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Edición : 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha : 3Mar2021
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FORMACIÓN
PROCEDIMIENTO DE
FORMACIÓN
CONTROLADA
NO
Esta es una copia no controlada si carece de sello en el reverso de sus
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hojas, en cuyo caso se advierte al lector que su contenido puede ser objeto
de modificaciones posteriores a la fecha de edición sin que se le pueda
informar directamente de tales cambios.
En tal caso, antes de tomar decisiones basadas en el contenido del
presente documento contacte con el responsable de Gestión de Calidad
para verificar que su copia sigue vigente.
Aprobado por:
Nombre: Gerencia
Fecha: 3Mar2021
Fdo:
Procedimiento de Formación
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1.- Objeto y Ámbito de Aplicación
El objeto de este procedimiento es asegurar que el personal cuyas actividades
afectan a la calidad del producto sea suficientemente competente, consciente de la
importancia de sus actividades y de cómo contribuye al logro de los objetivos de
calidad.
2.- Definiciones
Ÿ Acción Formativa: En este documento se entiende por acción formativa toda
aquella que sirva para aumentar el grado de capacitación de una persona en
cuanto a educación, formación, habilidades o experiencia, ya sea mediante
cursos, charlas informativas, prácticas, etc.
3.- Modo de Actuar
Durante el proceso completo se recorren las siguientes etapas:
CONTROLADA
Ÿ 1.- Evaluación del grado de educación, formación, habilidades y experiencia
del personal. Esta información queda reflejada en las correspondientes
“Fichas de Personal” (Ver Anexo 1)
Ÿ 2.- Existe una de estas fichas por cada uno de los empleados de la
empresa, estando todos ellos recogidos en una “Lista de Personal” (Ver Anexo
1)
.
NO
Ÿ 3.- Comparación de la información recabada en los dos puntos anteriores para
encontrar deficiencias entre los requisitos especificados para cada puesto de
trabajo y el nivel de competencia que realmente poseen los trabajadores. Para
COPIA
facilitar esta tarea puede utilizarse una matriz en la que se relacionan puestos
de trabajo y personal (Ver Anexo 5). Además de la información de las fichas,
a la hora de identificar las necesidades de formación se deben tener en cuenta
la información obtenida del análisis de las incidencias, no conformidades y
sugerencias, pues estos pueden reflejar deficiencias en cuanto a la formación
del personal.
Ÿ 4.- Búsqueda de fuentes de formación e información para cubrir las
necesidades formativas encontradas tras la comparación anterior.
Cuando sea posible y se encuentre ninguna alternativa mejor, las actividades
formativas serán impartidas por personal de la misma empresa, siempre y
cuando se verifique que posee el nivel suficiente para ello.
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FORMACIÓN
Si esto no fuera posible, se buscarán fuentes de formación e información
externas, (como por ejemplo cursos de lso mismos fabricantes de productso
dstribuidos por WONIT S.R.L.
Cuando no se encuentren entidades que puedan ofrecer las necesidades
formativas necesarias, podrá estudiarse ofrecer esta formación mediante
jornadas de prácticas en el mismo proceso, trabajando bajo la supervisión de
alguna persona que conozca suficientemente la actividad objeto de la
formación.
Ÿ 5.- Tras esto, el Responsable de Formación planifica y organiza las acciones
que estima pertinentes para satisfacer las necesidades identificadas y las
detalla en el “Plan de Formación” (Ver Anexo 6), que será presentado en la
Revisión del Sistema (Ver MDP-Revisión del Sistema) para su aprobación.
CONTROLADA
Ÿ 6.- Comunica el plan de formación aprobado al personal implicado (Ver
MDP-Comunicación Interna). A su vez, les informa de las actividades
formativas que aunque no sean directamente recomendadas por la empresa
puedan ser de interés personal para estos.
Ÿ 7.- Ejecución de la formación o acciones oportunas.
Ÿ 8.- Cuando las actividades de formación sean dictadas por la empresa el
responsable de Formación debe establecer y documentar una metodología que
NO
permita evaluar la eficacia de las acciones adoptadas, así como documentar
los resultados obtenidos. (No se trata de evaluar la actividad formativa en sí,
sino los resultados obtenidos respecto a lo que se esperaba de ella).
COPIA
En el caso de que estos resultados no sean coherentes con lo planificado, el
responsable de Formación debe plantear las acciones correctivas oportunas
siendo estas documentadas y gestionadas según el MDP-Acciones Correctivas.
Ÿ 9.- El responsable de formación mantiene actualizadas tanto las fichas de
personal como las de los puestos de trabajo con el fin de identificar nuevas
necesidades de formación.
Ÿ 10.- Anualmente prepara, para la Revisión del Sistema, un informe evaluando
los resultados obtenidos tras la ejecución del Plan de Formación. En él se
detallan las necesidades que se detectaron al principio del periodo, las
acciones tomadas para corregirlas, resultados logrados y recomendaciones.
Las conclusiones de la revisión servirán de base para elaborar el Plan de
Formación del siguiente periodo.
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4.- Situaciones Excepcionales
Para las actividades de carácter voluntario (aquellas que a pesar de no
pertenecer al Plan de Formación son de interés personal para los trabajadores), no
se realizará ningún tipo de evaluación o control, aunque es recomendable
actualizar las fichas del personal y, si es posible, archivar copia de los
correspondientes diplomas o certificados de asistencia.
5.- No Conformidades
Los fallos reiterados en cualquier actividad que afecte a la calidad del producto
ofrecido a los clientes, cuyo origen pudiera haber sido evitado con la formación
apropiada, no habiendo sido esta detectada en su momento, así como el
incumplimiento de cualquiera de los puntos detallados en este documento,
supondrán una No Conformidad del Proceso de Formación (Ver MDP-Gestión de
No Conformidades). El listado de Incidencias puede ser útil en este sentido.
CONTROLADA
6.- Responsabilidades
A no ser que se indique lo contrario, es el Responsable de Formación quien
debe cumplir con los puntos indicados en este procedimiento, a saber:
Ÿ Determinar los requisitos de cada puesto de trabajo, teniendo en cuenta los
resultados del MDP-Análisis de Datos (incidencias, no conformidades,
sugerencias del personal, etc.).
NO
Ÿ Mantener actualizadas las Fichas de Personal.
Ÿ Identificar las necesidades formativas.
COPIA
Ÿ Búsqueda y selección de acciones formativas.
Ÿ Sugerir un Plan de Formación.
Ÿ Informar al personal sobre estas actividades. Ver MDP-Comunicación
Interna
Ÿ Recoger y tener en cuenta las sugerencias del personal, respecto a la
formación.
Ÿ Evaluar y documentar los resultados obtenidos tras estas actividades.
Ÿ Documentar en este mismo procedimiento, conforme surja la necesidad, la
metodología utilizada para evaluar la eficacia de las acciones adoptadas. Ver
MDP-Gestión de Documentos.
Ÿ Realizar un informe del Plan de Formación ejecutado para la Revisión del
Sistema.
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7.- Registros y Archivos Requeridos
El responsable de formación mantiene un archivo donde guarda toda la
información, fichas y planes detallados en este procedimiento, a saber:
REGISTRO-FORMA-01, 02, 03, 04, 05 y 06 además de la información recabada de la
búsqueda de fuentes de información, no conformidades detectadas durante el
proceso y acciones correctoras, correctivas y preventivas, así como informes de su
seguimiento.
8.- Documentos Asociados
Ÿ MDP-Revisión y Planificación del Sistema
9.- Anexos
ANEXO 1 Formato Lista de Personal
Ÿ ANEXO 2: Formato Ficha de Personal
CONTROLADA
Ÿ ANEXO 3: Formato Plan de Formacion
Ÿ ANEXO 4 : Diagrama del Proceso
NO
COPIA
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ANEXO 1: Formato Lista de Personal (FORMATO-FORMA-01)
MDP- FORMACIÓN REGISTRO-FORMA-01- PAG. DE
LISTA DE PERSONAL
NOMBRE APELLIDOS FICHA NUMERO:
CONTROLADA
NO
COPIA
ÚLTIMAS ACTUALIZACIONES:
FECHA: FECHA: FECHA: FECHA: FECHA: FECHA:
Observaciones:
FORMATO-FORMA-01
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FORMACIÓN
ANEXO 2: Formato Ficha de Personal (FORMATO-FORMA-02)
MDP- FORMACIÓN REGISTRO-FORMA-02- PAG. DE
FICHA DE PERSONAL
NOMBRE DEL TRABAJADOR FICHA NUMERO:
NIVELES DE EXPERIENCIA
ACTIVIDAD: PERIODO:
CONTROLADA
FORMACIÓN ADQUIRIDA
NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DEL CURSO: DURACIÓN:
NO
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OTRAS ACTIVIDADES
NOMBRE Y DESCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD DURACIÓN:
ÚLTIMAS ACTUALIZACIONES:
FECHA: FECHA: FECHA: FECHA: FECHA: FECHA:
Observaciones:
FORMATO-FORMA-02
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ANEXO 3: Formato Plan de Formación (FORMATO-FORMA-06)
MDP- FORMACIÓN REGISTRO-FORMA-06- PAG. DE
PLAN DE FORMACIÓN
PERIODO DE FORMACIÓN:
DESDE: HASTA:
DIRIGIGO A:
ACCIÓN FORMATIVA:
FECHA:
CONTROLADA
DURACIÓN:
ACTIVIDADES DE FORMACIÓN PARA EL PERIODO
TIPO:
FORMADOR:
NO
OBJETIVO:
COPIA
EVALUACIÓN:
FORMA
OBSERVACIONES:
REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓN
APROBADO POR:
Observaciones:
FIRMA:
FECHA:
FORMATO-FORMA-06
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Ÿ ANEXO 4: Diagrama del Proceso
INICIO
LISTA DE
PERSONAL
ACTUALIZAR
FORMACIÓN DEL
FICHAS DE PERSONAL
PERSONAL
IDENTIFICAR
NECESIDADES
DE FORMACIÓN
¿PUEDEN
CONTROLADA
SI REALIZARSE NO
INTERNAMENTE?
BUSCAR BUSCAR
ENCARGADOS FUENTES DE
DE FORMACIÓN FORMACIÓN
(4)
ESCOGER DETERMINAR
RESPONSABLES FUENTES DE
DE FORMACIÓN CONCRETAR FORMACIÓN
ACCIONES
FORMATIVAS
(5)
NO
PLAN DE
FORMACIÓN
SUGERIDO
COPIA
MDP- REVISIÓN Y
PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
(10)
INFORME PLAN DE
DEL PLAN DE FORMACIÓN
FORMACIÓN APROBADO
PERSONAL
COMUNICAR (6) Sugerencias
Info. Activ. COMUNICACIÓN
PLAN DE
INTERNA
FORMACIÓN
ARCHIVO:
ACTIVIDADES DE
FORMACIÓN EJECUTAR
(7)
FORMACIÓN
EVALUAR (8)
RESULTADOS
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