TEMA 2 RPOEM

TEMA 2: La organización de eventos de marketing.

1.- Tipos de eventos.
Como ya has aprendido en la unidad anterior, las empresas se valen de las relaciones
públicas para darse a conocer en los mercados y también a la sociedad en general y la mejor
manera de hacerlo es a través de actos, en los que se le ofrece al público la posibilidad de
conocer de cerca la empresa y, al mismo tiempo, permite a la organización evaluar si la
elección de este público objetivo ha sido la correcta, e interaccionar con ellos para descubrir
sus intereses y expectativas.
Un evento es una herramienta estratégica para la proyección de la imagen corporativa de la
empresa, cuya finalidad es influir de una manera directa sobre el público objetivo y dar
credibilidad al mensaje que se quiere transmitir.
Características principales:
 Deben ser planificados para maximizar recursos y minimizar riesgos.
 Tratan sobre un tema de interés común para los participantes.
 El éxito se basará en alcanzar las metas fijadas por los organizadores.
 Benefician a todos los participantes: expositores, organizadores, visitantes,
proveedores, etc.
 La calidad y cantidad de asistentes dependerá del buen hacer del organizador.
 Pueden ser abiertos (acceso libre mediante inscripción previa para quien esté
interesado en asistir) o cerrados (solo se puede asistir mediante invitación)
Los eventos pueden ser, según quien los organiza
 Gubernamentales: realizados por organismos oficiales.
 No gubernamentales: realizados por instituciones sin ánimo de lucro, como
fundaciones, ONG, federaciones, universidades, asociaciones, etc.
 Particulares: de empresas o personas particulares.
Clasificación de los eventos:
 Empresariales: encaminados a promocionar y comunicar la imagen de las empresas.
 Sociales: buscan el apoyo o reconocimiento de los asistentes en un entorno
distendido.
 Coloquiales o populares: Son eventos masivos cuya finalidad es la diversión, como
fiestas, festividades, conciertos, verbenas de barrio, entre otros.
 Ceremoniales: Son actos, ceremonias y recepciones de carácter formal que tienen
lugar en lugares de ámbito público, ya sea institucional o empresarial. Son por
ejemplo inauguraciones, actos patrios, entrega de premios o distinciones, homenajes,
honras funerarias, entre otros.
1.1.- Actos sociales.
Como hemos señalado en la unidad anterior, las relaciones humanas son fundamentales en
el mundo de los negocios, por lo que los actos sociales son una herramienta imprescindible
para cultivar las relaciones, tanto a nivel interno de la empresa, entre sus integrantes, como a
nivel externo, con nuestro público. El objetivo es desarrollar la comunicación entre las
personas, tanto a nivel personal como profesional, para conseguir un beneficio mutuo.
Hoy en día, que la tecnología está implantada en el mundo empresarial como base de la
comunicación, se están perdiendo los valores sociales, por lo que este tipo de actos cobra
gran importancia, dado que, al ser encuentros cara a cara, permiten conocer a los
compañeros de trabajo y profesión, creando así un buen ambiente en las relaciones
empresariales, que repercutirá en la efectividad y productividad de las empresas.
En este tipo de eventos es importante crear un ambiente ameno, el objetivo principal es que
la gente esté cómoda, se divierta, se relacione e interactúe.
Se deben cuidar mucho los detalles y la forma de presentar todo, dado que aunque sea un
acto informal, representa a la empresa y sigue siendo una manera de promoción de la
imagen corporativa de la misma.
La elección del sitio donde se celebra el evento es muy importante, así como elegir un buen
programa de entretenimiento (conciertos, espectáculos, magos…), los pequeños detalles,
como regalos, centros de mesa, señalización, impresión de la imagen o marca en cada menú,
programa, bolsa o cualquier elemento que se vaya a dar. Y al mismo tiempo, nos
aseguraremos de colocar la oportuna cartelería con la imagen de la empresa alrededor del
evento.
Tipos de eventos sociales, según los objetivos:

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 Recaudación de fondos: se trata de apelar a los miembros de la comunidad para que

apoyen una causa. El objetivo es obtener ingresos y para ello se debe crear un buen
ambiente que transmita una buena sensación a los asistentes.
 Ceremonias de entrega de premios: es importante que se reconozca el trabajo de las
personas, y para ello este tipo de actos se convierten en una celebración que
consigue fomentar la sensación de pertenencia a una organización, así como
incentivarles.
 Cenas de empresa y de gala: son perfectas para celebrar aniversarios, fin de
congresos y convenciones, reuniones, grupos de incentivos, etc.
 Reuniones de equipo: para fomentar la unidad y promover el trabajo de equipo con el
fin de lograr los objetivos previstos. Este tipo de eventos abarca una amplia
posibilidad de actividades, desde reuniones informales o fiestas, hasta actividades al
aire libre o viajes de incentivos. El hecho de encontrarse fuera del ambiente
corporativo les permite ser más creativos y desarrollar estrategias novedosas en
común. Normalmente, se busca motivar al personal; también pueden tener como
finalidad discutir sobre algún tema concreto y obtener ideas nuevas con un objetivo
determinado.
 Presentaciones: el objetivo es mostrar un nuevo producto o servicio, y para lograr la
aceptación del mismo se debe hacer en un ambiente festivo, en el que se expliquen
las características y posibilidades que ofrece, así como permitir al público conocerlo
de cerca.
 Inauguraciones: acto para dar a conocer nuevas instalaciones o servicios de una
empresa. Ayudará mucho la presencia de los medios de comunicación.
 Culturales: presentación de libros, muestras de arte, recitales u otros productos de
naturaleza cultural.
 Deportivos: competiciones, torneos, entrega de trofeos...
1.2.- Actos empresariales.
Como ya sabes, la organización de un evento de empresa es una potente y eficaz
herramienta de marketing promocional puesto que permite acercarnos y conocer al cliente,
comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de
nuestra empresa.
Dentro de la empresa podemos diferenciar algunos tipos de actos:
 Actos de carácter interno: son actos en los que no intervienen personas u
organizaciones ajenas a la empresa. Su finalidad suele ser informativa.
 Actos de carácter externo: son actos en los que suelen participar personas ajenas a
la empresa, con la finalidad de darles a conocer algo de la misma.
Teniendo en cuenta quién lleva a cabo la organización del acto, podemos hacer la siguiente
clasificación:
 Actos propios: los que organiza la propia empresa, por su equipo de relaciones
públicas y marketing.
 Actos ajenos: los que organiza otra empresa externa contratada como una agencia
de organización de eventos, a la que se le darán las pautas que deben seguir, los
objetivos que se pretenden conseguir con el acto y el protocolo que queremos que
tenga el acto.
Tipos de eventos empresariales
Tipo de
Objetivos Público Ejemplos
evento
 Cumplir con los  Comidas de
objetivos de la trabajo
empresa.
 Aniversarios
 Motivar a los
 Empleados  Galas
empleados.
 Clientes  Charlas
Corporativos  Formar equipos de
 Proveedores  Conferencias
trabajo.
 Distribuidores  Congresos
 Hacer anuncios.
 Entrega de
 Dar a conocer
premios
nuevos productos y
estrategias.  Seminarios

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 Celebrar
aniversarios de la
compañía y logros
obtenidos.
 Charlas
 Conferencias
 Profundizar
 Empleados  Talleres
conocimientos
 Estudiantes  Mesas redondas
Académicos sobre un tema
 Profesores  Jornadas
específico.
 Especialistas  Foros
 Fin didáctico
 Congresos
 Cursos
 Presentación de un  Ferias
producto o servicio  Agentes  Lanzamiento de
 Incentivo para comerciales nuevos
Comerciales
agentes  Clientes productos
comerciales de una  Accionistas  Convenciones
empresa.  Exposiciones
2.- Ferias.
Probablemente hayas asistido a alguna feria y ya conozcas el concepto, pero aquí vamos a
intentar profundizar en este término, para comprender qué utilidad tiene como herramienta
del marketing para las empresas y organizaciones.
Una feria es un evento donde los empresarios tienen la oportunidad de presentar y vender
sus productos o servicios o demostrar nuevas técnicas e ideas. Las ferias ofrecen la
posibilidad de ver las características físicas y de calidad de los productos, y la posibilidad de
hablar cara a cara con los agentes empresariales, lo que da confianza y credibilidad.
Clasificación de las ferias:
 Según el ámbito territorial:
o Nacionales
o Internacionales
o Locales
o Comarcales
 Según los bienes o servicios exhibidos:
o Generales: abiertas a todo tipo de visitantes. Se lleva un producto y se
muestra al público general con el objetivo de que lo adquiera o conozca. (Por
ejemplo: feria inmobiliaria)
o Específicas: dirigidas a un público concreto, especializado. Están enfocadas
hacia los especialistas de distintos sectores y buscan las innovaciones que
se han producido en sus respectivos campos. (Por ejemplo: feria de
seguridad nacional)
o De muestras: dirigidas a los distribuidores principales, son la ocasión ideal
para mostrar los productos a pequeños empresarios y estos los
comercialicen en tiendas, centros comerciales, etc.
También es importante destacar que la celebración de una feria genera muchos beneficios al
entorno en el que se celebra: contratación de servicios de catering, transportes, azafatas,
limpieza, etc., así como la ocupación de hoteles circundantes y promoción de la ciudad o
área en la que se encuentra.
Las ferias son exposiciones en recintos distribuidos por pasillos en los que se reparten los
stands. Para asegurarnos el éxito de nuestro stand conviene tener en cuenta entre otros, los
siguientes factores:
 Colocar siempre el producto más fuerte o llamativo en primer lugar para que la gente
sea lo primero que ve al llegar, atraiga su atención y le induzca a interesarse para
obtener más información.
 Utilizar uniformes o algún elemento característico de la imagen de la empresa en la
vestimenta de todos los actores que formen parte del están para transmitir una
sensación de unidad y corporativismo.
 No repartir regalos de forma indiscriminada pues solo conseguiremos que los
asistentes se acerquen por lo que se da. Se puede ofrecer un pequeño detalle al

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público general como caramelos, bolígrafos o bolsas y reservar los obsequios para
nuestro público potencial. Así, además, se ahorrará en costos.
 Evitar la confección de materiales y propaganda demasiado elaborada, pues cuesta
mucho y en más de la mitad de los casos acabará en la papelera; basta con simples
folletos informativos y repartir información ampliada sólo a los que estén realmente
interesados.
 Asegurarse de que el stand siempre tenga gente y evitar que haya exceso de
personal sin hacer nada charlando, porque da mala imagen y evita que posibles
clientes entren por no interrumpir.
3.- Actos promocionales.
Ya sabemos que el éxito de cualquier empresa requiere obtener resultados: en ventas, en
posicionamiento, en clientes, en imagen, etc., y no siempre las herramientas tradicionales de
marketing se los pueden brindar.
En un acto promocional se trata de informar a los clientes potenciales sobre los beneficios
que reporta un producto o servicio, de persuadir al mercado objetivo para que lo conozca, lo
tenga presente y en su caso, lo compre, valiéndose para ello de la publicidad, las relaciones
públicas y la promoción de ventas.
Si deseamos alcanzar el éxito de nuestra promoción es necesario que el acto tenga estas
características:
 Tiene que ser original. Será la manera de diferenciarnos de nuestros competidores.
 Selección del público adecuado. De esta forma la promoción tendrá respuesta
positiva.
 Elección del momento adecuado. Cuándo se debe realizar para que tenga más
repercusión.
 Ser proactivo. Saber aprovechar las posibles oportunidades que surjan, por ejemplo,
teniendo en cuenta circunstancias que nos rodeen y que nos pueden favorecer, tales
como la celebración de un congreso paralelo con un target que pertenezca a nuestro
mismo sector.
Objetivos principales de los actos promocionales:
 Incrementar las ventas generando liquidez económica.
 Contrarrestar acciones de la competencia.
 Conseguir nuevos clientes.
 Potenciar la marca.
 Mejorar el posicionamiento.
 Fidelizar a los clientes actuales.
 Introducir nuevos productos.
 Motivar equipos de ventas.
 Reforzar la campaña publicitaria.
Quizás en esta área de actividad es donde deben aportarse mayores dosis de creatividad
para unos mejores resultados, aunque seamos conscientes de que rápidamente sería
copiada la idea. Entre las diferentes técnicas destacamos:
 Eventos. La creatividad es una variable que en este punto adquiere un gran
protagonismo ya que en la actualidad existe una gran cantidad de lugares donde se
pueden realizar este tipo de actos.
 Concursos. Quizás es un clásico del marketing promocional, pero se siguen
obteniendo buenos resultados, ya que en la mayoría de los casos requiere
participación activa de la persona.
 Programas de fidelización. Mediante la vinculación, el público objetivo se siente
ligado a la empresa y se percibe un cierto compromiso hacia ella. Por ejemplo,
mediante el sistema de puntos, que cuanto más participes en las actividades de la
empresa, más puntos te dan que luego son canjeables por servicios o productos.
 Promociones económicas. Incluimos todas aquellas que tienen algún tipo de
recompensa económica: descuentos directos, vales o cupones descuento, etc.
 Promociones del producto. Entrega de muestras gratuitas, mayor entrega de
producto por el mismo precio, degustaciones, regalos de producto, etc.
4.- Actos institucionales.
Los actos institucionales son cualquier evento regulado por las Instituciones.

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Cada Institución tiene un departamento encargado de las relaciones públicas que tienen
como misión programar, planificar, dirigir y realizar los actos públicos de la institución a la
que sirven.
Clasificación de los actos institucionales.
 Actos públicos oficiales:
o De carácter general: organizados por la Corona, el Gobierno, la
Administración del Estado, las Comunidades Autónomas y las Corporaciones
Locales.
 Por ejemplo: visitas de Jefes de Estado extranjeros, desfile nacional
de las Fuerzas Armadas , Elecciones, jura de cargos políticos,
apertura del año judicial debate parlamentario, visita del Papa…
o De carácter especial: organizados por determinadas instituciones especificas
públicas con motivo de acontecimientos propios de su ámbito específico.
 Por ejemplo: inauguración de obras públicas, jura de bandera de
militares, imposición de condecoraciones, actos de las embajadas
etc.
La administración del estado es la encargada de la programación y celebración de todos los
actos públicos oficiales de carácter nacional o internacional y redacta normas de protocolo.
 Actos públicos no oficiales:
 Organizados por el sector privado: organizados por el Instituto de España,
las Reales Academias, las Universidades, los Colegios, las Cámaras
Oficiales, empresas públicas, fundaciones y asociaciones en general, las
órdenes y corporaciones nobiliarias y la Iglesia Católica.
No tienen porqué someterse a ninguna disposición legal, aunque deben celebrarse
bajo cierta solemnidad.
o Por ejemplo: actos académicos (entrega de los Premios Cervantes, entrega
de los Premios Príncipe de Asturias), actos de carácter social
(concentraciones contra el terrorismo), concesión de títulos nobiliarios…
Estos actos, a parte de cumplir las normas protocolarias, se rigen por dos tipos de
normas sociales:
o Normas jurídicas: por ejemplo, los militares tienen que saludar a las bandera
española.
o Normas que rigen la convivencia humana: código de vestir, comportamientos
de cortesía, modales, reglas del lenguaje hablado, precepto de etiqueta (por
ejemplo: ceder el paso)
Este tipo de actos suelen ir acompañados de una conferencia y un vino de honor y
tienen mucha repercusión en la sociedad debido a la gran asistencia de público y a la
difusión que hacen los medios de comunicación.
5.- Congresos.
Suele durar de tres a siete días, según la amplitud del programa, (en caso de durar menos
podría catalogarse como conferencia, exposición o asamblea), tiempo en el cual pueden
desarrollarse múltiples actividades, tales como conferencias, mesas redondas, talleres, foros,
formación y reunión de comisiones de trabajo, sesiones de análisis, evaluación o trabajo,
puestas en común, etc. Tanto la fecha de realización como el tema del encuentro suelen
determinarse con bastante anticipación. Culmina, normalmente, con una sesión en la que se
exponen y someten a aprobación las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones
de trabajo.
Características principales de los congresos:
 Exposición de múltiples ponencias.
 Debate de los temas expuestos.
 Asistencia de personas con un alto nivel profesional con intereses comunes.
 Presentación de avances o descubrimientos en determinadas materias.
Clasificación de los congresos:
 Según frecuencia:
o Ordinarios: se celebran con cierta periodicidad (anuales, bienales….)
o Extraordinarios: se celebran de forma extraordinaria por cualquier motivo, y
pueden llegar a convertirse en ordinarios si tienen éxito.
 Según contenido:
o Científicos: se exponen novedades y avances científicos (pueden tener
carácter académico).

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o Académicos: tratan aspectos relacionados con el mundo de la enseñanza

(pueden ser didácticos).
o Culturales: relacionados con temas culturales.
o Artísticos: enfocados a temas de arte, pueden tener carácter cultural.
o Tecnológicos: presentan avances tecnológicos pudiendo estar aplicados al
cualquier campo.
 Según su finalidad:
o Privados: congresos de empresas que tratan temas internos que no tiene
relevancia para la sociedad.
o Sociales: dirigidos a la sociedad en general, presentan algún tipo de avance
o novedad.
o Generales: buscan soluciones que pueden generar mejoras en el ámbito
tanto privado como social.
 Congresos oficiales. Son los organizados por instituciones públicas, sindicatos o
partidos políticos.
o Constituyentes: buscan definir una línea política, redactar nuevas normas,
estatutos o reglamentos.
o Reconstituyentes: se realizan para redefinir ideas, principios fundamentales
o restructurar la línea política que se ha seguido hasta entonces.
6.- Recepciones.
Últimamente, con motivo de los éxitos deportivos que estamos teniendo, vemos que las
recepciones están a la orden del día. La Casa Real, el Gobierno y los Ayuntamientos reciben
a nuestros deportistas tras cada victoria, dándoles la enhorabuena y organizándoles un acto
de reconocimiento por sus logros.
Una recepción es un acto en el que personas de cierta relevancia social reciben a
personalidades, autoridades, asociaciones o grupos específicos con el objetivo de darles el
reconocimiento por algo que han hecho o con el fin de estrechar relaciones.
Al organizar una recepción, hay que tener en cuenta varios factores importantes para
asegurar el éxito:
 Determinar número y perfil de los asistentes, pues es fundamental organizar la
recepción acorde con la importancia de los invitados.
 Elegir el lugar donde se va a realizar, en función de la categoría de los invitados y el
carácter y la naturaleza del acto.
 Tener en cuenta las vías de circulación de gente ajena a la recepción. Dado que a
este tipo de evento suelen acudir personalidades importantes y lo presiden
mandatarios, hay que prestar atención a las normas de seguridad requeridas para
cada uno de ellos.
 Solicitar las autorizaciones respectivas, en caso de que haya que cortar una vía
pública para la llegada de los coches oficiales, o cualquier otra acción que requiera
permiso especial.
Conforme vayan llegando las autoridades, el jefe de protocolo las recibirá, las acompañará
hasta el lugar donde se va a celebrar la recepción, y les explicará las normas de protocolo a
seguir. En el caso de que los invitados sean jefes de estado, altos mandatarios o el Papa, los
anfitriones saldrán ellos mismos a la entrada a recibirlos.
El acto protocolario consiste en recibir a los asistentes en el lugar donde se celebra el evento,
colocándose en orden, primero el anfitrión y a continuación sus familiares, su equipo o
colaboradores inmediatos. Durante el saludo, el anfitrión dará la bienvenida a sus invitados y
presentara al resto de los miembros que le acompañen.
Tras el acto del saludo, se ofrecerá un aperitivo, comida o copa. El anfitrión pronunciará unas
palabras en relación al motivo de la reunión y, si está previsto, les dará la palabra a sus
invitados.
Se elaborará un programa en el que figure los actos que van a suceder con su horario
correspondiente. La convocatoria se hará mediante el envío de invitaciones. En caso de
ofrecer una comida o cena se prepara la impresión del menú, que se colocará en las mesas.
Se procurarán todos los medios humanos y materiales para la celebración del acto, como
catering, seguridad, contratación de vehículos privados para el traslado de los asistentes,
banderas corporativas o institucionales, megafonía y demás logística que veremos más
adelante.

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En función del tipo de acto que sea y la repercusión que se quiera tener, el profesional de las
relaciones públicas convocará a los medios de comunicación, que recogerán sólo el acto del
saludo, mientras que el posterior evento se celebrará a puerta cerrada.
7.- Ruedas de prensa.
En la unidad anterior ya hemos visto que la rueda de prensa es una de las herramientas que
utilizan las relaciones públicas para difundir la imagen corporativa en los medios de
comunicación. En este punto vamos a ir más allá y ver los pasos que debemos seguir para
realizar una conferencia de prensa.
Rueda de prensa: es un acto informativo convocado por las relaciones públicas de una
persona, empresa u organismo, que tiene como finalidad comunicar un mensaje. Consisten
en una breve exposición de los comunicantes sobre el tema a tratar y luego se da paso a las
preguntas de los periodistas.
Pasos previos de la rueda de prensa:
 Fijar la fecha y hora:
o Si se puede, se convocará con bastante antelación, por la mañana con una
hora límite para que dé tiempo a los medios a incluirla en los boletines
informativos del medio día (por ejemplo, presentación de un producto,
película, libro.etc.)
o Si el objetivo es tratar el resultado de un evento, se convocará a la
finalización de éste (por ejemplo, tras un partido de fútbol).
o Si es un caso de emergencia, se convocará en el menor tiempo posible, y se
programarán sucesivas ruedas periódicas para ir informando del curso de los
acontecimientos (por ejemplo, un atentado terrorista).
 Selección del lugar más adecuado para celebrarla: en las propias instalaciones de la
empresa, en el lugar donde ha sido el evento previo, en un hotel, en un edificio
emblemático, etc.
 Envío de invitaciones a los medios: indicando quien lo convoca, en nombre de qué
empresa o persona, el motivo de la reunión, y un contacto para que confirmen la
asistencia. Se informará de las personas que van a comparecer, se facilitará palmos
de acceso y requisitos para asistir.
 Contratación de los medios humanos y materiales para la celebración de la
conferencia de prensa (personal de seguridad, azafatas, material audiovisual, etc.).
Desarrollo de la rueda de prensa:
 Entrega de un dossier de prensa a los periodistas, con todos los datos que
consideremos necesarios y nos interesen para elaborar la noticia.
 Entrega de las acreditaciones para el control de acceso.
 Comienzo de la rueda de prensa mediante la presentación del moderador de los
ponentes.
 A continuación, la exposición de los ponentes, que no deberá durar más de 30
minutos.
 Tras esto, se dará paso a las preguntas, que seguirán un orden fijado por las
relaciones públicas. Éstas se encargaran de comunicar previamente a los periodistas
qué temas no se pueden preguntar por orden de los ponentes. Tratarán de controlar
el tiempo de las intervenciones de tal manera que sea un acto dinámico en el que dé
tiempo a la mayoría de los medios a preguntar.
 Posteriormente, se hará un resumen de las intervenciones que se enviará a los
medios y se hará un seguimiento de la noticia para comprobar la repercusión que ha
tenido.
8.- Patrocinio.
Uno de los retos que las empresas hoy en día se plantean es el de destacar o diferenciarse
de entre el amplio sector de organizaciones que tienen características similares a ellas. Por
este motivo buscan cada vez más fórmulas que les ofrezcan mejores resultados en un plazo
de tiempo menor. Para lograr este objetivo existen herramientas como el “patrocinio” y el
“mecenazgo”.
Tanto el patrocinio como el mecenazgo son actividades de las relaciones públicas que
consisten en la financiación y el apoyo de actos e iniciativas sociales y culturales, con el fin
de provocar una imagen favorable del patrocinador en el público objetivo al que se dirige.
Como ya hemos visto anteriormente, aunque ambos conceptos buscan provocar una imagen
favorable de la empresa en la sociedad: el patrocinio pretende crear una predisposición
positiva de un público determinado hacia un producto o iniciativa de la organización, mientras

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que el mecenazgo tiene un fin cultural y más duradero, lograr la valoración social de la
empresa en la comunidad.
Se pueden patrocinar todo tipo de eventos: deportivos, de arte, cultura, educación, medio
ambiente, entregas de premios, programas de televisión, de radio, etc., y se puede hacer
tanto a nivel local, regional, nacional o internacional. El único sector que no se puede
patrocinar ni a nivel europeo ni en España desde el año 2006 bajo normativa son las
empresas tabacaleras. Y los únicos programas que no se pueden patrocinar son los
telediarios o informativos.
Es importante saber seleccionar bien el evento, pues no todos los patrocinios son rentables.
Para saber elegir el adecuado debemos plantearnos las siguientes cuestiones:
 Qué capacidad de convocatoria tiene el evento.
 Si el público objetivo al que va dirigido coincide con nuestro target.
 Qué cobertura mediática va a tener.
 Cuánto nos va a costar patrocinar el evento.
 Si coinciden los valores que proyecta el evento con nuestra identidad corporativa.
 Si la imagen del evento es afín a nuestra imagen corporativa.
 Qué grado de exclusividad nos ofrece el evento (si tendremos que compartir
patrocinio con otras marcas y si nos merece la pena).
De la misma manera, debes tener en cuenta que existe un interés mutuo entre patrocinador y
patrocinado, y que las empresas que organizan los eventos que vamos a patrocinar, es decir,
las patrocinadas, son las primeras interesadas en que las patrocinen, pues para ellas supone
un aporte económico importante.
9.- Prácticas habituales en la organización de eventos de marketing y comunicación.
Como recordarás, en la unidad anterior definimos el concepto de relaciones públicas como el
“arte de hacer un buen trabajo y saber comunicarlo”, y no hay mejor manera de comunicar
que un evento, ya que éste permite la relación directa con el público objetivo. Si logramos
tener éxito, conseguiremos una buena reputación.
Los eventos pueden tener muchas ventajas y beneficios para la empresa, pero también nos
deja expuestos al público, por lo que una mala organización nos puede hacer ser vulnerables
y al final perjudicarnos. Por ello debemos cuidar todos y cada uno de los aspectos que
rodean al evento, y no dejar nada al azar.
Las empresas que quieran organizar un evento deben definir unos objetivos claros para
transmitírselos al organizador. Éste puede orientar, aconsejar y recomendar a la persona que
lo contrata en base a su experiencia, pero para poder hacerlo debe saber que es lo que
quiere, de qué recursos dispone, y qué responsabilidades y libertades le otorga la empresa.
Por ello conviene que la persona que vaya a contratar la organización de un evento redacte
un briefing exponiendo los datos necesarios para que el equipo de relaciones públicas
establezca un plan de actuación, se lo presente a la empresa, y una vez que ésta lo haya
aprobado, comiencen las tareas organizativas.
El equipo encargado de la organización del evento debe estar encabezado por una persona
de la empresa que actuará como responsable y gestionará los recursos humanos y
económicos.
Además se encargarán de la organización y desarrollo del evento, así como de la
contratación de los medios humanos y materiales necesarios, la relación con los medios de
comunicación, con los clientes, los distribuidores y asistentes en general.
En líneas generales, la estructura de la organización de un evento consiste en:
 Preparación: se define el objetivo del evento, qué se quiere comunicar y a quién va
dirigido.
 Producción: se elabora el presupuesto y se detallan todas las actividades que hay
que realizar.
 Celebración: desarrollo del evento.
9.1.- El briefing.
Es la primera comunicación que tienes con la empresa o persona que te contrata. Se trata de
un documento en el que se explica lo que se quiere conseguir con el evento. El hecho de que
la empresa lo redacte es útil para ellos, porque les ayuda a aclarar lo que buscan y a
estructurarlo de tal manera, que la tarea del organizador no sea confusa y lleve a
equivocaciones o malentendidos.
El briefing servirá de referencia durante todo el proceso organizativo.
Una vez que lo recibamos, debemos leerlo detenidamente, analizarlo y hacer un desglose de
las necesidades solicitadas para poder organizar las tareas del equipo de relaciones públicas

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y de otros agentes, de los que necesitemos su colaboración, como creativos, diseñadores etc.
El contenido del briefing dependerá de la magnitud del evento, pero vamos a ver una guía
orientativa de lo que nos deberíamos encontrar en este documento:
 Objetivos: en que va a consistir el evento y qué se pretende conseguir, así como la
formalidad requerida (va a ser de trabajo, informal, de gala, didáctico, etc.)
 Público objetivo: a quien va dirigido el evento, cuantos asistentes están previstos,
características de este público (edad media, cargo, origen, costumbres, tipo de gente,
seria, creativa, formal etc.), si necesitarán traducción, si asisten pagando o invitados
y demás información relevante. Esta información nos ayudará a asegurar que el
evento se adapte al perfil de los asistentes y cumpla sus expectativas.
 Fecha: cuando quieren celebrarlo y si hay flexibilidad de días.
 Hora: duración estimada, para que podamos definir si habrá tiempo para descansos,
plantear posibles entretenimientos, organizar la agenda etc.
 Lugar: si quieren que sea en un ambiente determinado (hotel, centro de
convenciones, al aire libre, en un lugar histórico, en un local, etc.)
 Presupuesto: existe la posibilidad de que una vez que nos solicitan el servicio,
esperen que calculemos un presupuesto para aprobarlo. Pero si de antemano nos
envían una orientación sobre las posibilidades económicas que barajan para este
evento nos ayudará a organizarnos mejor.
 Contenido previsto: nos explicarán qué personas pretenden que participen en el
evento, si habrá ponencias, si deben seguir algún orden los ponentes y todo lo
relacionado con el tema del evento.
 Lista de servicios que quieran o necesiten: como alojamiento, transporte, catering,
gestión de invitaciones, fotógrafo, seguridad, difusión en los medios de comunicación,
etc.
 Actividades posteriores al evento: si quieren que hagamos un seguimiento de la
repercusión mediática, una evaluación de resultados o cualquier otra actividad.
 Datos de contacto: de cada persona de la empresa o que vaya a participar en el
evento, especificando sus responsabilidades, para que podamos ponernos en
contacto con ellos en caso necesario.
 Información adicional: datos que consideren que pueden sernos útiles, información
de la empresa, historia, así como marca y colores corporativos para que
ambientemos el evento en torno a ellos.
Una vez que hayamos analizado toda esta información y tengamos claro que busca el cliente,
le presentaremos una propuesta y un presupuesto orientativo basado en sus requerimientos,
y si es necesario organizaremos una reunión con él para tratar en persona todos los
aspectos que haya que matizar.
En cuanto aprueben nuestra propuesta, comenzaremos con la organización del evento.
9.2.- El comité organizador de eventos.
Ahora que ya nos hemos reunido con el cliente y hemos sentado las bases del evento
previsto, debemos formar el comité organizador.
El comité organizador es un equipo de personas que se encargarán de realizar las distintas
tareas que conlleva la preparación de un evento.
La cantidad de personas necesarias para la organización dependerá de la envergadura del
evento. Cuando se trata de un acto grande, se suelen formar distintas comisiones que se
encargarán de cada área en particular. Aunque estas comisiones tengan su tarea definida,
deberán trabajar paralelamente, pues el resultado del evento será el conjunto de todas ellas.
El comité organizador estará encabezado por un coordinador general, que se encargará de
supervisar el trabajo de las comisiones, fijar las responsabilidades de cada comisión y será el
enlace con la empresa que ha encargado el evento. En ocasiones, el cliente nombra a una
persona de su empresa para que trabaje junto con el coordinador. De esta manera
comprobará que todo funciona según sus expectativas y podrá ir orientando el trabajo
necesario en función de las necesidades de la empresa.
Comisión logística: coordinará los medios necesarios para llevar a la práctica el evento.
 Gestión del transporte de los invitados, traslados, emisión de billetes de tren y avión
y alojamiento.
 Reserva del lugar de la celebración y alquiler de los equipos necesarios, sonido,
audiovisuales…

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 Contratación del personal necesario, técnicos, azafatas, agentes de seguridad,

catering…
 Montaje de los salones o del espacio donde se celebre el evento.
 Gestión de los servicios generales requeridos como seguridad, vigilancia, equipo
sanitario…
Comisión técnica: gestionará las herramientas necesarias para el desarrollo del evento.
 Elaboración del cronograma con los plazos de ejecución de cada una de las
actividades a realizar hasta la fecha de la celebración.
 Preparar el programa del evento y las acreditaciones de los participantes.
 Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.
 Revisar el temario que se va a desarrollar y escoger los temas a tratar.
 Elaboración de las normas para presentar trabajos.
Comisión de promoción, relaciones públicas y protocolo: establecerá las características
corporativas y las relaciones profesionales necesarias para el éxito del evento.
 Elaborará el logotipo para el evento, diseñará los programas, folletos, invitaciones y
cualquier documento que sirva como herramienta para transmitir la imagen
corporativa.
 Planificará y coordinará el protocolo a seguir.
 Establecerá la promoción y difusión del evento y la relación con los medios de
comunicación.
 Contactará con los ponentes, invitados y asistentes.
 Se encargará del programa social, fiestas, visitas guiadas, actividades culturales…
Comisión administrativa: coordinará la parte económica y legal del evento.
 Realizará el presupuesto.
 Gestionará los permisos y licencias necesarios, así como los seguros de
responsabilidad civil.
 Buscará recursos económicos, por ejemplo patrocinadores.
 Efectuará los pagos correspondientes a cada servicio contratado.
9.3.- Organización de secretarías.
Aunque el comité organizador sea el encargado de la gestión del evento, sus labores se
centran más en la coordinación, por lo que para asumir las responsabilidades de
determinados aspectos de los eventos y resolver las tareas específicas que vayan surgiendo,
se crean las secretarías.
Cada secretaría se encargará de una determinada área, evitando así que se solapen los
distintos trabajos y consiguiendo un reparto de las tareas. Vamos a ver qué competencias
asume cada una de ellas:
Secretaría técnica: facilita la comunicación entre el comité organizador y los asistentes al
evento.
 Confección de una base de datos con la información de los participantes.
 Diseño y creación del boletín de inscripción.
 Realización de carteles, programas, anuncios, material gráfico y todo lo necesario
para cada evento.
 Recepción y proceso informatizado de las inscripciones.
 Coordinación y control de pagos e inscripciones.
 Confirmación de las inscripciones y de los servicios reservados.
 Envío de la correspondencia necesaria.
 Montaje y entrega de la documentación.
 Elaboración de cualquier tipo de informe o listado necesario.
 Atención y coordinación con cada ponente invitado, así como con las autoridades
que presidan cualquier acto.
 Asistencia a los congresistas.
 Reuniones eventuales con el comité organizador.
Secretaría científica:
 Diseño y creación de los formularios.
 Recepción de los formularios, manipulación informatizada y clasificación por temas.
 Soporte informático con respecto a la puntuación y evaluación de los trabajos
científicos.

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TEMA 2 RPOEM

 Correspondencia con los conferenciantes, moderadores, ponentes invitados y comité

científico.
 Estructuración de las sesiones.
 Coordinación de las sesiones orales y de posters.
 Coordinación de la publicación del material corporativo y de información del evento.
Secretaría de exposición: promoción de todos los servicios relacionados con la exposición.
 Contratación del espacio de exposición.
 Elaboración de un plano de exposición de stands.
 Diseño y montaje de stands.
 Elaboración de un manual de expositores.
 Promoción y venta de los espacios y stands. a los expositores.
 Gestión del servicio de montadores, electricistas, rotulistas, decoración, mobiliario...
 Facturación y control de ingresos.
 Asistencia y correspondencia permanente con los expositores.
En el lugar de la celebración del evento, a la entrada, lo primero que se colocará será un
puesto de secretaría, en el que representantes de las distintas comisiones y secretarías
recibirán a los invitados gestionando la parte que les corresponda a cada uno de ellos. En
ocasiones será necesaria la contratación de azafatas que apoyen este trabajo.
Si el acto espera un gran número de asistentes, conviene organizar la acreditación mediante
pasillos distribuidos en orden alfabético o por categorías, para facilitar el trabajo y dar
dinamismo a la llegada de los participantes.
10.- Documentación interna y externa del evento.
Como acabas de ver, la preparación de la documentación para la reunión corre a cargo de la
secretaría técnica.
Es un trabajo que debe cuidarse al detalle y prepararse con minuciosidad. Y al igual que
ocurre con todos los preparativos de un evento, es muy difícil catalogar todos los tipos de
documentación que van a hacer falta, porque cada tipo de acto requerirá unas características
especiales.
Aun así, para que te hagas una idea general del tipo de documentación que suele hacer falta,
vamos a clasificarla:
Documentación interna: es la documentación administrativa que se queda dentro de la
empresa.
 Documento estándar solicitando información y reservas de viajes a las agencias.
 Documento estándar para solicitar reserva de alojamiento a los hoteles.
 Modelo de carta para solicitar subvenciones.
 Formulario de contratación de lugares y detalles para el evento.
 Biografía de los ponentes.
 Notas administrativas internas.
 Fichero de asistentes con sus datos personales.
 Fichero de proveedores y servicios que ofrecen.
 Formularios de control económico.
 Modelo de contratos.
 Diseños de cartelería.
 Inventario del material necesario para la reunión.
Documentación externa: la que va dirigida al público y participantes del evento.
 Programa social propuesto.
 Programa científico propuesto.
 Circulares informativas sobre aspectos de la reunión.
 Invitaciones para actos sociales, invitados especiales, etc.
 Tarjetas de visitas.
 Notificaciones para las ruedas de prensa.
 Carta de convocatoria para los ponentes, asistentes, expositores, medios de
comunicación, patrocinadores y cualquier otro que queramos que participe en el
evento.
 Carta de agradecimiento por la asistencia o colaboración.
 Modelo de inscripción para asistentes.
 Acreditaciones y rótulos de mesa.
11.- Fases en la organización de eventos.

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TEMA 2 RPOEM

Cualquier proyecto necesita una buena organización para hacerlo, debes saber por donde
empezar, qué pasos seguir y qué ayuda necesitas, tanto personal como material.
Obviamente, en función de la magnitud del evento, serán necesarios más o menos recursos
y tiempo. A partir de aquí vamos a ver una idea general de las fases a seguir, las tareas y
responsabilidades en la organización de un evento, así como los medios de los que
disponemos para hacerlo.
Una vez que tengas clara la idea del cliente y hayas formado los equipos que se encargarán
de las distintas tareas, llega el momento de entrar en acción. Debes ser concienzudo en el
orden de las actividades que hay que realizar, para no dejar ningún cabo suelto. El proceso a
seguir será:
1. Investigación y diagnóstico: definir claramente los objetivos, contestando a las
preguntas de ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿por qué? y ¿cuándo?
2. Planificación: sentadas las bases, ahora toca planificar cuando debe realizarse cada
tarea, qué plazos tenemos y qué presupuesto va a ser necesario, pues de eso
dependerá nuestro trabajo.
3. Organización: es el momento contratar los recursos necesarios en función del
presupuesto que tenemos y gestionar los permisos y las licencias para el evento.
4. Difusión del evento: ahora que ya tenemos toda la información imprescindible, es
hora de comunicarlo.
5. Desarrollo del evento: puesta en marcha, coordinación y supervisión del evento.
6. Evaluación: llega la hora de someternos a examen, ver la repercusión que hemos
tenido, si hemos cumplido con los objetivos y analizar los posibles errores para no
volver a cometerlos.
Hay que tener en cuenta que estas fases y el orden del trabajo dependerán de la complejidad
del acto y su trascendencia. No es lo mismo preparar una reunión interna de la empresa que
un acto institucional. Cada uno exigirá un protocolo diferente, requerirá distintos plazos para
contratar los servicios pertinentes y variará el número de personas necesarias para
prepararlo. Además debes saber que las diferentes tareas no se hacen consecutivamente, es
decir, una tras finalizar la otra, si no que se van sucediendo paralelamente. De ahí la
importancia de tenerlo todo muy controlado, e ir pasando informes continuos al cliente con
las decisiones que se van tomando y las actividades que se van resolviendo.
Por último conviene destacar que aunque éste sea el orden más lógico y práctico a la hora
de organizar un evento, lo fundamental es cumplir con los objetivos, por lo que, si debido a
falta de tiempo o ciertas circunstancias de urgencia, antes de comenzar con la logística, si
fuera necesario por ejemplo, contratar a los técnicos para que vayan preparando el sistema
de sonido, antes de seleccionar a los invitados y establecer los recursos humanos y
materiales necesarios, pues se haría de esa forma.
Una buena organización nos asegurará la ausencia de imprevistos y el control de todas las
situaciones.
11.1.- Investigación y diagnóstico.
Esta fase consiste en organizar de forma teórica las distintas estrategias que se van a seguir
para la preparación del evento. Se buscarán los caminos más rápidos y sencillos, para
transmitir al público el mensaje de la manera más eficiente y personal posible.
Hay que preparar un evento memorable, diseñando estrategias creativas que lleven el
mensaje de una manera efectiva a nuestro público objetivo. Debemos ser conscientes de
nuestras fortalezas y debilidades y actuar consecuentemente. La organización debe estar
dentro de nuestras posibilidades; intentar hacer cosas que no controlamos sólo nos creará
más trabajo y problemas. Podemos fijarnos en otros eventos para sacar ideas y adaptarlas al
nuestro.
Se elaborarán diferentes propuestas en función del presupuesto que disponemos, que luego
se pondrán en común con nuestro cliente para que elija la más adecuada en función de la
relación calidad-precio.
 Lo primero es definir el objetivo del evento, cuál es el resultado que
esperamos obtener, si se busca promocionar la imagen institucional, captar
nuevos clientes, presentar un producto, un servicio, conmemorar un
acontecimiento, fomentar el trabajo en equipo etc. y qué expectativas puede
generar.
Para ello podemos:

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TEMA 2 RPOEM

o Programar entrevistas con las personas claves del proceso, directivos y

líderes de opinión.
o Investigar el mercado, buscando preferencias y expectativas de nuestro
target.
 A continuación habrá que determinar qué tipo de evento va a ser (social, empresarial
o institucional) y el formato que va a tener: si va a ser formal necesitará un
ceremonial más protocolario, si va a ser distendido convendrá preparar un programa
de entretenimiento adicional, si va a ser académico necesitará un material más
técnico etc.
 Una vez definido el formato, se diseñará la imagen que va a caracterizar el evento,
que será el referente para el público, con lo que lo asociarán, y por tanto, también a
nuestra empresa. Al evento, habrá que asociarle un nombre, que lo defina, muestre
de forma explícita el propósito del evento, y sea corto y llamativo para que cree
impacto y suscite interés.
 También es importante determinar a que tipo de público va dirigido el evento, si es
abierto (que puede asistir quien quiera) o cerrado (destinado a determinadas
personas que necesitan invitación). Tendremos que tener en cuenta las
características de ese público (sus costumbres, sus posibilidades económicas,
rasgos culturalesetc.) para que el acto sea acorde.
 Se debe establecer la fecha del evento, si tiene que ser una concreta, y por lo tanto
debemos ajustar todo lo demás a las posibilidades de ese día, o si por el contrario,
tenemos flexibilidad para elegir la más adecuada en función de la disponibilidad del
lugar donde queramos celebrarlo, de los ponentes, asistentes y demás factores.
 De la misma manera tenemos que pensar en la hora a la que se va a celebrar y la
duración. No conviene programar un evento por la noche entre semana si la gente al
día tiene que trabajar, o si va destinado a médicos, debemos saber si, por ejemplo,
por las mañanas pasan consultas, por lo que convendrá hacerlo por la tarde o en fin
de semana.
 Hay que marcar las características que debe tener el lugar, acorde con nuestras
necesidades. Se realizará un listado de necesidades, como mobiliario, equipos
técnicos, profesionales cualificados de cada campo, transportes, alojamientos, y
demás recursos que vayamos a precisar.
 No debemos olvidar, en caso de que sea necesario, buscar posibles patrocinadores
y recursos económicos.
 Y por último, y no menos importante, hay que definir qué estrategias se van a seguir
para promocionar el evento. También debemos prever si se va a invitar a
personalidades importantes o conocidas para promocionar nuestro acto, crear interés
o darle categoría.
12.- Técnicas para la planificación de eventos.
Cualquier tipo de evento, ya sea público o privado, debe prepararse con suficiente antelación.
Una buena planificación será clave para el éxito del acto.
Eventos de gran envergadura pueden necesitar hasta un año de preparación, por lo que es
imprescindible una buena programación de las actividades que hay que realizar, con sus
plazos correspondientes. Por ejemplo, si hay que gestionar billetes de avión, de tren y
reservar habitaciones de hotel, se debe hacer con suficiente antelación como para que no
corramos el riesgo de que esta mala gestión nos suponga un problema.
A la hora de elegir fechas para cada una de las actividades, se deben tener en cuenta las
obligaciones de los participantes, otros acontecimientos que puedan coincidir, fiestas locales,
etc.
La planificación consiste en:
 Coordinar y tomar decisiones anticipadas al acto con el objetivo de alcanzar una
meta determinada. Para ello responderemos a las preguntas que ya hemos visto:
qué, cuándo, dónde, cómo y qué medios utilizaremos para el evento.
 Debe ser concreta y sencilla, para poder ajustarse a los cambios que se vayan
realizando.
 Debe ser comprensible para que las personas que participarán en la organización,
aunque no lo hayan planificado, puedan comprenderlo.
 Tiene objetivos claros y definidos enfocados a metas alcanzables, coordina y unifica
esfuerzos.

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TEMA 2 RPOEM

Una planificación eficaz dependerá de:

 La elaboración de un buen calendario de eventos: determinación de la fecha más
adecuada para los invitados y los medios de comunicación, si se desea la proyección
del acto.
 La estructuración correcta del cronograma para la organización del evento: consiste
en un listado de todas las actividades a realizar con sus fechas previstas de
comienzo y final.
 Elaboración del programa del evento: documento que recoge todo lo relativo a la
ejecución del evento, de acuerdo con la filosofía del acto, número de asistentes y
condiciones del lugar.
 Organización de las agendas de trabajo: con el horario exacto de cada parte del
evento y sus actividades.
 Estimación del presupuesto previsto: considerando todos los factores y posibles
imprevistos.
Tanto la planificación inicial, como el presupuesto, deben ser aprobados por el cliente antes
de comenzar a trabajar en las gestiones pertinentes.
12.1.- Calendario de eventos.
Un calendario de eventos es una planificación a largo plazo de los eventos que vamos a
realizar, así como de las actividades previas para tal fin. Debe realizarse con mucha
antelación y se debe tener muy presente para cumplir los plazos y no abarcar más trabajo del
que podemos asumir.
Con una buena planificación tendremos tiempo suficiente para comprobar que la fecha
elegida para cada evento no coincide con otras actividades de empresas competidoras, así
como con eventos importantes que puedan bloquear nuestro trabajo.
Esto quiere decir que si en la ciudad donde vamos a realizar nuestra reunión, durante esas
fechas coincide otro evento importante, corremos el riesgo de no poder disponer de
alojamientos, proveedores, y medios para la celebración de nuestro acto, así como la
posibilidad de que la participación se reduzca considerablemente y los medios de
comunicación, en caso de que contemos con ellos, no acudan a nuestra convocatoria.
Por este motivo es importante apuntar en nuestro calendario, no sólo las actividades
relacionadas con nuestra empresa, sino también todo aquello que vaya a tener repercusión
social y pueda eclipsar nuestro trabajo. De esta manera, a la hora de planificar una reunión
no cometeremos el error de hacerla coincidir con algo importante y, al acercarse la fecha
señalada, darnos cuenta de ello y tener que cambiarlo, con el trabajo extra que eso supone y
la pérdida económica que conlleva.
Hoy en día, con las aplicaciones informáticas que hay, esta tarea resulta muy fácil, debido a
que podemos tener un calendario interactivo que nos ayude a encontrar eventos muy
rápidamente.
Los sistemas son sencillos: eliges el día, y vas introduciendo la información necesaria para el
evento. A la hora de buscar un dato, la búsqueda se filtra por temas, pudiendo introducir
datos como tipo de evento, ubicación, nombre de alguno de los ponentes, producto, público o
cualquier otro dato que hayamos introducido previamente. De esta manera dispondremos de
la información de eventos programados o pasados en el instante.
Así mismo, si asociamos nuestro calendario a Internet, podremos tener la información al día
de todos los programas de eventos que vayan saliendo, pudiendo realizar así un seguimiento
de ellos y evitar coincidencias indeseadas.
Para que un calendario nos resulte útil debemos:
 Decidir cuanto antes cuándo realizar el evento.
 Determinar las actividades que vamos a tener que realizar hasta entonces.
 Programar los plazos para la realización de estas actividades.
Nuestro trabajo tendrá éxito si cumplimos con las condiciones previstas y para ello debemos
ser realistas a la hora de la planificación.
12.2.- Cronograma de la planificación del evento.
Un cronograma consiste en un esquema donde se distribuye y organiza en forma de
secuencia temporal el conjunto de tareas y actividades a realizar a lo largo de un periodo de
tiempo.
Un cronograma es una planificación de actividades y tiempos, en la que se especifican:
 La fecha de inicio y la fecha de finalización las actividades.
 La secuencia de las actividades a realizar.
 Los tiempos estimados necesarios para desarrollar cada una de las actividades.

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TEMA 2 RPOEM

 La posible coincidencia en el tiempo de algunas actividades (algunas tareas se

pueden desarrollar simultáneamente, en tanto que otras exigirán la finalización de
una para poder comenzar la otra).
Debes tener en cuenta que varias actividades pueden comenzar al mismo tiempo y
desarrollarse paralelamente, en cambio hay otras que requieren la finalización de una
actividad previa para poder comenzar.
Para que lo entiendas mejor pondremos un ejemplo: mientras que defines las características
del evento, puedes ir llamando a los ponentes para invitarles y al mismo tiempo ir pidiendo
presupuesto de lugares donde celebrar la reunión.
Pero hasta que no te confirmen la asistencia los ponentes y hayas acordado el lugar de la
celebración no podrás cerrar el programa para lanzarlo al público y convocar su presencia;
en cambio, sí que puedes continuar definiendo características del evento y según vayas
teniendo aspectos claros comenzar por ejemplo a solicitar el servicio de catering, dejando
abierto el número de asistentes hasta que tengas la lista definitiva.
El cronograma se puede representar gráficamente mediante un diagrama de Gantt, que
consiste en una tabla en la que se relacionan cada una de las actividades con el tiempo que
deben durar las mismas. En la primera columna, se colocarán por filas todas las actividades
previstas en el orden en el que deben comenzar a ejecutarse, y en la primera fila el tiempo
que disponemos para realizar las mismas. En la fila correspondiente a cada actividad, se
resaltará en distintos colores los intervalos de tiempo que se prevén para ejecutar cada una
de las actividades.
De esta manera tendremos perfectamente organizado nuestro plan de actuación.
12.3.- Programa del evento.
El programa es un documento que recoge toda la información relativa a la ejecución del
evento. Será la primera información que reciban nuestros públicos objetivos (ponentes,
asistentes, patrocinadores etc. y todos los agentes participantes del evento) sobre las
características del evento que estamos preparando. Por este motivo debemos cuidar mucho
su diseño y determinar qué información debe incluirse, pues el éxito de asistencia a nuestra
reunión en parte se basa en lo atractivo que resulte el programa.
El programa de un evento es la carta de presentación del acto que vamos a realizar.
Información que debe recoger el programa:
 Señas de identidad de la imagen corporativa de la empresa que lo organiza, como
logotipo, marca, color que la identifica etc.
 Imagen y eslogan diseñado para el evento en particular.
 Título del acto.
 En qué consiste el evento y con qué fin se organiza.
 Presentación de los organizadores y promotores del evento, personas que van a
participar en el desarrollo del acto (por ejemplo, si se trata de una conferencia se
hará una breve presentación de los ponentes que van a dar las charlas así como de
sus credenciales por las que han sido elegidos para tal fin. Si se trata de un concierto,
se presentará una breve biografía del cantante y su carrera musical, etc.)
 Fecha en la que se va a celebrar el evento.
 Lugar donde se desarrollará.
 En caso de que sea necesario, se adjuntará plano de situación, así como la
información necesaria para llegar tanto en trasporte público como por medios
privados.
 Horario previsto para el evento, detallando el orden de actividades.
 En caso de que haya empresas colaboradoras en la organización, se indicarán.
 Si el evento está patrocinado, se incorporarán las señas características de los
patrocinadores.
 Se incluirá, en caso de que esté previsto, el programa cultural y social que gire en
torno al evento, y si es necesario, se indicará la etiqueta correspondiente a cada acto.
 Se detallará el procedimiento a seguir para la inscripción así como los plazos para la
misma.
 Se pondrá el contacto con la secretaría técnica para confirmar la asistencia.
 Se pondrá el contacto con la secretaría científica para solicitar la información que se
necesite relativa al evento (por ejemplo una vez finalizado, si estamos interesados en
las ponencias que se han proyectado, contactaremos con esta secretaría para ver
qué posibilidades hay de conseguirlas).

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TEMA 2 RPOEM

 Se pondrá el contacto de la secretaría de exposiciones, en caso de ser una feria,

para poder solicitar un stand en la misma así como la información complementaria
que se necesite).
Procedimiento para elaborar el programa:
 En primer lugar, se elaborará un borrador del programa, eligiendo el tipo de formato
en el que se va a presentar (tríptico, cuaderno, tarjetón,etc.)
 Se presentará al equipo de protocolo para su discusión.
 Se propondrán cambios y mejoras.
 Una vez que esté revisado se presentará a nuestros superiores o clientes.
 Tomaremos notas de las sugerencias y realizaremos un borrador nuevo.
 Se presentará a nuestros supervisores o al cliente, que tendrá que dar su visto
bueno.
 Una vez que todo el diseño esté correcto, se esperará a la confirmación de los
ponentes o participantes al evento.
 Una vez que esté cerrado el programa, se imprimirá el definitivo para su distribución,
y se subirá a la página web de la empresa para que todo el mundo pueda acceder a
él.
12.4.- Organización de las agendas de trabajo.
En ocasiones, los términos de agenda y programa suelen confundirse. Aunque el programa
incluya el horario previsto y las actividades programadas, existe otro documento muy
utilizado en reuniones que es la agenda de trabajo. También conocida como el orden del día,
consiste en un listado con los puntos que van a ser tratados, o los temas propuestos que se
debatirán y decidirán y su orden específico.
Deberá comenzar con el horario de registro, seguido del orden de presentaciones, nombre
del ponente de cada una de ellas, persona que va a moderar cada intervención y nombre del
tema de la exposición, si es preciso, con una breve explicación del contenido. Del mismo
modo marcará los horarios de las pausas previstas y cualquier información adicional que sea
necesaria. El objetivo es que la reunión se desarrolle de una forma ordenada.
La palabra agenda es un término latino que significa “acciones a ser acometidas”.
Para elaborar una agenda práctica y eficaz, el coordinador debe tener en cuenta los
siguientes puntos:
 El objetivo de la reunión, sobre el qué debe tratar y qué se pretende conseguir con
ello.
 Tendrá que elaborar una lista con los temas a exponer, describiendo brevemente
cada uno de ellos, y determinar que especialistas deben encargarse de liderar cada
tema.
 De la misma manera, debe especificar el tiempo que se dedicará a cada tema, según
la importancia y necesidad de cada uno de ellos, en función del programa del día.
 Conviene prever un tiempo de revisión y preguntas al final de cada tema o bloque.
 Si la duración de la agenda va a ser muy extensa, se deben programar pausas o
descansos, en la que se puede aprovechar para ofrecer un café o aperitivo y tiempo
para la comida.
 La agenda debe ser clara, concisa y sencilla, procurando que ocupe lo mínimo
posible para que cuando los asistentes la vean, no vengan con mala predisposición
porque parezca muy extensa y pesada.
 Al final de la agenda se puede incluir cualquier información o material de apoyo que
vayan a necesitar los asistentes para participar en la reunión (por ejemplo, un
ordenador).
En función del objetivo de la reunión, se invitará a una serie de ponentes a exponer
conferencias sobre el tema del evento. Suelen ser especialistas en el tema a tratar y
personas de renombre en su profesión.
Aunque en principio a cada conferenciante se le asigne un tema en concreto, dado que la
reunión versará sobre una idea común, se debe definir claramente lo que va a tratar cada
uno de ellos para que no haya repeticiones y queden otros puntos importantes sin exponer.
Por ello, los ponentes enviarán al coordinador las propuestas que quieren que se estudien
Éste fijará un plazo para el envío, y a medida que las vaya recibiendo, irá desarrollando la
lista. Una vez que la haya revisado, estructurado y terminado, la presentará al promotor del
evento para que la apruebe, comprobando que se cubren los objetivos previstos.

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TEMA 2 RPOEM

Una vez que la agenda esté terminada, se le enviará a los ponentes para que sepan en que
orden intervendrán y que temas les corresponden, para poder preparar su trabajo y prever su
llegada para su turno de intervención., en el caso de que no vayan a poder asistir al evento
completo.
De la misma manera, habrá que enviársela a los asistentes, para que estén enterados de los
temas que se van a tratar y estén preparados para la reunión.
Aunque en principio la finalidad de la agenda es que se cumplan los horarios y el orden de
las actividades, debe ser interpretada con cierta flexibilidad, ajustándose al transcurso del
evento. Pongamos como ejemplo que un ponente debe llegar en un vuelo determinado, y por
circunstancias se retrasa y no llega a tiempo de su conferencia. En este caso deberemos
restructurar la agenda en el momento, pidiéndole a otro ponente que adelante su charla y
comunicando a los asistentes el cambio.
12.5.- Presupuesto de un evento.
La elección del lugar, los recursos humanos y materiales necesarios dependerán del
presupuesto del que dispongamos. La elaboración de este presupuesto combina las
actividades de planificación y gestión de un evento.
La elaboración del presupuesto es una actividad que dura todo el proceso de organización de
un evento, desde la fase inicial de solicitud del servicio, hasta el cierre presupuestario, una
vez que ha finalizado el acto. El coordinador será el responsable del presupuesto, y el único
que podrá autorizar los pagos, previa aprobación del cliente u organizador. El presupuesto
debe ser un documento de fácil acceso y manejo, pues requerirá actualizaciones continuas.
Fases del proceso presupuestario:
1. Pre-presupuesto: ya hemos visto que dentro del briefing se incluirán los recursos
económicos de los que disponemos para llevar a cabo lo que nos piden. Y que
posteriormente, tras analizar todo lo necesario se les presentará la propuesta y un
presupuesto orientativo, con los gastos previstos para cada actividad. El cliente nos
debe marcar cual es el límite para cada gasto.
2. Presupuesto real: una vez que tenemos claro el dinero del que disponemos,
asignaremos a cada recurso la cantidad que consideremos necesaria, y en base a
eso buscaremos la mejor opción ( Por ejemplo, si para alquilar un lugar contamos
con cierta cantidad de dinero, deberemos realizar una investigación de cual de los
sitios que cumplen nuestras condiciones tiene mejor relación calidad-precio). Una
vez que hayamos decidido qué servicios vamos a contratar y el coste de cada uno de
ellos, volveremos a presentárselo al cliente para que lo autorice, y a partir de aquí
comenzaremos a cerrar todas las contrataciones, alquileres y gestiones necesarias.
3. Durante el proceso organizativo, irá habiendo una serie de ingresos y pagos
efectuados que tenemos que incluir en el presupuesto según se vayan sucediendo,
para tener constantemente el documento actualizado y de esta manera seamos
conscientes de cómo va el proceso y si se están cumpliendo las expectativas
previstas.
4. Presupuesto final: aunque el día de la celebración del evento ya esté todo contratado,
durante el transcurso del mismo se pueden dar situaciones en las que necesitemos
aprobar un nuevo pago, por lo que no se puede cerrar el presupuesto definitivo para
pasárselo al cliente hasta que no hayamos finalizado el acto y evaluado cada
actividad. Es importante conocer cada variación que ha habido, para poder analizar
sus causas y tenerlo en cuenta para la siguiente vez
Los gastos del presupuesto se clasifican en:
 Lista de gastos fijos (suponen un 30-35 % del presupuesto total): serán los gastos
seguros que habrá que cubrir, independientemente del número de asistentes y
características del evento. Éstos serán por ejemplo: el lugar de la celebración (en
ocasiones piden un depósito para asegurar la reserva), gastos de imagen y
producción, imprenta (cartelería), logística, honorarios del comité organizador, los
ponentes y las distintas personas que van a trabajar en el evento.
 Variables (50-60 %): será los derivados de cada actividad específica del evento que
estamos preparando. No son comunes a todos: Personal de seguridad, interpretes,
alojamiento, traslados y gestión de viajes, montaje (audiovisuales, escenografía,
stands), catering, material para el evento (programas, agenda, invitaciones), azafatas,
camareros, técnicos y demás profesionales (y si requieren uniformes), decoración,
obsequios, seguros, canon derecho autores etc.

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TEMA 2 RPOEM

 Imprevistos (deberemos reservar un 10-20 % para posibles eventualidades que no

habíamos contado con ellas)
12.6.- Elaboración del presupuesto.
Habrá que definir quien va a asumir los gastos, si serán los asistentes mediante cuotas de
inscripción, los patrocinadores, la propia empresa que lo organiza etc.
Respecto a los asistentes, las modalidades pueden ser:
 Cuotas de inscripción: es el pago que efectúa una persona por asistir a una reunión y
recibir a cambio beneficios sociales o profesionales. Puede representar hasta el
100 % de los ingresos para cubrir los gastos. Pero si los asistentes van a pagar una
cuota de inscripción, debemos tener cuidado de que no sea excesiva, pues esto nos
puede restar asistencia. Debemos buscar financiación alternativa que rebaje esa
cuota.
 Todo incluido: abarca todo gasto posible relacionado con el evento, traslados,
comidas, material, eventos sociales, etc. todo excepto los gastos personales.
 Limitadas: incluye solo materiales y sesiones de trabajo, y posiblemente un par de
eventos de carácter social, como un café y la comida.
 Extralimitadas: sólo incluye el derecho a asistir y algunos elementos materiales.
 Especiales: las que afectan a los acompañantes (debemos tener cuenta la normativa
que afecta a cada campo, porque por ejemplo, en la industria farmacéutica, por ley,
la hospitalidad no puede ser extensible a los acompañantes)
En ocasiones el evento puede generar beneficios derivados de las cuotas de inscripción,
venta de entradas, alquiler de stands, patrocinios, espacios publicitarios, subvenciones, venta
de productos etc.
No se debe olvidar contratar un seguro de responsabilidad civil. Se deben evaluar los riesgos
posibles que puede entrañar el evento para determinar que tipo de cobertura vamos a
necesitar.
Debemos estudiar posibles reducciones de costos. Es importante que tengas en cuenta que
todo se puede negociar, o al menos intentarlo.
Para que resulte manejable y útil, los datos se deben colocar en una tabla, cuyo encabezado
será el nombre del evento, fecha y hora. A continuación se irán colocando las actividades y el
material, indicando la cantidad necesaria, el precio unitario y el precio total.
Además debemos tener en cuenta que, por cada servicio que contratemos, cobraremos un
porcentaje, en el cual se incluirá el salario por las horas de gestión invertidas, así como un
margen de beneficio.
13.- Gestión y tareas del organizador de eventos.
Una buena técnica para que no se nos escape nada es realizar una lista con todos los
elementos que necesitamos. Dado que en la planificación ya hemos considerado qué
recursos humanos y materiales vamos a necesitar y que plazos tenemos para gestionarlo,
ahora deberemos concretar y materializar esa planificación.
En esta fase se gestionará la contratación de los diferentes servicios, así como de los
permisos, licencias y seguros necesarios para el desarrollo del evento.
Lo primero será comprobar de qué recursos disponemos y cuales van a ser necesarios
buscar. Para ello elaboraremos una lista de proveedores. En el caso de eventos deportivos,
torneos o actos sociales de relevancia y dominio público, valoraremos la posibilidad de contar
con la colaboración de voluntarios, lo cual nos ahorrará costos.
Al mismo tiempo, deberemos analizar el protocolo que requiere el evento y redactar un
informe con las pautas, que enviaremos a los principales protagonistas del acto (promotor del
evento, ponentes, autoridades, invitados especiales etc.) para que conozcan el
procedimiento.
Este punto es importante, porque muchos actos protocolarios exigen unas normas de
seguridad específicas y especiales, por lo que deberemos tenerlo en cuenta, a la hora de
prever la contratación de una agencia de seguridad cualificada.
No debemos olvidarnos de la posibilidad de que asistan personas con una minusvalía.
Debemos contar con ello a la hora de elegir, tanto el lugar, como las actividades paralelas
programadas.
Listado de recursos que vamos a tener que gestionar:
 Elección del lugar de la celebración.
 Recursos materiales necesarios.
 Equipos técnicos y mobiliario requerido.
 Determinación de los profesionales que vamos a necesitar.

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 Selección de proveedores.
 Elaboración y gestión de los contratos de prestación de servicios y alquiler de medios.
 Obtención de los permisos necesarios para la celebración del evento.
 Contrato de un seguro de responsabilidad civil.
 Publicación y difusión del evento en los medios de comunicación.
13.1.- Elección del lugar para la celebración del evento.
La elección del lugar para celebrar un evento será uno de los factores decisivos para que
éste tenga éxito. Normalmente, ésta decisión correrá a cargo del promotor o el patrocinador
que encarga el evento. Éstos pueden determinar desde que sea en cierta ciudad y
alrededores, hasta imponer que deba celebrarse en un edifico o lugar concreto. De la misma
manera exigirán que el lugar cumpla con ciertas condiciones.
Es aconsejable, si el sitio no está marcado de antemano, elaborar una selección de los
posibles lugares que hayamos visto para presentárselo al cliente, indicando ventajas y
desventajas de cada uno de ellos, y si es posible, programar una visita de inspección a cada
uno de ellos, sobre todo si el evento va a ser de gran envergadura.
De esta manera, el promotor del evento elegirá el que prefiera.
Consideraciones a tener en cuenta para elegir el lugar apropiado:
 El tamaño del sitio y la capacidad: debe ser suficiente para los asistentes que
prevemos, pero al mismo tiempo debemos evitar que sea demasiado grande, pues la
sensación de poco lleno puede dar la impresión de poca asistencia perjudicándonos.
 La ubicación: para eventos internacionales, ayudará que se encuentre cerca del
aeropuerto. Para reuniones dirigidas a personas que vivan en la misma ciudad,
convendrá que esté céntrico.
 Acceso al lugar del evento: se deben prever las conexiones en transporte público, así
como disponibilidad de aparcamiento.
 En el caso de que haya que alojar a los participantes del evento, la elección de un
hotel para la celebración de la reunión nos ahorrará gastos en transportes de los
asistentes y facilitará la logística. Si el evento se realiza en otro lugar, convendrá que
alojemos a la gente en un hotel cercano.
 El lugar debe ser adecuado tanto para el tipo de evento que queremos organizar,
como para el público objetivo.
 Comprobar si cuenta con instalaciones para desarrollar actividades paralelas al
evento: por ejemplo, espacio para servir un café en el descanso.
 Aspectos técnicos: comprobaremos si el lugar posee los requerimientos técnicos
necesarios (sonido, audiovisuales etc.) y en caso negativo, qué facilidades da para
efectuar la contratación externa de los mismos.
 Comprobar los servicios y medios humanos que ofrece el lugar, para saber qué es lo
que falta y qué debemos contratar aparte: catering, camareros, técnicos, servicio de
limpieza, etc.
 Por normativa legal, todos los edificios tienen que estar adecuados para personas
con movilidad reducida, pero algunos lugares no tienen las condiciones óptimas, en
caso de necesidad lo preveremos.
 Si elegimos un lugar al aire libre, debe contar con las instalaciones pertinentes:
posibilidad de utilizar equipos técnicos, baños cercanos, etc. La colocación de carpas
asegurará que en caso de lluvia no se estropee el evento, y aun así deberemos tener
previsto un lugar cerrado por si fuese necesario.
Gracias a Internet, cada vez resulta más fácil conocer las características de un lugar, por lo
que tras analizar todas las opciones se hará una selección de varios posibles con sus
ventajas y desventajas que se presentará a la dirección o al promotor. Una vez que éste
haya elegido uno, entonces se irá a conocerlo in situ, comprobando que cumple con todas
las características requeridas, y se cerrara el contrato de alquiler para la fecha prevista.
13.2.- Recursos materiales necesarios para el evento.
Al referirnos al material de un evento, queremos decir todo aquel documento impreso
necesario para la celebración del mismo. Aquí vamos a exponer una serie de materiales
genéricos, comunes a la mayoría de los eventos, pero debes tener en cuenta que cada acto
es distinto y tiene unas necesidades y requerimientos concretos y específicos.
El equipo de relaciones públicas que organice el evento debe prever con tiempo qué clase de
documentación va a ser necesaria, incluirla en el presupuesto, diseñarla e imprimirla. Esta
actividad es muy importante puesto que esta documentación es la que va a recibir el público

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TEMA 2 RPOEM

objetivo a modo de presentación del evento, y por lo tanto, será la primera imagen que se
lleven de él y de la empresa. Debe tener un diseño sencillo, en el que queden resaltados los
elementos que definen la imagen corporativa de la empresa u organización, así como toda
aquella información que queramos transmitir a nuestro público objetivo.
Elementos que debe incluir todo el material impreso para el evento:
 Logo diseñado especialmente para el evento.
 Eslogan relacionado con el tema del evento.
 Marca corporativa de la empresa que promueve el evento.
 En caso de que haya patrocinadores, también debe incluirse su imagen.
Tipo de material para los eventos:
 Invitaciones: en función del tipo de acto que se trate, deberán ser más o menos
protocolarias. Incluirán nombre de la persona o institución que la envía, personas a
las que va dirigida, motivo de la convocatoria, lugar, fecha y hora, y contacto para
que confirmen asistencia.
 Cuadernos, bolígrafos y carpetas con señas corporativas, y en su caso, regalos u
obsequios.
 Programa del evento.
 Tarjetas de visita: con nombre, empresa, cargo y contacto.
 Enaras: son carteles grandes colocados sobre soportes, que llevan impreso desde el
logo, hasta el programa, agenda, o cualquier información necesaria para el evento.
Tiene carácter informativo y corporativo, y se colocan a la entrada del recinto, dentro
de la sala, o en cualquier lugar visible que nos interesa para comunicar algo.
 Carteles de señalización, de cómo acceder al evento, planta en la que se encuentra,
vías de evacuación
 Posters colocados estratégicamente con la información relevante que queramos
transmitir.
 Folletos corporativos, con información sobre productos o servicios relacionados con
el evento que entregaremos durante el desarrollo del mismo.
 Boletines de inscripción, pidiendo los datos suficientes que vayamos a necesitar del
asistente.
 Certificados de asistencia y diplomas que deberán ir firmados o sellados por el
organizador y deberán reflejar el nombre del evento y la duración del mismo.
 Agendas con el horario del evento, orden de ponentes que van a participar y qué
temas van a tratar.
 Memoria que recoge las bases, objetivos e información de la organización y
desarrollo del evento.
 Acreditaciones y portanombres, con el nombre del participante impreso.
 Apoyo a las presentaciones y ponencias con documentación complementaria.
13.3.- Equipos requeridos para la reunión.
Al igual que con el material, es imposible abarcar todos los equipos necesarios para la
realización de eventos, pues como ya hemos mencionado, cada evento tiene sus propias
necesidades particulares y específicas. Aun así, intentaremos hacer una relación orientativa
de los equipos básicos que suelen ser comunes a todos los actos. En ocasiones, el lugar
elegido, no tiene de todo el equipo que necesitamos, por lo que deberemos alquilarlo a
proveedores.
 Material mobiliario:
o Mesas, sillas, sofás.
o Tarimas, escenarios y atriles.
o Tableros o soportes para colocar documentación o productos.
o Cabinas de traducción.
o Lámparas auxiliares.
o Catenarias y vallas.
o Carpas y cualquier elemento de decoración.
 Equipos técnicos:
o Equipo audiovisual: para la proyección de imágenes o videos sobre una
pantalla.
o Equipo de sonido, que incluirá altavoces.
o Micrófonos de mesa, de corbata y de mano.
o Teléfono y fax.

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o Servicio de fotocopias.
o Grabadoras de video.
o Ordenadores.
o Megafonía, a través de la cual se emitirán comunicados relativos al evento.
o Iluminación (focos, cañones, etc.)
o Traducción simultánea: consiste en un equipo técnico que consta de unos
receptores mediante los cuales eligiendo el canal correspondiente y a través
de unos auriculares, se oye a tiempo real la traducción. El traductor se
encontrará en la cabina de traducción y hablará a través de un micrófono
que conectado adecuadamente enviará la señal a los receptores.
o Walkie-Talkies, para permitir la comunicación entre los agentes
organizadores del evento.
o Todo tipo de cableado necesario.
La mayoría de estos equipos no suelen encontrarse siempre en los lugares donde
celebramos eventos, por lo que será necesario la contratación de un buen equipo técnico y el
alquiler de todo el material para que lo monten correctamente, procurando que no haya
problemas durante el acto, lo que daría muy mala imagen.
13.4.- Determinación de los profesionales necesarios.
Durante un evento hay muchas actividades que requieren de profesionales en ese terreno
para poder ser llevadas a cabo. En función de las necesidades se calculará el número
necesario de trabajadores requeridos para el evento y si se va a utilizar personal propio o
ajeno. Muchos de los lugares dispondrán de estos servicios, pero hay ocasiones en la que es
necesario contratar específicamente alguno de los siguientes:
 Catering: incluirá los camareros y cocineros.
 Personal de seguridad: evaluaremos qué nivel de seguridad exige nuestro evento y
en función de ello, contrataremos el número de personas que sean necesarias. No
siempre en todos los eventos es necesario el personal de seguridad.
 Azafatas: nos ayudarán tanto en la recepción de los asistentes en la secretaría,
como a la hora de guiarlos, pasar micrófonos entre los asistentes que quieran
participar, mostrar productos promocionales, etc.
 Fotógrafo, que realice un reportaje del evento.
 Limpieza: en ocasiones, el lugar del evento no dispone de su propio equipo de
limpieza, por lo que deberemos tenerlo previsto para que recoja todo una vez
finalizado, así como si la duración del acto va a ser larga, periódicamente pase
revisando el lugar para evitar que haya suciedad que pueda dar mala imagen.
 Personal de mantenimiento, que pueda controlar luces, aire acondicionado,
calefacción, etc.
 Guías: acompañarán a los asistentes durante un recorrido explicándoles las
características de lo que vayan viendo. A la hora de contratar un guía se tendrá en
cuenta la necesidad de que éste hable idiomas si los asistentes son extranjeros.
 Intérpretes, que se encargarán de la traducción simultánea.
 Servicio médico, en caso de que el acto sea de gran envergadura.
 Conductores, que vayan a recoger y trasladen a los participantes del evento.
 Animadores: si nuestro evento es festivo o de celebración, conviene animarlo
mediante la actuación de magos, monologuistas, bailarines, etc.
 Conjunto musical u orquesta, para amenizar el evento.
 Servicio de guardarropa.
Una vez elegido el equipo humano que colaborará con nosotros en el evento, se definirán
sus funciones y responsabilidades.
13.5.- Selección y negociación de ofertas de proveedores de eventos.
La calidad de la ejecución del evento depende en gran medida del servicio que nos
proporcionen los proveedores. El trabajo de éstos será la parte que se va a ver en el evento,
por lo que para elegirlos deberás definir bien tus necesidades. De la misma manera debemos
saber coordinarlos para obtener la máxima calidad del trabajo.
Proceso de selección de proveedores:
1. Búsqueda de proveedores: lo primero es buscar toda la información necesaria sobre
los proveedores, en los distintos medios de los que dispongas: internet,
publicaciones especializadas, prensa etc. Debes prepara una lista con:

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TEMA 2 RPOEM

o Los tipos de proveedores necesarios (catering, equipos audiovisuales,

decoración, animación, azafatas, etc.), en función del programa previsto para
el evento.
o Los requerimientos para cada categoría de proveedor, que dependerán del
estilo del evento y del tipo de servicio. Determina qué conocimientos debe
tener el proveedor, sus referencias, el tipo de servicio que se requiere de él y
los criterios de selección que utilizarás.
2. Solicitud de información: Una vez que tenemos claro lo que necesitamos, nos
debemos poner en contacto con el proveedor para pedirle información acerca de los
servicios que ofrece, para ver si cumple con nuestros requisitos. Algunos datos que
no podemos dejar de preguntar son:
o La formación y experiencia de los profesionales que vayan a colaborar con
nosotros.
o Las garantías que nos ofrecen.
o El presupuesto por servicio y forma de pago.
o Si disponen de su propio equipo necesario o lo va a subcontratar.
Nos ayudará en un futuro hacer ficha con los datos relevantes de cada proveedor.
3. Petición de ofertas: una vez nos hayamos hecho a la idea de las posibilidades que
hay, seleccionaremos a los proveedores que mas cubran nuestras necesidades y les
enviaremos un informe detallando el tipo de servicio que necesitamos, para cuando y
en qué condiciones, pidiéndoles un presupuesto orientativo para este servicio.
4. Evaluación de ofertas recibidas: conforme vayamos recibiendo las ofertas, iremos
analizando la información, viendo si se ajusta a nuestras necesidades y posibilidades,
y desechando las que no cumplan con nuestros objetivos. Haremos un cuadro
comparativo de todas las ofertas aceptadas.
5. Elección de los proveedores: nos basaremos en la experiencia que tengan, las
referencias sobre otros eventos en los que hayan participado, la oferta económica y
la calidad del servicio.
6. Formalización del contrato de prestación de servicios y alquiler de medios.
7. Evaluación del servicio: tras la finalización del evento deberemos evaluar el servicio
de los proveedores y si han cumplido con nuestras expectativas. Deberemos incluir
esta información en la ficha de datos que hemos realizado previamente para tenerlo
en cuenta en el siguiente evento.
Es importante que impliques a los proveedores lo antes posible en el proceso de
organización del evento. Evita centrarte únicamente en el servicio exacto que necesitas e
infórmales ampliamente acerca del tipo de evento que pretendes realizar, la idea y tema del
mismo, el programa previsto, etc. No olvides que son expertos en su campo y te podrán
aportar ideas, consejos, advertencias sobre riesgos, etc.
Fomenta la comunicación de los proveedores entre sí. El personal del lugar de la celebración,
el decorador, el montador del escenario, el de iluminación y sonido tendrán que trabajar
juntos y coordinarse. Organiza reuniones para que se conozcan, aclaren responsabilidades
mutuas e identifiquen posibles riesgos. Conviene organizar una visita al lugar con ellos para
definir dónde se colocará cada uno el día del evento y así limitar riesgos.
13.6.- Contrato de prestación de servicios y alquiler de medios.
A la hora de contratar los servicios de un proveedor, tanto él como tú adquirís una serie de
obligaciones y responsabilidades. Los contratos consensuales corren el peligro de poder
evadirse de las responsabilidades, dado que no hay nada firmado. Por este motivo es
aconsejable que una vez que hayas elegido al proveedor, formalices un contrato por escrito
en el que figuren las obligaciones y responsabilidades de cada parte.
Existen dos maneras de contratar un servicio con un proveedor:
 El contrato formal: es el documento jurídico que contiene las clausulas
prestablecidas por ambas partes y debe estar firmado tanto por el organizador como
por el proveedor.
 La orden de compra: una vez que tienes el presupuesto del proveedor, le envías un
documento en el que conste el precio, las condiciones, los plazos y el lugar de
entrega o realización de la actividad. El proveedor firmará la conformidad de la tarea
encomendada y emitirá una factura que te enviará.
Aunque el hecho de firmar un contrato nos asegura el cumplimiento del mismo, en el mundo
de la organización de eventos es muy difícil concretar un servicio cerrado, porque como ya

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TEMA 2 RPOEM

hemos visto, a lo largo de todo el proceso de planificación de un acto se van sucediendo

cambios continuos en función de las necesidades que van surgiendo, por lo que aunque se
formalice un contrato con las bases de la relación establecida, se suele dejar una cláusula
abierta que permita modificar o ampliar el contenido de los servicios solicitados en función de
que vaya siendo necesario, sin la obligación de tener que firmar cada decisión que se va
modificando.
Características básicas del contrato de prestación de servicios:
 Son bilaterales: el proveedor nos permitirá el uso de sus equipos y nosotros a
cambio, le pagaremos el precio determinado.
 Son consensuados: quiere decir que para modificar aspectos del contrato basta con
que ambos se pongan de acuerdo.
 Duran el tiempo que tarda la actividad en realizarse, es decir, desde su firma,
durante la preparación del evento, el desarrollo del mismo, y posteriormente,
manteniéndose las obligaciones y responsabilidades durante todo ese tiempo.
El contrato debe recoger los siguientes datos:
 Fecha y lugar de la celebración del evento.
 Datos de las personas o compañías que suscriben el contrato.
 Concepto: determinar el tipo de servicio que se contrata, la autonomía que se le da
dentro de la empresa contratante, las responsabilidades del proveedor, que serán
realizar el servicio, y las del organizador, que serán cumplir con el pago, y la
duración del servicio.
 Requisitos: debe formalizarse siempre por escrito especificando claramente y con
precisión los detalles del servicio a desarrollar para el que se ha contratado. La
persona que se contrata debe registrarse en la Oficina de Empleo dentro de un plazo
de 10 días tras la firma por ambas partes del mismo.
 Duración: la duración del contrato es por la realización del servicio, se estimará el
tiempo que puede durar, pero será orientativo.
 Importe económico a pagar por el servicio: que será previamente pactado por ambas
partes.
 Suspensión del contrato: en caso de suspender el contrato, no se contemplará una
ampliación de la duración del mismo, salvo previo acuerdo entre las partes.
 Extinción del contrato: mientras que no haya incumplimiento por ninguna de las
partes, el contrato se acabará cuando se haya completado el servicio para el que se
contrató.
14.- Normativa aplicable, permisos y licencias para la organización de eventos.
Es importante que sepas que la celebración de cualquier evento en un espacio público
requiere una serie de permisos y licencias. Esta normativa está regulada por la Ley 17/1997,
de 4 de julio, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas.
Para solicitar estos permisos debes redactar una solicitud aportando los siguientes datos:
 Día, hora de comienzo y final previsto y lugar requerido.
 Que los elementos que vayas a instalar en la vía pública estén adecuados a la norma.
 Constatar que no de incurre en ninguna prohibición.
 Dimensiones de los elementos que vas a instalar, sistema de montaje y lugar exacto
donde se pretende ubicar, adjuntando un plano de situación y emplazamiento de los
mismos.
 Justificación técnica de los elementos estructurales necesarios para su estabilidad y
seguridad.
 Secciones y alzados tanto del elemento, como de las fachadas, cierres o paramentos
verticales sobre los que se va a instalar.
 Nivel de decibelios que se van a emitir.
 Permiso para estacionar los vehículos en la vía pública.
 Número de asistentes previstos.
Esta solicitud irá dirigida al ayuntamiento de la localidad en la que quieras celebra r el evento,
que la remitirá a la Junta Municipal y en su caso a la Subdelegación del Gobierno de la
provincia.
En el caso de que se quiera celebrar un evento en la playa, habrá que ponerse en contacto
con las demarcaciones y autoridades de costas (la Dirección General de Sostenibilidad de la
Costa y del Mar perteneciente al Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino).

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TEMA 2 RPOEM

El organizador del evento se hará responsable de los posibles desordenes y daños que se
puedan causar, debiendo llevar a mano, durante el acto, el permiso.
Debes tener en cuenta que cada distrito de una ciudad tiene una normativa específica, así
que, a la hora de solicitar los permisos deberás acudir a la oficina que corresponda, con tus
requerimientos y ellos deberán adecuarlos a sus permisos.
Además, para la realización de un evento es necesaria la contratación de un seguro de
responsabilidad civil que garantice las posibles reclamaciones que se puedan formular por
daños causados a terceros, personales y materiales durante la preparación y desarrollo del
evento. Los límites de cobertura de esta garantía vienen determinados por la legislación
vigente en cada comunidad autónoma.
La responsabilidad civil basa su fundamento en los artículos 1.902, 1.903 y siguientes del
Código Civil:
El art. 1.902 de Código Civil establece: "el que por acción u omisión causa daño a otro,
interviniendo culpa o negligencia está obligado a reparar el daño causado".
El art. 1.903 añade: "la obligación que impone el artículo anterior es exigible, no sólo por los
actos u omisiones propios, sino por los de aquellas personas de quienes se debe responder”.
14.1.- Ley de espectáculos públicos y actividades recreativas.
Como acabas de ver, cualquier evento celebrado en un espacio público debe cumplir con la
ley vigente. Además, estará regido por las especificaciones de cada Comunidad Autónoma.
A continuación vamos a ver un extracto de la mencionada ley, que podrás ver completa en el
enlace que encontrarás mas abajo.
Ley 17/1997, de 4 de julio, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas.
Las normas de seguridad que deben cumplir los establecimientos en los que se celebren y
sus condiciones de desarrollo se encuentran regulados en el Real Decreto 2816/1982, de 27
de agosto por el que se aprueba el Reglamento General de Policía de Espectáculos Públicos
y Actividades Recreativas.
La presente Ley tiene carácter global al ser de aplicación a todos los espectáculos públicos,
actividades recreativas y establecimientos en los que se celebren, que se desarrollen o se
sitúen en todo el territorio del Estado Español, estableciendo una regulación genérica para
todos ellos.
Ámbito de aplicación: la presente Ley será de aplicación a los espectáculos públicos y
actividades recreativas que se desarrollen en el territorio del Estado Español, tengan o no
finalidad lucrativa, se realicen de forma habitual o esporádica y con independencia de que
sus titulares u organizadores sean entidades públicas, o personas físicas o jurídicas privadas.
A los efectos de la presente Ley se entenderá por espectáculos públicos aquellos
organizados con el fin de congregar al público en general para presenciar actividades,
representaciones o exhibiciones de naturaleza artística, cultural o deportiva.
Artículo 3. Exclusiones: quedan excluidas de la presente Ley las actividades privadas, de
carácter familiar o educativo que no estén abiertas a la pública concurrencia, así como las
que se realicen en el ejercicio de los derechos fundamentales consagrados en la
Constitución.
Permisos. Mientras trabajamos en la planificación del evento es necesario el cursar los
permisos necesarios con las entidades gubernamentales para conseguir la realización del
evento.
Licencias. Según el artículo 15. Instalaciones eventuales, portátiles o desmontables.
1. La celebración de espectáculos o actividades recreativas con instalaciones o
estructuras eventuales, desmontables o portátiles requerirá la oportuna licencia
municipal, condicionada al cumplimiento de las condiciones de seguridad, higiene y
comodidad.
2. Las instalaciones o estructuras eventuales deberán reunir los requisitos y
condiciones de seguridad, higiene y comodidad que, en orden de garantizar la
seguridad del público asistente y la higiene de la instalaciones establezca la
normativa vigente, de manera equivalente a lo establecido por esta Ley para las
instalaciones fijas.
3. Será requisito indispensable para la concesión de la licencia que el organizador del
espectáculo o actividad acredite tener concertado un contrato de seguro que cubra
los riesgos de incendio de la instalación y de responsabilidad civil por daños a los
concurrentes y a terceros derivados de las condiciones y servicios de las
instalaciones y estructuras, así como de la actividad desarrollada y del personal que

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TEMA 2 RPOEM

preste sus servicios en la misma. La cuantía mínima de los seguros se determinará

reglamentariamente.
15.- Publicación y difusión del evento.
Como hemos visto en la unidad anterior, las relaciones públicas deben mantener una
estrecha relación con los medios de comunicación, para promocionar la imagen corporativa
de la empresa. Dado que los eventos son una herramienta para lograr ese fin, debemos
encargarnos también de difundirlos en los medios de comunicación.
La publicidad debe ser creativa, para que llame la atención y el público acuda.
El objetivo fundamental de la estrategia de comunicación para la difusión del evento es
posicionarnos en el mercado como una empresa seria y profesional, y a su vez darnos a
conocer a los clientes potenciales, para ello:
 Se difundirá el programa entre los sectores que abarquen a nuestro público objetivo
(por ejemplo, si se va a realizar un acto relacionado con la construcción, se
distribuirá el programa en los colegios oficiales de arquitectos y aparejadores).
 En función de la magnitud del evento, se estudiará la posibilidad de darle publicidad
en la televisión, radio y prensa escrita.
 De la misma manera, si el evento va a ser lo suficientemente grande, se creará una
página web especial dedicada a él.
 Se enviará una cadena de correos electrónicos a todos los públicos que nos
interesen o creamos que puedan estar interesados en asistir.
 Se coordinará la ubicación de los carteles informativos para que tengan mayor
impacto y repercusión.
Respecto a los medios de comunicación:
 Se elegirán los medios de comunicación más adecuados para la difusión y
publicación (conviene que sean tanto prensa escrita como radio y televisión)
 Se enviará a los medios, el programa del evento y la documentación complementaria
que se considere necesaria para su difusión.
 Se les convocará el día del evento a una hora determinada, detallándoles si se va a
realizar una rueda de prensa, un reportaje fotográfico, entrevistas individuales, etc.
 Se preparará la acreditación para cada medio.
 Si vienen a cubrir el evento durante un tiempo, se les preparará un aperitivo de
recibimiento mientras esperan.
 Se les entregará un dossier con la información necesaria para la redacción de la
noticia.
Tras el evento, se hará un seguimiento de la repercusión que ha tenido, para poder evaluar
posibles fallos en la campaña y así rectificarlos en el siguiente evento.
16.- Desarrollo del evento.
El gran día veremos el resultado del trabajo que llevamos preparando tanto tiempo, y es
importante asegurarse de que todo funciona como hemos previsto. Es aconsejable que
vayamos con antelación para supervisar el montaje, ya sea unos días antes, o temprano, el
mismo día del evento. Así comprobaremos que todo está en orden y tendremos tiempo de
rectificar los posibles fallos.
Una herramienta que nos será muy útil será una check list, que es una programación de
todos y cada uno de los aspectos que debemos controlar en el transcurso del evento, así
como hora de llegada de cada profesional contratado, horarios de los traslados previstos,
cantidad y colocación del material previsto.
El organizador del evento será el enlace entre el cliente, los ponentes, los asistentes, los
profesionales que colaboren en la reunión y los proveedores. Por ello debe estar siempre
localizable y cuidar de que las relaciones entre todos estos sean cordiales.
Durante el evento, el organizador se encargará de:
 La recepción de los participantes y traslados al alojamiento.
 El registro de los participantes.
 La supervisión del acto inaugural.
 La implantación del programa general de actividades.
 La supervisión y coordinación de todos los agentes participantes del evento y de sus
actividades.
 Asistencia a los invitados y ponentes.
 Recibimiento y coordinación de los medios de comunicación.
 El cumplimiento del programa previsto.

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TEMA 2 RPOEM

 El cumplimiento (dentro de sus posibilidades) del horario de la agenda.

 La gestión y supervisión de los actos sociales paralelos al evento.
 La clausura del evento.
 El traslado de los participantes a las terminales de transporte para su regreso.
Tras el evento, llega la fase de agradecimientos, cierre de presupuesto y evaluación para
medir los resultados:
 Desmontaje de toda la logística.
 Elaboración de encuestas de satisfacción.
 Recopilación y archivo del material con la información perteneciente al evento.
 Agradecimientos a los colaboradores, participantes, expositores, patrocinadores y
otros colaboradores.
 Cancelación de las obligaciones con los proveedores y pago de la facturas.
 Pago a los recursos humanos por el evento trabajado.
 Devolución del material alquilado.
 Balance general.
 Informe final de prensa.
Todos estos datos se archivarán para el próximo evento que realicemos.

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