Las técnicas
de archivo
Artículos de Oficina
5to Año
¿Qué es un
archivo?
Un archivo es un conjunto de datos o información que
se almacena en un dispositivo de almacenamiento,
como un disco duro, una unidad flash o en la nube. Los
archivos pueden contener diferentes tipos de
información, como texto, imágenes, audio o video.
Estos se organizan en un sistema de archivos que
permite su acceso y gestión.
Importancia de
un archivo
El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar,
ordenar y conservar documentos. El archivo de documentos
en una empresa es de vital importancia, ya que, como su
propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y
ordenar un conjunto de documentos que son necesarios
conservar en su base de datos.
Sistemas de
clasificación de
archivos
Un sistema de clasificación de archivos es una
metodología que permite rganizar, almacenar y recuperar
documentos y datos de manera eficiente, sus
componetes claves serían:
Categorías
Subcategoría
Nomenclatura
Etiquetas
Almacenamiento
Accesibilidad
Mantenimiento
Factores que influyen
en la sección del
sistema de archivo
La selección de un sistema de archivo adecuado es crucial para
la gestión eficiente de la información en una organización.
Algunos factores que influyen en esta selección son:
1. Tipo de Información
2. Volumen de datos
3. Accesibilidad
4. Seguridad
5. Estructura Organizativa
6. Normativas y Regulaciones
7. Costo
8. Facilidad de Uso
9. Integración
10. Soporte y Mantenimiento
11. Escabilidad
12. Backup y Recuperación
Procedimiento
para archivar
Recopilar Documentos
Clasificarlos
Subdivisión
Etiquetado
Ordenación
Almacenamiento
Registro
Revisión y Mantenimiento
Clasificación por el método Clasificación por el método numérico
geográfico
Es una técnica de archivo que organiza La clasificación por método numérico es
documentos según la ubicación o el lugar una técnica utilizada en el
relacionado con su contenido. Este método almacenamiento y organización de
es especialmente útil para entidades que archivos y datos. En este método, cada
manejan un alto volumen de información archivo o documento se asocia con un
vinculada a diferentes regiones, como número específico que determina su
empresas con operaciones en múltiples posición en un sistema de archivo.
localidades o instituciones gubernamentales.
Sistema de
clasificación
para clasificar
y ordenar
Sistema de clasificación alfabética
El sistema de clasificación alfabética de los
archivos Tipos de ordenación numérica
1. Ordenación Ascendente
archivos es una forma de organizar 2. Ordenación Descendente
documentos o datos en un orden 3. Ordenación Natural
alfabético, generalmente basado en el título 4. Ordenación por Categoría
5. Ordenación por Rangos
o en el nombre del archivo. Este método es
6. Ordenación Lexicográfica
bastante simple y común, ya que permite 7. Ordenación Paralela
una fácil búsqueda y recuperación de 8. Ordenación Personalizada
información.
Definición de la Estructura
Geográfica
01.
Niveles: Determina los niveles de división
geográfica que utilizarás (país, estado,
Procedimiento para
ciudad, barrio, etc.).
Orden: Establece el orden jerárquico de
estos niveles. Por ejemplo, país, estado,
archivos por método
ciudad.
geográfico Creación del Plan de
Clasificación
02.
Guías: Diseña guías o encabezados para
El método geográfico de archivo organiza la cada nivel geográfico.
documentación según su ubicación geográfica, ya Códigos: Asigna códigos alfanuméricos o
numéricos a cada ubicación geográfica
sea el lugar de origen, el destino o el lugar al que para facilitar la búsqueda.
está asociada. Esta forma de clasificación es
especialmente útil para empresas con sucursales en
diferentes localidades o para instituciones que
Preparación de los
manejan información territorial. Documentos
03.
Revisión: Revisa cada documento para identificar la
ubicación geográfica relevante.
Codificación: Asigna el código geográfico
correspondiente a cada documento.
Guías: Coloca los documentos en carpetas o sobres
rotulados con el código geográfico.
Estanterías: Organiza las carpetas en estanterías de
acuerdo con el orden establecido en el plan de
clasificación.
Conclusión
Las técnicas de archivo son cruciales para la gestión eficiente de la
información en las organizaciones. Permiten una organización sistemática
de documentos, facilitando su acceso y recuperación, lo que mejora la
productividad y minimiza el riesgo de pérdida de datos. Además, aseguran
el cumplimiento de normativas y optimizan el uso del espacio físico y
digital. En resumen, son esenciales para garantizar la accesibilidad,
seguridad e integridad de la información en cualquier entorno laboral.
¡Muchas
gracias!
