ingreso de comprobantes”.

30
 Módulo de Contabilidad

(Ingreso de factura de gastos)

Descripción de los atributos de la ficha de ingreso

Datos del Encabezado

ATRIBUTO DESCRIPCION DEL ATRIBUTO
Sección: Se ingresa los datos del comprobante como el mes y el libro al cual
Encabezado debe pertenecer.
Mes Mes de operación
Día Día de operación
Auxiliar Auxiliar contable al cual debe pertenecer el comprobante que se está
ingresando.
Sub-Diario Según el auxiliar seleccionado, ingresar aquí el sub-diario al cual debe
pertenecer. Clasificación de la operación.
Moneda Es la moneda de la operación
Comprobante El Nº de comprobante contable. Este correlativo el sistema lo controla
automáticamente. Es editable por si el usuario desea cambiar a otro
número.

Lea el capítulo ENTIDADES – LIBROS AUXILIARES para más

información sobre los correlativos.
Doc. Contable Es el código del documento de la provisión que se está ingresando.
(Factura, boleta, letra, RRHH, etc.). Para cualquier otro documento
diverso, ingresar 00=OTROS

31
 Módulo de Contabilidad

Nro. Contable Es el número del documento de la provisión que se está ingresando.

Vencimiento Es la fecha de vencimiento de la provisión (caso compras al crédito,
ventas al crédito, letras, etc.)
Fec. Documen. Es la fecha REAL de la provisión que se está ingresando.
Id. De Referencia Es el identificador de la provisión. (P)Proveedor, (C)Cliente, (V)Varios
RUC Nº: En función al ID. de referencia ingresar el RUC. (para compras y
ventas con factura el RUC es obligatorio)
Doc. Referencia Seleccionar documento de referencia de la provisión. Para el caso de
un ingreso de letras, ingresar aquí el Nº el código de la factura. Para
otros casos dejar el valor predeterminado.
Nro. Referencia Ingresar número del documento de referencia de la provisión. Para el
caso de un ingreso de letras, ingresar aquí el Nº el número de la
factura. Para otros casos dejar el valor predeterminado.

Tipo de cambio Es el tipo de cambio de la provisión. El sistema automáticamente lo

ingresa como predeterminado en función al mes y día ingresado. Es
editable para que pueda ser cambiado.

Datos del concepto de la provisión

Sección: Son las labores ó operaciones a realizar en el detalle. En el detalle debe
Acciones ingresarse contablemente las cuentas que participan en la provisión.
del detalle

Botón de Teclas de Descripción de la acción a realizar

sección método
abreviado
Registrar Paso que se debe de realizar para habilitar las opciones del
glosa detalle.

Copiar Realiza una copia del contenido del detalle y lo guarda

temporalmente. Si se desea restaurar volver a hacer clic en el
mismo botón y pegar.
[C.A] [F6] Permite completar un asiento. Muy importante a la hora de
ingresar compras y ventas por cualquier concepto.

Ejemplo: Ingreso de un gasto diverso a la 63xxx

(Solo se ingresa la cuenta a cargar)

Luego haga clic en el botón [C.A] ó pulse F6. El sistema

completa el asiento de la provisión:

32
 Módulo de Contabilidad

(Asiento completado)

Para que el asiento sea completado eficientemente haga uso

de los SUBDIARIOS para configurar las cuentas que debe
completar por cada tipo de provisión.

Lea el capítulo de ENTIDADES: SUBDIARIOS para más

información
[D] [INS] Permite la búsqueda de una cuenta por la glosa.

[C] [END] Permite la búsqueda por cuenta contable.

Eliminar [DEL] Retira un ítem de la zona de detalle de conceptos

[CTRL + Abre un cuadro de dialogo para modificar el concepto

Modificar ENTER] seleccionado y adicionar datos adicionales a la provisión.

En líneas siguientes vea el tema DATOS ADICIONALES para

identificar que datos se adicionan a un comprobante.

Guardar [F5] Guarda el comprobante y retorna el enfoque a la pantalla de

edición de comprobantes.

[Cancelar] [CTRL + Cancela el ingreso del documento y no guarda los datos,

INICIO] retornando el control a la ventana de Edición.

DATOS ADICIONALES

(Consola de datos adicionales de comprobantes)

33
 Módulo de Contabilidad

Cada vez que se agrega un nuevo concepto al comprobante el sistema visualiza la

consola de datos adicionales. En esta consola el usuario debe ingresar los importes de
la provisión, así como la clasificación contable del comprobante.

Atributo Descripción
Cuenta Es la cuenta contable del concepto. De sólo lectura.
Glosa Es la glosa del concepto. Editable para ser cambiado.
T. Movimiento Se carga o se abona el comprobante. (Debe / Haber)
Debe Si se carga ingresar el importe.
Haber Si se abona ingresar el importe.
Esta casilla identifica (en caso de compras y ventas) si la provisión
esta AFECTA ó INAFECTA a IGV.

SI está activado, entonces la provisión es INAFECTA a IGV

SI NO está activado, entonces la provisión es AFECTA a IGV

C. de Costo Centro de costo destino de la provisión.

Sub.C.Costo Sub. Centro de costo a la cual va destinado la provisión.
Nº de posición Contablemente la posición ó la actividad más pequeño de destino.
Flujo de caja Contablemente el código de flujo de caja para proyección de gastos
ejecutados.
Cod. SUNAT IGV OPCIONAL.- Contablemente el código según SUNAT para la
clasificación de las compras y ventas. Dato para la declaración del
formulario
Id. Referencia, OPCIONAL: Los datos de estos atributos son predeterminados y son
Ruc. ID Ref. válidos en caso se emita canjes, detracciones, retenciones.
Doc., Nro.,
vencimiento

5.2.1 ANULAR COMPROBANTES EN BLOQUE

Permite eliminar los comprobantes contables en bloque, es decir, eliminar todo una
gama de comprobantes en función a un periodo ingresado.

Para eliminar en bloque ubicarse en la siguiente opción del sistema: Contabilidad –

Movimientos –Anulación de comprobantes en bloque.

5.2.2 IMPRIMIR COMPROBANTES EN BLOQUE

Permite imprimir los comprobantes contables en bloque, es decir, imprimir todo una
gama de comprobantes en función a un periodo ingresado.

Para imprimir en bloque ubicarse en la siguiente opción del sistema: Contabilidad –

Movimientos – Imprimir comprobantes en bloque.

34
 Módulo de Contabilidad

5.2.3 MAYORIZACION DE SALDOS

Es el proceso de desmayorizar y mayorizar el libro MAYOR.

El término “desmayorización”, significa poner a CERO todos los saldos del LIBRO
MAYOR

El término “mayorización”, significa volver a sumar del LIBRO DIARIO los saldos y
acumular en el LIBRO MAYOR

En qué casos utilizar:

Los reportes operativos como la hoja de trabajo, libro mayor, balance de
comprobación, entre otros, y los informes financieros como el E. P.G. x función, E. P.G.
x naturaleza, balance general son analizados a nivel de saldos de cuentas. Estos saldos
provienen del libro mayor, y los saldos del libro mayor provienen del libro diario.
Balance
General

Registro Registro
de de
compras ventas
Estado
de Gan.
Y Perd.
Libro de Libro Libro Hoja Notas a
Inven. Y diario Mayor de los
balance Trabaj Estados
s o Estado Financiero
del s
Patri.
Libro OTROS Neto
caja

Estados
de Flujo
de
Efect.

Libros de contabilidad Hoja de balance Estados Notas

ó de Financieros
 Cuando existe alguna diferencia de redondeo en el libro mayor ó
comprobación en la hoja de
trabajo y los saldos (10 columnas)
no cuadran, SE SUGIERE DESMAYORIZAR Y VOLVER A
MAYORIZAR LOS SALDOS.

Para mayorizar ubicarse en la siguiente opción del sistema: Contabilidad – Movimientos

– Mayorización.

NOTA: El sistema NavaSoft automáticamente procede a mayorizar los saldos

del mayor cada vez que se ingresa una operación al sistema. Sólo para casos
excepcionales debe ser usado la herramienta de desmayorización y mayorización.

35
 Módulo de Contabilidad

5.3 CONCILIACION DE BANCOS

Es una actividad donde se compara los movimientos registrados en el libro bancos
CONTRA el extracto bancario con la finalidad de conciliar las operaciones.

Para Conciliar bancos ubicarse en la siguiente opción del sistema: Contabilidad –

Movimientos – Conciliación Bancos

(Consola de Conciliación de Bancos)

Procedimiento: Conciliar Bancos

PASO OPERACIÓN
1. Seleccionar la Cuenta Corriente.
2. Seleccionar el Mes a conciliar
3. Seleccionar del Panel el botón Conciliar.
4. Seguidamente, el sistema visualizará los movimientos del libro banco.
5. Conciliar haciendo clic en la casilla de la columna C? , tomando como base
el Extracto bancario.
1 Operación OK
2 Cheque no cobrado
3 N/C no registrado en bancos
4 N/A no registrado en bancos
5 N/C no registrado en libros
6 N/A no registrado en libro
7 Anula conciliación
6. Luego de verificar el saldo, haciendo clic en el botón Estado de
Conciliación que tiene que ser igual al del extracto bancario.
7. Por ultimo hacer clic en botón Cierre.

36
 Módulo de Contabilidad

NOTA:
Si durante la conciliación se encuentra alguna operación no registrado en libros
bancos; se SUGUIERE que se debería registrar dichas operaciones en BANCOS.

5.3.1 ANULAR CONCILIACION

Es el proceso de eliminar la conciliación de mes anterior.

Para anular una conciliación debe ubicarse en la siguiente opción del sistema:
Contabilidad – Movimientos –Anular conciliación.

5.3.2 REIMPRESION DE CONCILIACION

Es el proceso de eliminar la conciliación de mes anterior.

Para reimprimir la conciliación debe ubicarse en la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Movimientos – Reimprimir conciliación.

5.4 ANALISIS DE MOVIMIENTOS Y SALDOS

En esta sección cuenta con reportes para analizar los movimientos de las cuentas de
forma analítica y detallada.

5.4.1 ANALISIS DE SALDOS

Esta consulta permite realizar un seguimiento a los saldos de una cuenta durante los
12 meses. Un seguimiento de cómo ha estado fluctuando los saldos por cada mes.

Para ingresar a esta consulta debe ubicarse en la siguiente opción del sistema:
Contabilidad – Movimientos – Análisis de saldos. El sistema inmediatamente solicita se
ingrese la cuenta a analizar y luego de ingresar el sistema muestra el siguiente cuadro:

37
 Módulo de Contabilidad

(Análisis de saldos desde la apertura hasta el cierre)

La cuenta a analizar puede ser a todos sus dígitos o solo la cuenta principal.

5.4.2 MOVIMIENTO DE CUENTAS

Es el reporte que permite listar de manera detallada todos los movimientos asociados a
una cuenta contable.

Para ingresar al Reporte de movimiento de cuenta debe ubicarse en la siguiente opción

del sistema: Contabilidad – Movimientos – Movimiento de cuentas.

Deberá ingresar la cuenta contable, el periodo y algunos datos opcionales como centro
de costos, sub.centro de costos entre otros que ayude a un mejor análisis.

38
 Módulo de Contabilidad

(Movimiento de cuentas)

5.4.3 SALDOS DE DOCUMENTOS POR ID DE REFERENCIA.

Es un reporte que permitir listar los anexos o saldos de los indicadores de referencia de
las cuentas 12x, 42x, 16x, entre otros.

Este reporte permite llevar entre otros el estado de las cuentas por cobrar y pagar.

Para ingresar a esta reporte debe ubicarse en la siguiente opción del sistema:
Contabilidad – Reportes – Saldos docs. Id. referencia.

De ingresar la cuenta contable, el periodo, el id de referencia (cliente, proveedor o

varios) y el alcance del reporte.

39
 Módulo de Contabilidad

(Analisis por Id de referencia)

6. FINANCIEROS

6.1 INTRODUCCION
La impresión de los informes financieros nos permite ver y analizar la situación
financiera de la organización para la toma decisiones de las empresas es por ello la
importación de la contabilización del año en ejercicio.

6.2 OBJETIVOS
- Generar información consistente y veras de la situación financiera de la
organización a un mes de corte; generar e imprimir:
- Generar el Balance de comprobación a 10 columnas
- Generar los 5 libros de EEFF
- Generar los Anexos del Balance General
- Generar los Ratios financieros
- Generar el Flujo de caja histórico y proyectado
- Seguimiento y análisis de gastos por centro de costo, sub centro de costo y
posición

6.3 BALANCE DE COMPROBACION - Hoja de Trabajo

Esta consulta permite realizar un seguimiento a los saldos de cada cuenta (principal ó
detallada) a un mes específico.

Para ingresar a esta consulta debe ubicarse en la siguiente opción del sistema:
Contabilidad – Financieros – Balance de comprobación. El sistema inmediatamente
solicita se ingrese el mes a analizar y el nivel de la cuenta y luego de ingresar el
sistema muestra el siguiente cuadro:

40
 Módulo de Contabilidad

(Análisis de saldos de cada cuenta a un mes especifico)

6.3 REPORTES DE CONTABILIDAD GENERAL

Se encuentran los reportes para al análisis de cuentas como los libros obligatorios.

Para más información detallada acerca de los reportes contables ingrese al catálogo de
reportes del sistema que se encuentra en Contabilidad – Panel derecho – Reportes.

41
 Módulo de Contabilidad

6.3.1 REGISTRO DE VENTAS

Es el libro auxiliar obligatorio que contempla de forma detalla las ventas o ingresos en
la empresa.

Para ingresar a esta reporte debe ubicarse en la siguiente opción del sistema:
Contabilidad – Reportes – Libros obligatorios – Registro de ventas.

(Consola de impresión de registro de ventas)

Procedimiento: Para imprimir el registro de ventas.

PASO OPERACIÓN
1. Seleccionar el año y mes.
2. Seleccionar el Orden como deseas imprimirlo (fecha de emisión,
comprobante o nro. de documento.
3. Seleccionar el origen de datos de contabilidad.
4. Finalmente seleccione el botón Aceptar

42
 Módulo de Contabilidad

(Reporte Registro de Ventas)

6.3.2 REGISTRO DE COMPRAS

Es el libro auxiliar obligatorio que muestra de forma cronológica las compras de bienes
y/o servicios de la empresa.

Para ingresar a esta reporte debe ubicarse en la siguiente opción del sistema:
Contabilidad – Reportes – Libros obligatorios – Registro de compras.

(Consola de impresión de registro de compras)

43
 Módulo de Contabilidad

Procedimiento: Para imprimir el registro de compras.

PASO OPERACIÓN
1. Seleccionar el año y mes.
2. Seleccionar el Orden como deseas imprimirlo (fecha de emisión,
comprobante o nro. de documento.
3. Seleccionar el origen de datos de contabilidad.
4. En tipo de formato no marcar ninguna opción.
Si la empresa es Importadora se sugiere marcar “Formato en función a
código Sunat.
5. Finalmente seleccione el botón Aceptar

(Reporte Registro de Compras)

NOTA: Dependiendo del tipo de formato el sistema mostrara la información

para la declaración del PLE en Sunat.

6.3.3 LIBRO DIARIO

El libro diario es el libro auxiliar que muestra todas las operaciones diarias de la
empresa.

Para ingresar a esta reporte debe ubicarse en la siguiente opción del sistema:
Contabilidad – Reportes – Libros obligatorios – Libro diario.

44
 Módulo de Contabilidad

(Consola de Impresión del libro diario)

Procedimiento: Para imprimir el Libro diario.

PASO OPERACIÓN
1. Seleccionar el periodo Del mes o Al mes.
Del mes, muestran los movimientos del mes seleccionado.
Al mes, muestra los movimientos desde el inicio del periodo hasta el mes
seleccionado.
2. En tipo de formato:
a. Detallado
b. Simplificado.
3. Finalmente seleccione el botón Aceptar

45
 Módulo de Contabilidad

(Libro diario detallado)

6.3.4 LIBRO MAYOR

Es el libro en la cual figuran las operaciones contables por cada cuenta contable

(Consola de impresión del libro mayor)

46
 Módulo de Contabilidad

Procedimiento: Para imprimir el Libro mayor.

PASO OPERACIÓN
1. Seleccionar el periodo Del mes o Al mes.
Del mes, muestran los movimientos del mes seleccionado.
Al mes, muestra los movimientos desde el inicio del periodo hasta el mes
seleccionado.
2. Seleccione o digite la cuenta contable que desea visualizar los movimientos.
Desde – Hasta.
3. Finalmente seleccione el botón Aceptar

(Libro Mayor)

6.4.5 IMPRESIÓN DE LOS LIBROS DE ESTADOS FINANCIEROS

Es importante para la presentación de los Estados Financieros tener información

consistente y veras de la situación financiera de la organización a un mes de corte.

REQUISITO:
- Tener el balance de comprobación a 10 columnas cuadrado
- Los anexos contables deben estar analizados

47
 Módulo de Contabilidad

VERIFICAR EL REGISTRO DE LA INFORMACION DE:

- Asiento de apertura
- Registro las compras
- Registro las ventas.
- Asientos de diario (aplicaciones, notas de créditos, anticipos).
- Cierre de Liquidaciones de ERC.
- Cierre de Fondo Fijo
- Cierre de planilla de cobranza.
- Conciliación de las cuentas por cobrar.
- Conciliación de las cuentas por pagar.
- Conciliación de bancos.
- Verificación del inventario valorizado a costo promedio.
- Asiento de planillas
- Asiento de activo fijos.

Para preparar los Estados financieros deberá seguir el siguiente procedimiento:

PROC – PREPARACION DE LOS EEFF EN CONTABILIDAD.DOCX

En el siguiente grafico se muestra el proceso para la preparación de los estados

financieros.

PROCESO PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Validar Información del Si EXISTE Registrar en contabilidad los SI

Validar la consistencia de la
módulo de gestión Validar información de los de otros asientos que no vienen Correcto??
información contable
administrativa apoya a contabilidad de los módulos operativo

NO

Asiento de planillas, depreciación, Editar los comprobantes

Reporte de: planillas, activos Ajustes, distribución de gastos, etc contables y buscar una Listar inconsistencias
Fijos, consumos, etc solución a los temas
Registro: Ventas, compras. reportados
Reporte de: ingreso, egresos,
bancos, ctacte, etc

NO; Se sugiere volver a analizar el

Balance Comprob

SI
Ejecutar ajuste de cuentas por Analizar movimientos y saldos En el balance de
Imprimir balance de
Analizar las cuentas del mayor redondeo, diferencia de según código: subcentro de Correcto?? comprobación validar los
comprobación
cambio entre otros costo, posiciones saldos de los EEFF

Imprimir los EEFF en formato

Imprimir Balance de comprobación, Imprimir reporte saldos Reporte se movimiento por subcento de costo, según Sunat
Movimiento de cuentas ID Referencia Reporte de movimiento por posiciones

Imprimir:
Balance General
Estado de resultado

48
 Módulo de Contabilidad

6.4.6 LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES

Para ingresar a los reporte de Inventarios y balances debe ubicarse en la siguiente

opción del sistema: Contabilidad – Reportes – Estados Financieros – Libro de
Inventarios y balance.

4
2

(Consola de Impresión de Estados Finacieros)

Descripcion del Interfaz:

1. Zona de Acciones:
Denominada así porque en esta zona se encuentran las operaciones de configuración y
presentación de los libros financieros.
Descripción de la zona de acciones:

Teclas de
Botón de la Descripción de la acción a
método
consola realizar
abreviado

Permite procesar la información

49
 Módulo de Contabilidad

del libro.

Permite configurar el libro

seleccionado

Permite imprimir el libro

Permite exportar a Excel el libro

Permite realizar una nueva

Refrescar [F5] consulta al servidor para refrescar
los datos en pantalla.

Salir [ESC] Cierra la consola de edición.

2. Zona de Selección de libros

Denominado así porque en ella se encuentra los libros de EEFF
- Balance general
- Estado por función
- Estado por naturaleza
- Flujo efectivo
- Patrimonio neto

3. Zona de resultados
Denominada así porque en esta zona se visualiza el resultado de la búsqueda de la
zona de filtros o búsqueda.

6.4.7. CONFIGURAR DISEÑO DEL LIBRO

Para la impresión de cada libro es necesario configurar el diseño, la cual define la
estructura del libro y las cuentas asociadas.

50
 Módulo de Contabilidad

Procedimiento: Para configurar un libro de balance

PASO OPERACIÓN
1. Seleccione el libro de balance
2. Seleccionar en la opción Configurar diseño.
3. En la pantalla de resultado se muestra la codificación de niveles
Aquí define la estructura, haciendo uso de los botones
[Nuevo N.P]: Para Agregar nivel de titulo
[Nuevo Sb.N]: Para agregar niveles a partir del 2do. Nivel
4. Luego selecciones el Subnivel y en el panel derecho se deberá agregar
las cuentas asociadas a este concepto.
5. Para agregar las cuentas haga clic en el botón Agregar cuenta y digite
la cuenta, solo basta con digitar la cuenta de nivel para que le muestre
todas las cuentas de análisis.
6. Seleccione la cuenta(s) y haga clic en el botón Seleccionar.
Para seleccionar varias cuentas deberá tener presionado la tecla [Shift]
y hacer clic en la cuenta.

7. HERRAMIENTAS
Nos muestra herramientas útiles para realizar determinados procesos de ajustes antes
de los cierres mensuales y/o anuales.

(Menú Herramientas)

51
 Módulo de Contabilidad

7.1 CREACION DE EMPRESAS Y APERTURA DE NUEVO AÑO CONTABLE

En el sistema NavaSoft es posible llevar la contabilidad de hasta XX empresas (según
licencia) simultáneamente.

Para crear una nueva empresa lea el siguiente procedimiento:

PROC - APERTURA DE NUEVA EMPRESA.DOCX

APERTURA DE UN NUEVO AÑO CONTABLE

La vigencia de un ejercicio contable es de un año. Es por ello que en el sistema
NavaSoft cada año se debe aperturarse el ejercicio contable.

Se SUGIERE que la apertura del nuevo año contable se realice antes de fin de año, el
motivo es para que el área contable este efectuando algunos cambios en el plan
contable para el nuevo año.
Para la apertura de un nuevo año contable, lea el siguiente procedimiento:

PROC - APERTURAR AÑO CONTABLE VER-2.doc

7.2 CIERRE DIARIO

El sistema controla los cierres diarios de los libros auxiliares cuando se requiere
controlar que ningún usuario ingrese información en un día cerrado.

Para ingresar a esta herramienta ubicarse en la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Herramientas –Control de cierre diario.

(Consola de cierre diario)

7.3 CIERRE MENSUAL

El sistema controla los cierres mensuales de los libros auxiliares. Esta herramienta es
útil cuando contabilidad cierra un mes y desea controlar que ningún otro usuario
ingrese información en dicho mes cerrado, evitando distorsión los informes de cierre.

52
 Módulo de Contabilidad

Ejemplo. Si el libro compras del mes de noviembre se cierra, ningún usuario podrá
ingresar ninguna compra en dicho mes. Ni tampoco podrá modificar ni anular un
movimiento de compras del mes de noviembre.

Para ingresar a esta herramienta ubicarse en la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Herramientas –Control de cierre mensual

(Consola de control de cierres mensuales)

El cierre es por auxiliar y por mes.

La columna G significa: “Cerrar el libro X del mes de Y del módulo de Gestión”
La columna C significa: “Cerrar el libro X del mes de Y del módulo de Contabilidad”

NOTA: Si la empresa tiene el sistema NavaSoft integrado, se sugiere cerrar

ambas casillas.

7.4 INTERFASE CON EL PDT

Herramienta que permite realizar el interface entre el NavaSoft y el PDT contable de la
SUNAT. Genera los archivos txt para el envío a SUNAT.

Para realizar la interface solo ubíquese en el tipo de declaración que desea y luego
haga clic en el botón [Generar].
 Ingrese el periodo de la declaración
 El sistema como resultado generara un archivo con la información de la
declaración del periodo solicitado. Dicho archivo es válido y legible por el PDT.
Dicho archivo debe ser importado por el módulo del PDT.

Para ingresar a esta herramienta ubicarse en la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Herramientas –PDT Sunat

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 Módulo de Contabilidad

(Consola de Interfase PDT Sunat)

7.4.1 3550: Resumen de las ventas agrupadas por número de serie.

Requerimiento solicitado y realizado según especificaciones de la SUNAT; este
proceso detallado es para las empresas que emiten TICKET’S y por lo cual debe se
debe de imprimir la serie de las máquinas asociada al documento.
Aquellas empresas que no emiten TICKET’S pueden ejecutar la opción 3550.

Procedimiento de la declaración 3550:

PASO OPERACIÓN
1. Se deberá de crear por cada máquina registradora un punto de emisión
de documentos; ello para llevar el control de los documentos impresos no
por serie sino por punto de emisión.

Para más información de crear punto de venta lea el siguiente

procedimiento:
Manual del módulo de configuración- Punto de emisión de documentis.doc

2. Configurar los correlativo de documentos para los TICKET’S en imprimir en

los puntos de emisión donde se registraron las SERIES de las maquinas.
3. Emitir los documentos.
4. Ejecutar la consola de Exportar al PDT opción 3550.

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 Módulo de Contabilidad
NOTA:
Ejecutada la opción 3550 el sistema genera 2 archivos en Excel con la información
resumida exportada y su detalle para que el usuario pueda visualizar que
documentos participaron en la exportación

7.5 ASIENTO DE APERTURA

Es el asiento de inicio del ejercicio. Como su nombre lo indica esta herramienta crea el
asiento de apertura para el nuevo año. Extrae la información de los saldos del ejercicio
anterior.

Para ingresar a esta herramienta ubicarse en la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Herramientas –Asiento de Apertura.

(Crear asiento de apertura)

La herramienta permite crear 2 tipos de asiento de apertura.

 A nivel de cuentas resumidas, es decir, solo saldos de cuentas contables.
Ejemplo:
o 12101…………………..saldo = S/. 4525.25
o 12102…………………..saldo = S/. 145.25
o 12103…………………..saldo = S/. 245.25
o 12104…………………..saldo = S/. 12356.25
o ETC

El asiento se genera con los saldos finales de cada cuenta

 A nivel detallado por ID. De REFEFERENCIA y por documento, es decir, los

saldos que pasan al nuevo año es por documento. Ejemplo:
o 12101…………………..saldo = S/. 4525.25
 Doc: 001-52255 =S/. 4000.00
 Doc: 001-48285 =S/. 500.00
 Doc: 010-12385 =S/. 25.25

El asiento se genera por el saldo de cada documento.

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 Módulo de Contabilidad

NOTA:
Para este tipo de asiento, el sistema solicita se seleccione que cuentas desea
detallar. Aquellas cuentas que no son seleccionadas, el asiento se generará de
forma resumida.

7.6 ASIENTO DE CIERRE

Es el asiento de fin del ejercicio.

Para ingresar a esta herramienta ubicarse en la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Herramientas –Asiento de Cierre.

(Asiento de cierre y tipos)

Para más información lea el siguiente procedimiento:

PROC-ASIENTO DE CIERRE DEL EJERCICIO.doc

7.7 SUPERVISION DE OPERACIONES CONTABLES

La herramienta “Supervisar operaciones contables” sirve para efectuar una auditoria a
la información de contabilidad. Entre ellas:
 Revisa el plan de cuentas a ver si está bien ingresado.
 Revisa el libro diario para verificar si cada comprobante está bien ingresado.

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 Módulo de Contabilidad

 Desmayorizar y vuelve a mayorizar los saldos del mayor.

 Sincroniza el RUC de los ID. De proveedores y clientes, entre otras operaciones.
 Actualiza fecha de pago.
 Ajuste de balance en dólares.

Cuando los saldos no cuadran se sugiere ejecutar esta herramienta para detectar
alguna anomalía en el sistema NavaSoft

Para ingresar a esta herramienta ubicarse en la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Herramientas –Supervisión de operaciones contables.

Active las operaciones que desea realizar y luego haga clic en el botón [Ejecutar]

7.8 AJUSTE CANCELACION DE SALDOS +-0.05

Esta herramienta permite realizar cancelaciones de redondeos, producto de algunas
diferencias por tipo de cambio.
Se sugiere que si desea ajustar soles y dólares en un mismo asiento guarde en el
auxiliar Diario.

Para ingresar a esta herramienta ubicarse en la siguiente opción del sistema:

Contabilidad – Herramientas –Ajuste Canc. Saldos 0.05.

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 Módulo de Contabilidad

NOTA:
El uso de la herramienta es opcional, ya que el sistema NavaSoft genera de forma
automática el asiento por diferencia de tipo de cambio en el módulo de gestión y
contabilidad.

7.9 AJUSTE POR DIFERENCIA DE TIPO DE CAMBIO

Esta herramienta permite realizar el ajuste por diferencia de cambio de las provisiones
cargadas a la cta. 12, 16, 42, 46

AJUSTE A LA CTA 12/42

Características:
 El ajuste se realiza al documento (a la factura, boleta, RRHH, etc.)
 El ajuste se realiza a una fecha específica y a un tipo de cambio que debe
ingresarlo el área contable.

Procedimiento: Realizar el ajuste de la cta. 12/42

PASO OPERACIÓN
1. Ingrese a la siguiente opción del sistema: Contabilidad – Herramientas –
Ajuste por diferencia de tipo de cambio – Cta. 12 y 42. El sistema
inmediatamente muestra la siguiente consola:

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 Módulo de Contabilidad

(Ingresar el alcance del ajuste)

2. Seleccione el alcance del ajuste, la fecha y a qué tipo de cambio va a

realizarse el ajuste. Luego de ello haga clic en el botón [Procesar]. El
sistema como resultado evaluara si existe ajuste y mostrará el resultado en
una consola, de la siguiente forma:

(Ajuste de la cuenta 12/42)

3. Verifique el resultado antes de grabar y generar el asiento de ajuste.

4. Si todo está correcto haga clic en el botón [Grabar]. Como resultado el

sistema generara un asiento en el auxiliar DIARIO. En la glosa del asiento
el sistema agrega las siguientes siglas: A.D.C.

AJUSTE DE LAS CUENTAS MONETARIAS

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 Módulo de Contabilidad

Características:
 El ajuste se realiza a los saldos de cada cuenta en el mayor.
 El ajuste se realiza a las cuentas que estén clasificadas como monetarias (En el
plan contable debe definir que cuentas son monetarias)
 El ajuste se realiza a un mes específico y a un tipo de cambio que debe
ingresarlo el área contable.

Procedimiento: Realizar el ajuste de las cuentas monetarias

PASO OPERACIÓN
1. Ingrese a la siguiente opción del sistema: Contabilidad – Herramientas –
Ajuste por diferencia de tipo de cambio – Ajuste de Cuentas Monetarias. El
sistema inmediatamente muestra un asistente para realizar el ajuste:
2.

(Ajuste de las cuentas monetarias – paso 1)

3. En la consola del Paso 1 seleccione que cuentas van a ser ajustadas y de

qué mes y el tipo de cambio. Luego haga clic en el botón [Siguiente…]. El
sistema evaluara si existe diferencia de tipo de cambio y como resultado
mostrará la siguiente consola del Paso 2:

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 Módulo de Contabilidad

(Ajuste de las cuentas monetaria – resultado antes de efectuar el ajuste)

4. El sistema visualiza un PREVIEW del ajuste que va a realizar.

5. Luego que de su conformidad, haga clic en el botón [Grabar y finalizar] para
ejecutar el ajuste. Como resultado el sistema genera un asiento en el
auxiliar DIARIO.

7.10 ASISTENTE PARA CLASIFICAR LAS CUENTAS CONTABLES

Esta herramienta permite clasificar el plan contable. En el plan contable se debe
configurar las cuentas de tal forma que se debe indicar por cada cuenta, por ejemplo:
 Ubicación de la cuenta en la hoja de trabajo (balance a 10 columnas)
 Si es monetaria o no
 Si es ajustable o no, entre otros.

Para no realizar esta configuración cuenta por cuenta, se sugiere utilizar esta
herramienta para que haga un barrido de todas las cuentas y lo configure
automáticamente.

Para cualquier ajuste debe ingresar al plan contable.

Las operaciones que pueden realizarse con esta herramienta son:

 Clasificar cuentas para su ubicación en el balance a 10 columnas.
 Clasificar cuentas ajustables.
 Clasificar cuentas ACM.
 Clasificar tipo de cuenta.

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