TEMA 3: LOS DOCUMENTOS EN EL COMERCIO INTERNACIONAL

1.​ CONCEPTO Y CLASES DE DOCUMENTOS

Documentación internacional -> conjunto de documentos representativos de las
operaciones de importaciones/ exportaciones y el cumplimiento de las normas de
mercado de cambios, de orden… aplicadas a cada país en particular.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

-​ Doc. financieros: letras de cambio, pagarés, cheques…
-​ Doc. comerciales: documentos de transporte, de seguros, de información y
administrativos.

2.​ DOCUMENTOS COMERCIALES

2.1 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

OPERACIONES COMUNITARIAS
Son los documentos a efectos fiscales (IVA) y estadísticos (INTRASTAT)
-​ MODELO 349: Cuando se realizan operaciones intracomunitarias hay que presentar
trimestralmente en la Administración de Hacienda este modelo. (recapitular todas las
operaciones intracomunitarias)
-​ INTRASTAT: Cuando las introducciones o expediciones con importe facturado
acumulado en el ejercicio anterior supere 400.000€, hay que presentar la
declaración Intrastat -> 12 primeros días del mes

OPERACIONES NO COMUNITARIAS
IMPORTACIONES:
-​ Autorización administrativa de Importación (AAI): documento necesario para
mercancías con restricciones nacionales por contingentes (límites) en su origen,
tipología… problemas por precios…
-​ Certificado de importación: a los productos agrarios (vegetales, aceites, aceitunas…)
o de pesca se les exige un certificado -> AGRIM. Productos sometidos al control de
la Política Agraria Común (PAC).
-​ Notificación previa de importación (NOPI): mercancías que deben ser vigiladas por
restricciones en su origen, tipología y cantidad. (productos alimenticios y material de
defensa).
-​ Licencia de importación comunitaria (LI): mercancías con restricciones comunitarias,
sujetas a medidas antidumping. (productos químicos, textiles, siderúrgicos o material
de defensa).

EXPORTACIONES:
-​ Autorización administrativa de exportación (AAE): para mercancías sometidas a
restricciones nacionales. Productos de doble uso, actividades fraudulentas de
mercancía, tecnología que afecta a la defensa nacional y restricciones a países con
embargo comercial.
-​ Certificado de exportación (CE): se exige el certificado AGREX a los productos
agroalimentarios y pesqueros.
 -​ Notificación previa a la exportación (NOPE): usado para mercancías vigiladas por la
Comunidad. Exportaciones de ciertos productos alimenticios, material de defensa y
animales protegidos.
-​ Licencia de exportación comunitaria: doc. comunitario de exportación utilizado para
mercancías sometidas a restricciones en el país de origen (armas, materiales
tóxicos)

2.2 DOCUMENTOS DE TRANSPORTE

MARÍTIMO
-​ Lista de embarque: lista de bultos y su contenido que hay a bordo.
-​ Conocimiento de embarque (bill of lading B/L): documentos mercantil firmado por la
empresa naviera o por su agente y el cargador que acredita que han embarcado las
mercancías y su estado. Se emiten 3 ejemplares.
El título de crédito puede ser:
●​ Nominativo: al consignatario de la mercancía.
●​ A la orden: mediante endoso a otra persona.
●​ Al portador: poco usado por riesgo de extravío o robo.
Indica las condiciones del embarque:
●​ Limpio (clean): sin anotaciones de daños.
●​ Sucio (dirty): señala posibles daños en mercancías o embalaje.
●​ Para créditos documentarios, debe ser limpio
El trayecto puede ser:
●​ Directo: sin transbordo
●​ Mixto: con transbordo, pero solo un conocimiento de embarque
●​ Tipos de conocimiento de embarque: embarcado (indica que la mercancía
está a bordo), recibido (provisional, señala que la mercancía están listas pra
ser embarcadas)
El flete (precio del transporte marítimo) puede ser pagado:
●​ En origen: por el cargador
●​ En destino: al entregar el conocimiento del embarque
●​ Si no se paga en 20 días -> subasta
-​ Lista de fletamento (Charter party): contrato para el uso temporal de buques utilizado
por cargadores con grandes volúmenes de mercancías (cereales, petróleo…)
Es común en el transporte Tramp y solo establece las condiciones del transporte, sin
ser título de propiedad.

CARRETERA
-​ Carta de porte (CMR): utilizado para el transporte internacional por carretera. Es
obligatorio realizarlo cuando se realiza el transporte entre países diferentes. Se
emiten 3 ejemplares (expedidor, transportista y destinatario).
Es una prueba de contrato de transporte, y están las instrucciones dadas al
transportista.
-​ Cuaderno TIR: convenio aduanero que sirve para evitar las inspecciones de
mercancías entre las aduanas de tránsito entre países diferentes en el transporte por
carretera
UE -> NO CONTROLES ADUANEROS
FERROCARRIL
-​ Carta de porte ferroviario (CIM): se emite por el expedidor y la compañía ferroviaria.
Consta de 5 ejemplares: original (destinatario), duplicado (remitente) después de la
entrega de mercancía y el resto son ejemplares para la compañía ferroviaria.
-​ Declaración TIF: convenio aduanero, igual que el TIR, las mercancías van
precintadas para evitar controles aduaneros entre distintos países.
La compañía es la que se compromete a su garantía (RENFE)
EUROPA-> los del este se utiliza

AÉREO
-​ Conocimiento de embarque aéreo: (carta de porte aéreo) doc que prueba un
contrato de transporte aéreo entre un cargador y una compañía de transporte aéreo,
la cual asegura haber recibido una mercancía y se compromete a llevarla a un
destino determinado en las mismas condiciones que fueron recibidas.
Funciona -> despacho de aduanas, certificado de seguro e instrucciones para el
transportista. (6-12 copias)

MULTIMODAL
-​ Conocimiento de embarque multimodal FIATA: utiliza varios medios de transporte
distintos y emplea un solo documento de transporte. Se firma entre el cargador y un
transitario perteneciente a FIATA. (3 originales y varias copias no negociables)

3.​ DOCUMENTOS DE SEGURO

-​ Póliza de seguro: La tiene que hacer el comprador o el vendedor dependiendo del
Incoterm pactado.
Es un contrato entre la compañía aseguradora y el asegurado.
Se pueden clasificar en:
-​ Según el medio de transporte
-​ Según la duración de contrato
-​ Según la extensión de la cobertura
-​ Según la forma de contratación
●​ Individual: para un solo viaje
●​ Forfait: cubre un límite de valor independientemente de los
transportes realizados
●​ Flotante o global: es la más económica, cubre varios transportes que
se contratan automáticamente cada vez.
-​ Certificado de seguro: utilizado cuando la persona asegurada necesita
justificar que una mercancía está asegurada

4.​ DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN

LA OFERTA COMERCIAL
-​ Información básica de la oferta comercial: doc clave en las operaciones de
compraventa internacional, debe ser claro y se deben evitar malentendidos. Debe
incluir:
-​ Datos del comprador y vendedor: Nombre, NIF, domicilio social
-​ Detalles del producto: composición, partida arancelaria, cantidades, volúmenes.
 -​ Condiciones: cantidad mínima del pedido, entrega (embalaje, transporte),
precios, incoterms…
-​ Validez: duración de la oferta y condiciones particulares

PRESENTACIÓN DE LA OFERTA COMERCIAL

Se envía al cliente como presentación de la empresa, ciudadano la calidad y adaptando el
lenguaje al país de destino. Debe incluir tres informes:
-​ Corporativo: información de la empresa y su estructura
-​ Técnico: detalles sobre los productos ofrecidos y procesos de fabricación
-​ Comercial: información específica para cada cliente

NEGOCIACIÓN
Tras recibir la oferta, inicia una negociación sobre precios, plazos y condiciones. La versión
final de la oferta refleja los acuerdos alcanzados.

ORDEN DE PEDIDO
Cierra la negociación y contiene todos los puntos acordados para evitar malentendidos
posteriores.

EXPEDICIÓN
Preparación del pedido, de la carga en los medios de transporte y de la documentación
necesaria.
Usar el embalaje y palés requeridos por el cliente y hay que ser riguroso en los plazos de
entrega

FACTURA COMERCIAL
Es un documento que sirve para pedir el pago de una compra y calcular los impuestos de
importación. Según el Real Decreto 1619/ 2012, debe incluir:
-​ Número, fecha, y datos del comprador y vendedor (nombre, NIF, domicilio)
-​ Descripción de los productos, precio, cantidad, condiciones de pago y el impuesto
aplicado
-​ Indicar si hubo pagos anticipados

Debe adaptarse a las leyes del país de destino y, a veces, necesita validación por Cámaras
de Comercio o consulados. Si el pago es por crédito documentario, debe cumplir normas
específicas. Las facturas electrónicas tienen los mismos requisitos que las de papel.

Debe contener los mismos obligatorios que la factura física y estar signado por una firma
electrónica, aunque el destinatario debe dar su consentimiento para que sea efectiva.

FACTURA PROFORMA
Documento provisional que el exportador emite para informar al importador sobre los
detalles de una operación. No se firma ni sella y no tiene validez fiscal. Sirve para solicitar
licencias de importación o créditos documentarios.

FACTURA ADUANERA
Documento requerido por algunos países para declarar el valor y origen de las mercancías
en aduanas. A veces debe tramitarse en el consulado del país de importación.
FACTURA CONSULAR
Se exige en algunos países para certificar importaciones. Es emitida por el exportador y
visada en el consulado del país importador. Actualmente se usa poco y más bien para fines
estadísticos.

LISTA DE BULTOS O CONTENIDO (PACKING LIST)

Documento que detalla los paquetes enviados, con su peso, contenido y dimensiones.
Facilita la inspección aduanera.

CERTIFICADOS
-​ Certificado de origen: Acredita de donde vienen las mercancías y son necesarios
para operaciones internacionales. Ayudan a obtener reducciones o exenciones de
aranceles en productos de ciertos países.

-​ Certificado EUR-1: Se usa en acuerdos comercial es de la UE con regiones como

África del Norte, América Latina (Chile, México…), Oriente Medio, Europa del Este y
otros

-​ Certificado EUR-MED: similar al eur-1, pero se aplica en acuerdos multilaterales

entre la zona Paneuromediterránea. Ejemplos: UE, Turquía, Egipto, Israel, Albania…

-​ Exportador autorizado: permite simplificar la certificación de origen sin necesidad

de emitir un EUR-1. Se incluye directamente en la factura comercial, facilitando
exportaciones frecuentes.

-​ Exportador registrado (REX): sistema introducido en 2017 que permite a los

exportadores autocertificar el origen preferencial de sus mercancías. Esto se hace
mediante una declaración en la factura u otro documento comercial, eliminando la
necesidad de solicitar certificados de origen para cada exportación.
Se utiliza en acuerdos CETA (con Canadá), Japón y Vietnam, y desde 2021, también
en los países del Sistema de Preferencias Generalizadas (SPG), este sistema
simplifica los trámites y agiliza el comercio internacional.

-​ Certificado de inspección: verifican la calidad, cantidad y aspectos arancelarios de

las mercancías antes del embarque. Emitidos por empresas como SGS, son
requeridos por algunos países o importadores.

-​ Certificados de análisis: acreditan el estado de los productos, usualmente

alimentos, respecto a parámetros como acidez, colorantes o humedad. Pueden ser
solicitados por el importador o realizados por laboratorios homologados.

-​ Certificado SOIVRE: emitido por el Ministerio de Comercio para certificar que los
productos agrícolas cumplen con normas de calidad, etiquetado y seguridad antes
de su exportación o importación

-​ Certificados sanitarios y fitosanitarios: garantizan que productos alimenticios no

son perjudiciales para la salud humana. Obligatorios para carnes, animales vivos
 (sanitarios) y frutas o verduras (fitosanitarios). Emitidos por ministerios de agricultura
o sanidad.

-​ Certificado de lista negra o boicot: certificado de carácter político, lo exigen

algunos países importadores para garantizar que el medio de transporte y el
importador no estén relacionados con países en su “lista negra”, como Israel (boicot)
en cada de algunos países árabes. El documento debe ser validado por el consulado
del país importador en el país exportador.

-​ Certificado Caher y certificado Halal:

El Casher es necesario para exportar productos alimenticios a Israel. Lo emite la
Federación de Comunidades Israelíes que envía un rabino a las fábricas para
certificar que el alimento está de acuerdo con la ley judaica.

El Halal, es exigido por algunos países árabes, manifiesta que los animales han sido
sacrificados según la ley del Corán.

5.​ FUNCIONES QUE DESEMPEÑAR POR EL SERVICIO DE EXPORTACIÓN DE

UNA PYME
En el inicio de la actividad exportadora, las pymes suelen depender de terceros (transitarios
o servicios aduaneros) debido a la falta de experiencia. Si esta actividad se vuelve contane,
las pymes crean un departamento de exportación con un responsable para realiza tareas:
-​ Elaborar ofertar y recibir pedidos
-​ Gestionar el transporte, embalaje, y despacho aduanero de las mercancías
-​ Facturar y cobrar las exportaciones
-​ Coordinar el departamento de exportación con otras áreas de la empresa

Sí pymes adquieren mayor experiencia .> este departamento asume funciones como
gestión financiera, colaboración con organismos…

CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS
Las fases para completar un pedido son:
-​ Embalaje y marcaje
-​ Transporte y seguro
-​ Elaboración de los documentos necesarios para los despachos aduaneros
-​ Cobro o solicitud de financiación de la operación

Para la correcta gestión de los pedidos necesarios:

-​ Completa coordinación de todos los departamentos de la empresa bajo un
responsable único.
-​ Realizar trámites de forma eficiente

Antes de aceptar un pedido tenemos que contemplar los siguientes requisitos:

-​ Si hay stock necesario para servir el pedido
-​ Si el cliente es solvente
-​ Si las condiciones de venta de la empresa se ajustan a las características de nuestro
cliente.
DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO EXPORTADOR
Las empresas necesitan preparar documentos para transferir la propiedad de las
mercancías, gestionar pagos y cumplir con requisitos legales. Estos documentos también se
usan para trámites aduaneros y administrativos y deben ajustarse a las leyes tanto del país
exportador como del importador, así como a las necesidades del cliente.

Cuando se confirma un pedido o contrato, es fundamental:

-​ Establecer plazos de entrega
-​ Verificar pagos anticipados o la apertura de créditos documentarios
-​ Realizar ajustes o resolver puntos pendientes

FIGURAS AUXILIARES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE EXPORTACIÓN

-​ Embalador especialista: prepara el embalaje de los productos para protegerlos
durante el viaje de posibles robos, golpes…

-​ El transitario: actúa como intermediario mediando entre el exportador, el importador

y las empresas de transporte. Se encarga también de los trámites administrativos en
el transporte internacional, como trámites aduaneros.
No todos los transitarios son especialistas en todos los ámbitos, depende de cada
operación:
●​ Los servicios que presta tanto en expediciones terrestres, marítimas, aéreas
y combinadas.
●​ La rapidez en la que opera tanto en el servicio de transporte como en la
obtención de documentación.
●​ El coste del servicio que presta.

-​ Representante aduanero: realiza el despacho aduanero de la mercancía por

cuenta propia o de terceros, en importaciones, exportaciones o tránsito. Posee el
título otorgado por el Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales,
perteneciente a la Agencia Tributaria (AEAT).

-​ El transportista: está al cargo de un medio de transporte situando una mercancía

en un lugar de destino mediante un barco, camión, avión, transporte combinado...

-​ Banco gestor de los documentos de las operaciones de exportación: para la

elección del banco, nos basamos en:
●​ La cantidad de oficinas propias y corresponsales que tienen en los mercados
en los que operamos
●​ Rapidez de respuesta ante alguna petición.
●​ Pertenecía a la red SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial
Telecommunication). Es un procesamiento de datos compartido y una red de
telecomunicaciones a nivel mundial.
●​ Servicios que presta el banco, como informes económicos de las empresas y
estados con los que se opera.
●​ Costes de los servicios que presta.