OFICIO
Es un documento o comunicación escrita de carácter netamente
oficial y protocolario, el cual es utilizado por las autoridades o
funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. El
oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar
disposiciones, consultas, ordenes e informes o también para llevar a
cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento entre otros. Estas redacciones se
utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios,
colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
Es comunicar de manera formal y Además, el oficio busca mantener un
clara información específica entre registro escrito de las comunicaciones
personas o instituciones. Esto para referencia futura. Al hacerlo, se
implica expresar solicitudes, asegura que el mensaje sea entendido
proporcionar información relevante correctamente y se sigan los
o responder a inquietudes de procedimientos adecuados en el ámbito
manera directa y concisa laboral o administrativo.
OBJETIVO
Propósito específico: Cada oficio Objetividad: El contenido del
tiene un objetivo concreto, ya sea oficio debe ser claro y directo,
informar, solicitar, comunicar evitando ambigüedades. Se
decisiones o hacer enfoca en la comunicación de
recomendaciones. información específica .
realización de una solicitud.
CARACTERISTICAS
Uso de datos específicos: Se Formalidad: El oficio es un
incluyen datos relevantes como documento formal que se utiliza en
números de referencia, fechas y el ámbito institucional y
nombres completos para identificar administrativo. Debe seguir un
claramente los aspectos tratados formato específico.
ESTRUCTURA DEL OFICIO
. Encabezado:
- Nombre de la institución: Debe aparecer en la parte superior, generalmente
centrado.
- Dirección: Incluye la dirección completa de la institución.
- Teléfono y correo electrónico: Opcional, pero puede ser útil para facilitar el
contacto
. Número de oficio
4. Destinatario:
- Nombre y cargo del destinatario: Indica a quién va dirigido el oficio. Es importante
usar el título correcto.
- Dirección del destinatario: Si es necesario, incluye la dirección de la persona o
entidad a la que se envía.
5. Saludo:
- Una fórmula de cortesía inicial, como “Estimado/a” o “A quien corresponda”.
6. Cuerpo del oficio:
- Aquí se desarrolla el contenido principal del mensaje. Debe ser claro y conciso,
explicando el motivo del oficio y cualquier solicitud o información relevante.
- Se pueden incluir párrafos separados para organizar mejor las ideas.
7. Expresión / cierre
- Una frase que cierra el mensaje, como “Atentamente” o “Cordialmente”.
8. Datos del remitente
- Nombre completo y cargo de la persona que emite el oficio. Puede ir acompañada de
un espacio para la firma manuscrita.
9. Anexos:
- Si se adjuntan documentos adicionales al oficio, se debe indicar al final con una nota
como "Anexo" o "Adjunto".
CLASES DE OFICIO
1. Oficio Simple o Directo.
Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa generalmente
para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información de eventos o
actividades deportivas culturales.
2. Oficio Múltiples.
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes
personas
.
3. Oficio de Transcripción.
El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción. Mediante
este documento podemos transcribir el contenido de una comunicación de manera original
íntegramente sin ninguna alteración.
USOS DE LA CLASES DE OFICIO
Oficio simple
1. Comunicación Interna: Se utiliza para comunicar información entre
departamentos o áreas dentro de una misma organización. Por ejemplo, un
departamento puede enviar un oficio simple a otro para solicitar información o
coordinar actividades.
Oficio múltiple
2. Solicitudes: Permite realizar solicitudes de manera formal. Por ejemplo, un
empleado puede enviar un oficio simple pidiendo permiso para ausentarse del trabajo
por motivos personales.
3. Notificaciones: Se usa para notificar decisiones, cambios o eventos importantes.
Un ejemplo podría ser la notificación de una reunión programada para el personal.
4. Informes Breves: Puede servir para presentar informes concisos sobre situaciones
específicas,
1. Registro como el estado
Documental: de un proyecto
Se utiliza o resultados
para crear un archivodeoficial
una actividad.
de documentos
importantes, asegurando que la información se conserve y esté disponible para
5. Convocatorias:
futuras referencias. Se emplea para convocar a personas a reuniones, eventos o
actividades dentro de la organización.
2. Validación de Información: Permite validar y dar fe de la autenticidad del
contenido transcrito, lo cual es fundamental en procedimientos legales o
administrativos.
3. Comunicaciones Internas: Es útil en organizaciones donde se necesita
compartir información importante entre diferentes departamentos de manera
formal.
1. Comunicación Masiva: Se utiliza cuando se necesita informar o notificar a
varias personas o grupos sobre un mismo asunto.
2. Convocatorias: Es común en situaciones donde se requiere convocar a
múltiples participantes, como una reunión general o un evento institucional.
3. Distribución de Información: Se emplea para distribuir información
relevante, como resultados de una encuesta
4. Solicitudes Colectivas: Puede servir para realizar solicitudes que involucren a
varios destinatarios, como la petición de apoyo en una actividad conjunta.
5. *Notificaciones Generales*: Se utiliza para notificar decisiones administrativas que
impactan a una población más amplia dentro de la organización.
Oficio de transcripción
