Trucos y tips para Microsoft Excel,
cosas útiles e interesantes
Excel más fácil y sencillo, lo que debes saber si comienzas a
usarlo. Como crear tablas, gráficos, dar formato y un estilo
personal a tus documentos de forma rápida. Como insertar la
fecha, hora, imágenes. Las combinaciones de teclas más
útiles e imprescindibles.
Excel es un programa para crear y procesar hojas de cálculo.
Está incluido en la suite o paquete de programas Office de
Microsoft.
Con Excel podemos crear tablas, listas, gráficos, y procesar
todo tipo de datos ya sean numéricos o alfanuméricos (letras).
Se utiliza mucho en el sector empresarial en tareas de
economía, contabilidad, estadística, financieras, ventas, así
como por investigadores, científicos, estudiantes y por
cualquiera que necesite crear informes o guardar datos de
forma ordenada en un documento.
En la vida real la gran mayoría de los que abrimos una hoja de
cálculo de Excel no somos especialistas en lo absoluto y solo
necesitamos usarlo esporádicamente como una herramienta
auxiliar en nuestro trabajo, estudio o en el hogar.
Trucos para usar y aprovechar Excel al
máximo
Para esa gran mayoría va dirigido este artículo que de forma
modesta resume las cosas más útiles que debemos saber
sobre Excel.
Existen muchos trucos desconocidos que teniéndolos a mano
nos facilitan hacer nuestras tareas mucho más sencillas o
rápidas.
Lógicamente ninguno de nosotros tiene el tiempo para leerse
el manual completo de la aplicación.
Excel es un programa que posee la virtud de la sencillez y al
mismo tiempo es tan complejo, que conocerlo a fondo
requiere años de experiencia y dedicación.
Repetimos este artículo no es un tutorial sobre cómo usar
Excel, es solo una colección de cosas que pueden resultarles
útiles a los que comenzamos a usarlo.
Las acciones elementales en Excel
Copiar el contenido de una celda
Para copiar el contenido de una cela a otras adyacentes
rápidamente, da un clic en el pequeño cuadrado del vértice
inferior izquierdo y sin soltar el botón arrastra sobre las celdas
donde se quiere pegar.
Es posible pegar el valor, pero también solo el formato, para
eso da un clic en el icono que aparece de "Opciones de
autorrelleno" y selecciona lo que se necesite pegar.
Otras opciones son:
• Copiar el valor de una celda superior: CONTROL + J
• Copiar el valor de la celda a la izquierda: CONTROL + D
Escribir el mismo valor en varias celdas
Podemos insertar el mismo valor en varias celdas al mismo
tiempo.
Haz lo siguiente:
• Selecciónalas arrastrando el cursor o usando la tecla
CONTROL si no están adyacentes.
• Escribe el valor.
• Presiona las teclas CONTROL + Enter.
Cambiar el formato de las celdas
Algunas combinaciones de teclas permiten cambiar el formato
de una celda rápidamente:
Poner en negritas: CONTROL + 2 (También Control + N)
Poner en cursiva: CONTROL + 3 (También Control + K)
Subrayar: CONTROL + 4 (También Control + S)
Tachado: CONTROL + 5
Insertar una nueva hoja en un libro de Excel
Al crear un libro nuevo este tiene tres hojas que se pueden
seleccionar por las pestañas en la parte inferior izquierda.
Para agregarle otra usa las teclas MAYUS + F11, se agregará
y ocupará el lugar de la primera.
Crear una nueva línea en una celda
Cuando agregamos texto en una celda texto y sobrepasa sus
límites, hay dos formas de lograr que se muestre
correctamente:
Usar la opción Ajustar texto. Da un clic en el botón
"Ajustar texto" de la herramienta Alineación.
Crear un salto de línea. Para crear un salto de línea da un
clic donde terminará una de ellas y usa las teclas ALT +
ENTER.
El resultado parece el mismo pero son totalmente diferentes,
lo que puede comprobarse dando más ancho a la columna
temporalmente.
Crear tablas y gráficos más fácil en Excel
Crear una tabla en Excel con los valores de las
celdas seleccionadas
Crear una tabla en Excel seleccionando los datos es algo
sencillo, se puede escoger entre varios estilos y
posteriormente personalizarla.
Para crear una tabla selecciona las celdas que contienen los
valores.
En la sección Estilos de la ficha Inicio da un clic en: "Dar
formato como tabla".
En el menú escoge uno de los estilos.
Si no quedas satisfecho usa las teclas CONTROL + Z y vuelve
a comenzar.
Guíate por la siguiente imagen de ejemplo:
Usar el formato condicional en las tablas de Excel
El formato condicional es simplemente darle un formato
diferente a cada celda, de acuerdo a su valor.
En la siguiente imagen de ejemplo se muestra cómo usarlo en
una columna de una tabla, para mostrarnos de color verde los
valores óptimos (en este ejemplo) y en una escala que va
hasta el rojo con los valores mínimos, las otras celdas.
Crear un gráfico en Excel con los valores de las
celdas seleccionadas
Para crear un gráfico rápidamente que se abra en una nueva
pestaña, solo selecciona las celdas que contienen los valores
y presiona la tecla F11.
Prueba varias combinaciones seleccionando áreas diferentes.
Posteriormente para personalizar el grafico a tu gusto usa la
ficha: "Herramientas de gráficos".
Una opción aún más sencilla es incrustar un gráfico en la
misma hoja, para eso usa las teclas: ALT + F1.
Crear una página web con el gráfico
También tienes la opción de crear una página web con el
grafico hecho.
Para eso usa el menú: "Archivo -> Guardar como..."
En Tipo selecciona: "Pagina web".
Marca en Guardar: "Selección gráfico" y presiona el botón:
"Publicar".
Si solo te interesa la imagen creada, recupérala de la carpeta
auxiliar de la página en la ubicación donde se guardó.
Las combinaciones de teclas más usadas y útiles
de Excel
Es posible hacer todo tipo de cosas usando las teclas o
combinaciones de ellas.
Es casi imposible aprendérsela todas ni hace falta, solo
necesitamos aprender las elementales que se aplican a
nuestras tareas.
La lista de todas las combinaciones se puede encontrar en el
archivo de ayuda de la aplicación, que se abre con F1.
Insertar la fecha en Excel
Para que se muestre la fecha en cualquier celda seleccionada
usa las teclas: CONTROL + , (coma).
Insertar la hora en Excel
Para que se muestre la fecha en cualquier celda seleccionada
usa las teclas: CONTROL + ; (punto y coma).
En los dos casos los datos que se muestran son estáticos, es
decir seguirán siendo los mismos cada vez que se abra la
hoja.
Puedes usarlos por ejemplo para mostrar una fecha y hora
determinada.
Para mostrar la fecha y hora de forma dinámica, es decir que
refleje exactamente la actual, independiente de cuando se
abra la página, es necesario usar las funciones AHORA, HOY y
HORA
Es algo sencillo solo da un clic en la celda donde se desean
mostrar los datos y en la barra de fórmulas escribe cualquiera
de las siguientes funciones y presiona la tecla Enter:
AHORA() Se mostrará: 09/07/2013 12:36
HOY() Se mostrará: 09/07/2013
¡Ojo! estos ejemplos lógicamente son estáticos.
Para conocer todas las funciones disponibles en Excel presiona la
tecla F1, escribe en el cuadro de búsqueda: "lista de funciones por
categorías" y presiona Enter.
Repetir la última acción realizada
Al usar la tecla F4 Excel repite lo último que hicimos.
Por ejemplo si le dimos un color determinado al texto en una
celda, posteriormente seleccionamos un rango de ellas y
presionamos la tecla F4, quedarán idénticas a la primera.
Otras teclas útiles para los que comienzan en
Excel
F1 Activa la sugerencia de teclas. Se muestran los nombres de las teclas que se pueden usar
0 conjuntamente con ALT para abrir las fichas y funciones del programa.
F7 Abre el corrector ortográfico.
Otros trucos para Excel
Como darle el mismo ancho a varias columnas en
Excel
A menudo queremos que varias columnas queden
exactamente del mismo ancho, pero hacerlo manualmente es
muy tedioso, se puede hacer de forma sencilla.
Da un clic derecho en la cabecera de la columna que posee el
ancho deseado, en el menú selecciona: "Copiar". Selecciona
las que se desean igualar.
Da un clic derecho encima de cualquiera de los encabezados
y el menú selecciona: "Pegado especial > Ancho de las
columnas".
Como introducir números fraccionarios en Excel
Al tratar de escribir la fracción de un número, por ejemplo 1/2,
Excel devolverá una fecha, en este caso: "01-feb" ya que el
carácter / (barra inclinada) se usa para fechas.
Para solucionarlo es necesario especificar en Formato de
celdas la opción "Fracción".
Es más sencillo hacerlo de la siguiente forma.
Antecede un cero u otro número entero dejando un espacio.
Por ejemplo: 0 1/2 se mostrará en Excel: ½
