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Guía de Opera Cloud - resumen

Front Office Managment (Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas)

Escanea para abrir en Studocu

Studocu no está patrocinado ni avalado por ningún colegio o universidad.

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Resumen (Paso a paso)

Información básica sobre opera, como moverse

1. Ingresar al sistema con tu usuario y contraseña.

2. Pantalla de inicio del sistema.

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3. Si se desea agregar pestañas como “actividades”, “llegadas”,

“departamentos”, entre otros. Le daremos click a esta opción.

4. Luego pasaremos a elegir la opción que más deseamos, la cantidad de

ventanas que se abrirán (eso es colocando el número en Quantity, se
recomienda que sea solo 1) y agregaremos dando a la opción de Add to
Dashboard.

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5. En caso de querer eliminar alguna de las ventanas creadas, solamente

tendriamos que seleccionar la letra X que aparece al acercar nuestro
cursos a la zona superior de la ventana.

6. Si deseamos aperturar una hoja nueva donde colocar más ventanas,

podriamos hacerlo dirigiendonos a la opción de Add Page, ahí nos pediran
un nombre de página (el cual puede ser cualquiera) y le daremos a Save
para que se guarde. Al igual que las ventanas se recomienda tener una sola
hoja ya que varias podria lentear el sistema.

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Búsqueda de perfiles individuales / agencias de viajes / compañías

1. Ingresar al sistema con tu usuario y contraseña.

2. Una vez dentro del sistema vamos a seguir la siguiente ruta, yendo
primero a Client Relations → Profiles → Manage Profile.

3. Una vez dentro de este sistema tenemos la opción de buscar algún perfil,
la pantalla se debería ver de este modo.

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4. Hacer una busqueda de perfil es sencillo, solo basta con colocar el nombre
que deseas encontrar y le das a Search. En este caso busque algún perfil
con el nombre de “Aitana” y como podrán ver aparecieron 3 de ellos (en
caso de estar buscando un perfil en especifico, pero no recuerdas bien por
lo que el nombre de busqueda es vago y se muestran más de 20 o 50
perfiles podemos filtrar la información con la opción de Filter Results)
(OJO: La forma de búsqueda para una agencia de viajes o compañia es
exactamente la misma que para el perfil individual).

5. Asimismo si queremos que esos cuadros muestren más información de la

que nos dan, para una busqueda superficial rápida podemos seleccionar la
opción de Expand All.

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6. Aparte de la muestra de los perfiles que hay en pantalla existen otros dos
más a los cuales podemos acceder presionando el tipo de “Views” de la
mano derecha (la opción seleccionada era vista de tarjeta).

7. De este modo se vería si presionamos el tipo de vista que se encuentra en

el medio (lo que vendría a ser una lista).

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8. De este modo si presionamos el tipo de vista que se encuentra en la parte

izquierda (es bastante parecido al que se encuentra en el medio, pero en
este caso es una tabla).

Creación de perfiles individuales

1. Ingresar al sistema con tu usuario y contraseña.

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2. Una vez dentro del sistema vamos a seguir la siguiente ruta, yendo
primero a Client Relations → Profiles → Manage Profile.

3. Una vez dentro de este sistema tenemos la opción de crear algún perfil, la
pantalla se debería ver de este modo.

4. Para crear un nuevo profile tenemos dos opciones, darle click a la opción
de Create Guest Profile (donde te lleva directamente al lugar de creación)
o darle click a I Want to… (donde tendrias que hacer un paso más para la
creación).

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En caso de darle a la segunda opción te aparecera un cuadro de este modo,

al que le tendras que dar a Guest Profile para acceder a la página de
creación

5. Una vez dentro te aparecera un gran menú para colocar la información de

nuestro húesped, en este caso iremos uno por uno para saber que y donde
colocar la información que se nos proporcionará.

6. Esta zona más que todo es para colocar la información primordial, la que
de un inicio es de las más importantes.
En Name se supone que se coloca el apellido de la persona
En First Name va el nombre de la persona
En Middle Name va el segundo nombre de la persona

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En Language se pondra “E” de inglés, para cualquier tipo de perfil que se

cree
En Title se colocara el título con el que sera llamada la persona (señorita,
señor, etc)

7. Esta zona es para agregar la información de contacto del húesped y se

seleccionará la lupita que se encuentra en la parte derecha del recuadro
en blanco de Type para que el sistema pueda reconocer el tipo de
información que se esta colocando (si es una cuenta de twitter, número de
teléfono, correo, fax, etc). Recordemos que la información más
importante será el número de teléfono y correo.

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En caso de que nos falte espacio para seguir apregando información le

podemos dar al apartado de Add Rows para que aparezca un nuevo lugar
de llenado de información, en caso contrario podemos seleccionar los 3
botones que se encuentran en la mano derecha del renglon y darle a
Delete para eliminarlo

8. Esta zona es más que todo para agregar la dirección de tu húesped, donde
la lupita al costado de Address Type te sirve para saber el tipo de
información estas metiendo (esto nos servirá más que todo cuando
creemos los perfiles de agencia de viajes y compañias).
En Address colocaremos la dirección
En City la ciudad
En State el estado (pero no suele funcionar mucho)
En Postal Code el codigo postal
En Language el idioma, pero siempre pondremos “E” por especificaciones
del profesor

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9. Al momento de guardar el perfil tenemos dos opciones, si le damos a Save

el perfil se terminará de guardar por completo y habremos terminado por
completo regresando a la página de inicio para la creación de perfiles. Sin
embargo, si le damos a Save Profile and Add More Details se nos abrira
una nueva pantalla donde podemos colocar más información.

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En caso de querer agregar más información como Nacionality, que es

información que nos falta, podemos picarle a la opción de Edit y colocar la
información que sea necesaria. Además podemos proteger la información
del cliente (en caso de que sea uno que lo necesite como un jugador de
futbol famoso o actriz) si le damos click a la casilla que dice Protected o
Restricted si es un cliente que esta en la lista negra. En caso de que el
cliente desee que pongamos que su perfil no esta registrado tendriamos
que agregar a la parte de Name lo siguiente **NRG** o darle en
Protected.

10. En este apartado se podra colocar información como preferencias,

documentos de identidad, notas, entre otras. Ahora veremos cada una de
ella

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11. Si le damos click a la parte de Identification nos arrojará un menú de

este estilo, al que le daremos New en la parte superior en caso de que
queramos agregar información nueva de identificación (DNI, pasaporte,
etc) o a Edit en caso de que queramos agregar información de cumpleaños,
genero, etc.

Así se vería la pantalla si le damos al New, recordemos que al picarle a la

lupita es para indicar el tipo de información que estaremos guardando.

Así se vería la pantalla si le damos a Edit, recordemos que al picarle a la

lupita es para indicar el tipo de información que estaremos guardando.

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12. Si le damos click a la opción de Preferences nos va a salir un menú de este

estilo, al cual podemos agregar nueva información dándole click a la opción
de New.

Nos aparecerá un menú de este estilo y aquí es donde nosotros podemos ir

eligiendo, como cada sección lo dice podemos ir seleccionando de acuerdo
al tipo de preferencia que deseamos poner. En caso de ser una alergia
iríamos a Alergy, donde si le damos click nos arrojará un listado de
alergias para seleccionar.

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Para seleccionarlo solo tendríamos que darle click a la opción y luego ir a la

flecha que está mirando a la mano derecha →, Add que nos aparecerá y
cuando tengamos todo le daremos click en Save. (Para eliminar una
preferencia sería tan solo darle click a la opción de Delete que nos
aparecerá con la flecha que está mirando a la mano izquierda, ←)

13. Si le damos click a la opción de Negotiated Rates nos aparecerá el

siguiente menú, del cual al darle New podremos agregar la información
que deseemos acerca de las tarifas y propuestas de costes habladas con
el cliente.

Por lo general lo da el departamento de ventas (“Walk-in”)

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14. Si le damos click a la opción de Notes nos aparecerá el siguiente menú, del
cual al darle New podremos agregar la información que deseemos acerca
de las notas sobre el cliente

El lugar para poner notas se va a ver de este modo, donde podemos elegir
el tipo de notas que deseamos dejar, ya sea de reservación, nota general,
etc. Como siempre al darle a la lupita se abre el menú de opciones para
elegir el tipo.

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15. Si le damos click a la opción de Correspondence, podremos agregar la

información que se podría enviar por correo. Al darle Edit nos saltará la
información que deseamos llenar

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En este caso si es que el cliente viene del gobierno se colocaría en

Business Segments y si la acción por realizar es la entrega de una tarjeta
de cumpleaños se colocaría en Mail Action

Los cuadros serían los siguientes

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Creación de agencias de viaje

1. Ingresar al sistema con tu usuario y contraseña.

2. Una vez dentro del sistema vamos a seguir la siguiente ruta, yendo
primero a Client Relations → Profiles → Manage Profile.

3. Una vez dentro de este sistema tenemos la opción de crear algún perfil, la
pantalla se debería ver de este modo.

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4. Para crear un nuevo profile que darle click a la opción de I Want to…

Te aparecera un cuadro de este modo, al que le tendras que dar a Travel

Agent Profile para acceder a la página de creación

5. Una vez dentro te aparecera un gran menú para colocar la información de

la agencia de viajes, en este caso iremos uno por uno para saber que y
donde colocar la información que se nos proporcionará.

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6. Esta zona más que todo es para colocar la información primordial, la que
de un inicio es de las más importantes.
En Name se supone que se coloca el nombre de la agencia
En los otros Name’s se supone que se coloca los nombres alternativos de
la agencia
En Language se pondra “E” de inglés, para cualquier tipo de perfil que se
cree

7. Esta zona es para agregar la información de contacto de la agencia y se

seleccionará la lupita que se encuentra en la parte derecha del recuadro
en blanco de Type para que el sistema pueda reconocer el tipo de
información que se esta colocando (si es una cuenta de twitter, número de
teléfono, correo, fax, etc). Recordemos que la información más
importante será el número de teléfono y correo de la agencia.

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En caso de que nos falte espacio para seguir agregando información le

podemos dar al apartado de Add Rows para que aparezca un nuevo lugar
de llenado de información, en caso contrario podemos seleccionar los 3
botones que se encuentran en la mano derecha del renglon y darle a
Delete para eliminarlo

8. Esta zona es más que todo para agregar la dirección de la agencia, donde
la lupita al costado de Address Type te sirve para saber el tipo de
información estas metiendo
En Address colocaremos la dirección
En City la ciudad
En State el estado (pero no suele funcionar mucho)
En Postal Code el codigo postal
En Language el idioma, pero siempre pondremos “E” por especificaciones
del profesor

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9. Al momento de guardar el perfil tenemos dos opciones, si le damos a Save

el perfil se terminará de guardar por completo y habremos terminado por
completo regresando a la página de inicio para la creación de perfiles. Sin
embargo, si le damos a Save Profile and Add More Details se nos abrira
una nueva pantalla donde podemos colocar más información.

10. En este apartado se podra colocar información como preferencias, notas,

negociaciones, entre otras. Ahora veremos cada una de ella

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11. Si le damos click a la opción de Preferences nos va a salir un menú de este

estilo, al cual podemos agregar nueva información dandole click a la opción
de New.

Nos aparecera un menú de este estilo y aquí es donde nosotros podemos ir

eligiendo, como cada sección lo dice podemos ir seleccionando de acuerdo
al tipo de preferencia que deseamos poner. En caso de ser una alergia
iriamos a Alergy, donde si le damos click nos arrojara un listado de
alergias para seleccionar. (obviamente al ser una agencia sus preferencias
van más al lado de número de piso en el que le gustaría alojar a sus
empleados, ya sea entre los primeros o últimos pisos, si necesita
habitaciones para fumadores, entre otros) (OJO: La opción de las alergias
es un ejemplo para que se pueda guiar)

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Para seleccionarlo solo tendriamos que darle click a la opción y luego ir a la

flecha que esta mirando a la mano derecha →, Add que nos aparecera y
cuando tengamos todo le daremos click en Save. (Para eliminar una
preferencia seria tan solo darle click a la opción de Delete que nos
aparecera con la flecha que esta mirando a la mano izquierda, ←)

12. Si le damos click a la opción de Notes nos aparecerá el siguiente menú, del
cual al darle New podremos agregar la información que deseemos acerca
de las notas sobre la agencia

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El lugar para poner notas se va a ver de este modo, donde podemos elegir
el tipo de notas que deseamos dejar, ya sea de reservación, nota general,
etc. Como siempre al darle a la lupita se abre el menú de opciones para
elegir el tipo. OJO: Las notas más utilizadas son las generales, ya que
pueden poner el tipo de información que deseen y las de finanzas por lo
mismo.

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13. Si le damos click a Accounts Receivables nos desplegara un menú de este

tipo, al que le tenemos que dar a New para agregar la información que
deseamos.

Aquí es donde colocaremos el limite que la agencia que dejara como

garantía o crédito. El account number es más que todo un número de
registro.

14. Si le damos click a Financials nos desplegara un menú de este tipo, al que
le tenemos que dar a New para agregar la información que deseamos.

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Aquí es donde colocaremos que es lo que la compañia va a financiar, ya sea

con todos los cargos (All Charges), comidas y bebidas (Food & Beverage
/ All), etc. El método de pago / tipo de tarjeta.

15. Si le damos click a Negotiated Rates nos desplegara un menú de este

tipo, al que le tenemos que dar a New para agregar la información que
deseamos.

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Aquí es donde colocaremos si es que se hicieron alguna negociaciones con

la agencia y la información

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Creación de perfiles de compañías

1. Ingresar al sistema con tu usuario y contraseña.

2. Una vez dentro del sistema vamos a seguir la siguiente ruta, yendo
primero a Client Relations → Profiles → Manage Profile.

3. Una vez dentro de este sistema tenemos la opción de crear algún perfil, la
pantalla se debería ver de este modo.

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4. Para crear un nuevo profile que darle click a la opción de I Want to…

Te aparecera un cuadro de este modo, al que le tendras que dar a

Company Profile para acceder a la página de creación

5. Una vez dentro te aparecera un gran menú para colocar la información de

la compañia, en este caso iremos uno por uno para saber que y donde
colocar la información que se nos proporcionará.

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6. Esta zona más que todo es para colocar la información primordial, la que
de un inicio es de las más importantes.
En Name se supone que se coloca el nombre de la compañia
En los otros Name’s se supone que se coloca los nombres alternativos de
la agencia
En Language se pondra “E” de inglés, para cualquier tipo de perfil que se
cree

7. Esta zona es para agregar la información de contacto de la compañia y se

seleccionará la lupita que se encuentra en la parte derecha del recuadro
en blanco de Type para que el sistema pueda reconocer el tipo de
información que se esta colocando (si es una cuenta de twitter, número de
teléfono, correo, fax, etc). Recordemos que la información más
importante será el número de teléfono y correo de la agencia.

Descargado por RECEPCIÓN HOTEL VILAR AMÉRICA ([email protected])

 lOMoARcPSD|50729735

En caso de que nos falte espacio para seguir apregando información le

podemos dar al apartado de Add Rows para que aparezca un nuevo lugar
de llenado de información, en caso contrario podemos seleccionar los 3
botones que se encuentran en la mano derecha del renglon y darle a
Delete para eliminarlo

8. Esta zona es más que todo para agregar la dirección de la agencia, donde
la lupita al costado de Address Type te sirve para saber el tipo de
información estas metiendo
En Address colocaremos la dirección
En City la ciudad
En State el estado (pero no suele funcionar mucho)
En Postal Code el codigo postal
En Language el idioma, pero siempre pondremos “E” por especificaciones
del profesor

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9. Al momento de guardar el perfil tenemos dos opciones, si le damos a Save

el perfil se terminará de guardar por completo y habremos terminado por
completo regresando a la página de inicio para la creación de perfiles. Sin
embargo, si le damos a Save Profile and Add More Details se nos abrira
una nueva pantalla donde podemos colocar más información.

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En caso de querer agregar más información como Corp ID, que es

información que nos falta, podemos picarle a la opción de Edit y colocar la
información que sea necesaria. Además podemos proteger la información
de la compañia (en caso de que sea uno que lo necesite como una compañia
super secreta o muy poderosa) si le damos click a la casilla que dice
Protected o Restricted si es una compañia que esta en la lista negra. En
caso de que la compañia desee que pongamos que su perfil no esta
registrado tendriamos que agregar a la parte de Name lo siguiente
**NRG** o darle en Protected.

10. En este apartado se podra colocar información como preferencias, notas,

negociaciones, entre otras. Ahora veremos cada una de ella

11. Si le damos click a la opción de Preferences nos va a salir un menú de este

estilo, al cual podemos agregar nueva información dandole click a la opción

Descargado por RECEPCIÓN HOTEL VILAR AMÉRICA ([email protected])

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de New.

Nos aparecera un menú de este estilo y aquí es donde nosotros podemos ir

eligiendo, como cada sección lo dice podemos ir seleccionando de acuerdo
al tipo de preferencia que deseamos poner. En caso de ser una alergia
iriamos a Alergy, donde si le damos click nos arrojara un listado de
alergias para seleccionar. (obviamente al ser una compañia sus
preferencias van más al lado de número de piso en el que le gustaría alojar
a sus empleados, ya sea entre los primeros o últimos pisos, si necesita
habitaciones para fumadores, entre otros) (OJO: La opción de las alergias
es un ejemplo para que se pueda guiar)

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Para seleccionarlo solo tendriamos que darle click a la opción y luego ir a la

flecha que esta mirando a la mano derecha →, Add que nos aparecera y
cuando tengamos todo le daremos click en Save. (Para eliminar una
preferencia seria tan solo darle click a la opción de Delete que nos
aparecera con la flecha que esta mirando a la mano izquierda, ←)

12. Si le damos click a la opción de Notes nos aparecerá el siguiente menú, del
cual al darle New podremos agregar la información que deseemos acerca
de las notas sobre la compañia

El lugar para poner notas se va a ver de este modo, donde podemos elegir
el tipo de notas que deseamos dejar, ya sea de reservación, nota general,
etc. Como siempre al darle a la lupita se abre el menú de opciones para
elegir el tipo. OJO: Las notas más utilizadas son las generales, ya que
pueden poner el tipo de información que deseen y las de finanzas por lo
mismo.

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13. Si le damos click a Accounts Receivables nos desplegara un menú de este

tipo, al que le tenemos que dar a New para agregar la información que
deseamos.

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Aquí es donde colocaremos el limite que la agencia que dejara como

garantía o crédito. El account number es más que todo un número de
registro.

14. Si le damos click a Financials nos desplegara un menú de este tipo, al que
le tenemos que dar a New para agregar la información que deseamos.

Aquí es donde colocaremos que es lo que la compañia va a financiar, ya sea

con todos los cargos (All Charges), comidas y bebidas (Food & Beverage
/ All), etc. El método de pago / tipo de tarjeta.

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15. Si le damos click a Negotiated Rates nos desplegara un menú de este

tipo, al que le tenemos que dar a New para agregar la información que
deseamos.

Aquí es donde colocaremos si es que se hicieron alguna negociaciones con

la compañia y la información

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Creación de reservas individuales (Básicas)

1. Ingresar al sistema con tu usuario y contraseña.

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2. Una vez dentro del sistema vamos a seguir la siguiente ruta, yendo
primero al apartado de Bookings → Reservations → Manage Reservations.

3. Una vez dentro de este sistema tenemos la opción de buscar o crear

alguna reservación, la pantalla se debería ver de este modo. (En este caso
solo nos enfocaremos en la creación de una reserva debido a que la
búsqueda sigue el mismo formato de búsqueda que la de un perfil).

4. Para crear un nuevo profile que darle click a la opción de I Want to…

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Te aparecerá un cuadro de este modo, al que le tendrás que dar a

Reservation para acceder a la página de creación

5. La página de creación se debería ver de este modo y aquí es donde

colocaremos toda la información que necesitaremos sobre la reserva.

6. En la parte de “Profile Options” es donde colocaremos la información del

huésped, tan solo bastaría con colocar el nombre para que toda la
información se guarde (eso en Name). Luego agregaremos la información
en Company (para la compañía) y en Travel Agent (la agencia de viaje),
perfiles que creamos previamente para hacer la reserva (en caso de que
esté afiliado o esté involucrado).

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En la parte de “Rate and Room Options” es donde podremos seleccionar

Room Features (para las características de la habitación), Room Types
(para el tipo de la habitación), Rate Codes (para los códigos de tarifa de
la habitación), Rate category (para la categoría de las tarifas de la
habitación) y Smoking Preferences (si la habitación seria para fumadores
o no)

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Esta parte es para colocar la cantidad de noches, tiempo, habitaciones y

edad (cantidad) de las personas que se van a alojar

Una vez terminado todo este proceso le vamos a dar a Search para buscar
la reserva que necesitemos. (En caso de que no te aparezcan habitaciones
podría ser por el “Rate Codes” o “Rate category”, intenta checar esa
parte)

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7. Aquí podemos ver como nos aparecen opciones que se ajusten a lo que
estamos buscando, le vamos a dar al apartado de Display Set para ver
más opciones, después a Bar 1 para ver las habitaciones disponibles y al
último vamos a seleccionar una opción.

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8. Nos aparecerá un cuadro de este estilo que llenaremos con la información

que necesitamos llenar como el tipo de reserva, hora de llegada, etc. En la
parte de pago podremos agregar más de una opción con el apartado de
Window que nos aparece

OJO recuerda que el “Reservation Type” siempre debe estar en GRD

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Tambien podriamos llegar datos como hora de llegada y de salida en caso

de ser requerido

Una vez listo podemos guardar nuestra reserva si le damos a Book Now,
sin embargo de seleccionar Add to trip Composer nos dejara seguir
mirando el apartado de reserva de esa persona. (No olvides de llenar el
“Payment Information” si es que esta no se llena)

En caso de seleccionar una reserva de más (como se podrá apreciar aquí), lo único
que se debe hacer es darle a los tres puntitos de la parte superior y eliminar esa
reserva. (O editarla si es que se va a realizar, pero más adelante / Ese es un ejemplo
fuera del caso de nuestra reserva que estamos haciendo).

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9. Una vez terminado todo el proceso nos arroja esta ventana donde
podremos agregar más información a la reserva.

10. Algo importante es poder seleccionar las instrucciones de pago, o sea

quién va a pagar qué y con qué tipo de tarjeta. Por eso vamos a ir a
Payment Instructions, donde si hay información no te preocupes porque
podemos darle click al espacio de “New/Edit Payment Instructions” para
hacer las modificaciones que necesitemos

En este caso sería ir llenando cada ventana con la información de pago de

las personas involucradas en la reserva.

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11. Una vez hecho eso nos dirigiremos a Routing Instructions donde en este
caso tendremos que darle a “New” para crear la información, si cuando
ingresas a esta sección ya te cargó algo, no te preocupes puedes editar la
información en los tres puntitos y en “edit” o eliminar en “delete”

Aquí tú vas a seleccionar en Folio la que sea indicada para cancelar, en

este caso el que va a cancelar la reserva será la compañía “Gardenia CIA”.
(OJO: No olvidar modificar también la parte de Payee por el nombre de la
compañía) Además, agregamos que cosas son las que va a pagar, que sería
en el apartado de Routing / Transaction Code. Con las flechas puedes ir
agregando o eliminando qué y que no van a cancelar

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Para finalizar nos da la opción de guardar toda esta información de pago,

Save, o guardar toda la información y pagar. Si le damos a Save and Add
Payment lo siguiente que tendríamos que hacer sería guardar la
información de pago en el menú que te aparecerá, en este caso sería la
información de “Gardenia CIA”. (Esto es para verificar el pago/garantía y
da un tiempo más para añadir el otro ruteo)

OJO en caso de que no se llenará correctamente

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12. Una vez hecho todo eso si bajamos un poco nos podremos encontrar los
“Stay Details”, donde asignaremos por ejemplo el número de habitación
en la parte baja de Room justo en la sección que esta de color azul y dice
“Asign Room”

Para asignar la habitación tenemos que tener en cuenta que solo debemos
poner el estatus de la habitación SOLO en Inspected y Clean. Le damos a
Search y esperamos a que cargue. Podrías agregar más especificaciones
como “Floor”, “Features”, etc; pero no te las recomiendo a menos de que
sean SUPER necesarias porque correrías el riesgo a que no te salga alguna
habitación libre.

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Aquí es donde elegiremos la habitación que mejor veamos conveniente

En mi caso solo habían habitaciones limpias y cuando seleccione una me salía esta
advertencia, no se asusten porque es como un aviso que la habitación está en ese
estado. Por lo que le podemos dar a “Accept Room Selection”

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13. Ahora podemos pasar a llenar toda esta línea que está en la parte baja con
la información que nos sea solicitada

14. Si le damos click a la parte de Traces, es para avisar a las personas que
trabajan en el hotel cualquier cosa que suceda, como por ejemplo que el
pax se retrasa en llegar y se supone que debe tener una cubeta de vino
con hielo para su llegada

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15. Si le das click en la parte de Alerts, serán básicamente como mensajes de

alerta que aparecerán a la persona que por ejemplo haga el Check-in (Se
suele usar bastante el tipo de código OTH/Others porque es más
personalizado).

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16. Si le hacemos click al Guest Messages será más que todo un mensaje que
se le hará llegar al huésped.

17. Para terminar una reserva tenemos que ir al apartado de Shares donde
elegiremos la opción de Create New Share ya que todo este proceso es
nuevo, porque si escogemos la opción de Combine Existing Reservation,
como su mismo nombre lo dice se hará una combinación de reserva (una
reserva para dos perfiles), algo que no queremos, por eso le vamos a dar a
Create New Share.

Cuando le demos click nos aparecerá esta pantalla donde nosotros vamos a
colocar otro perfil y lo guardamos

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En mi caso fue el siguiente perfil

Si te sale así no lo dejes como esta ya que de esta forma esta mal, tienes
que ir a los tres puntitos y seleccionar la opción que diga Apply Entire
Rate para que salga una sola tarifa.

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Para que te quede así

18. Si deseamos asegurarnos que nuestra company y travel agent fueron

guardados correctamente nos podemos dirigir a Linked Profiles y
verificarlo en Associated Profiles

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19. En caso de que exista algún tipo de cargo fijo, podemos irnos al apartado
de Fixed Charges, donde al cargar nos iremos a la parte de “New” para
agregar uno nuevo

Aquí nosotros podemos elegir el tipo de cargo que se aplicará y si es que

este es uno frecuente o no en el apartado de Frequency. Mientras tanto
que en Transaction el tipo de transacción por la que se aplican los cargos.
No olvides que es importante llenar la cantidad que se le cobra (o no) y si
se necesita una nota.

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20.Este apartado de Locators es más que nada para lograr ubicar al huésped,
donde est que esta, hasta que hora estará allá y si es que hay necesidad
de comunicarle algo durante su ausencia (como por ejemplo la llegada de
un paquete que estaba esperando y nos solicitó avisar si es que llegaba)

21. En la parte de Transportation, como su mismo nombre lo dice, es para

poder conocer cómo es que el huésped llegará al hotel o como es que se irá

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El tiempo, tipo de carro, número de transporte (si es un vuelo sería el

número de vuelo) y la nota son algunas cosas importantes en esta sección.
Recuerda que la parte de Station en la mayoría de casos es “APTO-HTL”
en caso de ser Pick Up o “HTL-APTO” en caso de ser Drop off

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22.La Confirmation Letters como su nombre lo dice es una carta de

confirmación que debemos imprimir para asegurar que nuestra reserva
está bien hecha y confirmada. En este caso debemos darle a la opción de
“Preview/Print” debido a que somos estudiantes y no trabajamos con el
sistema conectado por así decirlo, ya que si le damos a “Email” nos va a
pedir un correo para enviar la carta y se te podría complicar mucho la
cosa.

Solo te quedaría darle a “Send” para que el propio sistema te abre una
nueva pantalla con tu carta de confirmación

OJO No intentes hacer trampa o más rápida la cosa guardando una carta
de confirmación y guardarla para usarla siempre porque estas cartas son
modificadas con información única de cada reserva, aquí podrás ver que en
este caso es lo que esta subrayado de amarillo (el nombre del húesped,
número de confirmación, tipo de habitación, etc).

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23.IMPORTANTE, recuerda que hay información clave que debes guardar

para asegurar y poder demostrar que sí realizaste una reserva. En este
caso esa información es el número de confirmación y el número de
habitación que lo puedes encontrar en la parte superior y en el apartado
de “Room”

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Check in de reservas (Básicas)

1. Este proceso es muy rápido, en teoría no demora mucho por que si hiciste
tu reserva con los pasos previos puedes pasar rápidamente a este. Cuando
nos quedamos en la parte anterior con la reserva ya hecha nos vamos a
dirigir al apartado de Check in en la parte superior

2. Nos cargará una pestaña de este modo con toda la información de pago y
la información llena del tipo de habitación/Número de habitación. Aquí
solo debemos darle a “Complete Check in”. El proceso comenzará a
guardar y esperamos

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3. Una vez hecho eso tendremos que dirigirnos a “Shared Reservations”

porque al shared también debe darle check in

Aquí le damos a los tres puntitos y al check in para que el proceso

comience

4. Y eso sería todo, como puedes ver la reserva está en “Check in” y toda la
información guardada.

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