REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD CATÓLICA “CECILIO ACOSTA”
FACULTAD DE FILOSOFÍA Y TEOLOGÍA
TUTORIAL DE WORD
OPCIÓN COMBINAR CORRESPONDENCIA
Autor: Reinaldo José David Galvis
C.I.:13.776.565
Profesor: Luis Guillermo Quintero
Maracaibo, julio de 2021
Introducción del problema
Cuando se tiene la necesidad de realizar un documento de texto pero este mismo
debe ser entregado a varias personas cambiando únicamente datos básicos como
Apellidos y Nombres, Cédula, Dirección, Edad, entre otros, tenemos varias alternativas
para realizarlo en Ms Word, una es realizar un molde en una hoja y copiar la misma tantas
veces sea necesario luego se llena cada hoja una por una, esta alternativa aunque es una
solución es poco práctica ya que el usuario tiene mayor probabilidad de cometer un error
al manipular cada una de las hojas individuales.
Una alternativa de solución que ofrece Ms. Word es la combinación de
correspondencia.
¿Qué es Combinación de Correspondencia?
Mediante esta opción se pueden crear un número de documentos personalizados
cuyo patrón es el mismo lo único que cambia son los datos fundamentales como
Nombres, Apellidos, Cédula, Dirección y otros datos que son comunes, esta función
permite escribir una carta fija (Texto que se repetirá en todos los documentos), y
agregando los datos variables (Cambian de persona a persona), se genera de forma
automática todas las cartas.
Partes a utilizar
Una carta o escrito como documento principal.
Imagen No. 1
Una lista o base de datos contentiva de la información de cada carta, esta puede
ser una Hoja de Cálculo de Ms Excel, una base de datos de Ms Access, una tabla
de Ms Word, un listado de Ms Word u otro documento tipo hoja de cálculo y base
de datos compatibles.
Cedula Nombres y Apellidos Cargo
14.258.963 Jesús Antonio David Galvis Supervisor de ventas
15.896.875 Carlos José Sánchez Regalado Adjunto de adquisiciones
16.852.245 Juan Andrés Rodríguez Castillo Sub-Gerente
17.896.548 Beatriz Miranda Herrera Pérez Administradora
22.358.295 Ana Elena Sulbarán Ramos Contadora
Para realizar una Combinación de Correspondencia se utiliza la opción
“Correspondencia”
1
2 Imagen No. 2
En esa opción se selecciona “Iniciar combinación de correspondencia”
Imagen No. 3
Las opciones disponibles para crear la lista de destinatarios son escribir están
disponibles en “Seleccionar destinatarios” entre ellas:
Escribir una lista nueva.
Usar una lista existente.
Elegir de los contactos de Outlook
¿Cómo crear una lista con la herramienta interna de Ms Word?
Se debe utilizar la opción “Escribir una nueva lista”
Imagen No. 5
Esta lista puede ser editada o eliminada y colocar los nombres de las columnas
que se desee para ello se usan las opciones “Personalizar columnas” y “Eliminar entrada”
Imagen No. 6
Por medio de las opciones “Agregar”, “Eliminar” y “Cambiar nombre” se puede
adaptar la lista a las necesidades de los usuarios.
En este caso lo adaptamos a nuestro ejemplo las personas que queremos invitar a
la fiesta de fin de año.
Imagen No. 7
Una vez creada la lista se debe llenar con los datos requeridos, por ejemplo:
Imagen No. 8
Posteriormente creada la lista Ms Word solicitará que la misma sea guardada,
situación que es muy útil ya que permite el uso o modificación de la misma en el futuro.
Imagen No. 9
Editar lista de destinatarios
Esta alternativa permite una vez seleccionada la lista a combinar realizar las
correcciones necesarias, es decir no es necesario abrir la lista en un programa externo
para realizar las ediciones, además se pueden realizar acciones como ordenar por un
campo deseado, evitar que aparezcan filas duplicadas y realizar otras validaciones.
Imagen No. 10
Insertar los campos en el documento principal
Para insertar los campos en el documento principal se usa la opción de “Insertar
campo combinado”, en nuestro caso los campos del ejemplo desarrollado serán: Cedula,
Tratamiento, Nombre y apellido y Cargo. Estos deben ser ubicados en la posición que
corresponda en el cuerpo del documento.
Imagen No. 11
El documento resultante será parecido a este:
Imagen No. 12
Vista previa de los resultados
Permite visualizar cada carta de manera individual con la información de la lista, en
este nivel es posible realizar correcciones en la lista, así como agregar o eliminar
“invitados”.
Imagen No. 13
En el ejemplo didáctico quedarían así:
Imagen No. 14
Y así sucesivamente con la cantidad de “invitados” o filas de la lista, una vez
verificada la información está la opción “Finalizar y combinar”.
Finalizar y combinar
Imagen No. 15
Esta opción tiene tres (03) alternativas:
Editar documentos individuales: nos mostrará el siguiente menú de
opciones
Imagen No. 16
Permite indicar el rango de registros que desea el usuario generar,
siendo estas todos, el registro actual o un rango. Una vez seleccionada la
alternativa se generará un documento de texto de Ms Word puro que puede
ser verificado y editado a placer por el usuario.
Imprimir documento: opción que envía una solicitud de rango de hojas o
invitaciones a imprimir, no permiteImagen
la posibilidad
No. 17 edición ya que la salida de
esta alternativa es directamente el menú de la impresora.
Imagen No. 18
Cuando los datos provienen de una Hoja de Cálculo
o Base de Datos existente
En este caso se debe utilizar la opción “Seleccionar destinatario” luego “Usar una
lista existente”
Imagen No. 19
Se debe proceder de la siguiente manera
Imagen No. 20
Imagen No. 21
Una vez seleccionado el documento que contiene la lista de “invitados”, se
procede como en el ítem de “Insertar los campos en el documento principal” hasta lograr
el documento deseado.
Opción de Combinar Correspondencia con el Asistente
“Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia”
Es una opción que permite la realización del documento combinado con la ayuda
de Word.
Imagen No. 22
Haciendo clic en la opción de la gráfica aparecerá el asistente del lado derecho del
documento, esta constituido por 6 pasos grandes y cada uno de ellos por varios
pequeños.
Paso 1: En esta opción debemos seleccionar el tipo de documento a combinar
Cartas, Mensajes de Correo Electrónico, Etiquetas, entre otros.
Una vez seleccionado se presiona “Siguiente: Inicie el documento” (Número 2
de la imagen)
Paso 2: Permite seleccionar si la combinación es el documento que tenemos
abierto o actual, en una plantilla de Ms Word o personal, o en otro documento.
Imagen No. 23
Paso 3: Permite seleccionar la lista a utilizar que puede ser una existente o
crear una nueva. Una vez seleccionada una lista existente automáticamente se
abre la opción para editarla, ordenarla, eliminar duplicados y otras funciones
muy útiles. (Ver ítem Editar Lista de destinatarios e imagen 10)
Imagen No. 24
Paso 4: En este paso se deben seleccionar los campos a incorporar al
documento combinado
Imagen No. 25
Aquí se desplegará el menú que permitirá agregar los campos dentro del
documento, para mas detalles ver el ítem “Insertar los campos en el documento
principal”.
Paso 5: Nos permite ver una lista preliminar de los documentos. Es posible
visualizar, editar, eliminar.
Imagen No. 26
Paso 6: Nos permite finalmente editar los documentos o imprimirlos. Ver ítem
Finalizar y combinar.
Algunas consideraciones
Esta es una gran utilidad que nos permite ahorrar valioso tiempo, evita cometer
errores.
Podemos usar esta opción para crear sobres o etiquetas para diferentes
destinarios y un mismo remitente en la opción “Iniciar combinación de
correspondencia” luego “Sobres” o “Etiquetas”.
Hay funciones avanzadas que nos permiten realizar documentos mas
interesantes pero requiere de conocimientos un poco mas avanzados, se
pueden incluir “invitados” al documentos si y solo cumplen una condición como
por ejemplo edad, sexo, nivel de estudio; se puede agregar texto dinámico
como que aparezca “Señor” en el caso de ser un caballero y “Señora” o
“Señorita” si es una dama y está o no casada.
Una utilidad interesante se plantea si deseamos enviar una invitación impresa a
cada empleado, pero del mismo modo es necesario hacerle llegar una invitación
por correo electrónico. Para solucionar este planteamiento se debe agregar el
campo de email en la lista, llenar el mismo para cada empleado y realizar la
combinación, de forma manual o con el asistente y en paso 6 o en el ítem de
“Finalizar combinación” podremos seleccionar “Correo electrónico” generándose
un correo personalizado para cada “invitado” o persona de la lista.
Imagen No. 27
Imagen No. 28
Imagen No. 29
Para indicar a que direcciones de correo irán los emails se hace clic en la lista
desplegable y se selecciona el campo donde esta almacenada la dirección de los
empleados, colocamos el asunto (que será común a todos los correos) y luego aceptar.
Finalmente se enlazará con el MS Outlook para ser enviado como una lista.
Imagen No. 30
