UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE SAN MARCOS

CARRERA: LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA Y CIENCIAS DE LA
EDUCACIÓN PLAN FIN DE SEMANA, EXTENSIÓN SAN MARCOS

DOCENTE: LICDA. ESMERALDA REYNA ESCALANTE ROBLERO

CURSO: ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA I.

ACTIVIDAD: INSTRUMENTOS DE CORRESPONDENCIA

GRUPO: 2

NOMBRES NO. CARNÉ

JENNIFER ZUCETH BARRIOS LÓPEZ 202042633
JUDITH ARACELY PÉREZ VELASQUEZ 202044406
ARACELY DEL ROSARIO PÉREZ LÓPEZ 202042163
SULMI ELOÍSA PÉREZ GARCÍA 202046125

CICLO: NOVENO SEMESTRE

SECCIÓN: “B”

“ID Y ENSEÑAD A TODOS”

SAN MARCOS, OCTUBRE DE 2024
 Introducción

En el ámbito administrativo y organizacional, la solicitud y el memorándum son

herramientas fundamentales para la comunicación interna y externa. La solicitud se utiliza
para requerir formalmente información, servicios o la autorización de ciertos procedimientos.
Por otro lado, el memorándum es un documento utilizado principalmente en la comunicación
interna de una institución o empresa, facilitando la transmisión de instrucciones,
recordatorios o informes. Ambos formatos tienen como objetivo formalizar la comunicación,
asegurando claridad, eficiencia y el correcto seguimiento de las acciones solicitadas.

Un memorándum es un mensaje escrito que comunica algo de manera interna en una

empresa, institución o establecimiento. Se trata de un anuncio breve que recuerda una
actividad o un tema específico a los trabajadores. Por lo general, está dirigido a muchas
personas y representa los intereses de las instituciones o empresas. Su objetivo es transmitir
información de la manera más rápida y efectiva posible, también entendible. Aunque muchas
personas que trabajan en varias instituciones ya están familiarizadas con este término, la
realidad es que su significado y usos suelen confundir a más de uno.

Objetivos

Solicitud
 Alcanzar una comprensión integral de la estructura de la solicitud.
 Comprender los diferentes tipos de solicitud.

Memorándum:
 Desarrollar de manera clara y concisa el documento para mejorar el
funcionamiento de las instituciones, como también las necesidades que tienen los
trabajadores con algún recurso que se necesite.
 Analizar cada documento y su función de transmitir información, también la
función y la notica que se redacta para mejorar la calidad y el servicio de las
instituciones.
 Solicitud

La solicitud es un documento formal utilizado para pedir o requerir algo de manera

específica y organizada. Se emplea en diversos contextos, tanto en el ámbito laboral como
en el académico o institucional, para comunicar una necesidad, requerimiento o petición a
una autoridad, departamento o entidad. (CORRESPONDENCIA, s.f.)

Este tipo de documento generalmente contiene información básica como:

 Destinatario: La persona o institución a la que va dirigida la solicitud.

 Petición o requerimiento: Descripción clara y precisa de lo que se está solicitando.
 Justificación: Razones o fundamentos que apoyan la solicitud.
 Datos del solicitante: Nombre, cargo, contacto y firma de la persona que hace la
solicitud.

La importancia de la solicitud

 Formalización de peticiones: La solicitud convierte una petición en un acto formal,

con un registro escrito que puede ser revisado, gestionado y respondido de manera
oficial. Esto garantiza que la petición sea tomada en cuenta de manera seria.
 Claridad en la comunicación: Al redactar una solicitud, el solicitante debe ser claro
y específico sobre lo que requiere, lo cual minimiza malentendidos o confusiones
entre las partes involucradas.
 Seguimiento: Al estar documentada, una solicitud puede ser utilizada como
referencia para verificar el estado de una petición o para comprobar que se ha
realizado adecuadamente. Esto permite un mejor control y gestión de los procesos
internos en una organización o institución.
 Transparencia: Al formalizar una petición mediante una solicitud, se asegura la
transparencia en los procedimientos, ya que queda evidencia escrita de las
necesidades y los motivos detrás de la solicitud, evitando irregularidades o malos
entendidos.
 Organización: Facilita la administración eficiente de recursos y servicios, ya que
las solicitudes pueden ser organizadas y priorizadas en función de la urgencia o
importancia del requerimiento. (Administrativos, s.f.)
 Estructura

Encabezado
 Nombre o logotipo de la institución o empresa (opcional si es una solicitud
institucional).
 Lugar y fecha: Indica el lugar desde donde se escribe la solicitud y la fecha de
redacción.
Destinatario
 Nombre y cargo: Se menciona el nombre y cargo de la persona o entidad a quien se
dirige la solicitud.
 Nombre de la institución o departamento: En caso de que la solicitud se envíe a una
institución o departamento específico.
Asunto o Título (opcional)
 Breve descripción del motivo de la solicitud. Ejemplo: "Solicitud de permiso para
capacitación" o "Solicitud de materiales de oficina".
Saludo formal
 Se utiliza una expresión de cortesía para iniciar la solicitud, como "Estimado/a
Sr./Sra. [Apellido]" o "A quien corresponda".
Cuerpo de la solicitud
 Introducción: Se presenta la persona que realiza la solicitud y el motivo de la misma.
Ejemplo: "Por medio de la presente, me permito solicitar..."
 Desarrollo: Se expone de manera detallada la petición que se está realizando. Aquí se
incluyen las razones o justificaciones para la solicitud.
 Datos específicos: En caso de que se requieran datos o detalles adicionales (como
fechas, cantidades o especificaciones), se deben mencionar claramente.
Cierre
 Agradecimiento: Se expresa gratitud anticipada por la atención a la solicitud.
Ejemplo: "Agradezco de antemano su pronta respuesta."
 Despedida formal: Frase de cierre como "Atentamente", "Saludos cordiales", etc.
Firma
 Nombre completo: De la persona que realiza la solicitud.
 Cargo o posición: Si aplica, se puede incluir el cargo dentro de la organización o
institución.
 Datos de contacto: Como teléfono o correo electrónico, para facilitar la
comunicación.
Ejemplo de estructura de una solicitud:

San Marcos, 05 de octubre de 2024

Sr. Juan Pérez

Director del Departamento de Recursos Humanos
Empresa ABC S.A.

Asunto: Solicitud de permiso por estudios

Estimado Sr. Pérez,

Por medio de la presente, me permito solicitar un permiso de 5 días laborables, del 15 al 19

de octubre del presente año, para poder asistir a un curso de capacitación relacionado con
mi desarrollo profesional en la empresa.

El curso es de gran importancia para el desempeño de mis funciones en el área de

marketing, y se llevará a cabo en la ciudad de Y. Adjunto los documentos correspondientes
que avalan la inscripción al curso.

Agradezco su atención a esta solicitud y quedo atento a cualquier requerimiento adicional.

Atentamente,

Carlos Gómez
Asistente de Marketing
Tel.: 555-123-4567
Correo: [Link]@[Link]

Anexos: Documento de inscripción al curso

Tipos de solicitud
 Solicitud de empleo: este tipo de solicitud se utiliza para solicitar trabajo en una
empresa o institución. Por lo general, se acompaña de un currículum vitae y una
carta de presentación.
 Solicitud de información: se utiliza cuando se necesita conocer alguna
información específica, por ejemplo, sobre un producto o servicio.
 Solicitud de permiso: se realiza cuando se necesita solicitar la autorización para
realizar una acción, como puede ser un permiso laboral para salir de la empresa.
 Solicitud de prestación: se utiliza para pedir ayuda o asistencia económica, como
puede ser una ayuda para el alquiler de vivienda.
 Solicitud de beca: este tipo de solicitud se utiliza para pedir una ayuda económica
para el estudio o la formación de una persona.
 Solicitud de certificado: se utiliza cuando se necesita obtener un certificado de
algún tipo, como puede ser un certificado de estudios o un certificado médico.
 Solicitud de baja: se utiliza cuando se quiere dar de baja algún servicio o
producto, como puede ser la baja de un seguro médico.
 Solicitud de reclamo: se utiliza cuando se quiere hacer una reclamación por algún
servicio o producto que no ha sido satisfactorio.
 Solicitud simple: es un documento formal que asiste a toda persona mayor de edad
a realizar, se puede utilizar diversos formularios digitales, donde la persona que
peticiona, llena la información relevante para la empresa y que contiene los datos
necesarios para la atención al pedido o reclamo.
 Solicitud colectiva: llamada también “memorial”, es un documento formal que se
utiliza para que un grupo de personas, con representatividad o no, pidan ante una
autoridad o entidad pública o privada, le otorgue al grupo, un bien o servicio.
(Scribd, s.f.)
Memorándum
Un memorándum o memorando, es un documento escrito que se utiliza para las
comunicaciones internas de una empresa u organización. Suele enviarse a equipos o
departamentos enteros, transmitiendo uno de estos dos puntos: información sobre nuevas
políticas, cambios internos o actualizaciones de proyectos; o una petición para realizar una
acción concreta, como asistir a un seminario o cumplir un plazo. Como los memorándums
sirven para informar rápidamente a un grupo de personas sobre un tema concreto, se redactan
en un formato conciso y fácil de digerir. Luego, se envían electrónicamente o se imprimen
como un folleto físico. Aunque su uso ha disminuido tras la introducción de los correos
electrónicos, los memos siguen siendo una forma estupenda de agilizar la comunicación en
el lugar de trabajo. (Melgarej, 2014)
Un memorando o memorándum es un tipo de comunicaciones escritas, generalmente
breves y de carácter oficial, a través de las cuales una instancia dentro de una organización se
comunica con otra para hacerle alguna solicitud, recordatorio, instrucción, etcétera, y
usualmente de parte de una instancia jerárquica superior a sus distintos subordinados. El
nombre “memorándum” es una adaptación del latín (cultismo) que proviene del
verbo memorare, “recordar”, y utilizada en castellano desde 1824. Su sentido literal vendría
a ser algo como “que amerita recordarse” o simplemente “recordatorio”. Este tipo de
comunicaciones son comunes en el mundo corporativo, diplomático y oficial, siempre
revestidos de más formalidad que una simple nota o carta.

Características de un memorándum
En líneas generales, un memorándum se caracteriza por lo siguiente:
 Es una comunicación escrita y de tinte formal, por lo que suele estar impresa en
un papel con distintivos, o a lo sumo contar con un encabezamiento oficial.
 Suele ser breve, al grano, comunica una decisión o instruir una orden.
 Es emitido por una instancia oficial y está dirigido a sus subordinados o agentes.
 Suelen estar serializados o numerados, y una vez emitidos suelen archivarse
copias del mismo como parte de la historia burocrática de la organización.
 No suelen recibir ningún tipo de respuesta, ni esperarla. Son comunicaciones
unidireccionales.
Partes de un memorándum
Las partes que componen un memorando son, generalmente, las siguientes:
 Membrete de la organización, o encabezado oficial y formal, en el que se detalla
a quién se dirige y de parte de quién.
 Una numeración interna, junto a la fecha y otros datos variables referentes al
momento de la emisión de la información (hora, lugar, etc.).
 La denominación del documento, es decir, el título que explica de qué se trata
lo comunicado.
 El texto de aquello comunicado, junto con una despedida y la firma del
funcionario o la autoridad oficial detrás del memorando.

Tipos de memorándum

1. Informativo
Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la mayor cantidad de
personas un cambio de política, el ingreso de nuevo talento a la empresa o un acontecimiento
o evento, como un día feriado o reunión extraordinaria. Por lo tanto, su mensaje es claro,
conciso, accesible y no deja espacio para dudas. Al redactarlo, confirma que tenga los datos
relevantes: horario, lugar, fecha, involucrados, nombres, vigencia, etc.

2. De aclaración
Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores comparten o que los
responsables de un área han descubierto cierta información errónea sobre una política, un
memo de aclaración puede ser la solución que disipará cualquier duda. Incluso, en más de
una ocasión, tendrá que compartirse después de uno informativo, por lo que también es
una segunda oportunidad para que se disipen malentendidos y que exista una constancia de
la corrección o precisión que se necesitó resolver.
3. Social
Un memorando social es más relajado y amigable, ya que su intención es anunciar un
evento recreativo, como un viaje para los empleados a modo de premio por su
trabajo, compartir buenas noticias de la vida fuera de la empresa, con consentimiento de las
personas involucradas, alguien está por jubilarse o acaba de saber que será padre o recordar
alguna fecha especial, como un cumpleaños.

4. De directiva
Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está dirigida a varias
personas al mismo tiempo. Se envía en casos específicos, cuando se nota que no se siguen
ciertos lineamientos ya establecidos o bien se desea recordar el procedimiento para llevar a
cabo un asunto. Por ejemplo, es oportuno si una o varias personas comienzan a llegar tarde a
su puesto de trabajo. También si un equipo regresa de un viaje de trabajo y es momento de
que entreguen comprobantes de sus gastos para solicitar un reembolso de viáticos.

5. De respuesta
Se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser sobre el seguimiento de
un proyecto como confirmar si ya se entregaron los contratos al cliente o si es
posible cambiar de fecha una reunión por causas de fuerza mayor.

6. De estado
A diferencia de los memos de respuesta, este no necesita que se haga una pregunta para
enviarlo a las partes interesadas, sino que se redacta a fin de informar el estatus de una
asignación o proyecto. Ayuda a mantener al tanto a las personas que están a cargo de puestos
de supervisión y a llevar un registro de los aspectos importantes cada semana, por ejemplo,
para entender mejor el avance y lo que falta por hacer.
Ejemplo

Los Ángeles, 05de octubre de 2024

Memorándum 475

Para: Sector producción

De: Gerencia operativa

Recordatorio

La gerencia saluda afectuosamente a sus trabajadores del sector de producción, en

oportunidad de recordarles las instrucciones de seguridad industrial detalladas en el
memorando anterior de número #00438, cuyo propósito es asegurar el correcto manejo de
los materiales de trabajo y la protección mínima indispensable de la salud del personal.
Conviene recordar que, en caso de no cumplirse estas medidas, la gerencia podría verse
obligada a tomar acciones disciplinarias para reforzarlas.

Sin otro particular al cual hacer referencia

Lic. William Shotgun

Gerente operativo
 Conclusión
En resumen, la solicitud es una herramienta clave para formalizar peticiones dentro de
cualquier entorno organizacional, académico o institucional. Su estructura clara y precisa
permite que la comunicación sea efectiva, evitando malentendidos y garantizando que las
necesidades del solicitante sean atendidas de manera adecuada. Además, al documentar las
peticiones, facilita el seguimiento y la transparencia en los procesos administrativos, lo que
contribuye a una mayor eficiencia y orden en las gestiones. Por ello, el correcto uso y
redacción de una solicitud es esencial para mantener una relación formal y productiva entre
los distintos actores de una organización.

El memorando es un documento importante para la comunicación interna entre

departamentos de una empresas, establecimientos o instituciones públicas y privadas ya que
establece un medio para transmitir información que permanece vigente con el tiempo. Un
memorando debe incluir la fecha, lugar de emisión, destinatario y tema a tratar, y aunque ha
evolucionado con la tecnología, sigue siendo un documento informal que ayuda a recordar
información en oficinas y empresas. Es importante este documento por la información que
conlleva y el funcionamiento de cada una de las instituciones según su necesidad o carencia.

Tanto la solicitud como el memorándum son documentos clave en la gestión

administrativa, pues permiten una comunicación efectiva y formal dentro de una
organización. La solicitud facilita el registro y seguimiento de peticiones, mientras que el
memorándum asegura que la información importante se transmita de manera interna de forma
clara y precisa. Ambos contribuyen a la transparencia y eficiencia en los procesos
organizacionales.
 Referencias
Administrativos, C. d. (s.f.). Obtenido de [Link]

CORRESPONDENCIA, I. D. (s.f.). Obtenido de [Link]

Melgarej, ,. M. (2014). Memorándum. Modelo de resolución de conflictos .

Scribd. (s.f.). Obtenido de [Link]