Informe Técnico sobre la Digitalización de Documentos de Archivo
Fecha: Barranquilla, 27 de agosto de 2024
ELABORADO POR: Andrea Carolina Torres Peña, Angelina Molina
Y Valery Guette
Introducción
Este informe técnico tiene como objetivo presentar los resultados de la
digitalización de documentos de archivo, realizado por [Nombre del grupo].
La digitalización es un proceso crucial para la preservación, acceso y gestión
eficiente de los documentos, facilitando su consulta y asegurando su
integridad. Este proyecto se llevó a cabo en cumplimiento de la normatividad
archivística colombiana y de las directrices establecidas en la GTC 185,
garantizando la correcta indexación y organización de los documentos
digitalizados.
Descripción del Proyecto de Digitalización
Alcance del Proyecto: El proyecto incluyó la digitalización de [número]
documentos de archivo pertenecientes a [tipo de documentos] con el fin de
mejorar su accesibilidad y conservación.
Características de la Documentación: Los documentos digitalizados abarcan
[detallar tipos de documentos: actas, resoluciones, contratos, etc.]. Estos se
encontraban en [estado físico], en formato [tamaño, por ejemplo, carta o
oficio], y datan de [rango de fechas].
Normatividad Archivística Aplicada
El proceso de digitalización se ajustó a las siguientes normas: Ley 594 de
2000
(Ley General de Archivos): Esta norma establece los lineamientos generales
para la conservación, gestión y acceso a los documentos de archivo .Decreto
1515 de 2013: Proporciona los requisitos técnicos para la digitalización de
documentos y la gestión de documentos electrónicos .GTC 185: Establece
las directrices para la organización, clasificación e indexación de los
documentos digitalizados.
Procedimientos de Digitalización
Preparación de los Documentos: Antes del escaneo, los documentos fueron
preparados eliminando grapas, clips, y limpiando cualquier suciedad.
Escaneo: Los documentos fueron escaneados a una resolución de [DPI] y
guardados en formato [PDF/TIFF].
Control de Calidad: Se revisó la calidad de las imágenes para asegurar su
legibilidad y consistencia.
Indexación: Los documentos fueron indexados conforme a la GTC 185,
utilizando metadatos como título, fecha, autor y clasificación.
Almacenamiento y Acceso: Los documentos digitalizados se almacenaron en
[plataforma] con acceso controlado y medidas de seguridad robustas.
Resultados del Procedimiento Aplicado
El proceso de digitalización resultó en la digitalización exitosa de
documentos, cumpliendo con los estándares de calidad y normatividad
establecidos. La digitalización mejoró significativamente la accesibilidad a la
información, permitiendo búsquedas rápidas y eficientes, además de reducir
el espacio físico requerido para el almacenamiento.
Conclusiones
El proyecto de digitalización cumplió con los objetivos planteados, mejorando
la gestión documental y facilitando el acceso a los documentos.
Recomendaciones
Se sugiere continuar con la digitalización de otros lotes de documentos y
mantener actualizados los equipos y software utilizados para garantizar la
eficiencia del proceso.
NOMBRE Y FIRMA.
Andrea Carrolina Torres Peña
Angelina Isabel Molina Vega
Valery Michel Guete Coneo
