1.

Introducción

La gestión de documentos comerciales es uno de los aspectos comerciales más

importantes en el mundo empresarial, ya que implica el manejo eficiente y
organizado de todos los documentos relacionados con las transacciones
comerciales de una empresa. Esto incluye la creación, almacenamiento,
seguimiento y gestión de facturas, contratos, órdenes de compra, recibos, entre
otros.
Nosotros en este trabajo nos centraremos en el tema de las facturas, estas son
documentos comerciales que detallan la venta de bienes o servicios a un cliente.
Las facturas son fundamentales para la gestión financiera de una empresa, ya que
documentan los pagos pendientes, los plazos de pago, los detalles de los productos
o servicios vendidos y otros términos comerciales importantes. Sus objetivos
siempre serán organizar documentos, control de estos documentos, asegurar que
los documentos cumplan con las normativas legales y fiscales aplicable en el ámbito
empresarial.
Podemos decir que el planteamiento del tema se centra en la importancia de gestión
eficiente de documentos comerciales para el funcionamiento efectivo de una
empresa. Con ello podemos decir que su metodología se enfoca en el uso de
sistemas de gestión documental, capacitación del personal y el establecimiento de
controles internos para asegurar la integridad y confidencialidad de la información
contenida en los documentos comerciales. Es por ello que vamos a ver que son las
facturas.

2. ¿Qué es una factura y para qué sirve?

Una factura es un documento comercial que detalla la venta de bienes o servicios

entre un vendedor y un comprador. Es un registro formal de la transacción que
proporciona información detallada sobre los productos o servicios vendidos,
incluyendo su cantidad, precio unitario, impuestos aplicables y el importe total a
pagar.

Las facturas suelen contener información importante como el nombre y la dirección

del vendedor y del comprador, el número de factura, la fecha de emisión, la

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descripción de los bienes o servicios vendidos, los términos de pago y cualquier otra
información relevante para la transacción.

Además de servir como registro de la transacción, las facturas también son

utilizadas para fines contables, fiscales y legales. Son documentos clave en la
gestión financiera de una empresa y pueden ser requeridos por las autoridades
fiscales para el cálculo y la verificación de los impuestos correspondientes.

En resumen, una factura es un documento esencial en el proceso de venta que

proporciona un registro detallado de la transacción y cumple con obligaciones
legales y contables tanto para el vendedor como para el comprador. (Imagen 1)

Algunos de los propósitos de una factura son:

- Registro de la transacción: La factura sirve como registro oficial de la transacción

realizada entre el vendedor y el comprador. Contiene detalles específicos sobre los
bienes o servicios vendidos, incluyendo la cantidad, el precio unitario y el importe
total.
- Obligaciones fiscales: En muchos países, las empresas están legalmente
obligadas a emitir facturas por las ventas realizadas. Estas facturas son utilizadas
por las autoridades fiscales para calcular y verificar los impuestos sobre las ventas,
como el IVA (Impuesto al Valor Agregado) u otros impuestos indirectos.
- Protección legal: La factura sirve como prueba de la transacción en caso de
disputas o reclamaciones futuras entre el vendedor y el comprador. Proporciona un
registro detallado de los términos acordados y los bienes o servicios entregados.
- Control de inventario y contabilidad: Las facturas también son útiles para el
control de inventario y la contabilidad de una empresa. Permiten llevar un registro
preciso de las ventas realizadas y los ingresos generados, lo que facilita la gestión
financiera y la toma de decisiones.
- Facilita el pago: Para el comprador, la factura proporciona detalles claros sobre
cómo realizar el pago, incluyendo la fecha límite y los métodos de pago aceptados.

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En resumen, una factura es un documento esencial en el proceso de venta que
proporciona un registro detallado de la transacción, cumple con obligaciones legales
y fiscales, y facilita la gestión financiera tanto para el vendedor como para el
comprador.

2.1 Tipos de facturas

- La factura completa: Este es el tipo de factura más común.
Deben contar con los datos obligatorios mencionados en el apartado anterior para
poder ser consideradas “válidas”. (Imagen 2)

- La factura simplificada: La factura simplificada es una factura que, al no contener

los datos necesarios para ser una factura completa, pero sí una serie de datos
mínimos, se considera factura simplificada.
Estas facturas solo contienen los datos del emisor, no los del receptor y pueden
desglosar el IVA o no hacerlo. (Imagen 3)

- Factura rectificativa: Es un documento que se emite para corregir errores o

realizar ajustes en una factura previamente emitida. Este tipo de factura se utiliza
cuando es necesario modificar información incorrecta en una factura original, como
errores en los precios, cantidades, datos del cliente u otros detalles relacionados
con la transacción.(Imagen 4)
- Factura recapitulativa: La Factura Recapitulativa es un tipo de factura que
permite agrupar todas las operaciones, de compraventa de productos o de
prestación de servicios, de un mismo cliente o proveedor y dentro de un mes
natural. Este tipo de factura debe cumplir los mismos requisitos de una factura
normal, eso sí, recogerán las operaciones de un cliente en un mes natural,
buscando una eficiencia en la gestión de estas. (Imagen 5)
- La factura electrónica: La factura electrónica es una versión digital de la factura
tradicional en papel. Se emite, transmite, recibe y archiva en formato electrónico,
eliminando la necesidad de documentos físicos impresos. La adopción de la factura
electrónica ha aumentado en los últimos años debido a sus numerosos beneficios,
tanto para empresas como para gobiernos.
Existen dos tipos de factura electrónica según su formato:

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- Factura electrónica en formato estructurado: Contienen datos y pueden ser
generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor
y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de
pago y contabilidad del receptor

- Factura electrónica en formato no estructurado: Son facturas que requieren de

intervención manual o de un proceso que no suele estar completamente
automatizado. Un ejemplo serían las facturas en papel que han sido escaneadas o
aquellas que han sido creadas con programas informáticos como Word o Excel y
posteriormente exportadas a PDF. (Imagen 6)

Aquí hay algunas ventajas clave de la factura electrónica:

- Formato digital

- Firma digital

- Transmisión electrónica

- Automatización de procesos

- Reducción de costos y tiempos

- Cumplimiento fiscal

- Seguimiento y auditoría

La factura electrónica ofrece numerosos beneficios, incluida la eficiencia operativa,

la reducción de costos, el cumplimiento normativo y la mejora de la trazabilidad de
las transacciones comerciales.

2.2 Ejemplo de factura y explicación de sus partes (Imagen 7)

1) Información fiscal de tu negocio
2) El logo de tu Empresa o negocio
3) Información relativa a la factura
4) Información relativa al cliente
5) Descripción de los productos y/o servicios ofrecidos
6) Importes totales de la factura
7) Observaciones

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8) Método de cobro
9) Información de contacto

3. Cumplimentación, expedición y entrega de facturas

Los empresarios y profesionales deben expedir sus facturas teniendo en cuenta los
requisitos exigidos por la normativa vigente en materia de facturación.
Tienen que emitir estas facturas en estas situaciones:
- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
- Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de
cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas
libres de impuestos).
- Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
- Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica
que no actúe como empresario o profesional.
- Determinadas entregas de bienes, objeto de instalación o montaje antes de
su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación
del impuesto.
- Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales,
cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
También hay excepciones a la obligación de facturar, que son:
- Determinadas operaciones exentas de IVA.
- Las entregas realizadas por empresarios profesionales a los que se les aplica
el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Operaciones realizadas por empresarios o profesionales en acogidas al
régimen simplificado del IVA, salvo las cuotas devengadas en función de su
volumen de ingresos.
- Las autorizadas por la administración tributaria para evitar perturbar el
desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.
- Las operaciones financieras y de seguros, aunque el destinatario sea
empresario o profesional.

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¿Cómo expandir las facturas?
Las facturas pueden expandirse en papel o formato electrónico en el que se señalen
la fecha de expedición y durante todo el proceso de conservación. Las facturas
pueden confeccionar el propio destinatario de la operación, pero el responsable de
cumplir la obligación de expedir las facturas sigue siendo el empresario o
profesional que realiza la operación comercial. Por lo que los datos identificativos
deben figurar en el documento.

¿Fechas? Plazos de expedición y envío de facturas

Para mejorar el impulso del uso de medios electrónicos en la gestión de IVA, por lo
que se regulan las obligaciones de facturación.
- Con carácter general, las facturas deben expedirse en el momento en el que
se realiza la operación.
- Si el destinatario es el empresario o profesional, la factura debe expedirse
antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el
devengo del impuesto correspondiente a la operación, el mismo plazo rige
para operaciones acogidas al régimen.
- La factura debe expedirse de la factura debe realizarse en el momento en
que tiene lugar, salvo que el destinatario sea un empresario o profesional, si
es así debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se
produce.
- Las facturas recapitulativas se emite el último día del mes natural en el que
se hayan efectuado las operaciones que documentan.
Los originales de las facturas expedidas deben ser remitidos por los obligados a su
expedición, o en su nombre, a los destinatarios de las operaciones.
Esta remisión tiene que ser al momento de la expedición, pero si el destinatario es
un empresario o profesional, puede producirse antes del día 16 del mes siguiente a
aquel en que tiene lugar el devengo del impuesto de la operación.
Para operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja en envío debe
tener lugar antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que tiene lugar.
Las facturas se pueden enviar a su destinatario por cualquier tipo de medio, incluido
por el correo electrónico, siempre que se tenga su consentimiento y utilizando que
garantice la autenticidad del origen de las facturas, la integridad de su contenido y
su legislación.

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 4. Obligación de conservar las facturas

Las facturas deben conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto, esto
es, cuatro años. El reglamento que regula las obligaciones de facturación establece
que deben conservarse con su contenido original, ordenado y durante el plazo que
establece la Ley general tributaria, con estos documentos:
- Las facturas recibidas.
- Las copias o matrices de las facturas expedidas.
Esta obligación afecta a empresarios o profesionales acogidos a los regímenes
especiales del IVA y a los que, sin ser empresarios o profesionales, son sujetos
pasivos del impuesto. Los documentos pueden ser en papel o en formato
electrónico, se debe conservar por cualquier medio que garantice la autenticidad de
su origen, a la integridad de su contenido, su legibilidad y el acceso de la
administración tributaria a los mismos.
Cuando las facturas recibidas o expedidas se refiere a compras por las cuales han
soportado cuotas de IVA cuya deducción se sumerge a un periodo de
regularización, deberán conservarse durante el correspondiente periodo y los cuatro
años siguientes. Razón por la cual, el plazo de conservación se puede extender
hasta catorce años, cómo se produce en situaciones en la que se pueden
regularizar durante diez años los bienes inmuebles de inversiones, más los cuatro
correspondientes a la prescripción del impuesto.

5. El recibo normalizado

Se usa para tramitar el cobro de una factura cuando el pago se realiza a través de
domiciliación bancaria, se usa en domiciliaciones de suministros como la luz. el
agua, el teléfono, etc. Se distingue del recibo tradicional en que esté por sí solo, lo
único que justifica es la prestación de un servicio o la venta de un producto. El
recibo normalizado no es un documento de pago. Tampoco es un justificante de
cobro, se puede decir que es una orden o aviso de pago.

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 1. Concepto
Se trata de un documento que utilizan las entidades financieras para gestionar el
cobro de pagos domiciliados. Cuando la entidad financiera lo emite y remite a su
cliente, es enviado un aviso de que va a ser realizado el cobro. (Imagen 8)

2. Contenido (Imagen 7)
Los datos que deben figurar en el recibo son los siguientes:
- Identificación del emisor, nombre o razón social, NIF y dirección.
- Número de recibo. La numeración debe ser correlativa.
- Localidad y fecha de expedición.
- Identificación de la persona o empresa que entrega el dinero, nombre, o
razón social.
- Importe del recibo, expresado en letra y en número.
- Concepto del pago, motivo por el que se expide el documento y como se
entrega el dinero.
- Vencimiento: se suele fijar una fecha concreta, aunque se puede utilizar los
mismos vencimientos que para la letra de cambio.
- Domiciliación: es necesario identificar el nombre de la entidad bancaria, el
número de cuenta y el nombre del titular.
- Firma y sello del emisor, persona física o jurídica que recibe el dinero.

6. Diseño de una factura (Imagen 7)

La factura proporciona un registro detallado de una transacción comercial entre

Diplomatic Consulting. y su cliente hierros Guitiérrez S.L . Comienza con el
encabezado de la empresa, que incluye el nombre de la empresa, el CIF de la
empresa y la información de contacto, asegurando la identificación clara del
proveedor de los bienes o servicios.
Continúa con los detalles específicos de la factura, como el número de factura único
asignado a la transacción y la fecha precisa de emisión y la de vencimiento, lo que
facilita la identificación y la referencia de la transacción en el futuro.
Ademas incluye la informacion de datos del cliente al que le va a dar ese servicio o
productos, nos da su noombre, su direccion y su pais de residencia.

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La sección de descripción de los servicios presenta una lista de los servicios
vendidos, junto con la cantidad de cada uno y su respectivo precio unitario. Estos
detalles permiten una comprensión clara de los bienes adquiridos y los costos
asociados a cada uno de ellos.
Los detalles de pago proporcionan información crucial sobre el importe total a pagar,
desglosando el subtotal de los productos, el impuesto aplicable (en este caso, el IVA
del 21%), y el total a abonar.
Finalmente, las notas y condiciones incluyen instrucciones claras sobre cómo
proceder con el pago, los plazos establecidos para la liquidación de la factura, los
canales de comunicación disponibles para consultas adicionales y un gesto de
agradecimiento por la preferencia y la confianza depositada en Diplomatic
Consulting.

7. Conclusión

Podemos decir que la gestión eficiente de facturas comerciales es un aspecto crítico

para la salud financiera y operativa de una empresa, la correcta emisión, envío,
seguimiento y registro de facturas contribuye significativamente a la gestión de
cobros, al cumplimiento normativo y a la relación con los clientes. La puntualidad en
el envío de facturas, la precisión en los datos, la claridad en la comunicación
contribuye a generar confianza y credibilidad en el mercado.
En resumen podemos decir que una conclusión importante es que la gestión
eficiente de facturas comerciales no solo tiene impacto financiero, sino que también
influye en la percepción que los clientes y socios tienen de una empresa. Por lo
tanto, es importante mantener un enfoque proactivo en la mejora continua de estos
procesos para fortalecer la posición de la empresa en el mercado.

8. Bibliografia

- Mendoza, V. (2023, 28 septiembre). Tipos de facturas: ¿en qué se

diferencian? - Blog de Anfix. TIPO DE FACTURAS.

[Link]

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