Universidad Tecnológica de Zinacantepec
T.S.U En tecnologías de la información, Área en entornos virtuales
y Negocios Digitales
Administración de proyectos
Docente:
Hugo Eduardo Hernández Mina
Seguimiento, control y cierre del proyecto
Alumnos:
Angel Gabriel Cerro Oro
Arturo Jaziel Jiménez López
Ralf Emanuel del Rio Garduño
Grupo:
TI4-A
Septiembre- diciembre 2024
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
Es un proceso clave en la gestión de proyectos, que implica supervisar la ejecución del
plan del proyecto, asegurando que las tareas y actividades se realicen de acuerdo a lo
planeado, dentro del presupuesto y en el plazo establecido. Este proceso forma parte de
la ejecución del proyecto y busca garantizar que se logren los objetivos del proyecto
de manera eficiente
Actividades Involucradas en la Dirección y Gestión del Trabajo del Proyecto
Planificación de tareas y actividades:
Establecimiento de objetivos claros y alcanzables: Al comenzar el proyecto, es
esencial definir los objetivos que se desean alcanzar, asegurando que sean específicos,
medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART). Esto proporciona una
dirección clara para todo el equipo.
Descomposición del trabajo: Se debe descomponer el proyecto en tareas más
pequeñas y manejables, lo cual se hace a través de una estructura detallada de desglose
del trabajo (EDT o WBS, por sus siglas en inglés). Este paso permite dividir el proyecto
en actividades específicas y asignar responsabilidades claras.
Asignación de recursos:
Identificación y asignación de recursos necesarios: Los recursos incluyen personas,
materiales, equipos y tecnología. La asignación de estos recursos debe basarse en las
necesidades de cada tarea, asegurando que se cuente con los medios necesarios para
completar las actividades en el plazo y con la calidad requerida.
Gestionar la disponibilidad de recursos: A lo largo del proyecto, es importante
gestionar la disponibilidad de los recursos y ajustar las asignaciones si hay cambios o
problemas con la disponibilidad, como falta de personal o retrasos en la entrega de
materiales.
Supervisión y control de la ejecución:
Monitoreo continuo del progreso: Una vez que las tareas están en marcha, el director
de proyecto debe supervisar el progreso y compararlo con el plan original. Esto incluye
revisar los plazos, costos y la calidad de los entregables. El monitoreo puede incluir
reuniones regulares de seguimiento con el equipo, revisión de informes de avance y
análisis de indicadores clave de desempeño (KPIs).
Resolución de problemas: Durante la ejecución, es común encontrar obstáculos que
pueden retrasar o desviar el proyecto. El director del proyecto debe ser capaz de tomar
decisiones rápidas para solucionar problemas y ajustar el plan cuando sea necesario, ya
sea reasignando recursos, cambiando las prioridades o ajustando los plazos.
Gestionar el Conocimiento del Proyecto
Es un proceso crucial para garantizar que el equipo de proyecto aprenda y aplique las
lecciones adquiridas durante la ejecución del proyecto. Esto incluye la recopilación,
documentación y distribución del conocimiento, utilizando diversas técnicas de
transferencia, como sesiones de mentoría, reuniones de equipo y herramientas digitales.
La gestión efectiva del conocimiento no solo mejora la eficiencia dentro del equipo, sino
que también asegura que el aprendizaje de un proyecto se transfiera a futuros proyectos,
mejorando la capacidad organizacional a largo plazo.
Actividades Involucradas en la Gestión del Conocimiento del Proyecto
Recopilación de conocimiento:
Identificación de fuentes de conocimiento: Antes de poder gestionar el conocimiento,
es esencial identificar las fuentes de información relevantes. Estas fuentes pueden incluir
documentación técnica, informes de progreso .
Documentación de conocimiento:
Crear bases de datos de lecciones aprendidas: A medida que el proyecto avanza, se
deben documentar las lecciones aprendidas (tanto positivas como negativas) en una
base de datos o repositorio centralizado. Esta documentación incluye qué funcionó bien,
qué no, y cómo se podrían evitar errores similares en el futuro.
Desarrollar manuales y procedimientos estándar: Además de las lecciones
aprendidas, se deben crear documentos técnicos, procedimientos operativos estándar
(SOP), manuales de uso o cualquier otra documentación que sea útil para el equipo o
para proyectos futuros. Esto asegura que el conocimiento adquirido durante el proyecto
no se pierda y esté disponible para otros proyectos dentro de la organización.
Documentación accesible en tiempo real: Utilizar herramientas colaborativas y de
gestión de proyectos como confluence, SharePoint, o plataformas similares para
almacenar y compartir documentos y conocimientos. Estas herramientas permiten que
la documentación se mantenga actualizada y accesible para todos los miembros del
equipo en tiempo real, independientemente de su ubicación.
Aplicación del conocimiento:
Integración del conocimiento en la toma de decisiones: El conocimiento adquirido a
lo largo del proyecto debe ser utilizado activamente para tomar decisiones informadas.
Esto incluye la revisión de las lecciones aprendidas y la aplicación de buenas prácticas
en las diferentes fases del proyecto.
Ajuste de planes y estrategias: A medida que se recopila más conocimiento, es crucial
aplicar ese conocimiento para ajustar y mejorar los planes y estrategias del proyecto.
Esto podría implicar cambios en el enfoque, la reasignación de recursos o la
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Es fundamental para asegurar que el proyecto se mantenga en el camino correcto y
alcance sus objetivos dentro del tiempo, el alcance y el presupuesto establecidos.
Utilizando herramientas como el análisis de valor ganado, indicadores clave de
desempeño (KPIs), gráficos de Gantt, y el control de calidad, los gerentes de proyecto
pueden identificar y corregir desviaciones a tiempo. También es esencial llevar a cabo
reuniones de revisión, aplicar el análisis de desviación y gestionar adecuadamente
los cambios y riesgos para mantener el proyecto bajo control.
Monitoreo del Progreso del Proyecto:
Revisión del alcance: Asegurarse de que el trabajo realizado esté alineado con el
alcance definido al inicio del proyecto. Esto implica revisar regularmente si las entregas
y los productos del proyecto cumplen con los requisitos y especificaciones establecidos.
Revisión de los plazos y el cronograma: Evaluar si las tareas y los entregables se
están completando dentro de los plazos establecidos. Esto también incluye revisar si los
retrasos o los avances se ajustan al cronograma y tomar acciones correctivas cuando
sea necesario.
Monitoreo de los costos: Supervisar los costos del proyecto para asegurarse de que
se mantengan dentro del presupuesto. Se deben revisar los gastos hasta el momento y
realizar un análisis de cualquier desviación del presupuesto planificado.
Control de Cambios:
Gestión de cambios: Evaluar las solicitudes de cambio y determinar su impacto en el
proyecto. Esto puede incluir ajustes en el alcance, cronograma, presupuesto, recursos,
o cualquier otro aspecto clave del proyecto. Los cambios deben ser aprobados
formalmente mediante un proceso de control de cambios antes de ser implementados.
Informe y Comunicación:
Informes de estado del proyecto: Generar informes periódicos (semanales,
quincenales o mensuales) sobre el progreso del proyecto. Estos informes deben incluir
el estado de las actividades, el progreso en relación con los hitos, el análisis de cualquier
problema o desviación, y las acciones correctivas que se están tomando.
Proceso para Gestionar los Cambios en un Proyecto
La gestión de cambios en un proyecto es el proceso a través del cual se identifican,
evalúan, aprueban, implementan y controlan las modificaciones que ocurren durante el
ciclo de vida del proyecto. El objetivo es asegurar que los cambios se realicen de manera
estructurada, controlada y que no afecten negativamente el alcance, el cronograma o el
presupuesto del proyecto
Pasos Involucrados en la Gestión de Cambios
Identificación del Cambio:
Cualquier miembro del equipo puede identificar la necesidad de un cambio. Esto puede
surgir por una solicitud de cliente, un problema inesperado, un cambio en los requisitos
del proyecto, o una mejora identificada durante el progreso del proyecto.
Documentación del Cambio:
Una vez que se identifica un cambio, debe ser formalizado y documentado en un
formulario de solicitud de cambio. Este formulario debe describir el cambio propuesto,
los motivos detrás de la solicitud, el impacto esperado y los recursos adicionales
requeridos.
Evaluación del Impacto del Cambio:
Después de la solicitud de cambio, se realiza una evaluación para determinar cómo
afectará este cambio al proyecto. Esto incluye análisis de impacto en el alcance, el
cronograma, el presupuesto, los recursos y otros aspectos relevantes del proyecto.
Revisión y Aprobación:
La solicitud de cambio se presenta a los responsables de tomar decisiones, como el
Gerente de Proyecto, el Comité de Gestión de Cambios o los stakeholders clave.
Ellos revisan el impacto del cambio, la viabilidad, y si el cambio se alinea con los objetivos
del proyecto.
Dependiendo de la magnitud del cambio, este puede ser aprobado o rechazado. Si es
aprobado, se debe definir una estrategia de implementación.
Implementación del Cambio:
Si el cambio es aprobado, el equipo de proyecto implementa la modificación. Este paso
puede implicar la actualización de planes, cronogramas, presupuestos, asignación de
recursos, o la revisión de los procesos del proyecto.
Monitoreo y Control de los Cambios:
Después de la implementación, el cambio debe ser monitoreado para verificar su
efectividad y asegurar que el proyecto sigue avanzando según lo planeado. Este proceso
incluye el seguimiento de los resultados y el ajuste continuo si es necesario.
Cierre del Cambio:
Una vez que el cambio se ha implementado y monitoreado, se realiza un cierre formal
del cambio, documentando el resultado final y cualquier lección aprendida relacionada
con el proceso de gestión de cambios.
Roles Responsables de Autorizar Cambios en un Proyecto
Gerente de Proyecto:
El gerente de proyecto es responsable de liderar el proceso de gestión de cambios.
Aunque no siempre toma la decisión final, coordina la solicitud, evaluación y seguimiento
de los cambios.
Comité de Gestión de Cambios:
En proyectos grandes o complejos, un comité específico puede ser responsable de
evaluar las solicitudes de cambio y autorizar su implementación. Este comité puede estar
compuesto por miembros del equipo de gestión, expertos técnicos, stakeholders clave o
clientes.
Referencias
Todo PMP. (s. f.). Herramienta archivo - TodoPMP. TodoPMP. https://todopmp.com/herramientas/
Castillo, P. L. (2018, 17 abril). Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto - Fundamentos de la
gestión de proyectos: Integración [Vídeo]. LinkedIn.
https://es.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-integracion/dirigir-y-
gestionar-la-ejecucion-del-proyecto
