Clase 1 Tema: Excel

Obj: Identificar elementos del menú de Excel y crear la primera planilla de cálculo.

Apoyo

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Primera planilla en Excel

Bajar archivo Excel Región de Los Lagos – Campaña de Influenza [Link] de SiveducMD.

Conceptos de Excel

Fórmulas

Columna
Libro

Celda

Fila

Hoja

Desplazamiento dentro de la hoja es con las flechas de teclado y mouse.

Selección de celda se realiza haciendo clic sobre la celda. Para seleccionar rango de celdas se
puede seleccionar la primera celda con mouse y luego, sin soltar el botón izquierdo, se arrastra
para seleccionar las celdas que sean necesarias.

Actividad

¿Qué dato se encuentra en la celda F11?

¿Qué datos se encuentran en la columna K?

¿Qué establecimiento es el que se encuentra en la fila 38?

¿Cuántas hojas tiene el libro de Excel?

¿Hasta qué columna hay datos?

¿Hasta qué fila hay datos?

Copiar valores

Para copiar valores se pueden usar los comandos que se usan también en otras herramientas de
Office, como control + c y luego control + v para pegar. Igual que el copiar y pegar disponible al
seleccionar una celda o más de una, con botón derecho.

Además de esas opciones, encontramos la opción de copiar que se encuentra disponible al

seleccionar una celda y colocar el mouse en el extremo inferior derecho.

Al seleccionar el punto indicado y arrastrar sin soltar, pueden copiar contenido hasta la celda que
necesiten.

Actividad

Crear una segunda hoja cuyo nombre será Datos. Cambiar nombre haciendo doble clic en la
pestaña donde está la palabra Hoja1.

Copiar los datos que se encuentran en la hoja Resultados desde la celda F1 hasta la AA37.

Pegar estos datos en la hoja Datos desde la celda B1.

Ordenar datos

Para ordenar datos pueden seleccionar todos los datos que se necesitan ordenar. Para ello
posicionar el cursor en la cabecera de una columna y con botón izquierdo arrastrar hasta la
columna deseada. Luego seleccionar Ordenar y filtrar desde el menú Inicio, opción Orden
personalizado. En el cuadro de diálogo, seleccionar la columna que necesitan ordenar y en que
orden.
Luego seleccionar aceptar para ver el resultado del ordenamiento.

Para ordenar por más de una columna, elegir en el mismo cuadro de diálogo, Agregar nivel para
que ordene por la primera opción y luego por la segunda.

Igualmente, cuando se necesita ordenar por una sola columna, se puede seleccionar la columna
(siempre desde la cabecera) y luego seleccionar Ordenar y filtrar opción ordenar de la A a la Z o de
menor a mayor (o viceversa). Cuando hay más columnas, Excel preguntará si quieren ampliar la
selección. Elegir dicha opción pues así se ordenan el resto de los datos también.

Actividad

En la hoja Datos ordenar los datos de por NServicio.

Luego ordenar los datos primero por NServicio y luego por COMUNA (COMUNA) COB.

Hacer lo mismo en hoja Resultados.

Buscar y reemplazar

La opción de Buscar y reemplazar es una importante herramienta para reemplazar un texto en

varias celdas dentro de Excel al mismo tiempo. Esto también funciona en el resto de las
herramientas de Office.

Primero seleccionar la columna o conjunto de datos donde necesiten reemplazar. Luego ir a menú
Inicio, Buscar y Seleccionar, opción Reemplazar. Aparecerá un cuadro de diálogo donde deben
configurar la opción Buscar con la palabra que necesitan que sea reemplazada y en Reemplazar
colocar la palabra por la cual van a reemplazar. Luego seleccionar Reemplazar todos.
Actividades

En la hoja Datos, en Columna Comuna de Residencia buscar la palabra Puerto y reemplazar por
Pto.

Ingresar funciones

Para ingresar funciones en una celda, deben seleccionar la celda primero y luego comenzar a
escribir con un =. Luego colocar el nombre de la función que corresponde usar y agregar los
parámetros que se soliciten. Por ejemplo,

Celda con la fecha de nacimiento

Calcula la fracción de año en

Función que base a los días de cada año
determina la Función que
fracción de años devuelve la
entre dos fechas fecha de
hoy

Actividad

Crear una nueva hoja. En celda A1 coloque su fecha de nacimiento. En celda B1 coloque la función
HOY. En celda C1 coloque la función FRAC.AÑO, colocando como parámetro la celda A1 con su
fecha de nacimiento, la celda B1 con la fecha de hoy y con opción 1 para la base de días.

Formato de números decimales

Cuando se aplican funciones para cálculos matemáticos pueden dar resultados con decimales. Para
poder visualizar solo una cantidad de decimales se puede usar la opción aumentar o disminuir
decimales de menú Inicio, Grupo Número.

Actividad

La edad que acaba de calcular debe queda solamente con 1 decimal.

Usar funciones matemáticas básicas de Excel

Sumar

Para sumar, se puede utilizar el signo + o la función SUMA.

Cuando la suma es de los valores de pocas celdas, se puede sumar de la siguiente forma:

Posicionarse en celda que necesiten el resultado.

Escribir = y elegir la primera celda a sumar.

Luego agregar un +.

Elegir la siguiente celda e incorporar un + nuevamente hasta que se terminen de incorporar celdas
a sumar.

Actividad

Sumar la cantidad de Inmunizados_1_u_dosis del Servicio Chiloé.

Ahora con uso de función SUMA

Posicionarse en celda que necesita el resultado. Escribir “=SUMA(“ y seleccionar la primera celda (a
sumar y arrastrar mouse hasta la última celda a sumar. Al finalizar de seleccionar la última celda a
sumar, agregar un paréntesis para cerrar la fórmula.

Actividad

Sumar la cantidad de Inmunizados_1_u_dosis del Servicio Del Reloncaví.

Y ahora con uso de funcionalidad SUMA

Posicionarse en celda donde se quiere obtener el resultado y seleccionar el menú

Inicio, Grupo Edición, opción Suma. Excel supone que quieren sumar todas las
celdas anteriores, por lo que hace una propuesta de celdas, identificándolas con un
borde punteado.

Modificar manualmente el rango a sumar a través de editar la función haciendo un clic en la parte
donde se desea intervenir.

Actividad

Sumar la cantidad de Inmunizados_1_u_dosis del Servicio Osorno.

Restar

Para restar no existe una función en Excel, por lo que se puede usar directamente restar las celdas
necesarias. Para ello posicionarse en la celda donde se quiere obtener el resultado. Ingresar = y
seleccionar la primera celda, agregar el signo – y luego seleccionar la siguiente celda.

Actividad

Obtener la diferencia entre el total inmunizaciones con dosis única ya obtenidos de los distintos
servicios.

Promedio

Para obtener promedio de varios números se sigue la misma estrategia de Suma.

Actividades

En hoja Datos, obtener el promedio de edad de las personas inmunizadas en cada servicio.
Obtener además el promedio total.

Porcentaje

Para obtener porcentajes entre dos números, se divide un número por el total y luego se aplica el
formato de %.
Para ello, ir a la celda donde se quiera obtener el resultado. Ingresar signo = para luego seleccionar
la celda que tiene el primer número, luego agregar el signo / (división) y luego la celda por la cual
dividirán. Con esto obtenemos la división, pero falta el formato. Para ello mantener seleccionada
la celda con el resultado y seleccionar la opción % en menú Inicio.

Actividad

Obtener el porcentaje de inmunizados de cada servicio del total de inmunizados en hoja Datos.

Más funciones muy usadas ...

Función Si

La función SI es una función condicional. La lógica es, si se cumple una condición, es decir si la
condición es verdadera, se ejecuta una acción y si no la cumple, si es falsa, entonces se ejecuta
otra acción.
parámetros
Formato

=SI(prueba_lógica;acción o valor si es verdadero;acción o valor si es falso)

Actividad

Si la persona inmunizada es menos de 25 años, colocar en la primera celda vacía de la fila un

mensaje que diga “es menor de 25 años” y si no lo es, entonces que diga “la edad es mayor o igual
a 25 años”. Trabajar en hoja Datos, con la edad que se encuentra en la columna G.

Para esto posicionarse en la celda en que colocarán el mensaje y colocar el signo =. Luego colocar
la función SI con paréntesis para iniciar el ingreso de parámetros.

Prueba lógica: G2 <25

Verdadero: “es menor de 25 años”

Falso: “la edad es mayor o igual a 25 años”

Fórmula completa: =SI(G2 <25;" es menor de 25 años";" la edad es mayor o igual a 25 años ")

Función Y/O
Si necesitan que se cumplan dos condiciones o más entonces se puede trabajar con la función Y
que devuelve un verdadero si se cumple con todas las condiciones o función O que devuelve
verdadero cuando al menos una de las condiciones se cumple.

Formato: Y(valor_lógico_1;valor_lógico_2;…)

Formato: O(valor_lógico_1;valor_lógico_2;…)

Actividad

En hoja Datos insertar una columna entre Comuna Residencia y Criterio Elegibilidad. En la segunda
celda de esta columna agregar una función SI junto con una función O que coloque la Provincia
Llanquihue cuando la comuna es Llanquihue o Puerto Montt. Si la comuna no es ninguna de estas
dos, entonces debe colocar el mensaje “Otra Comuna”

SI(O(D2="Llanquihue";D2="Puerto Montt");”Llanquihue”;”Otra Comuna”)

Copiar al resto de las celdas de la misma columna.

Ahora practiquemos la función Y. En hoja Datos insertar una columna entre Sexo y Sexo1. En la
segunda celda de esta columna agregar una función SI junto con una función Y que coloque que
“debe vacunarse en 6 meses nuevamente” si Sexo es Mujer y tienen menos de 26 años. Cuando
no se cumplan estas condiciones se debe colocar el mensaje “no hay indicaciones”.

SI(Y(V2="Mujer";H2<26);”debe vacunarse en 6 meses”;”no hay indicaciones”)

Copiar al resto de las celdas de la misma columna.