Normatividad:

Decreto 2200 de 2005: por el cual se reglamenta el Servicio Farmacéutico y se dictan otras
disposiciones. Capítulo III, artículo 15, numeral 1. “Dentro de los procesos generales se
incluyen como mínimo: selección, adquisición, recepción y almacenamiento, distribución y
dispensación de medicamentos y dispositivos médicos”.
Resolución 1403 de 2007: Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio
Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan
otras disposiciones. Artículo 5° Funciones, numeral 4. “Seleccionar, adquirir, recibir y
almacenar, distribuir y dispensar medicamentos y dispositivos médicos. Artículo 7° numeral 1 y
2 Procesos del Servicio Farmacéutico de acuerdo a la complejidad. Título II, Capítulo II,
Numeral 1, del Manual de condiciones esenciales y procedimientos del Servicio Farmacéutico.

Servicio farmacéutico de baja complejidad: Realizará básicamente los procesos siguientes: a)

Selección de medicamentos y dispositivos médicos. b) Adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos. c) Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos.
d) Distribución de medicamentos y dispositivos médicos. e) Dispensación de medicamentos. f)
Participación en grupos interdisciplinarios. g) Información y educación al paciente y la
comunidad sobre el uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos. h) Destrucción o
desnaturalización de medicamentos.

Servicio farmacéutico de mediana y alta complejidad: Además de las actividades y/o procesos
del servicio farmacéutico de baja complejidad, realizará los procesos siguientes: a) Atención
farmacéutica. b) Preparaciones magistrales. c) Mezclas de nutrición parenteral. d) Mezclas y/o
adecuación y ajuste de concentraciones de medicamentos oncológicos. e) Adecuación y ajuste
de concentraciones para cumplir con las dosis prescritas. f) Reempaque y/o reenvase de
medicamentos dentro del Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria, para
pacientes hospitalizados y/o ambulatorios en casos especiales. g) Preparaciones
extemporáneas. h) Control, dispensación y distribución de radiofármacos. i) Investigación
clínica. j) Realización o participación en estudios sobre farmacoepidemiología, uso de
antibióticos, farmacia clínica y cualquier tema relacionado de interés para el paciente, el
servicio farmacéutico, las autoridades del sector y la comunidad.

Servicio farmacéutico dependiente: Es el prestado por una institución prestadora de servicios

de salud a pacientes hospitalizados y ambulatorios. Este servicio puede ser propio o
contratado.

Servicio farmacéutico independiente: Es el que prestan los establecimientos farmacéuticos

autorizados.

Establecimientos farmacéuticos mayoristas: Cumplirán con las disposiciones que regulan las
actividades, procesos y procedimientos previstos en el Decreto 2200 de 2005, desarrollados en
la presente resolución y el manual que adopta, de la manera siguiente: a. Laboratorios
farmacéuticos. Deberán cumplir con las disposiciones que regulan las actividades y/o procesos
de transporte, distribución y la entrega física en la cadena de los medicamentos y dispositivos
médicos. b. Depósitos de Drogas. Deberán cumplir con las disposiciones que regulan las
actividades y/o procesos de recepción y almacenamiento, embalaje, distribución física y
transporte de medicamentos y dispositivos médicos. Cuando realicen el reempaque de
materias primas se someterán a las disposiciones que regulan dicho proceso. c. Agencias de
especialidades farmacéuticas. Deberán cumplir con las disposiciones que regulan las
actividades y/o procesos de recepción y almacenamiento, embalaje, distribución física y
transporte de medicamentos y dispositivos médicos, cuya representación tengan y/o que sean
de su propiedad.
Establecimientos farmacéuticos minoristas: Cumplirán con las disposiciones que regulan las
actividades, procesos y procedimientos establecidos en los Decretos 2200 de 2005 y 2330 de
2006, desarrollados en la presente resolución y el manual que adopta, de la siguiente manera:
a. FarmaciaDroguería. Deberán cumplir con las disposiciones que regulan las actividades y/o
procesos de preparaciones magistrales con las limitaciones introducidas en la presente
reglamentación, recepción y almacenamiento, distribución física, transporte, dispensación de
medicamentos y dispositivos médicos y los procedimientos de inyectología y monitoreo de
glicemia con equipo por punción. b. Droguería. Deberán cumplir con las disposiciones que
regulan las actividades y/o procesos de recepción y almacenamiento, distribución física,
transporte, dispensación de medicamentos y dispositivos médicos y los procedimientos de
inyectología y monitoreo de glicemia con equipo por punción.

PROCESOS GENERALES

Selección
DEFINICIÓN: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua,
multidisciplinaria y participativa se realiza en la institución de salud o en un establecimiento
farmacéutico, para definir los medicamentos y dispositivos médicos con que se deben contar
para asegurar el acceso de los usuarios a ellos, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia,
calidad y costo. En el proceso de selección toma parte activa el servicio farmacéutico. -
Procedimiento para la selección. El procedimiento para la selección de medicamentos y
dispositivos médicos se adelantará básicamente mediante los pasos siguientes: a)
Determinación mediante el perfil epidemiológico y/o consumo histórico. Se determinará,
mediante métodos adecuados, teniendo en cuenta el perfil epidemiológico de la institución de
un periodo definido, la población usuaria y/o consumo histórico de medicamentos y
dispositivos médicos

Adquisición

DEFINICION: Es el conjunto de actividades que realiza el área administrativa de la institución o

establecimiento farmacéutico, que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos
que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfacción de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios.

Objetivos del proceso de adquisición: -El proceso de adquisición de medicamentos y

dispositivos médicos para que sea eficiente debe cumplir básicamente con los objetivos
siguientes:

-Definir los procedimientos para la adquisición y las responsabilidades de los servidores y/o
trabajadores de la institución y del proveedor.
-Asegurar que los medicamentos y dispositivos médicos tengan las características y cualidades
solicitadas y que su entrega sea oportuna.
-Realizar por parte del servicio farmacéutico, un manejo óptimo de inventarios. La alta
gerencia, junto con el Químico Farmacéutico verifica las cotizaciones que respaldan la
evaluación de las ofertas, analiza las ofertas, para recomendar el proveedor a quien se le
realizara la compra.

Procedimiento para la adquisición: El procedimiento para la adquisición de medicamentos y

dispositivos médicos se adelantará básicamente mediante los pasos siguientes: a)
Programación de necesidades. El servicio farmacéutico determinará la cantidad de
medicamentos y dispositivos médicos que requiere para cierto periodo, teniendo en cuenta: el
perfil epidemiológico de la institución, la población usuaria y/o consumo histórico, comparado
con la definición de necesidades determinadas por los servicios y la oferta de servicios, y el
presupuesto disponible. La programación de necesidades debe cumplir, los siguientes pasos:
- Definir periodo de análisis y de proyección de necesidades.
-Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos y priorizarlas por nivel de
uso en cada servicio.
-Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos correspondientes a las salidas por
fórmulas o con los registros de existencia del depósito.
-Analizar las causas que incidieron en la modificación notable de los consumos.
-Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades a adquirir,
teniendo en cuenta los indicadores de punto de reposición, consumos promedios, niveles
mínimos y tiempo de reposición.
- Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económico de cada
medicamento dentro del total (Clasificación ABC/VEN de los medicamentos);
-Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra de acuerdo a la
modalidad de adquisición, a las necesidades y al flujo de caja de la institución. La programación
de necesidades será evaluada permanentemente.

Recepción técnica

DEFINICION: Es el conjunto de actividades que tiene como objetivos el cuidado y la

conservación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos
y dispositivos médicos.

Garantizar que los medicamentos y material médico quirúrgico, cumplan con las condiciones
administrativas y técnicas establecidas por el fabricante y la normatividad vigente.
RESPONSABLES: Personal del servicio farmacéutico.  Disponer de un área adecuada,
señalizada y destinada para la recepción medicamentos y material médico quirúrgico. 
Contar con espacio señalizado dentro del Servicio Farmacéutico para ser utilizado como área
de Recepción de medicamentos y material médico quirúrgico.  Disponer de dotación
necesaria y suficiente para cada producto, se debe contar con estantes, vitrinas y estibas en
buen estado y señalizados, exclusivos para la recepción medicamentos y material médico
quirúrgico.  Contar con personal capacitado y entrenado en el procedimiento de recepción.
 Tener la documentación requerida para la recepción; es necesario conocer los documentos
involucrados en el proceso de recepción establecidos por la institución.  Reconocer las
características de manufactura, empaque, rotulado.

Realizar la recepción administrativa así:

-Contar el 100% de los productos que se reciben.
-Comparar que los productos recibidos coincidan con los documentos soporte recibidos en
cuanto a:
-El medicamento correcto.
-La forma farmacéutica correcta.
-Las cantidades recibidas coincidan con las enviadas. Estas actividades deben ser realizadas
por el personal del Servicio Farmacéutico.

Realizar la recepción técnica así:

-Inspeccionar tanto para el envase, empaque y rótulo, a cada una de las unidades recibidas:
Que contenga la información técnica relacionada con: o Nombre del producto (para
medicamentos, en Denominación Común Internacional) o Marca comercial o Concentración y
forma farmacéutica o Número de lote o Fecha de vencimiento: Los productos deben tener una
vida útil superior a 1 año. o Laboratorio Fabricante

Denominación común internacional: es un nombre genérico oficial que se le asigna a un

principio activo o medicamento por la Organización Mundial de la Salud (OMS).

Se debe tener prioridad para la recepción técnica de los medicamentos de Control Especial y
productos de cadena de frio, ya que requieren de almacenamiento especial.

Semaforizacion

Realizar de manera oportuna y eficaz la identificación de los medicamentos y/o dispositivos

médicos según su fecha de vencimiento, necesarios para garantizar la correcta utilización y la
calidad en los procesos. Procedimiento: Una vez se realiza kardex de inventario se clasifican el
producto en investigación y/o insumos según su fecha de vencimiento, se identifican con cinta
adhesiva, según código de color y se almacenan de acuerdo a lo definido en el proceso de
almacenamiento

Almacenamiento

Con el procedimiento de Almacenamiento y conservación se pretende mantener la calidad de

los medicamentos y dispositivos médicos que se compran, para garantizar que cumplan con la
función para la que fueron diseñados por el fabricante, generando las condiciones de
infraestructura, dotación y controles ambientales apropiados.

Tener dotación necesaria: Se debe contar con la siguiente dotación suficiente y en buen estado
> Estanterías y/o Farmaline > Estibas preferiblemente plásticas > Termómetro de nevera y/o
Termo higrómetro, con certificado de calibración > Gabinetes y carros de paro con sistema de
cierre de seguridad Contar con los siguientes formatos a utilizar durante el almacenamiento: *
Control de Temperatura de cadena de frio * Control de Temperatura y Humedad Relativa de
áreas * Control de limpieza y desinfección de áreas y superficies * Control de limpieza de
nevera * Control de vencimientos

Distribución

Los servicios farmacéuticos de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de segundo y

tercer nivel de complejidad deberán implementar el Sistema de Distribución de Medicamentos
en Dosis Unitaria.

DOSIS UNITARIA El sistema de Dosis Unitaria, es aquel sistema de dispensación de

medicamentos que entrega un envase, el cual contiene una dosis única e individualizada de un
medicamento preparado por el servicio farmacéutico y entregado a la enfermera de cada
unidad para su administración al paciente. Este sistema consiste fundamentalmente en proveer
a cada paciente el número de dosis necesarias y prescritas para un periodo de 24 horas,
garantizando la información total del producto como: nombre completo del medicamento,
Registro asignado por el INVIMA, concentración del producto, fecha de fabricación, fecha de
vencimiento, número de lote, nombre de quien lo elabora para cada una de las unidades
prescritas.

VENTAJAS DEL SISTEMA DE DOSIS UNITARIA El sistema de distribución por dosis unitaria
presenta numerosas ventajas en comparación con los demás sistemas de distribución. Entre
esas ventajas se mencionan:
• Es el sistema que mejor garantiza que el medicamento prescrito llegue al paciente asignado
ya que se basa en la orden médica a cada paciente en forma individual.
• Utilizar en forma eficiente y racional los recursos humanos involucrados en el proceso de
distribución, en especial a la enfermera, a quien disminuye considerablemente el tiempo de
manipulación de medicamentos y de control de niveles de inventarios de piso o sala pudiendo
así dedicar más tiempo al cuidado de los pacientes.
• Disminuye el costo hospitalario asociado a la medicación al minimizar el tamaño de los
inventarios (stock) de medicamentos en los servicios, disminuye el despilfarro por perdidas,
deterioro, vencimiento y otras fuentes, recupera los medicamentos no aplicados al paciente y
disminuye los errores de dedicación.
• Permite un mejor control y seguimiento del tratamiento a los pacientes a través del perfil
farmacoterapeútico, el cual permite efectuar estudios de reacciones adversas e identifica
posibles interacciones medicamentosas.
• Perfecciona el cobro de la medicación administrada al paciente permitiendo una facturación
más exacta de sus gastos por los medicamentos que realmente se le han administrado.
• Presenta mayor facilidad de adaptación a procedimientos computarizados y automatizados.

Dispensación

es el proceso que comienza con la recepción de la prescripción médica por parte del
profesional sanitario correspondiente. Seguidamente, el personal se encarga de analizar la
solicitud y, si todo está en orden, termina por distribuir el medicamento requerido al paciente.