ALBIS S.A.
ALMACEN
Nro.
TITULO : PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIAS PRIMAS PA-MP-002
Fecha de emisión Reemplaza a : Fecha de vigencia Edición Nro. : 13 Página 1/6
Mayo 2017 Edición 12 Mayo 2020
1. OBJETIVO:
Establecer los pasos a seguir para la correcta recepción de Materias Primas.
2. DEFINICION:
La recepción de Materias Primas es el ingreso de las mismas al almacén, verificando el aspecto, tipo, estado del embalaje y
peso respecto a la Guía de Remisión, Factura y/o Lista de Empaque.
3. ALCANCE:
Desde la recepción de la Listado de Empaque (MP importadas) u Orden de Compra (MP nacionales) hasta la ubicación en el
área de cuarentena.
4. DOCUMENTOS A USARSE:
Lista de empaque, Guía de Remisión o Factura, Etiqueta de Cuarentena (Anexo 1), F/AL-012 Lista de verificación para la
recepción de materias primas (Anexo 2), F/CC-267 Condiciones de almacenamiento de materias primas, F/AL-019 En
proceso de recepción (Anexo 3)
5. FRECUENCIA: Cada vez que ingrese Materia Prima al almacén
6. PROCEDIMIENTO:
Logística 6.1. Documentación :
6.1.1 Proporciona la OC, factura y/o lista de empaque de la materia prima importada al almacén
con un mínimo de 24 horas de anticipación.
6.1.2 Registra en el sistema la orden de compra de MP con 24 horas de anticipación.
Vigilancia 6.2. Avisa a almacén la llegada de la mercadería y solicita autorización para el ingreso
Auxiliar de 6.3. Autoriza el ingreso del proveedor a la Zona de Carga y Descarga
almacén 6.4. Revisa las condiciones en la que llega la materia prima a nuestras instalaciones. Si ha sido
trasladado en condiciones especiales debe registrarlo en la GR.
6.5. Traslada la materia prima a la Zona de Recepción 1 (ubicada en el área externa) con la guía de
remisión del transportista y el listado de empaque u orden de compra según corresponda, para
revisar y registrar los siguientes aspectos según el F/AL-012 Lista de verificación para la recepción
de materias primas (Anexo 2):
6.5.1 Identificación del físico, condiciones de almacenamiento de acuerdo al F/CC-267
Condiciones de almacenamiento de materias primas, cantidad, lote, expira y que deben
corresponder al listado de empaque u orden de compra correspondiente
6.5.2 En el caso que requiera condiciones especiales de temperatura para su almacenamiento debe
atenderse con celeridad para ser ubicado bajo las condiciones ambientales que le corresponda
6.5.3 La cantidad e integridad de bultos:
a) Que se encuentre el embalaje en buen estado
b) Los tambores, cajas de cartón o envases de plástico deben presentar cierre de seguridad
intacto y sin signos de violación, roturas, rasgaduras, abolladuras, humedad en las
paredes o signos de oxidación.
c) En los envases que contengan líquidos revisar que no tenga derrame por aflojamiento de
las tapas o deficiente ajustado de las mismas.
Realizado por: Revisado por: Aprobado por:
SM JR AA
GBO ECh
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Auxiliar de d) Separa e identifica los embalajes dudosos de los correctos para las observaciones
almacén correspondientes y aviso en el ingreso.
e) En los casos que observe algún deterioro como envases rotos con pérdida de producto,
muy sucios, sin tapas u otros no se recibirán y coloca las observaciones en la GR. En el
caso de compra nacional serán devueltos directamente al proveedor y en el caso de
compra importada recepciona e informa al departamento de comercio exterior, logística y
control de calidad para las coordinaciones con el seguro y las medidas a tomar
f) Limpia las superficies de los envases antes de ingresarlos al almacén con un paño
humedecido en alcohol al 70 %
En la Zona de Recepción 2 ubicada al interior del Almacén
6.5.4 Si los bultos se encuentran en buenas condiciones, anotar en la guía del transportista el peso
bruto y la indicación “Mercadería por Revisar”.
6.5.5 Si existen bultos dañados o con variación de peso, anotar cada uno de los pesos hallados en la
guía de transportista y luego “Mercadería por Revisar”
6.5.6 Sellar, firmar y devolver dos copias de la GR al transportista (remitente y SUNAT )
6.5.7 Informar al jefe del almacén las condiciones del ingreso.
6.5 Realiza el ingreso en el sistema considerando los siguientes datos verificados:
- Nro. de Orden de Compra o Pedido
- Nro. de Guía de Remisión o Factura
- Código de materia prima
- Procedente de Proveedor autorizado
- Nombre y lote del proveedor
- Se asigna lote interno automáticamente; cuando ingresan diferentes lotes de proveedor se
genera un lote interno por cada uno.
- Tipo y cantidad de bultos
- Cantidad recibida
- Anotar observación en el caso que se tuviera
6.6 Se genera automáticamente el lote de inspección e imprime y firma el documento de ingreso
generado
6.7 Emite las etiquetas de cuarentena (Anexo 1) y rotula el 100% de bultos recibidos
6.8 En el caso que requiera condiciones especiales de almacenamiento rotular según le corresponda
6.9 En el caso que no se pueda registrar en SAP en el mismo día del ingreso físico; se tiene identificar
con la etiqueta de formato F/AL-019 En proceso de recepción (Anexo 3) y se tiene como máximo
hasta 48 h para regularizarlo. Caso contrario se debe coordinar el manejo de éste con DT y
Logística.
6.10 Ubica los bultos en el área de cuarentena:
• Las sustancias narcóticas y psicotrópicas y/o precursores de uso médico deben permanecer en
zona restringida
• Deben almacenarse las materias primas de acuerdo a las condiciones que requieran según
procedimiento PA-MP-005 en la zona de cuarentena
6.11 Entrega a Control de Calidad el Certificado de análisis y el Lote de inspección, quien firma el
documento de ingreso en señal de conformidad
6.12 Archiva los documentos de ingreso correspondientes a la recepción de cada materia prima por mes,
al final del mes verifica que todos los documentos estén completos y ordenados.
6.13 Espera y hace seguimiento a que Control de Calidad proceda a colocar las etiquetas con los
resultados de la decisión de empleo según corresponda para que no exceda su tiempo de
permanencia en cuarentena
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Auxiliar de 6.14 Ubica las materias primas en los anaqueles según las Condiciones de Almacenamiento y resultados
almacén de control de calidad:
a) APROBADO: En las ubicaciones respectivas y manteniendo el orden por cada lote interno
b) RECHAZADO: En la zona de rechazado manteniéndolo hasta devolver al proveedor, cliente o
seguro según procedimiento PA-MP-001
Jefe de almacén 6.15 Coordina la devolución al proveedor de las materias primas rechazadas con Logística
7. GLOSARIO
Materias Primas: son las sustancias empleadas en la fabricación de un producto medicinal.
Area restringida: Es la ubicación que se mantiene bajo llave en la cual se almacenan las sustancias controladas.
8. RESPONSABILIDAD:
Por la actualización : Jefe de Almacén
Por la implementación : Jefe de Almacén y Jefe de Control de Calidad
Por la ejecución : Jefe de Almacén, Auxiliares de Almacén
Por el entrenamiento : Jefe de Almacén, Jefe de Control de Calidad
Por el archivo : Dirección Técnica, Gerencia de Planta,
Jefe de Almacén, Jefe de Control de Calidad y Gerente de Aseguramiento de Calidad
Por la destrucción : Asistente de Aseguramiento de la Calidad
9. FIRMANTES:
SM Sally Mendoza – Jefe de Almacén
JR José Rosales – Jefe de Control de Calidad
GBO Gustavo Bravo – Gerente de Aseguramiento de la Calidad
AA Ana Ayras – Director Técnico
ECh Elsa Ching – Gerente de Planta
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ANEXO 1
ETIQUETA DE CUARENTENA
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ANEXO 2
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AREA DE : ALMACEN
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ANEXO 3
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EN PROCESO DE RECEPCION
CODIGO:
NOMBRE:
GR N°
F. INGRESO FÍSICO:
MOTIVO:
FIRMA: FECHA:
F/AL-019 VS00 PA-MP-002
