SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
AREA / PROCESO : NOMBRE:
SGI PROCEDIMIENTO
DE COMPRAS
CÓDIGO :
0-SGIPRO-018
FECHA DE ELABORADO REVISADO VALIDACION Y APROBACION
REVISIÓN
APROBACIÓN VLADIMIR MENESES D. IDES VILLEGAS S. FLORAMÌN PEREIRA C.
CARGO CARGO CARGO
ENCARGADO SGI GERENTE COMERCIAL GERENTE GENERAL
FPC ING. Y CONST. SPA FPC ING. Y CONST. SPA FPC ING. Y CONST. SPA
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: FECHA: FECHA:
22. ENERO. 2017 22. ENERO. 2017 22. ENERO. 2017
REV 0
Código: 0-SGIPRO-018
COPIA CONTROLADA:
PROCEDIMIENTO SI NO
DE COMPRAS Rev.: 0
Fecha:
22. 01. 207
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1. OBJETIVOS
Definir la metodología que FPC utiliza, para realizar las compras de productos y/o servicios, con objeto de
confirmar que los productos adquiridos por la organización responden a las especificaciones establecidas.
2. DEFINICIONES
Solicitud de Materiales: es un registro interno Memorándum, mediante el cual se realizan los
requerimientos de compra, en este registro se especifican los siguientes datos: material requerido,
característica técnica, cantidad, plazo de entrega, Número de Orden de Trabajo Interna (si aplica).
Orden de Compra a Proveedores: Orden generada para el abastecimiento de materiales, insumos y/o
servicios de proveedores, necesarios para la producción de CONSTRUCTORA FPC.
Compras a Proveedores Frecuentes: son aquellas compras realizadas a proveedores de los cuales ya se
cuenta con una referencia de valores, plazos y calidad de los insumos, por cuanto la frecuencia de compra es
mayor. Estos proveedores se encuentran en primera categoría, de acuerdo a la evaluación realizada por FPC,
por lo que, sólo realizando la cotización escrita y/o telefónica, se puede generar la Orden de Compra, según el
criterio del responsable de la autorización.
Compras Menores: estas compras son de carácter de emergencia y/o gastos directos de caja chica, tanto de
administración como de operaciones y que no involucran un costo superior a $10.000 (diez mil pesos), por lo
que pueden estar respaldadas a través de boletas y/o facturas. (Sin Orden de Compra)
Todas estas compras deberán ser rendidas a fin de mes por el trabajador, que en su caso corresponda,
mediante el Registro “Rendición Gastos Menores” y entregado a Administración para su revisión y archivo.
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3. RESPONSABLES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Aprobar, corregir y/o modificar las solicitudes de compra
Gerente General Aprobar las cotizaciones a proveedores
Aprobar las Órdenes de Compra
Recepcionar y entregar al Gerente las solicitudes de compra
Cotizar los productos solicitados
Encargada de
Elaborar y enviar la Orden de Compra al proveedor
Administración
Realizar el seguimiento de la compra hasta el momento de la
recepción
Encargados de Área Realizar las solicitudes de compras
Mantener stock de insumos que están definidos como críticos.
De acuerdo a las necesidades de stock de bodega, debe realizar la
Encargado de
solicitud de compra
Bodega
Recepcionar y verificar la conformidad de los productos comprados
Ingresar a Bodega los productos comprados.
4. DESARROLLO
Requerimiento de Compras
Los requerimientos de compras son realizados por los Encargados de Área y/o el Encargado de Bodega,
mediante el formulario “Solicitud de Compra de Materiales”, en el cual se debe registrar la siguiente
información:
a) Área que solicita el material
b) Fecha
c) Especificación del Material (características técnicas, medidas)
d) Cantidad
e) Plazo de Entrega (fecha para la cual se requiere el material)
f) Número de Orden Interna (si aplica)
g) Firma del Encargado de Área que realiza la solicitud.
Este formulario es entregado a la Encargada de Administración, para cotizar lo solicitado.
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Cotización a Proveedores
La cotización es solicitada por la Encargada de Administración al proveedor, mediante el formulario
“Solicitud de Cotización a Proveedores”, y puede ser enviada por:
a. Correo Electrónico
b. Fax
Por su parte el proveedor, responde cotizando, ya sea en un formato propio o en el mismo formato enviado,
constituyendo esta respuesta, parte integral de referencia en la posterior emisión de la Orden de Compra.
En caso que se realice la solicitud de cotización mediante vía telefónica, la Encargada de Administración
completará el formulario “Cotización Telefónica a Proveedores”, que de igual forma constituirá parte
integral de referencia en la posterior Orden de Compra.
Emisión de la Orden de Compra
Analizada la cotización del proveedor, el Gerente autoriza a la Encargada de Administración para que emita
la Orden de Compra, la cual contiene todos los datos para describir en forma clara y precisa lo que se quiere
comprar. Esta Orden, es emitida con copia al Encargado de Bodega, para la posterior recepción de los
productos comprados.
Todas las Órdenes de Compra, deben ser autorizadas por el Gerente. (En caso de no encontrarse, serán
autorizadas por quien él designe para tales efectos).
Seguimiento de las Compras
Una vez despachada la Orden de Compra al proveedor, la Encargada de Administración, es responsable de
realizar el seguimiento de la compra, desde el despacho, verificación de recepción y control de envío del
producto, con el fin de asegurar que el proveedor cumpla con los plazos de entrega propuestos, para que a su
vez, FPC cumpla con su cliente.
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Recepción y Verificación de los productos comprados
a) El material o producto adquirido es recepcionado por el Encargado de Bodega (de la obra), quién
firma la guía de despacho y/o la factura en señal de conformidad.
b) En la eventualidad que el material o producto recibido no corresponda al requerido, tanto por cantidad
como por calidad, se procede según Producto no conforme.
5. REGISTROS RELACIONADOS
Solicitud Compra de Materiales
Rendición Gastos Menores
Solicitud de Cotización a Proveedores
Cotización Telefónica a Proveedores
Parte de No Conformidad
Orden de Compra
Guía de Despacho
Facturas
6. MODIFICACIONES
Revisión Fecha Ítem
0 22. 01. 2017
Observación No registra
