Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el

transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e
Archivo
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.

Es la ciencia que estudia los archivos en todos sus aspectos,incluyendo su

Archivología origen, formación, organización, funcionamiento, conservación, y las leyes que
los afectan.
Es la ciencia que estudia la organización de las bibliotecas y el libro como parte
Bibliotecología
fundamental, incorporando actividades de un modo técnico y científico.
Rige la política archivística en Colombia y custodia, resguarda y protege el
Archivo General
patrimonio documental que conserva.
de la Nación
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
Archivo de Gestión sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
Archivo Central
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión,

documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse permanente, dado el valor que adquiere para la
Archivo Histórico investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos

Carpeta para su almacenamiento y preservación.

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
Ciclo vital del
recepción, hasta su disposición final.
documento
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
Clasificación
orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
documental
asuntos).

Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe
Código:
responder al sistema de clasificación documental establecida en la entidad.

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

Conservación de
integridad física y Funcional de los documentos de archivo.
documentos
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por
Cuadro de una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series
clasificación y subseries documentales.
 Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su
Depuración
posterior eliminación.

Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los

Descripción documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
documental instrumentos de descripción y de consulta.

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta,
Digitalización película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de

los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
Disposición final
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
de documentos
reproducción.

Documento Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
Documento de privada en razón de sus actividades o funciones.
archivo

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención

o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus
Eliminación
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
documental
otros soportes.

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos

generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la
Expediente
resolución de un mismo asunto.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización
Fondo acumulado
archivística.
Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
Fondo documental desarrollo de sus funciones o actividades.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
Gestión
por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
documental
facilitar su utilización y conservación.

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y

Inventario
precisa las series o asuntos de un fondo documental.
documental
Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas
Microfilmación: imágenes en película de alta resolución.

Ordenación Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro
documental de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
 Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se
Organigrama usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la

Organización de agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
archivos orgánicos o funcionales.

Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción

Organización
de los documentos de una institución.
documental
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
Principio de orden
secuencia de los trámites que los produjeron. Es prioritario para la ordenación
original
de fondos, series y unidades documentales.

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se

Principio de establece que los documentos producidos por una institución y sus
procedencia: dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Es una división de un fondo que corresponde a los documentos producidos

Sección:
para una misma atribución general y sobre un tema específico.
Es un conjunto de documentos producidos por una persona o institución en el
Subsección:
desarrollo de sus funciones y actividades.
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
Serie documental ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.

Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de

Signatura
conservación en el Depósito y mobiliario de un archivo.
topográfica
Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el
Sistema integrado mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física
de conservación: y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
Subserie:
específicas.

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

Tabla de retención asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documental: documentos.

Tabla de Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de

valoración permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
documental:
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos
Tipo documental:
para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
 Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al
Transferencia histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental: documental vigentes.

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice

Unidad de su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre
conservación: otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
Unidad
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
documental
expediente.

Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de

Valor
sus procedimientos y actividades.
administrativo
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
Valor científico creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y

de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una
Valor contable:
entidad pública o privada.

Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
Valor cultural desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de
una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda

Valor fiscal:
Pública.
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
Valor histórico:
construcción de la memoria de una comunidad.

Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el

Valor jurídico o
derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
legal:
Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica,
Valor secundario: científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o

se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o
Valor primario:
contables.

Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en

Valor técnico: virtud de su aspecto misional.
 TALLER GLOSARIO ARCHIVÍSTICA

La presente actividad consiste en realizar un apareamiento entre el concepto con la definición

correspondiente.
A continuación encontrarán todas las definiciones para apoyo al desarrollo.

● Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
● Rige la política archivística en Colombia y custodia, resguarda y protege el patrimonio
documental que conserva.
● Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua
utilización y consulta administrativa.
● Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y
reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.
● Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, documentación que,
por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanente, dado el
valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también
puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
● Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
● Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción,
hasta su disposición final.
● Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad
productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
● Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad.
● Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas
archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en
cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
● Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo.
● Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y
en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
● Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que
no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
● Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de
archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de
consulta.
● Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera
analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo
puede leerse o interpretarse por computador.
● Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
● Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
● Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace
parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
● Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de
sus actividades o funciones.
● Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
● Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
● Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.
Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
● Acción de numerar hojas.
● Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
● Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus
funciones o actividades.
● Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
● Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las
categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
● Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos
onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su
localización.
● Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las
series o asuntos de un fondo documental.
● Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en
película de alta resolución.
● Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y
cualitativos.
● Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las
agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
● Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para
identificar las dependencias productoras de los documentos.
● Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental
relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
● Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los
documentos de una institución.
● Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la
disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
● Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los
documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de
otras.
● Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
● Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos
requeridos.
● Se utiliza para hacer alusión a un documento que se encuentra en formato diferente al papel
que hace parte de la serie o subserie correspondiente y que se ubica en otro lugar.
● Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización,
que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
● Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central,
tal como se consigna en la tabla de retención documental.
● En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
● División de la sección
● Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en
el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo
para su conservación permanente.
● Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
● Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el
depósito y mobiliario de un archivo.
● Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado
de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo
vital.
● Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
● Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
● Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en
el archivo central, así como una disposición final.
● Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categoría diplomática.

● Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de

conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
● Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e
identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.
● Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser
simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen varios, formando un expediente.
● Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus
procedimientos y actividades.
● : Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de
conocimiento en cualquier área del saber.
● Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los
ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
● Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos,
sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
● Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
● Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para la construcción de la memoria de una
comunidad.
● Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y
que sirven de testimonio ante la ley.
● Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y
cultural, deben conservarse en un archivo.
● Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta
que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
● Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto
misional.