Funciones administrativas
¿Qué es el proceso administrativo y cuáles son sus fases?
Es el conjunto de funciones administrativas que se realizan de forma secuencial, para
que la empresa utilice recursos de manera eficiente y alcance sus objetivos.
Está conformado de cuatro fases principales: planificación, organización, dirección y
control. En conjunto, todas siguen un proceso cíclico, por lo que se reiniciarán al
completar su última fase.
Fases del proceso administrativo
Son cuatro fases se dividen en dos grupos de acuerdo a su etapa de ejecución:
mecánicas (planificación y organización) y dinámicas (dirección y control).
1.- Etapa mecánica o estructural del proceso administrativo
Fase de planificación
Es el primer paso de todo proceso administrativo, se establecen los objetivos y metas de
la empresa, también se deben incluir los medios para alcanzarlos. Con el objetivo de
reducir la incertidumbre e incrementar las posibilidades de éxito; por lo que funciona
por medio de proyecciones y se analiza cómo los factores actuales pueden influenciar el
futuro.
Pasos de la fase de la planificación:
Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar
Determinar la situación actual de la empresa
Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa
Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas
Implementar un plan y evaluar el resultado
Fase de organización
El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes
grupos de trabajo que componen la empresa, dividir las labores en grupos, los cuales
deben estar interconectados y trabajar de forma conjunta. Considerar las habilidades de
cada trabajador y los recursos físicos que la empresa posee. El propósito principal de la
organización es asignar objetivos específicos a cada actividad de la compañía, y evitar
la duplicación de esfuerzos para cada tarea.
Además, la estructura establecida refleja los objetivos y planes de la empresa. Con aquel
conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor costo y un mayor nivel de
satisfacción por parte de cada colaborador. Los pasos en esta etapa son:
Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos individuales
Subdividir cada tarea en unidades operativas
Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector
Especificar quién depende de quién dentro de la organización e iniciar la
jerarquización interna de la empresa
Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las áreas y revisar la
efectividad de dicha integración
2.- Etapa dinámica u operativa del proceso administrativo
Fase de dirección
Las dos primeras etapas implican la planificación y la organización, las cuales tienen
una naturaleza teórica, posteriormente ejecutar el engranaje interno de la compañía. Por
esta razón, la dirección es considerada como una de las etapas dinámicas dentro del
proceso administrativo.
Con las actividades de la empresa divididas en tareas a cargo de diferentes áreas, los
colaboradores son los principales responsables de la ejecución del plan y aseguran el
correcto funcionamiento de la empresa, debe priorizarse la motivación y la
comunicación, los pasos son:
Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores
Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario respectivo
Prestar atención a las necesidades de los colaboradores, las cuales pueden cambiar de
acuerdo a la naturaleza de cada área
Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre los diferentes sectores de la
empresa
Fase de control
La última parte del proceso consiste en asegurarse de que las acciones planificadas se
realicen tal como fueron trazadas, implica acciones concretas dentro de la empresa.
El control de las actividades realizadas por la empresa ayuda a analizar sus puntos más
altos y bajos. Luego de conseguir los resultados, se realizan modificaciones a fin de
corregir las posibles deficiencias y dificultades durante la ejecución del plan, pasos:
Evaluar y analizar los resultados obtenidos
Contrastar los resultados con los de planes realizados previamente
Identificar problemas y llevar a cabo las medidas correctivas correspondientes.
