GLOBAL PROCESS SUSTAINABILITY
Procedimientos y Políticas
Procedimiento de Compra
Aprobado por: Jefe de Bodega y Gerente General
FECHA: REVISIÓN: PÁGINA
CÓDIGO: P-COMP-001 02-JULIO-2024 1 1 de 3
1 PROPÓSITO
1.1 Establecer sistemática y ordenadamente las directrices de selección, evaluación y reevalución de
proveedores para la adquisición y compra de insumos, materiales, bienes, equipos y/o servicios
necesarios para el desarrollo y utilización adecuada a los procesos de la empresa.
2 APLICACIÓN
2.1 Este Procedimiento aplica a todas las compras de materiales, insumos, equipos y/o servicios para la
ejecución de los procesos requeridos de la empresa, se suministrará en base al requerimiento de los
servicios y necesidad de nuestros clientes.
3 DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS
3.1 Almacén/Bodega
3.2 Compras/ Finanzas
4 RESPONSABILIDADES
4.1 El Departamento de bodega es el responsable de la realización o planificación de insumos, materiales o
bienes en base a los requerimientos de los servicios o contratos prestado, tomando de la
disponibilidad del inventario en almacén
.
4.2 El departamento de bodega es el encargado de realizar una orden de compra manual la cual debe ser
aprobada y firmada por finanzas y Gerencia general
4.3 El departamento de compra es responsable del proceso de licitaciones, cotizaciones y compras hacia a
los proveedores de acuerdo a la de necesidad, deber ser colocado en el sistema Mónica por el
departamento de compra.
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5 PROCEDIMIENTO
5.1 El departamento de Bodega es el responsable de recibir las hojas de mantenimiento y solicitud de
materiales, posterior revisar el inventario disponible de la bodega, si no se cuenta con la
disponibilidad en bodega, notificar y proceder a realizar una orden de compra de materiales y/o
insumos en un formato físico especificando lo que se va a comprar (F-COMPRA-0001).
5.2 El Departamento de bodega debe realizar la orden en un formato físico F-COMPRA-001 “Formato de
compra de Insumos”, el cual debe ser autorizado por el departamento de finanza y gerencia
general. Una vez autorizado, debe entregar el formato al departamento de compra.
5.3 El departamento de compra debe revisar el formato de solicitud, autorizado y firmado, luego proceder
consultando en el catálogo de precio por proveedor, si no cuenta con el material en el catálogo,
proceder a cotizar o licitar producto con algún proveedor el material o insumo, consultando con
mantenimiento si el producto cotizado cumple con los estándares y características deseadas
5.4 Una vez cotizado el producto y aprobación por parte de mantenimiento proceder con la orden de
compra para el proveedor y generar la orden de compra en el sistema monica en el cual debe
especificar si el producto se realizara con pago en efectivo, Tarjeta de crédito o se cuenta con crédito
con el proveedor.
5.5 Cuando se genera la orden de compra en el sistema debe generar todos los campos disponibles y
llenar los ITEM según como aparecen en la base de datos del sistema, si un material es nuevo debe
consultar con bodega para ingresarlo bajo a un nombre y código especifico.
5.6 Se debe especificar en el sistema si el producto es importado o compra local
5.7 Cualquier cambio de compra debe notificarse a los departamentos involucrado.
5.8 Si las compras son menores a 2,000 lps debe notificarse a finanzas y utilizarlo de la caja chica.
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6 DOCUMENTOS o SISTEMAS ASOCIADOS
6.1 F-COMPRA-001 (Formato de compra)
6.2 F-INV-001 (Formato de inventario Excel)
6.3 SISTEMA MONICA
7 HISTÓRICO DE REVISIÓN
7.1 Detalla cronológicamente los cambios realizados al procedimiento.
REVISIÓN FECHA SECCIÓN DESCRIPCIÓN AUTORIZADO POR COMENTARIO
1 2-JULIO-24 TODAS Creación del Alfredo Perla Ninguno
procedimiento
