GESTIÓN DE TIEMPO

¿Que dedicación de nuestro tiempo corresponde a cada uno de los cuatros

capítulos siguiente

● Relaciones: pareja, familia, amigos

● Salud: Cuidado, físico, deporte
● Trabajo: Como actividad profesional
● Ocio: Como tiempo libre y aficiones

Relaciones

Trabajo Salud

Ocio

Factores que influyen negativamente en la productividad personal:

● Factores ambientales
● Factores personales

Una estrategia efectiva para una buena gestión de tiempo es identificar cuales son
los factores que pueden provocar una jornada inproductiva

Factores ambientales
● Ruido ambiental
● La iluminación
● E-mail
● Reuniones
● Interrupciones imprevistas

Factores Personales
● Incapacidad de delegar
 ● Mala comunicación
● Procrastinar

Zona de confort Zona de aprendizaje Zona de pánico

Zona mágica

Técnicas para conseguir un cambio de hábitos en nuestra rutinas diarias

Fin de la
aventura

Llamada a
la aventura

Creamos una nueva

Negación realidad y nuevo
hábitos

Miedo

Travesía por
el desierto

El cambio es una curva y existen algunas claves para poder acelerar cada una fases

● Visualizar el nuevo proyecto. Definirlo en objetivos

● Ponerle pasión. Para superar el miedo es necesario el disfrute de la ilusión
● Aprende a través de la frecuencia
● Transformar emociones negativas en positivas, aprende a relativizar y tomar
distancia
● Apoyarse en las personas que nos rodean. Pedir ayuda
● Dotarse de autoconfianza
● Comprometerse ante lo demás

Tecnicas ‘para logarcamblios de hábitos

Para cambiar algunos de nuestros hábitos necesitamos aplicar un modelos
sistematizado que nos lo permita
Técnicas de los 21 días

1. Querer cambiar
2. Identificar beneficios
3. Pasar a la acción

El cambio de hábitos además requiere de una conclusión indispensable (pensar que

podemos hacerlo)

¿Cómo influyen los procesos mentales en nuestra actitud frente a la gestión de

tareas?

Esto significa que, si la grabación que tenemos sobre la temática en cuestión, es

decir la creencia es positiva, actuaremos positivamente: pero, si por lo contrario, la
grabación fuera negativa, nuestra actuación también lo será

Creencia (Se me da bien la informática) Ciclo del exito

 Creencia (Se me da mal la informática) Ciclo del fracaso

Priorizar tareas
Establecer diferencias entre lo importante VS lo urgente

Tarea Importante: Es aquella cuya ejecución Influye, de manera directa en la

ejecución de uno o varios objetivos que nos hemos fijados

Tarea urgente: Cuando es necesario llevarla a cabo con cierta premura de tiempo
ya que de no hacerse así, posiblemente no pueda realizarse o llevarse a cabo

● Lo importante está relacionado con la consecución de objetivos

● Lo urgente está relacionado con el factor tiempo

Tareas incómodas O tareas difíciles

Tareas incómodas
¿En qué momentos de la jornada realizamos aquellas tareas que nos resultan
incómodas?

● ¿A última hora?
● ¿A primera hora?
● Depende

Si se hace a última hpra, lo que ocurre es que durante toda la jornada estaremos
pensando en la situación. Esto, además, conlleva un consecuente desgaste de
energía

Tareas difíciles

Estas tareas requieren concentración y para su realización debemos utilizar al

máximo todas nuestras capacidades

● Desarrollar la tarea en el momento en que estemos con un alto nivel de

rendimiento de acuerdo con nuestra curva de rendimiento

● Considerar el momento apropiado de nuestra jornada en el que podamos

tener mayor concentración

La elección del momento más apropiado es muy importante para desarrollar con
eficacia, calidad y satisfacción la tarea en cuestión

Método para establecer prioridades: Matriz de prioridades

Urgente NO urgente

Importante 1 2

NO importante 3 4

Tenemos 4 posibilidades en los relativo a las distintas áreas

Cuadrante 1(Q1): Tarea importantes y urgentes

El objetivo para conseguir una buena gestión del tiempo es planificar estas tareas y
evitar dejarlas para el último minuto
De manera proactiva, podemos identificar aquellas tareas que recurrentemente,
aparecen en este cuadrante. De esta manera, podemos asignarlas a un lugar en
nuestra agenda diaria para que, de esta manera, pasen al “Q2”

Algunas tareas que podían encuadrarse en este apartado serían:

● La entrega de un proyecto en una fecha límite
● Preparar una presentación de servicios para un nuevo cliente

Cuadrante 2 (Q2): Tareas importantes y no urgentes

Están las actividades que no tienen fecha límite para su ejecución (por tanto no son
urgentes) pero contribuyen para la consecución de los objetivos establecidos

Algunas tareas que pueden estar encuadrarse aquí, serían:

● La planificación semanal de nuestro trabajo

● Nuestra planificación de nuestros objetivos a medio- largo plazo
● El estudio de un informe que podría sernos muy útil para la ejecución de un
proyecto en concreto

Cuadrante 3 (Q3): Tarea no importante y urgente

Las tareas que aquí se encuadran suelen requerir nuestra atención, son urgentes,
pero no nos ayuda a cumplir nuestras metas o propósito

Suelen suponer interrupciones en nuestro trabajo que nos impiden a centrarnos en

lo importante

● La mayoría de los emails

● La mayoría de las llamadas telefónicas
● Notificaciones de pantallas o de teléfono

Pasar la mayor parte del tiempo realizando tareas del Q3 suele generar frustración y
malestar ¿Como sacar las tarea de Q3?

● ¿Podemos delegar la tarea?

● ¿Podemos posponer la para un “periodo valle” en nuestra jornada?

Cuadrante 4 (Q4): Tareas no importante pero si urgentes

Estas tareas pertenecen a lo que podríamos llamar “tiempo muerto”. No nos

estresan, ni contribuyen a nuestras metas, ni nos acercan a nuestro objetivo. La
mayoría de estas tareas son, simplemente, distracciones.
Algunos ejemplos de estas tareas pueden ser:
● Mirar la web de los periódicos.
● Consultar las novedades de nuestras redes sociales.
● La conversación en torno a la máquina de café

Lo mejor, para este tipo de tareas es, simplemente, cancelarlas.

Ladrones de tiempo
Identifiquemos quiénes son estos ladrones:
● Reuniones mal gestionadas e innecesarias.
● El correo electrónico, esa preciada y “maldita” herramienta.
● El teléfono, que se ha integrado tanto en nuestra vida que ya parece una
extensión de nosotros mismos.
● Las interrupciones inesperadas, de clientes, proveedores, compañeros y
compañeras de trabajo.
● Los tiempos de espera
Reuniones eficaces
Si queremos que nuestras reuniones sean satisfactorias a la par que eficaces, con
el importante ahorro de tiempo y energía que ello conlleva.
Antes de realizar una reunión, planteemos un par de preguntas importantes:
● ¿Es realmente necesario llevar a cabo esta reunión?
● ¿Podemos conseguir los mismos objetivos y resultados por otros medios?

Preparación
Para una buena preparación es necesario pensar en lo siguiente:
● Establecer un objetivo para la reunión.
● Preparar un orden del día que contenga:
○ Fecha, lugar, hora de inicio y de fin.
○ Temas a tratar, con la estimación de tiempo a dedicar a cada
tema.
○ Participantes.
○ Persona que va a coordinar y a moderar la reunión.
○ Persona que va a tomar notas para realizar un “acta de la
reunión”.
A este orden del día se le debería adjuntar toda la documentación que sea
necesaria leer, estudiar y analizar y se remitirá a todos los participantes, con el
tiempo suficiente, para que puedan llevar a cabo una preparación apropiada.
Introducción
Algunas buenas estrategias de inicio para una reunión pueden ser:
 ● Lanzar una pregunta interesante a los participantes.
● Mostrar una estadística impactante.
● Mostrar un objeto que capte la atención.
● Contar una historia que cause impresión.
Así mismo, en esta fase, se explicarán los objetivos y los resultados esperados de la
reunión y se animará a participar activamente a todos los asistentes (si es que procede).

Desarrollo

La figura del moderador es crítica para el éxito de la reunión. Sus funciones más
destacadas son las siguientes:

● Orientar la reunión hacia la obtención de resultados.

● Fomentar la participación de las personas menos comunicativas y limitar la de
las excesivamente participativas.
● Dar y/o quitar la palabra.
● Asegurar que no entren temas que no estén previstos en el orden del día.
● Asegurar el cumplimiento de los tiempos asignados a cada tema.
● Controlar que no se produzcan discusiones al margen.
● Evitar que se lleven a cabo enfrentamientos entre los participantes y gestionarlos
apropiadamente si estos aparecen.

Es decir, todos aquellos aspectos que permitan asegurar la eficiencia y eficacia de la

reunión.

Correo electrónico
Algunas buenas prácticas para gestionar el correo de manera eficaz, sin perder
tiempo, son las siguientes:
● No abrirlo de manera automática o inconsciente.
● Programar su lectura y gestión. Por ejemplo, establecer 2, 3 ó 4
momentos a lo largo del día para llevar a cabo esta tarea. Podemos
establecer aquellos momentos en los cuales nuestra actividad, debido a
los biorritmos, sea más baja.
● Podemos solicitar que no nos incluyan en cadenas de correos
electrónicos en las que no tengamos ninguna responsabilidad operativa ni
ejecutiva.
● Al abrir un correo electrónico tendremos que llevar a cabo alguna de estas
acciones:
○ Gestionarlo.
○ Delegarlo.
○ Archivarlo.
○ Eliminar.
No debería caber ninguna otra opción.
● Llevamos a cabo una apropiada organización interna: gestión de ficheros,
marcadores, etiquetas, limpieza del correo, etc.
● Creemos, a nivel organizacional, una adecuada cultura del correo
electrónico, para que sean breves y claros.
● Creamos plantillas estructuradas para el correo interno.
 ● Si nos ausentamos de la oficina durante varios días, podemos configurar
la opción de “respuesta automática”.
● Preparemos apropiadamente los correos a escribir: estructura, objetivos,
desarrollo y conclusiones.
● Cuidemos la redacción de todos nuestros correos.

Teléfono

Interrupciones
● Analicemos el origen de las interrupciones que sufrimos.
● Atenderlas cuando se trate de asuntos importantes.
● Digamos NO a las interrupciones continuas y no deseadas.
● Deleguemos y filtremos, en la medida de lo posible.
● Si no nos es posible evitarlas, acortemos al máximo la duración.
● Mostremonos ocupados y hagámoslo saber a nuestro interlocutor.
● Limitemos al inicio la duración del encuentro.
● Cerremos la puerta de nuestro despacho, si es posible y hagamos saber al resto
de compañeros/as que es una señal de no disponibilidad.
● Si no nos es posible evitar las interrupciones, concentremos las tareas que
requieran menor concentración en los periodos en que más solemos ser
interrumpidos.
● Reservemos un tiempo para nosotros en el cual se evite ser interrumpido.
● De la misma manera, respetemos el tiempo de los demás.

Tiempo de espera
En numerosas ocasiones, por nuestra agenda, nos vemos obligados a guardar
largos tiempos de espera.
No obstante, podemos convertir el tiempo de espera en un tiempo productivo si
seguimos algunos de estos consejos:
● Aprovechar para organizar o planificar.
● Hacer llamadas que teníamos pendientes.
● Revisar y responder nuestro correo electrónico.
● Leer un artículo o libro que teníamos pendiente.
● Trabajar con el portátil.
● O simplemente, descansar y relajarnos.

Planificación y programación
A lo largo de nuestra vida hemos podido observar que hay momentos del día en que
nuestro rendimiento es muy alto y por el contrario, hay otros momentos en los que
disminuye de manera notoria.

Conocimientos personal de los biorritmos

El ciclo de los biorritmos.
Los Biorritmos son ritmos de vida que miden nuestra respuesta física, emocional y
mental frente a la secuencia de los acontecimientos. Estos ciclos que afectan lo
Físico, Emocional, Intelectual de nuestras experiencias, se relacionan con nuestras
reacciones frente a los estímulos.
Los biorritmos son mucho más que simples especulaciones sobre el estado físico,
emocional o mental del ser humano. Son un baremo por el cual podemos guiarnos y
obtener resultados óptimos en todas las actividades de nuestra vida. Desde hace
tiempo se vienen comprobando los resultados efectivos del control biorritmo no solo
en medicina deportiva, sino también en el rendimiento laboral.
Cada ciclo biorritmo, físico, emocional y mental se divide en 3 movimientos, pasivo o
bajo, activo o alto y crítico.
● El ciclo Físico es cada 23 días
● El ciclo Emocional es cada 28 días
● El ciclo Mental o Intelectual es cada 33 días
Cada fase tiene su función y nos informa acerca de las condiciones vitales en las
que se halla, nuestro organismo, nuestro estado emocional y nuestras aptitudes
mentales o cerebrales.
● Los biorritmos físicos son los que están relacionados con la vitalidad del
cuerpo, el impulso más espontáneo, la salud, la fuerza y la destreza física.
● Los biorritmos emocionales se refieren al estado de nuestras emociones,
la vitalidad anímica, los sentimientos que varían según el estado de ánimo
y el humor. En fase Alta estamos más alegres, en fase baja, más
apáticos, la fase crítica es la más propensa a las discusiones.
● Los biorritmos mentales se refieren a nuestro estado psicológico, cómo
está nuestra mente, si más receptiva, en alerta, más dispuesta para la
concentración. Para el estudio es mejor la fase alta, para el reposo de la
mente, aprovechar la fase baja. La fase crítica puede inducirnos al error.

El ciclo físico
● En los periodos positivos:

Se dispone de una abundante energía, de más carburante. De mayor aguante y

fortaleza frente a los retos. Hay que aprovechar esos periodos para vigorizar la
voluntad.
 ● En los periodos negativos:

El cuerpo está recargando pilas, almacenando carburante. Cuanto más gastamos

en el ciclo anterior, más deberemos acumular y economizar energía para cuando
lleguen los días críticos.
● En los periodos críticos:

El cuerpo y organismo están algo descompensados. Nos sentimos inestables,

torpes, con pocas ganas de movernos. Es el momento de más riesgos para el
aparato locomotor, ya que la inseguridad es la tendencia más relevante en esta
fase del biorritmo. Es el momento para darse un descanso.

El ciclo emocional
● En los periodos positivos:

Podemos ver la vida de manera positiva o ser capaces de distanciarnos de los

problemas. Nos mostramos más tolerantes y comprensivos.
La creatividad e imaginación están en estado de alerta, en busca de nuevas y
enriquecedoras experiencias.
● En los periodos negativos:

Nos mostramos más irritables, sensibles, algo quisquillosos, y menos cooperativos.

Nos afecta en exceso lo que ocurre a nuestro alrededor y podemos darle
importancia a cosas que no la tienen. Disimulamos poco el mal genio.
Suele ser el mejor momento para reflexionar.
● En los periodos críticos:

Esta es la fase biorrítmica más delicada de cuantas haya, ya que es cuando las
emociones se desbordan, tienden a descontrolarse y la agresividad suele aparecer.
Por lo tanto, en esos días lo mejor es evitar cualquier enfrentamiento o darle
demasiadas vueltas a los problemas, ya que la predisposición a resolverlos no será
demasiado efectiva. Tendencia a la depresión, al pesimismo, a ver las cosas peores
de lo que están.

El ciclo cerebral o mental

● En los periodos positivos:

La mente está más clara, ágil y despierta. Es el mejor momento para proyectar ideas, para
el trabajo intelectual, el estudio y planificación de los asuntos laborales. Periodo ideal para
la toma de decisiones y para poner en orden los pensamientos. La lógica y la razón están
en su etapa de dominio.
 ● En los periodos negativos:

Hay que reflexionar, hacer una evaluación de los logros, de los objetivos cumplidos y por
cumplir. Puede haber una tendencia a ser más indecisos, a no concretar las cosas, a pensar
en muchas cosas a la vez y dudar de las propias decisiones. Es una etapa en la que la
mente racional capta gran cantidad de información que debe procesar. Dispersión y falta de
concentración.
● En los periodos críticos:

Hay que esforzarse en no mezclar la mente racional con las emociones. Cuidado con los
errores de interpretación, emitir juicios arriesgados sin la debida información. Es mejor evitar
los procesos judiciales o discusiones estériles, porque los argumentos se vienen abajo y no
se sacará más que dolores de cabeza.

Herramientas para ser más eficientes

● Asimilar dicha información de manera más rápida.

● Cribar la información relevante de la meramente accesoria.

● Mejorar nuestra capacidad de aprendizaje.

● Mejorar nuestra capacidad en la toma de decisiones.

● Mejorar nuestra capacidad de adaptación a los cambios.

● Incrementar nuestra creatividad.

¿Cómo nos ayuda la creatividad en la resolución eficaz de tareas?

A continuación, detallamos algunos consejos para ser más creativos y tomar
decisiones más acertadas:

● Motívate: quiere y desea ser más creativo.

● Fíjate objetivos claros a conseguir.
● Exígete. Esfuérzate constantemente en generar nuevas ideas.
● Observa. Busca en la naturaleza y en las personas de alrededor fuentes
de inspiración.
● Sal de tu zona cómoda, asumiendo los riesgos necesarios.
● Busca e identifica analogías.
● Pregúntate constantemente “¿por qué?”, “¿por qué no?”.

Ser creativo es esencialmente un asunto de actitud, de querer serlo. Es un asunto

de esfuerzo e insistencia.