INICIACIÓN A OFFICE

VERSIÓN 2007

OFIMÁTICA

AULA
MENTOR
educacion.es
NIPO: 820-10-269-5

Autoría:
Francisco Hernández Rodríguez
Jose Luis Moreno Sánchez
César Casero Fernández

Edición y maquetación:
Amalia B. Dueñas Luengo

Diseño gráfico de portada:

Lorena Gordoa López
 índice

Módulo A: Procesador de textos - Word 8

Unidad didáctica 1: Conceptos iniciales 8

Unidad didáctica 2: Formato de texto 35

Unidad didáctica 3: Cinta de Opciones 56
Unidad didáctica 4: Mejorar el documento
66
Unidad didáctica 5: Inserción
97
Unidad didáctica 6: Tablas
103
Unidad didáctica 7: Gráficos
113
Módulo B: Presentaciones - PowerPoint
161
Unidad didáctica 8: Creación de presentaciones
162
y diapositivas
195
Unidad didáctica 9: Efectos

Módulo C: Hoja de cálculo - Excel

218
Unidad didáctica 10: Crear una hoja de cálculo
219
Unidad didáctica 11: Operaciones con archivos
230
Unidad didáctica 12: Formato
252
 Unidad didáctica 13: Datos 270

Unidad didáctica 14: Funciones 290

Unidad didáctica 15: Gráficos e imágenes 311

Módulo D: Base de datos - Access

333
Unidad didáctica 16: Tablas
334
Unidad didáctica 17: Consultas
362
Unidad didáctica 18: Formularios
376
Unidad didáctica 19: Informes
386
Iniciación a Office Unidad 1 Word

MÓDULO A
Procesador de textos - Word

UNIDADES DIDÁCTICAS:

Conceptos iniciales
Formato de texto
Cinta de opciones-Herramientas
Mejorar el documento
Inserción
Tablas
Gráficos

-1-
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Unidad 1: CONCEPTOS INICIALES

INTRODUCCIÓN

MICROSOFT WORD 2007 es una potente herramienta concebida para

ayudarte a escribir, a dar formato y a imprimir documentos.
Las posibilidades de trabajo con ella son casi ilimitadas y depende de la
necesidad y del conocimiento que tengas para que puedas realizar tareas que van
desde escribir correctamente una carta o un documento sencillo hasta crear Blogs y
páginas Web, trabajar con gráficos e intercambiar datos con hojas de cálculo o bases
de datos.

El objetivo de este curso de iniciación consiste en mostrarte de forma sencilla

las funcionalidades del procesador de textos, independientemente del nivel de
conocimientos previos que tengas sobre el programa WORD. No obstante, es
conveniente familiarizarse previamente con algunos aspectos del programa para
trabajar después en él con mayor soltura.

Los elementos que vamos a ver en esta introducción son los siguientes:

Arranque
Cinta de Opciones
Botón de Office
Barra de formato rápido
Vista Previa
Zoom
Ayuda

1.- Arrancar Word

Podemos abrir el programa de varias formas:

Con el botón Inicio que aparece en la parte inferior izquierda del

escritorio.

Desde un icono situado en el Escritorio

Desde un documento de Word situado en el Escritorio o en otro lugar

del Explorador de Windows.

En los dos últimos casos se abre haciendo doble clic en los iconos.

Para arrancar desde el botón Inicio iremos al botón que está situado en la parte
inferior izquierda de la pantalla.

-2-
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Al pinchar en el botón se despliega un menú como éste que ves y si colocas el

cursor sobre “Todos los programas” se abrirá otra lista con todos los que tienes
instalados en tu equipo. Entre ellos verás Microsoft Office. Sitúas el cursor sobre él y
se abrirá una lista con todos los programas de Office que hayas instalado.

Solo queda pinchar en Microsoft Word 2007 para que aparezca la ventana de
Word.

2.- Entorno de trabajo de Word

Al abrir Word nos encontramos con una ventana parecida a la siguiente ya que
el usuario puede configurarla para que se vean unos elementos u otros. En la imagen
señalamos los más importantes:

-3-
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Barra de título
Menú Archivo o Botón de
inicio de Office
Pestañas de la Cinta de opciones

Regla
Barra de herramientas de acceso rápido

Barra de desplazamiento

Área de Trabajo

Zoom
Barra de estado Vistas de documento

3.- La cinta de opciones

La nueva interface de Office se muestra esencialmente a través de la cinta de

opciones. Está formada por diferentes secciones o fragmentos desde los cuales se
pueden ejecutar todos los comandos de Word. Posicionando el cursor sobre los
botones que forman cada sección tendremos acceso rápido a la tarea que queramos
realizar.

Cada fragmento es accesible a través de la pestaña que agrupa el conjunto de

secciones relacionadas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias,
Correspondencia, Revisar y Vista. Cada una de ellas dispone de una ayuda en la que
nos muestra el conjunto de opciones disponibles en esa sección. Además, alguna de
las secciones permiten la ampliación de opciones desplegando una lista a la que
tendremos acceso pinchando en el botón situado en la parte inferior derecha de la
sección :

Sección Párrafo

-4-
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Pestañas Secciones o fragmentos

4.- El menú Archivo ó Botón de Office

Este botón es una de las novedades de Office 2007. Solamente con posicionar
el cursor sobre el botón se despliega una ventana que nos ofrece una ayuda
contextual en la que podremos ver lo que nos aporta este elemento antes de
ejecutarlo. Si hacemos clic en el botón se despliega una ventana que nos muestra las
tareas Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como..Imprimir, Convertir, Preparar, Enviar y
Publicar. Cada una de ellas con varias opciones.

5.- La barra de herramientas de acceso rápido

Esta barra agrupa las tareas que hemos configurado en ella para tener acceso
directo en cualquier momento de nuestro trabajo ya que estará siempre visible.
Podemos personalizar la barra marcando las opciones que aparecen en la lista
desplegable al pinchar en la flecha situada a la derecha de la barra. También podemos
introducir más comandos en ella así como colocarla debajo o sobre la cinta de
opciones haciendo clic en “Más comandos” o en “Mostrar..” debajo de la cinta de
opciones” que aparece al final de la lista:

-5-
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

7.- El zoom

Está situado en la parte inferior derecha de la ventana y consiste en una barra

deslizante que modifica el tamaño del área de trabajo según desplacemos la flecha
hacia el signo + o hacia el signo - .
Si deslizamos la flecha hacia el signo + veremos que la ventana irá
aumentando de tamaño hasta convertirse en una sola ventana. Si la deslizamos hacia
el signo – se irán creando varias ventanas a medida que la flecha va llegando al final
del zoom.

-6-
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Unidad 1 : Crear documentos

1.1. Abrir un documento nuevo

Para empezar a crear un documento desde el principio es necesario abrir un

documento nuevo y así poder crear el documento desde su inicio. Para ello está la
opción “Nuevo” en el botón de Office o en la barra de herramientas de acceso rápido.

Podemos trabajar con Word, creando un documento nuevo o abriendo un

documento existente.

Al ejecutar esta aplicación, es decir, al iniciar una nueva sesión, aparece en

pantalla un documento nuevo en blanco con el nombre de Documento1 sobre el que
podemos empezar a escribir.

Actividad guiada 01

Abrir el programa Word y escribir un texto en la primera página del documento.

Pasos a seguir:

1 - Abre un documento nuevo de Word seleccionando Inicio > Todos los

programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word 2007, o Nuevo en el botón
de Office o en el icono “Nuevo” (ctrl+u) de la barra de acceso rápido si ya estaba
abierto Word.

2 - Escribe el siguiente texto compuesto por un título y cinco párrafos:

-7-
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

INTERNET

La definición más conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero esto
significa prácticamente nada para quien recién se inicia, quien siguiendo al pie de la
letra la definición podría llegar a pensar que Internet es una maraña de cables
entrelazados.

Supongamos que el ordenador es un teléfono, entonces marca un número y se

comunica con alguien. Puede enviar información (hablar) o recibir información
(escuchar). Este es el modo en que funciona Internet.

No se introducen números de teléfono sino direcciones formadas por números

y letras. Estas direcciones, su nombre técnico es URL, comunican a otros ordenadores
que ofrecen información.

Una diferencia fundamental de Internet con el teléfono es que se puede

transmitir casi cualquier tipo de información. Puede ser un texto como el que está
leyendo, una fotografía, un sonido, etc.

Cuando se habla de redes se está haciendo referencia a la posibilidad de que

un ordenador se comunique con otro, y este a su vez con otro más, y así
prácticamente hasta el infinito.

1.2. Seleccionar texto

Cuando se tiene escrito un texto, a veces es muy práctico seleccionar parte del
texto o todo el texto para cambiar su formato o características. Para seleccionar un
texto, normalmente se pulsa el botón izquierdo del ratón en el inicio del texto a
seleccionar, y sin soltar el botón se arrastra hasta el final de la selección.

Seleccionar texto es un proceso muy utilizado para trabajar con un documento

ya que permite aplicar las funciones a todo el texto seleccionado.
Al seleccionar texto, puede mostrar u ocultar una barra de herramientas
cómoda, pequeña y semitransparente, llamada la mini barra de herramientas. Esta
mini barra de herramientas facilita el trabajo con fuentes, estilos de fuente, tamaño de
fuente, alineación, color de texto, niveles de sangría y viñetas.
A continuación se muestra el aspecto de la barra de herramientas
semitransparente al seleccionar texto en una diapositiva o en una forma en Microsoft
Office PowerPoint 2007. Desplazando el puntero sobre ella se visualizarán de forma
más nítida los iconos para modificar el texto.

-8-
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Cuando la selección de texto es mayor a una palabra, se le llama bloque y se

puede realizar tanto con el ratón como con el teclado:

Selección de texto con ratón:

Texto: pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el principio de texto y arrastrar
sin soltar sobre el texto que se desea seleccionar.
Una palabra: hacer doble clic sobre la palabra.
Una línea: hacer un clic en el margen izquierdo (cuando el puntero del ratón se
convierte en una flecha).
Un párrafo: realizar triple clic en cualquier parte del párrafo.
Documento completo: triple clic en el margen izquierdo.
Un gráfico: hacer un clic en el gráfico.

Selección de texto con teclado (permite realizar una selección más precisa de
los caracteres):
Caracteres: pulsar la tecla Mayúsculas y las teclas de flechas de dirección
(arriba, abajo, izquierda y derecha), según los caracteres o palabras que se quieran
seleccionar.

Actividad guiada 02

En el texto anteriormente escrito practica distintas maneras de selección:

seleccionando el primer párrafo, luego la palabra INTERNET y por último seleccionar
el segundo párrafo.
1 – Selecciona el primer párrafo, haciendo clic al principio del párrafo (La
definición…) y sin soltar el botón del ratón, arrastra hasta el final del párrafo (…cables
entrelazados).
2 – A continuación selecciona la palabra INTERNET haciendo doble clic sobre
dicha palabra.
3 – Por último selecciona el segundo párrafo, haciendo tres clic seguidos en
cualquier lugar del segundo párrafo.

1.3. Vista preliminar

Si se desea visualizar una vista previa de cómo ha quedado el documento,

existe la opción “Vista preliminar” en la barra de herramientas de acceso rápido, y así
poder comprobar si se tiene la estructura deseada.
Para activar la opción “vista preliminar” hay que pulsar sobre el botón de la
barra de herramientas de acceso rápido el cual nos permitirá ver como queda el
documento y nos servirá de referencia a la hora de imprimir.

-9-
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Actividad guiada 03
Realizar una vista preliminar del documento escrito anteriormente.
1 - Coloca el cursor en cualquier lugar del documento que se ha escrito
anteriormente.
2 - Pulsa sobre el botón “vista preliminar” de la barra de herramientas de
acceso rápido. Observa que se visualiza toda la hoja del documento escrito.

3 - Sal de la vista preliminar pulsando de nuevo sobre el mismo botón.

1.3. Vista preliminar

Si se desea visualizar una vista previa de cómo ha quedado el documento,

existe la opción “Vista preliminar” en Botón de Office-Imprimir-Vista Preliminar ó en
el icono de la barra de herramientas de acceso rápido

- 10 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Actividad guiada 03
Realizar una vista preliminar del documento escrito anteriormente.
1 - Coloca el cursor en cualquier lugar del documento que se ha escrito
anteriormente.
2 - Pulsa sobre el botón de la barra de herramientas de acceso rápido o
hacer clic en el botón de Office-Imprimir-Vista preliminar. Observa que se visualiza
toda la hoja del documento escrito.
3 - Sal de la vista preliminar pulsando el botón .

1. 4. Insertar salto de página

Se utiliza el salto de página cuando se ha terminado de escribir en una

página y se desea continuar en la página siguiente. También se utiliza cuando
queremos que una determinada parte del texto aparezca en la página siguiente.

- 11 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Podemos acceder al comando Salto de página a través de Insertar-Páginas-

Salto de página.

Actividad guiada 04

Establecer un salto de página a continuación del texto que se ha escrito

anteriormente y en la nueva segunda página escribir un texto.

1 - Sitúa el cursor al final del texto, que es donde se desea que termine la
primera página.

2 - Selecciona Insertar > Páginas > Salto de página

3 - Se puede observar en la barra de estado que ahora el documento tiene dos

páginas.

4 - Escribe el siguiente texto en la segunda página compuesto por un título y un

párrafo:

LA CONEXIÓN

En realidad no se está conectado con todos los ordenadores del mundo. El

proveedor de conexión a Internet viene a desempeñar la misma función que las
antiguas operadoras telefónicas. El usuario solicita un número y la operadora lo
conecta con él. Es decir, que el ordenador únicamente se conecta con el proveedor,
este se encarga de comunicarlo con quien se solicite. En general los proveedores son
grandes empresas de telecomunicaciones.

1. 5. Cuadros de diálogo

Cuando cualquier aplicación solicita información aparecerá una ventana

especialmente diseñada para ese fin, llamada cuadro de diálogo. Los cuadros de
diálogo permiten a los programas recoger del usuario gran cantidad de información de

- 12 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

un modo cómodo y sencillo. Por ejemplo, para mostrar el cuadro de diálogo formato de
“Fuente”, haremos clic en la flecha situada en la parte inferior derecha de la sección:

Inicio > Fuente > Mostrar cuadro de diálogo de la sección

Fichas y pestañas

Muchos cuadros de diálogo piden tanta información que se presentan como

una serie de fichas. Para pasar de una ficha a otra, se pulsa sobre las pestañas que
están en la parte superior del cuadro de diálogo, mostrando otra serie de elementos.
Cada ficha suele estar dividida en secciones en las que se encuentran un conjunto de
posibilidades relacionadas entre sí.

- 13 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Botones de orden

Cuando se pulsan, se realiza inmediatamente una acción. Véase en el ejemplo

de la figura del cuadro de diálogo los botones de “Aceptar” y “Cancelar”.

Cuadros de texto

Permiten que el usuario teclee una expresión o un valor numérico. Se entra en

ellos pulsando dentro con el ratón. El cuadro puede tener unas flechitas para
seleccionar uno de los valores incluídos en la lista. Si queremos introducir uno ir
modificando el valor más fácilmente.

Listas desplegables

Permiten que el usuario elija un ítem de entre varios. Si no hay suficiente

espacio, aparecerá una barra de desplazamiento vertical. El usuario realiza la elección
pulsando sobre el ítem seleccionado. Las listas desplegables presentan un ítem al
usuario, pero si se pulsa en el botón con la flecha, aparece un cuadro de lista con más
posibilidades.

Botones de opción

Permiten que el usuario elija una opción de entre varias que son exclusivas, es
decir, si se selecciona una de ellas, las demás no pueden estar seleccionadas.

Casillas de verificación

Permiten que el usuario elija las opciones que desee de entre todas las
posibles (o incluso ninguna).

- 14 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Para cerrar el cuadro de diálogo “Fuente” que se ha abierto, hacer clic en

Cancelar o seleccionar el botón cerrar de dicho cuadro de diálogo.

1. 6. Los menús contextuales

Los menús contextuales son los menús que se despliegan haciendo clic con el
botón derecho del ratón, para realizar una acción determinada. Según la situación o el
contexto donde se encuentre el puntero del ratón al hacer clic aparecerá una
información u otra en el menú contextual. Por ejemplo, al hacer clic con el botón
derecho encima de la palabra “telecomunicaciones”, que es la última palabra escrita
en el texto anterior, aparecerá el siguiente menú contextual.

Para quitar dicho menú contextual, hacer un clic con el botón izquierdo
en cualquier zona en blanco del documento.

Si se hiciese clic con el botón derecho del ratón sobre una imagen se
mostraría otro menú contextual:

- 15 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Una vez que está desplegado el menú contextual, para seleccionar una
de las opciones se utiliza el botón izquierdo del ratón.

Los menús contextuales son muy útiles para ahorrar tiempo. Como
existen muchos tipos de menús contextuales, cuando se tenga más conocimientos de
Office se puede ir probando los distintos tipos que hay y utilizarlos cuando más
interese.

1. 7. Guardar un documento

Cuando se ha terminado de editar o crear el texto, se debe guardar el

documento para conservarlo y poder utilizarlo posteriormente. Con el comando
“Guardar” se almacenará el documento para su posterior visualización o modificación.
Es recomendable cada cierto tiempo guardarlo, aunque no se haya terminado, para
que no se pierda en un posible accidente. Se puede hacer de varias formas:
Haciendo clic en el botón de la barra de herramientas de acceso rápido.
En el botón de Inicio > “Guardar”.

También existe otra opción en el menú Archivo que es la de “Guardar como”

que se utiliza cuando se quiere guardar el documento con otro nombre o en otra
carpeta o unidad.

Actividad guiada 05

Guardar el documento que se ha escrito anteriormente que contiene dos

páginas.

1 – Selecciona Botón de Office > Guardar como, o pulsar en el botón de

la barra de acceso rápido.

2 – Al guardar un documento por primera vez o al seleccionar la opción de

Guardar como se abre el siguiente cuadro de diálogo:

- 16 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Hay que posicionarse en la carpeta en la que se quiere alojar el documento haciendo

doble clic sobre las carpetas existentes

Si desplegamos “Examinar carpetas” veremos el Explorador de Windows con toda la

jerarquía de Carpetas y subcarpetas desplegadas.
También aparece la ruta completa:

Y la ayuda para buscar archivos o carpetas:

- 17 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

3 – Guarda el documento con el nombre word1, en la carpeta “Word” del curso.

Para ello sitúate en la carpeta Word y en la casilla “Nombre de archivo:” escribe word1.

4 – Pulsa en el botón Guardar .

5 – Observa que tras escribir el nombre del archivo y hacer clic en “Guardar”
aparecerá el nombre del archivo en la barra de título.

Al hacer modificaciones de un documento que se ha abierto de un archivo, si

se hace clic en , se guardará con el mismo nombre que tenía, sustituyendo al

documento anterior (no sale el cuadro de diálogo “guardar”).

1. 8. Trabajar con varios documentos

A veces es necesario tener más de un documento visible en pantalla para

trabajar con ellos simultáneamente. Con los comandos “Mosaico vertical” y “Mosaico
horizontal” del menú contextual de la barra de tareas es posible realizar esta tarea.

En algunas ocasiones, puede ser interesante tener dos sesiones a la vez en la

misma pantalla. Word permite trabajar con varios documentos a la vez, ya que a veces
es necesario tener más de un documento en pantalla. Las ventanas serán más o
menos pequeñas dependiendo del número de documentos que se quiera ver al mismo
tiempo.

- 18 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Actividad guiada 06

Visualizar en pantalla dos documentos de Word a la vez.

1 - Abre el archivo “word2” ubicado en la carpeta del curso, para ello

seleccionar Botón de Office > Abrir o Barra de acceso rápido > Abrir.

2 - Aparecerá la ventana de “Abrir” (parecida a la de “Guardar como”) donde

hay que determinar la unidad y la carpeta

en el apartado “Buscar ”, seleccionar el archivo y pulsar Abrir.

Aquí se selecciona la
unidad y la carpeta

Una vez que se ha

seleccionado el archivo a
abrir, hay que pulsar este
botón.

3 - Tras abrir el archivo word2, como también se tenía abierto el archivo word1,
si se desean visualizarlos automáticamente los dos en pantalla, coloca el puntero del
ratón en una zona vacía de la barra de tareas y haz clic con el botón derecho
mostrándose el menú contextual:

- 19 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

4 - Al elegir la opción “Mosaico vertical” o “Mosaico horizontal”, aparecerá la

pantalla dividida en dos partes. La ventana activa es la que tiene la barra de título en
color azul oscuro, para cambiar a la otra ventana basta con hacer clic en cualquier
parte de la pantalla ocupada por ese documento.

5 - Dejar de tener dividida la pantalla colocando el puntero del ratón en una

zona vacía de la barra de tareas, hacer clic con el botón derecho y seleccionar
“Deshacer en mosaico”.

Este método también se puede utilizar con más de dos documentos para
organizar perfectamente en un formato vertical u horizontal todos los documentos que
se tengan abiertos.
Se pueden pasar elementos de un documento a otro con las técnicas de
copiar, cortar y pegar.

Al tener varios documentos abiertos, cada uno de ellos está representado en la

barra de tareas (parte inferior de la pantalla).

Al pulsar sobre uno de los botones, se activará la ventana correspondiente.

Nueva ventana

Si en la cinta de opciones seleccionamos “Vista>Ventana>Nueva ventana”, se

crea un duplicado de la ventana en la que estamos trabajando con todos sus
elementos para después poder hacer modificaciones menores o incluso otro
documento completamente distinto basado en el documento que hemos creado.

- 20 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Dividir

A veces es necesario, especialmente con documentos grandes, ver dos partes

del mismo documento a la vez, ya sea porque se haga referencia a algo que se había
dicho en otra página o simplemente porque se necesite comprobar una serie de datos.
“Ventana” > “Dividir”.

Al dividir, se parte la ventana del documento en dos, pero el mismo documento

se encuentra a ambos lados, así pues, si se realiza alguna modificación en una de las
ventanas, también se estará realizando en la otra.

1. 9. Cerrar el documento

Una vez que se ha terminado de trabajar con un documento hay que cerrarlo
para dejar de trabajar con él y dejar de visualizarlo.

Para cerrar el documento en el que se está trabajando, hay que hacer click en
Botón de Ofice>Cerrar. Si se ha realizado algún cambio desde la última vez que se
trabajó con ese documento, Word abre un cuadro de diálogo como este:

- 21 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Sí: para guardar los cambios.

No: cuando no se quiera guardar los cambios.
Cancelar: para no cerrar el documento y seguir trabajando con él.

Actividad guiada 07

Cerrar el documento “word2” y maximizar la ventana del documento “word”1.

1 – En la ventana del word2 seleccionar Botón
de Office > Cerrar, para cerrar dicho documento.
2 – En la ventana del documento word1
hacer clic en su botón maximizar (en el caso de que no esté maximizado), para
que ocupe toda la pantalla del monitor.

1. 10. Ayuda de Office

Si alguna vez no se recuerda o no se sabe cómo realizar una tarea, la “ayuda

de Office” , puede resolver la cuestión.

El ayudante de Office permite realizar consultas sobre cualquier tipo de

información de los procesos más importantes de las aplicaciones de Office. En
muchos casos, viene acompañado de los pasos a seguir para poder realizar
determinadas funciones.

Por defecto, al utilizar por primera vez las aplicaciones de Office, se activa el
asistente de ayuda. Para poder utilizar la Ayuda de Office en cualquier otro momento
hay que pulsar la tecla F1, o el botón de interrogación situado a la derecha de la cinta

de opciones donde se abrirá un submenú y elegir la primera opción:

A continuación, aparece en la pantalla un cuadro como el siguiente:

- 22 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Actividad guiada 08

Utilizar la ayuda de Word para buscar información sobre abrir un documento

nuevo.
1 - Pincha sobre el botón de la barra de menús.

2 - Clic en para posteriormente buscar

información sobre “Abrir un documento nuevo”.

- 23 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

3 - En el apartado “Buscar” introduce el texto “Abrir un documento nuevo”. Y

haz clic en

4 - A continuación aparecerán en los resultados obtenidos en la búsqueda:

5 - Si alguno de los resultados mostrados fuera de interés, hay que hacer un

clic en la frase elegida para ver la explicación.

6 - Cierra el documento word1 (Botón de Office > Cerrar).

1.11. Imprimir

Cuando se necesita tener un documento de Word en forma impresa y así

tenerlo en papel, existe la opción “Imprimir”. “Botón de Office > Imprimir” o Barra de
acceso rápido > Botón de Impresión rápida .

- 24 -
 Iniciación a Office Unidad 1 Word

Muchas veces, los documentos que se escriben con el procesador de textos

Word se necesitan imprimir para tenerlos en formato impreso. Para realizarlo, hay que
pulsar el botón de la barra de herramientas de acceso rápido. También se puede
hacer desde Botón de Office > Imprimir y se abrirá el siguiente cuadro de diálogo
donde se puede elegir el número de copias a imprimir y el intervalo de páginas, de tal
forma que nos permite imprimir todo el documento, la página actual o el número de
páginas que se desee imprimir.

Introducir el número
de copias que se
quieren imprimir.

Elegir el intervalo a imprimir. Por Se puede seleccionar

defecto, está seleccionado todo el un intervalo de páginas
documento pero si el documento pares e impares.
tiene varias páginas y se quieren
unas determinadas páginas
impresas, hay que seleccionar la 3ª
opción y poner el número de página.

Una vez que se han establecido todas las opciones, hay que pulsar “Aceptar”.

- 25 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Unidad 2 – Formato de texto

Un texto puede tener muchos y diferentes formatos dependiendo del

documento que se quiera conseguir. Para dotarlo de distinta apariencia, hay que elegir
el tipo de página, tamaño, márgenes, tipo y tamaño de letra, alineación, bordes y
sombreados, etc.

El formato del texto se puede realizar de varias formas:

Escribir dando formato: escribir el texto con el formato deseado. Conforme se

va escribiendo el texto se deben ir activando y desactivando las características
deseadas.

Dar formato una vez escrito: seleccionando los bloques de texto y activando las
características específicas. Recordar que para “seleccionar” un texto hay que pulsar al
principio del texto y sin soltar el botón del ratón arrastrar hasta el final del texto a
seleccionar.

Dar formato al texto utilizando la mini barra de herramientas.

Como ya se vió en la unidad 1, Word 2007 dispone de la Cinta de Opciones

desde la cual podemos aplicar todas las modificaciones posibles a un texto.
La cinta de opciones está organizada en secciones o fragmentos cada una de
las cuales agrupa las herramientas relacionadas con esa opción.
Cada una de las secciones dispone de botones de acceso rápido a la
herramienta que se desea realizar pues ya no existe el menú para acceder a la lista de
herramientas.

A.- Pestaña Inicio:

Está formada por las siguientes secciones

Portapapeles.- Tareas de copiar, pegar y copiar formato.

Fuente.- Tareas de tipo de fuente, tamaño, borrar formato, negrita,
cursiva, subrayado, color de fuente y color de texto.
Párrafo.- Tareas de numeración y viñetas, alineación del texto,
interlineado, bordes y sombreado.
Estilos.- Tareas de configuración de estilos.
Edición.- Tareas de buscar, reemplazar y seleccionar

- 26 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

B.- Pestaña Insertar

Está formada por las siguientes secciones

Páginas.- Tareas de portada, página en blanco y salto de página.

Tablas.- Tareas de insertar, dibujar, convertir y tablas rápidas.
Ilustraciones.- Tareas de imágenes, formas y gráficos.
Vínculos.- Tareas de hipervínculos y marcadores.
Encabezado y pie de página.- Tareas de encabezados, pies y
números de página.
Texto.- Tareas de cuadro de texto, WordArt, letra capital,, línea de
firma, fecha y hora e inserción de objetos.
Símbolos.- Tareas de inserción de ecuaciones y símbolos.

C.- Pestaña Diseño de página

Está formada por las siguientes secciones

Temas.- Tareas de plantillas con las que podemos cambiar todo el

diseño del documento, colores, fuentes y efectos.
Configurar página.- Tareas de márgenes, papel, diseño, orientación,
columnas, salto de página….
Fondo de página.- Marca de agua, color de página y bordes de página.
Párrafo.- Sangrías y espaciado.
Organizar.- Traer al frente, delante , detrás…..

Cada una de las demás secciones o fragmentos de la cinta de opciones tiene una
estructura similar a la de las tres secciones que acabamos de exponer de forma

- 27 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

resumida. Basta con pinchar en la pestaña correspondiente para ver desplegadas

todas las herramientas que agrupa dicha sección.

1. Tipo y tamaño de letra

El tipo de letra y tamaño de letra, es la primera característica a elegir

para escribir un texto. Según sea el tipo y tamaño de letra el texto tendrá distinto
aspecto y uso (serio, coloquial, informal, para carteles informativos, etc.).

Al comenzar a trabajar con Word, el tipo de letra que viene seleccionado por
defecto es “Times New Roman” y el tamaño es 12 puntos. Existen varios tipos de
letras (fuentes) y tamaños, para modificarlo se puede hacer de dos formas:

Haciendo clic sobre Inicio >Fuente > botón de la cinta de opciones

(concretamente en la flecha y con el
ratón seleccionar la que se desee haciendo un clic.

Lo mismo ocurre con el tamaño:

También al pinchar en la flecha inferior derecha de la sección se despliega el

siguiente cuadro de diálogo:
Aquí, seleccionar la Fuente que se desea. Seleccionar el tamaño de
Utilizando la barra de desplazamiento, se Fuente haciendo un clic sobre
pueden visualizar todos los tipos de Fuente. el número deseado.

En esta parte del cuadro de diálogo, se puede ver un

ejemplo del tipo de letra que se ha elegido arriba.

- 28 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Una vez que se ha seleccionado todo, hay que pulsar el botón de Aceptar.
Otra forma de modificar la fuente es la ya indicada en la unidad 1 de
seleccionar un texto y utilizar la mini-barra de herramientas que aparece sobre
la zona en que hemos realizado la selección:

Actividad guiada 09

En el documento word1 escribir un texto con tipo de letra Courier New y

tamaño 14.

1 – Arranca Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Word 2007.

2 – Abre el archivo word1, Barra de herramientas de acceso rápido > icono

Abrir

3 – Coloca el cursor en la última fila en blanco del documento a continuación

del texto de la segunda página.

4 – Selecciona el tipo de letra Courier New y tamaño 14 en la sección Fuente.

5 – Escribe el siguiente texto compuesto por un título y un párrafo:

HISTORIA DE INTERNET
A finales de los años 60, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos
desarrolló un sistema de comunicaciones experimental llamado ARPANet, una red
descentralizada para facilitar la comunicación en caso de ataque nuclear. Se trata de
transmitir los datos a través de una línea en forma de paquetes. Debía ser capaz de
soportar una guerra nuclear, y si algunos nodos eran destruidos, el sistema debería
poder encaminar la información por otras partes de la red, sin que la pérdida de un
nodo fuera dramática. Esta red inicialmente unía las redes de ordenadores de las
bases militares americanas, pero pronto se extendió para incluir corporaciones
relacionadas con la defensa e instituciones de investigación. Favorecida por la rápida
disponibilidad y posibilidades de los ordenadores personales, las redes fueron
surgiendo por todo el planeta y empezaron a atraer a miles de personas a título
particular y a empresas privadas. Durante esta expansión, el fenómeno pasó a
denominarse Internet. Hoy, Internet es un intrincado laberinto de pequeñas redes
unidas a través de servidores.
6 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” de la
barra de herramientas de acceso rápido o en Botón de Office > guardar.

- 29 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Actividad guiada 10

Establecer al primer párrafo de la página 2 del documento word1, el tipo de

letra Comic Sans MS y tamaño 10.

1 - Selecciona el primer párrafo de la página 2

(En realidad no se está conectado con todos los ordenadores

…………………… …….……………………………………………………empresas de
telecomunicaciones.)

2 - Una vez seleccionado el párrafo utilizar la mini barra de herramientas que

aparece y allí establece el tipo de letra Comic Sans MS y tamaño 10.

3 - Guarda los cambios realizados.

2.2. Negrita, cursiva y subrayado

Una manera de resaltar el texto es utilizando el formato “negrita” (color

del texto más intenso), “cursiva” (texto inclinado hacia la derecha) y “subrayado” (línea
debajo del texto).

En este apartado se trabajará con atributos muy utilizados, sobre todo para
resaltar determinadas partes del texto. Para poder activarlos o desactivarlos, se puede
hacer de las siguientes maneras:

Haciendo clic sobre el botón correspondiente de la sección Inicio >Fuente de

la cinta de opciones:

Negrita Subrayado

Cursiva

Haciendo clic sobre la flecha Seleccionando Formato > Fuente y en la ficha

Fuente, seleccionar el que se desee y pulsar Aceptar.

- 30 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

En esta parte se
elige el atributo
deseado

Actividad guiada 11

Al final de la página 2 del documento word1 insertar un salto de página y en la

tercera página escribir un texto con el formato negrita, cursiva y subrayado.

1 - Abre el archivo word1, Barra de herramientas de acceso rápido > Abrir >
buscar y seleccionar word1 > Abrir.

2 - Coloca el cursor en la última fila en blanco de la página 2 y seleccionar

Insertar > Páginas > salto de página, para insertar un salto de página y crear la
página 3.

3 - Una vez insertado el salto de página, coloca el cursor al principio de la

tercera página y activa los botones negrita, cursiva y subrayado.

4 - A continuación escribe el texto: Lo que se puede encontrar en Internet

5 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón de la barra de acceso
rápido.

Actividad guiada 12

En la primera página del documento word1, establece el primer párrafo en

negrita, el segundo párrafo en cursiva y el tercer párrafo en cursiva.

1 - Selecciona el primer párrafo de la primera página y hacer clic en el botón

negrita de la mini barra de herramientas. Al deseleccionar el párrafo comprobar
que su texto está con un tono más intenso (negrita).

- 31 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

2 - Selecciona el segundo párrafo y hacer clic en el botón cursiva . Al

deseleccionar el párrafo comprobar que su texto está un poco inclinado hacia la
derecha (cursiva).

3 - Secciona el tercer párrafo y activar el botón subrayado . Al

deseleccionar el párrafo comprobar que su texto está subrayado.

4 - Quedará de la siguiente manera:

La definición más conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero esto
significa prácticamente nada para quien recién se inicia, quien siguiendo al pie de la
letra la definición podría llegar a pensar que Internet es una maraña de cables
entrelazados.

Supongamos que el ordenador es un teléfono, entonces marca un número y se

comunica con alguien. Puede enviar información (hablar) o recibir información
(escuchar). Este es el modo en que funciona Internet.

No se introducen números de teléfono sino direcciones formadas por números

y letras. Estas direcciones, su nombre técnico es URL, comunican a otros ordenadores
que ofrecen información.

5 - Guarda los cambios realizados. Botón Guardar de la barra de acceso

rápido.

2.3. Alineación

La alineación nos permite colocar el texto teniendo como referencia los

márgenes. Las alineaciones que se pueden utilizar son las siguientes:

Alineación izquierda: el texto se encuentra situado en el margen izquierdo.

Como puedes apreciar en este párrafo que se está leyendo.

Alineación derecha: el texto se encuentra situado en el margen derecho de la

página. Como también se puede apreciar en este párrafo que se está leyendo.

Alineación centrada: se encuentra el texto en el centro de la página respecto a

los márgenes establecidos.

Alineación justificada: el texto queda ajustado a ambos márgenes establecidos.

Para alinear un texto se puede hacer de dos formas:

Utilizando los botones correspondientes de la sección Párrafo de la cinta de

opciones. Centrar

Alinear a la Izquierda Justificar

Alinear a la derecha

- 32 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Haciendo clic en la flecha inferior derecha de la sección Párrafo y

seleccionando con la flecha la opción preferida en el cuadro de diálogo que se abre:

En el apartado “Alineación”, pinchar sobre la flecha y se abren las opciones a elegir,

Si el texto ya está escrito, al seleccionar el bloque de texto con varios párrafos

y activar un tipo de alineación, el texto quedará distribuido con esa alineación. Se

- 33 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

puede visualizar la distancia de los márgenes si se tiene la regla activada (Vista >
Mostrar u ocultar > Regla).

Para cambiar la alineación de un párrafo, no es necesario seleccionarlo

previamente, con colocar el cursor en cualquier lugar del párrafo y establecer un tipo
de alineación, la alineación afectará a todo el párrafo.

Actividad guiada 13

En la tercera página documento word1 escribir tres párrafos con alineaciones

justificado, centrado e izquierda.

1 – Coloca el cursor debajo de la frase “Lo que se puede encontrar en Internet”

de la tercera página.

2 – Escribe los siguientes párrafos donde el primer párrafo tiene alineación

justificada, el segundo párrafo alineación centrada y el tercer párrafo alineación
izquierda. Colocar el cursor en el lugar deseado para empezar a escribir y desactivar
las opciones negrita, cursiva y subrayado en el caso de estar activas. Antes de escribir
cada uno de los párrafos establecer el tipo de alineación a aplicar (justificado ,
centrado o izquierda ).

El texto a escribir es:

Información y contenido, estas dos palabras se usan comúnmente para
describir lo que Internet aporta, pero apenas cubren el amplio abanico de materiales
que se pueden encontrar en línea. Las bibliotecas de todo el mundo publican
innumerables libros, publicaciones periódicas y catálogos de referencia. Cientos de
nuevos servicios de noticias ofrecen sucesos de todo el mundo además de resultados
deportivos, informes de mercado, pronósticos del tiempo, todos actualizados
permanentemente. Muchos museos y galerías ofrecen imágenes digitalizadas de sus
colecciones. Centros culturales y de entretenimiento ofrecen una amplia variedad de
imágenes y clips de vídeo y sonido. Cientos de miles de tiendas en línea hacen de
Internet el más grande mercado que se pueda imaginar.

Internet es interactiva, proporcionando acceso a grupos y foros de discusión

sobre miles de aspectos y asuntos de especial interés. Es un rápido y económico
medio de enviar mensajes a nuestros amigos o familiares desde cualquier lugar del
mundo.

Hay docenas de herramientas para encontrar, recoger y publicar información

en Internet, pero las tareas básicas pueden abarcarse con tres tipos de programas:

3 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

Actividad guiada 14

Establecer distintos tipos de alineaciones a los tres primeros párrafos de la

primera página.

- 34 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

1 - Coloca el cursor en cualquier lugar del primer párrafo de la primera página y

establecerle la alineación centrada pulsando el botón “Centrar” de la pestaña
Inicio >Párrafo.

2 - Coloca el cursor en cualquier lugar del segundo párrafo y establecerle la

alineación derecha pulsando el botón “Derecha”.

3 - Coloca el cursor en cualquier lugar del tercer párrafo y establecerle la

alineación justificada pulsando el botón “Justificar”.

4 - Quedará de la siguiente manera:

La definición más conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero esto
significa prácticamente nada para quien recién se inicia, quien siguiendo al pie de la
letra la definición podría llegar a pensar que Internet es una maraña de cables
entrelazados.

Supongamos que el ordenador es un teléfono, entonces marca un número y se

comunica con alguien. Puede enviar información (hablar) o recibir información
(escuchar). Este es el modo en que funciona Internet.

No se introducen números de teléfono sino direcciones formadas por números

y letras. Estas direcciones, su nombre técnico es URL, comunican a otros ordenadores
que ofrecen información.

5 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

2.4. Numeración y viñetas

Con la utilización de numeración y viñetas podemos distinguir distintos textos y

partes de un documento, dando importancia a cada uno de los párrafos y
permitiéndonos una mejor lectura.

Para crear una numeración o viñetas se debe seleccionar la sección Inicio de la

cinta de opciones Inicio >Párrafo >Viñetas. Cada vez que se hace clic sobre el botón,
se activa o desactiva la elección. Para seleccionar el tipo de viñeta que deseamos
aplicar pinchamos en la flecha situada a la derecha del icono y se desplegará un
cuadro de diálogo donde aparecen las viñetas usadas recientemente y la biblioteca de
viñetas. así como otras que podremos configurar pinchando en “Definir nueva viñeta”.

- 35 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Pincha sobre la viñeta

deseada y se insertará
en el lugar en que
tengamos situado el
cursor.

También podremos crear una viñeta con símbolos, imágenes o fuentes

pinchando en “Definir nueva viñeta”.

Si lo que se desea activar es la Numeración, hay que seleccionar la

pestaña correspondiente de la misma sección Párrafo:

Si el texto ya está escrito, al seleccionar el bloque de texto con varios párrafos

y activar las viñetas o numeración, el texto quedará distribuido en viñetas o en párrafos
con numeración. Si lo que se desea es desactivarlo, hay que realizar el mismo

- 36 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

proceso, es decir, seleccionar el texto y a continuación pulsar el botón correspondiente

.

Actividad guiada 15

Escribir párrafos con viñetas.

1 – Coloca el cursor al final del texto de la tercera página del documento word1.

2 – Haz clic en la pestaña Inicio > Párrafo > viñetas > Definir nueva viñeta >
pulsar en la flecha y seleccionar el tipo de viñeta .

3 – Mostrándose el símbolo al inicio de la línea, escribir el siguiente texto:

4 – Pulsar la tecla intro para escribir otro apartado. Observar que al pulsar la
tecla intro se genera automáticamente la siguiente viñeta.

5 – Escribe el siguiente texto:

6 – Pulsa la tecla intro y escribir el siguiente texto:

7 – Al terminar de escribir el texto pulsa dos veces la tecla intro para que los
siguientes párrafos no tengan viñetas.
8 – El texto quedará de la siguiente manera:

- 37 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

9 - Guardar los cambios realizados pulsando el botón

Actividad guiada 16

Establecer numeración al cuarto y quinto párrafo de la primera página que ya

están escritos.

1 – Selecciona el cuarto y quinto párrafo de la primera página.

2 – Establéceles numeración pulsando el botón de la sección Párrafo de

la cinta de opciones.

3 – El texto quedará así:

4 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

2.5. Bordes y sombreado

Los bordes y sombreados son utilizados para darle una presentación más
llamativa al texto mejorando el diseño del mismo. Se pueden añadir bordes y
sombreados a determinadas partes de un texto incluso a una página.

Para introducir un borde o un sombreado, se debe ir a la sección Inicio

>Párrafo de la cinta de opciones y pinchar en o en

También se puede añadir un borde a un texto, seleccionando dicho texto y

pulsando el botón .

- 38 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Si pinchamos en las flechas situadas a la derecha de los iconos , o

se abrirán unos cuadros de diálogo como los siguientes:

Y si pinchamos en la flecha situada en el margen inferior derecho del

fragmento Párrafo se abrirá este cuadro de diálogo:

- 39 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Para introducir el borde a una página, el procedimiento es muy similar a colocar

el borde a un texto. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

Ir a Inicio > Párrafo > Icono Bordes > Flecha

Se abre la lista desplegable que hemos visto anteriormente y, dentro de ella,
seleccionaremos Bordes y sombreado

Al seleccionar Bordes y sombreado se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

- 40 -
Iniciación a Office Unidad 2 Word

Seleccionar en la parte izquierda del cuadro de diálogo, el valor

“Cuadro”.

Pulsar el botón Aceptar.

Mostrándose un borde completo en todas las páginas del documento.

- 41 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Muestra de borde y sombreado de párrafo: Cursor en el párrafo elegido>flecha

en el icono >selección de “Bordes externos”.

Para añadir un sombreado a un párrafo se sitúa el cursor en el párrafo

elegido, se selecciona el icono Sombreado de la sección Párrafo, pinchamos en la
flecha para elegir el color de sombreado y automáticamente queda sombreado todo el
párrafo.

Pulsando este botón, se puede elegir

otros tonos de los distintos colores.
Aquí se puede especificar dónde
Aplicar las características establecidas.

Actividad guiada 17

Establecer un borde y sombreado al primer párrafo de la segunda página del

documento word1.

1 – Coloca el cursor en cualquier lugar del primer párrafo de la segunda

página.

2 – Selecciona el icono Bordes y sombreado de la sección Párrafo

3 – Establece las características valor “cuadro”, estilo “doble línea” y ancho de

“3 pto” como se muestra en la siguiente figura:

- 42 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

4 – Selecciona la pestaña Sombreado y establecer un relleno gris del 15%,

como se muestra en la figura:

5 – Pulsa en Aceptar para establecer el borde y sombreado al párrafo.

- 43 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

6 – El párrafo tomará el siguiente aspecto:

7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

2.6. Color de texto y fondo de caracteres

Otra manera de resaltar el texto es aplicándole color al texto y también color a

su fondo.
Podemos elegir el color de texto con el botón “color de fuente” de la
pestaña Inicio>Fuente de la cinta de opciones y el color del fondo con el botón
“resaltar” . Para cambiar el color hay que hacer clic sobre la flecha situada a la
derecha del icono y se despliega el cuadro de colores.

Cuadro de colores del botón

“resaltar”

Cuadro de colores del botón

“color de fuente”.

Lo más práctico es escribir primero el texto y posteriormente,

seleccionar el texto que se quiere con otro color y hacer clic sobre o y
cuando aparezca la paleta de colores, seleccionar el color deseado quedando

marcado con el color correspondiente, y el subrayado del botón tomará ese

color.
Para deseleccionar el texto y así poder apreciar bien el color que se ha
establecido, solo hay que hacer clic en cualquier parte del documento.
También se puede establecer el color de texto antes de comenzar a
escribir, seleccionando el texto y utilizando la mini barra de herramientas transparente
que aparece al inic iar la selección o haciendo clic en la flecha de la sección Fuente
y utilizando este cuadro de diálogo:

- 44 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

A partir de ese momento, el color de texto nuevo que se escriba, será el establecido
anteriormente.

Actividad guiada 18

En el documento word1, establecer a la primera frase de la tercera página el

color de fuente rojo y fondo gris.

1 – Selecciona la primera línea de la tercera página (Lo que se puede

encontrar en Internet).

2 – Establece el color de texto rojo pulsando en la flecha del botón “color de

fuente” y haciendo clic en el color rojo.

3 – Con la frase seleccionada establece un fondo gris haciendo clic en la flecha

del botón “color de resaltado” y seleccionar el gris 25%.

4 – Tomando la frase el siguiente aspecto:

Lo que se puede encontrar en Internet
5 – Guarda los cambios pulsando el botón

- 45 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

2.7. Fondo de página

También se puede aplicar un color de fondo a todas las páginas del

documento.

Se puede elegir el color de fondo de página seleccionando la pestaña Diseño

de página > sección Fondo de página >Color de página, desplegándose un cuadro
de colores para establecer el color deseado.

Si se desean ver distintos tonos sobre un color, hay que pinchar sobre
el botón abriéndose el siguiente cuadro:

Fondo de marca de agua

Una marca de agua es una imagen que aparece por debajo del texto, siendo
esta imagen como cualquier otra, un texto, una fotografía o un dibujo.

- 46 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Un ejemplo sería el logotipo de una empresa en el encabezado, u ocupando

toda la página, pero con la apariencia de estar debajo del texto.

Para agregar una imagen como marca de agua a un documento impreso, hay
que proceder de la siguiente manera: pestaña Diseño de página > sección Fondo de
página >Marca de agua > seleccionar la imagen que se desea.

Para quitar la marca de agua hacer clic en el texto “Quitar marca de agua”.

Actividad guiada 19

Establecer un fondo de página amarillo al documento word2.

1 – Abre el archivo word2. Barra de acceso rápido > Abrir > buscar y
seleccionar word2 > Abrir.

2 – Establece un fondo de página amarillo seleccionando la pestaña Diseño de

página > Fondo de página > Color de página > amarillo.

3 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

4 – Cierra el documento “word2” (Botón de Office > Cerrar).

2.8. Interlineado y espacio entre párrafos

Interlineado es la distancia entre las líneas de un párrafo. Al aumentar la

distancia entre las líneas de un párrafo será más fácil su lectura. Para cambiarlo,

- 47 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

seleccionamos la pestaña Inicio > Párrafo > Icono Interlineado y se

desplegará una lista con varias opciones:

Si hacemos clic en Opciones de interlineado aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo el que se puede elegir entre: sencillo, 1´5 líneas, doble, mínimo,…

- 48 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Para modificar la separación con los párrafos anterior y posterior, se

debe introducir el valor deseado en el apartado “Espaciado” de la ventana anterior:

Actividad guiada 20

Al segundo párrafo de la tercera página del documento word1 establecerle un

interlineado doble y un espaciado de 12 pto anterior y posterior al párrafo.

1 - Coloca el cursor en cualquier lugar del segundo párrafo de la tercera página

del documento word1.

2 - Selecciona Inicio > Párrafo > Flecha cuadro de diálogo

3 - En la ficha “Interlineado” establece el interlineado doble y el espaciado de

12 pto como se puede apreciar en la siguiente figura:

4 - Pulsa en el botón Aceptar y observar que espaciado ha aumentado.

- 49 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

5 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

2.9. Cambiar a mayúsculas o minúsculas

A veces es necesario cambiar a mayúsculas un texto que ya está escrito en

minúsculas, o viceversa, un texto que está en mayúsculas cambiarlo a minúsculas sin
tener que volver a escribir el texto.

Si una vez que se ha escrito el texto, es necesario cambiar a mayúsculas o

minúsculas, no hace falta borrar el texto para volver a escribirlo. Para modificarlo, hay
que seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el texto a modificar.

Ir a menú Inicio >Fuente > Icono Cambiar mayúsculas y minúsculas

abriéndose el cuadro de diálogo:
Tipo oración. Depende de la posición que
tenga el texto en la frase determinada.
minúscula. Todo el texto en minúscula.
MAYÚSCULAS. Todo el texto en
mayúsculas.
Poner en mayúsculas cada palabra. La
primera letra en mayúscula y las demás
en minúscula.
Alternar MAYmin. Inverso a la forma en la
que está en ese momento.

Elegir la opción que se desea y pulsar Aceptar.

Actividad guiada 21

Escribir un texto en una página nueva del documento word1 y cambiar el texto
de minúsculas a mayúsculas.

1 – Coloca el cursor al final de la página 3 de word1 y hacer clic en Insertar >

Páginas > Salto de página, para insertar una página nueva.

2 – En la nueva página 4 escribe el siguiente texto:

La tecnología básica que define la Web (Red) es el hipertexto, fragmentos de

texto sensible que nos lleva a otra localización dentro de un documento o a otro
documento distinto, incluso cuando el documento esté en un servidor en otra parte del
mundo. Como las imágenes también pueden actuar como enlaces a otros

- 50 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

documentos, el término hipertexto ha sido superado a favor de hiperenlace, que ya

puede incluir a esas imágenes o gráficos que actúan como enlaces.

3 – Una vez escrito el texto, seleccionarlo y hacer clic en Inicio > Fuente >
Cambiar mayúsculas y minúsculas > seleccionar MAYÚSCULAS.

4 – Observa que todo el texto ha cambiado a mayúsculas.

5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

2.10. Creación de columnas periodísticas

Cuando se utiliza un tipo de letra pequeño, comienzan a caber en cada línea

más palabras. Llega un momento en que al lector le resulta difícil pasar de una línea a
la siguiente. Para conseguir que las líneas sean más cortas y así más cómodo de leer,
se usan las columnas.

La mayoría de los documentos creados en Word, están formados por una sola
columna teniendo como referencia los márgenes, pero también podemos presentar un
documento en varias columnas sobre todo con carácter periodístico o informativo.

Para utilizarlas, se debe seleccionar el párrafo o el conjunto de párrafos e ir a la

pestaña Diseño de página > Configurar página > columnas < seleccionar el nº de
columnas

Una vez terminado, pulsar la tecla Aceptar y comprobar el resultado, por

ejemplo:

- 51 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Los saltos de columna

Word inserta automáticamente saltos de columna para acomodar las columnas
en la página. Si se desea cambiar el lugar de los saltos de columna, debemos ir a
Diseño de página > Configurar página > Saltos > Columna y se desplegará una
lista como la siguiente donde podremos elegir varias opciones de salto para indicar
dónde se desea que comience la nueva columna. Es decir, colocar el cursor donde se
desea que comience la nueva columna y seleccionar la opción.

Ajuste de largo de columnas

En una distribución de columnas múltiples, Word llena cada columna hasta
alcanzar la longitud de página y deja la última columna casi vacía o sin completar. Esto
da a las columnas un aspecto irregular. Para ajustar el largo de las columnas, hay
colocar el cursor al final de la última columna y seleccionar Insertar > Salto >
Continuo. En la imagen de la izquierda se puede apreciar un texto de tres columnas
de distribución irregular, y en la imagen de la derecha se visualiza el mismo texto con
ajuste de largo.

- 52 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Actividad guiada 22

Escribir un texto al final del documento word1 y convertir dicho texto a dos
columnas con línea entre columnas.

1 - A continuación del texto que hay escrito en la página 4 del documento

word1 escribir los dos siguientes párrafos:

Cuando hacemos clic sobre un hiperenlace, se activa en efecto una serie de

interacciones. El clic genera una petición que se envía como señal electrónica al
servidor donde reside la página web que solicitamos. De esta forma, la señal pasa de
nuestro ordenador a través de la conexión (generalmente por línea telefónica) a
nuestro proveedor de Internet (ISP), y desde él por Internet al servidor remoto. El
servidor remoto recoge la petición y responde apropiadamente, normalmente enviando
la página web de vuelta por el mismo camino y finalmente se muestra en nuestro
ordenador.
Una red de ordenadores es un conjunto de equipos informáticos que están
conectados y gracias a ello pueden intercambiar información: ficheros, mensajes, etc.
Esto es posible cuando empleamos conexiones físicas, técnicas y programas
informáticos adecuados para compartir sus recursos. Por ejemplo, los ordenadores de
una misma empresa suelen compartir información entre ellos. A este tipo de redes de
tamaño pequeño se les denomina Intranets.

2 - Una vez escritos los dos párrafos, seleccionarlos y hacer clic en Diseño de
página > Configurar página > Columnas > Más columnas y activar la opción “Línea
entre columnas”, como se puede apreciar en la siguiente figura:

3 - Haz clic en Aceptar, observar que el texto se ha transformado en dos

columnas:

- 53 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

4 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

2.11. Mover un bloque de texto

Cuando se tiene escrito un documento, a veces es necesario mover un bloque

de texto de un lugar del documento a otro. Existen dos procedimientos para mover o
copiar un bloque seleccionado sin tener que utilizar las opciones de copiar, cortar y
pegar.

“Arrastrando”. Para mover un bloque de texto basta con seleccionarlo, colocar

el puntero del ratón sobre la selección, pulsar el botón izquierdo y sin soltar arrastrar
hasta la nueva posición que ocupará el bloque de texto, mientras se está arrastrando
aparecerá el cursor indicando la posición de pegado.
Si lo que se desea es duplicar o copiar un bloque de texto, el procedimiento es
similar al anterior pero se debe mantener pulsada la tecla “Ctrl” (Control) mientras se
realiza el arrastre.
“Tecla F2”. Para mover un bloque de texto también se puede realizar de la
siguiente manera: seleccionar el bloque a mover, pulsar la tecla F2, en la barra de
estado aparecerá el texto “¿Mover a dónde?”, situar el cursor en la posición deseada y
pulsar la tecla Enter.
Para copiar un bloque de texto se procede de la misma manera pero pulsando
la tecla Shift o mayúsculas, es decir, seleccionar el bloque, pulsar Shift + F2, en la
barra de estado aparecerá “¿Dónde desea copiar?”, situar el cursor en la posición
deseada y pulsar la tecla Enter.

Actividad guiada 23

Mover un párrafo de un lugar a otro.

1 - Al final de la página 4 del documento word1 escribe el siguiente texto:

Internet es un conjunto de redes interconectadas a escala mundial. Puede

definirse como una red mundial de redes de ordenadores. No es por tanto una red de
ordenadores en el sentido usual, sino una red de redes que tiene la particularidad de
que cada una de las redes es independiente y autónoma.

2 - Una vez escrito el párrafo seleccionarlo.

- 54 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

3 - Pulsa la tecla F2.

4 – Coloca el cursor al principio de la página 4.

5 - Pulsa la tecla Enter (o Intro).

5 - Observa que el párrafo ha cambiado de lugar del final de la página al

principio de la página.

6 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

2.12. Desplazarse por el documento

Como ya se ha podido observar el cursor se puede mover directamente

haciendo clic con el ratón en cualquier sitio del documento, pero también existen otras
formas de moverse por documentos extensos mucho más rápidas utilizando el teclado.
Cuando se está viendo un documento de Word que no cabe en la pantalla, se necesita
moverse por el documento para colocarse donde interese.

TECLAS:

RePág, mueve a la pantalla anterior. Observar que no es lo mismo pantalla que

una página, el tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la página la
define el usuario.

AvPág, mueve a la pantalla posterior.

Flecha izquierda, desplaza el cursor una posición a la izquierda.

Flecha derecha, desplaza el cursor una posición a la derecha.

Flecha arriba, mueve el cursor una línea hacia arriba en la misma columna. Si
esto no es posible porque la línea es más corta moverá el cursor igualmente a la línea
superior pero a la columna más cercana de la que se había partido.

Flecha abajo, tiene el mismo funcionamiento que la flecha arriba pero

desplazando el cursor una línea hacia abajo.

Inicio, mueve el cursor al principio de la línea en la que se encontra.

Fin, sitúa el cursor al final de la línea actual.

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO:

Barra de desplazamiento vertical. La longitud de la barra de

desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado
pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de
inserción. Existen las siguientes formas para desplazarse:

- 55 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

Haciendo clic en cualquier posición por encima o por debajo del cuadro,
deslaza una pantalla hacia arriba (o debajo) del documento.

Mediante las flechas . Si se hace clic en la flecha superior o inferior,

desplaza una línea hacia arriba o hacia abajo. Si se mantiene pulsada la flecha se
desplaza línea a línea de forma rápida hasta que se suelte.
Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento
vertical desplazan una página arriba o abajo.

Barra de desplazamiento horizontal. La barra de desplazamiento horizontal

permite movernos de forma similar a la barra vertical pero en sentido horizontal, es
decir, permite desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda.

MAPA DEL DOCUMENTO:

En Vista > Mostrar u ocultar > Mapa del documento, se muestra una
especie de índice en la parte izquierda de la página y haciendo clic en las líneas de
ese índice se desplaza a la parte del documento que contiene dicha línea.

Para dejar de visualizar el índice de la parte izquierda de la pantalla,

deseleccionar Mapa del documento.

- 56 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

IR A:

Si queremos movernos por el documento, pero de elemento en elemento se

puede hacer seleccionando la pestaña Inicio > Edición > Buscar > Ir a..

Los elementos entre los que se puede moverse son la página, las secciones,
las líneas, los marcadores, los comentarios, las notas al pie y al final, los campos, las
tablas, los gráficos, las ecuaciones, los objetos y los títulos.

2.13. Insertar un documento

Conforme se va creando un documento, se puede insertar otro documento que

está guardado previamente en un archivo para incluirlo en el contenido del nuevo
documento.

Para evitar perder las personalizaciones de formatos, por ejemplo cuando en

un documento con muchas páginas y formateado con estilos, formatos, viñetas, etc. se
ha tenido que copiar y pegar la información de un documento a otro y se ha
desconfigurado todo, se puede utilizar la opción Insertar > Texto > Objeto > insertar
texto de archivo.

- 57 -
 Iniciación a Office Unidad 2 Word

En el cuadro de diálogo anterior, una vez seleccionado el archivo a

insertar se incluirá el contenido de dicho archivo a partir de donde estaba situado el
cursor (o punto de inserción) manteniendo todos los formatos originales.

Actividad guiada 24

Insertar el contenido del archivo word3 al final del documento word1.

1 - Coloca el cursor al final de la página 4 del documento word1.

2 - Haz clic en Botón de Office > Abrir > localizar y seleccionar el archivo
word3 que está en la carpeta del curso > Aceptar.

3 - Comprueba que se han insertado tres párrafos nuevos.

4 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

5 - Cierra el documento word1 (Botón de Office > Cerrar).

- 58 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

UNIDAD 3 – La cinta de opciones

La cinta de opciones aglutina la mayor parte de las funciones de la

aplicación Word. Como ya vimos en la unidad 1, las tareas se agrupan en secciones o
fragmentos que vienen definidos con el título correspondiente al conjunto de funciones
que agrupan. Al abrir Word aparece abierta la sección Inicio por ser la que agrupa el
conjunto de funciones que utilizamos al comenzar a crear un documento. Podemos
minimizar la cinta de opciones haciendo clic con el botón derecho del ratón en la barra
de la cinta de opciones.

En esta unidad, se trabajará con las herramientas como cortar, copiar,

pegar, hipervínculos, etc.

3.1. Cortar, copiar y pegar

Las herramientas cortar, copiar y pegar son muy útiles para organizar un
documento y permiten ahorrar mucho tiempo y trabajo. Por ejemplo para quitar un
bloque te texto escrito en un documento y pegarlo en otra parte del documento, o para
repetir un bloque de texto escrito en un documento en otro lugar. Para utilizar estas
herramientas debemos pulsar en la pestaña Inicio de la cinta de opciones.

Cortar

Copiar
Pegar

También podemos acceder a estas herramientas haciendo clic con el botón

derecho del ratón en cualquier parte del documento y se desplegará una lista con
diferentes funciones:

- 59 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

Hay que tener en cuenta, que se pueden utilizar las herramientas cortar o
copiar siempre que se hayan seleccionado datos en el documento. Estas herramientas
tienen las siguientes funciones:

Cortar

Al seleccionar dar la orden de cortar, el bloque seleccionado desaparecerá

pero una copia suya se almacena en la memoria del portapapeles. Con cortar lo que
estamos haciendo es mover un bloque del documento, también se puede hacer lo
mismo seleccionando el bloque y luego arrastrando hasta el lugar deseado.

Copiar

Al seleccionar un bloque y a continuación dar la orden de copiar, el bloque

seleccionado seguirá en el mismo lugar donde estaba en el documento y a la vez una
copia suya se almacena en la memoria del portapapeles.

Pegar

Al pulsar este botón, lo que hacemos es pegar en la parte donde se encuentre

el cursor, lo que haya en el portapapeles de lo último que hayamos cortado o copiado.

El portapapeles es una zona de memoria temporal, donde se puede almacenar

momentáneamente bloques de información para luego pegarlos en cualquier otro
lugar, lo último almacenado en el portapapeles borra lo que había almacenado
anteriormente. Podemos visualizar el contenido del portapapeles haciendo clic en la
flecha situada en la parte inferior derecha de la sección Inicio así como seleccionar
varias opciones.

- 60 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

Actividad guiada 25

En el documento word1 escribir un texto y practicar con las herramientas

copiar, cortar y pegar.

1 – Abre Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Word 2007.

2 – Abre el archivo word1, Botón de Office > Abrir > buscar y seleccionar el
archivo word1 > Abrir. O Barra de herramientas de acceso rápido > Abrir

3 – Coloca el cursor al final de la página 4.

4 – Haz clic en Diseño de página > Configurar página > Saltos > Página,
para insertar un salto de página.

5 – En la nueva página 5 escribe el siguiente texto:

Dirección IP y nombre de dominio

Todo ordenador conectado a la red Internet tiene que estar identificado de
forma inequívoca con respecto al resto de ordenadores. Si no fuera así, no podrían
comunicarse unos con otros. Es lo mismo que sucede con las direcciones postales o
con los números de teléfono: han de ser únicos y exclusivos para cada usuario.
Los ordenadores conectados a Internet se identifican mediante lo que se
denomina Dirección IP. Las direcciones IP están formadas por cuatro números
separados por puntos, cada uno de los cuales puede tomar valores entre 0 y 255. Por
ejemplo, la dirección IP 193.144.238.1
Además de por la dirección IP, los ordenadores conectados a Internet pueden
también identificarse por lo que se llama nombres de dominio. Los nombres de
dominio se construyen de acuerdo a una estructura jerárquica y están formados por
palabras separadas por puntos. Esto permite que sean más fáciles de recordar que las
direcciones IP y que además puede deducirse la situación geográfica del ordenador, a
quién pertenece o el propósito del mismo. Por ejemplo el nombre de dominio del
servidor de Mentor es: mentor.mec.es

6 – Una vez escrito el texto, selecciona el primer párrafo (Todo

ordenador……para cada usuario).

7 – Clic en Inicio > Portapapeles > Copiar. Para copiar el primer párrafo en la
memoria del portapapeles.

8 – Coloca el cursor a continuación del tercer párrafo.

9 – Clic en Inicio > Portapapeles > Pegar. Observa que el primer párrafo
está al principio y al final de la página.

10 –Selecciona el segundo párrafo (Los ordenadores conectados……dirección

IP 193.144.238.1).

11 – Clic en Portapapeles > Cortar.

- 61 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

12 – Coloca el cursor al final del último párrafo.

13 – Clic en Portapapeles > Pegar. Observa que el segundo párrafo ya no

está en su lugar y ha pasado al final del texto.
14 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

3.2. Deshacer y rehacer

En Word existen unas herramientas que permiten corregir y repetir las

acciones que se van realizando. Estas herramientas son deshacer y rehacer, que son
muy útiles cuando nos equivocamos y queremos ir deshaciendo lo realizado o
también, rehacerlo.

Con la opción deshacer, se consigue deshacer la última operación

realizada, volviendo a la situación anterior. Para utilizar esta opción pulsamos el botón

(deshacer) de la barra de herramientas de acceso rápido.

Con la opción rehacer, permite rehacer lo último desecho, anulando los efectos
de deshacer. Como es lógico, no podemos utilizar rehacer hasta que no se utilice
deshacer. Para utilizar esta opción pulsamos el botón (rehacer) de la barra de
herramientas de acceso rápido.

Si pulsamos sobre la flecha situada a la derecha del icono deshacer y

rehacer, aparecen las últimas operaciones realizadas, las cuales se pueden deshacer
o rehacer varias a la vez.
Pulsar sobre esta flecha

Actividad guiada 26

En el documento word1 borrar un párrafo y utilizar la herramienta deshacer

para volver a recuperar el párrafo borrado.

1 - Al final de la página 5 del documento word1 escribe el siguiente párrafo:

La primera palabra del nombre de dominio corresponde siempre al nombre del

ordenador servidor, en nuestro ejemplo “mentor”. El resto de las palabras de ese
nombre representan un subdominio que a su vez está comprendido en otro
subdominio de alcance mayor, y así hasta la última palabra que corresponde al
dominio principal o de primer nivel. En el ejemplo, “es” corresponde al dominio
principal.

- 62 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

2 - Una vez escrito el párrafo, seleccionarlo.

3 - Pulsar la tecla “Supr” (Suprimir) para borrar el párrafo escrito.

4 - Como se desea que se vuelva a escribir el párrafo borrado hacer clic en

Deshacer. Observar que el párrafo ha vuelto a aparecer.
5 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

3.3. Hipervínculos

Los hipervínculos previamente creados son referencias que se

encuentran en un documento o página Web. Son palabras o imágenes diseñadas para
llevarnos a otras secciones, páginas o documentos, donde se amplía la información
con solo pulsar con el puntero del ratón sobre ellas.

Las palabras donde se ha insertado un hipervínculo, suelen aparecer

resaltadas o subrayadas y cuando se posiciona el puntero del ratón sobre el vínculo,
aparece información sobre el mismo. Para llevarnos a ese vínculo hay que pulsar la
tecla <Ctrl> y sin soltar, hacer clic con el ratón

Los hipervínculos nos permiten, al hacer un clic sobre ellos, abrir una
página Web, abrir el gestor de correo electrónico para enviar un mensaje a un
destinatario determinado, abrir un documento nuevo, o también situarnos en otro lugar
del documento.

Para crear el hipervínculo, seleccionamos el texto o imagen que

queremos que actúe como hipervínculo y a continuación hay dos formas de crearlo:
Seleccionar Insertar > Vínculos > Hipervínculo. Se abrirá el siguiente cuadro
de diálogo:

Actividad guiada 27. Hipervínculo a una página de Internet

En una página nueva del documento word1 crear un hipervínculo a la página

Web de “Mentor”.

- 63 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

1 - Coloca el cursor al final de la página 5 del documento word1.

2 - Haz clic en Insertar > Páginas > Salto de página, para insertar un salto de
página.

3 - Al principio de la página 6 escribir “Hipervínculo a página Web”.

4 - Selecciona el texto escrito y seleccionar Insertar > Vínculos >

Hipervínculo.

5 - Haz un clic en .

6 - En el apartado “Texto”, aparecen las palabras escritas anteriormente en el

punto 3. Ahora en el apartado “Dirección” hay que escribir la dirección de la página
deseada, en este caso escribir http:www.mentor.mec.es. En la versión 2000 de Office,
hay que escribir la dirección Web en el campo denominado “Escriba el nombre del archivo o de
la página Web”. El resultado debe ser el siguiente:

7 - Clic en Aceptar.

8 - Comprobar el resultado. Para ello, situar el cursor sobre el texto, al pulsar la

tecla <Ctrl> y hacer un clic con el ratón, se abrirá la página Web que hemos puesto
como dirección (siempre que se tenga conexión a Internet).
9 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

Para crear un hipervínculo a un documento guardado en nuestro ordenador, el

procedimiento es el mismo que para una página Web pero hay que seleccionar en el
apartado de “Buscar en” la unidad, carpeta y archivo deseado y pulsar la tecla Aceptar.

- 64 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

Actividad guiada 28. Hipervínculo a un correo electrónico

Crear un hipervínculo a un correo electrónico debajo del hipervínculo creado

anteriormente.

1 – Coloca el cursor debajo del hipervínculo creado anteriormente y escribir

“Hipervínculo a un correo electrónico”.

2 – Selecciona el texto escrito y pulsa el botón o Insertar > Vínculos

>Hipervínculo.

3 – Haz clic sobre .

4 – En el apartado “Dirección de correo electrónico:” hay que escribir la

dirección exacta. En este caso utilizaremos la siguiente dirección ficticia
[email protected]. Comprobar que al escribir la primera letra de la dirección de
correo electrónico, aparece en el cuadro “mailto:”. El resultado debe ser:

5 – Clic en Aceptar.

6 – Comprueba el resultado. Para ello, situar el cursor sobre el texto del

hipervínculo apareciendo la ayuda emergente “CTRL+clic”. Al pulsar la tecla <Ctrl> y
hacer un clic con el ratón, se abrirá una ventana con la aplicación de gestor de correo
que se tenga predeterminada en el ordenador, y como destinatario la dirección puesta
anteriormente.
7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

Hipervínculo a otra parte del documento. Marcadores.

También se puede crear un hipervínculo para colocar el cursor en una

posición concreta del documento, para esto hay que insertar un marcador.

- 65 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

La utilización de marcadores de texto es una de las posibilidades muy

útiles para aquellos casos en los que se trabaja con documentos grandes. Esta opción
permite moverse con mayor agilidad y comodidad en el documento. Un marcador es
una referencia que se diseña y se coloca en un lugar concreto para que cuando se
quiera regresar a ese punto se haga de manera instantánea.

Actividad guiada 29. Marcador

Crear un hipervínculo que vaya desde la última posición (página 6) del

documento word1 hasta la página 1. Recordar que para crear un hipervínculo a otra
parte del documento primero hay que insertar el marcador y luego el hipervínculo.

1 – Para crear el marcador (lugar de destino del hipervínculo), sitúa el cursor

en la primera línea de la primera página (INTERNET) del documento word1, y
selecciona Insertar > Vínculos > Marcador. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

2 – En el apartado “Nombre del marcador”, escribe “marcador1” y pulsa la tecla

Agregar. (El nombre del marcador puede ser el que se desee, en este caso se le ha
denominado marcador1).

3 – Ya se ha creado el marcador, ahora hay que crear un hipervínculo para que

nos lleve a ese marcador. Para ello debes posicionarte en la última línea de la página
6 y escribir “Hipervínculo a otra parte del documento”.

4 – Selecciona el texto escrito y haz clic en Insertar > Hipervínculo, a

continuación pulsar el botón apareciendo la siguiente ventana:

- 66 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

5 – Selecciona “marcador1” y pulsa en Aceptar.

6 – Comprueba el resultado. Al pulsar la tecla <Ctrl> y hacer un clic con el

ratón, el cursor irá a la primera línea del documento.
7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

3.4. Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles

Al utilizar determinadas teclas como espacio, intro o tabulador, estamos

dotando al texto con unos caracteres que no se ven en una vista normal del
documento y que tampoco se verán al imprimirlo.

Hay una herramienta en Word que permite conocer el número de veces

que hemos pulsado estas teclas en la realización del documento, que nos puede
resultar útil para crear un documento uniforme en toda su extensión. Por ejemplo, que
siempre haya un espacio entre palabras o que siempre haya una línea en blanco entre
párrafos.
Para activar o desactivar esta herramienta, hay que pulsar el botón
“Mostrar u ocultar”, de la barra de herramientas estándar.

Una vez que se ha activado, aparecen los siguientes caracteres no

imprimibles:
Un punto “·” equivale a espacio en blanco.
→ equivale a un Tabulador.
¶ equivale a un retorno de línea (intro).

Actividad guiada 30

Escribir un texto y mostrar los caracteres no imprimibles.

1 – Coloca el cursor al final de la página 6 del documento word1.

- 67 -
 Iniciación a Office Unidad 3 Word

2 – Escribe el siguiente texto: (A partir del segundo párrafo, hay que utilizar el
tabulador para dejar todas las filas con la misma alineación).

La parte de la informática que se dedica a resolver los problemas de

automatización de las oficinas se conoce con el nombre de ofimática. La
automatización de las oficinas se ha implantado debido a las siguientes razones:

Se utiliza diariamente una gran cantidad de documentación.

La documentación queda recogida en un espacio menor.
Las modificaciones y cálculos son más sencillos.
La necesidad de agilizar la gestión
La aparición de aplicaciones ofimáticas específicas.

3 – Una vez que se ha escrito el texto, pulsa el botón de la sección Párrafo.

Se puede comprobar que aparecen los caracteres no imprimibles.

4 – Deja desactivada la herramienta “Mostrar u ocultar” pulsando de nuevo en

.

5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

6 – Cerrar el documento word1 (Botón de Office > Cerrar).

- 68 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

UNIDAD 4 – Mejorar el documento

Las herramientas de Word ayudan a mejorar y a realizar los
documentos. Esta ayuda nos la ofrecen muchas de las herramientas vistas hasta
ahora pero también existen muchas otras como estilos, índices, sangrías, corrector
ortográfico, sinónimos, etc.

4.1. Estilos
Crear, aplicar y eliminar estilos

Un estilo es un conjunto de formatos a los que identificamos con un

nombre. Contienen características de tipo de formato que pueden afectar a caracteres,
párrafos y páginas, tanto en tamaño, color, márgenes, alineación, etc. Con los estilos
podemos aplicar un tipo de formato con una única acción a todo un bloque de texto o
página.

Word tiene predefinidos unos estilos, pero también se pueden crear

unos nuevos. Al crear un documento nuevo, Word aplica a todos los párrafos que se
escriban, un estilo que se tiene por defecto que es el estilo NORMAL.

Para seleccionar un estilo diferente al predeterminado tienes las

siguientes opciones:

Seleccionar la pestaña Inicio y la sección Estilos donde aparecen los estilos

predeterminados más utilizados:

Para ver todos los estilos que están en esa sección utiliza los botones situados
a la derecha:

Si utilizamos el botón de acceso al cuadro de diálogo de la sección aparecerán

más estilos:

- 69 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Para aplicar un estilo solo debes seleccionar el texto que quieres modificar y
después hacer clic en el estilo elegido.

También podemos cambiar el conjunto de estilos, colores y fuentes haciendo

clic sobre el botón Cambiar estilos. Si seleccionamos Conjunto de estilos se nos
mostrarán varios de ellos:

Si quieres borrar el nuevo formato y volver al formato predeterminado utiliza el

botón de la herramienta estilos y selecciona Borrar formato:

- 70 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Actividad guiada 31

Al final de la última página del documento word1 escribir tres párrafos y aplicar
a cada uno de los párrafos un estilo distinto. A continuación quitar los estilos aplicados
a los párrafos escritos.

1 - Arranca Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Word 2007.

2 - Abre el archivo documento word1, Botón de Office > Abrir ó Barra de

acceso rápido > Abrir > buscar y seleccionar word1 > Abrir.

3 - Coloca el cursor al final de la página 6 y escribe el siguiente texto:

Los nombres de los subdominios son generalmente arbitrarios y dependen de

los administradores de las redes locales.
Los dominios principales constan de dos letras que indican el país al que
pertenece el ordenador. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de dominios
principales:
Alemania (de), Italia (it), España (es).

4 - Una vez escritos los tres párrafos, haz que cada párrafo tenga un estilo
determinado. Coloca el cursor en el primer párrafo (Los nombres……redes locales).

5 - Pulsa sobre la herramienta Título1 de la sección Estilos.

El primer párrafo ha adquirido el estilo tipo “Título 1”.

6 - Coloca el cursor en el segundo párrafo y selecciona el estilo Título 2. El

segundo párrafo ha adquirido el estilo tipo “Título 2”.

7 - Coloca el cursor en el tercer párrafo y selecciona el estilo Título 3.

Adquiriendo el tercer párrafo el estilo tipo “Título 3”.

Observa que cada párrafo tiene un tamaño de letra distinta y un formato de

negrita yo cursiva.

Observa que los párrafos vuelven a adquirir el formato inicial.

9 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

- 71 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

4.1.1 Crear un nuevo estilo a partir del formato

Para crear un nuevo estilo seleccionamos la pestaña Inicio y el botón

que abre el cuadro de diálogo de la sección Estilos

y en el botón situado al final de la lista de estilos y tendremos el siguiente

cuadro de diálogo para configurar el nuevo estilo que modificará el formato que
habíamos elegido hasta ahora:

- 72 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Actividad guiada 32

Crear un nuevo estilo llamado “demostración”, cuyo formato sea: letra Courier
New, tamaño 14, negrita, cursiva y subrayado. Comprobar que el texto adquiere el
estilo creado. A continuación eliminar el estilo creado.

1 - Coloca el cursor al final de la página 6 del documento word1 y escribir la

siguiente frase:

Podemos dotar al texto el estilo que queramos, modificando el formato.

2 - Una vez escrita la frase, sitúa el cursor en cualquier lugar de la línea del
texto escrito.
3 - Pincha sobre el botón de la sección Estilos para que aparezca en el
panel de tareas el cuadro de estilos y formato.

4 - Pincha sobre el botón Nuevo estilo y en el cuadro de diálogo, coloca

como nombre “Demostración”, letra Courier New, tamaño 14, negrita, cursiva y
subrayado. Como se muestra en la siguiente figura:

5 - Clic en Aceptar.

- 73 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

6 - Comprueba que ahora aparece también el estilo creado (Demostración).

7 - Haz un clic sobre el estilo Demostración y comprobar que el texto adquiere

el formato especificado anteriormente.

8 - Para eliminar el estilo “demostración” que se ha creado, en el panel de

tareas estilos y formato, sitúa el puntero del ratón sobre “Demostración” y haz un clic
en la flecha situada a la derecha .

9 – Selecciona eliminar en las opciones que aparecen.

10 - Confirmarlo pulsando sí, en el cuadro posterior. 11 - Comprueba que no

aparece ahora dicho estilo en la lista.
12 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

4.2. Índices

En un documento de muchas páginas cuyos títulos de los apartados o

capítulos se han escrito con un tipo de estilo determinado, como se ha visto en el
apartado anterior, podemos hacer que Word cree automáticamente un índice del
documento.

Podemos añadir un índice automáticamente a nuestro documento, si

previamente se han insertado estilos de título, apareciendo en el índice el texto de los
títulos insertados y el número de página correspondiente. Por este motivo, es
imprescindible introducir distintos estilos para establecer diferencias entre los niveles
de los apartados.

Este índice estará jerarquizado según esté estructurado el documento,

con un estilo aplicado a cada título de los capítulos o apartados y con otro estilo en los

- 74 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

subcapítulos para que aparezcan en el índice, (por ejemplo “título 1” será el capítulo y
“título 2” será el subcapítulo).

Para insertar un índice hay que seleccionar la pestaña Referencias >

Tabla de contenido y podremos elegir entre varias tablas automáticas o insertar una
nueva tabla de contenido:

Cuando se quiera actualizar un índice porque se ha ampliado o

modificado el documento (introduciendo estilos a los nuevos apartados), se debe
colocar el cursor en cualquier lugar del índice, clic con el botón derecho del ratón y en
el menú contextual, seleccionar “Actualizar campos”.

Actividad guiada 33

Crear un índice al principio del documento word1 cuyo contenido sean las
primeras frases de las páginas 1, 2, 3, 5 y 6.

1 – Para crear el índice lo primero que hay que hacer es establecer un estilo de
tipo “Título 1” a las primeras frases de las páginas 1, 2, 3, 5 y 6. Para ello coloca el
cursor en cualquier lugar de la primera frase de la página 1 y pulsar Referencias >
Tabla de contenido >
Adquiriendo la frase el estilo tipo “Título 1”.

- 75 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

2 – En las primeras frases de las páginas 2, 3, 5 y 6, hacer lo mismo que en

apartado anterior.

3 – Coloca el cursor al principio de la primera página e inserta una salto de

página para crear una primera página en blanco donde estará el índice.

4 – Coloca el cursor al principio de la primera página que se ha creado y

selecciona Referencias > Tabla de contenido > Botón Tabla de contenido,
apareciendo la siguiente ventana.

Dejarlo como aparece en la figura (con la configuración por defecto) y clic en

Aceptar.

5 – Observa que se ha insertado el índice del documento con la paginación ya

que los títulos de los apartados estaban escritos con estilo Título 1 lo cual ha servido
para hacer la estructura del índice.

6 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

- 76 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

4.3. Añadir contraseña a un documento

Office ofrece la posibilidad de guardar con contraseña los documentos creados

para así restringir su acceso yo modificación a personas ajenas.

Cuando se quiera guardar un documento con contraseña para que solamente

se pueda abrir, modificar o añadir datos conociendo esa contraseña, se deben seguir
los siguientes pasos.

Ir a Botón de Office > Preparar > Cifrar documento.

Se abre el siguiente cuadro de diálogo en el que introduciremos la contraseña

Una vez introducida se nos pedirá confirmarla con el siguiente cuadro:

Y por último, pulsar la tecla Aceptar y se guardará el Archivo con las

contraseñas.

Actividad guiada 34

Al archivo word2 establecerle una contraseña de apertura y una contraseña de

escritura.

1 – Abre el archivo word2, Botón de Office > Abrir > buscar y seleccionar
word2 > Abrir.

2 – Una vez abierto word2 selecciona Botón de Office > Preparar > Cifrar
documento

3 – En el cuadro “cifrar documento" introduce la contraseña 12345. > Aceptar.

4 – Vuelve a escribir la misma contraseña en la ventana de “Confirmar

contraseña” > Aceptar.

- 77 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

5 – Cerrar (Botón de Office > Cerrar) y abrir (Botón de Office > Abrir) de
nuevo el documento word2 y comprobar que si no se introducen correctamente las
contraseñas, no se puede abrir el archivo, ni cambiar su contenido si se quiere guardar
con el mismo nombre.

7 – Cerrar el documento word2 (Botón de Office > Cerrar).

4.4. Sangrías. Utilización de la regla

Sangrar un párrafo consiste en introducir un espacio en sus márgenes.

Las sangrías que se encuentran en los párrafos, son espacios que se

introducen entre los bordes de un párrafo y los márgenes izquierdo o derecho (o
incluso en ambos) del documento.

Se puede decir que las sangrías actúan como margen específico de cada
párrafo.

Existen cuatro tipos de sangría:

Sangría izquierda. Permite colocar espacio entre el borde de párrafo y el

margen izquierdo.

Sangría de primera línea. Desplaza hacia la derecha la primera línea de

párrafo, y el resto de líneas del mismo párrafo, continúa igual.

Sangría derecha. Separa el párrafo del margen derecho.

- 78 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Sangría francesa. Con esta sangría, la primera línea del párrafo no se

desplaza y el resto de líneas se colocan más a la derecha.

Para introducir sangrías, se puede hacer de dos formas:

Se puede sangrar utilizando la regla que aparece en la parte superior de la
ventana, la cual se puede hacer que esté o no visible, seleccionando la pestaña Vista
> Mosrar u ocultar > Regla. O utilizando el botón de acceso directo situado en la
parte superior derecha del área de trabajo sobre la barra de desplazamiento vertical

.Para ocultar la regla volvemos a pinchar sobre el mismo botón.

Sangría francesa Sangría de primera línea

Sangría izquierda Sangría derecha

Para cambiar la sangría de un párrafo, hay que situar el cursor en el párrafo (o

seleccionar los párrafos a sangrar) y desplazar los marcadores de la regla ; se

visualizará una línea de puntos vertical sobre el documento para ayudarnos a fijar la
posición.

Seleccionar el texto (o colocar el cursor en el párrafo a sangrar) e ir a la

pestaña Inicio > Párrafo > cuadro de diálogo y aparecerá el cuadro de diálogo.
Sangría y espacio.

- 79 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

En esta parte, seleccionar la

distancia de la sangría
derecha yo izquierda

Si se quiere introducir sangría francesa o de primera línea, seleccionarlo en el

apartado “Especial” y en el cuadro siguiente, colocar la distancia al margen:

También se puede introducir sangría pulsando el botón (de la barra de

herramientas formato) para aumentar sangría y el botón para reducirla.

Actividad guiada 35

Escribir cuatro párrafos. Al primer párrafo aplicarle una sangría izquierda, al

segundo párrafo una sangría de primera línea, al tercer párrafo una sangría derecha y
al cuarto párrafo una sangría francesa.

1 – Coloca el cursor al final de la página 7 del documento word1 e insertar un

salto de página (Insertar > Páginas > Salto de página).

2 – En la nueva página 8 escribe los siguientes cuatro párrafos con alineación

justificada:

- 80 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

La Web son documentos que se ven en la pantalla del ordenador gracias a un

programa especial llamado navegador. Las Web son documentos formados por
páginas multimedia, en ellas hay textos, imágenes, gráficos, música, sonido y vídeo.

Además la Web es un libro que no se lee como los de papel en el que después
de una página se va a la siguiente. La Web es como una gran telaraña en que las
páginas se conectan casi todas entre sí y para pasar de una a otra se hace por el
interés del lector.

Cada página tiene referencia a otras, y es el lector según el tema que le

interesa el que decide a dónde ir. Esta estructura de libro temático se llama hipertexto.
El hipertexto de la Web está distribuido por todo el mundo, por todo Internet. Todo
usuario de Internet puede tener su propia página al igual que las grandes empresas.

La web proporciona una interfaz gráfica por la que es fácil desplazarse para
buscar documentos en Internet. Estos documentos, así como los vínculos entre ellos,
componen una red de información.

3 – Para aplicar al primer párrafo una sangría izquierda. Coloca el cursor en

cualquier lugar del primer párrafo, hacer un clic sobre sangría izquierda (ver la
figura anterior de las sangrías en la regla) y sin soltar, arrastrar hasta la posición 3 de
la regla y soltar el botón.

4 – Segundo párrafo, sangría de primera línea. Coloca el cursor en el

segundo párrafo, haz un clic sobre sangría de primera línea y sin soltar, arrastra
hasta la posición 2 de la regla y soltar.

5 – Tercer párrafo, sangría derecha. Coloca el cursor en el tercer párrafo, haz

un clic sobre sangría derecha (en la parte derecha de la regla), y sin soltar, arrastra
hasta la posición 13 de la regla y soltar el botón.

- 81 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

6 – Cuarto párrafo, sangría francesa. Coloca el cursor en el cuarto párrafo,

hacer un clic sobre sangría francesa y sin soltar, arrastra hasta la posición 2 de la
regla y soltar.

7 – El documento debe quedar así:

8 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

4.5. Corrector ortográfico

El corrector ortográfico y gramatical revisa el documento para ayudarnos a

detectar y corregir faltas de ortografía. Word puede realizar la revisión ortográfica y
gramatical de dos maneras: automática y manual.

Revisión ortográfica y gramatical automática

Esta revisión, se efectúa simultáneamente mientras se escribe un documento.

Al estar activada esta función, aparece una línea roja ondulada (si el programa
considera que es error ortográfico) o una línea verde ondulada (si considera que es un
error gramatical) debajo de la palabra incorrecta. También aparecerá la línea roja
ondulada si el programa no encuentra la palabra en el diccionario que incluye Word.

- 82 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Ejemplos de palabras mal escritas ortográficamente y

gramaticalmente subrayadas con línea ondulada.

Para corregir este error, colocar el cursor sobre la palabra deseada y

pulsar el botón derecho del ratón, donde aparecen opciones que se pueden utilizar
para cambiarlo.

Actividad guiada 36

Escribir una frase con faltas de ortografía y corregirlas con el corrector

ortográfico de Word.

1 - Al final de la página 8 del documento word1 escribe el párrafo siguiente:

2 – Comprueba que las palabras “relizar”, “rebisar”, “ortografia” y “gramatica”

están subrayadas con línea roja, ya que están mal escritas.

3 - Modifícalas utilizando el botón derecho del ratón para corregirlas. Primero

coloca el cursor sobre la palabra “relizar” y pulsa el botón derecho del ratón, donde
aparecen opciones que se pueden utilizar para cambiarlo

4 - Haz lo mismo que en el apartado anterior con las palabras “rebisar”,

“ortografia” y “gramatica”. Para que quede correctamente escrito:

Al realizar un documento es recomendable revisar la ortografía y gramática.

5 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

Algunas veces, aparece la palabra subrayada con línea roja y está bien
escrita. Esto ocurre, porque ésta palabra no está incluida en el diccionario propio de
Word y lo considera como un error.

- 83 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Si no está activada la corrección ortográfica automática, hay que seguir los

siguientes pasos para activarla:

Seleccionar Botón de Office > opciones de Word.

Se abre un cuadro de diálogo, donde hay que pinchar sobre la pestaña

Ortografía y gramática.

Activar la opción de “Revisar ortografía mientras escribe”.

Clic en botón de “Aceptar”.

Revisión ortográfica y gramatical manual

Con esta opción se revisa el documento para confirmar que no existan errores.
Para utilizarla seleccionamos la pestaña Revisar > Revisión > Ortografía y

gramática y pulsamos el botón

Si el programa detecta alguna posible corrección se abre el siguiente cuadro de

diálogo:

- 84 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

En él aparece la palabra que considera errónea en rojo y se puede

“omitir” para que continúe igual, “agregar” al diccionario para que no vuelva a colocarla
como errónea, o “cambiar” en la que primero hay que elegir una de las sugerencias del
cuadro y pinchar el botón de cambiar.

4.6. Sinónimos

Word dispone de una herramienta de sinónimos de gran ayuda para

escribir un documento ya que busca expresiones o palabras con el mismo significado.

Esto se puede utilizar cuando se introduce muchas veces una misma

palabra, y para no ser repetitivos, se busca un sinónimo o expresión relacionada.

Para buscar sinónimos, seleccionar primero la palabra o colocar el

cursor en la palabra e ir a la pestaña Revisar > Revisión > Sinónimos donde se
abrirá el panel de tareas con una lista de sinónimos.

Actividad guiada 37

Escribir la palabra “herramienta” y cambiarla por un sinónimo.

1 - Al final de la página 8 del documento word1 escribe la palabra

“Herramienta”.

2 - Selecciona esa palabra y ve a la pestaña Revisar > Revisión>Sinónimos

apareciendo en el panel de tareas lo siguiente:

- 85 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

3 - Selecciona el sinónimo “utensilio”, apareciendo una flecha en el lado

derecho, que al pinchar sobre ella se muestra lo siguiente:

4 - Al pinchar en Insertar, la palabra es modificada por el sinónimo.

5 - También se puede hacer colocando el puntero del ratón sobre la palabra

escrita y un clic en el botón derecho para abrir el menú contextual, a continuación
seleccionar sinónimos, apareciendo una lista de sinónimos, al hacer un clic sobre uno
de ellos será sustituido por la palabra seleccionada.

- 86 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

6 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

7 - Cierra el documento word1 (Botón de Office > Cerrar).

4.7. Buscar y reemplazar

Esta operación es muy útil cuando se trabaja con documentos grandes

y se quiere localizar rápidamente una palabra, o buscarla y reemplazarla.

Buscar. Esta herramienta, localiza una palabra o un texto. La búsqueda

incluye caracteres en minúscula o mayúscula, palabras completas o fragmentos de
palabras.

Para ejecutar esta herramienta, ir a la pestaña Inicio >Edición >

Buscar donde se abrirá este cuadro de diálogo.
Escribir la palabra a buscar

Haciendo clic en Buscar siguiente, Word empezará la búsqueda

Al localizar la palabra o texto buscado, Word se desplaza hasta esa

parte del documento (página) para mostrar esos caracteres y los resalta.

- 87 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Reemplazar. Con esta herramienta, se sustituyen los caracteres o palabras

que deseemos. Esta herramienta, está estrechamente relacionada con la herramienta
buscar ya que generalmente se busca una palabra para reemplazarla. Para utilizar
esta herramienta, hay que ir a Inicio >Edición > Reemplazar (aunque también se
puede hacer pulsando la pestaña reemplazar al activar la herramienta buscar) y
aparece este cuadro de diálogo:

Escribir la palabra nueva que Una vez introducida la palabra,

debe sustituir a la buscada. pulsar este botón.

El botón “buscar siguiente” buscará la palabra en otra posición del texto.

El botón “reemplazar todos”, cambia todas las palabras buscadas en un solo paso
apareciendo un cuadro donde indica el número de reemplazos realizados en el texto.

Actividad guiada 38

En el documento word3 busca la palabra “redes” y reemplázala por

“EXTRARED”.

1 - Abre el archivo word3, Botón de Office > Abrir > busca y selecciona word3
> Abrir.

2 - Selecciona la pestaña Inicio > Edición > Reemplazar.

3 - En la casilla Buscar, escribe redes y en la casilla Reemplazar, escribe

EXTRARED.

- 88 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

4 - Pulsa el botón Reemplazar todos.

5 - Aparecerá un nuevo cuadro donde indicará el número de reemplazos

realizados que son 4:

6 - Aceptar > Cerrar, para la ventana “Buscar y reemplazar”

7 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

4.8. Configurar página

Los procesadores de textos ofrecen la posibilidad de cambiar la orientación de

la hoja (horizontal o vertical), tamaño del papel, los márgenes, entres otras opciones.

A la hora de configurar la página, se puede modificar los márgenes, tamaño de

papel y orientación del documento. Para acceder a esta configuración, hay que ir a
Diseño de página > Configurar página > seleccionar botón.

También podemos pinchar en el botón de apertura del cuadro de diálogo de la

sección Diseño de página y se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:

- 89 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Por defecto el tamaño de papel es DIN-A4, orientación vertical y con 3 cm de

margen izquierdo y derecho, y 2,5 cm de margen superior e inferior.

Para modificar los márgenes, debe estar la pestaña activada de “márgenes” y

aumentar o disminuir los valores de cada margen.

Si lo que se quiere es cambiar la orientación del papel, en la misma ficha

“márgenes”, en el apartado de orientación, colocar horizontal o vertical. (Nota: en la
versión 2000 es en la ficha “Tamaño y papel”)

- 90 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Para modificar el tamaño de papel, activar la pestaña “papel” y elegir el

deseado.

Una vez introducida la configuración de la página, pulsar Aceptar para

aplicar los cambios establecidos.

Actividad guiada 39

En el documento word3 establecer orientación horizontal y todos los márgenes

a 4 cm.

1 - Una vez abierto el documento word3 haz clic en Diseño de página >
Configurar página > Cuadro de diálogo de la sección .

2 - En la ficha “Márgenes” establece la orientación horizontal y los márgenes

superior, inferior, izquierdo y derecho a 4 centímetros, como se muestra en la siguiente
figura.

- 91 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

3 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

4 - Cierra el documento word3 (Botón de inicio > Cerrar).

4.9. Sobres y etiquetas

SOBRES

Con Word se pueden crear e imprimir sobres, permitiéndonos seleccionar un

tipo de sobre preestablecido o indicando nosotros mismos las medidas.

Para ello hay que seleccionar Correspondencia > Crear > Sobres y
etiquetas, abriéndose un cuadro de diálogo denominado con el mismo nombre.

- 92 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Dentro de la pestaña “Sobres”, en el cuadro “Dirección”, se inserta la

dirección que se desee imprimir en el sobre.

En el cuadro “Remite”, como su propio nombre indica, se pueden

escribir los datos del remitente. Si por el contrario, no se quiere remite en el sobre, se
puede omitir activando la casilla de verificación denominada “Omitir”.

Sobre la zona “Vista previa”, se visualiza el aspecto del sobre que se va

a imprimir; irá cambiando a medida que se vayan aplicando modificaciones.

La zona “Papel” muestra la orientación que se debe dar al sobre cuando

se introduzca en la impresora, para que éste salga correctamente impreso.

Si se desea, se puede agregar el sobre al documento correspondiente

que esté activo. Se hace pulsando sobre el botón “Agregar al documento”, de este
modo, se puede imprimir al mismo tiempo el sobre y el documento activo.

Si se desea cambiar la fuente para la dirección y el remitente, hay que pulsar

en el botón “Opciones”, mostrándose el cuadro de diálogo “Opciones de sobre”, donde
se pueden observar dos zonas claramente diferenciadas: dirección y remite. Cada una
de ellas dispone de un botón “Fuente” que permite cambiar el formato del texto que se
introduzca en los cuadros dirección y remite.

- 93 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Para finalizar y enviar a impresión el sobre con todas las características hay
que pulsar sobre el botón “Imprimir”.

ETIQUETAS

Del mismo modo que Word ofrece la posibilidad de crear e imprimir sobres, se
puede hacer con las etiquetas. Tras seleccionar Correspondencia > Crear > Sobres
y etiquetas, se abrirá el cuadro de diálogo denominado con el mismo nombre.

- 94 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

En el cuadro “Dirección” se inserta la dirección o el texto para la etiqueta a

imprimir.

Activando la casilla de verificación “Página entera con la misma etiqueta”, se

imprimirán todas las etiquetas en un mismo folio con el mismo texto.

Para la impresión de una sola etiqueta, hay que activar la casilla de verificación
“Sólo una etiqueta” donde se debe indicar la posición exacta de la etiqueta, facilitando
la posición de fila y columna correspondiente.

En la zona “Etiqueta” se visualiza la etiqueta seleccionada para la

impresión, mostrándose el tipo de etiqueta, tamaño y modelo.

Para finalizar y enviar a imprimir las etiquetas con todas las

características seleccionadas, hay que pulsar el botón “Imprimir”.

4.10. Combinar correspondencia

Para escribir la misma carta a muchas personas y no tener que repetir

el mismo texto en cada carta con los datos del destinatario, y así crear de forma
masiva pero rápida, cartas con una misma información destinada a gran número de
receptores, se utiliza una carta modelo y en una base de datos de nombres y
direcciones se combinan de forma apropiada para poder conseguir el “mailing” (cartas
en serie).

Combinar correspondencia permite crear documentos personalizados con poco

esfuerzo. El documento final es el resultado de la combinación de un documento
principal y una fuente de datos.

Para llevar a cabo este proceso se utilizan básicamente dos elementos: la carta
modelo o documento principal y el origen de datos o documento secundario. La
combinación de estos dos dará lugar, finalmente, al documento combinado que incluye
el texto de la carta repetido, pero para cada uno de los destinatarios. La creación de
este tipo de cartas consta de varios pasos:
Se crea o se utiliza (si ya estuviera creado) un documento con el texto que se
va a repetir en todas las cartas. Se dejarán partes en blanco o pendientes de rellenar,

- 95 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

donde se incluirán posteriormente los datos que se van a variar, como por ejemplo, el
nombre del destinatario, su dirección, etc. Este es el documento principal.
En un documento independiente se teclean todos los datos de los
destinatarios. A éste se le denomina documento secundario.
Se insertan en el primer documento los campos (por ejemplo “nombre”,
“apellidos”, etc.) que indican dónde y cuál va a ser la información variable.
Se combinan el documento principal y el secundario en uno solo dispuesto a
imprimir.

Actividad guiada 40

Usar el asistente de combinación de correspondencia de Word para escribir

una carta a varios destinatarios.

1 - Abre un documento nuevo, Inicio > Todos los programas > Microsoft
Office > Microsoft Office Word 2007.

2 - Lo primero que hay que hacer es abrir el asistente de combinación de

correspondencia de Word, para ello seleccionar Correspondencia > Iniciar
combinación de correspondencia > Paso a paso por el asistente para combinar
correspondencia, mostrándose el “panel de tareas Combinar correspondencia” (parte
derecha de la ventana)

- 96 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

3 - En el primer paso del asistente se puede elegir el tipo de documento. Como

se va a escribir una carta, dejar seleccionada la opción “Cartas”, y hacer clic en
situado en la parte inferior del panel de tareas Combinar
correspondencia.

4 - Donde se puede seleccionar el documento, dejar seleccionada la opción

“Utilizar el documento actual”, puesto que para la creación del documento se va a
partir de uno en blanco.

5 - Pulsa en “Siguiente: Seleccione los destinatarios”.

6 - Los destinatarios es el lugar donde residen los datos que se va a utilizar en

el documento principal, puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo una tabla de
Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se
pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso se puede ver
el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro
corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Todo esto se va a ir
viendo detenidamente a continuación.

- 97 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Ahora vamos a crear la lista de destinatarios de la carta. Para ello activar la

opción “Escribir una lista nueva” y después selecciona , que se

encuentra en la zona “Escriba una lista nueva”.

7 - En unos instantes aparecerá en pantalla la ventana “Nueva lista de

direcciones”.

- 98 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

En ella se pueden introducir los datos correspondientes a cada registro o

destinatario.

8 - Rellena el primer registro utilizando como base los siguientes datos:

9 - Una vez que se haya cumplimentado debidamente, haz clic en “Nueva

entrada”, para añadir un nuevo registro (destinatario). Repetir los pasos explicados
con los siguientes datos:

10 - Cuando se introduzcan los datos del último registro:

Haz un clic directamente en el botón “Aceptar” para finalizar la

introducción de registros.

11 - Al instante aparecerá una ventana para que desde un nombre al archivo

en el que Word almacenará la lista. Por defecto se guarda en una carpeta denominada

- 99 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

“Mis archivos de origen de datos” dentro de “Mis documentos”, como una base
de datos de Access, pero nosotros lo guardaremos en la carpeta “Word” del curso.

Dale como nombre “amigos”

Tras hacerlo presiona “Guardar”.

12 - Surgirá entonces un cuadro en el que aparecen seleccionados todos los

destinatarios de la lista que se acaba de crear. Si no se quiere enviar a alguno de
ellos, hay que hacer clic en el interior del cuadro que hay a su izquierda para
deseleccionarlo. Como se puede apreciar se obtienen tantas filas como registros más
una primera donde se incluyen los nombres del campo. No obstante, se puede
aumentar o disminuir la anchura al igual que se hace con una tabla de Word. Como se
puede ver en este ejemplo, solo se han incluido cinco destinatarios alejándonos del
objetivo para un envío masivo, ya que lo que nos interesa es ver el funcionamiento y
no la cantidad. Cuando se está de acuerdo con los destinatarios escogidos hay que
pulsar “Aceptar”.

- 100 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

13 - A continuación haz clic sobre el enlace Siguiente: Escriba la carta.

15 - Haz un clic en la primera línea de la carta en el que se quiere que vaya la

dirección postal y después pulsar sobre “bloques de direcciones” del panel de tareas

.
También puedes pinchar el botón Bloque de direcciones de la sección
Escribir e insertar campos

16 - En el cuadro que aparece, se puede escoger el formato que se quiere que

tenga el nombre del destinatario, en nuestro caso dejarlo como viene por defecto y
pulsar Aceptar.

17 - En el documento aparecerá la expresión {{Bloque de dirección}}, en el

preciso lugar en que se mostrará después la dirección. El campo aparecerá en el
documento principal entre los símbolos {{ y }}, esto indica que ahí va un campo que
será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.

18 - Ahora hay que repetir la misma operación para la línea de saludo. Para
ello pulsa cuatro veces Intro (para dejar varias líneas en blanco) y pulsar sobre “Línea
de saludo” del panel de tareas o de la sección Escribir e insertar campos.

«Línea de saludo»

- 101 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

En la que se puede escoger el formato deseado en la ventana asociada.

Dejarlo como viene por defecto y pulsar Aceptar.

19 - Mostrándose la expresión {{Línea de saludo}}. Después escribir el

siguiente texto de felicitación navideña:

20 - Haz clic sobre el enlace Siguiente: Vista previa de las cartas.

- 102 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

21 - Apareciendo en la ventana principal de Word la primera carta. Para ver la

siguiente carta pulsar en del panel de tareas. A continuación seleccionar
Siguiente: Complete la combinación.

22 - Las cartas ya están listas para imprimir, si se pulsa el enlace “Imprimir” de

la zona “Combinar” se mostrará un cuadro de diálogo antes de enviar la información a
la impresora y así determinar qué registros se imprimirán.

23 - Guarda el documento en la carpeta Word con el nombre: combinar

correspondencia (Botón de Office > Guardar como > situarse en la carpeta “Word”
del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir combinar correspondencia >
clic en el botón Guardar).

Una vez terminado y guardado el documento, cuando se abra de nuevo

dicho documento se mostrará la ventana:

Indicando que el documento se conectará con la base de datos anteriormente

creada. El ordenador debe contener el documento principal y el secundario (el que
contiene el listado de los destinatarios), por lo que interesa guardar el documento
principal y el documento que contiene el origen de datos en la misma carpeta.

MODIFICAR LOS REGISTROS

Aunque se tengan los datos en un origen que no es Word, se puede desde

Word ir a modificar los datos almacenados en ese origen. La ficha de datos suele
resultar más cómoda para cambiar los datos de los registros. Para volver a visualizarla

hacer clic en el botón Seleccionar destinatarios ubicado en la sección

Iniciar combinación de correspondencia. y una vez abierto seleccionar usar lista
existente.

- 103 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

Para modificar, eliminar o añadir algún registro hay que seleccionar el

botón “Edición”. Para actualizar los cambios en el archivo secundario origen de los
datos, hay que pulsar en el botón “Actualizar”, así se archivarán todos los registros que
han añadido en la base de datos. A continuación hay que “Aceptar” para regresar al
documento principal.

Para insertar nuevos campos en el documento principal, se utiliza el

botón “Insertar campo combinado” de la sección Escribir e insertar

campos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia es la
generación de etiquetas, imprimir sobres, etc. El procedimiento es muy similar al de las
cartas modelo, aunque teniendo en cuenta que se trabaja con un área de dimensiones
más reducidas.

ESCRIBIR UNA CARTA A VARIAS PERSONAS SIN UTILIZAR EL

ASISTENTE
Tras escribir un texto en un documento de Word, se puede conectar con una

lista de destinatarios seleccionando el botón ubicado en la sección

Iniciar combinación de correspondencia. y una vez abierto seleccionar usar lista

- 104 -
 Iniciación a Office Unidad 4 Word

existente. Se abrirá el cuadro de diálogo “ Seleccionar archivos de origen de datos”

donde podremos seleccionar el archivo donde se encuentran los destinatarios.

Con el botón “Insertar campo combinado” de la sección Escribir e

insertar campos, se pueden insertar los campos en el documento principal.

Con lo explicado en este apartado se pueden conseguir cartas, etiquetas y

otros documentos personalizados, con lo que se evitará el tiempo de modificar a mano
los datos de cada persona a la que se quiera enviar. Algo especialmente tedioso si el
número de contactos es muy elevado que se podrá completar en segundos.

- 105 -
 Iniciación a Office Unidad 5 Word

UNIDAD 5 – Inserción

En esta unidad, se describen funciones importantes para crear y editar

textos sobre todo en aquellos documentos extensos o con carácter profesional. Estas
herramientas son insertar paginación, símbolos especiales, encabezado y pie de
página.

5.1. Insertar símbolos especiales

Existen símbolos o caracteres especiales que no aparecen en el

teclado, por esto existe la opción “insertar símbolos”, para insertar en el texto que se
esté escribiendo símbolos poco usuales.

En la pestaña Insertar > sección Símbolos pinchamos sobre el botón

Símbolo y tendremos varios modelos de símbolos:

se puede elegir el símbolo especial a insertar en el documento. Si queremos

seleccionar un símbolo que no aparece el el cuadro anterior pinchamos en Más
símbolos y se abrirá un cuadro de diálogo con muchos más:

Utilizando la barra de desplazamiento, se

pueden ver todos los símbolos.

- 106 -
 Iniciación a Office Unidad 5 Word

Para agregar un símbolo en el documento, hay que hacer clic en el símbolo

deseado de la tabla de símbolos y pulsar “insertar”. Si ya no hay que introducir ningún
símbolo más, pulsar el botón “cerrar”.

El símbolo aparece en el lugar donde estaba situado el cursor. Una vez

insertado, si se quiere dar mayor tamaño, seleccionarlo y aumentar en “tamaño de
fuente”.

Actividad guiada 41

Al final del documento word1 inserta los siguientes símbolos especiales:

© ®  Ω → ∑ ∞≥ ☺ 

1 - Arranca Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office Word 2007.

2 - Abre el archivo word1, Botón de Office > Abrir > buscar y seleccionar
word1 > Abrir.

3 - Una vez abierto el documento word1, colocar el cursor al final de la página 8

y hacer clic en Insertar > Símbolos > Símbolo.

4 - Busca y selecciona el símbolo © > Insertar.

5 - Haz lo mismo que en el apartado anterior con el resto de símbolos (buscar,

seleccionar, insertar).

6 - Una vez insertados todos los símbolos © ®  Ω → ∑ ∞≥ ☺

, clic en Cerrar.

7 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

5.2. Encabezado y pie de página

El encabezado y pie de página es el texto que aparece en la parte

superior e inferior de cada página. Generalmente se introducen para indicar el nombre
de autor, la fecha, número de página, capítulo o nombre de la empresa. Observar que
el encabezado de esta página es “Iniciación a Office Unidad 5 Word”, y que el pie de
página corresponde al número de la página del libro.

El encabezado y pie de página son opcionales, al crearlos se repetirán en

todas las páginas del documento, evitando así la ardua tarea de crearlos en cada una
de las páginas.

Cuando se ha introducido un encabezado o pie de página, en la vista borrador

no aparecen, pero sí en la vista del tipo diseño de impresión (Vista > Vistas de
documento >Diseño de Impresión)

- 107 -
 Iniciación a Office Unidad 5 Word

ENCABEZADO

Para introducir un encabezado o pie de página, hay que seleccionar la pestaña

Insertar > Encabezado y pie de página > botón de acceso Encabezado:

Al seleccionar el botón Encabezado aparecerá el siguiente cuadro con varias

opciones de encabezado:

Al seleccionar una de las opciones se mostrará un recuadro de línea

intermitente donde se puede escribir el texto del encabezado:

- 108 -
 Iniciación a Office Unidad 5 Word

Cuando editamos el encabezado, el pie de página o al insertar un número de

página observa que en la cinta de opciones aparecen nuevas herramientas para
encabezado y pie de página. Esta nueva pestaña Diseño, incorpora toda una serie de
botones para añadir a la configuración general que hemos visto: Exploración,
Opciones, Posición y Cerrar.

PIE DE PÁGINA

Para crear un pie de página seleccionamos la pestaña Insertar > Encabezado

y pie de página > botón de acceso Pie de página o desplazarse al final de la página
con la barra de desplazamiento vertical. Aparece en la parte inferior un recuadro de
línea intermitente donde se puede introducir el texto del pie de página.

Para cerrar encabezado o pie de página pinchamos en el botón derecho de la

nueva sección o hacemos doble clic en cualquier parte del documento fuera de la
sección de línea intermitente.

Para dar formato al texto del encabezado o pie de página (tamaño de letra,
alineación, cursiva, etc.), se sigue el mismo procedimiento que utilizamos para dar
formato al texto del documento.

- 109 -
 Iniciación a Office Unidad 5 Word

En todas las páginas del documento se visualizará e imprimirá lo escrito en el

encabezado o pie de página.

Si una vez que se ha introducido un encabezado o pie de página, no se está

conforme y se desea quitarlo, hay que seleccionar la pestaña Insertar > Encabezado
y pie de página y una vez abierto el encabezado o el pie de página, borrarlo.

Al igual que se ha visto anteriormente, se puede establecer alineación en los

encabezados y pie de página, utilizando los botones de alineación de la
sección Párrafo.

Actividad guiada 42

En el documento word1 insertar el siguiente encabezado: Conocimientos de

Internet. Y el siguiente pie de página: aula Mentor.

1 - Con el documento word1 abierto, selecciona Insertar > Encabezado y pie

de página > Encabezado.

2 - Escribir en el encabezado “Conocimientos de Internet”.

3 - Pulsa la barra de desplazamiento para situar el cursor en el pie de página.

4 - Pulsa el botón de alineación derecha , para empezar a escribir en la

parte derecha del pie de página.

5 - Escribe en el pie de página “Aula Mentor”.

6 - Cierra la pestaña de herramientas para encabezados y pie de página,

pulsando el botón .

- 110 -
 Iniciación a Office Unidad 5 Word

7 - Comprueba que en todas las páginas se ha insertado el encabezado y pie

de página (recordar que para visualizarlo hay que estar en modo de diseño de
impresión, Vista > Vistas de documento > Diseño de Impresión).
8 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

5.3. Insertar numeración de página

Esta herramienta permite numerar las páginas que tiene el documento. Para
introducirlo, hay que ir a menú Insertar > Encabezado y pie de página > Número de
página y aparecen las siguientes opciones:

Principio de página:

- 111 -
 Iniciación a Office Unidad 5 Word

Márgenes de página:

Formato del nº de página:

Donde se puede elegir entre formato arábigo, romano y alfabético.

Una vez que se hayan seleccionados las opciones, pulsar el botón

“Aceptar”.

- 112 -
 Iniciación a Office Unidad 5 Word

Actividad guiada 43

En el documento word1 insertar una numeración de página situada en la parte

inferior (pie de página) y alineación centrada.

1 – Con el documento word1 abierto haz clic en Insertar > Encabezado y pie
de página >Número de página > formato del nº de página.

2 – En el cuadro de diálogo “Formato de los números de página”, establece las

siguientes características:

3 – Pulsa el botón de Aceptar y comprueba que todas las páginas están

numeradas.
4 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón

5 – Cierra el documento word1 (Botón de Office > Cerrar).

5.4. Insertar y sobrescribir

Cuando se está escribiendo un texto, existen dos modos de escritura:

Insertar permite escribir caracteres que se insertarán entre los existentes,

desplazando los caracteres que haya a su derecha.

Sobrescribir reemplaza los caracteres ya escritos, borrando los que aparezcan

a la derecha del cursor.

Es importante tener activo el modo de escritura adecuado. Para cambiar el

modo activo se puede hacer pulsando el botón derecho del ratón en la barra de estado
para personalizarla y seleccionando “Sobreescribir”.

- 113 -
 Iniciación a Office Unidad 5 Word

Cuando se está en modo de sobreescritura aparecerá “Insertar”en la barra de

estado.

- 114 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

UNIDAD 6 - TABLAS

6.1. Insertar tablas

Las tablas se utilizan para organizar la información, con una estructura de filas
y columnas, cuya intersección se le denomina celda.

Ejemplo de una tabla de dos filas y cinco columnas.

Fila
CELDA

Columna
Lo primero que haremos para insertar una tabla es colocar el cursor donde se
quiera situar la tabla y a continuación, proceder de una de las siguientes maneras:

Seleccionando la pestaña Insertar > Tablas > Tabla, si arrastramos el puntero

del ratón sobre la herramienta que hemos abierto (Insertar tabla) irán marcándose las
filas y columnas hasta que volvamos a hacer clic y la tabla quedará insertada en el
documento:

Ejemplo realizado
con 4 filas y 2
columnas

No es imprescindible conocer el número exacto de filas y columnas porque

posteriormente se podrá añadir o quitar filas y columnas, como veremos más adelante.

- 115 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

Si seleccionamos “Insertar tabla” aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Actividad guiada 44

Crear una tabla de 7 filas y 3 columnas para introducir las calificaciones de

alumnos.

1 – Arranca Word para abrir un documento nuevo, Inicio > Todos los
programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word 2007.

2 – Clic en Insertar > Tablas > Tabla > seleccionar “Insertar tabla”.

3 – Establece 7 filas y 3 columnas, como se muestra en la siguiente figura.

- 116 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

4 – Clic en Aceptar.

5 – Escribe los siguientes datos en la tabla:

6 – Guarda el documento con el nombre word4. (Botón de Office > Guardar

como > situarse en la carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
escribir word4 > clic en el botón Guardar).

6.2. Formato de tabla

Una vez que se ha insertado una tabla, hay distintas herramientas para dotar a
la tabla de la forma que se desee. Primeramente hay que seleccionar las filas,
columnas o celdas.

Seleccionar tablas:

Seleccionar una tabla.

Se puede optar por realizarlo de una de las siguientes maneras:

Situar el cursor en la tabla creada y seleccionar la nueva pestaña

“Presentación” que aparece al crear la tabla:

- 117 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

Y una vez dentro de la sección Tabla ir a “Seleccionar” y Seleccionar

tabla

Hacer un clic en la primera celda de la tabla con el ratón y sin soltar,

arrastrar hasta seleccionar todas las filas y columnas.

Seleccionar una columna.

Hay tres formas:

Situar el cursor en una de las celdas de la columna a seleccionar, clic

en Herramientas de tabla >Presentación >Tabla > Seleccionar >
Seleccionar Columna.

Colocar el puntero del ratón en la parte superior de la columna y cuando

el cursor se transforme en una flecha hacia abajo, hacer clic con el
botón izquierdo.

Pinchar en la primera celda de la columna con el ratón, y sin soltar,

arrastrar hasta completar todas las celdas de la columna.

Seleccionar una fila.

Hay tres modos distintos de realizarlo:

Situar el cursor en una de las celdas de la fila a seleccionar, y hacer clic

en Herramientas de tabla >Presentación >Tabla > Seleccionar >
Seleccionar Fila.

Hacer clic con el botón izquierdo del ratón en el extremo izquierdo del
margen de la fila.

Pinchar en un extremo de la fila con el ratón, y sin soltar, arrastrar hasta

completar todas las celdas de la fila.

Seleccionar una celda.

Situar el cursor en la celda e ir a Herramientas de tabla

>Presentación >Tabla > Seleccionar > Seleccionar Celda.

Al igual que se ha estudiado en la unidad 2, a las celdas se les puede aplicar

los distintos tipos de formato de texto: tipo y tamaño de letra, negrita, cursiva,
subrayado, alineaciones, etc.

- 118 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

Insertar celda. Situar el cursor en la celda más cercana a la futura celda y

seleccionar Presentación > Filas y columnas > botón cuadro de diálogo de la
sección abriéndose un cuadro como este:

Insertar filas o columnas. Situar el cursor en la fila o columna más cercana a

donde se quiere insertar y seleccionar Herramientas de tabla >Presentación > Filas
y columnas:

Eliminar celdas. Seleccionar las celdas e ir a Herramientas de tabla

>Presentación > Filas y columnas > Eliminar:

Mover filas y columnas. Seleccionar la fila o columna, pulsar el botón izquierdo

del ratón y sin soltar, arrastrar hasta la nueva posición. En ese momento, se suelta el
botón izquierdo del ratón.

Autoajustar al contenido. Existe una opción que permite ajustar el tamaño de

las filas y columnas, al tamaño del texto de las celdas. Para utilizarla, una vez
seleccionadas las celdas a autoajustar, hacer clic en Insertar >Tablas >Tabla >
Insertar tabla > Autoajustar al contenido:

- 119 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

Ordenar alfabéticamente. Hay que seleccionar las celdas a ordenar e ir a

Herramientas de tabla >Presentación > Datos >Ordenar apareciendo el siguiente
cuadro de diálogo:

Pinchando aquí,
se abren los
tipos de datos a
los que aplicar la
ordenación. Seleccionar el orden ascendente o
descendente.

Actividad guiada 45

En la tabla del documento word4: insertar una fila para introducir más datos,
eliminar una celda, autoajustar toda la tabla a su contenido y ordenar alfabéticamente
la tabla por apellidos.

1 – Inserta una nueva fila al final de la tabla. Para ello coloca el cursor en
cualquier celda de la última fila y ve a Herramientas de tabla >Presentación > Filas
y columnas > Insertar debajo.

- 120 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

2 – Inserta los siguientes datos en la nueva fila.

3 – Elimina la última celda de la tabla. Para realizarlo coloca el cursor en la

última celda y ve a Filas y columnas > Eliminar > Eliminar cedas:

En el cuadro de diálogo que se abre selecciona Desplazar las celdas hacia la

izquierda > Aceptar

4 – Para autoajustar toda la tabla a su contenido, con el cursor en cualquier

celda de la tabla haz clic en Tabla > Seleccionar > Tabla (para seleccionar toda la
tabla). A continuación Tabla > Autoajustar > Autoajustar al contenido.

- 121 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

5 – Para ordenar la tabla alfabéticamente por apellidos, selecciona las celdas

que contienen nombres (clic en “Ruíz” y sin soltar arrastrar hasta “Díaz”).

6 – Con la selección como se muestra en la figura anterior, ve a Herramientas

de tabla > Presentación > Datos > Ordenar. Observa que se han ordenado las filas
por orden alfabético y se han respetado la posición de las notas con el nombre
correspondiente.

7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

6.3. Ancho y alto de tabla

Inicialmente al crear una tabla esta tiene un ancho y alto; si estas medidas no
son las deseadas, se pueden cambiar.

Para especificar el ancho de las columnas de una tabla, primeramente hay que
seleccionar las columnas a modificar y a continuación en Herramientas de tabla >
Presentación > Tabla > Propiedades > Columna, especificar el ancho preferido en
la casilla de dicho nombre.

- 122 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

Para especificar el alto de las filas de una tabla, primeramente hay que
seleccionar las columnas a modificar y a continuación en Presentación > Tabla >
Propiedades > Filas, especificar el alto preferido, como se puede apreciar en la
siguiente figura.

Si lo que se desea establecer es el ancho de toda la tabla, primeramente hay

que seleccionar la tabla y a continuación en Tabla > Propiedades especificar el
“ancho preferido” de la tabla. Donde también se puede establecer la alineación de la
tabla con respecto de la hoja, y el ajuste del texto que hay fuera de la tabla siempre
que la tabla tenga alineación izquierda o derecha.

- 123 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

Cambiar el ancho y alto de filas y columnas:

Al insertar una tabla, todas las filas y columnas tienen el mismo ancho y alto
ajustándose a los márgenes de la página. Para modificarlo, debemos situar el puntero
del ratón sobre el borde de la fila o columna, y cuando se convierta en doble flecha,
pinchar y arrastrar hasta darle el tamaño deseado.

Actividad guiada 46

En la tabla del documento word4 establecer un ancho de columna de 2 cm y un

alto de fila de 1 cm.

1 – Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word4.

2 –Ir a Herramientas de tabla > Presentación > Tabla > Seleccionar >
Seleccionar Tabla (para seleccionar toda la tabla).

3 – Haz clic en Tabla > Propiedades de tabla > Fila, activa la casilla
“Especificar alto” y establece un alto de fila de 1 cm, como se muestra en la siguiente
figura:

- 124 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

4 – Clic en la pestaña Columna, activa la casilla “Ancho preferido” y establece

un ancho de columna de 2 cm, como se muestra a continuación:

5 – Clic en Aceptar.

- 125 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

6 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

6.4. Unir y dividir celdas

A veces, en una tabla es necesario agrupar varias celdas en una sola celda, o
una celda dividirla en varias celdas.

Unir celdas. Para eliminar el borde existente entre celdas y así convertirlas en
una única celda, primeramente hay que seleccionar las celdas a unir y a continuación
seleccionar Herramientas de tabla > Presentación > Combinar > Combinar
celdas:

Dividir celdas y Tabla. Seleccionando Herramientas de tabla > Presentación

> Combinar >Dividir celdas ó Dividir tabla.
En el caso de dividir celdas, al pinchar en el botón aparecerá el cuadro de
diálogo siguiente para introducir el nº de columnas y filas.

- 126 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

Actividad guiada 47

Unir las tres primeras celdas de la tabla del documento word4.

1 – Selecciona las tres celdas de la primera fila de la tabla (clic en la primera

celda y sin soltar arrastrar hasta la tercera celda de la primera fila).

2 – Clic en Herramientas de tabla > Presentación > Combinar > Combinar

celdas.

3 – Observa que ahora la primera fila solo contiene una celda.

4 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

6.5. Bordes y sombreados en tablas

Los bordes y sombreados son utilizados para darle una presentación más
llamativa a la tabla mejorando el diseño de la misma. Se puede añadir borde y
sombreado a determinadas partes de la tabla e incluso a toda la tabla.

Para introducir un borde o un sombreado, seleccionar la tabla y a continuación

en Herramientas de tabla > Presentación > Tabla > Propiedades > Bordes y
sombreado, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo:

- 127 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

o también en la sección Párrafo > Botón bordes o botón sombreado

Con la pestaña “Bordes” activada se encuentran las opciones

siguientes:

Valor: ninguno, cuadro, todos, cuadrícula y personalizado. Son los

distintos tipos de borde que se puede introducir. Lo más normal es seleccionar la
opción “Todos” para que el tipo de borde se aplique a todas las líneas de la tabla o de
la selección.

Estilo: distintos tipos de líneas que puede tener el borde (continua,

discontinua, doble, etc.).

Color: viene como color predeterminado el negro, pero se pueden elegir

otros colores.

Ancho: grosor de las distintas líneas.

Vista previa: vista de cómo queda el borde sobre la tabla (o celdas), en

el que se puede quitar o añadir lados al borde con estos botones .

Una vez establecidas las características de los bordes, pulsar Aceptar.

También se puede añadir un borde a un texto, seleccionando dicho

texto y pulsando el botón que se encuentra en la sección Párrafo.

Para añadir un sombreado, seleccionar la tabla y a continuación en

Herramientas de tabla > Presentación > Tabla > Propiedades > Bordes y
sombreado, y elegir la pestaña Sombreado, donde aparece el siguiente cuadro de
diálogo:

- 128 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

(o también en la sección Párrafo > Botón bordes o botón sombreado

.

Actividad guiada 48

En la tabla del documento word4 establecer a toda la tabla un borde de doble

línea y un sombreado gris al 15%..

1 – Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word4.

2 – Haz clic en Tabla > Propiedades de tabla.

3 – En la sección “Tabla” > Propiedades haz clic en Bordes y sombreado.

4 – Establece el “valor” Todos, el “estilo” doble línea, “ancho” 3 pto y en

“aplicar a” debe aparecer Tabla, como se muestra en la siguiente figura:

5 – Clic en la pestaña Sombreado y establece un sombreado gris del 15%,

como se muestra a continuación:

- 129 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

6 – Clic en Aceptar > Aceptar.

7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

8 – Cierra el documento word4 (Botón de Office > Cerrar).

6.6. Estilos de tablas

Word ofrece la posibilidad de dar un formato automático a una tabla ya creada.

Esta función aplica formato a una tabla automáticamente. Para utilizarla, hay
que situarse en la tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseño > Estilos de tabla. En
ese momento, se abre una muestra de varios estilos de tablas:

- 130 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

En la sección “estilos de tabla”, aparece una muestra de los distintos formatos

predefinidos. Utilizando las flechas situadas a la derecha de la sección se mostrarán
más estilos de tabla. Si se selecciona uno de ellos, en la vista previa aparece el
aspecto de dicha tabla. Una vez elegido el autoformato, se pulsa aceptar y la tabla
adquiere ese formato.

Actividad guiada 49

A la tabla del documento word5 aplicarle un estilo de tabla tipo “Cuadrícula

clara- énfasis 5”.

1 – Abre el archivo documento word5, Barra de acceso rápido > Abrir >
buscar y seleccionar word5 > ó Botón de Office > Abrir.

2 – Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla.

3 – Ir a Herramientas de tabla > Diseño > Estilos de tabla.

4 – Selecciona el tipo “Cuadrícula clara- énfasis 5”.

Quedará así:
GASTOS MENSUALES
COMIDA 600
VIAJE 120
ROPA 90
CINE 30
HIPOTECA 500
REGALOS 70

6 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” ( o en

Barra de acceso rápido > Guardar).

6.7. Cómo mover tablas

Al igual que los distintos tipos de objetos que se insertan en un

documento de Word, las tablas se pueden cambiar de posición.

- 131 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

Para mover una tabla basta con colocar el puntero del ratón sobre la tabla y
cuando aparezca en la esquina superior izquierda de la tabla el puntero , pulsar
sobre él y arrastrar sin soltar al lugar deseado.

Al hacer clic sobre el puntero la tabla queda seleccionada, para

establecer a la tabla la alineación izquierda, derecha o centrada se pueden utilizar los
botones de alineación de la sección Párrafo.

Al colocar el puntero del ratón sobre la tabla aparece un pequeño

cuadrado en la esquina inferior, el cual sirve para cambiar el tamaño de la tabla,
pulsando sobre él y arrastrando.

6.8. Convertir texto en tabla y viceversa

CONVERTIR TEXTO EN TABLA

Para convertir un texto lo primero que hay que hacer es seleccionar dicho
texto, a continuación seleccionar la pestaña Insertar > Tablas > Tabla > Convertir
texto en tabla, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo.

- 132 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

Donde se indica el número de columnas y filas que va a tener la tabla. En la

sección “Separar texto en”, se puede elegir el carácter separador de texto, los cuales
pueden ser por párrafos, tabuladores, puntos y comas, o elegir otro carácter separador
en la opción: .

CONVERTIR UNA TABLA EN TEXTO

Tras seleccionar la tabla o posicionarse en cualquier celda, ir a Herramientas

de tabla > Presentación >Datos >Convertir tabla en, mostrándose el cuadro de
diálogo donde se indica el separador de la conversión. Si la tabla tiene varias
columnas el separador a seleccionar es “Tabulaciones”. Si se elige como separador
“Marcas de párrafo”, cada celda se convertirá en un párrafo.

Actividad guiada 50

Convertir la tabla del documento word5 en texto. A continuación convertir ese

mismo texto en tabla.

1 – Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word5.

2 – Ir a Herramientas de tabla > Presentación >Datos >Convertir tabla en

3 – Activa el tipo de separador Tabulaciones.

4 – Clic en Aceptar. Comprueba que la tabla se ha convertido en texto

separado por tabulaciones.

- 133 -
 Iniciación a Office Unidad 6 Word

5 – Selecciona todo el texto e ir a pestaña Insertar > Tablas > Tabla >
Convertir texto en tabla.

6 – Activa el tipo de separador Tabulaciones.

7 – Clic en Aceptar. Para que el texto seleccionado se convierta en tabla.

8 – Guarda el documento con el nombre word6 (Botón de Office > Guardar

como > situarse en la carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
escribir word6 > clic en el botón Guardar).

9 – Cierra el documento word6 (Botón de Office > Cerrar)

- 134 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

UNIDAD 7 - GRÁFICOS

Existen dos tipos básicos de gráficos que se pueden utilizar para mejorar los
documentos de Word: objetos de dibujo e imágenes. Los objetos de dibujo son las
formas, curvas, líneas y WordArt.

7.1. Herramientas gráficas

Las herramientas gráficas ayudan a mejorar el aspecto de los documentos. Si

no se visualiza la barra de herramientas de dibujo en la parte inferior de la ventana de
Word, activarla haciendo clic en Insertar > Ilustraciones > Formas y al seleccionar
una cualquiera de ellas y aplicarla al documento, se abre la barra de herramientas de
Dibujo:

FORMAS

Son un conjunto de formas ya diseñadas que se pueden utilizar en los

documentos (incluyen formas básicas como rectángulos y círculos, más una gran
variedad de líneas y conectores, flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo,
cintas, estrellas y llamadas). Al pulsar en el botón “Formas” se despliega un menú con
las diferentes autoformas disponibles ordenadas por categorías.

- 135 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Las formas permiten utilizar muchos tipos de gráficos:

“Líneas”, para hacer rectas, curvas, polígonos, dibujar a mano alzada, etc.
“Formas básicas” y “flechas de bloque”, son gráficos que pueden ser útiles.
“Diagrama de flujo”, son unos símbolos que se utilizan en programación.
“Llamadas”, son como globos de los comic.

Al acceder a alguna de estas categorías se mostrarán diferentes formas.

Cuando se inserta una autoforma, se crea un lienzo de dibujo, es como

introducir una zona en la página para poder dibujar. Todo lo que se dibuje dentro de
ese lienzo de dibujo será un grupo que se puede cambiar de posición moviendo el
lienzo de dibujo.

También se puede mover dentro del lienzo todas las formas individualmente o
incluso arrastrarlos fuera del lienzo, en este caso ya no pertenece al grupo.

Si se hace clic con el botón derecho del ratón sobre el lienzo se abrirá una lista
desplegable en la que podemos utilizar varias herramientas:

- 136 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Haciendo clic sobre “Formato de lienzo de dibujo”, aparece el menú de formato

donde se puede especificar el tamaño, color de fondo, etc.

La mejor forma de conocer estas opciones es probarlas una tras otra.

Actividad guiada 51

En un documento nuevo de Word insertar un pergamino y escribir un texto

dentro de él.

1 – Abre un documento nuevo de Word, Inicio > Todos los programas >
Microsoft Office > Microsoft Office Word 2007.

2 – Para dibujar un pergamino, ir a la pestaña Insertar > Ilustraciones >

Formas > Cintas y estrellas > escoge la opción “pergamino horizontal”, como se
puede apreciar en la siguiente figura.

4 – Tras hacer clic sobre “pergamino horizontal”, el puntero del ratón se

convierte en una cruz, colocarse en la parte superior del lienzo de dibujo, hacer clic y
sin soltar arrastrar hasta dar el tamaño requerido.

- 137 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Los círculos que aparecen en las esquinas y en el centro de cada uno

de los diferentes lados se utilizan para modificar el tamaño del objeto. Si el aspecto del
objeto no es el que nos gustaría aplicar hacer clic con el botón derecho del ratón y se
abrirá el siguiente menú contextual donde podremos elegir en la opción final “Formato
de autoforma” la configuración adecuada.

5 – Para escribir texto dentro del pergamino, coloca el puntero sobre el objeto y
clic con el botón derecho del ratón, apareciendo el menú contextual el cual da la
opción de “agregar texto”.

6 – Escribe: En un lugar de la Mancha…

7 – Haz un clic en cualquier zona en blanco para deseleccionar el pergamino.

8 – Guarda lo realizado con el nombre word7 (Botón de Office > Guardar

como > situarse en la carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
escribir word7 > clic en el botón Guardar)

7.2. Insertar imágenes

En Word, además de textos se pueden insertar imágenes. Estas

imágenes pueden ser imágenes prediseñadas (que tiene el programa), imágenes
desde archivo (que se tengan en el nuestro disco duro, CD, etc.), desde escáner y
desde Internet.

- 138 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Insertar imágenes prediseñadas

Para insertar estas imágenes, ir a la pestaña Insertar > Ilustraciones >

Imágenes prediseñadas. En ese momento, se abre el panel de tareas con el
siguiente aspecto:

En esta opción, seleccionar solo

las colecciones que aparecen en la
figura de abajo para que no se
carguen más imágenes desde
Internet:

En este cuadro, se realiza la búsqueda de imágenes poniendo en el

siguiente apartado , palabras relacionadas con la imagen que

se necesite, como por ejemplo, deportes, animales, edificios, etc.

Si una vez que se ha insertado la figura, no se adapta en tamaño a las

necesidades del documento, se puede modificar de la siguiente forma:

Hacer un clic sobre la imagen y en ese momento, aparecen unos cuadros de

control

Cuadros de Control

Pinchando sobre ellos, y arrastrando hasta el lugar deseado, se puede

aumentar o disminuir el tamaño de la imagen. En ese momento, soltar.

- 139 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

En la parte inferior del panel de tareas tenmos varias opciones para organizar o
buscar imágenes. Si hacemos clic en la opción “Organizar clips..” se nos ofrecerán las
siguientes opciones:

Al hacer un clic sobre uno de los grupos de imágenes, por ejemplo “Animales”,
aparecerá otra ventana, en la cual al deslizar el puntero del ratón sobre una imagen
nos decribe las características de la misma y si pinchamos sobre la flecha que aparece
a su derecha se desplegará un menú con varias opciones: copiar , pegar, eliminar,
vista previa o propiedades. Debemos hacer cilc en la imagen y aparecerá en el lugar
en que hemos situado el cursor.

- 140 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Actividad guiada 52

Insertar una imagen prediseñada en el documento word7.

1 – En el documento word7 ir a la pestaña Insertar > Imagen > Iustraciones >

Imágenes prediseñadas.2 – Introduce en el apartado la

palabra profesiones y clic en “Buscar”. Como resultado, aparecerán en el panel de
tareas las imágenes que se han encontrado.

- 141 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

3 – Haz un clic sobre la imagen y se insertará en el lugar donde estaba el

cursor (si no se encuentra la imagen insertar cualquier otra imagen).
También se puede hacer situando el cursor sobre la imagen donde aparece
una flecha en la parte derecha de la figura, copiar y pegar.

Y haciendo clic sobre dicha flecha, aparece el siguiente menú:

Selecciona “Insertar”.

4 – Coloca la imagen insertada a la derecha del pergamino colocando el

puntero del ratón encima de la imagen y cuando se convierta el puntero en forma de
cruz de cuatro flechas, hacer clic y sin soltar arrastrar hasta el lugar deseado.
5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

Insertar imágenes desde archivo

Para insertar una imagen que se tenga guardada en el disco duro u otra unidad
de almacenamiento, hay que ir a la pestaña Insertar > Ilustraciones > Imagen

y se abre un cuadro de diálogo como el siguiente:

Elegir la unidad y la carpeta donde se encuentra y pulsar el botón de

Insertar.
- 142 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

La imagen se insertará en el lugar donde se encontraba el cursor. Para realizar

alguna modificación en el tamaño, el procedimiento es el mismo que para las
imágenes prediseñadas.

Actividad guiada 53

En el documento word7 insertar la imagen del archivo “monitor”.

1 – En el documento word7, selecciona el lienzo de dibujo.

2 – Ir a la pestaña Insertar > Ilustraciones > Imagen.

3 – En la ventana “Insertar imagen”, busca y selecciona el archivo monitor que

está en la carpeta “Word” del curso. A continuación haz clic en el botón Insertar.

4 – Coloca la imagen insertada debajo del pergamino colocando el puntero del

ratón encima de la imagen y cuando se convierta el puntero en forma de cruz de
cuatro flechas, haz clic y sin soltar arrastra hasta el lugar deseado.
5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

Insertar imágenes desde medios de almacenamiento externos como cámaras

fotográficas o escánesr

Si se tiene conectada una cámara o escáner al ordenador, se puede

insertar directamente una imagen en Word desde dicha cámara o escáner. Al
seleccionar Insertar > Imagen > Desde escáner o cámara, se muestra la siguiente
ventana.

- 143 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

En “Medios de almacenamiento extraíbles” aparecerán las imágenes que

tenemos en la cámara fotográfica. Haciendo clic en la seleccionada o pinchando en
Insertar se insertará en nuestro documento.

Insertar imagen desde Internet

Para insertar en un documento de Word una imagen de una página

Web desde Internet, hay que colocar el puntero del ratón sobre la imagen y hacer clic
con el botón derecho del ratón, mostrándose el menú contextual.

- 144 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Elegir la opción “Guardar imagen como”, para guardar la imagen en el

ordenador, y una vez guardada insertarla en el documento como una imagen desde
archivo.

7.3. WordArt

Con WordArt, se pueden crear textos con impresionantes formas, estilos y

efectos de diseño en los documentos.

Se puede acceder a esta opción pulsando el botón de la sección Texto

en la pestaña Insertar.

Tras seleccionar la opción de WordArt se abre el cuadro de diálogo “Galería de

WordArt”, donde se puede pulsar sobre el efecto que se desee aplicar al texto.

Una vez seleccionado el efecto, pulsar el botón Aceptar, abriéndose el

cuadro de diálogo “Modificar texto de WordArt”, donde se puede especificar la fuente y
el tamaño que se desea para el texto que se va a introducir.

- 145 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Posteriormente, al pulsar el botón Aceptar, aparece el texto introducido con el

nuevo formato.

Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el objeto se nos
mostrarán las siguientes opciones:

El botón “Formato de WordArt” abre el cuadro de diálogo del mismo nombre,

en el que se puede ajustar el color de relleno, el tamaño, las propiedades de posición,
etc.

Tras crear el nuevo objeto de WordArt y siempre que se tenga seleccionado un

objeto de WordArt, aparece automáticamente la barra de herramientas WordArt, con
el mismo formato de la cinta de opciones y con secciones de Texto, Estilos de
WordArt, Efectos de sombra Efectos 3D, Organizar, y Tamaño:

- 146 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Si vamos a Herramientas de WordArt > Estilos de WordArt > Cambiar

forma se muestra una paleta de formas adicionales, que se pueden aplicar al objeto
de WordArt que se tenga seleccionado.

En Herramientas de WordArt > Organizar disponemos de herramientas para

controlar la ubicación del objeto con respecto del texto.

En la sección Texto de la barra de herramientas de WordArt disponemos de

varias opciones para modificar el texto:

El botón “Mismo alto de letras de WordArt” obliga a todas las letras a

ocupar el mismo espacio en vertical. Las letras minúsculas son estiradas para tener la
misma altura que las mayúsculas.

El botón “Texto vertical de WordArt” cambia la orientación del

objeto WordArt seleccionado a vertical, apilando las letras unas encima de otras.

El botón “Alineación de WordArt” se usa para aplicar una

alineación al texto cuando se necesite.

- 147 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

El botón “Espacio entre caracteres de WordArt” presenta una

paleta de órdenes usadas para controlar el espacio, en realidad lo que hace es ampliar
o reducir el ancho de las letras.

Se puede utilizar la barra de herramientas de WordArt para cambiar

cualquier efecto como agregar sombra cambiarlo de color, ponerle efecto 3D, girarlo,
etc.

Actividad guiada 54

En el documento word7 insertar un texto “WordArt”.

1 – En el documento word7, con el lienzo de dibujo seleccionado ir a la pestaña

Insertar > Texto > WordArt.

2 – En la ventana “Galería de WordArt”, deja seleccionada el primer tipo de

WordArt.

A continuación haz clic en el botón Aceptar.

3 – En la ventana “Modificar texto de WordArt” que aparece, escribe: Prueba de

texto.

- 148 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

4 – Clic en Aceptar.

5 – Coloca el texto insertado debajo de las imágenes, colocando el puntero del

ratón encima del texto WordArt y cuando se convierta el puntero en forma de cruz de
cuatro flechas, haz clic y sin soltar arrastrar hasta el lugar deseado.

6 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

7.4. Modificar gráficos

Cuando se dibuja un gráfico desde la barra de herramientas de dibujo, por

ejemplo una cruz, aparece una zona rectangular que delimita al gráfico.

Haciendo doble clic sobre el lienzo de dibujo, se puede cambiar el tamaño y

otras características.

Para modificar un gráfico primeramente hay que seleccionarlo apareciendo

unos puntos de control a su alrededor.

- 149 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Para cambiar el tamaño, situar el puntero sobre uno de los puntos de

control y cuando cambie a doble flecha pulsar y arrastrar hasta el tamaño deseado.
Para mantener la proporción hay que mantener pulsada la tecla mayúsculas mientras
se arrastra desde una de las esquinas.

En algunos gráficos aparece un punto de control en forma de rombo

amarillo, pulsando sobre él y arrastrando se distorsiona o cambia la forma del gráfico.

El círculo verde que aparece en la parte superior central del gráfico,

sirve para girar el objeto.

Con los botones de la barra de herramientas de dibujo se puede establecer el

color de relleno, color de las líneas, grosor y tipo de línea de contorno, tipo de flecha,
efecto de sombra y de 3D.

Para añadir texto a un gráfico, hacer clic con el botón derecho sobre el gráfico
y en el menú contextual que aparece elegir la opción “Insertar título”, creándose un
cuadro de texto que se ajustará al espacio disponible en el gráfico. También se puede
añadir texto utilizando la barra de herramientas de dibujo.

7.5. Líneas y flechas

Con el botón Formas de la sección Ilustraciones, se pueden insertar líneas

y flechas en los documentos.

- 150 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Para cambiar el grosor de la línea o flecha se debe insertar antes el objeto

elegido para hacer aparecer la Barra de herramientas de dibujo. En ella y dentro de la
sección Estilos de forma, hacer clic en Contorno de forma y una vez abierta la lista
desplegable siguiente seleccionamos Colores del tema, Grosor, Guiones o Flecha
para modificar la línea o flecha seleccionadas:

Para establecer el color de línea seleccionaremos uno de la paleta que se

muestra:

Para establecer el grosor de línea seleccionaremos Grosor:

- 151 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Para elegir el tipo de línea seleccionaremos Guiones:

Actividad guiada 55

En el documento word7 insertar una flecha discontinua de color rojo.

1 – En el documento word7 hacer clic en el botón Formas, sección

Ilustraciones de la pestaña Insertar. Selecciona flecha .

2 – Debajo del texto Word pulsa y sin soltar arrastra horizontalmente para
insertar una flecha.

3 – Con la flecha seleccionada pulsa el botón Guiones de la barra de dibujo y

establece el tipo “guión, punto”.

4 – Con la flecha seleccionada pulsa en la paleta de colores y en Colores

estándar selecciona el color rojo.

- 152 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

7.6. Cuadrados y círculos

Con los botones se pueden insertar rectángulos y elipses, si al
dibujar el objeto se mantiene pulsada la tecla mayúsculas, se dibujará un rectángulo o
un círculo.

Los botones anteriormente explicados (color, guiones, grosor..) también sirven

para aplicar cambios en cuadrados, rectángulos, círculos y elipses, y en la mayoría de
los objetos insertados a través de la barra de herramientas de dibujo.

Actividad guiada 56

En el documento word7 insertar un rectángulo con borde azul.

1 – En el documento word7 haz clic en el botón Formas de la sección

Ilustraciones en la pestaña Insertar.

- 153 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

2 – Debajo de la flecha pulsa y sin soltar arrastra para insertar un rectángulo.

3 – Con el rectángulo seleccionado pulsa en la paleta de colores Colores

estándar y selecciona el color azul.

4 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

7.7. Efectos de relleno

Se pueden aplicar distintos colores de relleno. Tras seleccionar el objeto, ir a la

sección Estilos de forma > Relleno de forma y seleccionar el color:

Dentro de “Relleno de forma” podemos elegir varios efectos más:

“Degradado”: Textura”:

- 154 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

“Trama”:

En la ficha “Imagen”, existe la opción de insertar una imagen de un archivo

como relleno, tras buscar y seleccionar el archivo de la imagen en “Imagen”:

Actividad guiada 57

En el documento word7 aplicar al rectángulo un efecto de relleno de tipo trama

ladrillo.

1 – En el documento word7 selecciona el rectángulo haciendo un clic sobre él.

2 – Pulsa en la sección “Estilos de forma” > “Relleno de forma” de la barra

de herramientas de dibujo:

- 155 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

3 – En la ventana que se muestra haz clic en la ficha Trama > seleccionar el

tipo “Ladrillos en horizontal”.

4 – Clic en Aceptar, mostrándose el rectángulo con relleno de ladrillos.

5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

7.8. Tres dimensiones

En la barra de herramientas de dibujo (recuerda que debes tener seleccionado

el objeto para que aparezca la barra de herramientas de dibujo) y en la sección
“Efectos 3D”, se puede convertir un objeto en tres dimensiones:

- 156 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

Por ejemplo, el siguiente cuadrado se ha convertido en un cubo:

Actividad guiada 58

En el documento word7 dibujar un cubo debajo del rectángulo.

1 – En el documento word7 hacer clic en la sección “Estilos de forma” >

“Relleno de forma” de la barra de herramientas de dibujo:
2 – Pulsa la tecla mayúscula ( o Shift) y sin soltar pulsa y arrastra para insertar
un cuadrado debajo del rectángulo.

3 – Con el cuadrado seleccionado haz clic en el botón “Efectos 3D” de la

barra de dibujo y elige la cuarta opción como se muestra en la siguiente figura.

- 157 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

4 – Convirtiéndose el cuadrado en un cubo.

5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón .

6 – Cierra el documento word7 (Botón de Office > Cerrar).

7.9. Trabajar con imágenes

Toda imagen que se inserta sobre un documento tiene un tamaño propio por
defecto. Sin embargo, se puede modificar ajustándola al espacio que se disponga. El
tamaño de una imagen podrá sufrir cambios de manera proporcional, manteniendo, de
este modo, las características originales de la imagen.

La barra de herramientas “Imagen” aparecerá al seleccionar una imagen.

Dispone de 4 secciones: Ajustar, Estilos de imagen, Organizar y Tamaño:

En la sección “Ajustar” podemos realizar cambios de brillo, contraste, volver a

colorear, comprimir imágenes, cambiar y restablecer la imagen:

- 158 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

En la sección “Estilos de imagen” además de los botones ya explicados

anteriormente, disponemos de una serie de formatos predefinidos que podemos
ampliar haciendo clic en las flechas situadas a la derecha de la sección:

En la sección “Organizar” tenemos los siguientes botones:

La “Posición”

El “Ajuste del texto”:

- 159 -
 Iniciación a Office Unidad 7 Word

“Alinear” en la que se pueden alinear los bordes de dos objetos

seleccionados

“Agrupar” dos o más objetos y

“Girar” el objeto:

En la sección “Tamaño” disponemos de las herramientas “Recortar” que

nos permite eliminar las partes de una imagen que no deseamos y cambiar alto y
ancho de forma:

- 160 -
 MODULO B
Presentaciones. Power Point.

UNIDADES DIDÁCTICAS:
Unidad didáctica 8: Creación de presentaciones y diapositivas

Unidad didáctica 9: Efectos

Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Módulo II – Presentaciones - PowerPoint

Unidad 8 – Creación de presentaciones y
diapositivas
PowerPoint es una aplicación que permite realizar presentaciones donde se
pueden exponer ideas y comunicar noticias de forma atrayente y profesional. Una
presentación es una forma de presentar ideas de forma clara a otras personas,
manteniendo la atención de la audiencia. Cada presentación está compuesta por
diapositivas que pueden contener texto, imágenes o gráficos para que sea más vistosa
al público. Si se dispone de un videoproyector o proyector de datos, se puede ver la
presentación ampliada en una pantalla. PowerPoint denomina “presentación” a lo que
es un archivo, y “diapositiva” a cada una de las páginas de la presentación.

8.1. Entorno de trabajo de PowerPoint

Para abrir PowerPoint hay que seleccionar Inicio > Todos los Programas >
Microsoft Office > Microsoft Office PowerPoint 2007.

Al abrir la aplicación, aparecerá una ventana en la pantalla con este aspecto:

Ficha Diapositivas Ficha Esquema Cinta de Opciones Panel de tareas

Área de Notas Barra de estado Diapositiva Botones de vistas

162
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Esta ventana es similar en su estructura a todas las ventanas de Office y ya vimos en

el módulo 1 (WORD) como se organiza la interface de Office 2007.

 Barra de título: zona donde se indica el nombre del documento y la aplicación

con la que se trabaja (parte superior de la ventana). En ella se encuentra el
Botón de Office.

 Fichas o pestañas de la Cinta de Opciones: es la barra donde se encuentran

las distintas tareas que se pueden realizar con esta aplicación. La forma de
acceder a ellas es exactamente igual que la explicada en Word.

 Secciones o Grupos de la Cinta de Opciones: grupo de herramientas que

componen cada sección. Se accede directamente a través de los botones.

 Barra de estado: muestra información sobre la presentación en la que se está

trabajando: el número de la diapositiva activa, el tipo de diseño, etc.


 Panel de tareas: aparece en la parte derecha de la ventana al seleccionar

algunas herramientas y permite realizar rápidamente algunas funciones solo en
casos especiales como en Revisar > referencia o en Animaciones >
personalizar la animación.

163
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

 Botones de vista: se encuentran en la parte inferior derecha de la pantalla y

permiten ver la presentación de diferentes formas. Existe la vista normal, vista
clasificador de diapositivas y presentación a partir de la diapositiva actual. En
esta unidad se explicarán los distintos tipos de vista de diapositiva, pero a la
hora de trabajar se utilizará siempre la vista normal.

 Diapositiva: es la parte fundamental de la ventana ya que es el área destinada

a introducir los objetos. Cualquier documento se compone de una o varias
diapositivas.

 Área de notas: es el espacio donde escribiremos las notas de apoyo

para realizar la presentación. No aparecen en ella pero podemos
configurarla para que se impriman.

8.2. Vistas de una presentación

A la hora de crear una presentación, PowerPoint tiene cuatro formas de
visualizar en la pantalla la presentación. Se accede a elas desde la pestaña o ficha
Vista dentro de la sección Vistas de presentación. Estas formas son:

 Vista normal.
 Vista clasificador de diapositivas.
 Vista página de notas.
 Vista presentación con diapositivas.

Cada una de ellas proporciona una perspectiva distinta del trabajo y ofrece
herramientas diferentes.

164
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Para cambiar de un modo a otro, haremos un clic sobre los botones situados
en la parte inferior derecha de la ventana de presentación:

Vista clasificador de diapositivas

Presentación a partir de
Vista normal la diapositiva actual.
Vista normal
Este modelo de visualización de presentación en la pantalla es el más
completo ya que permite visualizar toda la información de la presentación y realizar
todo tipo de operaciones. Por esta razón, es la que siempre se va a utilizar a lo largo
de este módulo del curso. Se utiliza para trabajar simultáneamente con una
panorámica del esquema de la presentación y una diapositiva por vez. Para activarlo,
seleccionar la pestaña Vista > Vistas de presentación botón “Normal”:

Ficha Diapositivas Ficha

Esquema

Área de notas, para incluir

Vista de diapositiva activa características de esta
diapositiva.

165
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

En esta vista normal, en la parte central se visualiza una única diapositiva, y

luego en la parte izquierda, es posible tener el esquema de la presentación o ver en
miniatura todas las diapositivas de la presentación. Si la presentación está compuesta
por muchas diapositivas y no se visualizan todas, utilizar la barra de desplazamiento.

Ficha Diapositivas Ficha Esquema

Si se quiere modificar el tamaño de este panel situado en la parte izquierda de

la pantalla, situar el cursor sobre el borde derecho y, al cambiar su aspecto a doble
flecha, arrastrarlo hasta que adquiera el tamaño deseado y soltar.

Si lo que se quiere es cerrar este panel donde se encuentran las fichas

esquema y diapositiva, hacer un clic sobre su botón de cerrar . Al volver a activar
la vista normal, se verá dicho panel.

Vista clasificador de diapositivas

Este modelo de visualización permite ver todas las diapositivas en miniatura
según el orden de presentación. Al trabajar con toda la presentación a la vez, se
puede apreciar su evolución y uniformidad. Se puede usar para reorganizar el orden
de las diapositivas, así como cualquier tarea que afecte a toda la presentación, como
por ejemplo, añadir efectos de transición, borrar las diapositivas que no interesen y
también para establecer los intervalos para las presentaciones en pantalla. La
diapositiva que aparezca recuadrada, es la diapositiva activa.

166
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Diapositiva activa

Vista página de notas

En este modelo, se distingue una parte donde aparece la diapositiva de la
presentación y otra donde se pueden anotar comentarios explicativos sobre esa
diapositiva aunque, no se mostrará en la presentación.

Diapositiva

Espacio para incluir

información adicional
de la presentación

Vista presentación con diapositivas

Esta vista se utiliza para comprobar el resultado final de la presentación, en la
que se van visualizando una a una, todas las diapositivas que componen una
presentación ocupando toda la pantalla. A lo largo de este módulo, se analizará con
más detalle la presentación de diapositivas y su configuración.

167
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Para pasar de una diapositiva a otra hay que hacer un clic con el ratón o pulsar
la tecla intro o espacio. Y para detener la visualización de la presentación y así volver
al modo de edición, hay que pulsar la tecla escape <Esc>.

Actividad guiada 01

Abrir la presentación powerpoint1 y ejecutar dicha presentación.

1 – Arranca PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2007.

2 – Abre el archivo powerpoint1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar powerpoint1
en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir.

3 – Una vez abierto el archivo powerpoint1, para ver la presentación selecciona

Presentación > Ver presentación.

4 – Aparecerá la primera diapositiva de la presentación y para continuar viendo el

resto de diapositivas, hay que pulsar sucesivamente la tecla intro, espacio o clic con el
ratón. Si no se quiere visualizar la presentación completa, hay que pulsar la tecla
escape <Esc>.

5 – Una vez finalizada la presentación, aparecerá una pantalla en negro que indicará
que se haga un clic para finalizar.

6 – Cerrar la presentación powerpoint1 (Botón de Office > Cerrar).

168
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Actividad guiada 02

En la presentación powerpoint2, escribir una nota en una diapositiva y ejecutar la

presentación para comprobar que las notas no se visualizan en la presentación en
pantalla.

1 – Arranca PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2007

2 – Abre el archivo powerpoint2, Botón de Office > Abrir > buscar y seleccionar
powerpoint2 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir. También podemos abrir
desde la barra de acceso rápido > Abrir

3 – Activa la primera diapositiva y colocarlo en vista página de notas, Vista > Vistas
de presentación > Página de notas.

4 – En la parte destinada para notas, escribir el siguiente texto:

Esta vista de página de notas, se permite introducir comentarios adicionales que

son de utilidad para el que realiza la presentación pero que no se visualizarán en la
presentación en pantalla completa.

(Si el texto aparece muy pequeño, se puede aumentar el tamaño de la visualización en

Vista > Zoom > aumentar el porcentaje > Aceptar o directamente desplazando la
flecha del zoom en la barra de estado.

5 – A continuación visualiza la presentación en pantalla. Para ello, hacer clic en

Presentación con diapositivas > Ver presentación > botón “Desde el principio”.

6 – Aparecerá la primera diapositiva de la presentación y para continuar viendo

diapositivas, hay que pulsar sucesivamente la tecla intro, espacio o clic con el ratón.
Se puede comprobar que las notas introducidas, no se visualizan en la presentación
en pantalla pero sí se verá en la zona reservada para las notas de la vista normal
(Vista > Vistas de presentación > Normal).
7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

8 – Cerrar la presentación powerpoint2 (Botón de Office > Cerrar).

8.3. Crear una presentación

En este apartado se van a ver los pasos necesarios para crear una
presentación nueva, donde se trabajará con los diseños automáticos y los marcadores
de posición que facilitan la adición de texto, objetos y gráficos en las diapositivas.
También se comentarán las plantillas de diseño que facilitan la creación de

169
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

presentaciones. Hay que tener en cuenta que cada presentación (formada por varias
diapositivas) se encuentra en un solo archivo.

Si se tiene abierto el programa PowerPoint, para crear una presentación nueva,

el primer paso es seleccionar Botón de Office > Nuevo y aparece una serie de
posibilidades en el panel de tareas “Nueva presentación”:

 Plantillas en blanco y reciente. Es el tipo de presentación que más se va a

utilizar en este curso. Seleccionando esta opción se abre una presentación en
blanco donde se debe introducir todos los componentes de la presentación.

170
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

 Plantillas instaladas. PowerPoint ofrece una serie de plantillas con un formato

definido que ayudan a crear presentaciones ya que solamente hay que
introducir los elementos. La utilización de plantillas, se verán al final de esta
unidad.

 Temas instalados. Permite, gracias al asistente, crear una presentación rápida

y con formato estándar siguiendo paso a paso las instrucciones. Los
contenidos de la presentación ya vienen establecidos salvo algunos datos que
hay que introducir.

 Nuevo a partir de una presentación existente. Se abre una presentación

existente que se puede utilizar como modelo para la nueva presentación.

Para crear una presentación en blanco, los pasos a seguir son:

1. Con PowerPoint abierto, seleccionar Botón de Office > Nuevo.

2. Doble clic en Presentación en blanco y aparece la diapositiva por defecto

“Diapositiva de título”. Si deseamos otro diseño iremos a la pestaña Inicio >
sección Diapositivas y pinchando en Diseño se mostrarán varios estilos de
diapositiva.

171
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Cada diseño tiene una distribución diferente de los objetos de la diapositiva,

determinada por los marcadores de posición, que permiten insertar títulos, textos,
dibujos, tablas, etc.
Hacer un clic sobre el diseño de diapositiva deseado, apareciendo la nueva
diapositiva con marcadores de posición

Ejemplo de una diapositiva “Dos objetos”. Marcadores de posición

172
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

8.4. Añadir texto a las diapositivas

Escribir en PowerPoint es muy sencillo ya que lo único que hay que hacer es
un clic sobre los marcadores de posición (ver figura de abajo) y teclear lo que se
desee.

Cada diapositiva tendrá unos marcadores de posición en el que se puede

introducir un título, texto, imagen, etc. Para añadir texto en la diapositiva, hacer un clic
y escribir dentro de los marcadores de posición que aparecen en los diseños
automáticos.

Zona de Título

173
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Se puede introducir texto en casi todos los diseños. Aparece un marcador de

posición rectangular y punteado con la indicación “Haga clic para agregar texto ( ó
título)”.

Marcador
de posición

Zona de texto

Actividad guiada 03

Crear una presentación y escribir texto en los marcadores de posición. Guardar la

presentación con el nombre powerpoint3.

1 – Arranca PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2007.

2 – Se mostrará una diapositiva de tipo “Título”.

3 – Haz clic en el primer marcador de posición (“Haga clic para agregar título”) y
escribe tu nombre y apellidos.

4 – Haz clic en el segundo marcador de posición (“Haga clic para agregar subtítulo”) y
escribir el nombre del aula donde te has matriculado.

5 – Guarda los cambios realizados pulsando Botón de Office > Guardar como >
situarse en la carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
escribir powerpoint3 > clic en el botón Guardar.

174
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

8.5. Tipos de diseño de diapositiva

En este apartado se van a conocer los distintos tipos de diapositivas que ofrece
PowerPoint. Haciendo clic en la pestaña Inicio > Diapositivas > Diseño aparecen en
el panel de tareas los distintos tipos de “Diseños”.

Existen varios tipos de diseños de diapositivas en cuanto a elementos que

contienen: solo texto, solo objetos (imágenes, gráficos, tablas, diagramas,
organigramas, multimedia), textos y objetos.

También es posible elegir la disposición de los elementos: en una columna, en

dos columnas, en dos filas, etc.

Los principales diseños que nos vamos a encontrar son los siguientes:

1.- Dispositiva de título. Tiene un marcador de posición central para

introducir el título. Diapositiva útil para colocar el título a la presentación.

2.- Sólo el título. Como el anterior pero con un solo marcador de posición.

3.- Título y objetos. Marcador pequeño para el título y el otro para

introducir el texto e insertar tablas, gráficos, imágenes de archivo, imágenes
prediseñadas y clips multimedia. Pinchando en cada una de estas opciones se abrirá
la ventana correspondiente.

4.- Dos objetos. Es el mismo que el anterior con dos marcadores de

posición para permitir combinar dos objetos diferentes en la misma diapsitiva.

5.- En blanco. No tiene ningún marcador de posición, se puede introducir

texto, imagen, etc. donde se desee.

175
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

6.- Contenido con título. Tiene tres marcadores, dos para texto y uno
para objetos. Es muy parecido a “Título y objetos” con una distribución diferente.

8.- Imagen con título. Para insertar imágenes con subtítulo.

Los diseños existentes facilitan la estructuración de las diapositivas. No

obstante, es posible crear diapositivas con un diseño personalizado a partir de la
diapositiva en blanco y utilizando los botones de las secciones Tema, Fondo,
Ilustraciones de la cinta de opciones.

8.6. Insertar diapositiva

Casi todas las presentaciones están compuestas por varias diapositivas, si se
quiere añadir una diapositiva a la presentación hay que realizar lo siguiente:

1. Seleccionar la pestaña Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva

2. Elegir el diseño de diapositiva y hacer un clic sobre él.

Si lo que se quiere es insertar una diapositiva en medio de otras dos,

seleccionar la primera de ellas y seguir los pasos descritos anteriormente.

Actividad guiada 04

En la presentación powerpoint3 insertar tres diapositivas nuevas y escribir en ellas un

texto.

1 – Con la presentación powerpoint3 abierta, inserta una diapositiva haciendo clic en

Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva.

2 – Automáticamente se mostrará la nueva diapositiva con diseño “título y texto”, dejar

este tipo de diseño y escribir el siguiente texto en la diapositiva:

176
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

3 – Crea la tercera diapositiva, para ello hacer clic en Inicio > Diapositivas > Nueva
diapositiva y escribir el siguiente texto:

4 – Crea la cuarta diapositiva, Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva y escribe el
siguiente texto:

5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” de la barra de

acceso rápido (o en Botón de Office > Guardar).

177
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

8.7. Eliminar diapositiva

Si una vez que se ha creado una diapositiva, no se quiere incluirla en la
presentación, hay que eliminarla. Para ello:
1. Hacer un clic sobre la diapositiva a eliminar.
2. Seleccionar la pestaña Inicio > Diapositivas > Eliminar.

Actividad guiada 05

Eliminar la cuarta diapositiva de la presentación powerpoint3.

1 – Posicionarse en la cuarta diapositiva de la presentación powerpoint3.

2 – Haz clic en la pestaña Inicio > Diapositivas > Eliminar.

3 – Compruebar que la cuarta diapositiva se ha borrado y ahora la presentación consta

de tres diapositivas.

4 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

8.8. Mover diapositiva

Una vez que se han creado las diapositivas de la presentación se puede
cambiar el orden de ellas. Cuando se ha introducido una diapositiva y se quiere
cambiar de posición se puede hacer de varias formas:
1. Hacer un clic sobre la diapositiva de la vista normal (en el panel de diapositivas
en la ficha diapositiva o ficha esquema) y sin soltar el botón izquierdo del ratón,
arrastrar hasta la nueva posición, mostrándose una línea negra mientras se
arrastra, la cual indica la posición de destino.

178
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Recordar: pinchar y arrastrar hasta el lugar que se desee. Esto también se

puede realizar en la vista “Esquema” y “Clasificador de diapositivas”.

2. Utilizando las herramientas de cortar y pegar de la misma forma que en Word.

(Si la diapositiva tiene un fondo, con este método desaparece dicho fondo).
 Activar la diapositiva en la ficha diapositiva o ficha esquema.
 Seleccionar la pestaña Inicio > Portapapeles > Cortar.


 Activar la diapositiva anterior al lugar donde se quiere insertar la
diapositiva.
 Seleccionar la pestaña Inicio > Portapapeles > Pegar.

Actividad guiada 06

Cambiar de posición la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 a la

segunda posición.

1 – Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 haciendo clic

en dicha diapositiva en la “ficha diapositiva” o en la “ficha esquema”.

179
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

2 – Clic en la pestaña Inicio > Portapapeles > Cortar.

3 – Posicionarse en la primera diapositiva haciendo clic en dicha diapositiva en la ficha

diapositiva o esquema.

4 – Clic en Inicio > Portapapeles > Pegar. Comprobar que la diapositiva ha pasado
al segundo lugar.

5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

8.7. Añadir un cuadro de texto

Un cuadro de texto es tratado como un objeto, y se utiliza para añadir texto en
zonas de la diapositiva donde no hay un marcador de texto. Se puede incluir texto

180
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

seleccionando el botón “cuadro de texto” de la sección Texto pestaña

Insertar. Al introducir el texto se abre el siguiente cuadro con un cursor dentro

en el que escribiremos el texto. Pinchando en cualquiera de los circulos o cuadrados
que lo marcan podremos extender o disminuir el cuadro:

Cuando introducimos un cuadro de texto en la diapositiva aparece la barra de

herramientas de dibujo mostrándonos más posibilidades de aplicar a la presentación:

Los pasos a seguir para añadir un cuadro de texto son:

1. Seleccionar la pestaña Insertar > Texto >Cuadro de texto
2. Hacer un clic sobre la parte de la diapositiva donde se quiere añadir y sin
soltar, arrastrar el puntero hasta darle la longitud adecuada a la zona del texto
que se va a introducir.

3. Escribir el texto deseado. Si no cabe, el cuadro se hace más grande

alargándose la parte de abajo. También se puede hacer más grande el cuadro,
situando el puntero del ratón en un extremo y cuando el puntero se convierta
en doble flecha, pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta tener el
tamaño deseado.

Si se quiere eliminar el cuadro de texto, hay que seleccionarlo y a continuación,

pulsar la tecla suprimir <Supr>.

Actividad guiada 07

En la primera diapositiva de la presentación powerpoint3 insertar un cuadro de texto

con el nombre de tu provincia.

181
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

1 – Posicionarse en la primera diapositiva de la presentación powerpoint3.

2 – Selecciona Insertar > Texto > Cuadro de texto

3 – Haz un clic sobre la parte de la diapositiva donde se quiere añadir el texto y sin
soltar, arrastrar el puntero hasta darle la longitud adecuada a la zona del texto que se
va a introducir. Y escribir el nombre de la provincia.

4 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

8.8. Cambiar el formato de texto

El texto tiene unas características como el tamaño, la fuente, estilo, color, etc.
que se pueden cambiar antes, durante y después de haber escrito el texto. El
procedimiento es exactamente igual al visto en el módulo de Word.

Situando el cursor dentro de la zona de texto se abrirá la barra de herramientas

de dibujo y pinchando en la flecha de la sección Fuente situada en la parte inferior
derecha se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:

Marcando estos apartados, se activan los efectos

A la hora de modificar la alineación del párrafo, se puede hacer desde la barra

de herramientas de dibujo, sección Párrafo pulsando la opción deseada:

182
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Centrar

Alinear a la Izquierda Justificar

Alinear a la derecha

Actividad guiada 08

Al título de la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 establecerle el

formato: Comic Sans MS, tamaño 40, negrita, cursiva y subrayado.

1 – Selecciona el título (Componentes de un ordenador) de la tercera diapositiva de la

presentación powerpoint3. (Clic al principio del texto y sin soltar arrastrar hasta
seleccionar el texto deseado).

2 – Con el texto seleccionado establece el siguiente formato en la barra de

herramientas de dibujo sección Fuente.

3 – Haz un clic en cualquier lugar de la diapositiva para deseleccionar el texto y

comprobar que ha cambiado su formato.
4 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

8.9. Añadir fondos de color a las diapositivas

Para resaltar o mejorar estéticamente las presentaciones se disponen de
distintos fondos de diapositiva.

Para añadir fondos a una diapositiva hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la pestaña Diseño > sección Fondo y pulsar el botón Estilos de

fondo en el que podremos elegir varias plantillas de fondos. Si queremos
configurar el fondo y formato utilizaremos el botón Formato del fondo
. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo para
configurar el estilo y formato del fondo. También podemos acceder al cuadro
de diálogo del formato por la vía de la ayuda de sección que venimos
explicando a lo largo del curso :

183
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

PowerPoint ofrece la posibilidad de introducir efectos en los fondos de página. Esto

se puede realizar, seleccionando la opción deseada en el cuadro de diálogo. Del
mismo modo se puede elegir el color.

Para crear relleno elegimos el tipo de relleno:

a continuación seleccionamos el color en el botón

y por último establecemos el grado de transparencia del color:

184
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Para crear un relleno degradado utilizaremos las siguientes opciones:

Colores preestablecidos

El tipo

La dirección

El ángulo

Los puntos del degradado y la posición de la detención

185
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Si elegimos Relleno con imagen o textura procederemos igual que en el cuadro

de Relleno degradado aplicando la configuración elegida en el siguiente
cuadro:

Plantillas de textura

186
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Las imágenes las podemos insertar desde un archivo, desde el portapapeles o

prediseñadas:

Finalmente podemos aplicar una textura al fondo variando las opciones de

mosaico por desplazamiento, por alineación, or tipo de simetría o por
transparencia:

2. A la hora de aplicar el fondo, tenemos dos opciones:

a) Aplicar el fondo a la diapositiva activa para lo cual solo debemos hacer

clic a “Cerrar” y se aplicarán los cambios

b) Aplicar a todo. Aplica el fondo a todas las diapositivas de la

presentación. También podemos restablecer el fondo anterior:

Actividad guiada 09

Aplicar un fondo de color “Azul énfasis 1” (Relleno sólido) a la primera diapositiva de

la presentación powerpoint3, a la segunda diapositiva un fondo de Relleno degradado
y a la tercera un fondo de textura.

1 – Posicionarse en la primera diapositiva de la presentación powerpoint3 y

seleccionar Diseño > Fondo > Estilos de fondo > Formato de fondo, hacer clic
sobre la lista desplegable del color y seleccionar “Azul énfasis 1”.

2 – Haz clic sobre el color y cerrar estableciéndose el color de fondo solo a la primera
diapositiva.

187
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

3 – Posicionarse en la segunda diapositiva y seleccionar Diseño > Fondo > Estilos

de fondo > Formato de fondo > hacer clic sobre “Relleno degradado”
mostrándose la ficha sobre la que elegiremos un degradado.

4 – Posicionarse en la tercera diapositiva y seleccionar Diseño > Fondo > Estilos de

fondo > Formato de fondo > Relleno con imagen o textura y elegir la opción que
aparece en primer lugar dentro del botón “Textura”:

8 – Cerrar, estableciéndose el tipo de trama en la tercera diapositiva.

8.10. Insertar imágenes

Las imágenes son un recurso muy útil para añadir información visual a la
presentación al igual que ayudan a captar la atención del receptor.

188
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

8.10.1. Insertar una imagen desde el diseño de diapositiva

Existen unos diseños de diapositivas que permiten introducir imágenes en los

marcadores de posición. Los pasos a seguir son:

1. Visualizar los diseños de diapositivas y para ello hay que ir a la pestaña Inicio
> Diapositivas > botón Diseño o al insertar una nueva, aparece los diseños en
el panel de tareas.

2. Hacer un clic sobre uno de los diseños que contengan objetos:

3. Hacer un clic sobre el icono (insertar imagen prediseñada), que aparece

en la diapositiva

Abriéndose el panel de tareas “Imágenes prediseñadas” donde hay que escribir en el

apartado “Buscar..” y “Buscar en:” una palabra relacionada con la imagen que se
desea.

Colocar la palabra
relacionada con la
imagen que se desea

4. Tras pulsar en “Buscar”, hacer un clic sobre la imagen elegida.

189
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

Si se quiere modificar el tamaño de la imagen, hacer un clic y tirar de los

cuadros de control hasta darle el tamaño deseado. Si lo que se desea es cambiar la
posición, pinchar y arrastrar.

8.10.2. Insertar una imagen prediseñada

Para insertar una imagen en una diapositiva que no tenga un marcador
destinado para ello, el procedimiento es igual que el visto en Word.

1. Seleccionar Insertar > Ilustraciones > Imágenes prediseñadas y se abre el

panel de tareas “Imágenes prediseñadas”.

2. En el apartado buscar, escribir una palabra relacionada con las imágenes

deseadas.

3. Del resultado, hacer un clic sobre la imagen seleccionada.

Actividad guiada 10

En la presentación powerpoint3 insertar una imagen prediseñada en una diapositiva

nueva.

1 – Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 y seleccionar

Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva, para crear una diapositiva nueva en
blanco

2 – Establecer el tipo de diseño en blanco a la diapositiva, para ello hacer clic en Inicio
> Diapositivas > botón Diseño > seleccionar el tipo “En blanco”.

3 – Para insertar una imagen prediseñada en dicha diapositiva en blanco, seleccionar

Insertar > Ilustraciones > Imágenes prediseñadas > buscar y seleccionar cualquier

imagen prediseñada, por ejemplo esta > colocarla en la parte superior de

la diapositiva.

190
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

4 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

8.10.3. Insertar una imagen desde un archivo

Si se desea insertar una imagen desde un archivo, seguir los mismos pasos
descritos en el módulo Word. Ir a menú Insertar > Ilustraciones > Imagen y
seleccionar la unidad y carpeta hasta encontrar la imagen, y pulsar el botón “Insertar”.

Actividad guiada 11

En la cuarta diapositiva de la presentación powerpoint3 insertar la imagen “ordenador”.

1 – Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3 y seleccionar

Insertar > Ilustraciones > Imagen > Buscar y seleccionar el archivo “ordenador” que
está en la carpeta PowerPoint del curso > Insertar.

2 – Coloca la imagen insertada debajo de la imagen prediseñada y hacerla más

grande.

3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”

191
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

8.11. Plantillas
Al crear una presentación nueva, también se tiene la opción de crearla “a partir
de una plantilla de temas”. Una plantilla tiene definido un formato de texto, de párrafo,
fondo, etc. que facilita la creación de presentaciones.

Para aplicar una plantilla a una presentación nueva hay que realizar lo
siguiente:

1. Seleccionar la pestaña Diseño > sección Temas. Aparecerán varias plantillas

en la sección. Si queremos ver más, pinchamos en las flechas situadas a la
derecha de la sección

o en la inferior para verlas todas

Todavía podemos buscar más temas en “Más temas en M.Office Online”.

Si se coloca el puntero del ratón sobre un tema se aplica provisionalmente a la

diapositiva permitiendo visualizar su efecto y si es de nuestro agrado pinchamos en
ella para insertar el tema elegido.

Actividad guiada 12

A la presentación powerpoint1 aplicarle una plantilla (o estilo) a todas las diapositivas.

1 – Abre el archivo powerpoint1, Botón de Office > Abrir o Barra de acceso rápido >
Abrir > buscar y seleccionar powerpoint1 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir.

2 – Haz clic en la pestaña Diseño > Temas y elegir el tema “Flujo”.

4 – Observa que en todas las diapositivas de la presentación se ha establecido el

tema correspondiente.

192
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

5 – Guarda los cambios realizados con el nombre powerpoint4, pulsando Botón de

Office > Guardar como > situarse en la carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla
“Nombre de archivo:” escribir powerpoint4 > clic en el botón Guardar.

6 – Cerrar la presentación powerpoint4 (Botón de Office > Cerrar).

8.12. Presentación en pantalla

Al realizar una presentación el objetivo que nos fijamos consiste en ver las
distintas diapositivas utilizando toda la pantalla. Para ejecutar una presentación y así
visualizarla, se puede realizar de dos maneras:

1. Seleccionar la pestaña Presentación con diapositivas > Iniciar presentación

con diapositivas.

2. Pulsar el botón de la sección “botones de vista”, que permite visualizar la

presentación a partir de la diapositiva activa.

Para pasar de una diapositiva a otra, hay que pulsar la tecla intro, o la barra
espaciadora o un clic de ratón.

Si se quiere salir de la presentación, pulsar la tecla escape <Esc>.

193
Iniciación a Office Unidad 8 PowerPoint

8.13. Duplicar diapositiva

Para agregar una diapositiva que contenga el contenido de otra ya existente en
una presentación, se puede utilizar la opción “duplicar diapositiva”.

Con el menú Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva aparece un cuadro
con los diseños de diapositivas y los siguientes botones:

Seleccionando “Duplicar diapositiva” se crea otra diapositiva igual que la actual a

continuación de ella, lo que simplificará el proceso de creación de diapositivas
similares. Luego bastará con ir modificando los contenidos (textos o imágenes), pero el
formato de texto (color, fuente, tamaño, etc.) se mantendrá.

Actividad guiada 13

En la presentación powerpoint3 duplicar la última diapositiva.

1 – Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentación powerpoint3.

2 – Clic en Inicio > Diapositivas > Nueva diapositiva > Duplicar diapositivas
seleccionadas, observar que se ha creado una diapositiva igual a la diapositiva
activa.

3 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” (o en Botón de

Office > Guardar).

4 – Cerrar la presentación powerpoint3 (Botón de Office > Cerrar)

194
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

Unidad 9 – Efectos
A los objetos que forman la diapositiva, se les puede aplicar efectos de
animación, de manera que cada uno de ellos aparecerá en la diapositiva según se le
indique. Los textos e imágenes se pueden animar, para así centrar la atención en
apartados importantes y dar mayor interés a la presentación. Mientras se configura la
animación, se puede obtener una vista previa para ver cómo queda.

9.1. Avance de diapositivas: efectos de transición

Cuando se visualiza una presentación, se pueden añadir unos efectos como las
transiciones de diapositivas, es decir la manera de cómo irán apareciendo las
diapositivas. Las opciones son varias y para añadir las transiciones hay que seguir
estos pasos:
1. Seleccionar la diapositiva o diapositivas a las que se desea aplicar una
transición. Si se quiere seleccionar más de una diapositiva, hacer un clic sobre
ellas manteniendo pulsada la tecla Control (Ctrl). Se puede realizar desde la
vista normal pero es mucho más cómodo realizarlo desde vista clasificador de
diapositivas, Vista > Vistas de presentación > botón Clasificador de
diapositivas.
2. Seleccionar la pestaña Animaciones > Transición a esta diapositiva y se
mostrarán varios modelos de transición. Al pinchar en la flecha situada a la
derecha se mostrará la totalidad de modelos:

195
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

En la misma sección “Transición a esta diapositiva” tenemos otras

herramientas para configurar la transición:

Sonidos pinchando en la flecha situada a continuación de Sonido de

transición

Velocidad de transición pinchando igualmente en la flecha

correspondiente a “Velocidad de transición:”

Avance de diapositivas pudiendo elegir entre avance haciendo clic

cada vez que queremos el avance o dejar automatizado el avance
marcando la casilla correspondiente y usando las flechas para
marcar el tiempo:

196
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

3. El botón “Aplicar a todo” (situado en la misma sección) lo

activaremos si deseamos que la configuración de transición quede establecida
para todas las diapositivas.

4. Una vez que se haya seleccionado todo, se puede ver toda la presentación
pinchando el botón “Desde el principio” o “Desde la diapositiva activa”.

Actividad guiada 14

A todas las diapositivas de la presentación powerpoint1 aplicar una transición de tipo

“persianas verticales” a velocidad lenta.

1 – Arranca PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2007.

2 – Abre el archivo powerpoint1, Botón de Office > Abrir o Barra de acceso rápido
> Abrir > buscar y seleccionar powerpoint1 en la carpeta “PowerPoint” del curso >
Abrir.

3 – Clic en la pestaña Animaciones > Transición a esta diapositiva.

4 – En el panel de tareas “transición de diapositivas” hacer un clic en el tipo “Barrido

hacia abajo”, en el apartado “Velocidad” seleccionar la opción “Medio” y dejar activada
la opción “Al hacer un clic con el mouse”, como se muestra en la siguiente figura:

5 – Pulsa el botón para que se aplique la transición a todas las

diapositivas.

6 – Visualiza el resultado seleccionando Presentación con diapositivas < Iniciar

presentación con diapositivas y pinchar en el botón siguiente a elegir:

197
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

Hacer clic con el ratón para pasar de una diapositiva a otra hasta terminar de ver toda
la presentación, comprobar que en todas las diapositivas se muestra el efecto “Barrido
hacia abajo”.

7 – Guarda los cambios realizados con el nombre powerpoint5, pulsando Botón de

Office > Guardar como > situarse en la carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla
“Nombre de archivo:” escribir powerpoint5 > clic en el botón Guardar.

9.2. Animación de objetos

Los objetos (texto, imagen, etc.) que se han introducido en las diapositivas,
pueden tener distintos efectos establecidos previamente por el programa, para
presentarse de distintas formas en la diapositiva. Por ejemplo, en una diapositiva con
título, podemos hacer que dicho título aparezca desde arriba de la pantalla.

Para incluir los efectos, hay que realizar lo siguiente:

1. Activar la diapositiva a la que hay que introducir los efectos.

Efectos
2. Clic en Animaciones > Transición a esta diapositiva disponibles

3. Elegir uno de los efectos que aparecen. Para visualizar el efecto sobre la
diapositiva colocar el puntero del ratón sobre él.

Actividad guiada 15

A todos los objetos de la presentación powerpoint2 establecerles el efecto de

animación de tipo “barrido”.

1 – Abre el archivo powerpoint2, Barra de acceso rápido > Abrir > buscar y
seleccionar powerpoint2 en la carpeta “PowerPoint” del curso > Abrir.

2 – Selecciona Animaciones > Transición a esta diapositiva.

3 – Selecciona uno de los efectos de tipo Barrido.

198
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

4 – Pulsa el botón para que se aplique el efecto a todos los objetos

de las diapositivas.

5 – Ejecuta la presentación pulsando el botón Presentación con diapositivas >

Iniciar presentación con diapositivas y pinchar en el botón siguiente a elegir:

Hacer sucesivamente clic con el ratón para que se vayan mostrando los distintos
objetos con el efecto establecido.

6 – Guarda los cambios realizados con el nombre powerpoint6, pulsando Botón de

Office > Guardar como > situarse en la carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla
“Nombre de archivo:” escribir powerpoint6 > clic en el botón Guardar.

7 – Cerrar la presentación powerpoint6 (Botón de Office > Cerrar).

9.3. Personalizar animación

Existen otros efectos distintos a los preestablecidos en los “efectos de
animación”. Con la opción “personalizar animación”, se puede colocar un efecto al
título y otro distinto a la otra parte de la diapositiva.

Para configurar una animación personalizada, hay que realizar lo siguiente:

(Para la versión 2000, estudiar este apartado en la “nota” que hay al final de este apartado 9.3)

1. Posicionarse en la diapositiva a la que se quiere aplicar el efecto.

2. Seleccionar Animaciones > Transición a esta diapositiva > Personalizar

animación y se abrirá el panel de tareas “Personalizar animación”.

199
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

3. Seleccionar el objeto al que se quiere introducir la animación (título, texto,

imagen, etc).
4. Hacer un clic sobre el botón “Agregar efecto” del panel de
tareas y aparecen las siguientes opciones:

Estos efectos
están agrupados
por categorías.

5. Colocar el puntero del ratón sobre una de las categorías, apareciendo los
distintos tipos de efectos. Hacer un clic sobre el deseado y el objeto adquirirá el
efecto.

Si se hace un clic sobre la opción de “Más efectos”, aparece un cuadro de

diálogo como el siguiente:

200
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

También se pueden definir aspectos como:

 Cuándo aparecerá el objeto seleccionado:

 Dirección:

 Velocidad:

201
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

Si se quiere introducir efectos a otros objetos de la diapositiva, seleccionar el

objeto y seguir los mismos pasos. Para comprobar el resultado de los efectos, pulsar

la tecla y para ver la presentación completa, pulsar el botón

.

Cuando se aplican efectos a los distintos objetos de la diapositiva, aparecen

unos cuadros con el orden de aparición, y con los botones se puede
modificar este orden.

Actividad guiada 16

Establecer distintos efectos a cada uno de los objetos de la presentación powerpoint5.

(Si no se muestran los efectos indicados, utilizar cualquier tipo de efecto

1 – Posicionarse en la primera diapositiva de la presentación powerpoint5 y hacer un

clic sobre el texto para seleccionar el objeto de título.

2 – Clic en Animaciones >> Personalizar animación > pulsar en el botón Agregar

efecto del panel de tareas > Entrada > Cuadro, para establecer el efecto “cuadro” al
título de la primera diapositiva.

3 – En la casilla inicio establecer “con la anterior” y en la casilla velocidad “lento”.

202
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

4 – Al título de la segunda diapositiva establecerle el efecto de énfasis ”aumentar y

hundir” y al texto el efecto “girar”. Para ello posicionarse en la segunda diapositiva >
hacer un clic en el título > Agregar efecto > Énfasis > Aumentar y hundir > en la
casilla inicio establecer “con la anterior”. Hacer un clic en el texto (la parte con
viñetas) > Agregar efecto > Énfasis > Girar > en la casilla inicio establecer “con la
anterior”.

5 – Al título de la tercera diapositiva establecerle el efecto de entrada ”cuadros

bicolores” y a la imagen el efecto “rombo”. Para ello posicionarse en la tercera
diapositiva > hacer un clic en el título > Agregar efecto > Entrada > Cuadros
bicolores > en la casilla inicio establecer “con la anterior”. Hacer un clic en la imagen
> Agregar efecto > Entrada > Rombo > en la casilla inicio establecer “con la
anterior”.

6 – Al título de la cuarta diapositiva establecerle el efecto de trayectoria de la

animación ”derecha” y al texto el efecto “izquierda”. Para ello posicionarse en la cuarta
diapositiva > hacer un clic en el título > Agregar efecto > Trayectoria de la
animación > Derecha > en la casilla inicio establecer “con la anterior”. Hacer un clic
en el texto (la parte con viñetas) > Agregar efecto > Trayectoria de la animación >
Izquierda > en la casilla inicio establecer “con la anterior”.

7 – Posicionarse en la primera diapositiva y seleccionar Presentación con

diapositivas > Iniciar presentación con diapositivas > botón Desde el principio, para
ejecutar la presentación desde el principio. Para pasar de una diapositiva a otra hacer
un clic y comprobar que los objetos se muestran automáticamente con los efectos
establecidos.
8 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

9.4. Configuración de la presentación

Una vez que se ha creado una presentación, se puede hacer que se repita
automáticamente de tal forma que una vez acabada la presentación, vuelva a aparecer
otra vez desde el principio y así sucesivamente hasta pulsar la tecla escape <Esc>.
Para realizarlo hay que seleccionar menú Presentación con diapositivas > Configurar
la presentación con diapositivas, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo.

203
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

Seleccionar este apartado

para que se repita de
forma automática.

También se pueden presentar solo las páginas que se deseen, utilizando el

apartado “Mostrar diapositivas”.

Si se selecciona “Todas”, en la presentación aparecen todas las diapositivas.

Si solamente se quiere a partir de una determinada diapositiva, marcar la
opción “Desde” y especificar las diapositivas. Pulsar en Aceptar para aplicar las
características establecidas.

Actividad guiada 17

En la presentación powerpoint5 hacer que la transición de diapositivas sea automática

transcurridos 3 segundos, y que vuelva a repetirse automáticamente la presentación.

1 – En la presentación powerpoin5 seleccionar Animaciones > Transición a esta

diapositiva.

2 – En el apartado “Avanzar a la diapositiva” seleccionar “Automáticamente después

de:” y especificar 3 segundos.

3 – Pulsa el botón para que esa transición tenga todas las diapositivas.

204
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

4 – Selecciona menú Presentación con diapositivas > Configuración de la

presentación con diapositivas y aparece un cuadro de diálogo donde hay que
activar el siguiente apartado:

5 – Clic en Aceptar.

6 – Visualiza la presentación para comprobar el resultado (Vista > Vistas de

presentación > botón Presentación con diapositivas). Las diapositivas se irán
mostrando automáticamente transcurridos 3 segundos hasta que se pulse la tecla
escape “Esc”.
7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

9.5. Plantillas
Se puede crear una presentación prediseñada, sobre un tema concreto (Album
de fotos, Libro de ventas, presentación panorámica y otros muchos si accedemos a
Plantillas online de Microsoft Office).

Al crear una presentación nueva (Botón de Office > Nuevo), nos aparece la
opción de crear una presentación con plantillas, con temas y otras opciones:

205
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

Por ejemplo si elegimos “Album de fotos” nos aparecen una serie de

diapositivas preconfiguradas en las que podemos basarnos para crear el álbum
personalizado.

9.6. Proteger las presentaciones

Al igual que sucede con los documentos creados con otras aplicaciones de
Office, puede protegerse el acceso a las presentaciones con contraseña, una para
abrirlas y otra para modificarlas. Para asignarlas hay que seleccionar Botón de Office
> Preparar > Cifrar documento. Aparecerá un cuadro en el que se nos pide la

206
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

contraseña. Una vez pulsado “Aceptar” aparecerá otro cuadro similar en el que se
nos pide repetir la contraseña.

Actividad guiada 18

A la presentación powerpoint5 establecerle la contraseña de apertura “mentor”.

1 – Con la presentación powerpoint5 abierta seleccionar Botón de Office > Preparar

> Cifrar documento.

2 – En el cuadro de texto “Contraseña de apertura” escribir: mentor.

3 – Clic en Aceptar y repetir la contraseña mentor en la ventana que se muestra.

4 – Clic en Aceptar.
6 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” (o en Botón de
Office > Guardar).

7 – Cerrar la presentación powerpoint5 (Botón de Office > Cerrar).

8 – Comprueba que para poder abrir la presentación powerpoint5 es necesario escribir

correctamente la contraseña.

9.7. Presentaciones interactivas

Con PowerPoint se pueden crear presentaciones dinámicas que permitan el
control de la presentación, insertando acciones en los elementos de las diapositivas.

207
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

Con el comando Insertar > Vínculos > botón Acción, se puede determinar
cómo se comporta el objeto seleccionado (texto, imagen, etc.) cuando se pulsa sobre
él durante el transcurso de la presentación.

Después de estar seleccionado el objeto pulsar en Presentación >

Configuración de la acción > botón

Desde la pestaña “Clic del mouse (ratón)”, se pueden configurar las acciones
equivalentes a un clic con el botón izquierdo del ratón. Para crear un hipervínculo a
una diapositiva, hay que seleccionar la opción “Hipervínculo a”, y elegir una diapositiva
de destino del hipervínculo de las que aparecen en la lista desplegable. Esta acción
hará que la presentación vaya a la diapositiva elegida al hacer un clic sobre el objeto al
que se vincule la acción.

La función a realizar será según la opción seleccionada: ir a la diapositiva

anterior, ir a la diapositiva siguiente, ir a la primera diapositiva, ir a la última diapositiva,
fin de la presentación, etc.

Para elegir el comportamiento del botón de acción cuando se mueva el puntero

del ratón sobre él, establecerlo en la ficha “Acción del mouse”.

Junto a la acción que se haya elegido, se puede aplicar un efecto de sonido.

Para ello, activar la casilla “Reproducir sonido” y seleccionar un tipo de sonido de la
lista desplegable.

208
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

Actividad guiada 19

Crear una presentación con tres diapositivas. Escribir el siguiente texto en las
diapositivas correspondientes:

Diapositiva 1: COMIENZO
IR A LA DIAPOSITIVA 2

Diapositiva 2: HIPERENLACES:
IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA
IR A LA ÚLTIMA DIAPOSITIVA
TERMINAR LA PRESENTACIÓN

Diapositiva 3: FINAL
IR A LA DIAPOSITIVA 2

En los textos (IR A LA DIAPOSITIVA 2, IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA, IR A LA

ÚLTIMA DIAPOSITIVA, y TERMINAR PRESENTACIÓN) crear los hipervínculos
correspondientes para que desde dichos textos se pueda ir directamente a la
diapositiva 1, 2, 3, o se pueda terminar de visualizar la presentación.

1 – Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2003.

2 – En la zona de título de la primera diapositiva que se muestra escribir COMIENZO,

y en la zona de texto escribir IR A LA DIAPOSITIVA 2.

3 – Crear la segunda diapositiva seleccionando Inicio > Diapositivas > Nueva

diapositiva.

4 – En la zona de texto de la segunda diapositiva escribir:

5 – Crear la tercera diapositiva seleccionando Inicio > Diapositivas > Nueva

diapositiva, y en la zona de título escribir FINAL y en la zona de texto escribir IR A LA
DIAPOSITIVA 2.

6 – Una vez creadas la tres diapositivas, en la primera diapositiva selecciona la frase

IR A LA DIAPOSITIVA 2, a continuación hacer clic en Insertar > Vínculos > Acción >
Configuración de la acción > activar la acción Hipervínculo a y establecer
Diapositiva siguiente > Aceptar.

209
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

7 – En la segunda diapositiva selecciona la frase IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA, a

continuación hacer clic en Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la
acción > activar la acción Hipervínculo a y establecer Diapositiva anterior >
Aceptar.

8 – Selecciona la frase IR A LA ÚLTIMA DIAPOSITIVA, a continuación hacer clic en

Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la acción > activar la acción
Hipervínculo a y establecer Última diapositiva > Aceptar.

9 – Selecciona la frase TERMINAR LA PRESENTACIÓN, a continuación hacer clic en

Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la acción > activar la acción
Hipervínculo a y establecer Fin de la presentación > Aceptar.

210
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

10 – En la tercera diapositiva seleccionar la frase IR A LA DIAPOSITIVA 2, a

continuación hacer clic en Insertar > Vínculos > Acción > Configuración de la
acción > activar la acción Hipervínculo a y establecer Diapositiva anterior >
Aceptar.

11 – Ejecuta la presentación (Vista > Vistas de presentación Presentación con

diapositivas) y comprobar que al hacer un clic en los hiperenlaces correspondientes
se va de un lugar a otro.

12 – Guarda los cambios realizados pulsando Botón de Office > Guardar como >
situarse en la carpeta “PowerPoint” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:”
escribir powerpoint7 > clic en el botón Guardar.

13 – Cerrar la presentación powerpoint7 (Botón de Office > Cerrar).

9.8. Presentaciones con gráficos y organigramas

Con PowerPoint se pueden crear distintos tipos de diagramas comerciales y de
organización de manera sencilla. Al seleccionar Insertar > Ilustraciones > SmartArt y
elegir el tipo de diseño “Jerarquía” aparece la siguiente pantalla:

211
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

y al hacer doble clic en el gráfico Organigrama se inserta en la diapositiva y se activa

automáticamente la barra de herramientas de SmartArt.

Según el tipo de gráfico que insertemos en la diapositiva esta barra cambia las
secciones de Diseño y Estilos adaptándose al tipo de gráfico elegido. Las opciones y
herramientas para la creación de gráficos son, por tanto muy numerosas.

Haciendo clic en cada uno de los marcadores de posición (Texto) iremos introduciendo
el texto y creando la estructura del organigrama según nuestro modelo:

212
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

Por ejemplo, la supuesta jerarquía de un Instituto de Ed. Secundaria:

Existen siete tipos:

213
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

214
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

Para insertar el diagrama en un documento de un procesador de textos,

seleccionar dicho diagrama, copiar y pegar en el documento de destino.

Para corregir los fallos creados durante la realización del diagrama, se pueden
utilizar los botones de deshacer y rehacer de la barra de herramientas de
acceso rápido.

Actividad guiada

Crear lo más parecido posible el siguiente organigrama:

1 – Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2007.

215
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

2 – Clic en Insertar > Ilustraciones > SmartArt.

3 – En la lista que se nos muestra elegir “Jerarquía” y, dentro de ella el gráfico

“Jerarquía”:

Hacemos doble clic en el icono y se insertará el siguiente cuadro:

4 – Pinchar en los diferentes marcadores de posición para ir escribiendo los textos del
modelo propuesto:

6 – Si deseamos ampliar el organigrama añadiendo más elementos debemos

seleccionar el marcador del cual dependerán los nuevos marcadores. Seleccionamos
“Director” y en Herramientas de SmartArt > Crear gráfico > botón “Agregar forma”

216
Iniciación a Office Unidad 9 PowerPoint

7 – Hacer clic en “Agregar forma” de la barra de herramientas SmartArt para agregar

una forma:

Si seleccionamos “Agregar forma detrás” se creará la forma así:

Con este procedimiento podemos añadir en uno u otro lugar del organigrama más
formas para completarlo.

217
 MODULO C
Hoja de cálculo. Excel.

UNIDADES DIDÁCTICAS:
Unidad didáctica 10: Crear una hoja de cálculo

Unidad didáctica 11: Operaciones con archivos

Unidad didáctica 12: Formato

Unidad didáctica 13: Datos

Unidad didáctica 14: Funciones

Unidad didáctica 15: Gráficos e imágenes

Iniciación a Office Unidad 10Excel

Módulo III – Hoja de cálculo – Excel

Excel es una hoja de cálculo que presenta Office con la que se puede almacenar,
calcular, representar y organizar la información. Un programa de hoja de cálculo
funciona como si fuera una tabla donde se pueden poner fórmulas y números para
hacer cálculos y gráficos. La hoja de cálculo representa una hoja de papel
cuadriculada, en la que se van introduciendo los datos y fórmulas para obtener las
soluciones deseadas.

Lo más importante en una hoja de cálculo es el análisis de los datos

introducidos, resolviendo las fórmulas y ofreciendo los correspondientes resultados.
Hay que destacar que con esta aplicación, se pueden realizar cálculos con muchos
números a la vez, y con las fórmulas y funciones que presenta, se puede realizar
cualquier operación.

Unidad 10 – Operaciones con archivos

10.1. Abrir un libro de trabajo ya existente
Para abrir o recuperar un libro de trabajo que ya se había guardado
anteriormente, seleccionar el botón de Office > Abrir.

219
Iniciación a Office Unidad 10Excel

En el apartado “Buscar en” o en el cuadro

elegir la unidad y carpeta donde se ubica el libro de trabajo. En el recuadro inferior se
mostrarán las carpetas y archivos que contiene la carpeta seleccionada. Hacer clic en
el archivo que contiene el libro y clic en “Abrir”.

Si el documento es de los últimos que se han abierto, se puede abrir

seleccionando el botón de Office , mostrándose los últimos documentos abiertos,
hacer clic sobre el requerido para abrirlo.

Actividad guiada 01

Abrir el libro (o la hoja de cálculo) excel1 ubicado en la carpeta “Excel” del curso.

1 – Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2007.

2 – Abrir el archivo excel1, seleccionar el botón de Office > Abrir > buscar y
seleccionar excel1 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.

220
Iniciación a Office Unidad 10Excel

10.2. Guardar un libro de trabajo

Como ya sabemos, si se crea un libro de trabajo habrá que guardarlo para
posteriormente poder recuperarlo ya sea para modificarlo, visualizarlo o imprimirlo.
Para guardar el archivo asignándole un nombre hay que seleccionar el botón de Office
> Guardar como.

Si el fichero ya existía, en el apartado “Nombre de archivo” aparecerá su

nombre, en el caso de querer conservarlo con el mismo nombre, pulsar en “Guardar”.

Si se quiere crear un nuevo fichero con la modificación, en el apartado

seleccionar la unidad y la carpeta donde

se va a guardar. En el apartado “Nombre de archivo” escribir el nombre que va a tener
el libro de trabajo, a continuación seleccionar “Guardar”.

Si lo que se quiere es guardar el archivo con el mismo nombre que tenía antes
de la modificación, se puede seleccionar el botón de la barra de herramientas de
acceso rápido o en el botón de Office > Guardar. Se guardará con el mismo nombre
que tenía. Si el archivo era nuevo, se mostrará el cuadro de diálogo “Guardar como”,
que se ha visto anteriormente para darle un nombre y ubicación.

221
Iniciación a Office Unidad 10Excel

10.3. Cerrar un libro de trabajo

Cuando se ha terminado de trabajar con un libro de trabajo, es conveniente
cerrarlo para no utilizar memoria del ordenador inútilmente y para no tener tantas
ventanas abiertas.
Para cerrar un documento hay que acceder al menú del botón de Office >
Cerrar. Si en el libro se ha realizado alguna modificación no almacenada, aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo.

Hacer clic en “Sí” para guardar el libro antes de salir de él. Si el archivo no
tenía nombre, se mostrará el cuadro de diálogo “Guardar como” para establecerle un
nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía. Hacer clic en “No”
para salir del libro sin guardar los cambios realizados. Si se hace clic en “Cancelar” no
se cierra el libro y se vuelve a la posición anterior.

Actividad guiada 03

Cerrar la hoja de cálculo excel1.

1 – Con la hoja de cálculo excel1 abierta, para cerrarla hacer clic botón de Office
> Cerrar.

10.4. Empezar un libro nuevo de trabajo

Cuando se entra a Excel, automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío.
Si se quiere crear otro libro nuevo, hay que hacer un clic en el “botón de Office” >
Nuevo.

Mostrándose la ventana “Nuevo libro”.

222
Iniciación a Office Unidad 10Excel

Actividad guiada 04

Abrir la hoja de cálculo excel1 y a continuación abrir un libro de Excel nuevo para
guardarlo con el nombre excel2.

1 – Abrir el archivo excel1, clic en el botón de Office > Abrir > buscar y seleccionar
excel1 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir, si ya está abierto Excel. Si no está
abierto Excel, arrancarlo haciendo clic en Inicio > Todos los programas > Microsoft
Office > Microsoft Office Excel 2007

2 – Abrir una hoja de cálculo nueva haciendo clic el “botón de Office” > Nuevo >
Crear.

3 – Observar que se ha abierto un libro nuevo de Excel sin datos, para guardarlo con
el nombre excel2 seleccionar el botón de Office > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel2 > clic en
el botón Guardar.

10.5. Botones del cuadro de diálogo “Guardar”

En el cuadro de diálogo “Guardar como” aparecen varios botones en la parte
superior derecha. Los principales son (si se utiliza Windows XP):

Este botón solo esta disponible si se ha cambiado de carpeta. Nos permite volver
atrás (a la carpeta abierta anteriormente).

“Subir un nivel”. Permite ir al nivel anterior. Por ejemplo, si estamos en la carpeta

“Excel” que está dentro de “Mis documentos”, al seleccionar este botón se iría a “Mis
documentos”.

“Eliminar”. Borra el archivo seleccionado de la lista. Siempre nos pedirá la

confirmación para eliminar dicho archivo.

“Crear nueva carpeta”. Permite crear una nueva carpeta dentro de la que se
encuentra abierta. Una vez seleccionado este botón hay que escribir el nombre de la
nueva carpeta.

223
Iniciación a Office Unidad 10Excel

“Vistas”. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic

sobre la flechita, los principales tipos son:

Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos. Lo normal es tener
activa este tipo de vista.

Detalles: Para ver el nombre, tamaño, tipo y fecha de modificación.

Propiedades: para ver en la parte derecha del cuadro de diálogo una serie de
propiedades dependiendo del archivo seleccionado.

Vista previa: Para que se muestre una vista del archivo seleccionado en la
parte derecha del cuadro de diálogo.

En la parte izquierda del cuadro de diálogo “Guardar como”, se muestran las

carpetas más usadas, como Mis documentos, Mi PC, Escritorio,… para acceder
directamente a ellas.

10.6. Crear automáticamente copias de seguridad

Se puede tener automáticamente una copia de los documentos con los que se
trabaja por si se extravía o estropea el archivo original. Para utilizar esta opción
seleccionar el botón de Office > Guardar como > clic en el botón

Elegir la opción “Opciones generales”, mostrándose el siguiente cuadro de

diálogo.

224
Iniciación a Office Unidad 10Excel

Activar la casilla > Aceptar > otra vez en clic

en Guardar para cerrar el cuadro de diálogo “Guardar como”.

El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene el mismo nombre, pero

delante de dicho nombre aparecerá “Copia de seguridad de” y tomará la extensión .xlk.
Al guardar el libro la copia de seguridad será el libro antes de la última modificación. Si
el libro de trabajo es nuevo y es la primera vez que se guarda, no existirá copia, pero
la próxima vez que se guarde sí se guardará la copia, por ejemplo “copia de seguridad
de Libro1.xlk”.

En el botón de Office > Opciones de Excel > Guardar,

en la casilla “Guardar información de Autorrecuperación cada” se puede especificar
cada cuánto tiempo se desea que se guarde automáticamente el libro de trabajo.

225
Iniciación a Office Unidad 10Excel

10.7. Proteger libros de trabajo

Se puede guardar un documento con contraseña para que solamente se pueda
abrir, modificar o añadir datos conociendo esa contraseña, así otros usuarios no
podrán verlo o modificarlo. Existen dos tipos de contraseñas:

 Contraseña de apertura, para que solo puedan acceder al libro de trabajo las
personas que conocen la contraseña.
 Contraseña de escritura, para que cualquier persona pueda acceder al libro de
trabajo, pero solamente lo pueden modificar las personas que conocen la
contraseña de escritura.

Para aplicar una contraseña al documento seguir los siguientes pasos: clic en el
botón de Office > Guardar como > Herramientas > Opciones generales.

Escribir la contraseña en el apartado correspondiente (apertura y/o escritura),

dependiendo del tipo de contraseña. Al escribir la contraseña se mostrarán puntos
(●●●●) para que una persona ajena no pueda ver lo que se está escribiendo. Tras
Aceptar, se mostrarán los siguientes cuadros de diálogo para confirmar las
contraseñas.

Volver a escribir la contraseña y clic en Aceptar para salir de la confirmación.

Si no se escribe la misma contraseña, se mostrará el siguiente mensaje para ir un
paso atrás.

226
Iniciación a Office Unidad 10Excel

Clic en Guardar para cerrar el cuadro de diálogo “Guardar como”.

Si se han utilizado los dos tipos de contraseñas, al abrir el libro de trabajo nos
pedirá las contraseñas en los siguientes cuadros de diálogo:

Si no se conocen las contraseñas no se dejará abrirlo o cambiar su contenido.

Si se quieren quitar las contraseñas, hay que abrir el libro con las contraseñas
para tener la posibilidad de modificarlo y luego realizar los mismos pasos que cuando
se han puesto las contraseñas pero borrando los apartados de contraseñas.

También se puede proteger una hoja de trabajo para que no se pueda modificar
su contenido de la siguiente manera:

1. En la ficha Revisar > Proteger hoja .

2. Introducir la contraseña y pulsar Aceptar. En ese momento pedirá confirmación

donde se escribirá de nuevo la contraseña.

227
Iniciación a Office Unidad 10Excel

3. Y por último, pulsar Aceptar. Cuando se quiera cambiar alguna celda de la

hoja, se mostrará el siguiente mensaje.

Para desproteger la hoja seleccionar Revisar > Desproteger hoja.

Escribir la contraseña correcta > Aceptar.

Hay que escribir las letras mayúsculas y minúsculas exactamente tal como se
hayan escrito al crear la contraseña. Ninguna contraseña es totalmente segura, para
reducir la probabilidad de que se adivine o se averigüe fácilmente, se recomienda:

 Que tenga como mínimo siete caracteres

 Contener letras mayúsculas, minúsculas y números
 No repetir caracteres
 No contener caracteres consecutivos (1234, abcd…)
 No contener parte del nombre de usuario
 Cambiar de contraseña cada cierto tiempo

Actividad guiada 05

Proteger el libro excel2 con la contraseña de apertura “a1b2c3” (sin las comillas).

1 – Posicionarse en cualquier lugar del libro excel2.

228
Iniciación a Office Unidad 10Excel

2 – Clic en el botón de Office > Guardar como > Herramientas > Opciones
generales.

3 – En el cuadro “Contraseña de apertura” escribir a1b2c3.

4 – Clic en Aceptar > escribir de nuevo la contraseña > Aceptar.

5 – Clic en Guardar de la ventana “Guardar como”, reemplazando los cambios

realizados.

6 – Cerrar el libro (clic en el botón de Office > Cerrar.) y abrirlo de nuevo

comprobando que es necesario escribir correctamente la contraseña (dejar abierto el
libro excel2).

10.8. Cerrar todos los libros abiertos

Si se tienen varios libros abiertos a la vez, se pueden cerrar todos ellos
haciendo clic en el botón de Office > Salir de Excel. Si no se han guardado los
cambios realizados en algunos de los libros se mostrará el siguiente mensaje.

Si se elige “Sí a todo”, se guardarán los cambios realizados en todos los libros
sin volver a preguntarnos. Si se elige “Sí”, se guardarán los cambios del libro actual y
volverá a mostrarse el mensaje en el siguiente libro que se cierre que tenga cambios
realizados.

Actividad guiada 06

Cerrar los dos libros abiertos (excel1 y excel2).

1 – Posicionarse en cualquiera de los libros y hacer clic en el botón de Office >

Salir de Excel.

2 – Observar que se han cerrado todos los libros de Excel que estaban abiertos.

229
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

Unidad 11 – Crear una hoja de cálculo

11.1. Entorno de trabajo

Cuando abrimos una hoja de cálculo con la aplicación Excel, aparece una
ventana en la pantalla con el siguiente aspecto.

Cuadro de nombres Barra de título con el

Barra de fórmulas nombre del libro

Barra de fichas de hojas Área de trabajo

La ventana es similar a los módulos explicados anteriormente y con

componentes como fichas, grupos y botones de comando.

Entre las novedades que presenta esta ventana tenemos las siguientes:

 Cuadro de nombres: situado debajo de la cinta de opciones. En este cuadro

aparece el nombre de la celda seleccionada. Por ejemplo, si se introducen
datos en la celda situada en la columna B y fila 3, en este cuadro pondrá B3.

230
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

 Barra de fórmulas: es este apartado aparece el contenido de la celda

seleccionada. Aparecen tanto números como textos, y si la celda tiene
fórmulas, en la celda aparece el resultado pero en esta barra aparece la
fórmula.

 Barra de fichas de hojas (o etiquetas de hojas): cada documento (libro) está

formado por varias hojas y para acceder a ellas, hay que usar estas etiquetas.

Teclas de método abreviado

Gran parte de las funciones de la aplicación pueden activarse mediante

combinaciones de teclas. Así, por ejemplo, la combinación de tecla Ctrl+A abre un
documento. Para activar esta función mediante una combinación de tecla, hay que
mantener pulsada la tecla “Ctrl” y a continuación pulsar la tecla “A”, para finalizar soltar
las dos teclas.

A continuación se muestran algunas combinaciones de teclas:

Abrir CTRL + A
Copiar CTRL + C
Crear un gráfico que utilice el rango actual F11 o ALT + F1
Deshacer CTRL + Z
Guardar CTRL + G
Imprimir CTRL + P
Moverse al inicio de la hoja de cálculo CTRL + INICIO
Moverse hasta la última celda con datos de la hoja de cálculo, es
decir, hasta la celda que se encuentre en la intersección entre la CTRL + FIN
columna del extremo derecho y la fila del extremo inferior.
Pegar CTRL + V
Insertar función MAYÚS + F3
Seleccionar la columna actual CTRL + BARRA
ESPACIADORA
Seleccionar la fila actual MAYÚS + BARRA
ESPACIADORA

Información de Microsoft Excel

Al seleccionar el botón de Office > Opciones de Excel > Recursos > en el

apartado “Acerca de Microsoft Office Excel 2007” clic en Acerca de, se visualiza la
ventana de información de Excel informando sobre el fabricante y la versión.

231
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

Al pulsar en se muestra información sobre el software y

hardware del ordenador.

En el botón “Soporte técnico”, nos indica la dirección Web de Microsoft para consultar
los servicios de soporte técnico online.

232
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

11.2. Hojas y celdas

Excel es una aplicación que nos permite crear documentos, y cada documento
contiene un libro que está formado a su vez por varias hojas: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3,
etc. Se pueden agregar y eliminar hojas, el número de estas puede variar entre 1 y
255.

Cada hoja admite datos, textos e imágenes y puede tratarse como una tabla
independiente. Solo una de estas hojas estará visible y puede reconocerse por la
pestaña en el margen inferior. Para ver otra hoja, basta con hacer clic en la pestaña
correspondiente.

Al abrir Excel nos encontramos con una hoja vacía, y cada hoja está dividida en
filas y columnas en la que cada cruce da lugar a una celda. Las filas están formadas
por líneas horizontales que se identifican por números consecutivos, empezando por el
nº 1 y en total podemos tener 1.048.576 filas en una hoja.

Las columnas se forman por líneas verticales, y se identifican con letras

mayúsculas desde la A hasta la Z continuando por AA, AB, …, AZ, BA hasta XFD, en
total pueden tener 16.384 columnas.

Una celda es la intersección de una fila con una columna. La celda se identifica
por la letra de la columna y el número de la fila que la genera. Por ejemplo la celda C3
es la celda situada en la intersección de la columna C y la fila 3.

El total de celdas que tenemos para trabajar serán 1.048.576 filas, por 16.384
columnas que hacen un total de 17.179.869.184 celdas por hoja. Como es lógico, es
muy difícil utilizar todas en nuestros trabajos, con lo que solo usaremos el número de
celdas que nos interese.

Al ser una cantidad tan grande de celdas, no se pueden visualizar en el área de

trabajo siendo necesaria la utilización de las barras de desplazamiento.

La celda activa es la enmarcada en negro. Cuando se introduce un dato se

visualiza en la celda y en la barra de fórmulas. Al hacer un clic sobre la celda, ésta se
activará.

233
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

Para movernos de una celda a otra, utilizaremos las teclas de desplazamiento

del teclado o también haciendo clic con el puntero del ratón sobre una determinada
celda.

Entre las teclas que podemos usar para moverse por la hoja, tenemos:

TECLA DESCRIPCIÓN
Teclas de desplazamiento Activan la celda situada al lado de la
↑↓←→ celda activa
Intro Acepta la introducción de un dato en la
 celda activa, activándose la celda inferior
Tabulación Activa la celda situada a la derecha de la
 activa
Mayúscula + Tabulación
↑+
Activa la celda situada a la izquierda
(pulsar ↑ y sin soltar pulsar al mismo
tiempo )
Mayúscula + Intro Activa la celda superior
Activa la primera celda con datos de la
Inicio
fila donde se encuentre el cursor
Ctrl + Fin Activa la última celda con datos
Activa la celda situada varias filas hacia
Re Pág.
arriba y se consigue un movimiento más
rápido
Activa la celda situada varias filas hacia
Av Pág. abajo y se consigue un movimiento más
rápido.

Para comunicar al programa que hemos terminado de introducir datos en la

celda pulsaremos la tecla intro, activándose la celda inferior. También se puede hacer
con la tecla de tabulación, teclas de desplazamiento o con un clic en otra celda.

Durante la introducción de datos, en la barra de fórmulas aparecen dos botones

nuevos, uno nos permite aceptar la introducción del dato y el otro cancelarla .
Podemos corregir errores mientras insertamos datos pulsando la tecla retroceso ←, o
también pulsar la tecla escape <Esc> o clic en para anular la introducción de datos
y comenzar a escribirlo de nuevo.

Actividad guiada 07

Introducir datos en celdas y practicar con el desplazamiento entre celdas utilizando

una operación sencilla.

1 – Abrir Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office
Excel 2007.

2 – Activar la celda A2 e introducir el texto: Pantalón.

3 – Pulsar intro y teclear: Camisa. (celda A3).

4 – Pulsar intro y teclear: Zapatos. (celda A4).

234
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

5 – Pulsar intro y teclear: Total. (celda A5).

6 – Activar la celda B1 e introducir el texto: Compras.

7 – Pulsar intro y teclear: 50 (celda B2).

8 – Pulsar intro y teclear: 45 (celda B3).

9 – Pulsar intro y teclear: 60 (celda B4).

10 – Pulsar intro y teclear: =B2+B3+B4.

11 – Observar que en la barra de fórmulas se visualiza también lo que se está

escribiendo. Siempre que se quiera realizar una operación, ésta debe empezar por el
símbolo igual =.

12 – Pulsar intro y comprobar que se ha realizado la suma.

Observar en la figura que al posicionarse en B5, el valor que se ve en la celda

es la suma realizada y en la barra de fórmulas se visualiza la operación escrita
anteriormente.

13 – Activar la celda B2 y escribir 80, pulsar la tecla intro.

Comprobar que al cambiar el número de una de las celdas, el valor de la celda

B5 ha variado automáticamente de 155 a 185.

14 – Para hacer que el valor calculado resalte en negrita para que se diferencie del
resto de los datos, posicionarse en B5 y seleccionar el botón de negrita

235
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

15 – Guardar lo realizado con el nombre excel7, seleccionar el botón de Office >

Guardar como > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de
archivo:” escribir excel7 > clic en el botón Guardar.

16 – Cerrar el libro excel7 (clic en el botón de Office > Cerrar).

11.3. Inserción de texto y números

Como se ha visto en el ejemplo anterior, la introducción de datos en las celdas
de forma manual, es muy sencilla ya que solamente hay que activar la celda deseada
y utilizar el teclado para introducir los datos. Una vez que se ha introducido, se pulsa
intro o la tecla del tabulador para comunicar al programa que se ha terminado de
introducir datos en la celda.

Estos datos que introducimos, suelen estar acompañados de unos títulos con lo
que es recomendable planificar la estructura de la hoja (título de las filas o columnas).

Si los datos que se introducen en una celda constan de más caracteres de los
que se pueden visualizar, puede ocurrir que se vean datos incompletos. Esto no quiere
decir que se haya perdido información, ya que en la barra de fórmulas, se podrá
visualizar todo el contenido de la celda activa. También se podrá visualizar todo el
contenido de la celda, ampliando el ancho de la columna como se explicará en otra
unidad.

Los datos de la
celda A2, no se ven
completamente
porque lo tapa el
contenido de la
celda B2 pero no se
ha perdido la
información.

Cuando introducimos texto, éste se alinea a la izquierda. Y si son solo

números, estos se alinean por defecto a la derecha.

La coma (,) es normalmente el separador decimal definido por el sistema

operativo, con lo que obtendremos un número con parte entera y parte decimal.

Si queremos modificar la alineación de los datos, se puede hacer

seleccionando los botones de alineación como hemos visto en Word.

El programa tiene la función de autocompletar, de tal manera que conforme

vamos introduciendo los datos, compara si se ha introducido alguno igual
anteriormente, autocompletándolo. Si seguimos escribiendo, desaparecerán los datos

236
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

autocompletados cuando estos sean distintos. Si queremos que los datos

autocompletados permanezcan en la celda y así dejar de escribir, hay que pulsar la
tecla intro.

Actividad guiada 08

En una hoja de datos nueva, introducir texto y números para comprobar su alineación.

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva (hacer un clic en el “botón de Office” >
Nuevo > Crear, si ya está abierto Excel). Si no está abierto Excel, arrancarlo
haciendo clic en Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2007.

2 – Introducir los siguientes datos:

3 – Observar que por defecto los números se alinean a la derecha y el texto a la

izquierda. Para hacer que el texto de las celdas A1 y B1 tengan alineación centro,
seleccionar dichas celdas y pulsar el botón “centrar”.

4 – Guardar lo realizado con el nombre excel8, seleccionar el botón de Office >

Guardar como > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de
archivo:” escribir excel8 > clic en el botón Guardar.

7 – Cerrar el libro excel8 (clic en el botón de Office > Cerrar).

Actividad guiada 09

En una hoja de cálculo nueva e introducir los siguientes datos utilizando la función de
autocompletar ya que hay datos que se repiten. (Observar que el texto de la columna
A, tiene alineación centro, la columna B alineación izquierda y la columna C tiene
alineación derecha).

237
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva (clic en el “botón de Office” > Nuevo >
Crear, si ya está abierto Excel).

2 – Introducir los datos que se muestran en la figura del enunciado, teniendo en cuenta
que al empezar a escribir un dato que ya se había escrito antes se autocompleta, para
que los datos autocompletados que se van mostrando permanezcan en el celda,
pulsar la tecla intro y así no hay que seguir escribiendo el dato autocompletado.

3 – Seleccionar los datos de la columna “A” (clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar
hasta la celda A5), y establecer alineación centrada pulsando el botón “Centrar”.

4 – Seleccionar los datos de la columna “C” y establecer alineación derecha pulsando

el botón “Alinear a la derecha”.

5 – Guardar lo realizado con el nombre excel9, seleccionar el botón de Office >

Guardar como > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de
archivo:” escribir excel9 > clic en el botón Guardar.

7 – Cerrar el libro excel9 (clic en el botón de Office > Cerrar).

Memoria de datos
El programa memoriza los nombres introducidos en las columnas para poderlos
agregar automáticamente. Por ejemplo, en una hoja de cálculo nueva teclear:

Al activar la celda A4, clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la
opción Elegir de la lista desplegable.

238
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

Donde se podrá elegir entre los datos anteriormente introducidos:

11.4. Modificar, eliminar y mover los contenidos de las

celdas

Modificar datos
Podemos modificar los datos de varias formas:
 Activar la celda, escribir el nuevo dato y pulsar intro. Tiene el inconveniente de
tener que escribir el dato completo.

 Activar la celda, clic sobre el dato que se visualiza en la barra de fórmulas,

apareciendo el cursor donde se podrá modificar igual que en un procesador de
textos.

 Doble clic sobre la celda, apareciendo el cursor en el punto en el que estaba el

puntero del ratón.

 Activando la celda y luego pulsando la tecla F2, el cursor se situará al final de

los datos.

239
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

Eliminar contenidos de las celdas

Para eliminar el contenido de una celda hay que activar esa celda y luego se
puede proceder de dos maneras distintas:

1. Pulsar la tecla suprimir <Supr>.

2. Ficha Inicio > Eliminar del grupo “Celdas”.

Al borrar las celdas quedan vacías, pero existe la opción eliminar celdas,
desplazándose el resto de las celdas ocupando el espacio dejado por las celdas
eliminadas. Esto se hace seleccionando Inicio > clic en la flecha de Eliminar
> Eliminar celdas, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:

Se seleccionará la opción según lo que se desee realizar.

Mover el contenido de la celda

La operación de mover, desplaza una celda o rango de celdas a otra posición.
Para mover unas celdas a otra posición, primeramente hay que seleccionar las celdas
a mover > Inicio > Cortar > apareciendo una línea de marca alrededor de las
celdas cortadas indicando la información situada en el portapapeles, seleccionar las
celdas donde se desea que se sitúen las celdas cortadas (o posicionarse en la celda a
partir de la cual se pegarán las celdas cortadas) > Inicio > Pegar. Hay que tener en
cuenta que al pegar unas celdas sobre otras que tengan datos, se borrará el contenido
de estas últimas.

Para pegar la fórmula solamente, en la ficha “Inicio”, en el grupo Portapapeles,

hacer clic en la flecha de “Pegar” > Pegado especial.

240
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

Abriéndose el cuadro de diálogo “Pegado especial”, activar la casilla “Fórmulas”

> Aceptar.

Si se desea pegar solamente los resultados de la fórmula, seleccionar la opción

“Valores”.

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja,

también se puede realizar, seleccionando el rango (o la celda) y a continuación hay
que desplazar el puntero del ratón hasta uno de los bordes de la selección donde
cambiará de aspecto adquiriendo la forma de cuatro flechas en cruz. En ese momento,
pulsar y arrastrar hasta la posición deseada donde soltaremos el botón del ratón.

241
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

Actividad guiada 10

En la hoja de cálculo del archivo excel10 cambiar el contenido de la celda B4 por 205,
borrar el contenido de la celda B5 y mover el contenido de la celda B6 a la celda B5.

1 – Abrir el archivo excel10, seleccionar el botón de Office > Abrir > buscar y
seleccionar excel10 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.

2 – Hacer clic sobre la celda B4 y escribir 205 para cambiar su contenido.

3 – Hacer clic sobre la celda B5 y pulsar la tecla “Supr” (suprimir) para borrar el
contenido de la celda.

4 – Para mover el contenido de la celda B6 a la celda B5, hacer clic sobre la celda B6,
desplazar el puntero del ratón hasta uno de los bordes de la celda seleccionada y
cuando adquiriera la forma de cuatro flechas en cruz, pulsar y arrastrar hasta la celda
B5.

5 – Guardar los cambios realizados, pulsando el botón “Guardar” (o seleccionar

el botón de Office > Guardar).

6 – Cerrar el libro excel10 (en el botón de Office > Cerrar).

11.5. Rangos

Seleccionar rangos
Cuando se quiera realizar una misma operación en varias celdas a la vez,
primero habrá que seleccionarlas. A este conjunto de celdas se le llama rango.

Para seleccionar un rango, hacemos clic en la primera celda y sin soltar

arrastramos el ratón hasta la última celda, al soltar el botón del ratón quedarán
resaltadas las celdas del rango seleccionado.

Vamos a ver un ejemplo pulsando con el ratón en la celda B2 y sin soltar

arrastrarlo hasta la celda E7, suelta el botón del ratón y observarás que las celdas
seleccionadas están resaltadas con fondo azul, excepto la primera de ellas.

Para desactivar la selección, hacemos clic en cualquier celda.

242
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

Para seleccionar varias celdas que no se encuentran contiguas entre sí,

seleccionar el primer rango de celdas y a continuación el resto de celdas manteniendo
pulsado la tecla control <Ctrl>.

Para seleccionar toda una columna hay que hacer clic sobre la letra que da
nombre a la columna. Por ejemplo, seleccionar la columna B haciendo un clic sobre B.

Igualmente se hace con las filas, pero en este caso haciendo clic sobre el
número que identifica a dicha fila. Por ejemplo seleccionamos la fila 7.

También se puede seleccionar todas las celdas de una hoja haciendo clic en el
botón que está en la esquina superior izquierda.

Con el teclado también se puede seleccionar un rango, pulsando la tecla

mayúscula (↑) y sin soltarla, utilizar las teclas de desplazamiento.

Seleccionar un rango nos servirá para copiar o cambiar el formato de varias

celdas a la vez.

Más adelante cuando se estudien las fórmulas se verá que para especificar un
rango, primero hay que escribir la primera celda del rango seguido de dos puntos “:” y
a continuación la última celda del rango. Por ejemplo B2:C4 sería el rango.

Es decir, B2:C4 es todo lo comprendido desde la celda B2 hasta la celda C4.

Copiar y pegar un rango

Para copiar un rango y posteriormente pegarlo en otro lugar, se puede realizar
seleccionando primeramente el rango, a continuación utilizando la opción “Copiar”
de la ficha “Inicio”, y por último posicionarse en la primera celda donde se quiere pegar
el rango copiado y seleccionar “Pegar”, igual que se realizó en el procesador de textos.

243
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

Mover un rango
Después de seleccionar el rango, desplazar el puntero del ratón hasta uno de
los bordes del rango donde cambiará de aspecto adquiriendo el de cuatro flechas en
forma de cruz. En ese momento, pulsar y arrastrar la selección al lugar deseado.
También se puede hacer con las opciones cortar y pegar.

Actividad guiada 11

En una hoja de cálculo nueva copiar los siguientes datos y a continuación copiar y
pegar esos datos a partir de la celda D1.

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva (clic en el “botón de Office” > Nuevo >
Crear, si ya está abierto Excel).

2 – Escribir en las celdas correspondientes los datos que se muestran en la figura del
enunciado de la actividad.

3 – Seleccionar el rango de las celdas que tienen datos, haciendo clic en la celda A1 y
sin soltar arrastrar hasta la celda B5.

4 – Clic en “Copiar” de la ficha “Inicio, para copiar el rango en el portapapeles.

5 – Clic en la celda D1 donde se pegarán los datos a partir de dicha celda.

6 – Clic en Pegar de la ficha “Inicio” para pegar los datos del portapapeles, quedando
como aparece en la siguiente figura:

7 – Guardar lo realizado con el nombre excel11, clic en el botón de Office >

Guardar como > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de
archivo:” escribir excel11 > clic en el botón Guardar.
8 – Cerrar el libro excel11 (clic en el botón de Office > Cerrar).

244
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

11.6. Insertar filas y columnas

Si una vez que se han introducido los datos en una hoja de cálculo, falta alguna
fila o columna, hay que utilizar la función insertar filas o columnas.

Para insertar filas o columnas se selecciona Inicio > clic en la flecha de

Insertar del grupo “Celdas” > Insertar filas de hoja o Insertar columnas
de hoja. La fila se insertará en la parte superior de la celda activa, y la columna en la
parte izquierda. Por lo que si existe más información se desplazará hacia abajo o a la
derecha, según se inserte una fila o una columna.

Si se quieren añadir varias filas o columnas, primeramente hay que seleccionar

tantas filas (o columnas) a añadir.

Añadir filas o columnas en una hoja de cálculo no hace que el número de filas o
columnas totales varíe, seguirán habiendo 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que
sucede es que se eliminan las últimas. Si se intenta añadir filas o columnas y no te lo
permite, seguramente sea debido a que la última fila o columna contiene algún dato.

Si lo que se desea es eliminar una fila o columna, hay que seleccionar la fila o
columna y a continuación clic en Inicio > Eliminar. O posicionarse en una de las
celdas de la fila o columna y hacer clic en la flecha de Eliminar y
seleccionar Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja. (Si se comete algún
error se pueden utilizar los comandos deshacer y rehacer para corregir lo último
realizado ).

Actividad guiada 12

En la hoja de cálculo del archivo excel12 realizar lo siguiente:

- Insertar una fila entre la fila 1 y la fila 2.
- Insertar una columna entre la columna A y la columna B.
- Insertar una fila nueva en la primera línea para que la primera línea quede en blanco.
- Dejar la primera columna en blanco.
- Eliminar la última fila con datos.
1 – Abrir el archivo excel12, seleccionar el botón de Office > Abrir > buscar y
seleccionar excel12 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.
2 – Para insertar una nueva fila entre la 1 y la 2. Posicionarse en cualquier celda de la
fila 2 (o seleccionar la fila 2) e introducir una nueva fila seleccionando la ficha Inicio
> clic en la flecha de Insertar > Insertar filas de hoja.
3 – Para insertar una nueva columna entre la A y la B. Posicionarse en cualquier celda
de la columna B (o seleccionar la columna B) e introducir una nueva columna
seleccionando Insertar > Insertar columnas de hoja, de la ficha “Inicio”.
4 – Insertar una fila nueva en la primera línea para que esa línea se quede en blanco.
Posicionarse en cualquier celda de la 1ª fila y hacer clic en Insertar > Insertar filas
de hoja).
5 – Dejar la primera columna en blanco, seleccionando cualquier celda de la columna
“A” y hacer clic en Insertar > Insertar columnas de hoja.
6 – Eliminar la última fila con datos. Para ello, seleccionar la fila 8 y hacer clic en
Edición > clic en la flecha de Eliminar > Eliminar filas de hoja. Quedará así:

245
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

7 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

8 – Cerrar el libro excel12 ( > Cerrar).

11.7. Rellenar celdas automáticamente

A veces interesa rellenar las celdas de un rango con una secuencia de datos
(meses del año, series de números, días de la semana, etc.). Esto se puede hacer
automáticamente con la opción de autollenado o rellenar.
En la ficha a Inicio > clic en el botón “Rellenar” (del grupo
“Modificar”) > Series se puede rellenar automáticamente una secuencia de meses,
días o números. En Inicio > clic en el botón > Hacia abajo (o hacia la
derecha, izquierda o arriba, según el rango seleccionado) se pueden copiar datos en
todas las celdas.

Actividad guiada 13

En una hoja de cálculo nueva, crear la siguiente hoja utilizando el comando “Rellenar”.

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva (clic en el “botón de Office” > Nuevo >
Crear, si ya está abierto Excel).
2 – En la celda A1 escribir “enero” y pulsar la tecla intro.
3 – Seleccionar el rango A1:G1, haciendo clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar
hasta la celda G1.
4 – Con el rango A1:G1 seleccionado, clic en el botón > Series, y
seleccionar las opciones como aparece en la siguiente figura.

246
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

5 – Clic en Aceptar para que se autorrellenen los meses del año.

6 – Hacer clic en la celda A2 y escribir el número 1, a continuación pulsar la tecla intro.
7 – Seleccionar el rango A2:A15.
8 – Clic en el botón > Series. Comprobar que está seleccionado el tipo
lineal e incremento 1 y hacer clic en el botón Aceptar, para que se vaya
incrementando de 1 en 1 el valor de la serie.

En este apartado se
especifica el valor
que se va
incrementando en la
serie.

9 – Introducir en la celda B2 el valor “0” y pulsar la tecla intro.

10 – Seleccionar el rango B2:G15. Hacer un clic en el botón > Series >
Hacia abajo. Hacer otro clic en el botón > Series > Hacia a la derecha.
Comprobar que todas las celdas del rango B2:G15 han tomado como valor “0”.
11 – Guardar lo realizado con el nombre excel13, seleccionar el botón de Office
> Guardar como > situarse en la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre
de archivo:” escribir excel13 > clic en el botón Guardar.
12 – Cerrar el libro excel13 ( > Cerrar).

Existe también una opción de autollenado más rápida. Por ejemplo, escribir en
una celda el nombre del mes “enero”.

Colocar el puntero del ratón sobre el indicador de la parte inferior derecha (que
se indica en la figura anterior) y cuando el puntero adquiera la forma de cruz pequeña,
pulsar y sin soltar, arrastrar hasta abarcar cinco celdas más. Al soltar, se rellenarán
automáticamente los meses correlativos.

247
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

11.8. Dar nombre a las hojas

Al abrir un archivo nuevo de hoja de cálculo, por defecto toma como nombre
Hoja1. Esto se puede modificar seleccionando el Inicio > Formato (del grupo
“Celdas”) > Cambiar el nombre de la hoja y se activa el nombre de la página.

En ese momento, teclear el nombre deseado y pulsar la tecla intro.

Otra forma de realizarlo sería, pulsando el botón derecho del ratón sobre el

nombre de la hoja (parte inferior izquierda de la hoja de cálculo) y en el

menú contextual asociado seleccionar Cambiar nombre.

También se puede cambiar el orden de las pestañas de las diferentes hojas de

la tabla. Para ello hay que hacer un clic en la pestaña donde aparece el nombre de la
hoja que se desea mover y arrastrar manteniendo pulsado el botón del ratón hasta la
posición deseada.

Actividad guiada 14

En el libro excel14 establecer los siguientes nombres a las hojas:

A la hoja 1, poner el nombre de “Datos”.
A la hoja 2, poner el nombre de “Artículos”.
A la hoja 3, poner el nombre de “Factura”

1 – Abrir el archivo excel14, seleccionar el botón de Office > Abrir > buscar y
seleccionar excel14 en la carpeta “Excel” del curso > Abrir.
2 – Posicionarse en la hoja 1 haciendo clic en la pestaña que le da nombre
3 – Clic en Inicio > Formato > Cambiar el nombre de la hoja > escribir Datos >
pulsar la tecla intro. Adquiriendo la hoja el nombre Datos.
4 – Posicionarse en la hoja 2 haciendo clic en su pestaña

5 – Clic en Inicio > Formato > Cambiar el nombre de la hoja > escribir Artículos >
pulsar la tecla intro.
6 – Posicionarse en la hoja 3 haciendo clic en su pestaña

7 – Clic en Inicio > Formato > Cambiar el nombre de la hoja > escribir Factura >
pulsar la tecla intro. Debe tener un aspecto como este:

8 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

9 – Cerrar el libro excel14 y el programa Excel ( > Cerrar).

248
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

11.9. Insertar celdas en una hoja

A veces, no interesa añadir ni filas ni columnas, sino cedas dentro de la hoja de
cálculo. Para añadir celdas, primeramente hay posicionarse en la celda (o seleccionar
varias celdas) sobre la que se desea añadir Inicio > clic en la flecha de Insertar >
Insertar celdas.

Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas se desplacen hacia la

derecha o hacia abajo. El cuadro de diálogo “Insertar celdas”, también permite añadir
filas o columnas.

11.10. Insertar hojas en un libro

Si se necesitan más de tres hojas en un libro de trabajo, hay que añadir más
hojas. Para realizar esta tarea hay que posicionarse en la hoja sobre la que se quiere
añadir la otra hoja, ya que la hoja se añadirá a la izquierda de la seleccionada, a
continuación seleccionar Inicio > clic en la flecha de Insertar > Insertar hoja.
Tomando por defecto el nombre Hoja4, Hoja5,…

También se puede realizar seleccionando la pestaña “Insertar hoja de

cálculo” que hay junto a las pestañas que dan nombre al resto de las hojas.

11.11. Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas o columnas, seleccionar las filas o columnas (o seleccionar
celdas de las filas o columnas) a eliminar > Inicio > clic en la flecha de Eliminar
y seleccionar Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.
Como ya se ha comentado anteriormente, al eliminar filas o columnas no varía el
número de filas o columnas, seguirá habiendo 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo
que sucede es que se añaden al final de la hoja, tantas filas o columnas como
eliminadas.

249
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

11.12. Eliminar hojas de un libro

Para eliminar una hoja, hay que posicionarse en cualquier celda de la hoja a
eliminar y seleccionar > Inicio > clic en la flecha de Eliminar y
seleccionar Eliminar hoja. Si la hoja tenía algún dato se mostrará el siguiente
mensaje.

Confirmando la acción en “Eliminar” si se está seguro del borrado.

También se puede eliminar una hoja de cálculo colocando el puntero del ratón
sobre el nombre de la hoja y hacer un clic con el botón derecho, mostrándose su menú
contextual y seleccionar la opción “Eliminar”.

Se puede comprobar que dicho menú contextual también se puede insertar una
hoja, cambiar el nombre a la hoja, dar color a la etiqueta que da nombre a la hoja, etc.

11.13. Mover una hoja de cálculo

Para cambiar de posición una hoja de cálculo se puede hacer en Inicio >
Formato del grupo “Celdas” > Mover o copiar hoja, mostrándose el siguiente cuadro
de diálogo.

250
Iniciación a Office Unidad 11 Excel

En el apartado “Al libro”, se puede elegir el libro de trabajo donde se quiere

mover, en la lista desplegable se mostrarán los libros que se tengan abiertos en ese
momento.

En el apartado “Antes de la hoja”, seleccionar la hoja donde colocarla >

Aceptar.

Otra manera más rápida para cambiar de posición una hoja de cálculo dentro
del mismo libro, es situándose sobre la etiqueta que da nombre a la hoja y pulsar y
arrastrar hasta la posición deseada, mostrándose una pequeña flecha donde irá
colocada, a continuación soltar el botón del ratón.

11.14. Copiar una hoja de cálculo

Si lo que se necesita es copiar todo el contenido de una hoja de cálculo en otro
libro o en el mismo libro, se realiza con el comando Inicio > Formato > Mover o
copiar hoja. En el apartado “Al libro”, seleccionar el libro de trabajo donde se quiere
mover (el libro debe de estar abierto). En el apartado “Antes de la hoja”, elegir la hoja
donde colocarla y activar la casilla “Crear una copia” > Aceptar.

251
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Unidad 12 – Formato
El objetivo de esta unidad es trabajar dando formato a la hoja de cálculo, para
mejorar la presentación haciendo modificaciones sobre el texto, ancho y alto de celdas
e introduciendo bordes y color de fondo.

12.1. Formato de texto

La forma de cambiar el formato de texto es exactamente igual a la vista en
Word, haciendo modificaciones sobre la fuente, tamaño, color, alineación, color,
negrita, etc.

Para cambiar el formato de texto hay dos formas:

1. Utilizando los grupos “Fuente” y “Alineación” de la ficha “Inicio”:

2. Seleccionar en el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Fuente”. (O en

Inicio > Formato > Formato de celdas > Fuente).

Elegir la opción
deseada y
pulsar el botón
de “Aceptar”.

252
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Actividad guiada 15

Crear una hoja de cálculo con los siguientes datos:

Donde en la fila 1 los datos están en negrita, cursiva y subrayado con alineación
centro.
Los datos de la columna A (celdas A2:A5), con fuente Comic Sans MS.
Los datos de la columna B (celdas B2:B5) con tamaño 14.
La columna C (celdas C2:C5) poner los datos con color rojo de fuente

1 – Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2007.

2 – Escribir los siguientes datos:

3 – Seleccionar los datos de la fila 1 haciendo clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar
hasta la celda C1 > clic en el botón > clic en > clic en > clic en , de la
ficha Inicio (grupos fuente y alineación), para establecer a los datos de las celdas A1,
B1 y C1 en negrita, cursiva, subrayado y alineación centro.

4 – Clic en la celda A2 y sin soltar arrastrar hasta la celda A5 y en la casilla “fuente” del
grupo Fuente establecer el tipo de letra Comic Sans MS.

Para establecer a los datos del rango A2:A5 con tipo de letra Comic Sans MS.

5 – Clic en la celda B2 y sin soltar arrastrar hasta la celda B5 y en la casilla “tamaño de

fuente” establecer el tamaño 14.

Para aplicar a las celdas B2, B3, B4 y B5 el tamaño de fuente 14.

6 – Clic en la celda C2 y sin soltar arrastrar hasta la celda C5 > clic en la flecha de
color de fuente y establecer el color rojo. Para así asignar a los datos del rango
C2:C5 el color rojo.

253
Iniciación a Office Unidad 12Excel

7 – Guardar lo realizado con el nombre excel15, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel15 > clic en
el botón Guardar.

8 – Cerrar el libro excel15 (clic en el botón de Office > Cerrar).

12.2. Formatos numéricos

Para mejorar el aspecto de los datos numéricos, la aplicación permite introducir
diferentes tipos de números adaptándose a los datos (moneda, porcentaje, fracción,
fecha, etc.).

Para acceder a este formato numérico, se puede hacer desde el grupo

“Número” de la ficha “Inicio”.

O desde el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Número”.

254
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Por defecto, presenta el formato general que es el que hemos visto hasta ahora
con los números ajustados a la derecha.

En la lista “categoría”, existen múltiples opciones como moneda, fecha, hora,

porcentaje, fracción, etc. y es la que va a determinar el tipo de números con los que
vamos a trabajar.

En algunas de las opciones que presenta la lista categoría podemos elegir los
números de decimales que va a tener, y si tendrá separador de miles.

También disponemos de unos botones en el grupo “Formato” para activar o

desactivar los formatos más comunes:

Estilo moneda

Estilo porcentaje

Estilo millares

Aumentar decimales

Disminuir decimales

Por ejemplo, si una celda contiene un número con formato general

y queremos cambiarlo a estilo euro, seleccionamos la celda y

accionamos el botón y aparece lo siguiente:

Para eliminar el formato numérico aplicado, de la lista desplegable del grupo

“Número” hay que seleccionar el tipo “General”.

255
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Actividad guiada 16
En una hoja de cálculo nueva escribir los siguientes datos para que quede con el
siguiente aspecto:

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva (clic en el “botón de Office” > Nuevo >
Crear, si ya está abierto Excel).

2 – Escribir los datos que aparecen en la imagen del enunciado de la actividad.

3 – Seleccionar la celda A1 y B1 y clic en el botón para que tenga alineación

centro. Con dichas celdas seleccionadas establecer las celdas en negrita haciendo un
clic en .

4 – Seleccionar el rango de celdas B2:B6 y clic en el botón o seleccionarlo desde

el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Número”, con la pestaña activada de
Número, elegir Moneda > Aceptar.

5 – Guardar lo realizado con el nombre excel16, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel16 > clic en
el botón Guardar.

6 – Cerrar el libro excel16 (Archivo > Cerrar).

Actividad guiada 17

En la hoja de cálculo excel17 realizar lo siguiente:

Al rango A2:A6 establecer la alineación centro.
Al rango B2:B6 aplicar el formato de número de porcentaje sin decimales.
Al rango C2:C6 asignar la categoría fecha.
1 – Abrir el archivo excel17, > Abrir > buscar y seleccionar excel17 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.

2 – Seleccionar el rango de celdas A2:A6 y colocar en alineación centro haciendo clic

en el botón .

3 – Seleccionar el rango de celdas B2:B6 e ir al indicador de cuadro de diálogo del

grupo “Número” > Número y seleccionar la categoría porcentaje sin decimales >
Aceptar. (Como se puede apreciar en la siguiente figura).

256
Iniciación a Office Unidad 12Excel

4 – Seleccionar el rango de celdas C2:C6 e ir al indicador de cuadro de diálogo del

grupo “Número” > Número y seleccionar la categoría fecha, y dentro de esta, el tipo
(o 14-mar-98) y pulsar el botón Aceptar.

5 – El aspecto final de la hoja será:

6 – Guardar los cambios realizados ( > Guardar).

7 – Cerrar el libro excel17 ( > Cerrar).

257
Iniciación a Office Unidad 12Excel

12.3. Ancho de columna

Al abrir una hoja de cálculo, todas las columnas tienen el mismo ancho. Lo
mismo ocurre con las filas con lo que el tamaño de las celdas es igual para todas.

Es necesario cambiar el ancho de columna cuando la información contenida en

la celda no se visualice completamente o cuando se requiera un ancho menor. Esto se
puede realizar de varias maneras:

 Colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho del botón de la letra que da
nombre a la columna, cambiando el puntero a la forma de doble flecha
horizontal. A continuación pulsar y arrastrar hacia la derecha o izquierda para
aumentar o disminuir el ancho de la columna.
 Posicionarse en alguna de las celdas de la columna a modificar. Seleccionar
Inicio > Formato (del grupo “Celdas”) > Ancho de columna y especificar el
ancho deseado.

 Para que el ordenador lo ajuste automáticamente, adaptándose al contenido

actual de las celdas, lo podemos hacer de dos formas:

o Activar la celda (o seleccionar el rango de celdas) a ajustar y

seleccionar Inicio > Formato > Autoajustar ancho de columna.
o Colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho del botón de la letra
de la columna y cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.

12.4. Altura de filas

En ocasiones el programa cambia automáticamente el tamaño de las filas, por
ejemplo, al aumentar el tamaño de fuente.

Para modificar la altura de las filas, la forma es similar a lo visto en el apartado

de ancho de columna:

 Seleccionando Inicio > Formato > Alto de fila.

 Colocando la flecha del ratón en el borde inferior del número del botón que da
nombre a la fila, y cuando cambie a doble flecha, pulsar y arrastrar hasta la
anchura deseada.
 Haciendo doble clic en el borde inferior del número del botón que da nombre a
la fila. O en Inicio > Formato > Autoajustar alto de fila.

258
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Por ejemplo, en la siguiente hoja a las columnas se les ha aumentado el ancho

para que quepa todo el texto y las filas tienen una altura de 20.

12.5. Alineación
A parte de la alineación horizontal con la que ya se ha trabajado y que se
modifica con estos botones de la ficha “Inicio”, se puede utilizar la

alineación vertical . Al seleccionar el botón “Orientación” , se

muestran las siguientes opciones.

Actividad guiada 18

Crear una hoja lo más parecida a:

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva ( > Nuevo > Crear).

2 – Introducir los siguientes datos en las celdas.

259
Iniciación a Office Unidad 12Excel

3 – Seleccionar las columnas A, B y C (o las celdas A1:A3) y colocar un ancho de

columna de 20. Una vez hecha la selección, hacer clic Inicio > Formato (del grupo
“Celdas”) > Ancho de columna y en la casilla “Ancho de columna” escribir 20 >
Aceptar.

4 – Seleccionar la primera fila (o activar una de las celdas de la primera fila) y

establecer una altura de 50 (Inicio > Formato > Alto de fila > en la casilla “Alto de fila”
escribir 50 > Aceptar.
5 – Posicionarse en la celda A1 y clic en para centrarlo en la horizontal. A
continuación, centrarlo en la vertical seleccionando “Alinear en el medio”.

6 – Posicionarse en la celda B1 y centrarlo en la horizontal y vertical, como en el

apartado anterior. A continuación, girar el texto hacia arriba.

7 – Posicionarse en la celda C1 y centrarlo en la horizontal y vertical. Posteriormente,

establecer una de ángulo ascendente.

8 – Por último, establecer la alineación centrada en la horizontal del rango C2:C5

(seleccionar el rango C2:C5 > clic en el botón .

9 – Guardar lo realizado con el nombre excel18, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel18 > clic en
el botón Guardar.

10 – Cerrar el libro excel18 ( > Cerrar).

260
Iniciación a Office Unidad 12Excel

12.6. Fondos de las celdas

Para cambiar el color de fondo de las celdas, primeramente hay que
seleccionar las celdas y posteriormente hay dos procedimientos:

1. Activando el botón “color de relleno” del la ficha “Inicio” grupo “Fuente”.

2. Seleccionando el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Fuente” > ficha
Relleno.

Color de etiqueta
Se puede cambiar el color de la etiqueta de la hoja de cálculo, pulsando con el
botón derecho sobre ella.

261
Iniciación a Office Unidad 12Excel

12.7. Unir y separar varias celdas

Cuando se introduce un título general a la hoja, este suele ocupar más de una
celda y para mejorar el aspecto, se puede unir celdas de tal forma que quepa todo el
texto.
Para realizar esta unión de celdas, lo primero que hay que hacer es seleccionar
las celdas y luego pulsar el botón “Combinar” de la ficha “Inicio”, grupo
“Alineación”.
Si se pulsa en la flecha de dicho botón se muestran las siguientes opciones:

Para separar las celdas que se han unido solamente hay que desactivar la
opción de “Combinar celdas”, volviendo a realizar los pasos descritos anteriormente o
seleccionar la opción “Separar celdas” del botón “Combinar”.

12.8. Líneas y bordes

Por defecto no se imprimen las cuadrículas de la hoja de cálculo (líneas en los
bordes o lados de las celdas), para marcar dichos bordes o imprimirlos hay dos
procedimientos:

1. Modificar los bordes desde el botón “bordes” de la ficha “Inicio” grupo

“Formato”, al hacer clic sobre la lista desplegable del botón, aparecen las
siguientes opciones.

262
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Previamente hay que seleccionar toda la hoja o las celdas que deben tener
borde y seleccionar las líneas que se quieren dibujar.

2. Seleccionar el indicador de cuadro de diálogo del grupo “Fuente”> ficha

Bordes. (O en la opción “Más bordes” de la lista del apartado anterior).

Aparte de las líneas se puede especificar el color y forma de las líneas. Al

elegir cualquier opción, se visualizará en el apartado “Borde” un modelo de cómo
quedará la selección en la celda. Para aplicar color a los bordes de las celdas, primero
hay que seleccionar el color y luego el tipo de borde que se requiera.

En el apartado “Preestablecidos” se pueden elegir estas opciones:

 Ninguno: para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
 Contorno: Para crear un borde alrededor de las celdas seleccionadas.
 Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección.

En el apartado “Borde”, se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los

botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (derecho, superior,
inferior,…) hacer clic sobre los botones correspondientes.

En el apartado “Estilo”, se puede elegir de la lista un estilo de línea.

En “Color”, haciendo clic en su flecha se puede elegir el color para los bordes.

263
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Tramas
En Excel también se pueden sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarla de las demás. Seleccionando el indicador de cuadro de diálogo del
grupo “Fuente”> ficha Relleno.

En el apartado “Muestra”, aparecerá un modelo de cómo quedará la selección

en la celda.

En “Color de fondo”, se puede elegir un color de fondo determinado. Para quitar

el efecto de sombreado, hay que elegir la opción “Sin color”:

En el apartado “Estilo de trama”, se puede elegir de la lista un estilo de trama,

así como el color de la trama.

En el botón “Color de relleno” del grupo “Fuente”, también se puede

modificar el sombreado de las celdas más rápidamente, pero no se puede añadir un
tipo de trama.

264
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Actividad guiada 19

Abrir el archivo excel19 y realizar lo siguiente:

· Unir las celdas A1 y B1.
· Las celdas A2 y B2 con color de fondo azul claro.
· Los números del rango B3:B6 con color rojo de fuente.
· Todas las celdas con datos con los bordes marcados.

1 – Abrir el archivo excel19, > Abrir > buscar y seleccionar excel19 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.

2 – Para unir las celdas A1 y B2, seleccionar dichas celdas y pulsar el botón
“Combinar” de la ficha “Inicio”, grupo “Alineación”.

3 – Seleccionar las celdas A2 y B2 > clic en el botón “Color de relleno” del grupo
“Fuente” > clic en un color azul claro, para así aplicar un fondo de color de azul claro a
dichas celdas seleccionadas.

4 – Seleccionar el rango B3:B6 > clic en la flecha de color de fuente de la ficha

Inicio y establecer el color rojo, para colocar los números con color rojo de fuente.

5 – Todas las celdas con datos tengan todos los bordes marcados. Para ello,

seleccionar el rango A1:B5 > clic en y elegir la opción “Todos lo bordes”.

6 – El resultado final será:

7 – Guardar los cambios realizados, > Guardar.

8 – Cerrar el libro excel19 ( > Cerrar).

265
Iniciación a Office Unidad 12Excel

12.9. Formato automático

Para mejorar el aspecto de la hoja, Excel tiene una herramienta que permite
realizarlo de forma automática. En versiones anteriores a Excel se le podía aplicar un
Autoformato concreto, en esta versión 2007 el formato que se puede aplicar es más
abierto y completo.

Para establecer un formato prediseñado hay que realizar lo siguiente:

1. Seleccionar el rango o todas las celdas de la hoja.
2. Seleccionar Dar formato como tabla de la ficha “Inicio” grupo “Estilos”, donde
se muestra gran variedad de formatos predefinidos:

3. Elegir el formato deseado y “Aceptar”.

Excel también permite aplicar estilos a cada celda individualmente. En Inicio >
Estilos de celda, se muestra un menú con gran variedad de modelos para aplicar a
cada celda.

266
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Otro modo de destacar una serie de filas y columnas dentro de una hoja de
cálculo relacionados entre sí puede ser agruparlos dentro de una tabla. Con la versión
2007 de Excel se puede crear un elemento de este tipo y aplicar uno de los 61 estilos
que ofrece de forma rápida y fácil. Primeramente hay que seleccionar todas las celdas
que se quieren agrupar, luego clic en Insertar > Tabla.

Aparecerá la ventana “Crear tabla” para confirmar el rango de celdas a añadir. Activar
la casilla “la tabla tiene encabezados” si se quiere utilizar la primera fila como
encabezado.

Tras pulsar en Aceptar se creará la tabla. Para cambiar el estilo establecerlo en

el grupo “Estilos de tabla” de la ficha “Diseño”. A la vez que se sitúa el puntero del
ratón sobre cada uno de los estilos, se modifica el estilo de la nueva tabla, para
comprobar el resultado al momento.

Temas
En Diseño de página > Temas, Excel ofrece una gran variedad de opciones
prediseñadas que permiten enriquecer tanto la funcionalidad como las características
visuales de los documentos. Los “temas” son un conjunto de configuraciones de color
y de formatos de texto que ofrecen una apariencia común a todos los elementos que
se introduzcan en el documento. Los temas ayudan a crear documentos con un
aspecto profesional.

267
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Para probar diferentes temas, colocar el puntero sobre una miniatura de la

galería “Temas” y observar cómo cambia la hoja de cálculo, para mostrar
cómodamente una previsualización de cada tema sin necesidad de seleccionarlo. Los
temas incorporados no contienen texto ni datos, pero los colores y las fuentes del tema
se aplican a todas las partes del libro, incluido el texto, los gráficos y los datos.
Con los colores del tema se puede cambiar el tono de un
documento de informal a formal o viceversa, modificando los colores del tema. En la
galería “colores del tema” se muestran todos los conjuntos de colores de los temas
incorporados.

En cada tema se definen dos fuentes: una para los encabezados y otra
para el texto principal. Pueden ser la misma fuente o dos fuentes distintas.
Excel 2007 utiliza estas fuentes para crear estilos de texto automáticos. Al
hacer clic en Fuentes en el grupo Temas, los nombres de la fuente del
encabezado y del texto principal que se utilizan para cada fuente del tema,
aparecen debajo del nombre del tema.

268
Iniciación a Office Unidad 12Excel

Actividad guiada 20

Abrir un nuevo documento de hoja de cálculo y crear la hoja que aparece en la

siguiente figura.

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva ( > Nuevo > Crear).

2 – Introducir los siguientes datos.

3 – Seleccionar el rango de celdas A1:F4, o posicionarse en cualquier celda con dato.

4 – Seleccionar Dar formato como tabla de la ficha “Inicio” grupo “Estilos”.
5 – Seleccionar, por ejemplo el primer estilo, “estilo de tabla claro 1” > Aceptar.
6 – Guardar lo realizado con el nombre excel20, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel20 > clic en
el botón Guardar.
7 – Cerrar el libro excel20 y el programa de Excel ( > Salir).

12.10. Vista preliminar

Antes de imprimir es recomendable activar la vista preliminar para ver cómo
quedará impreso el trabajo.

Para ello, hacer clic en el botón de Office > Imprimir > Vista preliminar.

Para salir de la vista preliminar, pulsar el botón Cerrar vista preliminar

En Ver > Diseño de página se muestra el documento tal como

aparecerá en la página impresa, para así ver dónde empieza y acaban las páginas.

269
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Unidad 13 - Datos
13.1. Ordenar datos
Con Excel, se pueden ordenar las celdas con orden ascendente o descendente
teniendo en cuenta el orden alfabético o el valor de los números.
Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar las celdas a ordenar o seleccionar una celda del rango a ordenar.
2. Pulsar Inicio > Ordenar y filtrar del grupo “Modificar” > Ordenar de A a Z

u Ordenar de Z a A .

O en Datos > Ordenar.

Actividad guiada 21

Abrir el archivo excel21 y ordenar alfabéticamente la lista que aparece por orden
alfabético del primer apellido.

1 – Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2007.

2 – Abrir el archivo excel21, > Abrir > buscar y seleccionar excel21 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.

3 – Seleccionar los datos que aparecen en las celdas A2 a C10 (clic en la celda A2 y
sin soltar arrastrar hasta la celda C10).

4 – Clic en Datos > Ordenar.

5 – Dejar seleccionado orden Ascendente (y ordenar por Primer Apellido) > clic en
Aceptar.

270
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

6 – Observar que los nombres se han ordenado alfabéticamente por primer apellido.

7 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” (o en >

Guardar).

8 – Cerrar el libro excel21 ( > Cerrar).

13.2. Filtrar datos

Excel nos permite establecer filtros en la información que nos presenta una
tabla. Los filtros permiten trabajar con solo ciertas celdas que cumplan una
determinada condición. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean
mostrar. Los datos que no cumplen los criterios del filtro no se pierden, solo se ocultan.

Cuando en una hoja hay muchas filas de datos y solo se necesita que se
muestren unos datos determinados, se utiliza la herramienta filtro. La forma más
sencilla consiste en usar los filtros automáticos.

Para utilizar esta herramienta de filtro automático hay que seleccionar Inicio >
Ordenar y filtrar > Filtro (del grupo “Modificar”), o en Datos > Filtro (del grupo
”Ordenar y filtar”).

Actividad guiada 22

Abrir el archivo excel22, donde se encuentra una hoja de cálculo con cinco columnas
de datos y varias filas (que no se pueden visualizar todas en la ventana). Los datos
están distribuidos por películas, formato, categoría, cantidad y precio. Se quieren filtrar
los datos teniendo en cuenta la columna de categoría, de tal forma que solo se
muestren las películas de categoría “ESPAÑOLA”.

1 – Abrir el archivo excel22, > Abrir > buscar y seleccionar excel22 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.

2 – Hacer clic en Seleccionar Inicio > Ordenar y filtrar > Filtro.

271
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

3 – Apareciendo a la derecha de la celda de cada título de columna, un botón en forma

de flecha que pulsando sobre él aparece una lista desplegable. Pulsar sobre el botón
(flecha) de Categoría.

4 – En esta lista desplegable aparecen todas las categorías que hay en esta columna.
Pulsar sobre la categoría “ESPAÑOLA” > Aceptar, para que solo se muestren las filas
de datos de dicha categoría.

5 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar” (o en >

Guardar).

6 – Cerrar el libro excel22 ( > Cerrar).

Cuando se quiera volver a visualizar todas las filas, hay que desplegar la lista y
“Seleccionar todo”.

272
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Y “Aceptar”, apareciendo de nuevo todos los datos, o también se puede realizar

seleccionando “Borrar filtro de...”.

También se puede desactivar el filtro automático para que desaparezcan las

listas desplegables y aparezcan todos los datos, para ello hay que realizar los mismos
pasos que para activarlo, es decir, seleccionar Inicio > Ordenar y filtrar > Filtro.
En la lista desplegable > Filtros de texto > Filtro personalizado:

Permite combinar dos condiciones en una sola columna. Las condiciones

pueden ser del tipo condiciones “Y”, o bien condiciones “O”. Esta última permite
combinar dos valores de los cuales es suficiente con que se cumpla uno de ellos.
Además, cada condición puede utilizar diferentes operadores para mostrar datos que
no coincidan exactamente con un valor concreto:
Es igual a es menor que termina con
No es igual a es menor o igual a no termina con
Es mayor que comienza por contiene
Es mayor o igual que no comienza por no contiene

Cuando se filtra utilizando dos o más columnas, se está indicando al programa

que muestre las filas que contengan cada uno de los valores señalados. Para quitar
uno solo de los filtros hay que pulsar en la flecha desplegable correspondiente y
desactivar escoger “Borrar filtro de...”.

273
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

13.3. Subtotales
Los subtotales se calculan para datos que se repiten, son valores que se
resumen. Tras ordenar una tabla por el dato del que se va a calcular un subtotal,
posicionarse en una celda de la tabla y seleccionar Datos > Subtotal, apareciendo el
cuadro de diálogo “Subtotales”.

En el apartado “Para cada cambio en”, se elige la columna que contiene los
grupos cuyos subtotales se desean calcular. Dicha columna tiene que ser la misma por
la que se ha ordenado anteriormente la tabla.

En el apartado “Usar función”, se selecciona la función que se desea emplear

para calcular los subtotales, por ejemplo:

 Suma: realiza la suma de una cantidad de datos.

 Cuenta: para contar el número de veces que aparece un dato.
 Promedio: calcula la media de una cantidad.
 Máx: calcula el valor máximo de un conjunto de datos.
 Mín: calcula el valor mínimo de un conjunto de datos.

En el apartado “Agregar subtotal a”, se activan las casillas de verificación

correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales se
desean obtener. Por ejemplo si se desea calcular la SUMA de la CANTIDAD por cada
CATEGORÍA:

274
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Para eliminar los subtotales, seleccionar el botón “Quitar todos” del cuadro de
diálogo “Subtotales”, y si se quiere añadir más subtotales, desactivar la casilla
“Reemplazar subtotales actuales” para así conservar los subtotales anteriores.

En el lateral izquierdo de la ventana se añadirán una serie de líneas, puntos y

botones. Éstos permiten agrupar datos dentro de una hoja de cálculo. En el caso de la
figura anterior tenemos tres niveles de agrupamiento, uno de todos los datos, otro por
categoría y otro por cada registro individual.

Estos niveles vienen indicados por números en la parte superior. Haciendo clic
en dichos números se puede contraer o expandir todo ese nivel de agrupamiento, por
ejemplo, para que solo muestre los subtotales sin mostrar los elementos individuales,
al hacer clic en el 2 se mostrará:

Si ahora se hace clic en el 3, se desplegará el nivel de nuevo y se verán todos

los datos. Los botones con el signo – sirven para contraer un solo grupo dentro del
nivel. Si se desea expandir los niveles, hay que hacer clic en los botones con el signo
+.

Se pueden eliminar niveles de agrupamiento. Para lograrlo, hay que

seleccionar los datos que se desean desagrupar y clic en “Datos” > “Desagrupar”.

Para añadir un nuevo nivel, seleccionar las filas que se desean agrupar y clic
en “Datos” > “Agrupar”.

275
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Actividad guiada 23
En la hoja de cálculo excel23 aplicar un subtotal para calcular la SUMA de la
CANTIDAD por cada CATEGORÍA.
1 – Abrir el archivo excel23, > Abrir > buscar y seleccionar excel23 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.
2 – Hacer clic en Datos > Subtotal (del grupo “Esquema”), mostrándose el cuadro de
diálogo “Subtotales”.

3 – Establecer las características como se muestra en la figura anterior (SUMA de la

CANTIDAD por cada CATEGORÍA).
4 – Clic en Aceptar mostrándose el subtotal realizado.

5 – Guardar lo realizado con el nombre excel23, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel24 > clic en
el botón Guardar.
6 – Cerrar el libro excel23 ( > Cerrar).

276
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

13.4. Formato condicional

Con “Formato condicional”, Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas
de celdas.

Se pueden resaltar celdas que cumplan unas condiciones determinadas, por

ejemplo, una vez que se hayan seleccionado las celdas a aplicar el formato
condicional, se pueden resaltar con color rojo las celdas que contengan un valor mayor
de 1000.

Al desplegar la segunda lista se puede especificar el formato que tendrá la

celda cuando la condición se cumpla.

Si se elige “Formato personalizado”, se puede establecer otro tipo de formato a

mostrar.

277
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Dependiendo de la condición elegida aparecen uno o dos cuadros de texto a la

izquierda, para escribir los valores de comparación.

278
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Si se pulsa el botón , la ventana se minimiza para poder elegir un valor de

una celda, para volver a restaurar la ventana hacer clic en el botón .
Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condición especificada, el
programa suprimirá temporalmente los formatos que resalten esa condición.

Para quitar el formato condicional, pulsar Formato condicional > Borrar

reglas > Borrar reglas de las celdas seleccionadas o Borrar reglas de toda la
hoja.

Se dispone de otros métodos para aplicar un formato condicional. Por ejemplo,

se puede hacer con barras de porcentaje. Excel toma el valor más alto y el más bajo y
traza unas barras horizontales que indican el promedio. Tras seleccionar los datos,
pulsar en Inicio > Formato condicional > Barra de datos.

Seleccionar el color de las barras en el menú, obteniéndose el resultado.

279
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Actividad guiada 24
En la hoja de cálculo excel23 hacer que las celdas cuyo contenido sean mayores que
10 aparezcan en relleno rojo claro con texto rojo oscuro.
1 – Abrir el archivo excel23, > Abrir > buscar y seleccionar excel23 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.
2 – Seleccionar toda la columna E haciendo clic en la zona que da nombre a la
columna . (O seleccionar todas las celdas de la columna E haciendo clic en la
celda E1 y sin soltar arrastrar hasta la celda E47).
3 – Clic en Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor
que.

4 – En el cuadro de diálogo “Formato condicional” establecer las características como

se muestran en la figura anterior (mayor que 10).
5 – Clic en Aceptar. Mostrándose los datos mayores de 10 en negrita, cursiva y color
rojo.
6 – Guardar los cambios realizados pulsando > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel24 > clic en
el botón Guardar.
7 – Cerrar el libro excel24 ( > Cerrar).

13.5. Validación de datos

A la hora de introducir datos en una celda, se puede especificar que esos datos
sean de un tipo concreto, por ejemplo número, fecha, hora, etc.
Tras seleccionar las celdas que se desean que tengan el tipo de validación y
hacer clic en Datos > Validación de datos, aparece el siguiente cuadro de diálogo:

280
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

En la casilla “Permitir” de la ficha “Configuración” se puede seleccionar el tipo

de valor que está permitido introducir.

Se puede hacer que el valor de un dato tenga que estar comprendido en un

intervalo, o que sea mayor o menor a un valor dado, etc.

En la ficha “Mensaje de entrada” se puede configurar el mensaje que aparecerá

cuando se posicione en la celda que tiene aplicada la validación.

Y en la ficha “Mensaje de error”, se puede especificar el mensaje a mostrar

cuando se inserte un valor no válido. Por ejemplo:

281
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

En el cuadro “Estilo” se puede seleccionar el tipo de icono que aparece en el

cuadro de mensaje.

Si no se especifica nada en la ficha “Mensaje de error”, aparecerá un cuadro

con un texto predeterminado.

Para eliminar las validaciones creadas, seleccionar el botón: del

cuadro de diálogo “Validación de datos”.

282
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Actividad guiada 25
En una hoja de cálculo escribir en la celda A1 “Año de nacimiento”. En la celda B1
aplicar una validación para que solo se puedan introducir números enteros
comprendidos entre el 1908 y el 2008, título de mensaje entrante: Mensaje de entrada
de datos; y como mensaje: Introduzca un número entre 1908 y 2010.
1 – Abrir una hoja de cálculo nueva ( > Nuevo > Crear, si ya está abierto Excel). Si
no está abierto Excel, arrancarlo haciendo clic en Inicio > Todos los programas >
Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007.
2 – En la celda A1 escribir: Año de nacimiento.

3 – Posicionarse en la celda B1 haciendo un clic sobre dicha celda.

4 – Clic en Datos > Validación de datos.
5 – En la ficha “Configuración” establecer los siguientes datos:

6 – Clic en la pestaña Mensaje entrante y escribir los siguientes textos en las casillas
correspondientes:

7 – Clic en Aceptar. Comprobar que al posicionar se en la celda B1 se muestra el

mensaje de entrada escrito anteriormente y si no se inserta un dato correcto se
mostrará un mensaje de error.

283
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

8 – Guardar lo realizado con el nombre excel26, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel25 > clic en
el botón Guardar.
9 – Cerrar el libro excel25 y el programa Excel ( > Salir).

13.6. Insertar una hoja de cálculo en un documento de

Word
Para copiar la imagen de un gráfico creado en Excel, tan solo hay que hacer un
clic con el botón secundario del ratón sobre la imagen o gráfico y en el menú
contextual seleccionar “Copiar”, copiándose en el portapapeles dicha imagen. A
continuación abrir un documento de Word o de PowerPoint y seleccionar Inicio >
Pegar, insertándose la imagen en la hoja o diapositiva.

Para insertar el contenido de varias celdas a un documento de Word,

seleccionar las celdas > Inicio > Copiar > abrir un documento de Word > Inicio >
Pegar.

Excel permite guardar sus archivos con distintas extensiones para que sus
archivos puedan ser abiertos por otras aplicaciones. La manera más sencilla de que
un documento de Excel pueda ser abierto por otra aplicación, es guardarlo con la
extensión idónea para cada aplicación, para ello tras seleccionar Archivo > Guardar
como, dar un nombre al archivo, elegir el lugar y la extensión con la que será
guardado.
Por ejemplo:

284
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

13.7. Imprimir
Se puede ver cómo se va a imprimir una hoja de cálculo haciendo clic en el
botón de Office > Imprimir > Vista preliminar. La vista preliminar permite ver los
saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y el formato completo de la
hoja.

En la esquina inferior izquierda de la ventana “Vista previa”, se indica cuántas

páginas se van a imprimir y el número de página que se está visualizando. Para ver el
resto de páginas que se van a imprimir, pulsar las teclas avance de página “Av Pág” y

retroceso de página “Re Pág”, o en los botones .

En caso de querer volver a la hoja, hacer clic en el botón para cerrar la

vista preliminar. Cuando se vuelve a la hoja de cálculo, se mostrarán unas líneas
discontinuas que indicarán dónde hará Excel los saltos de página, estas líneas no se
imprimirán.
En la ventana de “Vista previa” se pueden usar los botones que se encuentran
en la parte superior de la misma para cambiar la apariencia de la hoja de cálculo
cuando se imprima. Al seleccionar el botón “Configurar”, se muestra el cuadro de
diálogo “Configurar página”.

285
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Donde se puede cambiar la orientación de la página impresa entre modo

vertical y horizontal. Se puede aumentar el tamaño de la hoja de cálculo, activando la
opción “Ajustar al:” del apartado “Ajuste de escala” indicando, por ejemplo, el valor 150
% en su cuadro de control numérico.
Otra de las funciones de Excel es que permite que la hoja de cálculo se adapte
al número de página especificado, adaptándose al número de páginas que se desee
seleccionando la opción “Ajustar a:”.

En la ficha “Márgenes”, se pueden cambiar la distancia de los márgenes y

centrar el contenido de la página horizontal y/o verticalmente, para así mejorar el
aspecto y la presentación de la copia impresa.

También se pueden variar los márgenes en la opción “Mostrar márgenes” de la

ventana “Vista preliminar”, aparecen unas líneas en la hoja de cálculo que indican
dónde empiezan y terminan las secciones del documento, para cambiar un margen
hay que arrastrar su línea a la posición deseada.
En la ficha “Encabezado y pie de página” de la ventana “Configurar página”, se
puede añadir información extra, por ejemplo, el nombre y fecha de creación del
documento.

286
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Los campos para el encabezado y pie de página aparecen vacíos, para

introducir modificaciones en el encabezado de la hoja de cálculo, pulsar el botón
“Personalizar encabezado”.

Al seleccionar el botón “Zoom” de la ventana “Vista preliminar”, se duplica el

tamaño del documento en la ventana, al volver a seleccionar dicho botón el documento
vuelve a su tamaño anterior.
Otra manera para cambiar los saltos en que Excel imprime todos los datos
posteriores en una hoja de papel nueva, es mostrar en modo “Vista previa de salto de
página” seleccionando Vista > Vista previa de salto de página.

Las líneas azules que aparecen representan los saltos de página, para cambiar
un salto de página hay que arrastrar la línea que representa el salto a su nueva
posición. Para salir del modo de “vista previa de salto de página” seleccionar Vista >
Normal.

287
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Cuando se visualiza una hoja de cálculo en el modo “vista previa de salto de

página”, el programa indica el orden en el que se van a imprimir las páginas con letras
de color claro. Se puede cambiar el orden en el que se van a imprimir las páginas en el
botón de Office > Imprimir > Vista preliminar Configurar página > Hoja, en el
apartado Orden de las páginas, permitiendo determinar si se imprimirán las hojas de
izquierda a derecha y bajando, o por el contrario, de arriba abajo y desplazando a la
derecha.

La casilla “Errores de celda como” permite seleccionar cómo se van a imprimir

las celdas con errores, se puede imprimir el error tal como aparece, dejar la celda
vacía, o elegir entre los caracteres “- -“ o “#N/A”.

En la ficha “Hoja” también se puede especificar qué celdas son los títulos de las
filas y columnas. Dichas celdas se repetirán en todas las páginas en las partes
superior e izquierda, siempre y cuando el documento ocupe más de una hoja. También
se pueden especificar distintas opciones como imprimir las líneas de división, la
calidad de impresión o si se imprimirá en color.
Para imprimir todas las hojas de cálculo de un libro: clic en el botón de Office
> Imprimir > y seleccionar el botón de la opción “Todo el libro”. (O también en
Diseño de página > Imprimir títulos > Hoja > Imprimir).

288
Iniciación a Office Unidad 13 Excel

Para imprimir solamente una parte de una hoja de cálculo, seleccionar las
celdas que se quieren imprimir y activar la opción “Selección” de la ventana “Imprimir”.

Para imprimir solamente un gráfico, seleccionar dicho gráfico y al pulsar el

botón de Office > Imprimir > en la sección “Imprimir”, solo aparece la opción
“Gráfico seleccionado”.

Si se quiere imprimir una hoja de cálculo que incluya varias páginas, se pueden
definir ciertas celdas de repetición. Estas celdas se repiten en cada página impresa. Lo
más normal es que se repitan las celdas correspondientes a la primera fila o columna
con el fin de que todas las páginas impresas de una misma hoja de cálculo sean
comprensibles. Esto se puede establecer en la ficha Diseño de página > Imprimir
títulos > y establecer las celdas a repetir en la casilla “Repetir filas en extremo
superior” o en “Repetir columnas a la izquierda”.

289
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Unidad 14 - Funciones
14.1. Funciones
Las funciones son unas fórmulas de la hoja de cálculo para poder realizar
operaciones algebraicas, lógicas, estadísticas, etc.

Para que el programa identifique a las funciones como tales y no como texto,
deben empezar con el símbolo igual “=”.

Para que el ordenador sepa que se ha terminado de introducir la fórmula, hay

que pulsar intro, visualizándose la operación realizada en la celda. Al colocarse en la
celda en la que se haya introducido previamente una fórmula, se puede ver en la barra
de fórmulas, la fórmula introducida.

Si en la fórmula, se introducen las letras de las columnas en minúscula, el

programa las cambiará a mayúscula automáticamente después de pulsar intro.

Fórmula es un conjunto de operaciones matemáticas que se utilizan para

realizar ciertos cálculos. En las hojas de cálculo, las fórmulas se pueden aplicar a
números o a valores contenidos en determinadas celdas. Las fórmulas modifican su
resultado si cambian el valor de las celdas a las que hacen referencia.

Si se introduce mal una fórmula, aparecerá el aviso de error:

La sintaxis general de una función es

=FUNCIÓN(argumento1;argumento2;…)

Más adelante veremos ejemplos de las principales funciones. Los argumentos

pueden ser datos, referencias a celdas, u otras funciones. Entre las operaciones
aritméticas a utilizar son:

Operación Símbolo

Suma +
Resta -
Multiplicación *
División /
Potenciación ^
Por ejemplo, si en una celda se quiere realizar la suma del contenido de las
celdas A1 y A2, habría que poner =A1+A2, si fuese la resta de A1 y A2 (=A1-A2), en
el caso de la multiplicación de A1 y A2 (=A1*A2) y la división de A1 y A2 (=A1/A2).

290
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Recordar que hay que pulsar intro una vez que se ha terminado de introducir la
fórmula.

En las fórmulas podemos utilizar tanto operadores aritméticos como paréntesis

para indicar las operaciones que han de realizarse. Estos operadores tienen un orden
de prioridad que es necesario conocer para obtener un resultado correcto:

 Primero se realizan las operaciones encerradas entre paréntesis.

 Luego se efectúa las potencias.
 A continuación se realizan las multiplicaciones y divisiones, si hubiera más de
una se efectuarían según su colocación en la fórmula de izquierda a derecha.
 Y por último, se harían las sumas y restas, en el orden indicado anteriormente.

Operadores de comparación
Dos expresiones se pueden comparar entre sí, siendo el resultado
VERDADERO o FALSO. Las dos expresiones no tienen que ser necesariamente
cifras, los textos también pueden compararse.

OPERADOR SIGNIFICADO EJEMPLO

= Verdadero si ambas expresiones son iguales A1=B1
Verdadero si la primera expresión es mayor
> A1>B1
que la segunda
Verdadero si la primera expresión es menor
< A1<B1
que la segunda
Verdadero si la primera expresión es mayor o
>= A1>=B1
igual que la segunda
Verdadero si la primera expresión es menor o
<= A1<=B1
igual que la segunda
Verdadero si ambas expresiones son
<> A1<>B1
diferentes

Principales funciones
Una función es una fórmula compleja preparada para utilizarse sin que
tengamos que introducir los operadores (+, -, *, /, etc.) y que necesitan de unas celdas
sobre las que operar.

Las distintas funciones de Excel están agrupadas en doce categorías

diferentes. Dentro de cada categoría hay un número variable de funciones predefinidas
con un total de más de trescientas.

Entre estas categorías están:

 “Usadas recientemente”. Son las funciones que se han utilizado últimamente.

 “Matemáticas y trigonométricas”. “Estadísticas”.
 “Financieras”. Relacionadas con cálculos económicos.
 “Texto”. Las funciones de texto se utilizan para llevar a cabo conversiones,
sustituir, buscar textos, etc.
 “Fecha y hora”. Funciones para obtener la fecha actual o de sus componentes.
 “Lógicas”. Se utilizan conjuntamente con fórmulas relacionadas.

291
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

En esta unidad estudiaremos las funciones más usuales.

14.1.1. SUMA
Sintaxis: =SUMA(número1; número2;…)
o también: =SUMA(celdadeinicio:celdafinal)

Suma todos los números en un rango de celdas.

Ejemplo:

Función de suma.
=SUMA(B2:B4)
Realiza la suma de
las celdas B2, B3 y
B4.

Actividad guiada 27

En la celda B3 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la suma de las celdas A1, B1, C1,
D1, E1 y F1.

1 – Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2007.

2 – Abrir el archivo excel27, > Abrir > buscar y seleccionar excel27 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.

3 – Posicionarse en la celda B3 haciendo un clic sobre ella y escribir: =SUMA(A1:F1)

4 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B3 se muestra la suma de los datos del rango A1:F1.
5 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

292
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

14.1.2. Máximo (MAX)

Sintaxis: =MAX(número1;número2;…)
Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos
(operadores de comparación) y el texto.

Ejemplo:

Función de máximo. Al
realizar esta función,
aparecerá en esta celda el
valor mayor de esas celdas,
en este caso el mayor es 8.

Actividad guiada 28

En la celda B4 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor máximo del rango A1:F1.

1 – Posicionarse en la celda B4 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre

dicha celda y escribir: =MAX(A1:F1)

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B4 se muestra el valor máximo del rango A1:F1.
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

14.1.3. Mínimo (MIN)

Sintaxis: =MIN(número1;número2;…)
Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el
texto.

Ejemplo:

Función de mínimo. Al realizar

esta función, aparecerá la celda
de valor menor de ese rango, en
este caso 4.

293
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Actividad guiada 29

En la celda B5 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor mínimo del rango A1:F1.

1 – Posicionarse en la celda B5 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre

dicha celda y escribir: =MIN(A1:F1)

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B5 se muestra el valor mínimo del rango A1:F1.
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

14.1.4. MODA
Sintaxis: =MODA(número1;número2;…)

Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en un rango.

Ejemplo:
Después de introducir
la función y pulsar
intro, aparecerá el
valor “8”, porque es el
valor que más se
repite.

Actividad guiada 30

En la celda B6 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor que más se repite en el
rango A1:F1.

1 – Posicionarse en la celda B6 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre

dicha celda y escribir: =MODA(A1:F1)

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B6 se muestra el valor más repetido.
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

294
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

14.1.5. PROMEDIO
Sintaxis: =PROMEDIO(número1;número2;…)

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Ejemplo:
Después de
introducir la
función y pulsar
intro, aparecerá
el valor de 6,77
porque es la
media aritmética
de todos los
valores.

Actividad guiada 31

En la celda B7 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la media aritmética del rango
A1:F1.

1 – Posicionarse en la celda B7 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre

dicha celda y escribir: =PROMEDIO(A1:F1)

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B7 se muestra el valor medio del rango A1:F1.
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

14.1.6. POTENCIA
Sintaxis: =POTENCIA(número;potencia)
o también =POTENCIA(base;exponente)

Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia.

Ejemplo:
 Si se introducen estos datos en una hoja de cálculo:

295
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

 Al activar la celda B3 y a continuación introducir la fórmula =POTENCIA(B1;B2)

 Tras pulsar la tecla intro, aparece el resultado de la potencia que es 8

(23=2x2x2):

Actividad guiada 32

En la celda B8 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la potencia cuya base sea el valor
de la celda A1 y como exponente el valor de la celda A2.

1 – Posicionarse en la celda B8 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre

dicha celda y escribir: =POTENCIA(A1;A2)

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B8 se muestra el valor 128 (27=128).
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

14.1.7. PRODUCTO
Sintaxis: =PRODUCTO(número1;número2;…)

Multiplica a todos los números especificados como argumentos.

Ejemplo:

Función

Resultado

296
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Actividad guiada 33

En la celda B9 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el producto de las celdas A1, A2 y
A3.

1 – Posicionarse en la celda B9 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre

dicha celda y escribir: =PRODUCTO(A1;A2;A3)

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B9 se muestra el valor de la multiplicación de los valores de las celdas A1, A2 y
A3.
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

14.1.8. RAÍZ
Sintaxis: =RAIZ(número)

Realiza la raíz cuadrada de un número.

Ejemplo: en la celda A1 de una hoja en blanco, introducir el valor 9. Activar

celda A2 y escribir en ella la fórmula =RAIZ(A1), tras pulsar intro se realiza la
operación.

Actividad guiada 34

En la celda B10 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la raíz cuadrada del valor de la
celda E1.

1 – Posicionarse en la celda B10 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =RAIZ(E1)

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B10 se muestra el valor 25 (ya que la raíz cuadrada de 625 es 25).
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

14.1.9. Operador de textos (unir textos de celdas)

La hoja de cálculo dispone de un operador específico para textos. El resultado
es también un texto.
& es el operador, el cual une ambos textos en uno solo. Por ejemplo si
introducimos en una celda:
=”primero”&”segundo”
el resultado sería:
primerosegundo
O también, si la celda A1 contiene el texto José y la celda A2 María, al introducir en
una celda =A1&A2 aparecerá JoséMaría

297
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Si se introduce =A1&” “&A2 se mostrará con un espacio en blanco José María

Si se introduce =CONCATENAR(A1;” “;A2) también se mostrará José María

Si se introduce =A1&”, “&A2 se mostrará con una coma José, María

Actividad guiada 35

En la celda B11 de la hoja 1 del libro excel27 unir los contenidos de las celdas G1 y
H1.

1 – Posicionarse en la celda B11 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =G1&” “&H1 (con un espacio en blanco entre las comillas).

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B11 se muestra José María.
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

14.1.10. Tanto por ciento

Al escribir el carácter tanto por ciento “%” detrás de un número, el programa lo
interpretará como un número en porcentaje.

Por ejemplo, para calcular el 15% de la cantidad de la celda B1, se escribirá

=B1*15%

El 15 % de 1000, es 150

Y para sumar a la cantidad de la celda B1 un 15 %, se escribirá =B1*(1+15%)

Sumar el 15 % a 1000, da como resultado 1150

También se podría haber utilizado la fórmula:
=B1*1,15

Actividad guiada 36

En la celda B12 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el 20% del valor de la celda D1.

1 – Posicionarse en la celda B12 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =D1*20%

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B12 se muestra el valor 200 (el 20% de 1000 es 200).
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

298
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

14.1.11. HOY
Introduce la fecha actual del ordenador. (El reloj del ordenador debe mostrar la
fecha y hora correcta).
Sintaxis: =HOY()
Ejemplo: Al escribir en una celda: =HOY()
Se insertará la fecha (del calendario del ordenador).
Actividad guiada 37

En la celda B13 de la hoja 1 del libro excel27 introducir la fecha actual.

1 – Posicionarse en la celda B13 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =HOY()

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B13 se muestra la fecha.
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

14.1.12. AHORA
Sintaxis: =AHORA()
Introduce la fecha y hora actual del reloj electrónico del ordenador.
Ejemplo: si se introduce en una celda: =AHORA()
Se insertará la hora (del reloj del ordenador) y la fecha.
Actividad guiada 38

En la celda B14 de la hoja 1 del libro excel27 introducir la fecha y hora actual.

1 – Posicionarse en la celda B14 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =AHORA ()

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y observar que en la

celda B14 se muestra la fecha y hora.
3 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

299
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

14.1.13. AÑO
Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como un número
entero.
Sintaxis: = AÑO (fecha)
Ejemplo:

14.1.14. Aleatorio
Devuelve el número aleatorio del área indicada. Genera un número entre 0 y 1.
Sintaxis: =ALEATORIO()
Podemos hacer que el ordenador nos calcule números al azar. Por ejemplo
vamos a calcular seis números comprendidos entre el 1 y el 49 (lotería primitiva). Si se
escribe en la celda A1 lotería primitiva y en la celda C1 la fórmula
=ENTERO(ALEATORIO()*48+1), se mostrará un número aleatoriamente. Copiar la
fórmula en las celdas contiguas C2, C3, C4, C5 y C6.
Aparecerán números comprendidos entre el 1 y el 49. En el caso de que se
repita algún número habría que recalcular pulsando la tecla F9 o pulsar el botón
“Calcular ahora” de la ficha “Fórmulas”, grupo “Cálculo”.

Actividad guiada 39

Utilizando la función “aleatorio”, calcular seis números comprendidos entre el 1 y el 49

(lotería primitiva).

1 – Posicionarse en la celda D3 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre

dicha celda y escribir la fórmula =ENTERO(ALEATORIO()*48+1)

2 – Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la fórmula y se mostrará un número

obtenido aleatoriamente.

3 – Copiar la misma fórmula en las celdas contiguas C2, C3, C4, C5 y C6. Aparecerán
números comprendidos entre el 1 y el 49. En el caso de que se repita algún número
habría que recalcular pulsando la tecla F9.
4 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

5 – Cerrar el libro excel27 ( > Cerrar).

300
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

14.1.15. SI
Sintaxis: =SI(prueba_lógica;”valor_si_verdadero”;”valor_si_falso”)

Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como

VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. Es muy útil cuando el contenido
de una celda debe cumplir una condición.

Actividad guiada 40

Escribir el siguiente contenido en una hoja de cálculo nueva:

(En la celda B8 introducir la fórmula =SUMA(B2:B6))

Este supuesto es una factura de una compra realizada en un supermercado. Para que
la compra la lleven a casa, el total debe ser superior a 60 euros, en caso contrario no
la llevan a casa. Teniendo en cuenta esto, se quiere que en la celda B9, aparezca el
texto “Llevar a domicilio” si el valor de B8 es mayor de 60. Si no es mayor de 60,
aparecerá “No se puede llevar a domicilio”.

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva ( > Nuevo > Crear, si ya está abierto Excel).

2 – Escribir el contenido como se muestra en la imagen del enunciado de la actividad.

3 – Activar la celda B9 e insertar la fórmula:

=SI(B8>60;"Llevar a domicilio";"No se puede llevar al domicilio")

Si el valor de la celda B8 es mayor que 60, aparecerá el texto Llevar a domicilio, y si

el valor es menor que 60 se mostrará No se puede llevar al domicilio.

4 – Cambiar el valor de la celda B6 a “0” y comprobar que el texto que aparece ahora
es otro porque el valor de B8 es inferior a 60.

Si se activa la celda B9, en la barra de fórmulas aparece lo siguiente:

5 – Guardar lo realizado con el nombre excel40, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel40 > clic en
el botón Guardar.

6 – Cerrar el libro excel40 ( > Cerrar).

301
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

En las hojas de cálculo también se pueden hacer operaciones con fechas y

horas.

Por ejemplo si se introduce en la celda A1 la fecha 24/01/2008 y en otra celda

se introduce la fórmula =A1+15, aparecerá en dicha celda la fecha de A1 sumada 15
días (08/02/2008).

Si en la celda B1 se inserta la hora 12:45:00 y en la celda B2 02:35:00, si se

necesita realizar la resta de dichos datos, al insertar la fórmula =B1-B2 se mostrará la
operación realizada (10:10:00).

Funciones complejas
Las funciones complejas son aquellas que contienen como argumentos otras
funciones.
Observa el siguiente ejemplo de utilización de funciones complejas:
=SI(SUMA(A1:A3)>10;SUMA(A1:A3);”Menor de 10”)
Si la suma de las celdas A1:A3 es mayor que 10 se realizará la suma, en caso
contrario aparecerá “Menor de 10”.
Recuerda que la sintaxis de la función “SI” era:
=SI(prueba_lógica;”valor_si_verdadero”;”valor_si_falso”)
Dentro de la función SI hemos utilizado dos veces la función SUMA.
Para evitar el uso de funciones demasiado complicadas, se puede calcular
cada fase de la operación por separado y trabajar después con las celdas que
contienen los resultados de las operaciones anteriores. Esto hace las fórmulas mucho
más claras y después se entenderá mejor qué es lo que se ha calculado en cada caso.
Pero a veces es necesario utilizar fórmulas compuestas por varias funciones.
Por ejemplo, si se desea simular el lanzamiento de una moneda para obtener cara o
cruz, se pueden utilizar las funciones SI y ALEATORIO a la vez.
=SI(ALEATORIO()<0,5;”CARA”;”CRUZ”)

Esta fórmula significa: “determina un número aleatorio entre 0 y 1. Si es menor

que 0,5 equivale a que ha salido CARA y en caso contrario CRUZ”.

14.2. Insertar función con el asistente de funciones

En ocasiones hay que introducir fórmulas más complejas y Excel presenta un
gran número de funciones distribuidas por categorías.

Con esta opción podemos introducir cualquier función que no conozcamos su

sintaxis, como también nos servirá para reducir los errores al introducir las funciones.

Una forma de introducirlas es utilizando la barra de fórmulas, donde activando

el botón (“Insertar función”, junto a la barra de fórmulas) o en la ficha Fórmulas >
Insertar función, la zona de la barra de fórmula cambia de aspecto y aparece el
cuadro de diálogo “Insertar función”.

302
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Aspecto de la
barra de
fórmulas

Introduciendo
una
descripción
de lo que se
quiere hacer
y pulsando el
botón Ir,
Excel
buscará
funciones
relacionadas.

Este cuadro de Insertar función presenta las funciones distribuidas por

categorías. Al seleccionar una, en la parte inferior aparece una descripción de la
finalidad de la función, así como la lista de argumentos que necesita para realizar esa
función.

Una vez que se ha elegido la función se pulsa “Aceptar” y aparece el cuadro de

diálogo “Argumentos de función” que nos facilita introducir los parámetros (celdas a las
que aplicar la función) donde se puede observar el resultado que generaría la función.

303
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Celdas que
intervienen

Resultado
de la función

Actividad guiada 41

Utilizando el asistente de funciones, calcular en la celda B14 de la hoja de cálculo

excel41 el máximo de los valores comprendidos en el rango B2:B12, y en la celda B15
el valor mínimo del rango B2:B12.

1 – Abrir el archivo excel41, > Abrir > buscar y seleccionar excel41 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.

2 – En la celda B14, colocar el máximo de los valores comprendidos en el rango

B2:B12. Para ello, activar la celda B14 y clic en el botón de la barra de fórmulas (o
Insertar > Función) y seleccionar MAX dentro de las funciones y pulsar “Aceptar”.

Si no se encuentra la función
dentro de las usadas
recientemente, seleccionar la
categoría “Todas” donde
están distribuidas las
funciones por orden
alfabético.

En el cuadro de argumentos de función, comprobar que en apartado número 1

está el rango B2:B13 y pulsar “Aceptar”.

304
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Aparecerá el valor máximo de los comprendidos en dicho rango.

3 – En la celda B15, colocar el mínimo de los valores comprendidos en el rango
B2:B13. Para ello activar la celda B15 y pinchar el botón y seleccionar MIN dentro
de las funciones y pulsar “Aceptar”.

En el cuadro de argumentos de función, escribir en apartado “Número 1” el

rango B2:B13 y pulsar “Aceptar”.
Aparecerá el valor mínimo de los comprendidos en dicho rango.
4 – Guardar los cambios realizados pulsando el botón “Guardar”.

5 – Cerrar el libro excel41 ( > Cerrar).

También se pueden insertar funciones desde las opciones disponibles en el

grupo “Biblioteca de funciones” de la ficha “Fórmulas”.

305
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

14.3. Autosuma
Como la función suma es una función que se utiliza mucho, Excel dispone de
un botón especial en la ficha “Fórmulas” para sumar grandes columnas de
números.

También se pueden utilizar las funciones más comunes pulsando en la flecha

que aparece junto al botón autosuma .

Actividad guiada 42

En una hoja de cálculo nueva introducir los siguientes datos:

Utilizando el botón “Autosuma”, en la celda B6 calcular la suma del rango B2:B5.

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva ( > Nuevo > Crear, si ya está abierto Excel).
2 – Activar la celda B6 y a continuación hacer un clic en la ficha Fórmulas > botón
autosuma del grupo “Biblioteca de funciones”, apareciendo la fórmula
=SUMA(B2:B5).

3 – Pulsar la tecla intro para confirmar la inserción de la fórmula.

4 – Guardar lo realizado con el nombre excel42, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel42 > clic en
el botón Guardar.

5 – Cerrar el libro excel42 ( > Cerrar).

306
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Autocalcular
En la barra de estado se puede averiguar rápidamente la suma de un rango.
Por ejemplo, introduce los siguientes datos y selecciona dicho rango.

En la barra de estado aparecerá la suma del rango seleccionado.

Al hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la barra de estado, se
pueden ver los resultados de más cálculos y también activarlos para ser mostrados en
la barra de estado.

14.4 Autocopiado de fórmulas

Cuando hay que introducir una misma fórmula o función en varias celdas,
donde solo varía el número de celdas a las que hace referencia, se puede utilizar la
opción de autocopiado (o autorrellenado) para no tener que repetir la fórmula y así
realizarlo rápidamente.

Colocar el puntero del ratón sobre el cuadradito de la parte inferior derecha de

la celda y cuando el puntero adquiera la forma de cruz pequeña, pulsar y sin soltar
arrastrar.

307
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

Actividad guiada 43

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva (( > Nuevo > Crear, si ya está abierto Excel).

2 – Introducir los siguientes datos:

3 – Utilizando la función “SI” se desea saber si la persona correspondiente es mayor

de 17 años para poder conducir. Para ello, en la celda C2 insertar la función:
=SI(B2>17;”SI PUEDE CONDUCIR”;”NO PUEDE CONDUCIR”) y pulsar la tecla Intro
para observar el resultado.

4 – Posicionarse de nuevo en la celda C2, colocar el puntero del ratón en el punto

inferior derecha.

A este punto se le llama botón de autollenado, posicionarse sobre él y cuando

el puntero del ratón cambie su forma a una cruz, pulsar y arrastrar hasta seleccionar el
rango C2:C5, soltar el botón y comprobar que automáticamente se han autorrellenado
las celdas, cambiando automáticamente el valor del número de la fila de la columna B
en la función.

5 – Guardar lo realizado con el nombre excel43, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel43 > clic en
el botón Guardar.

6 – Cerrar el libro excel43 ( > Cerrar).

308
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

14.5. Referencias absolutas y relativas

Al copiar y pegar una fórmula en una celda, se puede observar que las letras o
números de la fórmula varían, esto es debido a que las referencias son relativas. Si
delante del número o letra se le pone el símbolo $ (por ejemplo $D$8), se hace que las
referencias sean absolutas, para que siempre hagan referencia a la misma celda y así
no varíen al copiar o autorrellenar celdas.
Las referencias se pueden combinar para que por ejemplo la columna sea
relativa y la fila absoluta (B$2), o viceversa ($B2), a esto se le denomina referencias
mixtas.

Actividad guiada 44

1 – Abrir una hoja de cálculo nueva ( > Nuevo > Crear, si ya está abierto Excel).

2 – Introducir los siguientes datos:

3 – En la celda C5 introducir la fórmula =B5*1,16 y pulsar la tecla intro, calculándose el

precio de la impresora con el impuesto del 16%.

4 – Posicionarse en la celda C5 y colocar el puntero del ratón en el punto inferior

derecha (a este punto se le llama botón de autollenado, como se

ha indicado en el apartado anterior). Arrastrar hasta seleccionar el rango C5:C8, soltar
el botón y comprobar que automáticamente se han autorrellenado las celdas.

5 – Posicionarse en la celda C6 y observar en la barra de fórmulas que la fórmula ha

variado el valor B5 por B6. Al copiar una fórmula en una celda, se puede observar que
las letras o números de la fórmula han variado, esto es debido a que las referencias
son relativas. Si delante del número o letra se le pone el símbolo $ (por ejemplo $D$8),
se hace que las referencias sean absolutas, para que siempre hagan referencia a la
misma celda y así no varíen al copiar (autorrellenar) celdas.

309
Iniciación a Office Unidad 14 Excel

6 – Introducir en la celda A10 el texto “Transporte” y en la celda B10 el valor “0,05”

para indicar un 5% por transporte.

7 – En la celda D3 introducir también la palabra “Transporte” y en la celda D5 la

fórmula =C5*(1+$B$10) para sumar al precio el valor de la celda B10.

8 – Copiar (con el botón de autollenado) el contenido de la celda D5 en el rango D5:D8

y observar en la barra de fórmulas que el valor $B$10 en la fórmula no ha variado en
ninguna celda.

9 – La hoja debe quedar:

Al copiar y pegar una fórmula en una celda, se puede observar que las letras y los
números de la fórmula han variado, esto es debido a que las referencias son relativas.

10 – Guardar lo realizado con el nombre excel44, > Guardar como > situarse en
la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel44 > clic
en el botón Guardar.

11 – Cerrar el libro excel44 y el programa Excel ( > Salir).

310
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Unidad 15 – Gráficos e imágenes

15.1. Gráficos
Un gráfico es una representación gráfica de los datos de una tabla, que permite
que éstos se interpreten con una mayor rapidez y claridad. Las representaciones que
se pueden utilizar para visualizar los datos son muy variadas, pueden ser desde
gráficos de barras, circulares, de líneas, de burbujas, de cotizaciones, en tres
dimensiones, etc.

Gracias a las capacidades gráficas de Excel se puede conseguir presentar de

modo intuitivo la información que contiene la hoja de cálculo.

La base del funcionamiento de las hojas de cálculo es la introducción de datos

numéricos pero la forma más fácil de interpretarlos es mediante gráficos. Se utilizan
los gráficos porque los colores y formas llaman más la atención que los números, con
ellos la información se verá mejor y de forma más rápida. Excel ofrece todas las
herramientas necesarias para construir estos gráficos y la forma de crearlos es fácil y
sencilla. Primero diseñaremos un gráfico a partir de los valores de una tabla y
posteriormente las modificaciones del gráfico.

Crear un gráfico
Para crear un gráfico en Excel, el cual se podrá modificar más adelante,
primeramente hay que seleccionar los datos (celdas) y a continuación elegir el tipo de
gráfico que se desea utilizar en la ficha “Insertar”, grupo “Gráficos”, donde existe una
gran variedad de estilos de gráficos para elegir el más adecuado para la hoja de
cálculo.

También se puede insertar un gráficos seleccionando el indicador de cuadro de

diálogo del grupo “Gráficos”, seleccionar el que se desee y pulsar Aceptar.

311
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Cuando se sitúe el puntero del ratón sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico,
aparecerá la información con el nombre del tipo de gráfico.

Cuando se crea un gráfico se puede elegir entre distintos tipos de gráfico (por
ejemplo gráfico de columna o circular), y subtipos (gráfico de columnas apiladas o
gráfico 3D).

Si antes de crear el gráfico, se selecciona únicamente una celda con datos, el

programa selecciona automáticamente todas las celdas que contienen datos que
rodean directamente a esa celda en un gráfico.

Eje, es la línea que rodea el área de trazado de un gráfico, utilizada como

marco de referencia de medida. El eje vertical (o eje Y) suele contener datos, y el eje
horizontal (o eje X) suele contener categorías.

Principales tipos de gráficos

Excel ofrece diferentes tipos de gráficos para la representación de los datos. Cada
uno de ellos es adecuado para presentar un tipo determinado de información o
conseguir una idea concreta. Además, cada uno de estos tipos de gráfico tiene varios
subtipos. La elección adecuada del tipo de gráfico permite transmitir ideas concretas
sobre los datos. Los tipos de gráficos más utilizados son los siguientes:

312
Iniciación a Office Unidad 15Excel

A) Columnas
Pueden compararse diferentes valores, reconociendo enseguida los mayores y
menores. Los datos a estudio se organizan en el eje horizontal y los valores
numéricos en el eje vertical.
Se utiliza, por ejemplo, en las elecciones para representar los votos que ganan
o pierden los diferentes partidos.

También se puede representar en tres dimensiones.

313
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Se puede hacer el gráfico en columnas apiladas donde se muestra la relación

de cada elemento con todos los datos juntos.

Columnas horizontales
(o barras)
Los datos a estudio se
organizan en el eje
vertical y los valores
numéricos en el eje
horizontal.

Columnas cilíndricas

314
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Columnas cónicas

Columnas piramidales

B) Líneas
Sirve para observar la evolución de las cifras, normalmente el eje horizontal
representa el tiempo y el vertical las cantidades. Es muy adecuado para mostrar
los cambios y tendencias a lo largo del tiempo en los números de ventas, ingresos
y beneficios. Se suele utilizar para representar las curvas de balance. Marca los
valores con un punto y se unen con líneas.

315
Iniciación a Office Unidad 15Excel

C) Circular
Se utiliza para comparar diferentes partes de un total. Presentan las partes
proporcionales de cada categoría en relación con el total. También se les llama
gráficos de “sectores” o de “tarta”.
Es útil cuando se desea destacar un valor significativo a estudio. Para visualizar
mejor los sectores más pequeños, se pueden agrupar como un solo elemento del
gráfico circular y luego descomponer dicho elemento en otro gráfico circular más
pequeño situado junto al gráfico principal.
Se podría utilizar, por ejemplo, para la representación de escaños por los
diferentes partidos.

D) Áreas
Son como los gráficos de líneas, pero con el espacio inferior coloreado. El
inconveniente es que puede ser que unas curvas oculten a otras. Destacan la
magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo.

316
Iniciación a Office Unidad 15Excel

E) Dispersión
Muestra los intervalos desiguales de datos. Suele utilizarse para datos
científicos. Es útil para representar funciones.

Los gráficos de dispersión XY son apropiados para mostrar comparaciones de

números como datos científicos o estadísticos.

Actividad guiada 45

Con los siguientes datos, crear un gráfico como el que se muestra en la figura:

317
Iniciación a Office Unidad 15Excel

1 – Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2007.
2 – Introducir los siguientes datos:

3 – Seleccionar las celdas con las que se va a crear el gráfico, en este caso el rango
A3:B6.
4 – Clic en la ficha Insertar > en el grupo “Gráficos” clic en Columnas > seleccionar el
primero de ellos “Columna agrupada”.

6 – Apareciendo un gráfico como el siguiente:

En una misma hoja de cálculo se pueden crear varios gráficos seleccionando

otro rango y creando el gráfico, así sucesivamente hasta crear los gráficos necesarios.
10 – Guardar lo realizado con el nombre excel45, > Guardar como > situarse en
la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel45 > clic
en el botón Guardar.
11 – Cerrar el libro excel45 ( > Cerrar).

318
Iniciación a Office Unidad 15Excel

15.2. Modificar un gráfico

Al crear un gráfico o al seleccionar un gráfico, se muestran las fichas: Diseño,
Presentación y Formato. Estas fichas se utilizan para modificar el gráfico.

FICHA DISEÑO. Variedad de grupos que permiten modificar la configuración del

gráfico para una mejor presentación.

Grupo Tipo: permite cambiar a un tipo diferente de gráfico del que se seleccionó, para
evitar tener que borrar el gráfico y crear uno nuevo. También permite guardar el gráfico
como plantilla.

Cambiar el tipo de gráfico.

Guardar el gráfico como una plantilla para poder aplicar

rápidamente su diseño cuando se cree un nuevo gráfico.

Grupo Datos:

Mostrar la serie de datos por filas o por columnas.

Para cambiar la configuración del rango de datos del gráfico. Al

hacer clic en “Seleccionar datos”, se muestra una ventana donde se puede
observar el rango actual que está utilizando el gráfico. El gráfico está

319
Iniciación a Office Unidad 15Excel

construido utilizando como eje X los datos de las filas, al seleccionar la opción
“Cambiar fila/columna”, el eje X se corresponde con los datos de la leyenda.

Grupo Diseños de gráfico:

Seleccionar distintas opciones de diseño.

Cuando se aplica un diseño de gráfico predefinido, un conjunto específico de
elementos del gráfico como los títulos, la leyenda, la tabla de datos o los rótulos
de datos se distribuyen de una manera específica en el gráfico. Se puede elegir
entre diversos diseños para cada tipo de gráfico, seleccionando el botón
“Más” del grupo “Diseños de gráfico”, abriéndose una ventana nueva con un
listado de gráficos prediseñados para una mayor comodidad y evitar tener que
configurar todo el gráfico.

Grupo Estilos de diseño:

Distintas
opciones de formato predefinidas. Si se abre el desplegable , se muestra
una gran variedad de modelos para cambiar el estilo visual del gráfico. En lugar
de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, se
puede aplicar rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Excel proporciona
varios diseños y estilos predefinidos de gran utilidad.

Grupo ubicación:

Cambiar la ubicación del gráfico. Permite mover el gráfico a una

nueva hoja del documento para generar una mayor comodidad en la ubicación,
separación y búsqueda de los gráficos. Se abrirá la ventana “Mover gráfico”,
con la opción de ubicar el gráfico en una hoja nueva.

320
Iniciación a Office Unidad 15Excel

FICHA PRESENTACIÓN. Después de crear un gráfico, se puede modificar. Por

ejemplo, se puede cambiar la forma en que se muestran los ejes, agregar un título,
mover u ocultar la leyenda o mostrar otros elementos del gráfico. Para que la
información que aparece en el gráfico sea más clara, se puede agregar un título de
gráfico, títulos de eje y rótulos de datos.

Grupo Selección actual:

Cambiar la disposición de los elementos

del gráfico, como los títulos del gráfico o los de datos.

Insertar:

Utilizar herramientas de dibujo o agregar cuadros de

texto e imágenes al gráfico.

Grupo Etiquetas:

Nos da la posibilidad de agregar, modificar y

cambiar de lugar objetos dentro del gráfico.

 En Título del gráfico se abre un desplegable que muestra las opciones de

insertar el título dentro del gráfico, una vez insertado hay que seleccionarlo
para escribir el título correspondiente.

321
Iniciación a Office Unidad 15Excel

 En Rótulos del eje, permite ingresar los títulos de los ejes al gráfico,
mostrando varias posibilidades de ubicación en el mismo, permitiendo la
diferenciación entre los ejes horizontal y vertical.

 En también se encuentra la posibilidad de insertar o situar

la leyenda, etiquetas de datos y tabla de datos.

322
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Grupo Ejes:

Se puede cambiar el formato del eje horizontal y vertical,

según las necesidades del gráfico. También se pueden aplicar distintas formas
de asignar la cuadrícula al gráfico para una mejor visualización de los datos
presentados. Los tipos de gráficos que no tienen ejes, como los gráficos
circulares y de anillos, no pueden incluir títulos de ejes.

FICHA FORMATO. Permite modificar la configuración del gráfico para que sea
más atractivo.

Grupo Selección actual:

Este grupo también se encuentra en la ficha

“Presentación”. Da la posibilidad de cambiar completamente la visualización del
gráfico (la leyenda, los ejes, el área, etc.).

 Primero hay que seleccionar qué parte se desea modificar estéticamente para
generar los cambios. Se puede hacer la selección desde el desplegable
“Elementos de gráfico” para pulsar el objeto deseado y aplicarle el nuevo
formato, o pulsando directamente en el gráfico. Los cambios del formato solo
se pueden ejecutar por un objeto a la vez.

 Una vez elegido lo que se desea modificar, pulsar en “Aplicar formato a la

selección”, abriéndose una nueva ventana que permite realizar los cambios en
el formato de: relleno, color de borde, estilos de borde, sombra y formato 3D.
Dependiendo del objeto del gráfico elegido, aparecerán distintas opciones para
cambiar el formato.

 En “Restablecer para hacer coincidir el estilo”, se vuelve al formato inicial del

gráfico y anular los cambios realizados.

Grupos Estilos de forma y Estilos de WordArt:

Para
agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar efectos
especiales.

323
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Cambiar la posición de un gráfico

Para mover un gráfico, lo primero que hay que hacer es seleccionar el gráfico.
A continuación, se pincha sobre cualquier lugar del área, salvo en zonas con
información del gráfico (el puntero del ratón se convierte en una flecha blanca), y se
arrastra hasta el lugar deseado.

Cambiar el tamaño de un gráfico

Para cambiar el tamaño de un gráfico, el procedimiento es el mismo que el
visto en Word para modificar imágenes, es decir, se selecciona el gráfico y aparecen
unos tiradores en sus bordes, con los que podemos variar el tamaño del gráfico. Al
posicionarse sobre dichos tiradores el puntero del ratón se convierte en forma de doble
flecha, en ese momento pulsar y arrastrar. Si se desea mantener la proporción de
longitud y altura hay que mantener pulsada la tecla mayúsculas.

Copiar y borrar un gráfico

Para copiar un gráfico podemos utilizar copiar y pegar, para ello seleccionamos
el gráfico, luego clic en el botón copiar de la ficha “Inicio”, activar la celda de
comienzo de destino y clic en el botón pegar .

Para borrar el gráfico hay que seleccionarlo y pulsar la tecla suprimir <Supr> (o
Inicio > “Borrar” del grupo “Modificar” > Borrar contenido).

Cambiar el aspecto de un gráfico

Una vez creado el gráfico, se pueden modificar cada una de las partes que lo
forman.

Las partes de un gráfico son:

Título del gráfico
Área del gráfico

Planos laterales

Series

Eje

Título de eje

Área de trazado

Leyenda

Para modificar cada una de las partes del gráfico, hacer doble clic sobre la
parte a modificar, mostrándose la ficha “Diseño” de las herramientas de gráficos.

324
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Se pueden utilizar los botones “Deshacer” y “Rehacer” de la barra

de herramientas de acceso rápido, para deshacer o rehacer los últimos cambios
realizados en el gráfico.

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el área de un gráfico o
sobre uno de los objetos del gráfico, se mostrará el menú contextual correspondiente
para poder modificar dicho gráfico.

 Cambiar tipo de gráfico: para cambiar el tipo de gráfico (columnas, circular,

líneas, etc.).

 Seleccionar datos: para cambiar el rango de datos o de serie que generan el

gráfico.

 Mover gráfico: Para colocar el gráfico como parte de la hoja donde están los
datos o en una nueva hoja.

 Formato del área del gráfico: Abriéndose una nueva ventana que permite
realizar los cambios en el formato de: relleno, color de borde, estilos de borde,
sombra y formato 3D. Dependiendo del objeto del gráfico elegido, aparecerán
distintas opciones para cambiar el formato.

 Giro 3D: para cambiar la elevación, el giro, la perspectiva y la altura. (Solo para
gráficos tridimensionales).

325
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Actividad guiada 46
Con los siguientes datos:

Crear un gráfico lo más parecido a:

326
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Sus características son:

· Sin leyenda.
· Series: color rojo y forma piramidal.
· Gráfico en una hoja nueva, cuyo nombre de la hoja sea Gastos.
1 – Abrir una hoja de cálculo nueva ( > Nuevo > Crear, si ya está abierto Excel).
2 – Introducir los datos que se muestran en el enunciado de la actividad.
3 – Seleccionar el rango A2:B5 (clic en la celda A2 y sin soltar arrastrar hasta la celda
B5).
4 – Clic en la ficha Insertar > Columna del grupo “Gráficos” > seleccionar el primero
de tipo pirámide.

Mostrándose el gráfico:

327
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Al estar seleccionado el gráfico se muestran tres fichas nuevas de “Herramientas de

gráficos:

5 - Clic en la ficha Presentación > Título del gráfico (del grupo Etiquetas) > Encima
del gráfico.

En el título escribir: Gastos del coche.

6 - Con el gráfico seleccionado, clic en Presentación > Rótulos del eje > Título de
eje horizontal primario > Título bajo el eje > escribir en el título: Concepto.

7 - Presentación > Rótulos del eje > Título de eje vertical primario > Título girado
> escribir en el título: Euros.

8 - Presentación > Leyenda > Ninguno, para quitar la leyenda.

9 - Clic en una de las pirámides del gráfico, para seleccionar las pirámides.

Clic en la ficha Formato > Relleno de forma > establecer el color rojo, para así poner
las columnas en color rojo.

10 - Con el gráfico seleccionado, clic en la ficha Diseño > Mover gráfico, del grupo
Ubicación > clic en Hola nueva y escribir como nombre Gastos, como se muestra en
la siguiente figura:

328
Iniciación a Office Unidad 15Excel

11 - Clic en Aceptar, mostrándose el gráfico en una hoja nueva.

12 – Guardar lo realizado con el nombre excel46, > Guardar como > situarse en
la carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel46 > clic
en el botón Guardar.

20 – Cerrar el libro excel46 ( > Cerrar).

15.3. Insertar imágenes. WordArt

Al igual que en Word, en una hoja de cálculo se pueden incluir imágenes desde
archivo, imágenes prediseñadas, texto “WordArt”, líneas, flechas, figuras geométricas,
etc. Estas opciones las podemos encontrar en la ficha “Insertar”.

329
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Por ejemplo, al pulsar el botón “Insertar WordArt”, se puede insertar texto

en un estilo llamativo.

330
Iniciación a Office Unidad 15Excel

15.4. Insertar fondo a la hoja de cálculo

Para insertar una imagen como fondo en una hoja de cálculo, hay que
seleccionar Diseño de página > Fondo del grupo “configurar página”, buscar y
seleccionar el archivo donde se encuentra la imagen a insertar como fondo y pulsar en
Aceptar.

Para eliminar la imagen insertada como fondo, hay que seleccionar de nuevo
Diseño de página > mostrándose en esta ocasión la opción Eliminar fondo.

331
Iniciación a Office Unidad 15Excel

Actividad guiada 47

En la hoja de cálculo excel22 insertar como fondo de hoja la imagen “paisaje”.

1 – Abrir el archivo excel22, > Abrir > buscar y seleccionar excel22 en la carpeta
“Excel” del curso > Abrir.

2 – Seleccionar la ficha Diseño de página > Fondo del grupo “configurar página” >
buscar y seleccionar la imagen “paisaje” en la carpeta “Excel” del curso. > Insertar.

3 – Guardar lo realizado con el nombre excel47, > Guardar como > situarse en la
carpeta “Excel” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir excel47 > clic en
el botón Guardar.

4 – Cerrar el libro excel47 y el programa Excel ( > Salir de Excel).

332
 MODULO D
Base de datos. Access.

UNIDADES DIDÁCTICAS:
Unidad didáctica 16: Tablas

Unidad didáctica 17: Consultas

Unidad didáctica 18: Formularios

Unidad didáctica 19: Informes

Iniciación a Office Unidad 16 Access

Módulo IV - Base de datos - Access

Introducción
Una base de datos es un conjunto de registros organizados por temas, los
cuales son conocidos como campos. Lo que antiguamente se realizaba mediante
engorrosas fichas que había que actualizar continuamente a mano, es fácilmente
accesible gracias a la potencia que nos ofrecen los ordenadores y sus bases de datos
electrónicas.

Access sirve para trabajar con conjuntos de datos más o menos amplios,
organizándolos, analizando las relaciones que existen entre ellos y extrayendo
información útil.

Así, nuestros datos personales (nombre, dirección, teléfono, etc.) están

registrados por las empresas que nos ofrecen servicios de todo tipo; las matrículas de
los vehículos quedan reflejadas en la base de datos de tráfico o, incluso, nuestros
gastos e ingresos están guardados en la base de datos de nuestro banco. Tanto si se
desea crear una base de datos para administrar clientes o proveedores, como si se va
a crear un sistema de seguimiento de inventario o la gestión de una colección, Access
facilita enormemente la búsqueda, administración y posibilidad de compartir datos a
toda clase de usuarios.

Algo fundamental para trabajar con las bases de datos es conocer los
conceptos y la terminología que se utilizarán. Por ello es necesario familiarizarse con
los siguientes términos:

Base de datos: Es una colección de datos organizados.

Campo: Cada uno de los datos que hay que anotar.
Registro: El conjunto de datos correspondientes a uno de los elementos
objeto de estudio. Cada registro tendrá un valor en cada campo.
Tablas: En ellas se almacenan los datos de modo organizado,
característica imprescindible para que la información pueda ser
manipulada eficazmente.
Consultas: Permiten dar respuestas a las preguntas que se puedan
plantear acerca de los datos almacenados.
Formularios: Estos objetos permiten visualizar y trabajar con los datos
almacenados en las tablas de modo diferente al tabular, con un aspecto
más agradable y vistoso.
Informes: Permiten obtener impresos los datos almacenados con el
formato diseñado por el usuario.

Cuando se crea una base de datos, se crea un archivo donde se almacenarán

todos los objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes).

Crear una nueva base de datos

Cuando se crea una nueva base de datos, primero hay que dar el nombre al
archivo donde se va a guardar la base de datos. Conforme se vaya creando o
modificando la base de datos, todo se irá guardando automáticamente en el archivo
que se haya dado nombre al principio.

334
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Para abrir el programa seleccionar Inicio > Todos los programas > Microsoft
Office > Microsoft Office Access 2007. Si se tiene el acceso directo en el escritorio
de Windows, hacer doble clic en el icono:

Abriéndose la aplicación con un aspecto similar a:

Se puede crear una base de datos en blanco, o elegir entre las diversas
plantillas que Access ofrece, o a partir de un archivo existente. En este curso no se
utilizarán las plantillas.

335
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Lo más usual es crear una “Base de datos en blanco”.

Al seleccionar “Base de datos en blanco”, hay que indicar la ubicación y el

nombre de la nueva base de datos que se va a crear.

Una vez que se le ha dado nombre a la base de datos y establecido el lugar

donde se guardará, pulsar en “Crear”.

Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía

denominada “Tabla1”, en el modo de “Vista Hoja de datos”.

336
Iniciación a Office Unidad 16 Access

A diferencia con el resto de programas de Office, no es necesario guardar cada

una de las modificaciones que se vayan realizando, los cambios producidos se
almacenan de forma automática. Sin embargo, es posible que se necesite guardar de
forma independiente alguno de los objetos que componen la base de datos.

Abrir y cerrar una base de datos

Al igual que sucede en el resto de programas, también se puede abrir un
archivo de Access sin necesidad de tener abierta la aplicación. Desde el explorador de
Windows o desde “Mi PC” hacer doble clic sobre el archivo que contiene la base de
datos de Access y se iniciará automáticamente el programa. La extensión de los
archivos correspondientes a Access 2007 es .accdb.

En el caso de que el sistema informe de que existe código que puede ser
dañino para el equipo.

Para quitar dicha advertencia y así tener más espacio para visualizar la base
de datos, seleccionar su botón “cerrar barra de mensajes”, o pulsar en Opciones.
Mostrándose la ventana “Opciones de seguridad de Microsoft Office”.

337
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Activar la opción “Habilitar este contenido” > Aceptar.

En la ventana del programa se puede observar que se mantiene la estructura

de las fichas y que algunos iconos son iguales que en otros programas. Una nueva
característica de Access es el “panel de exploración”, situado a la izquierda de la
ventana, donde se mostrarán los nombres de los objetos de la base de datos: tablas,
consultas, informes y formularios.

El panel de exploración se puede ocultar con el botón .

338
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Y se puede mostrar con su botón .

También se puede abrir una base de datos de Access desde el botón de Office
, donde se muestran los archivos más recientes que han sido abiertos en el
programa. O desde el botón de Office > Abrir, o > Nuevo.

Se puede abrir una base de datos en modo de solo lectura, para poder ver el
archivo original, pero no poder guardar cambios en él. El procedimiento es: botón de
Office > Abrir > buscar y seleccionar el archivo a abrir > clic en la flecha situada
junto al botón “Abrir” > Abrir como se solo lectura.

Para cerrar Access, hacer clic en el botón “Cerrar” de la barra de título del
programa, o desde el botón de Office > Cerrar base de datos.

De esta forma se abrirá la “Introducción a Microsoft Office Access”, la cual

permite abrir una nueva base de datos.
Para cerrar una tabla, consulta, formulario o informe, se tiene el botón en la
esquina superior derecha del título del objeto.

339
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Unidad 16 – Tablas
16.1. Crear una tabla utilizando el asistente

Una tabla es una agrupación de datos relacionados y organizados en campos

(columnas) y registros (líneas) en una hoja de datos. Las bases de datos deben tener
una o más tablas donde se almacenan los datos de modo organizado. Una vez que
una base de datos contiene una tabla se podrán crear “consultas”, “formularios” e
“informes”.

Con el “asistente” de Access se pueden crear de forma sencilla tablas,

consultas, formularios e informes. En la siguiente actividad se explica cómo crear una
tabla utilizando el asistente.

Actividad guiada 01

Crear una base de datos llamada “prueba” que contenga una tabla con un listado de
nombres y apellidos.
1 – Crear una base de datos con el nombre “prueba”, Inicio > Todos los programas
> Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007, o si se tiene el acceso directo en
el escritorio de Windows, hacer doble clic sobre él. Abriéndose el programa:

2 - Seleccionar “Base de datos en blanco”.

A continuación indicar la ubicación y el nombre de la nueva base de datos que se va a

crear. Por defecto el programa guarda los archivos en la carpeta “Mis documentos”

340
Iniciación a Office Unidad 16 Access

con el nombre Base de datos1, en nuestro caso se guardará en la carpeta “Access”

del curso, con el nombre prueba.

3 - Una vez que se le ha dado nombre a la base de datos y establecido el lugar donde
se guardará, pulsar en el botón Crear.

Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía denominada
“Tabla1”. Cuando se crea una base de datos, se crea un archivo donde se
almacenarán todos los objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios,
informes).

A continuación, se pueden escribir datos para empezar a definir los campos. Escribir
datos en la “vista Hoja de datos” es muy parecido a escribir datos en Excel. No es
necesario aplicar formato a los datos, incluyendo filas o columnas en blanco, ya que se
desperdicia espacio en la tabla. La tabla contiene únicamente datos, toda la
presentación visual de esos datos se hará en los formularios e informes.

La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se
agrega una nueva columna, se define un nuevo campo. El programa configura el tipo
de datos del campo basándose en el tipo de datos que se escribe. Por ejemplo, si hay
una columna en la que se ha escrito únicamente valores numéricos, Access
configurará ese campo de tipo “número”. Si más adelante se intenta escribir en ese

341
Iniciación a Office Unidad 16 Access

campo valores que no sean números, se mostrará un mensaje informando de que el

valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre que sea posible, se debe
planificar la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea
texto, números, fechas, etc. De este modo resultará más fácil crear consultas,
formularios e informes que seleccionen únicamente los datos deseados.

Cuando se agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del

título “Agregar nuevo campo”, el programa asigna automáticamente un nombre al
campo. Estos nombres por defecto son Campo1, Campo2, Campo3,…

Al ir rellenando los datos, se irán creando automáticamente nuevos registros. Nos

podemos posicionar de una celda a otra con la tecla de tabulación, haciendo clic con el
ratón en la correspondiente celda, o escribiendo el contenido de la celda y a
continuación pulsando intro.
2 – Rellenar los siguientes datos de los campos Nombre y Apellidos:
“Id” (de identificador), es un campo que se crea automáticamente el
cual va enumerando los registros, no tenemos que escribir nada en él ya que se
rellena automáticamente.

Para definir el tipo de datos que va a contener el campo seleccionado, se puede

establecer en la ficha “Hoja de datos”, grupo “Formato y tipo de datos”, casilla “Tipo de
datos”.

3 - Cerrar con un clic en el botón cerrar de la tabla.

4 – Si se muestra una ventana para guardar los cambios, confirmar con Sí.

5 – Mostrándose la opción de dar nombre a la tabla. En este caso dejar el nombre

Tabla1 y clic en Aceptar.

342
Iniciación a Office Unidad 16 Access

6 – Mostrándose el nombre de la tabla en el panel de exploración.

7 - Si se necesita cambiar el nombre de la tabla, hacer clic con el botón derecho del
ratón sobre el nombre de la tabla del panel de exploración y elegir “Cambiar nombre”.

Escribir el nuevo nombre y pulsar la tecla intro.

Cambiar el nombre de la tabla creada, con el nuevo nombre: Direcciones de mis
amigos:

Si se quiere cambiar el nombre de un objeto (tabla, consulta, etc.), éste debe de estar
cerrado.
8 - Para ver el contenido de la tabla, hacer doble clic sobre el nombre de la tabla

, donde se pueden modificar los datos o introducir más

datos.

343
Iniciación a Office Unidad 16 Access

9 - Para crear una nueva tabla en la base de datos, seleccionar la ficha “Crear” >
Tabla en el grupo “Tablas”. Se agregará una nueva tabla preparada para
introducirle datos.

Escribir los siguientes datos:

10 - Al cerrar la nueva tabla , nos preguntará si se tienen que guardar los datos de
la tabla.

11 - Tras hacer clic en Sí, se mostrará la ventana “Guardar como” para especificar el
nombre de la tabla. Darle como nombre “tabla de prueba” y pulsar en Aceptar.

También se puede guardar la tabla (o el objeto que se tenga abierto) desde el botón
de Office > Guardar o Guardar como.

344
Iniciación a Office Unidad 16 Access

O desde el botón “Guardar” de la barra de herramientas de acceso rápido, o clic

en el botón secundario del ratón en la ficha del documento de la tabla y clic en
“Guardar” del menú contextual.

12 – Cerrar la tabla de prueba y la tabla Direcciones de mis amigos.

16.2. Cambiar el nombre de un campo

A veces es necesario cambiar el nombre que se le ha dado a un campo.

Para cambiar el nombre del campo se puede realizar de varias maneras:

 Situarse en cualquier dato del campo y hacer clic en Cambiar nombre

, de la ficha “Hoja de datos” del grupo “Campos y
columnas”.
 Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del campo, y
en el menú contextual elegir “Cambiar nombre de columna”. A
continuación escribir el nombre deseado y pulsar la tecla intro, o la tecla
tabulación, o clic en otra celda.

345
Iniciación a Office Unidad 16 Access

 O hacer doble clic en su encabezado y teclear el nuevo nombre.

Actividad guiada 02

Poner a los campos los nombres Primer apellido y Nombre, en la tabla “Direcciones de
mis amigos” que se ha creado en el apartado anterior, como se muestra en la
siguiente figura:

1 – En la base de datos prueba abrir la tabla “Direcciones de mis amigos” haciendo

doble clic sobre ella.
2 – Colocar el cursor en uno de sus datos, por ejemplo en la celda “José”, a
continuación seleccionar Cambiar nombre, de la ficha “Hoja de datos” grupo “Campos
y columnas”. Posicionándose el cursor en el nombre del campo “campo1”.

3 – Escribir Nombre. Pulsar intro o la tecla tabulación o clic en otra celda.

4 - Colocar el cursor en la celda “Hernández”, a continuación seleccionar Cambiar
nombre, de la ficha “Hoja de datos” grupo “Campos y columnas”. Posicionándose el
cursor en el nombre del campo “campo2”.
5 – Escribir Primer apellido. Pulsar intro o la tecla tabulación o clic en otra celda.
6 – Cerrar la tabla “Direcciones de mis amigos.

346
Iniciación a Office Unidad 16 Access

16.3. Ancho de columna

Si el nombre del campo o la información de los registros no se visualizan
completamente, será necesario variar el ancho de la columna.

Al igual que en Excel, se puede cambiar el ancho de la columna de varias

maneras:
 Colocar el puntero del ratón sobre el borde derecho de la casilla que da
nombre al campo o columna, cambiando el puntero a la forma de doble flecha
horizontal, y a continuación pulsando y arrastrando hacia la derecha o
izquierda para aumentar o disminuir el ancho de la columna.
 Colocar el cursor en alguna de las celdas de la columna a modificar.
Seleccionar Inicio > Más del grupo “Registros” > Ancho de columna
y especificar el ancho deseado.

 Para un ajuste automático lo podemos hacer de dos formas:

o Clic en el botón “Ajuste perfecto” de la ventana anterior.
o Colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho de la casilla que da
nombre a la columna y cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.

Una vez que se ha cambiado el ancho de un campo, al cerrar la tabla se

mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccionar “Sí” para cerrar la tabla y guardar los cambios realizados.

347
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Actividad guiada 03

En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos” y cambiar el

ancho de la tercera columna para que el nombre del campo “Primer apellido” tenga un
ajuste automático.
1 – En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos” haciendo
doble clic sobre ella.
2 – Para cambiar el ancho de la tercera columna y que el nombre del campo “Primer
apellido” se ajuste automáticamente, colocar la flecha del ratón sobre el borde derecho
de la casilla de la tercera columna y cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.

3 – Cerrar la tabla haciendo clic en el icono de la tabla, mostrándose el siguiente

cuadro de diálogo:

4 – Seleccionar “Sí” para cerrar la tabla y guardar los cambios realizados.

16.4. Agregar campos

Es posible que alguna vez se necesite agregar un campo nuevo entre dos
campos de una tabla. Para agregar un campo nuevo, nos posicionamos en cualquier
lugar de la columna posterior a la que queremos insertar y seleccionar Hoja de datos
> botón insertar columna . Insertándose una nueva columna vacía detrás de
donde estábamos posicionados. Tomando como nombre esta nueva columna “Campo
1”, o “Campo2”, o “Campo3”, etc.
También se puede insertar una columna con el menú contextual del nombre del
campo, es decir, clic con el botón derecho sobre el nombre del campo, y seleccionar
“Insertar columna”.

348
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Actividad guiada 04

En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos” e insertar una
nueva columna con el nombre Apodo, a continuación insertar los siguientes datos.

1 – En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos” haciendo

doble clic sobre dicho nombre de la tabla.
2 – Colocar el cursor en cualquier lugar de la columna “Primer Apellido” y seleccionar
Hoja de datos > botón insertar columna . Tomando como nombre esta
nueva columna “Campo 1”.
3 – Cambiar el nombre de esta nueva columna por Apodo, colocando el puntero del
ratón sobre el nombre del campo a cambiar y un clic con el botón derecho del ratón,
apareciendo un menú contextual > seleccionar la opción “Cambiar nombre de
columna” > escribir Apodo > pulsar la tecla intro.
4 – Escribir los datos que se muestran en el enunciado de la actividad.
5 – Cerrar la tabla “direcciones de mis amigos” haciendo clic en el botón de la
tabla.

16.5. Eliminar campos y registros

Para eliminar un campo lo podemos hacer de tres maneras:
 Posicionarse en cualquier lugar del campo y seleccionar Hoja de datos >
Eliminar .
 Posicionarse en cualquier lugar del campo y seleccionar Inicio > clic en la
flecha del botón “Eliminar” del grupo “Registros” > Eliminar
columna.

 En el menú contextual del nombre del campo seleccionar Eliminar columna.

349
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Se mostrará el cuadro de diálogo:

Clic en Sí para confirmar la acción.

Para eliminar un registro hay que posicionarse en cualquier lugar del registro a
eliminar y seleccionar Inicio > clic en la flecha del botón “Eliminar” del
grupo “Registros” > Eliminar registro.

Apareciendo el cuadro de diálogo:

Confirmando la acción con un clic en Sí.

También se puede eliminar un registro haciendo un clic con el botón derecho
del ratón sobre la primera casilla del registro y seleccionando Eliminar registro.

350
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Actividad guiada 05

En la tabla “direcciones de mis amigos” de la base de datos “prueba”, eliminar el

campo “Nombre” y el registro correspondiente a “Artu”.
1 – En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos”.
2 – Colocar el cursor en la celda José y seleccionar Hoja de datos > Eliminar
, apareciendo el cuadro de diálogo:

3 – Clic en Sí para confirmar la acción.

4 – Colocar el cursor en Artu, para eliminar el tercer registro y seleccionar Inicio > clic
en la flecha del botón “Eliminar” del grupo “Registros” > Eliminar registro,
apareciendo el cuadro de diálogo:

5 – Confirmar la acción con un clic en Sí.

6 – Cerrar la tabla “direcciones de mis amigos” haciendo clic en guardando los
cambios realizados.

16.6. Clave principal

Antes de guardar una tabla hay que asignar una clave principal a alguno de sus
campos. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla, sirve
de identificador de registros de forma que con esta clave se puede saber sin ningún
tipo de equivocación el registro al cual identifica. No puede haber más de una clave
principal, aunque sí puede una tabla tener una clave principal compuesta por más de
un campo.

Una clave principal es una columna (o combinación de columnas) que permite

identificar de forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden haber en
una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como clave principal.

Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla
puede contener un valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en
la columna.

Si no se ha asignado clave principal antes de guardar una tabla, aparecerá un

cuadro de diálogo avisando de ello, hacer clic en “No” para volver a la tabla y poder
asignar la clave.

Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

351
Iniciación a Office Unidad 16 Access

 Acelera las consultas, búsquedas y clasificaciones de datos.

 Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por
los valores de la clave principal.
 Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya
existente, lo que impide duplicaciones.
 Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de
relaciones es un concepto para un curso más avanzado de Access.

Para establecer una clave principal en una tabla, hay que utilizar el editor de

diseño (pulsando la flecha del botón , ficha “Inicio”, grupo

“Vistas”) que se utilizará en cursos más avanzados de Access. Como introducción,
los pasos a seguir para establecer una clave principal son:

1. En “Vista Diseño”,

Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de

ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic
sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre
del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para
seleccionar más de una fila.

2. En la ficha “Diseño” clic en el botón “Clave principal” del grupo

“Herramientas”. En el selector de las filas seleccionadas se visualizará
un icono en forma de llave , identificando los campos que constituyen
como clave principal.

Por defecto, Access crea un campo llamado ID (de identificador) con la

asignación de clave principal. Se trata de un campo cuyo valor no debe repetirse en
ningún otro lugar, para que resulte útil a la hora de crear consultas o relacionar tablas.

352
Iniciación a Office Unidad 16 Access

16.7. Ordenar datos

Para ordenar los datos de una tabla, hay que colocar el cursor en cualquier
lugar del campo a ordenar, en la ficha “Inicio” grupo “Ordenar y filtrar” clic en el botón
“Ascendente” , o “Descendente” .
Los registros se ordenarán alfabéticamente (de forma ascendente o
descendente) y sus datos correspondientes también cambiarán de posición en relación
al campo ordenado.
Para anular la ordenación realizada, pulsar en el botón “Borrar todos los
criterios de ordenación”, para volver al estado inicial de la tabla.
Al cerrar la tabla después de una ordenación se mostrará el cuadro de diálogo
parecido a:

Seleccionar Sí para guardar los cambios realizados.

Actividad guiada 06
En la tabla “direcciones de mis amigos”, ordenar alfabéticamente los registros por el
campo “Apodo”.
1 – En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos”.
2 – En la tabla:

Se va a ordenar alfabéticamente los registros por el “Apodo”.

3 – Colocar el cursor en cualquier lugar del campo “Apodo” a ordenar. A continuación
en la ficha “Inicio” grupo “Ordenar y filtrar” clic en el botón “Ascendente” .

4 – Observar que los registros se han ordenado alfabéticamente por el nombre de

apodo y sus datos correspondientes de primer apellido también han cambiado su
posición en relación a su apodo.
5 – Cerrar la tabla con un clic en , y cuando salga el cuadro de diálogo:

Seleccionar Sí para guardar los cambios realizados.

353
Iniciación a Office Unidad 16 Access

16.8. Alto de fila

Para cambiar la altura de las filas o registros de la tabla, seleccionar Inicio >
Más > Alto de fila.

Establecer la medida deseada o activar la opción “Alto estándar”. La altura

establecida se aplicará a todos los registros de la tabla. Si se activa la casilla
se establecerá una altura predeterminada.

También se puede cambiar la altura de los registros, colocando el puntero

sobre el principio del un registro a modificar y en el menú contextual seleccionar “Alto
de fila”.

Actividad guiada 07
A la tabla “Direcciones de mis amigos” de la base de datos “prueba”, establecer a las
filas una altura de 20.
1 – En la base de datos prueba abrir la tabla “direcciones de mis amigos” haciendo
doble clic sobre ella.
2 – Clic Inicio > Más > Alto de fila.
3 – En la casilla “Alto de las filas” escribir el valor 20.

4 – Clic en Aceptar.
5 – Observar que la altura de todas las filas de la tabla ha aumentado.

354
Iniciación a Office Unidad 16 Access

6 – Cerrar la tabla.
7 – Apareciendo el siguiente mensaje:

8 – Clic en Sí.
9 – Cerrar la base de datos prueba haciendo clic en > Cerrar base de datos.

16.9. Filtrar datos

Los filtros nos permiten hacer rápidamente un subconjunto de los datos de una
tabla. Desde la ficha “Inicio”, grupo “Ordenar y filtrar”, se puede proceder de varias
maneras para filtrar datos:

 Posicionarse en uno de los datos del campo que se desea filtrar y

pulsar el botón “Filtro” . Dejar solamente activo la casilla del dato

a filtrar y pulsar en “Aceptar”.

 Posicionarse en uno de los datos del campo que se desea filtrar, pulsar
el botón “Selección” y elegir la opción deseada.

 Seleccionar el botón “Avanzadas” > Filtro por

formulario.

Colocar el cursor en la casilla vacía del campo donde se quiere filtrar,

apareciendo una flecha, hacer un clic en ella y seleccionar el dato
requerido.

355
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Hacer un clic en el botón el botón “Avanzadas” > Aplicar

filtro u ordenar. Visualizándose solo los registros de la tabla cuyo
campo se ha requerido.

Para quitar el filtro y así volver a visualizar todos los registros, hacer un clic en
el botón sirve para “aplicar filtro” o “quitar filtro” dependiendo de lo que
se esté realizando o se haya ejecutado.

Para quitar el filtro aplicado, también se puede hacer desde Avanzadas >
Borrar todos los filtros.

Al abrir de nuevo la tabla, para ver el filtro que se ha guardado tan solo hay que
hacer un clic en el botón “aplicar filtro” , o en Avanzadas > Aplicar filtro u
ordenar.

Actividad guiada 08

En la tabla “Agentes” de la base de datos “Filtrar”, aplicar un filtro para que se

muestren solo los registros cuya “Comunidad” sea “Andalucía”.

1 – Abrir la base de datos Filtrar ubicada en la carpeta “Access” del curso. ( >
Abrir > buscar y seleccionar la base de datos “Filtrar” > Abrir.

2 – Abrir la tabla Agentes haciendo doble clic sobre ella.

3 – En la ficha “Inicio” y grupo “Ordenar y filtrar”, seleccionar el botón “Avanzadas”

> Filtro por formulario.

4 – Colocar el cursor en la casilla vacía de “Comunidad”, apareciendo una flecha,

hacer un clic en dicha flecha y seleccionar Andalucía.

5 – Hacer un clic en el botón el botón “Avanzadas” > Aplicar filtro u

ordenar. Visualizándose solo los registros de la tabla cuyo campo es Andalucía.

356
Iniciación a Office Unidad 16 Access

6 – Para quitar el filtro y así volver a visualizar todos los registros, hacer un clic en el
botón , sirve para “aplicar filtro” o “quitar filtro” dependiendo de lo que se
esté realizando o se haya ejecutado.

7 – Cerrar la tabla, apareciendo el cuadro de diálogo:

8 – Seleccionar Sí para guardar los cambios.

9 – Cerrar la base de datos “Filtrar” y el programa Access ( > Salir de Access).

16.10. Ocultar campo

Es posible que alguna vez interese ocultar un campo de una tabla. Para ocultar
un campo, posicionarse en cualquier lugar de dicho campo y seleccionar Inicio > Más
, del grupo “Registros” > Ocultar columnas.

Para volver a mostrar los campos que se han ocultado, seleccionar Más
> Mostrar columna.

357
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Visualizándose en una ventana los campos de la tabla, activando y

desactivando cada uno de los nombres de los campos se mostrarán u ocultarán los
campos. Una vez establecidos pulsar en “Cerrar”.
También se puede ocultar un campo, colocando el puntero del ratón sobre el
nombre del campo y a continuación clic con el botón derecho, en el menú contextual
que aparece seleccionar “Ocultar columnas”.

Para volver a mostrar el campo, colocar el puntero del ratón sobre el nombre
de un campo > clic con el botón derecho > “Mostrar columnas”, activar las columnas
a mostrar > Cerrar, para que se muestren todas las columnas (o campos) ocultados
anteriormente.

358
Iniciación a Office Unidad 16 Access

16.11. Buscar datos

Con el comando Inicio > Buscar , se puede localizar rápidamente un

dato de la tabla.

En la casilla “Buscar” escribir el dato a buscar.

En “Buscar en”, se puede especificar si la búsqueda se realizará en el campo

donde se estaba situado o en toda la tabla.

En la lista desplegable de “Coincidir”, se puede establecer si el dato a buscar

tiene que coincidir con todo el campo, parte del campo o con el comienzo del campo.

En la última lista desplegable se puede indicar si la búsqueda se realiza hacia

debajo de donde se está situado, o hacia arriba, o en todos los registros de la tabla.

Tras pulsar en “Buscar siguiente” se seleccionará el dato localizado, y así con

cada uno de los datos encontrados. Cuando no se encuentren más datos se mostrará
la siguiente ventana.

Al cerrar el cuadro de diálogo “Buscar y reemplazar”, quedará seleccionado el

último dato buscado.

359
Iniciación a Office Unidad 16 Access

16.12. Introducción a las bases de datos relacionales

Las bases de datos pueden ser simples, es decir formadas por una sola tabla o
por varias de forma que sus datos sean totalmente independientes. Sin embargo,
existe otro tipo más complejo en el que los datos de las diferentes tablas interaccionen
entre sí mediante el modelo relacional. Por ejemplo la tabla de piezas de un taller y la
de sus proveedores, la de trabajadores y sus departamentos, etc.

Las bases de datos relacionales son aquellas que siguen el modelo relacional
de datos, es decir, permiten la existencia de relaciones entre los elementos de
distintas tablas de una misma base de datos.

Si queremos que los datos que introduzcamos una sola vez aparezcan en
varias tablas, debemos relacionar las distintas tablas con las denominadas relaciones;
así, ahorraremos tiempo al tener que introducir un menor número de datos.

Mediante este sistema, cualquier modificación solo hay que realizarla una vez y
automáticamente se extenderá a todas las demás tablas. De este modo se ahorra
mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos, que siempre estarán actualizados
independientemente de la tabla en que estemos. Existen tres tipos de relaciones:

 Relación uno a uno: Cada registro de una tabla se relaciona solo con un
registro de otra tabla y cada registro de segunda tabla se relaciona solo con un
registro de la primera. Las relaciones de este tipo se almacenan guardando en
la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relación.
 Relación uno a varios: Cada registro de la primera tabla está relacionado con
varios registros de la segunda y cada registro de esta última está relacionado
con solo un registro de la primera tabla.
 Relación varios a varios: Cada registro de la primera tabla puede estar
relacionado con más de un registro de la segunda y cada registro de la
segunda puede estar relacionado con más de un registro de la primera tabla.

Para establecer una relación entre tablas tienen que tener un vínculo de unión,
es decir, un campo que contenga idéntica información y que coincida en tipo y longitud
de los datos. No es necesario que el nombre del campo sea igual, aunque
normalmente estos campos coincidentes suelen tener el mismo nombre en ambas
tablas para identificarlos mejor. El relacionar tablas permite utilizar simultáneamente
datos procedentes de más de una tabla o consulta. La ventaja de relacionar tablas es
la siguiente:

 Hacer cumplir reglas de integridad referencial para proteger la relación entre

tablas cuando se agreguen, cambien o eliminen registros.
 En consultas con tablas relacionadas las combinaciones aparecen de forma
automática.
 Presentar los registros relacionados en un informe o formulario.

Para relacionar tablas entre si, primero debemos definir los campos clave de
cada tabla y luego especificar los campos que contengan el mismo valor en registros
relacionados.

Una vez que hemos creado varias tablas llega el momento de sacar partido a
toda la potencia del modelo relacional. Es decir, podemos establecer las relaciones
entre tablas.

360
Iniciación a Office Unidad 16 Access

Como es de suponer, las relaciones no pueden ni deben establecerse de

cualquier forma, sino que se debe efectuar un análisis previo de qué tablas se
encuentran relacionadas de forma lógica. Para ello no es imprescindible ser un experto
en base de datos, aunque sí que se requiere utilizar el sentido común. Las relaciones
serán importantes posteriormente de cara a la extracción de información, por lo que
deben ser lo más completas posibles, aunque evitando la redundancia.

Una vez decididas las tablas que deben estar relacionadas, así como los
campos mediante los que éstas se relacionarán, accederemos a la ficha “Herramientas
de base de datos”, seleccionando a continuación la opción “Relaciones”. Se
desplegará entonces un cuadro en el que podremos seleccionar qué tablas queremos
visualizar. En este punto lo aconsejable consiste en seleccionar en un primer momento
todas las tablas que componen la base de datos, establecer las relaciones y ver si
existe alguna tabla redundante, es decir, que no se encuentre relacionada con las
restantes y, por tanto, que no aporte ningún tipo de información al respecto. El
siguiente y último paso es posicionar el puntero del ratón sobre aquellos campos que
queramos relacionar con otros, pulsar el botón izquierdo de dicho dispositivo y, sin
soltarlo, arrastrar dicho campo sobre aquel de la tabla con el que queremos
relacionarle. Se desplegará entonces un cuadro con información de ambas tablas,
campos relacionados y tipos de enlaces establecidos.

En este apartado se ha tratado una introducción de base de datos relacionales,

en cursos más avanzados de Access se ampliarán conocimientos sobre este tema.

361
Iniciación a Office Unidad 17 Access

Unidad 17 – Consultas
17.1. Introducción a las consultas
Cuando tenemos datos en una tabla bastante grande, es decir, con tantos
campos y registros que no es posible verlos todos en pantalla, podemos crear una
consulta para elegir los campos que queremos mostrar. Básicamente una consulta es
una especie de tabla resumida con los campos elegidos.

Una base de datos no sirve solo para almacenar gran cantidad de información.
Su característica más importante es que podemos buscar un dato concreto entre miles
de registros. Las consultas se encargan de ello.

Las consultas son preguntas que se le hacen a la base de datos sobre la

información que tiene almacenada en las tablas. Para ello, solo hay que indicarle en
qué tabla o tablas está la información buscada, qué datos tiene que vincular y qué
apariencia debe darle a los resultados.

Las consultas se utilizan cuando se quiere recuperar datos con determinadas

condiciones, utilizando una consulta se pueden:
 Seleccionar campos. No es necesario incluir todos los campos de una tabla en
una consulta.
 Limitar el número de registros. Es posible especificar criterios de selección, que
harán que sean mostrados únicamente los registros que se necesitan.
 Ordenar registros. Los registros pueden mostrarse ordenados por los distintos
campos de la tabla que intervengan en la consulta.
 Crear formularios e informes basados en consultas. Después de realizada la
consulta, se puede crear un formulario o un informe que contenga dicha
consulta.
 Crear consultas basadas en consultas. En este caso la segunda consulta se
basaría en los datos resultantes de la primera consulta.

Una vez que se tienen las tablas creadas en la base de datos es necesario
realizar consultas para filtrar los registros de manera temporal para dejar solo aquellos
que sean necesarios. Por ejemplo para ver la información relativa a un determinado
autor, o para localizar los teléfonos de los clientes de una determinada localidad, etc.

También se pueden utilizar las consultas para, una vez editados los datos,
modificarlos o incluso preparar el material necesario para elaborar formularios e
informes. Pero esto lo estudiaremos en las siguientes unidades. Lo primero es
comenzar con la selección de registros.

Como ya se ha indicado las consultas permiten realizar preguntas a una base

de datos con el fin de obtener una información concreta, que puede provenir de una o
varias tablas. Una vez creada la consulta su apariencia es similar a la de una tabla, es
decir, la información solicitada se mostrará en filas y columnas. Y además, algo muy
importante a tener en cuenta es que las modificaciones que se realicen en las
consultas se actualizarán automáticamente en las tablas de donde proceden los datos
obtenidos.
En este curso crearemos consultas utilizando el asistente para consultas
sencillas, que reúne datos de una o más tablas, los ordena y los agrupa para hacer
cálculos. Con Access se pueden realizar consultas más complejas las cuales se
pueden estudiar en cursos más avanzados de Access.

362
Iniciación a Office Unidad 17 Access

17.2. Crear una consulta utilizando el asistente

Las consultas son preguntas que se le hacen a la base de datos sobre la
información que tiene almacenada en las tablas. Para ello, solo hay que indicarle en
qué tabla o tablas está la información buscada, qué datos tiene que vincular y qué
apariencia debe darle a los resultados.
Al igual que para crear tablas, en este curso se utilizará el asistente de Access
para crear las consultas.

En la siguiente actividad se explica cómo realizar una consulta utilizando el

asistente para consultas.
Actividad guiada 09
El archivo BASEdeDATOS1 es una base de datos compuesta por la tabla
“Empleados”.

Dicha tabla contiene los campos ID, Empleados, Apellido, Nombre, Departamento,
Ciudad, Provincia, Código postal y País.
Se quiere realizar una consulta para obtener solamente los datos de los campos
Apellido, Nombre y Provincia.
1 – Arrancar Access, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Access 2007.
2 – Abrir la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta “Access” del curso
( > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta “Access” del curso >
Abrir).
3 – BASEdeDATOS1 es una base de datos compuesta por la tabla “Empleados”. Para
abrir dicha tabla, hacer doble clic sobre el nombre de la tabla “Empleados” en el panel
de exploración.

Mostrándose la tabla, que contiene los campos ID, Empleados, Apellido, Nombre,
Departamento, Ciudad, Provincia, Código postal y País.

363
Iniciación a Office Unidad 17 Access

4 – Se quiere realizar una consulta para obtener solamente los datos de los campos
Apellido, Nombre y Provincia. Para ello en la ficha “Crear” seleccionar el botón
Asistente para consultas, del grupo “Otros”.

5 - Mostrándose la ventana “Nueva consulta”.

6 – Dejar seleccionada la opción “Asistente para consultas sencillas”, y clic en Aceptar

para empezar a crear la consulta.
7 - Añadir el campo Apellido seleccionando el campo y a continuación clic en ,o
también se puede realizar haciendo doble clic sobre el campo a añadir. Añadir los
otros dos campos Nombre y Provincia.

364
Iniciación a Office Unidad 17 Access

8 - Clic en Siguiente. En el cuadro de texto “¿Qué título desea asignar a la consulta?”,

escribir “ejemplo consulta 1”. Dejar activada la opción “Abrir la consulta para ver
información” y clic en Finalizar.

9 – Visualizándose la consulta realizada.

10 – Cerrar la consulta y la base de datos con el botón cerrar ventana del

programa, o en el botón de Office > Cerrar base de datos.

En el caso de que la base de datos esté compuesta de más de una tabla, hay
que seleccionar al principio de la consulta la tabla con la que se quiere trabajar. Como
veremos en el siguiente apartado.

365
Iniciación a Office Unidad 17 Access

17.3. Crear una consulta en una base de datos que

contiene más de una tabla
Una base de datos puede contener varias tablas, por esto al crear una consulta
hay que seleccionar primeramente la tabla que contiene los datos a tratar.

Si en una consulta se quieren utilizar campos de varias tablas, previamente hay

que relacionar las tablas. Los contenidos de “relacionar tablas” se estudiarán en
cursos más avanzados de Access.

Actividad guiada 10

Abrir el archivo BASEdeDATOS2 que es una base de datos compuesta por dos
tablas. Crear una consulta con parte de los campos de la segunda tabla “Lista de
personal”.

1 – Con Access abierto, abrir la base de datos BASEdeDATOS2 ubicada en la carpeta

“Access” del curso ( > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta
“Access” del curso > Abrir).

2 – Observar que el archivo BASEdeDATOS2 está compuesto por las tablas Facturas
y Lista de Personal. En la ficha “Crear” seleccionar el botón Asistente para
consultas, en la ventana que se muestra dejar seleccionada la opción “Asistente para
consultas sencillas”, y clic en Aceptar.

3 – En el cuadro de texto Tablas/Consultas aparecerá “Tabla: Facturas”, pero en este

caso seleccionamos la tabla Lista de personal y añadimos sus campos Apellido,
Nombre y Departamento.

4 – Clic en Siguiente. En el siguiente cuadro de diálogo dar como título a la consulta:

ejemplo consulta 2.

366
Iniciación a Office Unidad 17 Access

5 – Clic en Finalizar.

6 – Cerrar la consulta y la base de datos.

367
Iniciación a Office Unidad 17 Access

17.4. Establecer un criterio a la consulta

Si a una consulta se necesita establecer un criterio para trabajar con los
registros que cumplan una condición determinada, se puede realizar utilizando la “vista
de diseño” (Inicio > Ver > Vista Diseño).

Los criterios permiten establecer las condiciones que deben cumplir los
registros a mostrar en la hoja de respuesta de la consulta. Hay que tener en cuenta
que, si en la fila de criterios se introducen varias condiciones para varios campos,
deben cumplirse todas ellas simultáneamente y que la forma de incorporar un criterio
depende del tipo de datos del campo. El criterio se puede introducir entre comillas, si
no se hace, el propio Access se encargará de ello, así que no hay que extrañarse si
aparecen unas comillas que no se han escrito.
Actividad guiada 11
Establecer en la consulta realizada anteriormente en BASEdeDATOS1, que solo
aparezcan los clientes de Madrid.
1 – Abrir la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta “Access” del curso
( > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta “Access” del curso >
Abrir).
Si en el panel de exploración (parte derecha de la ventana) no se muestra el título de
una tabla y una consulta, hacer clic en la flecha del panel de exploración y seleccionar
“Todos los objetos”.

>
2 – Abrir “ejemplo consulta 1” (doble clic en el nombre de la consulta “ejemplo
consulta 1” del panel de exploración).

En la ficha “Inicio”, clic en la flecha del botón “Ver” > Vista diseño.

368
Iniciación a Office Unidad 17 Access

3 – En Criterios de Provincia escribir Madrid, como se aprecia en la siguiente figura.

4 – Clic en el botón guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, o en el

botón de Office > Guardar, y cerrar la ventana de la consulta .
5 – Abrir la consulta realizada “ejemplo consulta 1” y comprobar que ahora solo
aparecen los registros cuyo campo de provincia es Madrid.

6 – Cerrar BASEdeDATOS1.

369
Iniciación a Office Unidad 17 Access

17.5. Consultas de tipo resumen

Si los datos de algún campo son números, se pueden realizar consultas de tipo
resumen, las cuales nos mostrarán referentes a algo, por ejemplo, el total (o suma) del
campo “sueldo”, la media del campo “precio”, etc. Los resúmenes se hacen sobre
valores de campos que se repiten, por ejemplo si se repite la “editorial” de un campo,
podemos calcular el total por editorial.

Actividad guiada 12

Realizar una consulta para obtener el total de Coste por Ciudad de la tabla facturas
de BASEdeDATOS2.

1 – Abrir la base de datos BASEdeDATOS2 ubicada en la carpeta “Access” del curso

( > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta “Access” del curso >
Abrir).

2 – En la ficha “Crear” seleccionamos el botón Asistente para consultas, en la

ventana que se muestra dejamos seleccionada la opción “Asistente para consultas
sencillas”, y clic en Aceptar. Elegimos la tabla Facturas y los campos Ciudad y
Coste.

3 – Pulsar el botón Siguiente.

370
Iniciación a Office Unidad 17 Access

4 – Elegir la consulta de tipo “Resumen”, como se muestra en la figura anterior. A

continuación, pulsar el botón Opciones de resumen para definir los totales.

5 – Elegir la opción Suma > pulsar Aceptar y luego Siguiente.

371
Iniciación a Office Unidad 17 Access

6 – Teclear como nombre de la consulta: Coste por ciudad.

7 – Clic en Finalizar. A continuación se visualiza la hoja de datos resultante.

8 – Cerrar la consulta y la base de datos BASEdeDATOS2 .

372
Iniciación a Office Unidad 17 Access

17.6. Guardar una consulta con otro nombre

Si se quiere guardar una consulta con otro nombre conservando la consulta
original, hay que abrir la consulta, a continuación hacer clic en el botón de Office >
Guardar como (o > Guardar como > Guardar objeto como). En el cuadro de
diálogo que aparece, teclear el nuevo nombre para la consulta.

Tras pulsar “Aceptar” y quedar la consulta archivada, hacer clic en su botón

para cerrarla. En el panel de exploración de la base de datos aparecerá el nuevo
objeto dentro de la sección “Consultas”.

Hay que tener en cuenta que cada vez que se abra una consulta, por ejemplo
haciendo doble clic sobre ella, se ejecutará con todos sus posibles criterios y
mostrando la información actualizada. Es decir, si se han añadido o eliminado registros
en cualquiera de las tablas en la que estaba basada la consulta, al abrirla se
mostrarán los nuevos registros existentes que también cumplan los criterios.

17.7. Consulta en vista de diseño

Las consultas se pueden realizar en “vista de diseño” para así poder aplicar
más características a las consultas a realizar. Como introducción, tras abrir la base de
datos y a continuación clic en Crear > Diseño de consulta.

373
Iniciación a Office Unidad 17 Access

Clic en Agregar de la ventana “Mostrar tabla” para indicar con qué tabla vamos
a trabajar. Por ejemplo:

Clic en “Cerrar” de la ventana “Mostrar tabla”. Hacer doble clic sobre los
campos con los que se quiere trabajar, para agregar dichos campos a nuestra
consulta.

374
Iniciación a Office Unidad 17 Access

Si por ejemplo, solo se desea que se muestren los registros que contengan
como Ciudad Logroño, en “Criterios” de “Ciudad” habría que escribir Logroño, como se
aprecia en la siguiente figura.

También se pueden aplicar más criterios en la casilla “o”. En la lista

desplegable de “Orden” se puede aplicar la ordenación alfabética por dicho campo.

Si un campo no se desea mostrar en la consulta, desactivar su casilla

correspondiente.

Al cerrar la consulta ( ) nos preguntará si se desea guardar la consulta.

En caso afirmativo nos pedirá con qué nombre se desea guardar dicha
consulta.

Al abrir la consulta realizada se mostrará con los criterios establecidos.

375
Iniciación a Office Unidad 18 Access

Unidad 18 – Formularios
18.1. Introducción a los formularios
Los formularios son herramientas que nos permiten ver los datos de las tablas
o consultas registro a registro. Son muy útiles a la hora de trabajar con los registros de
la base de datos, ya que nos permite crear un interfaz a nuestro gusto, que es mucho
más cómodo que trabajar directamente en una tabla.

Hay tres formas de crear un formulario:

 Diseño del formulario: Este es el mecanismo menos automatizado para crear
formularios. Nos permite llevar un control total a la hora de diseñarlo, pero
requiere experiencia en base de datos.
 El asistente para formularios: Este asistente nos pedirá una serie de datos y
con ellos creará los formularios para que podamos comenzar a usarlos
inmediatamente. Nos permite crear formularios con un aspecto muy profesional
y sin necesidad de invertir grandes cantidades de tiempo.
 Autoformularios: Este asistente no nos hace ninguna pregunta ni nos pide
ningún dato, creando un formulario rápidamente. Obviamente, las
funcionalidades y el nivel de personalización de estos formularios es mínimo,
pero son de gran utilidad para formularios temporales, utilizados por ejemplo
para cargar datos en una tabla y que no van a volver a utilizarse.

Un formulario es una ventana que muestra un conjunto de controles como

etiquetas, cuadros de texto, casillas de verificación y listas para ver, escribir y editar la
información almacenada en campos de las tablas de una base de datos. La utilidad de
dicho mecanismo consiste en facilitar el acceso a los datos en lugar de abrir la tabla
directamente en la vista de hoja de datos, la diferencia es evidente, ya que mientras
que la tabla almacena los datos reales, el formulario no es más que una herramienta
para acceder a los mismos.

Para no perder tiempo creando un formulario, la aplicación incluye un asistente

que nos evita crear nuestro formulario desde cero, ya que lo genera automáticamente
dependiendo de los campos que queramos incluir. Una vez elegidos los campos se
nos permite seleccionar la presentación de los mismos en el formulario: columnas,
tabular, hoja de datos o justificado. Después se nos permite modificar el estilo del
mismo con diferentes gráficos que presenta el propio programa. Debemos seleccionar
el que más nos guste y se ajuste al estilo que queramos darle a nuestra base de
datos. Hay que tener en cuenta que aunque el asistente crea el formulario, más tarde
podremos modificarlo a nuestro antojo mediante la “vista diseño” del programa, con lo
que nos será más fácil modificarlo que crearlo de la nada.

Por tanto un formulario es la forma más cómoda y sencilla de trabajar con los
datos que la vista hoja de datos de la tabla. Los formularios se usan para:
 Introducir datos.
 Calcular totales u otras expresiones.
 Mostrar gráficos, imágenes y otros formularios (subformularios).
 Presentar la información de forma más profesional.

En este curso crearemos formularios utilizando el asistente para formularios de

Access.

376
Iniciación a Office Unidad 18 Access

18.2. Crear formularios utilizando el asistente

Un asistente realiza gran parte del trabajo de creación del formulario, pero
permite que el usuario decida sobre puntos importantes de dicha creación: qué tablas
o consultas se van a usar, qué campos se incluirán, qué diseño tendrá el formulario,
etc.

Si se modifican los datos de los registros en el formulario, automáticamente

variarán en la tabla que dependan dichos registros. Con las consultas también se
pueden crear formularios. Para abrir el formulario creado tan solo hay que hacer doble
clic en su nombre .

Los cuadros de diálogo que nos vamos a encontrar al realizar un formulario con
el asistente son:

a) Seleccionar la tabla o consulta que contiene los datos para el formulario en el

cuadro “Tablas/Consultas”. En el cuadro “Campos disponibles” se mostrará los
campos que componen la tabla o consulta. Añadir los campos que se desee a
la lista “Campos seleccionados”, haciendo doble clic sobre el campo o
seleccionando el campo y haciendo clic en el botón correspondiente.

b) Elegir qué distribución se desea dar al formulario. La imagen que el asistente

muestra a la izquierda muestra cómo quedarán estructurados los datos.

377
Iniciación a Office Unidad 18 Access

c) La elección de un estilo determinará la apariencia del formulario completo. A la

izquierda, el asistente da una muestra de cómo quedará el fondo del formulario
y los controles si se aplica el estilo seleccionado.

d) Se escribe el título del formulario, y se especifica si se quiere ver el formulario

en “Vista diseño”, para modificar lo que haya hecho el asistente, o en “Vista
formulario”, para teclear datos directamente.

378
Iniciación a Office Unidad 18 Access

Al finalizar se puede ver el formulario creado, registro a registro (o ficha a

ficha). Obteniéndose una presentación más profesional.

379
Iniciación a Office Unidad 18 Access

Actividad guiada 13

En BASEdeDATOS1 crear un formulario compuesto por todos los campos de la tabla

Empleados.

1 – Arrancar Access, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Access 2007.

2 – Abrir la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta “Access” del curso

( > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta “Access” del curso >
Abrir).

3 – En la ficha Crear hacer clic en el botón “Más formularios” del grupo

“Formularios” y seleccionar Asistente para formularios, para comenzar a diseñar el
formulario.

4 – Seleccionar la tabla Empleados y añadir todos sus campos.

5 – Tras hacer clic en Siguiente, se puede elegir entre los distintos tipos de
distribución que se pueden aplicar al formulario. Dejar seleccionado “En columnas”.

380
Iniciación a Office Unidad 18 Access

6 – Pulsar en Siguiente. En el cuadro de diálogo que se muestra a continuación se

puede elegir el estilo que tendrá como fondo el formulario: brío, civil, concurrencia, etc.

7 – Dejar seleccionado el tipo de estilo “Oficina” y clic en Siguiente.

381
Iniciación a Office Unidad 18 Access

8 – Ahora se puede especificar el nombre que va a tener el formulario. Dejamos como

nombre “Empleados” y con la opción “Abrir el formulario para ver o introducir
información” activada, pulsar en Finalizar. Mostrándose el primer registro del
formulario creado.

9 – Para desplazarnos por los distintos registros, tan solo hay que hacer clic en y
. Con nos posicionamos en el último registro y con nos posicionamos en el
primero.
10 – Una vez visualizados los distintos registros, cerrar el formulario haciendo clic en
el botón “Cerrar” del formulario.

11 – Cerrar la base de datos.

Con las consultas también se pueden crear formularios.

382
Iniciación a Office Unidad 18 Access

18.3. Borrar formularios

Si se ha creado un formulario y se desea eliminarlo para volver a crearlo, tan
solo hay que seleccionarlo de la relación de objetos (en el ejemplo de la figura el
formulario se llama “prueba”).

A continuación pulsar la tecla suprimir <Supr>, o hacer clic en Inicio > Eliminar
. De forma similar se realiza para borrar tablas, consultas e informes. Para
eliminar un objeto (tabla, consulta, formulario o informe), tiene que estar cerrado.

Actividad guiada 14

Borrar el formulario “Editorial” de la base de datos “Biblioteca”.

1 – Abrir la base de datos Biblioteca ubicada en la carpeta “Access” del curso ( >
Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta “Access” del curso >
Abrir).

2 – Seleccionar el formulario Editorial haciendo un clic sobre él.

3 – Clic en Inicio > Eliminar .

5 – Clic en Sí. Observar que el formulario “Editorial” se ha sido borrado.

383
Iniciación a Office Unidad 18 Access

18.4. Propiedades de los documentos

Todos los documentos de Office llevan asociado un conjunto de propiedades.
Éstas incluyen desde el nombre y el tamaño del archivo, hasta otras configurables por
el usuario. Las propiedades se almacenan como parte del archivo del documento, esto
quiere decir, que las propiedades acompañarán siempre al documento, sea cual sea
su ubicación. Se podrá guardar el archivo en un CD o mandarlo por correo electrónico
y las propiedades siempre irán con él. Para acceder a estas propiedades hay que
hacer clic en el botón de Office > Administrar > Propiedades de la base de
datos.

El cuadro de diálogo “Propiedades” incluye cinco secciones:

 General: dispone de propiedades como el nombre del documento, tipo de
archivo, ubicación, tamaño y atributos del archivo.

 Resumen: se reflejan los datos como el autor, comentarios, título y asunto.

 Estadísticas: indica quién fue la última persona que editó el documento, así
como la fecha de creación y última modificación.
 Contenido: expone jerárquicamente las partes del documento.

384
Iniciación a Office Unidad 18 Access

 Personalizar: muestra cualquier propiedad personalizada que forme parte del

documento. Estas propiedades se pueden crear, modificar o eliminar. Se
pueden crear propiedades que contengan texto, números, fecha e incluso
información del tipo si/no a través del cuadro “Tipo”. Existe una lista de
sugerencias para dar una idea de posibles propiedades personalizadas,
aunque se puede crear la que se desee, pueden verse bajo el cuadro
“Nombre”: Asunto, Cliente, Comprobado por, etc. El cuadro “Propiedades”
muestra el nombre, valor y tipo de las propiedades personalizadas actuales.

Actividad guiada 15

Visualizar las propiedades de la base de datos “Biblioteca”.

1 – Con la base de datos “Biblioteca” abierta, clic en el botón de Office >

Administrar > Propiedades de la base de datos.

2 – Una vez visualizadas las propiedades del documento, clic en Aceptar.

3 – Cerrar la base de datos y el programa Access.

385
Iniciación a Office Unidad 19 Access

Unidad 19 – Informes

19.1. Introducción a los Informes

Los informes son herramientas para generar información impresa, como
resúmenes de ventas, etiquetas, recibos, etc. Al igual que un formulario o una
consulta, el informe se crea una sola vez y, posteriormente, se usa tantas veces como
sea necesario. Pueden modificarse en cualquier momento.

En un informe se puede:
 Organizar y presentar los datos en grupo.
 Obtener totales y porcentajes parciales y generales.
 Incluir subinformes y gráficos.
 Presentar la información de manera atractiva y profesional.

El formato de los formularios es muy adecuado para trabajar con los datos en
la pantalla, pero no lo es tanto para presentarlos impresos en papel. Con este
propósito, Access tiene los informes. Los informes permiten presentar los datos de una
tabla o consulta de una forma elegante impresos sobre papel.

La creación de informes y formularios sigue exactamente los mismos

mecanismos y principios. Para crear informes se tienen las mismas tres posibilidades:
vista de diseño, asistente para informes y asistente para autoinformes. En este curso
se crearán informes utilizando el “asistente para informes”.

La principal diferencia entre un formulario y un informe es su destino. Los

formularios se usan para trabajar con los datos y los informes para presentarlos. Por
ello los datos de los formularios son editables y los de los informes no. No pueden
modificarse. Así, los informes tienen barra de navegación, pero no permiten
seleccionar registros, eliminarlos, crear nuevos registros, ordenar los datos ni filtrarlos.

Los informes se utilizan para imprimir información procedente de la base de

datos. El informe se puede diseñar con la ayuda de un asistente (lo que permitirá
ahorrar mucho tiempo y trabajo) o bien desde la vista diseño. Una vez generado éste,
se puede acudir a la cuadrícula de diseño, en la que se puede ver cada uno de los
controles que muestran elementos de información. Al definir un control se especifica
no solo el origen de la información en la base de datos, sino también la posición del
control en el informe impreso y su aspecto.

Los informes y formularios son similares en el diseño y funcionamiento, con la

salvedad de que los formularios son diseñados para pantalla y los informes para
impresora. Por tanto, prácticamente todo lo visto para formularios es aplicable a los
informes.

Un informe sirve para generar listados impresos en papel con información

procedente de las tablas. La tabla o consulta de donde un informe extrae los datos se
llama tabla/consulta asociada.

Los informes no guardan información, solo una presentación gráfica de los

datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está
orientada a la impresión de los datos.

386
Iniciación a Office Unidad 19 Access

19.2. Crear informes utilizando el asistente

Se puede crear un informe desde cero o hacer que Access cree un informe
automáticamente mediante un asistente para informes. Un asistente para informes
acelera el proceso para crear un informe ya que hace todo el trabajo básico. Cuando
se usa un asistente para informes, éste pide información y crea un informe basado en
las respuestas recibidas. Cuando el informe esté creado con el asistente, se puede
cambiar a la vista diseño para personalizarlo.

El asistente de informes es uno de los más útiles, ya que no tendremos que

molestarnos en generar nuestros propios informes. El asistente presenta varias
opciones que nos permitirán crear los informes en cuestión de segundos. Una vez
elegidos los campos y su nivel de agrupamiento, podremos seleccionar el orden que
queramos aplicar a los distintos registros. Además, se nos permite seleccionar
distintos tipos de distribución, así como si queremos presentarlos en horizontal o en
vertical.

Después se nos permite modificar el estilo del mismo con diferentes opciones
que presenta el propio programa. Debemos seleccionar el que más nos guste y se
ajuste al estilo que queramos darle a nuestra base de datos. En los informes no se
pueden cambiar los datos, así que si cambiamos alguno, deberemos crear el informe
de nuevo.

Los cuadros de diálogo que nos vamos a encontrar al realizar un informe con el
asistente son:

a) Lo primero para hacer un informe con el asistente es elegir la tabla o tablas de

donde proceden los datos: se elige una tabla, se añaden los campos
necesarios a “campos seleccionados”, y se repiten ambos pasos hasta tener
todos los datos.

387
Iniciación a Office Unidad 19 Access

b) Seleccionar los campos que se van a utilizar para agrupar los registros al
imprimirlos. Por ejemplo, se pueden agrupar todos los registros de una
empresa. De esta forma, la empresa aparecerá una sola vez y, a continuación,
se imprimirán todos los productos que lo componen.

c) Si es necesario, se pueden ordenar las distintas líneas dentro de un mismo

grupo. Por ejemplo, se podrían ordenar los productos de un pedido por número
de factura. Es posible ordenar por cuatro campos distintos.

388
Iniciación a Office Unidad 19 Access

En este paso se pueden establecer cálculos de resumen sobre los campos

numéricos de la consulta. Haciendo clic en el botón “Opciones de resumen” el
asistente mostrará el cuadro opciones de resumen.

En el que se indica qué operación se quiere realizar con los datos, si se quiere
detalle y resumen o solo resumen, y si se quiere poner también porcentajes.

d) Indicar la distribución de los datos en el informe. Se puede comprobar la

apariencia de una determinada distribución en la figura siguiente. También se
puede decir si la orientación de página será horizontal o vertical, y que ajuste
de ancho de los campos para que quepa en una página.

389
Iniciación a Office Unidad 19 Access

e) Elegir el estilo para el informe. Cuando se selecciona un estilo, se muestra a la

izquierda de la ventana cómo quedará.

f) Escribir el título del informe, e indicar si se quiere ver el informe en vista diseño
o vista preliminar.

Al finalizar se puede ver el informe creado, preparado para ser impreso con un
aspecto profesional.

390
Iniciación a Office Unidad 19 Access

Actividad guiada 16

En la base de datos Empleados crear un informe compuesto por los campos Nombre,
Apellido y Fecha Contratación de la tabla Empleados. Con las siguientes
características:
Nivel de agrupamiento por Apellido.
Ordenación por Nombre y orden ascendente.
Distribución En pasos y orientación vertical.
Estilo Oficina.
Nombre del informe: ejemplo de informe.

1 – Arrancar Access, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Access 2007.

2 – Abrir la base de datos Empleados ubicada en la carpeta “Access” del curso ( >
Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta “Access” del curso >
Abrir).

3 – En la ficha Crear hacer clic en el botón “Asistente para informes”

del grupo “Informes”, para comenzar a diseñar el informe.

391
Iniciación a Office Unidad 19 Access

4 – De la tabla Empleados añadir los campos Nombre, Apellido y Fecha de

contratación.

5 – Clic en Siguiente. Establecer como nivel de agrupamiento por Apellido.

6 – Clic en Siguiente. Establecer como ordenación por Nombre y dejar el orden

“ascendente”, como ya viene por defecto.

392
Iniciación a Office Unidad 19 Access

7 – Clic en Siguiente. Establecer como distribución “En pasos” y orientación vertical.

8 – Clic en Siguiente. Establecer como estilo Oficina.

393
Iniciación a Office Unidad 19 Access

9 – Clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, ejemplo de informe.

10 – Clic en Finalizar. Visualizándose el informe creado.

394
Iniciación a Office Unidad 19 Access

11 – Cerrar la base de datos Empleados.

19.3. Crear etiquetas con el asistente

El asistente para etiquetas, ayuda a la creación de informes tipo etiquetas, con
este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la
elección de los campos a incluir en la etiqueta y al diseño de la misma. Estas
etiquetas son un tipo de informe de Access que permite imprimir información de una
tabla o consulta en forma de etiquetas.
Para comenzar a crear etiquetas hay que seleccionar o abrir la tabla o consulta
que se va a utilizar.

Clic en la ficha “Crear” > Etiquetas del grupo “Informes”.

395
Iniciación a Office Unidad 19 Access

A continuación, hay que elegir el tamaño de las etiquetas, este depende del
papel de impresión de etiquetas que se tenga, dependiendo del modelo habrá una,
dos o tres etiquetas por fila. En la caja de las etiquetas suele venir el nombre del
modelo, que está en la primera columna. En la segunda columna se encuentran las
dimensiones de la etiqueta, estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de
medidas: inglesa o métrica, dependiendo la selección del apartado “Unidad de
medida”. También se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirán las
etiquetas es continuo o si son hojas sueltas.

Tras pulsar en “Siguiente”, se muestra la ventana para seleccionar el formato

del texto de las etiquetas.

396
Iniciación a Office Unidad 19 Access

En la siguiente ventana se seleccionan los campos que aparecerán en la

etiqueta. Los campos aparecerán en la misma línea si no se pulsa la tecla intro
después de insertar un campo. Para agregar espacio entre los campos en el cuadro
“Etiqueta prototipo”, presionar la barra espaciadora del teclado. Para quitar un campo
del cuadro, presionar la tecla “retroceso”.

El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se
introdujeron los datos u otro distinto. Tras pulsar en “Siguiente” se permite seleccionar
el campo por el que se ordenarán las etiquetas para la impresión.

En la siguiente ventana se indica el nombre del informe y el siguiente paso, ya

sea para ver la vista previa de las etiquetas, o para modificar el diseño de las etiquetas
en Vista diseño en el caso de querer personalizar el diseño.

397
Iniciación a Office Unidad 19 Access

Si no se desea imprimir todos los datos del origen de registros, es mejor crear
previamente una consulta como el origen de recursos del informe de etiqueta.
Para obtener una vista previa de las etiquetas, abrir el informe de etiqueta y así
obtener una vista previa del mismo modo que se obtendría una vista previa de otro
informe.

19.4. Informe con valores de resumen

Cuando un campo contiene valores numéricos, en el informe se puede calcular
el total (suma), promedio, máximo y mínimo de los valores de los registros.
Actividad guiada 17

En la base de datos Empleados crear un informe compuesto por los campos Nombre,
Apellido, Nombre Departamento y Sueldo de la tabla Empleados. Con las
siguientes características:
Nivel de agrupamiento por Nombre Departamento.
Ordenación por Apellido y orden ascendente.
Opciones de resumen: Suma del campo Sueldo.
Distribución: Bloque y orientación horizontal.
Estilo: Módulo.
Nombre: del informe: ejemplo informe 2.

1 – Abrir la base de datos Empleados ubicada en la carpeta “Access” del curso ( >
Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta “Access” del curso >
Abrir).

2 – En la ficha Crear hacer clic en el botón “Asistente para informes”

del grupo “Informes”, para comenzar a diseñar el informe.

3 – De la tabla Empleados añadir los campos Nombre, Apellido, Nombre

Departamento y Sueldo.

398
Iniciación a Office Unidad 19 Access

4 – Clic en Siguiente. Establecer como nivel de agrupamiento por Nombre

Departamento.

5 – Clic en Siguiente. Establecer como ordenación por Apellido y ascendente

399
Iniciación a Office Unidad 19 Access

6 – Clic en Opciones de resumen y establecer el valor Suma.

7 – Clic en Aceptar > Siguiente. Establecer como distribución “Bloque” y orientación

horizontal.

400
Iniciación a Office Unidad 19 Access

8 – Clic en Siguiente. Establecer como estilo Módulo.

9 – Clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, ejemplo informe 2.

401
Iniciación a Office Unidad 19 Access

10 – Clic en Finalizar. Visualizándose el informe creado.

11 – Cerrar la base de datos “Empleados”.

19.5. Informe de una consulta

Lo más importante, a la hora de crear un informe, es planificar el origen del
mismo. Es decir, decidir si los datos de éste provendrán de una tabla o de una
consulta. Normalmente, se suele dar este último supuesto, ya que es habitual que la
información proceda de varias tablas. En el caso de que solo venga de una tabla, se
suelen filtrar los datos para que el informe muestre una parte de los registros. Así que,
obviamente, se hace imprescindible el diseño previo de una consulta.
El proceso a seguir es el mismo que en los ejemplos anteriores, solamente hay
que seleccionar la consulta con la que se va a trabajar, en la primera ventana que
presenta el asistente.

En la figura anterior se puede apreciar que han seleccionado todos los campos
de la consulta “Empleados de publicidad”.

402
Iniciación a Office Unidad 19 Access

Actividad guiada 18
En la base de datos Empleados crear un informe compuesto todos los campos de la
consulta Empleados de publicidad. Con las siguientes características:
Nivel de agrupamiento por Nombre Departamento.
Ordenación por Apellido y orden ascendente.
Distribución En pasos y orientación vertical.
Estilo Oficina.
Nombre del informe: Actividad 18.
1 – Abrir la base de datos Empleados ubicada en la carpeta “Access” del curso.
2 – En la ficha Crear hacer clic en el botón “Asistente para informes”
del grupo “Informes”, para comenzar a diseñar el informe.
3 – De la consulta Empleados de publicidad añadir todos sus campos.

4 – Clic en Siguiente. Establecer como nivel de agrupamiento por Nombre

Departamento.

5 – Clic en Siguiente. Establecer como ordenación por Apellido y dejar el orden

“ascendente”, como ya viene por defecto.

6 – Clic en Siguiente. Establecer como distribución “En pasos” y orientación vertical.

7 – Clic en Siguiente. Establecer como estilo Oficina.

8 – Clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, Actividad 18.

9 – Clic en Finalizar. Visualizándose el informe creado.

11 – Cerrar la base de datos Empleados.

403
Iniciación a Office Unidad 19 Access

14.6. Vista preliminar

Al abrir un informe la barra de herramientas “Vista preliminar” que aparece es la
siguiente:

 Imprimir: Imprime el informe inmediatamente. También se puede hacer

en el botón de Office > Imprimir, abriéndose el cuadro de diálogo Imprimir.

 Tamaño: Para elegir el tamaño del papel.

 Orientación: Cambia la orientación del papel a horizontal o

vertical.

 Imprimir solo los datos: Al activar esta casilla, no se

visualizan e imprimen los nombres de los campos ni los títulos.

 Configurar página: Para cambiar la configuración de la página

(márgenes, orientación, etc.).

404
Iniciación a Office Unidad 19 Access

 Zoom: Alterna entre “ver página completa” y “zoom”. Al colocar el puntero

sobre el informe adquiere forma de lupa, al hacer clic se vuelve a página
completa o a zoom.

 Zoom en vista preliminar: Controla el porcentaje de zoom. Para

cambiarlo, seleccionar uno de los porcentajes de la lista.

 Una página: Muestra una página del informe completa.

 Dos páginas: Muestra dos páginas completas (en el caso de que el

informe tenga más de una página).

 Más páginas: Muestra una matriz de páginas completas.

 Exportar a un archivo RTF: Crea un archivo con el informe en formato
de texto enriquecido, y lo carga en Word. El archivo recibe como nombre el del
informe (con la extensión .rtf) y el documento se guarda en la carpeta “Mis
documentos”.

 Cerrar: Cierra la vista preliminar.

 Ayuda de Microsoft Office Access: Proporciona ayuda para realizar distintas
tareas.

405