Iniciación a la codificación
Liderazgo mundial
AECOC es el representante único en España de
GS1, la organización que lidera a nivel mundial el
desarrollo y la implantación de estándares para
los negocios, como el código de barras, el
intercambio electrónico de documentos (EDI), o
el EPC (Electronic Product Code).
Más de un millón de compañías de los cinco continentes emplean los
estándares promovidos por GS1, con los que a diario se realizan en el
mundo más de 10 millones de transacciones.
GS1 en cifras
• 108 organizaciones nacionales
• Más de 150 países emplean sus estándares para los negocios
• 1.300.000 compañías asociadas
Guía de iniciación a la codificación
El uso correcto de los estándares GS1 de identificacion de productos
es, hoy en día, una necesidad básica para el funcionamiento correc- Principio de codificación
to, fluido y sin errores del intercambio de información entre las
empresas -pedidos, localizaciones en almacén, albaranes, facturas,
Toda la Normativa GS1 se basa en el Principio de
etc.-.
no-ambigüedad, que establece que cada variante de
artículo debe tener un código único que lo identifique,
La presente guía de iniciación a la codificación tiene como objetivo
siempre que la variación sea evidente y significativa a
ofrecer, de una manera fácil y asequible, una aproximación básica a
cualquier interlocutor de la cadena de suministro, princi-
los estándares GS1 para una correcta codificación de productos.
palmente el consumidor.
Asimismo, servirá para acceder, más adelante, a las guías específicas
que, en función sus necesidades, AECOC pone a su disposición.
Dos productos distintos no pueden identificarse con
el mismo código GTIN (Global Trade Item Number), y
un mismo producto no puede identificarse con más
de un GTIN.
Pasos para una correcta codificación de
unidades comerciales
PASO 1:
a
Creación del catálogo
P 84 56789 00001 4
El catálogo constituye la principal herramienta
de comunicación con nuestros interlocutores
comerciales, para dar a conocer qué produc- M 84 56789 00002 1
tos vendemos y qué identificación lleva cada
Color rojo
uno. Así como, sus respectivas agrupaciones. G 84 56789 00003 8
familia cazadora
a. Crear el listado de productos a comercializar,
Color azul
con una descripción lo más exacta posible.
Esto facilitará el alta de productos en los P 84 56789 00004 5
sistemas de gestión de sus interlocutores.
b. Añadir una referencia interna a cada forma- Importe M 84 56789 00005 2
to de producto (si es necesario para el 30€
control interno de cada empresa). Esta G 84 56789 00006 9
numeración tan sólo es de utilidad dentro Familia Color Talla
de la misma empresa. Referencia interna: F 01 C 207 T P GTIN
c. Completar la información anterior con el
código GTIN asignado a cada formato de
producto. Esta numeración será la base de b c
las comunicaciones entre las diferentes
Referencia interna Descripción del artículo GTIN
etapas de la cadena de suministro.
F 01 SF 01 ART 1150 CAZADORA ROJA TALLA P 8456789000014
El responsable de asignar el código de un F 01 SF 02 ART 1215 CAZADORA ROJA TALLA M 8456789000021
producto es el propietario de la marca F 25 SF 12 ART 0102 CAZADORA AZUL TALLA P 8456789000045
F 85 SF 91 ART 5871 CAZADORA AZUL TALLA G 8456789000069
PASO 2: No se debe utilizar la referencia interna para completar el el Prefijo GS1 de Empresa.
Asignación del código GTIN
Los código GTIN son numeraciones únicas, Codificación de agrupaciones
universales y no ambiguas, que identifican Las agrupaciones de producto podrán identi- GTIN-13 de la unidad contenida (ver página
cada formato de producto y a sus respectivas ficarse mediante un código GTIN-13 distinto 6), ambas opciones son correctas dentro de
agrupaciones. al de la unidad contenida, o bien mediante la Normativa GS1 de Codificación.
Se va a trabajar principalmente con códigos
un código GTIN-14 basado en el código 3
GTIN-13 y GTIN-14.
Estructura general del GTIN-13
El código GTIN se obtiene añadiendo al Prefijo
GS1 de Empresa (numeración asignada por C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 I1 I2
AECOC) un número secuencial y completán-
dolo con el dígito de control (véase en la C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 I 1 I 2 I 3
página siguiente el proceso de cálculo) 84 C
C1 C2 C3 C4 C5 C6 I1 I2 I3 I4
Codificación de Unidades de Consumo
Los productos cuyo destino sea el punto de C1 C2 C3 C4 C5 I1 I2 I3 I4 I5
venta al detalle, es decir, las Unidades de
Consumo, siempre deberán estar codificadas Prefijo GS1 de Empresa Numeración secuencial Dígito de control
(numeración facilitada por AECOC) (asignada por la empresa) (cálculo matemático)
mediante un GTIN-13.
Cálculo del dígito de control
Él código GTIN-13 se completa con el dígito Proceso de cálculo del dígito de control:
de control. AECOC pone a su disposición una Se busca calcular el dígito de control del número 845678901234
herramienta online para realizar dicho cálculo:
www.aecoc.es/calculodc/gtins.htm 8 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 Control = ?
También puede realizar el cálculo manual- x x x x x x x x x x x x a
mente, basta con seguir tres sencillos pasos:
1 3 1 3 1 3 1 3 1 3 1 3 Multiplicar
a Se numera el código de derecha a izquierda, = = = = = = = = = = = =
se multiplican los dígitos que ocupan
posición par por 1, y por 3 los dígitos que 8 + 12 + 5 + 18 + 7 + 24 + 9 + 0 + 1 + 6 + 3 + 12 Sumar b
ocupan posición impar.
b Se suman los valores de los productos
obtenidos. Múltiplo 10 superior = 110 Suma = 105
c Se busca la decena superior al resultado de
la suma anterior y se restan estos dos Diferencia = 110 - 105 = 5 c
valores. El resultado obtenido es el dígito de
control. Dígito de control C = 5
Código completo: 8456789012345
PASO 3:
Alineación de ficheros
maestros
Por último, se ha de transmitir el catálogo de
productos correctamente codificado, a todos
los agentes de la cadena de suministro que
vayan a trabajar con los productos.
NOTA: Si su cliente no tiene dado de alta
en su sistema el código GTIN del produc-
to a gestionar, no podrá recepcionar o
vender el producto utilizando códigos de
4 barras. Es resposabilidad de cada empre-
sa mantener el catálogo actualizado así
como informar a sus interlocutores de las
novedades, promociones o modificacio-
nes de los productos existentes.
Cambio de código
El código GTIN de un producto debe
cambiarse siempre que existan:
• Cambios de atributos (tallas, colores,
aromas, etc.)
• Cambio de dimensiones. Detergente
• Cambio de peso. BiO
• En multipacks. 2Litros
• En productos cuyo envase o embalaje ha Producto de 2 litros
cambiado físicamente.
Cuando cambia el formato de producto, cambia el código
• En productos modificados en fórmula o
composición, siendo dicho cambio percibi-
do por el consumidor final.
Detergente
• Añadidos que modifiquen las dimensiones.
• En variantes promocionales. BiO
4Litros
Producto de 4 litros
NOTA: Para más información solicite la
guía de cambio de código GTIN.
Producto normal Producto normal
Cuando hay regalo añadido, cambia el código Cuando hay una promoción, cambia el código
5
Producto con obsequio Producto en promoción
La codificación de agrupaciones
Una agrupación es un conjunto de unidades
de consumo cuya función es facilitar el Ejemplo de construcción de un código GTIN-14, a partir del
manipulado de éstas, tanto en lo que se código GTIN-13: 8456789010013
refiere a los envíos, como a los procesos de
entrega, recepción, etc. Todas las agrupacio-
nes pueden ser separadas en las unidades de
consumo que las forman. UNIDAD DE CONSUMO
• Es correcto identificar una agrupación
asignando un código GTIN-13 que identifi- GTIN-13
que a la misma, distinto al de la unidad de 84 5678901 001 3 Partiendo del
GTIN-13 de la unidad
consumo que contiene.
de consumo
• También se puede identificar una agrupa-
ción con el código GTIN-14. Éste se
consigue añadiendo un número, al GTIN-13
de la unidad contenida, conocido como la
variable logística. 84 5678901 001 3 Se elimina el dígito
de control
La variable logística es el dígito situado a la
izquierda del código GTIN-14 de la unidad de
consumo. Los valores que puede tomar están
entre el 1 y el 8, ambos inclusive.
Se recomienda no dar significativad a la
1 84 5678901 001 Se añade la variable
variable logística, ésta no indica unidades
logística
contenidas, sino niveles de agrupación.
Variable
logística
IMPORTANTE: No se puede utilizar el 0
puesto que el código de la agrupación se
confundiría con el de la unidad de consu-
1 84 5678901 001 0 Se recalcula el dígito
mo. Y no se puede usar el 9 ya que está
de control
reservado para la codificación de artícu- GTIN-14
los de peso variable.
6 AGRUPACIÓN CAJA 6 UNIDADES
18456789010010 Se obtiene el GTIN-14
Por último, debe tenerse en cuenta que el de la agrupación
valor del dígito de control del nuevo código
cambiará.
Se obtiene el código GTIN-14: 18456789010010
NOTA: El GTIN-14 era conocido anterior-
mente como EAN-14 o DUN -14
* Como caso particular, si las mercancías son artículos de peso variable, solicite a AECOC la Guía
de Codificación de Artículos de Peso Variable.
La creación del código de barras
Una vez se ha creado el catálogo de productos Ejemplos de simbologías GS1 estándares:
con los códigos GTIN debidamente asignados,
se ha de proceder a representarlos gráfica- Código GTIN-13 representado con simbología EAN-13
mente mediante simbologías GS1 estándar.
Para ello se puede utilizar un software de
generación de códigos de barras o mediante
una aplicación creada para dicho fin.
El código GTIN-13 se puede representar 8 456789 012345
mediante las simbologías:
• EAN-13 (única simbología expresa para el Código GTIN-14 representado con simbología ITF-14
punto de venta al detalle)
• ITF-14
• GS1-128
• GS1 DataBar
• GS1 DataMatrix
Código GTIN-14 representado con simbología GS1-128
El código GTIN-14 se puede representar
mediante las simbologías:
• ITF-14
• GS1-128
• GS1 DataBar
• GS1 DataMatrix
Código GTIN-13 representado con simbología GS1 DataBar
Código GTIN-13 representado con simbología GS1 DataMatrix
(01)08456789012345
Simbología
Obtener un código de barras que sea 100%
EL SÍMBOLO EAN-13
legible al primer intento por todos los escáne-
Principales puntos a tener en cuenta en el
res del mercado (objetivo a perseguir) depen- Mínimo 20,73 mm
momento de realizar un símbolo EAN/UPC-13:
de de varios factores. A continuación se
indican los principales: • Dimensiones.
29,83 mm • Márgenes claros.
• Colores.
• Ubicación
• Calidad de impresión.
Nominal 25,91 mm
1. Dimensiones
El tamaño de un símbolo EAN-13 viene
determinado por tres factores: tipo de impre-
37,29 mm
sión, substrato sobre el que se imprime y
entorno de lectura. Elegir el tamaño del
símbolo basándose en el diseño del envase es
un error que puede ocasionar la no-lectura
del mismo.
Anchura Altura
Mínimo 29,83 mm 20,73 mm
Nominal 37,29 mm 25,91 mm
Máximo 51,82 mm Máximo 74,58 mm 51,82 mm
Las dimensiones de la tabla están previstas
para unidades de consumo y se refieren a la
separación existente entre señales de
encuadre.
74,58 mm
Estas 3 ilustraciones no están representadas a tamaño real
2. Márgenes claros
8 Las dimensiones antes mencionadas incluyen
el espacio reservado a los márgenes claros, los
espacios en blanco antes y después de las
barras de inicio y fin del símbolo EAN-13. Es
obligatorio respetar estos espacios. El hecho
de invadir estos márgenes con textos, ilustra-
Señales de encuadre ciones, etc., o situar el código demasiado
cerca de la arista lateral del envase, impedirá
la correcta lectura del código.
8 456789 012345
Simbología
3. Colores Chequeo Códigos PANTONE
Cálculo del Mínimo PCS asociado
Puede utilizarse cualquier combinación de
colores siempre que presenten un contraste Código Pantone Código Pantone
adecuado para el escáner. Contraste 13-41 Coated process
Normas generales:
• Siempre barras oscuras sobre fondos claros.
Cancelar Aceptar
• Nunca barras en rojo.
• No se recomiendan los colores metalizados.
PCS Máximo [Tablas] 1239
En la página web de AECOC hay una aplica-
ción en la que indicando los valores del PCS Minimo [Tablas] OC19
pantone de barra y fondo se determina la
validez de contraste de los colores elegidos.
COMBINACIÓN DE COLORES CORRECTA
4. Ubicación
De la correcta ubicación del símbolo
EAN-13 dependerá la correcta lectura y la
ergonomía del trabajo para el personal del
punto de venta. Se recomienda la ubicación
del mismo en el reverso del diseño natural
del producto, viniendo éste sugerido por la
forma del envase y su grafismo.
El símbolo debe imprimirse en áreas que
estén libres de recubrimientos, solapamientos,
pliegues o curvas cerradas de menos de 5 mm.
Si el producto está empaquetado en un
"envoltorio aleatorio" (aquel en que el envase
no tiene un registro de corte), es necesario
que se asegure que el símbolo completo
aparezca en el envase.
Ubicar un símbolo cerca de la arista de un Una mala ubicación impedirá una correcta lectura del símbolo EAN/UPC-13
producto, cubierto por un pliegue de termo-
sellado, en una superficie irregular, etc.
incrementa el riesgo de que este código no 9
pueda ser leído correctamente.
5. Calidad de impresión
Las desviaciones en la anchura de las barras
son debidas a procedimientos de impresión
inexactos o bien al empleo de film-masters
fuera de especificaciones o no preparados “ex
profeso” para el tipo de impresión y superficie
sobre la que se va a realizar el símbolo. Esto
originará barras demasiado gruesas o dema-
siado finas que no podrán ser leídas correcta-
mente por un escáner.
Simbología
EL SÍMBOLO ITF-14 1. Dimensiones
Principales puntos a tener en cuenta en el Al igual que en el símbolo EAN-13, la dimen-
momento de realizar un símbolo ITF-14 sión del símbolo ITF-14 debe venir marcada
por la calidad de la impresión y el entorno de
• Dimensiones.
lectura.
• Ubicación Factor Nominal:
159,828 mm
(El resto de puntos –márgenes, colores y
calidad de impresión- son coincidentes con
los mencionados anteriormente para el 41,4 mm
EAN-13)
Máximo: Factor Nominal x 1
Si desea conocer cómo se estructura Mínimo: Factor Nominal x 0,246
las etiquetas con simbología GS1-128,
solicite a AECOC la guía de GS1-128. 2. Ubicación
Es recomendable la ubicación del símbolo en
dos laterales adyacentes de la unidad de
expedición.
Los extremos inferiores de las barras del
símbolo deben estar a una distancia de 32
mm de la base.
La distancia mínima del símbolo hasta las > 19 mm
aristas verticales de la agrupación debe ser de
19 mm incluyendo márgenes claros. 32 mm
10
Más información
Para cualquier consulta, AECOC pone a disposición de sus asociados su página web (www.aecoc.es), un servicio personalizado de asesoría
telefónica (93 252 39 00) y una serie de guías especializadas.
Ampliaciones a esta guía:
• Codificación en el sistema GS1 (GS1-128): Para utilizar correctamente el estándar GS1.
• Cambio de código GTIN: casos donde el código GTIN ha de modificarse o mantenerse.
• Calidad en simbología en el Punto de venta detallista: cómo se puede garantizar que un código de barras se lea a la primera en
todos los puntos de venta detallistas.
• Puntos Críticos: Ayuda a imprimir, ubicar y utilizar correctamente las simbologías existentes en el Sistema GS1.
• Peso Variable: La especial naturaleza de los productos de Peso Variable hace necesaria una codificación específica.
• Trazabilidad Carne de Vacuno: Acorde con la legislación actualmente existente y refrendada por un comité de expertos.
• Trazabilidad Carne de Ovino - Caprino: Al igual que el sector de vacuno, el de ovino-caprino tiene sus particularidades, detalladas y
analizadas en esta guía.
• Trazabilidad Carne Fresca de Porcino: Desarrolla un sistema estándar de etiquetado para la trazabilidad de esta categoría de carne
fresca desde el matadero hasta el punto de venta.
• Trazabilidad Frutas y Hortalizas: Un documento que ayuda a establecer un mecanismo de identificación y seguimiento “desde la
parcela al plato”.
• Trazabilidad de Productos Envasados: Un documento que establece un mecanismo de identificación estándar para este tipo
concreto de productos.
• Trazabilidad Carnes y Derivados de Aves: En ella encontrará la información necesaria para la trazabilidad mediante código de barras
GS1 teniendo en cuenta las particularidades de este tipo de productos.
• Trazabilidad Productos del Mar: Documento de referencia para un correcto etiquetado y la consecución de la trazabilidad mediante el
código de barras GS1 en productos de la pesca y la acuicultura.
Servicios Formación
Asimismo, AECOC dispone de una serie de servicios orientados a la
asesoría de empresas preocupadas por la calidad en la utilización de los
Le ofrecemos un amplio calendario de cursos
interempresas que podemos adaptar para su
11
estándares GS1: compañía
• Auditoría de callidad en simbología
• Puesta en marcha GS1-128 Para más información:
[email protected] • Creación y revisión de catálogo de productos.
• Soluciones AECOC para Productos Frescos
• Soluciones AECOC para el Sector Salud
• Revisión de Procesos de Trazabilidad y Adaptación a los estándares GS1
La Misión de AECOC
Contribuir a hacer más eficientes y
sostenibles las relaciones entre las
empresas de producción y distribu-
ción, aportando mayor valor al consu-
midor a través de la identificación de
oportunidades de mejora a lo largo de
toda la cadena.
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