Contenidos extraídos de la ayuda de Microsoft Access
Consultas
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden
utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos.
Existen varios tipos de consultas en Access:
● Consultas de selección: Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual.
Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en
una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones).
También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular
sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
● Consultas de parámetros: Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se
ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información. Las consultas de
parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes
y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales
basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro
de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe.
● Consultas de tabla de referencias cruzadas: Las consultas de referencias cruzadas se
utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las
consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo
de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado
izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.
● Consultas de acción: Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o
desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de
consultas de acción: Eliminación, actualización, de datos anexados y de creación de tabla.
● Consultas SQL: Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Puede
utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para
consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. Cuando se
crea una consulta en la vista Diseño de la consulta, Access construye en segundo plano las
instrucciones SQL equivalentes.
Crear una consulta en la Vista Diseño
Para crear una consulta en la Vista Diseño:
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas, bajo Objetos, y, a continuación, haga
clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista diseño y luego en Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que aparecen las tablas o
consultas con cuyos datos desea trabajar.
4. Haga doble clic en el nombre de cada tabla que desee agregar a la consulta y, después,
haga clic en Cerrar.
5. Agregue campos a la fila Campo en la cuadrícula de diseño y, si lo desea, especifique los
criterios y el orden.
6. Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas.
En la siguiente imagen podemos ver donde se encuentra cada uno de estos elementos para
configurar una consulta. Vamos a crear una consulta sencilla en la base de datos Curso.
Queremos obtener una lista con los nombres y teléfonos de todos los alumnos de la provincia de
Murcia.
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Para realizar esta consulta:
○ En la ventana Base de Datos, hacemos clic en consultas y después doble-clic en “Crear una
consulta en Vista Diseño.
○ En la lista de tablas que aparece, hacemos doble clic en Alumnos y después clic en el
botón Cerrar.
○ Los campos que necesitamos en la consulta son: Nombre, Teléfono y Provincia. Podemos
insertarlo haciendo doble clic en la lista de los campos de la tabla Alumnos o
seleccionándolos en las columnas de la consulta en el apartado Campo.
○ En las columnas de los campos Nombre y Teléfono, marcamos Mostrar. En la de Provincia
lo dejamos desmarcado.
○ En la columna Provincia, en la línea de criterios ponemos Murcia.
○ Ahora ya podemos ver los resultados de la consulta haciendo clic en el botón de la barra
de Herramientas .
Para quitar campos de una consulta en la Vista Diseño sólo tenemos que seleccionar la columna
completa en la que aparecen y pulsar la tecla SUPR.
En el apartado de Orden podemos elegir entre: Ascendente, descendente y sin ordenar (en este
caso nos aparecen en el que se insertaran los registros). Podemos ordenar por varios campos y el
primer criterio será el de la columna que esté más a la izquierda.
En la barra de herramientas “Diseño de Consulta”, que está visible cuando estamos editando una
consulta, tenemos la lista desplegable “Valores superiores”.
Ejercicio: Realiza la consulta que se explica en los párrafos anteriores.
Ejercicio: Ordena la consulta anterior por el campo FechaNacimiento. Este campo no se debe
mostrar en la consulta.
Ejercicio: Crea una consulta con los datos de la tabla “Pagos” para que salgan sólo los importes y
las fechas, ordenados de mayor a menor por el importe.
Ejercicio: Modifica las consultas anteriores para que sólo muestren 3 resultados como máximo.
El apartado Criterios
Los criterios son límites impuestos en una consulta o en un filtro avanzado para identificar los
registros específicos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los
proveedores que utiliza su compañía, puede ver solamente los proveedores de Japón. Para ello,
especifique criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo País sea "Japón".
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Para especificar criterios para un campo en la cuadrícula de diseño de una consulta, escriba una
expresión en la celda Criterios de ese campo. La expresión del ejemplo anterior será "Japón". No
obstante, puede utilizar expresiones más complicadas, como "Entre 1000 Y 5000".
Para introducir criterios:
1. Abra una consulta en la vista Diseño o muestre la ventana Filtro u orden avanzado de una
tabla, consulta o formulario.
2. Haga clic en la primera celda Criterios del campo para el cual desea establecer criterios.
3. Escriba la expresión de los criterios directamente o mediante el Generador de
expresiones. Para mostrar el Generador de expresiones, haga clic con el botón secundario
del ratón en la celda Criterios y, a continuación, haga clic en Generar.
4. Si su consulta incluye tablas vinculadas, los valores que especifique en los criterios de los
campos de las tablas vinculadas pueden distinguir mayúsculas de minúsculas (los valores
deben coincidir con los de la tabla base).
Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, sitúese en la celda Criterios
apropiada y escriba la expresión.
Puede introducir criterios adicionales para el mismo campo o para campos diferentes. Al escribir
expresiones en más de una celda Criterios, Microsoft Access las combina mediante el operador
And, si están en columnas diferentes, u Or, si están en la misma columna. Siguiendo con el
ejemplo anterior, si queremos ver los proveedores que tenemos en Japón y en China:
○ Añadimos la columna con el campo País de la tabla Proveedores a la cuadrícula de Diseño.
○ En la fila Criterios escribimos Japón y en la fila o (que está debajo) ponemos China
○ Sólo nos falta hacer clic en para ver el resultado
Ejercicio: En la tabla “Pagos” haz una consulta que nos muestre todos los que ha realizado
Sisebuto. Guarda la consulta con el nombre “Pagos de Sisebuto”.
Ejercicio: Modifica la consulta anterior para que salgan los pagos realizados en el mes de
diciembre de 2003. Modifica el nombre de la consulta anterior para que se llame “Pagos de
Sisebuto en noviembre”. (Nota: Si no hay ningún pago con esas características, abre la tabla de
Pagos e inserta al menos dos)
Ejercicio: Modifica la consulta anterior para que salgan los pagos de Sisebuto y Rigoberto.
Consultas con parámetros
Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de
diálogo donde se solicita información, como criterios para recuperar registros o un valor que se
desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato.
Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para los
formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de
ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access
muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe.
Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente. Es posible
Con consultas de parámetros, formularios e informes, también se puede:
○ Crear un formulario o un cuadro de diálogo personalizado que solicite los parámetros de
una consulta.
○ Imprimir los criterios especificados en una consulta de parámetros para un informe en el
encabezado de informe de manera que se pueda determinar a partir del informe los
valores utilizados para crearlo.
○ Como alternativa a una consulta de parámetros, puede utilizar un formulario para
especificar los criterios del informe y después mostrar los resultados en un informe.
Pasos para crear un consulta con parámetros:
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1. Cree una consulta de selección o una consulta de referencias cruzadas.
2. En la vista Diseño de la consulta, arrastre los campos desde la lista de campos de
la consulta a la cuadrícula de diseño de la consulta.
3. Siga uno o varios de estos procedimientos:
■ Utilizar un parámetro: En la celda Criterios del campo que desea utilizar
como parámetro, escriba una expresión con una petición entre corchetes.
Por ejemplo, en un campo que muestre el número actual de unidades en
stock, escriba lo siguiente: <[Número de unidades en stock:]
■ Utilizar dos o más parámetros: En la celda Criterios, escriba una expresión
con peticiones entre corchetes. Por ejemplo, en un campo que muestre
fechas, puede incluir las peticiones "Escriba la fecha inicial:" y "Escriba la
fecha final" para especificar un intervalo de valores: Entre [Fecha Inicial:] Y
[Fecha Final:]
■ Utilizar parámetros con comodines: En la celda Criterios de cada campo
que desee utilizar como parámetro, escriba una expresión con una petición
entre corchetes. Para solicitar al usuario uno o varios caracteres por los
que buscar y, a continuación, buscar registros que comiencen o contengan
los caracteres especificados por el usuario, cree una consulta de
parámetros que utilice el operador COMO y el símbolo comodín de
asterisco (*). Por ejemplo, la siguiente instrucción busca palabras que
comiencen por la letra especificada: COMO [Letra para buscar: ] & "*". La
siguiente instrucción busca palabras que contienen el carácter
especificado: COMO "*" & [Letra para buscar: ] & "*"
4. Especifique un tipo de datos para los parámetros. En ciertos casos es necesario
especificar el tipo del parámetro que nos van a escribir. Para poder especificar el
nombre y el tipo de cada parámetro podemos hacer clic en el menú Consultas >
Parámetros. Hay escribiremos el nombre y el tipo de los parámetros. Después, en
los criterios de la consulta que consideremos oportuno utilizar el parámetro,
pondremos el nombre entre corchetes.
Ejercicio: Realiza una consulta en la que se pida el nombre de una provincia y muestre todos los
alumnos de esa provincia.
Ejercicio: Realiza una consulta en la que se pidan dos fechas y nos muestre los alumnos cuya
fecha de nacimiento esté entre esas fechas. Especifica el tipo de datos para ambos parámetros.
Ejercicio: Realiza una consulta que nos pregunte una letra y muestre todos los nombres de
alumnos que empiecen por esa letra.
Realizar cálculos en consultas
Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por ejemplo,
puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo, multiplicar los valores de dos
campos o calcular la fecha de tres meses a partir de la fecha actual. Puede realizar cálculos en
una consulta mediante:
○ Cálculos predefinidos, denominados "Totales", para calcular las siguientes cantidades a
partir de grupos de registros o a partir de todos los registros combinados en la consulta:
suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o varianza.
○ Un cálculo personalizado para llevar a cabo cálculos numéricos, de fechas y de texto en
cada registro, utilizando los datos de uno o más campos. Necesita crear un nuevo campo
calculado directamente en la cuadrícula de diseño para estos tipos de cálculos.
Cuando se muestran los resultados de un cálculo en un campo, realmente no se almacenan en la
tabla base. En su lugar, Access ejecuta de nuevo los cálculos cada vez que ejecuta la consulta, de
forma que los resultados están siempre basados en los datos más actuales de la base de datos.
Por tanto, no puede actualizar de forma manual los resultados calculados.
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Cálculos predefinidos que utilizan funciones de agregado
Para mostrar en un campo los resultados de un cálculo, puede utilizar el cálculo predefinido que
proporciona Access o los cálculos personalizados definidos por el usuario. Utilice los cálculos
predefinidos, denominados funciones de agregado o "Totales", si desea calcular las siguientes
cantidades para todos los registros o para grupos de registros: suma, promedio, cuenta, mínimo,
máximo, desviación estándar o varianza. Se elige un cálculo de totales para cada uno de los
campos que desee calcular. Se pueden realizar:
○ Cálculos de todos los registros
○ Cálculos de grupos de registros
Para mostrar la fila Totales, desde la Vista Diseño de Consultas: Menú Ver > Totales ó Botón
derecho del ratón, sobre la cuadrícula y la opción Totales. Una vez que aparezcan la fila de
Totales, podremos elegir la función que queramos utilizar.
Puede calcular algunos tipos de totales mediante el Asistente para consultas sencillas. O bien,
todos los tipos de totales mediante la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta, donde
selecciona la función de agregado para el cálculo que desee llevar a cabo en un campo.
En la cuadrícula de diseño de la consulta también puede especificar los criterios que afectan a los
cálculos y producen distintos resultados de consulta. Si agrega criterios, puede limitar:
○ Los grupos antes de realizar los cálculos sobre dichos grupos.
○ Los resultados después de realizar los cálculos sobre los grupos.
○ Los registros antes de agruparlos y antes de realizar los cálculos.
Cálculos personalizados y campos calculados
Con un cálculo personalizado puede llevar a cabo en cada registro cálculos numéricos, de fechas
y de texto mediante los datos de uno o más campos. Por ejemplo, con un cálculo personalizado
puede multiplicar los valores de un campo por una determinada cantidad, encontrar la diferencia
entre dos fechas almacenadas en distintos campos, combinar varios valores de un campo Texto o
crear subconsultas.
En el caso de cálculos personalizados, necesita crear un nuevo campo calculado directamente en
la cuadrícula de diseño. Para crear un campo calculado, escriba una expresión en una celda en
blanco Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. La expresión puede ser como una de las
siguientes:
○ Cpedido: [Volumen]*[ImportePago]
○ Suma([UnidadesEnExistencia]+[UnidadesEnPedido])
Ejercicio: Haz una consulta que cuente el total de alumnos por provincias.
Ejercicio: Haz una consulta que calcule el total de los importes de los pagos. Otra que calcule el
total pagado por cada alumno. Otra que nos diga la máxima cantidad pagada.
