¿QUÉ ES EXCEL?

Excel es una aplicación del tipo de hoja de cálculo, que se utiliza para calcular, analizar
y gestionar datos. A través de ella podemos realizar diversas operaciones, desde las
más sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por medio de funciones y
fórmulas. También permite elaborar distintos tipos de gráficos para analizar y
comprender los resultados de las operaciones realizadas.
Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y
administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos
brindarán la posibilidad de resumir, analizar explorar y presentar datos para tomar
decisiones.

PLANILLAS DE CÁLCULO
La planilla de cálculo (hoja de cálculo) es una tabla de doble entrada en la que podemos
introducir, editar y visualizar datos. Está formada por filas y columnas. Las columnas
se identifican por letras (A – XDF, equivalentes a 16.384 columnas) y las filas por un
número (que pueden tener un total de 1.048.576 filas). La unidad mínima de información
en Excel se denomina celda y está dada por la intersección de una fila y una columna
(existen un total de 17.179.869.184 posibles intersecciones distintas, es decir, unos 17
mil millones de celdas posibles).
Hacemos referencia a una celda por su coordenada, que se encuentra integrada por la
letra de la columna seguida por el número de la fila a la que pertenece, por ejemplo, la
celda B7 corresponde a la intersección de la columna B con la fila 7. En las celdas, es
posible ingresar diferentes tipos de datos (texto, número, fecha, fórmulas o funciones).
Un rango en Excel es un conjunto de celdas contiguas tanto en forma vertical, como en
forma horizontal. Excel no considera a los rangos como una estructura de información
a menos que se les dé un nombre a los mismos.

LIBROS
Un archivo de Excel este compuesto por un conjunto de hojas de cálculo, por eso de
denominan libros. Cuando abrimos un libro, podemos añadir la cantidad de hojas que
queramos (desde la versión 2007 de Excel, el número de hojas posibles en un libro está
limitado solamente por la memoria de la computadora), y eliminar las que no sean
necesarias.
Desde la versión 2007, los archivos de Excel se guardan de manera predeterminada
con la extensión .XLSX. Las versiones anteriores se almacenan con el formato .XLS.
Por esta razón, si necesitamos compartir un archivo en una computadora que tenga una
versión anterior a Excel 2007-2013, podemos almacenarlo con un formato compatible
con estas versiones. De esta forma podremos abrir el libro sin inconvenientes.

ENTORNO DE TRABAJO

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Barra de herramientas
de acceso rápido Barra de título Cinta de opciones

Celda
actual Filas
Barra de fórmulas

Columnas

Barras de
Hojas desplazamiento

Vista de Zoom
página

TIPOS DE DATOS
Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como números, fechas, horas,
texto, y también fórmulas y funciones. Si bien al ingresarlos en las celdas, estos son
detectados automáticamente, el programa no siempre interpreta de modo correcto lo
que deseamos, y por eso es necesario saber cómo lograr que cada dato se corresponda
con su tipo específico. Los tres tipos de datos principales son: números, texto y fechas

Número
Es el tipo que más se usa en las planillas de cálculo. Al ingresar un número en una
celda, el programa reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá alineado a
la derecha. Los principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar
números son:
• Se admite como número a los caracteres 0 al 9, la coma decimal (,) y el
separador de miles (.). La función de estos últimos elementos puede variar
según la configuración regional del sistema operativo de la computadora.
• Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, éste se tomará como
separador decimal, al igual que la coma (,) del teclado alfanumérico.
• El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado
como separador de miles.
• Podemos agregar un signo monetario, al asignar un formato de celda
monetario.

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 • El uso de símbolos + (más), - (menos), * (multiplicar) y / (dividir) junto con los
números, será interpretado como un cálculo válido si ingresamos el signo
= (igual) o + (mas) adelante. Por ejemplo: = 100*3,5.
• Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al ingresarlo,
Excel dividirá el valor por 100, pero mostrará el número ingresado seguido
del signo %. Por ejemplo, si escribimos 40%, eso es lo que veremos en la
celda, aunque el valor numérico será 0,40. En cambio, si escribimos 40 y le
aplicamos el signo % dese la cinta de opciones, lo que veremos es 4000%.
Para que se muestre 40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la
cinta.
Texto
El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es decir,
conjuntos de letras, símbolos y números. Se utiliza, principalmente, para escribir
nombres, rotular información, describir características, entre otras posibilidades.
Cuando ingresamos texto en una celda, Excel reconocerá de manera automática
este tipo de dato y, de manera predeterminada, lo alineará a la izquierda. Si el
texto comienza con el signo igual (=) o con el signo más (+) o menos (-), el
programa interpretará que lo que sigue es una fórmula de cálculo, por lo tanto,
si queremos que sea interpretado como texto, debemos anteponer el carácter
comilla simple (‘).
Fecha y hora
Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el guion (-). Al
ingresar dos o tres números separados con alguno de estos caracteres, el
programa los interpreta como fechas. Por ejemplo, si ingresamos 3/5, aparecerá
03-may del año en curso. En el caso de que sea 25-2-21, veremos 25/02/2021.
El formato de fecha que se interpreta de modo determinado depende de la
configuración del sistema operativo. La configuración regional por defecto de la
mayoría de los países de habla hispana es dd/mm/aaa (día/mes/año); y en
Estados Unidos es mm/dd/aaa (mes/día/año).
Una fecha como 15/02/2021 tendrá formato de Fecha corta, mientras que lunes,
15 de febrero de 2021 tendrá formato de Fecha larga.
Ahora, si queremos ingresar datos en formato de hora, lo hacemos escribiendo
dos números (hora y minutos) separados por dos puntos (:). Así se interpretará
el formato hora hh:mm (hora:minuto). En cambio, si ingresamos tres números
separados por dos puntos (:), se toman como hh:mm:ss (hora:minuto:segundo).

Recuerde que con la tecla F2 se puede entrar al modo edición en una celda.

Los tipos de datos tienen que ver con la naturaleza del valor que estamos Almacenando,
para ello es muy importante tener en cuenta lo siguiente:
• una cosa es el contenido de la celda (la celda puede contener un valor una
fórmula o una función)

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 • otra cosa es la apariencia o máscara de la celda (es el formato con el que se
visualiza el valor)
Por ejemplo:

En este caso vemos que el valor cargado en la celda C2 es 25 y la máscara o formato visible
es 25 pesos con signo monetario y decimales

En este caso vemos que el valor cargado en la celda C4 es 08/10/2021 y la máscara o formato
visible es viernes, 8 de octubre de 2021

Excel ofrece diferentes posibilidades de formato de celdas y esto tendrá que ver con la
naturaleza del dato que se esté almacenando en la celda y de las operaciones o
funciones que se quisieran generar respecto de esa celda.
Por ejemplo, una celda con formato numérico podrá recibir la aplicación de fórmulas de
cálculo o funciones matemáticas, o estadísticas. Una celda con texto, podrá recibir la
aplicación de funciones que tengan que ver con texto (extrae, izquierda, derecha, etc.).

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Cada formato ofrecido, a su vez puede tener subformatos, que hacen a la especificidad
de la naturaleza del dato. Por ejemplo, podemos tener una celda numérica, y dentro de
ella, números separados con puntos de miles, coma decimal y cantidad de decimales,
o una celda con fecha, y dentro de ella los diferentes formatos de fecha: fecha corta,
fecha larga, diferentes formatos de fecha corta dd/mm/aaa, dd/mm/aa, aaaa/mm/dd, etc.

En la solapa Fecha, se puede configurar el tipo de fecha deseado, mientras que en las
solapas Alineación, Fuente, Bordes, Relleno los formatos que se modifican y tienen
que ver con la presentación visual (o estética)
Formatos personalizados: Son formatos que puede crear el usuario pre estableciendo
una máscara. Por ejemplo: Formato CUIT/CUIL ## - ######## - #.

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CONFIGURACIÓN REGIONAL
La configuración regional del sistema operativo determina la manera en que Excel y los
demás programas interpretarán los números, las fechas y la distribución del teclado.
Para modificarla, debemos presionar el botón Iniciar, ingresar en el Panel de Control y
acceder a la categoría Reloj, idioma y región. Dentro de la categoría Configuración
regional e idiomas podemos modificar la configuración en general. Es posible elegir los
separadores de decimales y de miles (, o .), el símbolo de la moneda y el formato de la
fecha y hora, entre otras opciones. En los países de habla hispana, las principales
opciones predeterminadas suelen ser:
• fecha corta dd/mm/aaaa,
• símbolo decimal: , (coma),
• separador de miles: . (punto).

REFERENCIAS
REFERENCIA A UNA CELDA
Una celda puede contener datos de tipo texto, números, fechas, horas y también
formulas y funciones. Estos datos pueden ser ingresados por nosotros o generarse
como resultado de aplicar una formula o función. En este último caso, los datos harán
referencia al contenido de otra celda y serán dependientes. Entonces tendremos una
celda de origen y una dependiente. Al cambiar el contenido de la celda de origen, las
celdas que dependan de esta se actualizarán automáticamente. Para hacer referencia
a una celda, nos ubicamos en la celda dependiente, ingresamos el signo igual (=) o el
signo más (+), y a continuación, seleccionamos la celda o escribimos el nombre de la
celda origen. Por ejemplo: =A2 o +B8

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En este ejemplo, en la celda dependiente B4 se hace referencia a la celda original A1.

Tenemos tres maneras posibles de hacerlo:

• Manual: ingresamos el signo igual (=) o el signo más (+), escribimos el nombre
de la celda de origen y presionamos ENTER.
• Con el mouse: ingresamos el signo igual (=) o el signo más (+), con el mouse
seleccionamos la celda de origen y pulsamos ENTER.
• Con el teclado: ingresamos el signo igual (=) o el signo más (+), con las teclas
de dirección (flechas) nos ubicamos sobre la celda de origen y presionamos
ENTER.

En Excel existen tres tipos de referencias; relativas, absolutas y mixtas.

REFERENCIA RELATIVA
Es aquella que se modifica al cambiar la posición de la celda dependiente (que contiene
la fórmula). En este caso, como la ubicación de la celda de origen es relativa a la celda
de destino, cuando cambia una, también cambia la otra. Es decir, si copiamos y
pegamos una fórmula a otra celda, cambiará la celda de origen a la celda que se hace
referencia.

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 Al copiar el contenido de la celda B4 (que hace referencia a A1) y pegarlo en B7
automáticamente cambia la referencia a la celda A4

• Cuando copiamos y pegamos una formula en otra celda de la misma columna,

se modificará el número de la fila de referencia, según la posición relativa entre
la celda de destino y la celda de origen.
• Cuando copiamos y pegamos una fórmula en una celda de la misma fila,
cambiará de manera automática la letra de la columna de la referencia, de
acuerdo con la posición relativa entre la celda de destino y la celda de origen.
De manera predeterminada, cuando copiamos y pegamos una fórmula, Excel utiliza
referencias relativas.

REFERENCIA ABSOLUTA
Siempre refiere a una celda de origen determinada. Por eso, la utilizamos cuando
queremos copiar y pegar una fórmula a otra celda y mantener la referencia a la celda de
origen.

Copiamos el contenido de la celda B4 y lo pegamos en B7. En este caso, la celda de referencia

A1 se mantiene, porque es una referencia absoluta.

Para esto, debemos fijar la referencia anteponiendo el signo peso ($) a la letra de la
columna y al número de la fila. Por ejemplo: =$A$2 o +B$8.
Podemos hacerlo de dos maneras:
• Manual: hacemos doble clic sobre la celda que contiene la fórmula y, desde el
teclado, ingresamos el signo $ antes de la letra y del número de la referencia.
También podemos ubicarnos sobre la celda que contiene la fórmula y agregar el
signo $ desde la Barra de fórmulas. En ambos casos, luego pulsamos ENTER.
• Tecla F4: hacemos doble clic sobre la celda que contiene la fórmula o hacemos
un clic sobre la Barra de fórmulas, pulsamos F4 en el teclado y luego ENTER.

REFERENCIA MIXTA
Tiene una parte relativa y otra absoluta: la columna relativa y la fila absoluta o la columna
fija y la fila relativa. Por ejemplo: =A$2 o $A2.

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Si copiamos y pegamos en otra celda una fórmula que contiene una referencia mixta, la
parte relativa se actualizará de manera automática y la parte absoluta permanecerá fija.
Para hacer una referencia mixta, debemos anteponer el signo peso ($) a la letra de la
columna o al número de la fila, de forma manual o mediante la tecla F4. Si la pulsamos
dos veces, fijará la fila, y si la presionamos tres veces, fijará la columna.
1. En A2 escriba Utilidad y en B2, 10%, que es la utilidad que quiere obtener. Luego,
en las primeras cuatro celdas de la fila 4, ingrese los títulos Producto, Costo,
Margen y Precio.
2. En el rango A5:A8 escriba los nombres de los productos (Producto 1, Producto
2, Producto 3, Producto 4). En B5:B8 ingrese los importes que paga directamente
la fábrica (345, 353, 245, 276).
3. En la celda C5 escriba la fórmula =B5*B2, luego presione la tecla F4 para
convertir la referencia en absoluta $B$2 y por último haga ENTER.
4. Haga doble clic sobre el controlador de relleno de la celda C5. Se completará el
rango C6:C9, con los resultados de multiplicar los costos de cada producto por
el porcentaje de utilidad (B2).
5. En D5 ingrese la fórmula =B5+C5 y pulse ENTER. De esta manera, sumará el
costo y el margen para definir el precio. En este caso, las referencias son
relativas.
6. Haga doble clic sobre la celda D5. Se completará el rango D6:D8 con el precio
de cada producto. En cada caso, sume las celdas de costo y margen de una
misma fila, utilizando las referencias relativas.
7. Modifique el porcentaje de utilidad de la celda B2 y todos los valores calculados
se actualizarán en base a que el valor de una de sus referencias ha cambiado.

ADMINISTRACIÓN DE RANGOS
Por lo general, las fórmulas suelen hacer referencia a rangos de celdas. En estos casos
es de gran utilidad asignarles nombres a los distintos rangos, así podremos reemplazar
la referencia por el nombre del rango con el objetivo de facilitar la tarea de armado de
funciones.
Recordemos que un rango es un conjunto de celdas consecutivas dispuestas en forma
horizontal, vertical o de matriz. A su vez, las referencias permiten remitir a los datos de
un rango. Para esto utilizamos las coordenadas de la celda inicial y de la celda final
unidas por dos puntos, ejemplo: A2:C8. En una matriz, la celda inicial es la de la esquina
superior izquierda, y la celda final es la que se encuentra ubicada en la esquina inferior
derecha.
Asignar un nombre a una celda
1. Seleccione una celda.
2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre.

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 3. Presione Enter.

Definir los nombres de un rango seleccionado

1. Seleccione el rango al que quiera asignar un nombre, incluidas las etiquetas de
filas o columnas.
2. Seleccione Fórmulas > Crear a partir de la selección.
3. En el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección designe la
ubicación que contiene los rótulos al activar la casilla Fila superior, Columna
izquierda, Fila inferior, o Columna derecha.
4. Seleccione Aceptar.
Excel nombra las celdas a partir de las etiquetas del rango que haya
designado.

Usar nombres en fórmulas

1. Seleccione una celda y escriba una fórmula.
2. Coloque el cursor donde quiera usar el nombre en esa fórmula.
3. Escriba la primera letra del nombre y selecciónelo en la lista que aparecerá.
También puede seleccionar Fórmulas > Usar en fórmula y seleccionar el
nombre que quiera usar.
4. Presione Entrar.

Administrar nombres en el libro con el Administrador de nombres

1. En la cinta de opciones, vaya a Fórmulas > nombres definidos >
Administrador de nombres. A continuación, puede crear, editar, eliminar y
buscar todos los nombres usados en el libro.

Crear un rango con nombre en Excel

A continuación, se explica cómo puede crear un rango con nombre en la hoja de
cálculo:
1. En el grupo Nombres definidos de la pestaña Fórmulas, haga clic en Definir
nombre.
2. En el cuadro de diálogo nombre nuevo, en el cuadro nombre, escriba el
nombre que desea usar para la referencia.
Nota: Los nombres pueden tener hasta 255 caracteres de longitud.

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3. Para especificar el ámbito del rango con nombre, en el cuadro de lista
desplegable ámbito, seleccione libro o el nombre de una hoja de cálculo del
libro.
Un rango con nombre establecido en un ámbito de libro estará disponible para
su uso en todo el libro, mientras que un rango establecido en el ámbito de una
hoja determinada se puede usar solo dentro de la hoja.
4. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres
en el cuadro Comentario.
5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos:

o Haga clic en contraer de diálogo (que reduce temporalmente el

cuadro de diálogo), seleccione las celdas de la hoja de cálculo y, a
continuación, haga clic en expandir de diálogo.
o Para especificar una constante, escriba = (signo igual) y después el
valor de la constante.
o Para especificar una fórmula, escriba = y después la fórmula.
6. Haga clic en Aceptar.

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