GERENCIA Y PLANEACIÓN
U1 Antecedentes de la administración y concepto de organización
S1 Generalidades de la administración
S1| Generalidades de la administración
ÍNDICE
►Generalidades de la administración 3
►Administración: origen y desarrollo 3
►Concepto de Administración 7
►Importancia de la administración 10
►Fases de la administración 11
Índice
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GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN: ORIGEN Y DESARROLLO
A lo largo de la historia de la humanidad, las personas han trabajado en organiza-
ciones en las que se ha buscado eficacia y eficiencia, aun cuando no tuviera todavía el
vocablo específico de «administración» en su lenguaje común.
A continuación, se presenta una breve reseña histórica sobre el origen y desarrollo
de la administración:
A. Sumeria: el control administrativo del cobro de los impuestos era llevado por los
sacerdotes.
B. Egipto (4000 a. C.): Para construcción de las pirámides se contó con un número
de dirigentes capaces de planear, organizar y controlar a un gran número de tra-
bajadores en la ejecución de dichos monumentos. Siendo esto un ejemplo de
administración.
C. China (2000 a. C.): Al momento de tomar decisiones cruciales, acudían a la junta
de consejo.
D. Hebreos (1490 a. C.): Primeros en desarrollar un concepto de organización y
principio de la excepción.
E. Grecia y Persia: Sócrates (470 – 399 a. C.) enuncia la universalidad de la
administración, Platón (387 – 347 a. C.), en su libro La República, habla sobre
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la administración de los negocios conservar, por lo menos, sus costum-
públicos y el principio de especiali- bres.
zación, la clasificación de las formas
de gobierno (aristocracia, oligarquía, I. Adam Smith (1780) es conocido por
timocracia, democracia y tiranía). sus contribuciones a la doctrina de
Aristóteles (384 – 322 a. C.) distingue la economía clásica. En su libro La
tres formas virtuosas de gobierno: Riqueza de las Naciones, argumenta
monarquía, aristocracia, democracia. sobre las ventajas económicas que las
organizaciones y la sociedad podrían
En Persia, Ciro enuncia el estudio de obtener de la división del trabajo.
movimientos, manejo de materiales y la
importancia de las relaciones humanas. J. La Revolución Industrial aportó cam-
bios de los sistemas de producción,
F. Roma (siglos VIII a. C. al V d. C.): El apareció una nueva clase social (el
pueblo romano influyó en la sociedad obrero), surgieron grandes inventos,
actual, hizo uso de la administración. disminuyeron los costos de producción,
Los administradores recibían el apareció la competencia y desapareció
nombre de gestores o mandatarios. el pequeño artesano.
Clasificaron las empresas en tres:
públicas, semipúblicas y privadas. K. Carlos Marx y Federico Engels,
teóricos de la economía capitalista,
G. En la Edad Media (siglos V al XV): consideraron que la clase obrera cre-
La Iglesia católica romana representa cía y se pauperizaba a medida que
un ejemplo interesante de la práctica el capital aumentaba y se concen-
de la administración. traba en la clase poseedora de los
medios industriales de producción;
H. Nicolás Maquiavelo por esto, propusieron la elimina-
(1525): Supuestos: 1) la organización ción de la propiedad privada de los
es estable si sus miembros tienen medios de producción a través de la
derecho a manifestar sus diferencias instauración transitoria de una dicta-
y resolver sus conflictos. 2) una per- dura del proletariado para lograr la
sona puede iniciar una organización, emancipación obrera de la relación
la cual será duradera si se deja en capital-trabajo, socializar los medios
manos de muchos que deseen con- de capital y llegar a una sociedad sin
servarla. 3) un gerente débil puede clases sociales en la que no habría
seguir a uno fuerte, pero no a otro explotación del hombre por el hombre
débil, y conservar su autoridad. 4) y la riqueza producida colectivamente
un gerente que busque cambiar una se repartiría según las necesidades
organización ya establecida debe de cada cual.
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L. Evolución de la teoría administrativa se entiende en términos de cómo
las personas han resuelto las cuestiones de sus relaciones en momentos concre-
tos de la historia.
M. Administración científica hace referencia al intento de aplicar los métodos de la
ciencia (observación y medición) a los problemas de la administración, motivado
en parte por la necesidad de elevar la productividad. Frederick Winslow Taylor
(1856 – 1915), considerado como el padre de la administración científica, funda-
mentó su filosofía en cuatro principios básicos, a saber: 1) principio de planeación,
2) principio de preparación, 3) principio de control y 4) principio de ejecución.
N. Henry L. Gantt (1861 – 1919) fomentó el desarrollo de sistemas de incentivos
mediante bonos.
O. Frank y William Gilbreth fueron los primeros en utilizar películas de movimiento para
estudiar los movimientos corporales y manuales, lo que permitió analizar con mayor
precisión los electos exactos de los movimientos manuales de cualquier obrero.
P. Teoría clásica de la organización surge de la necesidad de encontrar lineamientos
para administrar organizaciones complejas. Henry Fayol, padre de la escuela clásica
de la administración, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y
planteó 14 principios de la administración, a saber: división del trabajo, la autoridad,
la disciplina, la unidad de mando, la unidad de dirección, la subordinación del
interés individual al bien común, la remuneración, centralización, la jerarquía, orden,
la equidad, la estabilidad del personal, la iniciativa y el espíritu de grupo.
Q. Max Weber (1864 – 1920) desarrolla la teoría de la administración de burocracias
que subrayaba la necesidad de una jerarquía definida en términos muy estrictos y
regida por reglamentos y líneas de autoridad definidos con toda claridad.
R. Mary Parker Follett fue una de las creadoras de la escuela clásica, introdujo ele-
mentos en el campo de las relaciones humanas y la estructura de la organización.
Iniciadora de tendencias que se desarrollarían más en las nacientes escuelas de
las ciencias del comportamiento y la administración.
S. Chester I. Barnard (1886 – 1961) introdujo elementos a la teoría clásica que
serían desarrollados por escuelas posteriores; así mismo, reconoció la importancia
y la universalidad de la “organización informal”, lo que significó una contribución
importantísima para el pensamiento de la administración. Barnard pensaba que
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los fines personales de los trabajadores podrían guardar equilibrio con los de la
organización, esto siempre y cuando los gerentes entendían la zona de indife-
rencia de los empleados, es decir, lo que los empleados harían sin cuestionar la
autoridad del gerente.
T. La escuela conductista ayuda a los gerentes a manejar con más eficacia el “lado
personal” de sus organizaciones. Varios teóricos refuerzan la teoría clásica de la
organización tomando elementos de la sociología y la psicología.
U. Elton Mayo (1880 – 1949) desarrolla experimentos que fueron un intento por
investigar la relación entre la cantidad de iluminación en el centro de trabajo y
la productividad de los obreros, estableciendo que una compleja cadena
de actitudes afectaba los aumentos de productividad y que los empleados traba-
jarían con más motivación si la gerencia se preocupaba por su bienestar y si los
supervisores les prestaban atención especial.
V. Abraham Maslow y Douglas McGregor escribieron sobre la superación per-
sonal de los individuos. Según Maslow, las necesidades que quieren satisfacer
las personas tienen forma de pirámide y McGregor distinguió dos hipótesis básicas
alternativas sobre las personas y su posición ante el trabajo, llamadas la Teoría X y
la Teoría Y, J.
W. James March y Herbert Alexander Simon realizaron una obra a finales de la
década de 1950 donde platearon cientos de proposiciones acerca de los patrones
de conducta, sobre todo con relación a la comunicación en las organizaciones. Su
influencia en el desarrollo de la teoría administrativa posterior ha sido importantísima
y permanente para investigar en forma científica.
X. La ciencia de la administración obtuvo popularidad debido a dos fenómenos
de la posguerra, a saber: 1) el desarrollo de las computadoras de gran velocidad
y la comunicación entre computadoras y 2) cuando Robert McNamara aplicó la
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ciencia de la administración en la Ford Motor Company y la industria de Estados
Unidos.
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
Según Pérez y Gardey (2021), existen dos formas diferentes de definir la administración:
1. La administración como disciplina: conjunto de principios, ideas y conceptos que
deben tenerse en cuenta para guiar a un grupo.
2. La administración como técnica: conjunto de funciones y actividades que un admi-
nistrador debe realizar para conseguir los objetivos de la organización que representa.
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Desde la teoría solo se abarca una Lo anterior se logra si se cuenta con
parte, se necesita de la técnica, entendida el apoyo de un administrador que genere
como el vehículo natural para llevar a cabo impacto y rendimiento en la organización,
y poner a prueba los descubrimientos de haciendo un uso adecuado y eficiente
la ciencia. de los recursos financieros, materiales,
humanos, técnicos, sistemáticos y
Según Chiavenato (2004), la administra- cognitivos; de allí que los estudios de
ción es “el proceso de planear, organizar, administración sean interdisciplinarios y
dirigir y controlar el uso de los recursos se relacionen con otras áreas encargadas
para lograr los objetivos organizaciona- de apoyar la administración de la orga-
les” (p. 10). nización, que involucran conocimientos
sobre estadística, economía, marketing,
Para Robbins y Coulter (2005), la admi- contabilidad y derecho, entre otros.
nistración es la
El profesional encargado de llevar a la
“coordinación de las actividades organización a alcanzar las metas propuestas
de trabajo de modo que recibe el nombre de gerente, administrador,
se realicen de manera eficiente sin embargo, es importante señalar algunas
y eficaz con otras personas y a diferencias específicas:
través de ellas” (pp. 7 - 9).
1. Gerente: es el responsable de dirigir
Hitt, Black y Porter (2006) definen la de manera directa las actividades para
administración como alcanzar las metas, su eficiencia y la
eficacia en el grado en que determine y
“el proceso de estructurar y utilizar alcance los objetivos propuestos, actúa
conjuntos de recursos orientados por medio de relaciones que van en
hacia el logro de metas, para llevar ambos sentidos y que tienen repercu-
a cabo las tareas en un entorno siones que involucran a otras personas,
organizacional” (p. 8). para bien o para mal.
Teniendo en cuenta los autores ante- 2. Administrador: dirigen las actividades
riormente citados, se puede concluir que de otros, también tienen algunas
la administración es el acto de administrar, responsabilidades operativas, como
planificar, controlar y dirigir los recursos acciones que lleven a los trabajadores
con los que cuentan los trabajadores y a realizar sus mejores esfuerzos para el
la organización, con el fin de alcanzar los cumplimiento de los objetivos del grupo
objetivos propuestos. y de la organización.
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► Los administradores se clasifican en:
1. Los administradores de primera línea o supervisores.
2. Los de mandos medios, que pueden tener denominaciones de jefe de departamentos
o de oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano, obispo o
gerente divisional.
Las principales funciones del administrador
Dentro de las principales funciones que desarrolla el administrador se encuentran:
► Producción: se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción
de infraestructura en la organización.
► Mercadotecnia: responsable del manejo y coordinación de los sistemas de venta
que la empresa ofrece a un mercado específico.
► Finanzas: se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que
posee la empresa para su funcionamiento, disponiendo de manera responsable de
dichos medios económicos para suplir las necesidades de cada uno de los depar-
tamentos para su funcionamiento.
► Recursos humanos: encargado de llevar un adecuado programa de recluta-
miento, selección, contratación, capacitación y desarrollo.
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El papel del administrador El administrador es una persona capaz
de orientar y dirigir una organización, por lo
que debe tener la visión y los conocimientos
suficientes sobre planeación, organización,
dirección, control y evaluación, saber cómo
utilizarlos y en qué circunstancias aplicarlos
de manera adecuada. Sus objetivos esta-
rán siempre en la dirección de las metas y
propósitos de la organización.
IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN
La importancia de la administración
radica en el logro de los objetivos trazados
por la organización, mediante la efectiva
utilización de los diferentes recursos con
los que se cuenta.
► Características de la administración
1. Universalidad. Es universal porque
se aplica a toda clase de organización,
sea de naturaleza pública o privada.
2. Especificidad. Aunque la
administración se nutre de otras
ciencias del conocimiento humano,
tiene características propias que permiten
diferenciarla.
3. Unidad temporal. Siempre existe
unidad entre las diferentes dependencias
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de la organización y entre las diferentes fases de la administración (planeamiento,
organización, dirección y control).
4. Unidad jerárquica. Existe siempre coherencia entre los diferentes niveles admi-
nistrativos de la organización y forman un solo cuerpo administrativo.
5. Valor instrumental. Es un medio para alcanzar eficientemente los objetivos
trazados.
6. Amplitud de ejercicio. Tiene aplicación en todos los niveles de la organización.
7. Interdisciplinariedad. Se relaciona con otras ciencias que le brindan sus cono-
cimientos para un mejor logro de su gestión.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas no son rígidas, pueden en
determinado momento ser evaluados y en caso necesario aplicar correctivos.
FASES DE LA ADMINISTRACIÓN
Son el modo en que se afronta la gestión de las actividades a través de sus cuatro
fases: planeamiento, organización, dirección y control.
El fin último de implementar un procedimiento administrativo es lograr la gestión
más eficaz de los recursos de la organización y los mejores resultados en el interior y
su entorno.
Planeamiento
Es la primera etapa del proceso, en ella se prepara el futuro con decisiones definidas
y lógicas, se fijan los objetivos generales y particulares de cada una de las áreas y se
establece la manera de programarlos, teniendo en cuenta la definición de las políticas,
programas y procedimientos.
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Las etapas de este planeamiento serán:
► Diagnóstico del presente: se realiza el análisis desde el interior de la empresa
y de su entorno, teniendo en claro lo que se busca y cuáles pueden ser
las consecuencias si se continúa con los procedimientos actuales.
► Fijación de objetivos: se definen los objetivos principales y secundarios, los
cuales deben ser coherentes, alcanzables, comprensibles, aceptados, medibles,
flexibles y jerarquizados, con el fin de adaptarse a los cambios que el medio y
la competencia exigen.
► Establecer premisas: se tienen en cuenta las variables que no se pueden con-
trolar y que en algún momento pueden tener algún efecto sobre la actividad de la
organización y los objetivos, esto con el fin de estar preparados.
► Definir las líneas de acción: se establecen las líneas de acción para alcanzar
los objetivos propuestos; una vez establecidas, se entra a analizar sus fortalezas
y debilidades y se eligen las más adecuadas, se elaboran planes secundarios que
aporten al plan general, todo se cuantifica desde el presupuesto en unidades mone-
tarias.
Organización
Se busca fijar la estructura por medio de la cual va a operar la organización. Debe ser
consciente e intencionada y definir las funciones y obligaciones de todas las personas que
hacen parte de esta. Su fin último es garantizar la realización de todas las tareas y actividades
que lleven al cumplimiento de los objetivos habiendo delegado a las personas idóneas
para esto. Así mismo, se distribuyen y ordenan los medios financieros y materiales.
Dirección
Una vez fijado los objetivos y organizados los recursos de la empresa, se entra a poner
en marcha lo ya establecido. La dirección es la responsable de que el diseño y organi-
zación propuestos se pongan en práctica por medio de la planeación, la organización
y el control. Desde la dirección se debe también crear las condiciones necesarias para
la consecución de los objetivos planteados, manteniendo la motivación del personal, la
gestión oportuna de los medios materiales para ser utilizados de manera eficaz y, por
último, realizar una constante supervisión de la manera cómo se están realizando las
actividades y de cómo se van consiguiendo los objetivos.
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Para esto la dirección cuenta con su autoridad, los canales de comunicación y los
métodos de supervisión.
Control
Es posible que luego de tener un planeamiento, una organización y una dirección surjan
todo tipo de inconvenientes que impidan el logro de los objetivos, como son el mal segui-
miento de instrucciones por parte del equipo de trabajo, cambios del entorno en el cual se
desenvuelve la organización. Para poder lograr el cumplimiento de los objetivos sin que
dichos inconvenientes afecten considerablemente, se debe controlar el proceso productivo
de manera constante y recurrente, periodificándolo en semanas o meses.
Para dicho control se deben fijar los niveles medios de producción de cada uno de los
trabajadores analizando los niveles de alcanzados dentro del período controlado. Durante
dicha medición se hace uso de: Indicadores de control (producción, calidad y ventas),
medición de lo realizado (por medio de informes de producción, estadísticos y contables)
y comparar lo realizado con lo planeado para buscar las diferencias.
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