MANUALES ADMINISTRATIVOS
APRENDICES:
INSTRUCTORA:
INTERVENIR EN EL DESARROLLLO DE PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO
ORGANIZACIONAL QUE SE DERIBEN DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA – FASE II
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA CGA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ
2019
TABLA DE CONTENIDO
Página.
0. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................3
1. ELEMENTOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.........................................4
2. MAPA CONCEPTUAL MANUALES ADMINISTRATIVOS.........................................5
3. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN
LAS ORGANIZACIONES...........................................................................................................6
4. CARACTERÍSTICAS DE UN MANUAL DE FUNCIONES...........................................7
5. MANUAL DE ORGANIZACIÓN.......................................................................................9
Bibliografía...................................................................................................................................13
0. INTRODUCCIÓN
Los manuales son los documentos que le permiten a la organización facilitar la
implementación de cada factor perteneciente a una empresa.
Con la presente investigación se pretende enriquecer los conocimientos en cuanto a los
manuales administrativos (procesos, procedimientos, funciones y organización), sus respectivos
elementos, características e importancia de los mismos.
1. ELEMENTOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los elementos que conforman un manual administrativo son:
● Carátula: Este elemento permite identificar el tipo de documento que es, el contenido, el
logotipo, el nombre del manual y la información de la organización responsable del
mismo.
● Portada: Este elemento contiene: nombre del manual, nombre de la organización al que
pertenece y lugar y fecha en el que se elaboró.
● Índice general: En este elemento se ven resumidos todos los puntos constitutivos del
dicho documento.
● Presentación: Este elemento permite tener una explicación clara de los objetivos del
manual e incluye una autorización del titular para su uso.
(calidad, 2017)
2. MAPA CONCEPTUAL MANUALES ADMINISTRATIVOS
3. IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
EN LAS ORGANIZACIONES
Los manuales de procesos y procedimientos juegan un gran papel dentro de las compañías ya
que su principal función es informar y orientar la conducta de los integrantes de la organización,
estableciendo parámetros bien estructurados donde se crean normas, políticas, procedimientos y
objetivos, que hacen que la administración se lleve a cabo de forma eficiente.
Son fundamentales en las áreas operativas y de ejecución, ya que facilitan el aprendizaje y
orientan la acción de los procesos que se deben realizar en la organización, de este modo se
garantiza que las actividades que se realicen en la compañía se hagan de forma clara, organizada
y segura.
Elaborar un manual de procesos y procedimientos depende exclusivamente de las funciones y
necesidades que tenga la empresa, deben ser cambiantes y se someten a revisiones periódicas ya
que si no se realiza una revisión el manual se volvería obsoleto y dejaría de convertirse en una
herramienta útil para la organización.
Los criterios de los manuales concuerdan con los objetivos, la misión y la visión de la
compañía, y se encargan de uniformar los procesos de las diferentes áreas de la organización.
Dentro de los principales objetivos del manual de procesos y procedimientos encontramos los
siguientes:
Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización.
Facilita la comprensión de las funciones de cada área de la organización.
Define las funciones y responsabilidades de cada unidad
Permite que todo el personal de la compañía comprenda de forma fácil y clara
como realizar las labores que se le han asignado.
Evitan que el personal operativo pierda tiempo y recursos.
Incrementan la eficiencia de los empleados.
(Herrera, 2011)
4. CARACTERÍSTICAS DE UN MANUAL DE FUNCIONES
Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad
en las tareas y funciones del trabajador.
Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su
modificación y/o actualización.
Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados y se debe evaluar su
aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.
Establecen un sistema de información.
Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada colaborador, permite que las personas
interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que ayuda en el
proceso de comunicación, integración y desarrollo.
Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones, cuellos de
botella, circuitos de trabajos irracionales, etc…
Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la empresa y la posible variación de los
puestos de trabajo, así como para definir planes de carrera.
(jobandtalent, 2012) .
Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido
encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad
esperada en los servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y
supervisión innecesarias
Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su
apropiación, uso y operación.
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y
procedimientos
Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios
papeles y relaciones pertinentes
Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen
dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su
fácil actualización y aplicación.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes
de la organización.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-
estructurales
(Monterroso, 20), (Lizeth, 2009)
5. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Concepto.
El manual de organización es un documento oficial que contiene información detallada
de la institución. Además, señala los puestos y su relación para alcanzar los objetivos;
explica la jerarquía, grados de autoridad y responsabilidad, funciones y actividades de los
órganos de la empresa; y, generalmente, contiene gráficas de organización, descripciones
de trabajo, cartas de límite de autoridad, etcétera. Asimismo, este documento permite
conocer la cultura de la organización y proporciona al usuario una visión amplia de su
institución. También sirve de enlace para otras instituciones que conforman el sistema
productivo.
(ADMINISTRACION III)
Contenido.
Descripción de la Empresa:
Nombre de la empresa, tamaño, giro, domicilio y logo (si se tiene).
Breve Historia de la Empresa:
Descripción del origen de la empresa, cómo inició (instalaciones, equipo, empleados,
etc.), principales logros (crecimiento, diversificación, integración, etc.).
Misión y Visión:
La Misión de la empresa es determinar lo que la empresa persigue lograr y que
justifica su existencia; es decir, una descripción de la “razón de ser de la empresa”; nos
muestra aspectos concretos acerca de qué es la empresa, qué ofrece y cuáles son sus
propósitos socioeconómicos.
La Visión es establecer la posición que se pretende que la empresa tome en el futuro,
es decir, hasta donde queremos llegar.
Objetivos:
El objetivo debe establecerse con base a un fundamento o premisa real; representa una meta
caracterizada por un lapso de tiempo (preferentemente de un año), y logros específicos y
medibles en comparación a un periodo similar anterior. Es importante que todo el personal los
conozca y entienda para que su estructura refleje los niveles que se pretenden alcanzar.
Políticas:
Son una guía para orientar la acción de los miembros de la empresa (principalmente los que
toman decisiones), establecen los límites de las decisiones y especifican aquellas que pueden
tomarse excluyendo las que no se permite. Son reglas establecidas por la Dirección General
(fundamentalmente) y que deben ser del conocimiento del personal, quienes además las deben
respetar.
Organigrama General:
Es la representación gráfica de la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que
componen la empresa de manera que muestre una división ordenada y sistemática de las
unidades de trabajo.
Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyen una fuente de consulta
oficial, facilitan el conocimiento de una organización y sus relaciones de jerarquía.
Análisis de Puestos:
Es la especificación de las características y tareas inherentes a cada uno de los cargos que
forman parte de la estructura orgánica de la empresa necesarios para cumplir con la Misión.
El conjunto de éstos son parte fundamental del Manual de Organización de la Empresa, y
cebe entregarse una copia del que corresponde a cada miembro.
Manual de Procedimientos:
Constituye un instrumento técnico que da información sobre la sucesión cronológica y
secuencial de operaciones relacionadas entre sí, para la realización de una función, actividad o
tarea específica de una empresa.
Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de
recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control.
Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de
las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que permite la disminución de fallas
u omisiones y el incremento de la productividad.
(Ochoa, 2010)
Bibliografía
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calidad, O. y. (9 de enero de 2017). Wordpress.com. Recuperado el 23 de octubre de 2019, de
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administrativos/
Herrera, H. (25 de Febrero de 2011). Reale. Obtenido de
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Lizeth. (2009). Blogspot.com. Recuperado el 22 de octubre de 2019, de
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