CAPÍTULO 6
CONSULTAS
Son los objetos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos y almacenar el
resultado en otra tabla.
Creación de una consulta sencilla
Las consultas se emplean para ver o cambiar los datos contenidos en diferentes tablas.
Para diseñar una consulta sencilla realice lo siguiente:
Crear las tablas CENTRO y CURSO.
Haga clic Crear.
Clic en Asistente para consultas.
Clic en Asistente para consultas sencillas.
Haga clic en Aceptar
Despliegue la lista Tablas/ Consultas.
Escoja la tabla CENTRO.
En la lista Campos disponibles: seleccione NOMBRE_CENTRO.
Pulse el botón > para incluir el campo a la consulta.
De la misma forma incluya los campos DIRECCION_CENTRO y
NOMBRE_DIRECTOR.
Despliegue la lista Tablas /Consultas.
Escoja la Tabla CURSO.
Agregue el campo NOMBRE_CURSO.
Presione el botón Siguiente para continuar.
Seleccione el botón de opción Detalle (muestra cada campo de cada registro).
Pulse el botón Siguiente para continuar.
En el recuadro ¿Qué título desea asignar a la consulta? Escriba CENTRO Y CURSO.
Presione Finalizar para ver la información.
Escoja Cerrar.
Formas de ver una consulta
Una consulta puede visualizar de la siguiente forma:
Vista Diseño
Escoja el objeto Consultas.
Seleccione CENTRO_CURSO.
Pulse el botón derecho del mouse.
Seleccione vista Diseño.
Vista SQL
Estando en Vista Diseño seleccione Inicio.
Clic en Ver.
Elija SQL Vista SQL
Verá el código en SQL.
Vista Hoja de datos
Seleccione Inicio.
Despliegue el menú Ver.
Escoja Vista hoja de datos.
Se abre los registros de la consulta.
Ordenar los registros de una consulta
Realice lo siguiente:
Elija la consulta CENTRO_CURSO.
Pulse el botón derecho del mouse.
Seleccione Abrir.
Seleccione el campo NOMBRE_CENTRO.
Escoja Ordenar de A a Z.
Los registros del campo NOMBRE_CENTRO aparecerán ordenados en forma
ascendente.
Seleccione la opción Cerrar y se activará un mensaje que solicita la confirmación para
guardar los cambios en la consulta.
Presione el botón No, para no guardar los cambios, caso contrario Sí.
Consultas con varios criterios de selección
Se desea crear una consulta de nombre SELECCION de las tablas CENTRO y CURSO
que presente el nombre del centro, la dirección, nombre del curso y el costo donde este sea
mayor que 300 dólares.
Procedimiento
Haga clic en Crear
Seleccione Diseño de consulta
Escoja las tablas que se utilizarán para la consulta.
En este caso, seleccione las tablas CENTRO y CURSO.
Haga clic en Agregar.
Oprima el botón Cerrar.
Vamos a realizar lo siguiente:
En la lista desplegable Campo: de la primera columna, seleccione NOMBRE_CENTRO.
En criterios: escriba ESPE.
Haga clic en la segunda columna.
En la lista Campo: escoja DIRECCION_CENTRO.
En criterios: escriba SANGOLQUI
Haga clic en la tercera columna.
En la lista Campo: escoja NOMBRE_CURSO.
Haga clic en la cuarta columna.
En la lista Campo: escoja COSTO_CURSO.
En criterios: digite >300.
Seleccione Cerrar.
A la pregunta ¿Desea Guardar los cambios en el diseño de la consulta?.
Presione Sí.
En Nombre de la consulta: digite SELECCION.
Pulse el botón Aceptar.
Consultas con Totales
Permiten realizar algunos cálculos; para ello, haga lo siguiente:
Haga clic en Crear
Seleccione Diseño de consulta
Seleccione las tablas que se utilizarán para la consulta.
En este caso, seleccione la tabla INSTRUCTOR luego pulse el botón Agregar.
Pulse Clic en Cerrar.
En la lista Campo: de la primera Columna, seleccione:
APELLIDO_NOMBRE_INSTRUCTOR.
En la lista Campo: de la segunda columna, escoja SUELDO.
Pulse el botón Totales.
En el campo Total: de la segunda columna elija Promedio.
Elija Inicio.
Seleccione Ver.
Escoja Vista Hoja de datos.
Podrá ver los sueldos promedio de cada instructor.
Cierre la consulta.
En el mensaje ¿Desea guardar los cambios en el diseño de la consulta ‘Consulta1’?.
Presione el botón Sí.
Guardar como digite Sueldos promedio por instructor.
Presione el botón Aceptar.
Consulta con formula
Cree las tablas CURSO e INSTRUCTOR e ingrese 10 registros en cada tabla.
Haga clic en Crear.
Escoja Diseño de consulta.
Seleccione las tablas que se utilizarán para la consulta.
Seleccione CURSO e INSTRUCTOR.
Haga clic en Agregar.
Pulse Cerrar.
En la lista Campos: de la primera columna, seleccione NOMBRE_CURSO.
En la lista campo: de la segunda columna seleccione:
APELLIDO_NOMBRE_INSTRUCTOR.
En la lista campo: de la tercera columna seleccione COSTO_CURSO.
En la lista campo: de la cuarta columna seleccione SUELDO.
En la lista Campo: de la quinta columna, escriba: [SUELDO]-[COSTO_CURSO].
Elija Inicio.
Seleccione Ver.
Escoja Vista Hoja de datos.
Observe el resultado de la consulta.
Cierre la consulta.
Aparece el siguiente mensaje.
Escoja Sí.
En Guardar como escriba CONSULTA DIFERENCIA.
Presione Aceptar.
Consulta parametrizada
Cuando se ejecuta una consulta parametrizada se presentan uno o más preguntan que
dependen del valor del parámetro.
En el siguiente ejercicio se creará una consulta que muestre APELLIDO_NOMBRE,
FECHA_NACIMIENTO, NOMBRE_CURSO, HORARIO_CURSO de los alumnos que hayan
nacido entre dos fechas; para esto se emplearán dos cuadros de diálogo que preguntan las fechas
inicial y final de nacimiento.
Para lo cual deberá trabajar con las siguientes tablas.
Seleccione Crear.
Escoja Diseño de consulta.
Seleccione las tablas que se utilizarán para la consulta.
Seleccione CURSO y ALUMNO.
Clic en Agregar.
Pulse en Cerrar.
En la lista Campos: de la primera columna, seleccione APELLIDO_NOMBRE.
En la lista campo: de la segunda columna seleccione FECHA_NACIMIENTO.
En la casilla Criterios:
Escriba Entre [FECHA INICIAL NACIMIENTO:] y [FECHA FINAL NACIMIENTO:].
En la lista campo: de la tercera columna seleccione NOMBRE_CURSO.
En la lista campo: de la cuarta columna seleccione HORARIO_CURSO.
Seleccione Inicio.
Escoja Ver.
Clic en Vista Hoja de datos.
Aparece Introduzca el valor del parámetro.
Ingrese la fecha inicial de nacimiento que desea consultar.
Ejemplo: Suponga que desea consultar los alumnos nacidos entre los meses de enero y
diciembre del 1970.
En la casilla Fecha inicial: digite 01/01/1070.
Seleccione Aceptar.
En la casilla fecha final de nacimiento: digite 31/12/1970.
Pulse el botón Aceptar.
Cierre la ventana.
Aparecerá el siguiente mensaje.
Escoja Sí.
En Guardar como escriba PARAMETRIZADA POR FECHA NACIMIENTO.
Seleccione Aceptar.
Consulta de tablas con referencias cruzadas
Con una consulta de tipo Tablas de referencia cruzada puede realizarse sumas, conteos,
promedios, Máximos, Mínimos, Desviación estándar, Primero, Último y Varianza de los valores
de un campo que se visualizan en el formato de tipo hoja de cálculo.
En el siguiente ejemplo se creará una consulta para publicar la suma del total de ingresos de los
centro de estudios por cada curso que se imparte. Cree las siguientes tablas.
Seleccione Crear.
Escoja Diseño de consulta.
Elija las tablas que se utilizarán para la consulta.
En este caso seleccione CENTRO y CURSO.
Elija Agregar.
Clic en Cerrar.
En la lista Campos: de la primera columna, seleccione NOMBRE_CENTRO.
En la lista campo: de la segunda columna seleccione DIRECCION_CENTRO.
En la lista campo: de la tercera columna seleccione NOMBRE_CURSO.
En la lista campo: de la cuarta columna seleccione COSTO_CURSO.
Cierre la ventana y se presenta el siguiente mensaje.
Seleccione Sí.
En Guardar como ingrese PARA REFERENCIA.
.
Clic en Aceptar.
Elija Crear.
Seleccione Asistente para consultas, aparece la siguiente ventana.
Seleccione Asist. consultas de tabla de ref. cruzadas.
Clic en Aceptar, aparece la siguiente ventana.
Active el botón de opción Consultas.
Elija Consulta: PARA REFERENCIA que fue realizada.
Pulse el botón Siguiente para continuar.
Seleccione el campo que se empleará con título de las filas.
En este ejemplo, el nombre de cada centro, es decir, NOMBRE_CENTRO.
Pulse el botón > para insertar el campo en el recuadro campos seleccionados.
Oprima el botón Siguiente para continuar.
Seleccione el campo que utilizará como título de las columnas.
En el ejemplo, escoja NOMBRE_CURSO.
Presione el botón Siguiente> y aparecerá otra ventana del asistente para establecer el
valor que desea calcular por cada intersección de columna y fila.
En el recuadro Campos: seleccione COSTO_CURSO y en el recuadro Funciones: escoja
Suma.
Pulse el botón Siguiente> y en el recuadro ¿Qué nombre desea dar a la Consulta? Digite
CENTRO_COSTO_Tabla de referencia cruzada.
Presione el botón Finalizar.
Ver el resultado.
Cierre la ventana de la consulta.
Pulse el botón Sí.
Consultas de acción
Estas consultas permiten realizar operaciones sobre los registros. Por lo tanto, es
importante comprender su diseño y funcionamiento.
Debemos tener en cuenta que la ejecución de este tipo de consultas conlleva resultados, es decir
que se modifican datos y, por lo tanto, es posible eliminarlos o cambiarlos de manera accidental.
Consulta de creación de tabla
En este tipo de consulta los registros que cumplan con los criterios establecidos en el
diseño de una consulta de creación de tabla conformarán la nueva tabla, viene a formar parte de
la base de datos actual o de otra, para lo que debemos indicar la ruta de ubicación.
Crear una consulta que genere una nueva tabla que se llame RESPALDO CURSO de la tabla
CURSO con todos sus campos y el APELLIDO_NOMBRE_INSTRUCTOR, donde el nombre
del curso sea FISICA, el sueldo del instructor sea mayor que 1000 dólares, grabar con el nombre
PARA RESPALDO CURSO. Cree las siguientes tablas.
Seleccione Crear.
Escoja Diseño de consulta.
Elija las tablas que se utilizarán para la consulta.
En este caso seleccione CURSO e INSTRUCTOR.
Seleccione Agregar.
Clic en Cerrar.
Presione dos veces Clic en *.
Se ha seleccionado todos los campos de la tabla CURSO.
Doble clic en el campo APELLIDO_NOMBRE_INSTRUCTOR.
Presione dos veces clic en el campo NOMBRE_CURSO.
Desactive la casilla de verificación.
En Criterios digite FISICA.
Doble clic en el campo SUELDO.
Desactive la casilla de verificación.
En Criterios digite >1000.
Clic en Crear tabla.
En Nombre de la tabla: ingrese RESPALDO CURSO.
Base de datos activa: debemos seleccionar esta opción para que la nueva tabla se guarde
en la base de datos actual, y así poder acceder a ella a través del Panel de navegación.
Nota.- Si desea almacenar en otra base de datos seleccione Otra base de datos: La ubicación
realice a través del botón Examinar.
Clic en Aceptar.
Clic en Ver, seleccione Vista Hoja de datos.
Clic en cerrar, aparece la siguiente ventana.
Seleccione Sí, aparece la siguiente ventana, en Nombre de la consulta digite PARA
RESPALDO CURSO.
Clic en Aceptar.
Doble clic sobre la consulta PARA RESPALDO CURSO.
Confirme que desea ejecutar esta consulta de acciones, escoja Sí.
Confirma que desea crear una tabla nueva con los registros seleccionados, responda Sí
Observe que se genera una nueva tabla llamada RESPALDO CURSO, doble clic sobre
está.
Cerrar la ventana.
Nota Importante: Cada vez que ejecutamos la consulta, se realiza la acción que tiene asociada.
Es decir que se generará una nueva tabla con base en los resultados del diseño de la consulta.
Consulta de eliminación
Elimina de una tabla los registros que cumplen el criterio señalado en la consulta.
Ejemplo: Diseñe una consulta de acción de la tabla CURSO que elimine los registros de la tabla
CURSO donde el nombre del curso sea FISICA, el sueldo del instructor sea mayor que 1000
dólares, grabar con el nombre de ELIMINA CURSO. Cree las siguientes tablas.
.
Seleccione Crear.
Elija Diseño de consulta.
Escoja las tablas que se utilizarán para la consulta.
En este caso seleccione CURSO e INSTRUCTOR.
Clic en Agregar.
Elija Cerrar.
Presione dos veces Clic en *.
Selecciona todos los campos de la tabla CURSO.
Clic dos veces en el campo NOMBRE_CURSO.
Desactive la casilla de verificación.
En criterios digite FISICA.
Doble clic en el campo SUELDO.
Desactive la casilla de verificación.
En Criterios digite >1000.
Haga clic en el botón Eliminar del grupo Tipo de consulta.
Se presenta lo siguiente.
Ubique el cursor del mouse en cualquiera de los campos seleccionados.
Seleccione Hoja de propiedades.
Cambie la propiedad Registros únicos a Sí.
Esto debe hacer si tiene más de dos tablas que intervengan en la consulta caso contrario no es
necesario.
Clic en Ver, seleccione Vista Hoja de datos.
Clic en cerrar, aparece la siguiente ventana.
Seleccione Sí, aparece la siguiente ventana.
Seleccione Aceptar.
Presione dos veces clic en ELIMINA CURSO.
Se presenta el siguiente mensaje: Va a ejecutar una consulta de eliminación que
modificará los datos de la tabla.
Responda Sí.
Se presenta la siguiente ventana.
Clic en Sí, se eliminarán los registros que cumplan con la condición.
Consulta de datos anexados
Permite ingresar nuevos registros en una tabla existente. Es importante verificar
previamente la existencia tanto de la tabla donde deseamos ingresar los nuevos registros, como
de la que los contiene, con el fin de evitar errores en los resultados.
Debemos tener en cuenta que la creación de consultas de datos anexados conlleva la existencia
de dos tablas, una que contenga los nuevos registros y otra que los reciba. Por lo tanto, ambas
tienen que poseer, al menos, un campo en común para que sea posible el traslado de información.
Crear la consulta RECUPERA CURSO que anexe los registros de la tabla RESPALDO CURSO
a la tabla CURSO, creada con la consulta PARA RESPALDO CURSO.
Seleccione Crear.
Escoja Diseño de consulta
Seleccione la tabla que se utilizarán para la consulta.
Seleccione RESPALDO CURSO.
Elija Agregar.
Clic en Cerrar.
Haga doble clic en los campos CODIGO_CURSO, CODIGO_CENTRO,
NOMBRE_CURSO, HORARIO_CURSO y COSTO_CURSO.
Clic en Anexar del grupo Tipo de consulta.
En la ventana que aparece seleccione CURSO.
Clic en Aceptar, observe los campos a Anexar.
Clic en Ver, seleccione Vista Hoja de datos.
Clic en cerrar, aparece la siguiente ventana.
Seleccione Sí, aparece la siguiente ventana.
Clic en Aceptar.
Doble clic en la consulta RECUPERA CURSO, aparece la siguiente ventana.
Seleccione Sí, aparece la siguiente ventana
Seleccione Sí, para anexar los registros a la tabla CURSO.
Consulta de actualización
Las consultas de modificación de registros, también llamadas de actualización, permiten
realizar modificaciones en los registros de tablas existentes. Debido a que la diversidad de los
cambios es infinita, Access permite aplicar criterios de selección que limiten la cantidad de
registros sobre los cuales se realizará la modificación.
Crear una consulta de actualización de la tabla CENTRO donde el nombre del centro de
capacitación se cambie de ESPE a UFA_ESPE. Grabar con el nombre MODIFICA_NOMBRE.
Diseñe la siguiente tabla.
Haga clic en Crear.
Seleccione Diseño de consulta.
Escoja la tabla que se utilizará para la consulta.
Elija la tabla CENTRO.
Escoja Agregar.
Haga clic en Cerrar.
Presione dos veces clic en el campo NOMBRE_CENTRO.
Haga clic en Actualizar.
En Actualizar a: digite UFA-ESPE.
En Criterios: digite ESPE.
Clic en Ver.
Seleccione Vista Hoja de datos.
Clic en cerrar.
Aparece la siguiente ventana.
Seleccione Sí, aparece la siguiente ventana.
Clic en Aceptar.
Doble clic en la consulta MODIFICA_NOMBRE, aparece la siguiente ventana.
Seleccione Sí, aparece la siguiente ventana.
Seleccione Sí, para actualizar los registros a la tabla CENTRO.
Nota importante: Debemos tener en cuenta que, si los registros que actualizamos se encuentran
en una tabla relacionada y esta relación tiene activada la opción Actualización en cascada, la
modificación realizada se aplicará en todas las tablas donde se encuentre registrado el dato que
hemos cambiado. Si no queremos que esto suceda, antes de actualizar tendremos que
deshabilitar la opción.
Procedimiento
Seleccione Herramientas de base de datos.
Escoja Relaciones.
Ubicar cursor sobre una línea de la relación entre las tablas interesadas.
Luego Clic en Modificar relaciones.
En el cuadro desactivamos la opción Actualización en cascada de los campos relacionados.
BASE DE DATOS CONFIABLES
A través del Centro de confianza de Microsoft Access, determinamos dónde se ubicarán
las bases de datos consideradas confiables. Podemos ejecutar todas las consultas de acción.
Además es posible utilizar todo el contenido de las bases debido a que no se bloquearán.
Procedimiento
Seleccione Archivo.
Escoja Opciones.
Elija Centro de confianza.
Seleccione Configuración del Centro de confianza….
Haga un clic en Ubicaciones de confianza.
Luego pulse el botón Agregar nueva ubicación.
Presione el botón Examinar… para seleccionar la carpeta que se convertirá en la ubicación
de confianza.
Luego, pulse Aceptar.
Otra vez Aceptar hasta salir de la ventana del Centro de confianza.
BASES DE DATOS NO CONFIABLES
Cuando intentamos abrir cualquier base de datos, el Centro de confianza verifica si su
ubicación coincide con aquellas que han sido configuradas como confiables. Access muestra una
notificación de alerta en la barra de mensajes, situada debajo de la cinta de opciones, para
informarnos sobre esta situación.
Luego de habilitar el contenido de una base de datos, podemos utilizarla libremente, es decir, ya
no existirán restricciones que puedan anular acciones. Sin embargo, cada vez que se abra dicha
base de datos, Access mostrará el mensaje para habilitar el contenido.
Cómo evitar las advertencias de seguridad
Si no queremos recibir advertencias, es posible desactivarlas.
Procedimiento
Clic en Archivo.
Seleccione Opciones.
Elija Centro de confianza.
Escoja Configuración del centro de confianza.
Seleccione Barra de mensajes.
Escoja No mostrar nunca información sobre contenido bloqueado.
Pulsamos Aceptar.
