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El control de autoridades, en biblioteconomía y en ciencia de la información, es
un proceso para organizar y mantener información bibliográfica, por ejemplo en el
catálogo de una biblioteca. Cumple dos funciones importantes: primero, que se
puedan agregar materiales lógicamente reunidos, aunque estos se presenten de
forma diferente; y segundo, que se pueda distinguir entre nombres semejantes o
incluso idénticos.
Definición
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El control de autoridades es el conjunto de procesos que crean, unifican y
actualizan los puntos de acceso, de los catálogos automatizados y muestra
asimismo las relaciones entre los distintos puntos, de una forma normalizada. Su
meta es facilitar la búsqueda, identificación y recuperación de los documentos
almacenados, evitando confusiones y ahorrando tiempo al usuario. Para asegurar
que las obras de una determinada entidad corporativa o personal sean
recuperadas siempre que se realice una búsqueda, se deberá determinar el
encabezamiento y establecer la forma autorizada de este, siguiendo también las
convenciones y recomendaciones internacionales.
Por otra parte, Rocío Acosta cita a Schmierer y define el control de autoridades
como la operación que consiste en la determinación de los puntos de acceso y en
el registro de las decisiones que se han tomado para su elección, y comprende
tres actividades:
La recopilación, registro y mantenimiento de los datos de autoridad.
Verificación de dichos datos.
La utilización de formas establecidas y autorizadas como puntos de acceso en
el catálogo de la biblioteca.1
Tareas del control de autoridades
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El control de autoridades nos permite realizar el catálogo de la biblioteca,
ayudándonos como recurso a recuperar registros bibliográficos tanto a
profesionales de la información como a los usuarios, para ello, los profesionales
de la información, necesitan establecer una serie de tareas principales:
Saber diferenciar entre dos puntos de acceso cuando son similares.
Entablar relaciones de forma jerárquica o asociativa entre todos los puntos de
acceso.
Unificar puntos de acceso que se consideren sinónimos.
Establecer una relación entre los puntos de acceso que se encuentren
admitidos en las reglas de catalogación y los que no lo estén, también llamado
referencias de reenvío.
Metodología
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Se deben tener en cuenta varios aspectos a la hora de realizar un control de
autoridades:
Si se va a realizar con carácter retrospectivo sobre todos los fondos de la
biblioteca o, por el contrario, el fichero se va a constituir con las entradas que
se vayan normalizando.2
Si todas las autoridades del catálogo necesitan ser controladas o se va hacer
de manera selectiva. Lo ideal es hacer una selección de autoridades completa
pero el tiempo que conlleva esta tarea hace que algunos centros hagan una
selección de autoridades basada en los distintos criterios, apellidos más
comunes, los compuestos, las iniciales etc.
Si se va a crear un fichero de autoridades propio o se va a consultar una lista
de prestigio reconocido, como las de la Library of Congress, Biblioteca
Nacional o cualquier otro.
En principio los ficheros de autoridades los deben crear las bibliotecas, pero es
importante el papel de las bibliotecas universitarias y locales para la información
sobre autoridades locales y regionales. Estos centros utilizan un sistema mixto
basado en establecer sus propias autoridades cuando no están en otros ficheros
de autoridad de más alto nivel. Una vez que un centro ha tomado la decisión de
aplicar el control de autoridades a sus registros, hay unas operaciones a realizar:
