2.1 Perspectiva de la presentación.

Una presentación es el acto en el cual una persona comunica cierta información a

una audiencia. Dependiendo del contexto de cada situación, el término
presentación puede referirse a una conferencia, un discurso, un informe de ventas
o la exposición de una lección o clase. Es usual relacionar el término presentación
con el archivo elaborado en el software para presentaciones, esto es, la
presentación electrónica, la cual representa uno de los medios visuales posibles
para apoyar el contenido de la exposición. Tanto para los individuos como para las
organizaciones, el uso de presentaciones es un medio eficaz para lograr objetivos.
Cuando se producen con profesionalismo ofrecen grandes expectativas para
llamar la atención, motivan a las personas a responder en forma afirmativa al
presentador y al mensaje y, sobre todo, logran el impacto deseado. Es importante
entender que una presentación implica comunicar para transmitir ideas en un
diálogo de dos sentidos, con objetivos muy variados, por ejemplo: vender o
introducir un producto o servicio, transmitir información, capacitar y apoyar el
desarrollo de aptitudes; en todos estos ejemplos, las acciones que se llevan a
cabo están dirigidas a producir una respuesta y logar un resultado que satisfaga el
objetivo. Debido a que la comunicación que se establece en una presentación es
cara a cara, el éxito dependerá de la inteligencia, la disposición, la aptitud, el
carisma del presentador y los medios que utilice con la audiencia. Aquí el
presentador demuestra sus conocimientos y las habilida- des que posea para
planear y diseñar apoyos audiovisuales, así como para seleccionar en forma
adecuada el tipo de medios y técnicas que apoyen la exposición. Es importante
resaltar que una presentación no consiste en recitar un discurso de memoria, ni
leer la información a través de un medio electrónico. No se trata de inundar de
información a la audiencia, ni impresionar a la gente con una recopilación
exhaustiva de hechos y cifras. Una presentación eficaz es el producto de un
proceso de selección de la información, donde se plasman los puntos relevantes
que sintetizan la esencia del mensaje, y sirven para comunicar mejor su
significado a partir del material disponible sobre el tema y el tiempo que se
dispone para exponerlo.

2.1.1 Elementos que intervienen en una presentación Los elementos que

intervienen en una presentación y la manera en que afectan el resultado se
describen a continuación:

Presentador Es la persona que comunica el mensaje y, por tanto, asume la

responsabilidad del resultado derivado de su actuación. Debe conocer la dinámica
de la comunicación y la aplicación de algunas técnicas comunicativas, como la
oratoria, entre otras. Debe comunicar con seguridad y transmitir sus conocimientos
con sinceridad con el fin de captar la credibilidad y confianza del público, y no solo
aparentar convicción. Mensaje Es el contenido de la presentación. Si el objetivo es
claro y preciso, con información breve y necesaria se asimila con facilidad. Sin
embargo, durante el desarrollo de la presentación la comunicación es cara a cara,
y el mensaje puede tomar diversas variantes. Así que las actitudes del
presentador y de la misma presentación pueden enviar mensajes hablados o no
hablados, intencionales o no intencionales, explícitos o implícitos, por lo que el
orador debe procurar ser consciente de qué y cómo se está comunicando y
emplear diferentes medios para relacionarse con la audiencia. Audiencia Es la
persona o grupo de personas a las que se les presenta el mensaje. Las personas
para las cuales fue preparado el contenido y material de la presentación, reunidos
en un sitio específico como espectadores activos, dispuestos o no a recibir el
mensaje. 2.1.2 Factores inmersos en las presentaciones En la interacción
inmediata que se da entre presentador-mensaje-audiencia influyen otros factores,
a los que el presentador debe estar atento: factores determinados por las
actitudes, la cultura, la educación, la experiencia y el género de los participantes
en el proceso de comunicación, reflejados en la respuesta que da la audiencia
como retroalimentación. Canales de comunicación La transmisión del mensaje se
produce a través de tres canales de comunicación diferentes: verbal, que se
refiere a las palabras que emplea el presentador; vocal, pertenece a las
características de la voz, y visual, que se refiere a todo lo que se ve, como las
expresiones faciales, los gestos, actitudes, etcétera. Percepción Es la impresión o
sensaciones que experimentan tanto la audiencia ante el presentador y el
mensaje, como el presentador frente a la audiencia. Desde el inicio de la
presentación hasta que finaliza, e incluso después, es un factor clave que se debe
cuidar en el momento de la planeación para tratar de generar percepciones
positivas que favorezcan la respuesta, el efecto y el resultado del trabajo.
Retroalimentación Es la respuesta espontánea de la audiencia al mensaje del
presentador, durante la exposición. Como tal, es un mensaje recíproco que se
puede expresar de formas muy distintas, por lo que el presentador debe estar
atento para actuar en consecuencia. Al terminar la exposición se puede, mediante
sesiones de preguntas, invitar a los participantes a cuestionar o expresar sus
comentarios.

2.1.3 Tipos de presentación Hay diversas formas de clasificar a las

presentaciones, al definir tipos donde cada uno de estos presenta características
que los identifican y a la vez sirven para establecer algunos parámetros para su
elaboración; así, tenemos una clasificación que considera la relación entre el
presentador y la audiencia, en tanto que otra clasificación considera los objetivos
que se pretenden. Conocer los tipos de presentaciones y sus principales
características ayuda a seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades de la
situación en la que se realizará. Relación presentador-audiencia Esta clasificación
se basa en la relación entre el presentador y la audiencia. Pueden ser internas o
externas. Presentación interna Es aquella en la que presentador y audiencia
pertenecen a la misma organización, e incluso puede subclasificarse en
ascendente y descendente, considerando la línea de mando jerárquico tradicional
de los participantes. Por ejemplo, cuando el personal subalterno comunica un
mensaje a los superiores, se define el tipo como ascendente; en sentido inverso
es descendente. En estas presentaciones es necesario evitar demasiadas
explicaciones que molesten o incomoden a la audiencia. Presentación externa En
este tipo de presentación, presentador y audiencia pertenecen a organizaciones
distintas. El contenido del mensaje debe ser preciso para evitar ambigüedades y
no dar por hecho que los asistentes conocen a detalle el tema que trata.
Presentación por objetivos Las presentaciones se clasifican según sus
características predominantes o el propósito que se pretende, como introducir al
mercado algún producto o servicio, informar resultados, entre otros. Presentación
informativa Su objetivo es comunicar información técnica, datos científicos,
resultados estadísticos o de encuestas, procedimientos, métodos o técnicas. Su
principal intención es transmitir conocimientos en forma descriptiva que facilite la
comprensión e incremente la posibilidad de retención. Para lograrlo el contenido
del mensaje debe ser de interés para la audiencia, actualizado e intelectualmente
estimulante. Presentación promocional Se centra en la promoción de productos,
servicios, soluciones o recomendaciones, incluso personas y proyectos. Utilizan la
persuasión y pretenden modificar creencias, opiniones o tratan de influir para
cambiar conductas. Estas presentaciones son las más frecuentes. En el contenido
del mensaje, el objetivo debe estar bien especificado, fundamentarse con
argumentos sólidos, absolutamente creíbles y empleando un lenguaje motivador.
Presentación recreativa Este tipo de presentaciones tienen propósitos más
sociales que de negocios. Su misión es tratar de entretener a la audiencia en
forma amena. El mensaje puede hacer uso del humor, narraciones anecdóticas o
del reconocimiento. Se deben evitar mensajes complejos o controversiales, debido
a que se intenta que la audiencia pase un momento agradable.

2.1.4 Atributos de una presentación eficaz Los estándares con que se mide la
eficacia de una presentación se basan en el modo en que afecta a la audiencia.
Una presentación es eficaz cuando el presentador es competente, crea
impresiones positivas y produce resultados exitosos. Sus principales atributos son:
Capta la atención de principio a fin. Es significativa para las personas a las que se
dirige. Es equilibrada, esto es, se da igual o similar peso a los puntos que trata. Su
efecto es duradero, la audiencia la recuerda y reflexiona sobre el tema o puntos
relevantes una vez que concluye. Motiva a las personas a actuar en consecuencia.
Objetivos de las presentaciones Como medio de comunicación las presentaciones
representan oportunidades que pueden convertirse en importantes ventajas
competitivas; si son utilizadas en forma adecuada, se alcanzan con éxito diversos
objetivos. En consecuencia, las presentaciones permiten: A los individuos
Presentarse como un individuo competente, experto en su tema y entusiasmado
por él. Demostrar su dominio en procesos de comunicación oral, cualidad muy
apreciada por empleadores. Demostrar iniciativa, organización y creatividad;
atributos de ejecutivos, líderes y personas dignas de promoción. Resaltar sus
cualidades y potencialidades como líder. Persuadir a otros para que acepten y
adopten sus ideas, recomendaciones, propuestas o puntos de vista. A las
organizaciones Promover los servicios, programas y puntos de vista de la
organización. Difundir internamente la información a los miembros de la
organización y, de manera externa, al público. Mejorar su imagen. Exponer ante
aquellos a los que la organización desea servir, como clientes, miembros de la
organización, ciudadanos. 2.1.5 Presentaciones electrónicas como apoyo
tecnológico Las presentaciones eficaces se apoyan en recursos audiovisuales,
que proporcionan al presentador una poderosa herramienta en el momento de la
exposición. En la actualidad, la mayoría de las presentaciones se apoyan en el
uso de programas especializados para la producción de presentaciones
electrónicas, debido a que ofrecen las siguientes ventajas: La posibilidad de
elaborar presentaciones atractivas y en pocos minutos por cualquier persona, no
es necesario que sea un diseñador gráfico especializado. La presentación se
visualiza como proyecciones de diapositivas fotográficas, sin serlo físicamente.

Se dispone de gran variedad de plantillas o formatos predefinidos que ayudan a

lograr una imagen profesional. Las diapositivas pueden incluir elementos de
multimedia, es decir, texto, imágenes, sonidos, animaciones, videos, ya sea
predefinidos o creados por el usuario. Incluir efectos especiales para la transición
entre diapositivas, así como animaciones entre los elementos de una diapositiva.
Contar con herramientas para graficar datos y crear tablas. La facilidad de edición
para actualizar o modificar una presentación a fin de utilizarla con diferentes
objetivos. El software más utilizado para este propósito es PowerPoint de
Microsoft. En esta unidad se trata el uso eficiente de la herramienta, con opciones
que demostrarán su dominio.

2.2 Planeación de la presentación En una presentación eficaz, el momento de la

exposición es casi el final del proceso de producción. Antes se realiza un trabajo
de planeación, diseño y elaboración. Después de la exposición debe evaluarse el
resultado. 2.2.1 Tareas en el proceso de la planeación Preparar una presentación
eficaz y de calidad es un proceso que involucra varias tareas, de las que el
presentador solo o en equipo debe ocuparse. De manera específica, el expositor,
como la persona responsable de la presentación, tiene cuatro tareas básicas a
realizar, previas, durante y posteriores a su exposición. La planeación es una parte
importante del proceso y establece las acciones a seguir desde que se acepta
hasta que concluye la participación en una exposición. El presentador y su equipo
pueden utilizar herramientas como el plan general de acción, en donde se
proyectan y programan las actividades necesarias para que la presentación
concluya con éxito. Con la información recopilada se organiza el contenido y se
diseñan los materiales de apoyo. En este caso el material de apoyo consistirá en
la elaboración de presentaciones electrónicas. Durante la exposición el
presentador guía a la audiencia auxiliado por los recursos o medios establecidos y
producidos de acuerdo con la planeación, pero sobre todo apoyado en sus
principales cualidades, como dominio del tema, manejo de técnicas comunicativas,
carisma y habilidad en el uso de la tecnología. Una vez concluida la exposición el
presentador debe comprobar si se alcanzó el objetivo; así la planeación debe
proveer una forma de retroalimentación. En resumen, las acciones del presentador
son: planear la presentación, organizar el contenido, guiar a la audiencia y
comprobar el resultado o efecto de lo expuesto. Proceso de planeación La
presentación como un acontecimiento a realizar debe ser planificado por el
presentador, lo que permitirá adelantarse a los hechos, anticipando las
condiciones que puedan surgir. A continuación se presentan algunos conceptos
útiles en este proceso. Documentación Para lograr una mejor organización, el
presentador debe documentar con cuidado la fecha y el tiempo en el que está
programada la presentación, el tipo y el tema de la presentación, la naturaleza y
tema del congreso o evento, la ubicación y las características del escenario, el
tamaño y naturaleza de la audiencia, y establecer el resultado que se espera
lograr. Identificación de contactos Es usual que una presentación surja por
invitación y la persona que convoca o la que coordina el evento sea el contacto
principal que puede proveer al presentador de información útil y detallada
relacionada con su participación. Fuentes de información Después de conocer el
tema de la presentación es importante identificar las fuentes adecuadas para
recopilar la información y elaborar o reforzar el contenido del mensaje. El
documento puede ser resultado de una investigación, libros, artículos en revistas,
sitios en internet. Es importante mencionar la autoría si se incluyen citas textuales
o imágenes que no hayas producido.

Prueba de la presentación El éxito de una presentación puede ser evaluado al final

del evento mediante la aplicación de alguno de los recursos ya comentados. Sin
embargo, antes de llegar a ese momento, es conveniente realizar las pruebas
necesarias al material de apoyo y ensayar cómo se complementan en conjunto el
presentador y el material. La prueba del material y el ensayo de la presentación
tienen varios propósitos: Verificar la calidad, organización y cantidad del contenido
en cuanto a los objetivos planteados y al tiempo disponible para la exposición.
Probar el diseño y funcionamiento de la presentación respecto al tipo y tamaño de
texto empleados, esquemas de colores y secuencia de las diapositivas. Permitir al
presentador alcanzar un buen nivel de memorización del contenido, pero sin llegar
a la repetición mecanizada. Probar el funcionamiento y manejo del equipo de
proyección. La intención puede ser una autoevaluación o incluso invitar a algunas
personas a estos ensayos y escuchar sus comentarios para realizar los ajustes
necesarios para garantizar el éxito. Planeación de la presentación electrónica Una
vez establecidos los aspectos generales de la presentación, como son el
propósito, el tema y las características de la audiencia, y después de haber
recopilado y preparado la información, se puede planear la producción de la
presentación electrónica, que es el apoyo visual necesario en toda exposición.
Recursos de ayuda a la planeación Desarrollar un plan general de acción y
emplear formularios especiales son estrategias que ayudarán en la organización
de la presentación. Plan general de acción Es una herramienta de organización en
la que se proyectan las acciones o tareas necesarias para que el proceso de
presentación concluya con éxito. En él se asignan fechas a cada una de las tareas
y se indica la persona o personas responsables de realizar cada una. El alcance
del plan general de acción puede ser tan amplio como la importancia y magnitud
que requiera el evento. No obstante, un presentador demuestra su profesionalismo
al dedicar el tiempo suficiente para planear en forma adecuada su participación
por mínima que esta sea

Un plan general de acción eficaz consigue su propósito empleando los medios

más idóneos y pertinentes. La planificación debe girar en torno a la audiencia, es
decir, del cliente; por tanto, todos los aspectos de la presentación, como la
preparación del contenido, el lenguaje, los audiovisuales, el comportamiento, la
respuesta y la retroalimentación, se consideran en relación con la audiencia a la
que van dirigidos. En la fase de planificación es conveniente: 1. Aclarar la hora en
que está programado el inicio de la presentación y verificarlo posteriormente, por
si hubiera algún cambio. 2. Considerar el tiempo neto para la transmisión del
mensaje y conocer la dinámica que tendrá la presentación, porque puede verse
afectado por la intervención de la audiencia durante la exposición o por la reserva
de tiempo para la sesión de preguntas y respuestas. 3. En función del tiempo neto
estimado, se decide la cantidad de material que tendrá la presentación. No es
conveniente prepararse para una intervención de una hora si el tiempo concedido
es de 30 minutos, o el caso contrario resultaría muy embarazoso para el
presentador. 4. Un expositor profesional prevé las posibles situaciones y tiene la
precaución de considerar la forma de alargar o condensar la presentación en caso
necesario. 5. Más que con puntualidad, es necesario llegar temprano, es decir,
con bastante tiempo de anticipación porque las circunstancias no se ajustan
siempre al plan previsto. Al llegar temprano, puede verificar que todo está en
orden para la presentación y tiene la oportunidad de prepararse mentalmente para
dirigirse a la audiencia. Listas de planificación Son tres formularios que ayudarán a
prestar atención a los detalles que no deben olvidarse cuando se planifica la
presentación. Lista de planeación portada (LPP). Resume información necesaria
para plantear preparativos, objetivos y el plan de acción de la presentación. Lista
de planeación audiencia (LPA). Resume las características de la audiencia y
algunas de las cuestiones clave a plantear sobre su naturaleza y necesidades.
Lista de planeación lugar (LPL). Reúne información en torno a la ambientación,
instalaciones y equipamiento del lugar.

Retroalimentación Para comprobar el resultado y evaluar la eficacia de la

presentación, así como un indicador del grado en que se han alcanzado los
objetivos, es conveniente establecer un mecanismo de retro- alimentación que
permita medir la respuesta de la audiencia al mensaje. Este mecanismo puede ser
hablando a la audiencia de manera individual al concluir la exposición, o en
ocasiones especiales se puede realizar una llamada telefónica a la persona que
toma las decisiones, un día o dos posteriores al evento, para investigar su nivel de
satisfacción y formularle algunas preguntas para medir la eficacia de la
presentación. Otro método de evaluación es la aplicación de cuestionarios a la
audiencia de inmediato después de la presentación; este es tal vez el más
adecuado debido a que la retroalimentación resulta más verídica y perdurable

Antecedentes Se solicita tu participación en el evento Ciclo de conferencias sobre

temas de interés general, titulado Perspectivas tecnológicas. Se ofrecerá a los
miembros de una asociación de contadores públicos. El propósito es dar a
conocer las tendencias en diversos dispositivos de comunicación. El tema de la
participación es “Tecnologías actuales en dispositivos de visualización de
imágenes”. La fecha es dentro de un mes; el lugar, una sala de conferencias
equipada con sonido, pantalla, proyector, computadora. Con capacidad para 30
personas. Para información o aclaración de dudas de los expositores, los
organizadores del evento ofrecen la dirección de correo electrónico
infoevento@organizaciónx.org.mx Procedimiento 1. Analizar los antecedentes
para iniciar la planeación de la presentación. 2. Recabar vía correo electrónico los
datos para completar la información en torno a la participación en el evento.
Emplear las listas de planeación para documentar los detalles de la
presentación.Unidad 2 Presentaciones electrónicas eficaces 93 3. Iniciar con la
Portada. En esta lista de planeación ratificas: nombres de contactos, fechas,
horas, tiempo asignado; el tipo de presentación, fuentes de información del
evento. Con esta lista puedes trazar un plan de acción para asignar tareas y
tiempos de ejecución. Es importante aclarar que no todas las presentaciones
requieren del uso de los recursos completos para la planeación; sin embargo, el
utilizarlos permitirá desarrollar un buen hábito y las destrezas necesarias para
realizar un trabajo de calidad, en especial cuando trabajes en equipo y compartas
la responsabilidad. 4. Información del lugar en donde se efectuará el evento.
Confirmar con los organizadores el uso de equipo.94 Aplicación de las tecnologías
de información 5. Los datos de la audiencia. 6. Reproducir 40 formas de
retroalimentación. 7. Por lo general los organizadores del evento solicitan el envío
del currículum para la presentación el día de la exposición. Prepara este
documento solo con los datos relevantes que desees que conozca la audiencia y
envíalo con anticipación. 8. Guardar cada uno de los documentos Listas de
Planeación en la carpeta Evidencias\Ejemplos. La información recabada en la lista
de planeación Lugar se utilizará al elaborar la presentación electrónica que
apoyará la exposición (ejemplo 2.4).

2.3 Estructura El éxito de una presentación consiste en el desarrollo conjunto y

armonioso de cada una de las etapas definidas en la planeación, mismas que se
encargan de orientar las acciones que se llevan a cabo en una presentación;
además, definen las situaciones previas, durante y posteriores al momento de la
exposición, así como las herramientas de apoyo para realizarlas. En esta sección
nos ocuparemos de la etapa en la cual se estructura el contenido de la
presentación. Esto es, planear lo que el presentador debe decir tomando en
cuenta los objetivos, el enfoque, el concepto esencial y la forma de organizarlo.
Después nos ocuparemos del formato y el medio del mensaje. 2.3.1 Organización
del mensaje Una presentación bien estructurada se construye de acuerdo con las
especificaciones de la audiencia y se diseña de modo que satisfaga sus
necesidades e intereses. Por lo general la audiencia acoge mejor al presentador
que transmite un mensaje bien organizado y con el enfoque más adecuado. Para
lograr un mensaje estructurado con claridad debe considerarse tanto el contenido
textual como la disposición de sus componentes. Contenido textual Este contenido
está relacionado con la expresión, con el modo de plasmar el objetivo, el enfoque
y el concepto esencial de la presentación, así como con la disposición precisa, el
orden o la secuencia en la que se presentan. 3. Recurso de evaluación que se
aplica a la audiencia de inmediato después de la presentación: a) Las fuentes de
información. d) El plan general de acción. b) Las listas de planeación. e)
Cuestionarios de retroalimentación. c) La documentación. 4. La planificación
debe girar sobre todo en torno a: a) El mensaje. d) Los apoyos tecnológicos.
b) La audiencia. e) Los cuestionarios de retroalimentación. c) El presentador.
5. Mecanismo para cuestionar a la audiencia de manera individual uno o dos días
posteriores al evento de la presentación para investigar su nivel de satisfacción y
medir la eficacia de la presentación: a) Correo tradicional. d) Fax. b) Llamada
telefónica. e) Transferencia de datos. c) Correo electrónico.Unidad 2
Presentaciones electrónicas eficaces 97 Objetivo Está determinado por el
resultado que se persigue, es decir, guiar a las personas para que compren,
inviertan, utilicen, elijan, cambien, aprueben, acepten, adopten lo que se les está
presentando. La recomendación para una presentación eficaz es establecer de
manera explícita el motivo, y debe ser alcanzable, mensurable y susceptible de
programarse en el tiempo. Enfoque Un tema se puede enfocar de muchas formas,
pero el más efectivo se consigue considerando los siguientes factores:
Perspectiva. El enfoque ideal tiene en cuenta el punto de vista de la audiencia. El
error más común en que caen muchos presentadores es considerar el tema desde
su punto de vista. Esto produce la indiferencia o una respuesta negativa.
Persuasión. Un método efectivo para efectuar una presentación es aludir a los
motivos o razones principales por las que las personas deben aceptar, aprobar o
adoptar lo que se les presenta. Todas las presentaciones llevan inherente una
propuesta y varían de acuerdo con la naturaleza de la misma. Percepción. El
grado en que un presentador obtenga la atención de un público y lo persuada
depende en gran parte del modo en que lo perciba la audiencia. Otras
consideraciones son: el tipo de presentación, la naturaleza del evento, la audiencia
y el tiempo destinado a exponerla. Concepto esencial El concepto esencial
proporciona el foco de atención y aclara la esencia del mensaje en una
presentación. Para impresionar, debe escribirse en un simple párrafo con el fin de
centrar el pensamiento de las personas. Se expresa de modo que describa lo más
importante que se va a comunicar a la audiencia. Se revisa, se condensa, se
eliminan las palabras innecesarias y se continúa modificando hasta conseguir una
afirmación precisa. Aplicación del contenido textual Una vez escrito el mensaje se
revisa a lo largo del proceso de preparación de la presentación para asegurar que
el objetivo, el enfoque y el concepto esencial se cumplan y conduzcan a obtener
los resultados planeados. La aplicación de estos principios logra que la
presentación adquiera las siguientes cualidades: Concentración. El foco de
atención que se consigue al clarificar el concepto esencial de un mensaje mejora
la concentración del orador en el proceso de elaboración de la presentación y
durante la exposición, mientras que la audiencia no se distrae. Coherencia. Al
comprobar el contenido en función de los objetivos y el concepto esencial se
produce un mensaje más armónico, puesto que en él se expresa un tema de
principio a fin de forma coherente, con lo cual la audiencia comprende con
facilidad el sentido del mensaje. Cohesión. El concepto esencial y los objetivos
actúan como aglutinante que mantiene unidos los elementos de un mensaje. La
información, las ideas, la terminología, los ejemplos, los audiovisuales, etcétera,
se interrelacionan. La presentación adquiere solidez por el mutuo refuerzo que se
da cuando todos los elementos reflejan objetivos comunes y un concepto esencial.
Así, los conceptos se ratifican provocando en la audiencia mayor grado de
comprensión y retención. Los presentadores exitosos parecen creíbles,
competentes, seguros de sí mismos, convencidos y convincentes.98 Aplicación de
las tecnologías de información En ambientes académicos la elaboración de
presentaciones que integran cualidades de concentración, coherencia y cohesión
contribuyen al desarrollo del pensamiento estructurado y creativo. La expresión de
objetivos y la descripción del concepto esencial pueden dar al presentador un
impulso inicial. El mismo hecho de trabajar sobre él, y de escribirlo, activa el
pensamiento y acelera el proceso de la preparación. De manera académica las
presentaciones electrónicas que integran estos conceptos representan excelentes
recursos didácticos. Ya sean producidas por maestros como apoyo a la exposición
de algún tema, o solicitadas a los estudiantes con el fin de desarrollar su
pensamiento, evidenciando la forma en que lo estructuran, así como demostrar
sus conocimientos y habilidades comunicativas. 2.3.2 Componentes de una
presentación eficaz El contenido contextual toma forma en la definición de los
componentes del mensaje, los cuales deben ser distribuidos de manera adecuada
a lo largo de la presentación. La planeación de la estructura consiste en trazar su
diseño, delineando las ideas y la información que se comunicarán en cada
elemento, llámese diapositiva en el caso de la presentación electrónica. Estos
elementos se expresan como puntos clave del mensaje y se representan por
categorías que se agrupan como subtemas o incluyen el material de apoyo
relacionado. El resultado es un guión esquematizado en el cual deben distinguirse
los siguientes componentes: Entrada o apertura, formada por: ¤ Introducción.
Consiste en una invitación a la audiencia y debe ser elaborada con cuidado, con
creatividad y entusiasmo para captar la atención y despertar el interés por el
contenido de la exposición, ya que se estima que el máximo momento de atención
se tiene durante el primer minuto. ¤ Visión previa. Debe ser un texto que anticipe
el mensaje principal, y que guíe o enlace a los puntos que se expondrán. Puntos
clave a desarrollar, corresponden al: ¤ Cuerpo del mensaje. Es el contenido de la
presentación, se elabora a partir de un esquema en el que no se incluyan más de
tres secciones que deberán seguir una secuencia lógica. Estas secciones o
categorías pueden estar formadas por los temas y subtemas necesarios. Se
componen de los puntos clave o ideas principales del mensaje y del material de
apoyo. Una salida, que contiene: ¤ Conclusiones. Resumen los puntos clave,
cierran la presentación reforzando el mensaje para que la audiencia recuerde y
reflexione sobre el tema expuesto. En una presentación electrónica las primeras
diapositivas muestran el nombre del congreso, exposición o evento, el título de la
presentación y el nombre del presentador, así como una especie de tabla de
contenido para anticipar a la audiencia la forma o estructura del mensaje y de la
presentación. Esto puede considerarse como una entrada a la exposición. El
mensaje es la esencia de la presentación, la idea central que se desea comunicar
y fijar en la mente de los espectadores. Se expresa mediante puntos clave con
frases cortas y sencillas. Dependiendo del tipo de presentación, el mensaje puede
ser descriptivo, de opinión o de reconocimiento, y hace alusión a los puntos a
exponer y debe ser redactado de acuerdo con la audiencia a la que se dirige. El
objetivo primordial de la presentación es resaltar, enfatizar o consolidar el mensaje
transmitido para no dejar en el aire las ideas o los buenos pensamientos, sino
generar acciones. En general, la finalidad de la presentación corresponde a la
conclusión.Unidad 2 Presentaciones electrónicas eficaces 99 Ejemplos Ejemplo
2.2 Antecedentes Continuar con la planeación de la participación en el evento
mencionado en el ejemplo 2.1, en el cual se detallaron las acciones en torno a la
presentación. En este ejemplo se aplica el procedimiento para estructurar el
mensaje. La fuente de información en este ejemplo es el documento donde se
desarrolla el tema de las tecnologías LCD, plasma y OLED (citado en el ejemplo
1.2, punto 4), el cual se capturó y dio formato. Procesado y almacenado en varios
archivos de los cuales se puede utilizar el ejemplo1_04.docx, o el
ejemplo1_05.docx. Procedimiento 1. Utilizar el procesador de palabras Word para
elaborar en un documento nuevo la estructura de la presentación. Asignar los
estilos según se indique como [Título 1] y [Título 2]. Guardar como
ejemplo2_02.docx en la carpeta Evidencias\Ejemplos. Con el guión
esquematizado se obtendrán cada uno de los componentes de la presentación.
Nota: Para no escribir el documento, abrir el archivo ejemplo1_04.docx, editarlo
para asignar los estilos solicitados y eliminar parte del texto, según se requiera. 2.
La apertura estará formada por una introducción y la visión previa. Después de
leer el documento, la introducción puede consistir en el siguiente texto: [Título 1]
[Título 2] El mercado actual en dispositivos de visualización de imágenes ofrece al
consumidor tecnologías alternativas en estos productos entre las cuales están
principalmente las de LCD y las de plasma. Otra alternativa muy utilizada en la
introducción es presentar la agenda de la presentación, la cual puede consistir de
la siguiente relación: [Título 1] Agenda [Título 2] Bienvenida o introducción [Título
2] Listado de los puntos que trata [Título 2] Conclusión [Título 2] Sesión de
preguntas [Título 2] Cierre de la presentación 3. La visión previa anticipa el
mensaje principal y enlaza con los puntos clave que se expondrán, por ejemplo:
[Título 1] TFT, LCD, plasma y OLED [Título 2] ¿Cuál es el significado de estos
acrónimos? [Título 2] ¿En qué se diferencian unos de otros? [Título 2] ¿Cuáles
son las ventajas y desventajas de estas tecnologías? 4. Puntos clave a desarrollar,
o cuerpo del mensaje: [Título 1] TFT LCD [Título 2] Dispositivos de visualización
de imágenes [Título 2] Dos tecnologías que trabajan en conjunto [Título 2]
Reconocidos como LCD de matriz activa100 Aplicación de las tecnologías de
información [Título 1] TFT [Título 2] Thin Film Transistor = Transistor de película
fina [Título 2] No es tecnología de visualización [Título 2] Tipo especial de
transistor [Título 2] Mejora la resolución en TV tipo flat-panel [Título 2] Tecnología
costosa [Título 1] LCD [Título 2] Liquid Crystal Display = Pantalla de cristal líquido
[Título 2] Control de moléculas de cristal líquido entre capas, se polariza y rotan
según el color requerido [Título 2] Tamaño reducido y ahorro de energía [Título 1]
Plasma [Título 2] Fósforo excitado con gases nobles (mostrar pixeles y dotarles de
color) [Título 2] Precio más elevado [Título 2] La mejor calidad de imagen [Título 3]
Mayor ángulo de visión [Título 3] Mejora el contraste [Título 3] Mayor realismo en
colores mostrados [Título 1] OLED [Título 2] Organic Light Emitting Diode = Diodo
orgánico emisor de luz [Título 2] Tecnología más reciente tendiente a convertirse
en estándar [Título 2] Capa de emisión tiene un componente orgánico [Título 2] No
requieren luz negra de fondo, ahorran energía [Título 1] OLED [Título 2] Alternativa
que consume menos energía [Título 2] Costo menor [Título 2] Inconveniente,
menor tiempo de vida 5. La salida para terminar la exposición: [Título 1] [Título 2]
Concluimos, ahora reconocen el significado y características relevantes de
tecnologías con las que convivimos, sin profundizar mucho y con el mínimo de
términos técnicos. [Título 1] Conocer para reflexionar y tomar mejores decisiones.
6. Los puntos anteriores definen la estructura del mensaje y concluye esta etapa.
7. Guardar las modificaciones y cerrar la aplicación.

2.4 Técnicas de diseño La etapa de diseño proyecta las ideas y la información que
se comunicará en cada componente de la presentación. Los puntos clave del
mensaje representan categorías en que se agrupan subpuntos o el material de
apoyo relacionado con los mismos. El propósito del diseño es organizar el
contenido del mensaje, ayudar al orador a mantenerse en la línea del discurso y a
preparar y organizar su pensamiento. 2.4.1 Tipos de diseño Un diseño puede ser
abreviado o general. El diseño abreviado solo utiliza palabras clave o frases cortas
para transmitir lo que se dirá en cada punto. Este tipo de diseño ayuda al
presentador a pasar de un punto al siguiente y anima a la persona a hablar con
más naturalidad. El diseño general es más detallado, en él se escriben frases
completas para aproximarse más a la narrativa de una presentación. En este tipo
de diseño el cuidado que debe tenerse es no caer en la tentación de solo leer el
escrito preparado como guión, debido a que esto no sería presentar, sino una
lectura del mensaje. Modelo de diseño La aplicación de un modelo de diseño es
una buena práctica, ya que ayuda a crear una imagen mental de la estructura del
mensaje y pone en orden las ideas. Sobre todo cuando el presentador dispone de
poco tiempo para prepararse, resulta una herramienta muy útil. El modelo que se
presenta a continuación proporciona un borrador que identifica los componentes
de un mensaje bien estructurado. 1. Escribir el nombre del tema. 2. Anotar los
objetivos y el concepto esencial del mensaje. 3. Preparar el material en el
siguiente orden: ) a Cuerpo del mensaje. Seleccionar, ordenar y etiquetar los
puntos clave. ) b Visión previa. ) c Introducción. ) d Conclusión. Así como la
acción de escribir es un proceso que brinda la posibilidad de contribuir al
desempeño académico eficaz y eficiente de las personas, las tareas implícitas y
explícitas en la planeación y exposición de las presentaciones desarrollan
habilidades del pensamiento y de comunicación oral. Mientras se aprende, se
demuestra que se ha aprendido. Observa la similitud entre el modelo de diseño de
presentaciones con la descripción, objetivos y exigencia metodológica del
resumen como género del trabajo escrito (véase tabla 1.2). 2.4.2 Medios
electrónicos de apoyo a las presentaciones Toda presentación, para que
realmente sea eficaz, debe apoyarse en una adecuada elección de apoyos
audiovisuales, debido a que estos representan una poderosa herramienta en el
proceso Un modelo es la representación adecuada de un fenómeno o situación de
la vida real.102 Aplicación de las tecnologías de información de comunicación y
crean una impresión que el público recordará mucho después de haber terminado
la presentación. Apoyo audiovisual eficaz Las ayudas audiovisuales son los
dispositivos que utilizan sonidos e imágenes con el propósito de complementar la
comunicación y presentación de un mensaje. Animan a la audiencia a comprender
y aceptar un mensaje de una manera en que las formas de expresión verbal no
pueden conseguir a plenitud. En este sentido, el propósito principal de utilizar
audiovisuales es: Aclarar conceptos y datos que pueden ser difíciles de captar a
partir de la expresión verbal. Resaltar los puntos más significativos de un mensaje.
Reforzar la comunicación verbal para incrementar la retención. Los audiovisuales
también se utilizan para: Despertar interés. Estimular el pensamiento. Inyectar
humor. Cambiar el ritmo de una presentación. Centrar la atención de la audiencia.
Sugerir interpretaciones. Implicar a la audiencia en el mensaje. Mostrar en forma
gráfica, de manera significativa, las relaciones entre las ideas o datos,
comparaciones y contrastes, operaciones, procesos y tendencias. Es importante
mencionar e identificar con claridad lo que los audiovisuales no hacen; así
entenderemos mejor su propósito y funciones. Puntos importantes que se deben
tener en cuenta, en especial cuando los audiovisuales se producen con soporte
tecnológico avanzado, como las presentaciones electrónicas. En este contexto los
audiovisuales: No sustituyen al presentador. No sustituyen a la presentación. No
compensan la inadecuada organización y preparación de la presentación. No
encubren un contenido o una presentación mala. Medios audiovisuales Existen
varios medios audiovisuales de apoyo a las presentaciones, cada uno de los
cuales presenta ventajas e inconvenientes relativos. En definitiva no hay un medio
que sea el me- jor para todas las situaciones. Por tanto, el presentador debe
conocer las opciones disponibles y prepararse para el uso de varios medios, luego
seleccionar la opción que mejor se adapte a su presentación. Los medios
audiovisuales de apoyo a las presentaciones pueden clasificarse como: manuales,
proyectados y computarizados. Manuales Esta clasificación incluye a los rotafolios
y los pizarrones. En la mayoría de las ocasiones el presentador los utiliza para
escribir sobre ellos a medida que transcurre la presentación, produciendo una
ayuda visual manual. Con sus trazos señala o explica la información
relevante.Unidad 2 Presentaciones electrónicas eficaces 103 Proyectados Se
refiere a los medios que utilizan un equipo de proyección, sobre todo para mostrar
transparencias (acetatos), diapositivas, películas o videos. En este medio es usual
que el presentador utilice un dispositivo apuntador para guiar la atención de la
audiencia hacia el punto específico en las imágenes que refuerce su exposición.
Computarizados En esta categoría se distinguen dos tipos: los gráficos generados
en computadora, que apoyan el contenido de una presentación con sucesiones de
imágenes o con la simulación de un proceso. El otro tipo corresponde a las
presentaciones elaboradas por computadora. En ellas se concentra todo el
contenido del mensaje y durante la exposición la interacción gira alrededor de
estas. En la actualidad son las preferidas y, por tanto, las que analizaremos en
detalle. Presentaciones efectuadas mediante computadoras Son presentaciones
en que, mediante varios medios, se puede exhibir una combinación de
transparencias, video pregrabado o en vivo, fotografías digitalizadas, fijas o
animadas; todo ello con acompañamiento de voz y música. La presentación
multimedia es una auténtica presentación. Desde el punto de vista tecnológico, los
sistemas multimedia han dejado obsoletos a los medios convencionales. Al ser tan
versátiles, hay el riesgo de considerar a la tecnología como la mejor solución para
todas las presentaciones, es decir, permitir que la tecnología sea la presentación.
Por tanto, es necesario tener en cuenta lo siguiente: Cuanto más atractivo sea un
medio, menos atención presta la audiencia al presentador. No confiar en que la
tecnología va a trabajar por ti. Utilízala como lo que es: una herramienta que
prestará apoyo audiovisual a tu exposición. La tecnología, por mucho que
impresione, no puede reemplazar al valor de lo que un ser humano puede
transmitir a otros seres humanos. Es conveniente conocer los fundamentos de
este tipo de software, así tus conocimientos tendrán mayor vigencia ante el
acelerado desarrollo de estas aplicaciones y solo te preocuparás por investigar y
descubrir las nuevas funcionalidades. En la actualidad las presentaciones se
producen y exhiben mediante computadoras, ya que tienen la capacidad de
integrar varios medios. Software para presentaciones Los programas que
producen estas presentaciones electrónicas por lo general forman parte del
llamado software de productividad, conjunto de programas comerciales como
Microsoft Office 2007, con el procesador de palabras Word, la hoja de cálculo
Excel y el programa para presentaciones PowerPoint. Presentations de la suite de
WordPerfect de la compañía Corel, y de StarOffice Impress. Este último también
disponible como software libre en la suite de OpenOffice. Cada uno de ellos tiene
características similares ya que todos tienen el mismo propósito, generar
presentaciones electrónicas, además de las funciones especiales que cada
fabricante o creador puede ofrecer para hacer más atractivo y potente su producto.
104 Aplicación de las tecnologías de información Elementos de apoyo visual
Literalmente, visual es lo que tiene que ver con la vista. Por tanto, puede
describirse como visual cualquier cosa que pueda ver la audiencia. Sin embargo,
no todo lo visual ayuda al presentador a comunicar el mensaje, o a la audiencia a
captarlo. Las imágenes que constituyen en verdad un apoyo se refieren a la
definición figurativa de visual, es decir, las que producen un cuadro mental o
constituyen un ideograma. Elemen- tos visuales con los cuales el presentador no
tiene que confiar solo en las palabras para que la audiencia capte el mensaje.
Color En la actualidad, las personas esperan recibir la información y las ideas a
través de medios audiovisuales que utilicen el color, lo cual representa una ventaja
para el presentador, quien puede aprovecharlo para reforzar el interés en el
mensaje y hacerlo memorable. A través de la mercadotecnia y de investigaciones
científicas se ha comprobado que el color afecta las emociones, provoca
respuestas y motiva a las personas a comprar. El uso adecuado en una
presentación añade la capacidad de persuasión, significado al mensaje y refuerza
los puntos presentados debido a que las personas asocian los colores con ciertas
cualidades, condiciones y acontecimientos. Significado de los colores A
continuación se presentan los significados que se asocian por lo común a los
colores secundarios y primarios, el blanco y el negro.

Combinación de los colores Algunas combinaciones de colores evocan

asociaciones con ciertos acontecimientos; asimismo, pueden producir distintas
reacciones y respuestas en la audiencia. De acuerdo con estudios realizados
sobre la preferencia de los colores, el preferido por la mayoría es el azul, el menos
popular es el amarillo verdoso. Las preferencias de color según el género de las
personas indican que la mayoría de los hombres recuerda mejor el violeta, el azul
oscuro, el verde oliva y el amarillo. En tanto que la mayor parte de las mujeres
recuerda mejor el azul oscuro, el verde oliva, el amarillo y el rojo, en ese orden. La
combinación de colores debe emplearse con extrema cautela y considerando la
proporción de los colores con el fin de controlar los efectos que pudieran producir.
La recomendación es elegir los colores que van mejor con los temas presentados,
tener en cuenta las preferencias al respecto y los factores que influyan en la
retención del mensaje. Por lo general el software para presentaciones incluye
plantillas diseñadas por expertos en las que te puedes auxiliar para seleccionar la
combinación de colores. Para observar estas plantillas con combinaciones de
colores preestablecidas y contenido sugerido, puedes ejecutar el siguiente
procedimiento: 1. Abrir una sesión de trabajo en PowerPoint. 2. Realizar la
secuencia Botón Microsoft Office, Nuevo, en la ventana de diálogo Nueva
presentación, seleccionar en el panel situado a la izquierda Plantillas instaladas,
para visualizar los archivos de plantillas almacenados en el disco duro local. 3. En
el área central hacer clic sobre cada uno de los iconos para ver en detalle la
ampliación en el panel de la derecha. 4. Otras plantillas se encuentran disponibles
en el sito Microsoft Office Online (requiere conexión a internet). Explora estas
opciones seleccionando una a una para observar en Vista previa las
combinaciones de color. Cantidad de colores Los colores utilizados en la
presentación deben limitarse a dos o tres, con el propósito de evitar demasiada
variación y perder el contenido del tema. Además, debe haber coherencia en la
aplicación del color, con objeto de reforzar su significado. Por ejemplo: Si en la
presentación se utilizan elementos que representan una idea (símbolos, imágenes,
gráficos o etiquetas), debe usarse siempre el mismo color para cada elemento. Si
utilizan cifras o elementos que representen beneficios o prosperidad se puede
emplear el verde. El rojo para áreas de oportunidad. El amarillo en los puntos
estratégicos. La recomendación es que se utilicen pocos colores y sencillos.
Elementos gráficos El tipo de gráfico que se utiliza en una presentación está en
función de la naturaleza de la información. Estos elementos se dividen en tres
categorías: gráficas, diagramas e ilustraciones. Gráficas. Son lo tipos de gráficas
que representan datos numéricos, como de barras, pastel y líneas, entre otras.
Diagramas. En esta categoría se ubican los diagramas de flujo, organigramas,
diagramas piramidales, de ciclo, de Venn y de círculos concéntricos.

Utilización de formas y símbolos Igual que el color, las formas y símbolos tienen
un significado. Las formas cuadradas y las representaciones encerradas en un
“cuadro” se consideran formas duras que deben emplearse de preferencia para
representar datos numéricos concretos. Los círculos y los arcos se consideran
formas blandas, adecuadas para representar ideas o conceptos. Los símbolos son
poderosas herramientas de comunicación, en especial los muy reconocidos,
aumentan con facilidad la retención del concepto. Figura 2.5 Ejemplos de
símbolos. 2.4.3 Diseño y producción de audiovisuales El apoyo audiovisual puede
desarrollarse en tres etapas que son: diseño, producción y prueba. Esta sección
se enfoca en la producción de audiovisuales con ayuda de software especializado
debido a que ofrece la posibilidad de proyectar el mensaje distribuido en pantallas
en forma progresiva, definidas como diapositivas. Diseño El diseño de cada
diapositiva requiere una atención especial en el que se consideran los siguientes
aspectos: Concentrar la información en un tema principal. Utilizar solo palabras
clave en los títulos. No incluir más de seis líneas o renglones por diapositiva.
Señalar el principio de las líneas de texto con viñetas para separar los puntos.
Seleccionar los tipos de letra más claros.Unidad 2 Presentaciones electrónicas
eficaces 107 No utilizar más de dos tipos de fuente en todo el audiovisual. Limitar
el uso de palabras escritas con mayúsculas. Moderar la presencia de palabras con
atributos de sombreados, subrayados o cursivas. Producción En el proceso de
producción se deben cuidar factores relacionados con el tipo de presentación y la
audiencia a la que va dirigida, como: Considerar el medio a través del cual se
proyectará el audiovisual, si requiere equipo especializado y si estará disponible.
Seleccionar un tema para la imagen de fondo de las diapositivas. Debe estar
relacionado con el mensaje que se comunicará. Se recomienda utilizar un diseño
de diapositiva que permita un alto contraste entre el texto, las imágenes y el fondo.
Presentar uno a uno los subpuntos para enfocar y hacer énfasis en cada uno de
ellos. Desplegar los diagramas y gráficos por etapas. Con creatividad y buen
gusto, agregar efectos visuales, sin saturar tanto a los textos como a los gráficos
incluidos en la diapositiva. Amenizar en forma homogénea la transición entre
diapositivas con efectos visuales, sin abusar. Recordar que lo más importante del
audiovisual es la presentación clara del mensaje. Prueba En la fase de prueba se
examina con detenimiento el funcionamiento y la eficacia del audiovisual, a la vez
que se revisan los siguientes puntos: Legibilidad. Claridad. Calidad de imagen.
Calidad de sonido. Si cumple las expectativas del diseño. Si cumple con el tiempo
destinado a la exposición. Ejemplos Ejemplo 2.3 Antecedentes Se trata de diseñar
el medio electrónico de apoyo visual para la sesión de capacitación sobre una
técnica para estimular la creatividad. El tema es seis sombreros para pensar y se
supone que está desarrollado en un documento. En este ejemplo solo se
considera el diseño de las diapositivas. Procedimiento 1. Localizar imágenes
acordes al tema, en este caso sombreros y una persona. Según el tema, cada
sombrero debe tener el color rojo, blanco, amarillo, verde, azul y negro, por lo que
se editarán los archivos en algún programa como Paint que se distribuye con el
sistema operativo Windows, localizado en el menú Accesorios. 108 Aplicación de
las tecnologías de información 2. Abrir una sesión de trabajo en Microsoft Office
PowerPoint. 3. Seleccionar una planilla o tema de estilo claro que permita enfocar
y reforzar el concepto de la presentación, por ejemplo: realizar la secuencia Botón
Microsoft Office, Nuevo, en la ventana de diálogo Nueva presentación, marcar en
el panel situado a la izquierda Temas instalados, en el área Temas instalados
elegir Origen, hacer clic en el botón Crear. 4. Activar el patrón de diapositivas para
modificar el diseño añadiendo los elementos preparados para personalizar el
material audiovisual. La secuencia es Cinta de opciones, ficha Vista, grupo Vistas
de presentación, hacer clic en Patrón de diapositivas. En el panel izquierdo
seleccionar Diapositiva de Título. En el área de la diapositiva colocar las imágenes
(seis sombreros de colores) en un lugar que permitan ver el texto. 5. Si deseas,
también es posible modificar el patrón de las diapositivas de título y objetos.
Seleccionar en el panel izquierdo el icono del patrón para diapositivas título y
objetos. Insertar de nuevo los seis sombreros de colores en un arreglo diferente al
del punto 4. Estas imágenes deben ser pequeñas para no distraer la atención ni
ocultar el texto. 6. Para terminar, en la Cinta de opciones, ficha Patrón de
diapositivas, grupo Cerrar, hacer clic en Cerrar vista Patrón. 7. Analiza la siguiente
figura como ejemplo del resultado del diseño

2.5 Elaboración de presentaciones por computadora En las secciones anteriores

nos ocupamos de la estructura y el diseño que han de servir como “esqueleto” de
la presentación. En esta veremos cómo llenar y dar formato al contenido de una
presentación para que tenga sustancia, un contenido que valide, y añada
significado y funcionalidad al mensaje. El grado de éxito que tiene el presentador
en el momento de relacionarse con el público está determinado tanto por la
calidad y presentación del contenido como por la capacidad comunicativa y el uso
de la tecnología que demuestra. En esta sección se hará énfasis en los conceptos
y recursos para hacer un uso eficiente de la herramienta tecnológica que da
soporte a las presentaciones.110 Aplicación de las tecnologías de información
2.5.1 Edición de presentaciones por computadora Como se ha mencionado, las
presentaciones se apoyan en medios audiovisuales para transmitir mejor el
mensaje. En la actualidad es común el uso de programas especializados para la
producción de estos recursos de apoyo visual, en especial el software para
elaborar presentaciones electrónicas. Ventajas de la edición de presentaciones
por computadora La edición de presentaciones electrónicas ofrece las siguientes
ventajas: El software permite a cualquier persona elaborar presentaciones
atractivas en pocos minutos, aunque no sea un diseñador gráfico especializado.
Se logra un aspecto profesional al disponer de gran variedad de plantillas o
formatos predefinidos, diseñados por expertos y que los usuarios aplican en forma
muy sencilla. El formato electrónico brinda la facilidad de editar para actualizar o
modificar una presentación. La presentación puede incluir elementos de
multimedia (texto, imágenes, sonidos, animaciones, videos) predefinidos o
creados por el usuario. Establece con facilidad efectos de transición entre
diapositivas y de animación entre sus elementos. Se dispone de herramientas
para graficar datos y crear tablas. Las presentaciones son producidas y exhibidas
mediante computadoras. Fundamentos de la aplicación Para establecer la
terminología y reconocer los procedimientos adecuados en el uso del softwa- re
para presentaciones, consideraremos a Microsoft Office PowerPoint por ser una
de las aplicaciones líderes y para la cual los demás productos ofrecen cierto grado
de compatibilidad para intercambiar archivos, incluso en el modo de operación. El
producto final de una presentación elaborada en PowerPoint presenta diversas
opciones de publicación, estas pueden ser: Exhibirse en la pantalla del monitor o
mediante equipo de proyección, que es la más utilizada. Imprimirse en acetatos o
transparencias en blanco y negro o en color para proyectarse con retroproyector.
Impresiones en papel de la presentación, así como en documentos que incluyan
notas y esquemas. Publicar la presentación con formato de páginas web. Las
posibilidades de este software no se limitan solo al material de proyección de la
presentación en sí, sino también se ocupan de otros documentos, como las notas
del presentador, apuntes elaborados con el fin de reforzar su explicación, y de los
documentos para distribuir entre la audiencia, que servirán como referencia futura.
Diapositiva El elemento básico en una presentación electrónica es la diapositiva y
equivale a una página, pero con funcionalidad adicional. Una diapositiva está
formada por objetos que pueden ser textos, gráficos, sonidos, animaciones,
imágenes, audio y videos, entre otros. Unidad 2 Presentaciones electrónicas
eficaces 111 A los objetos en una diapositiva se les puede asignar diversos
efectos de animación. Por ejemplo, controlar la forma de entrada, dar énfasis, la
salida e incluso seguir una trayectoria hasta que aparece en la dispositiva. Cada
diapositiva tiene asociado un patrón con un diseño y estilo definidos por un fondo y
una estructura formada por objetos y elementos con diversas características de
tamaño, color, tipo y tamaño de fuente, entre otros. El fabricante incluye gran
variedad de diseños contenidos en plantillas, a las que los usuarios pueden
recurrir para facilitar su labor y lograr presentaciones de calidad profesional
mientras adquieren experiencia para diseñar las propias. Presentación electrónica
La creación de una presentación es simple, se inicia con un diseño básico y se
agregan las diapositivas necesarias para contener el mensaje. Por tanto, podemos
decir que una presentación electrónica es una sucesión de diapositivas. Igual que
los objetos a las diapositivas se les puede asignar efectos, en este caso se
mencionan como transiciones y especifican cómo cambia la presentación según
un usuario se desplaza de un elemento a otro en la vista de presentación. Área de
trabajo La ventana principal de Microsoft Office PowerPoint contiene los elementos
estandarizados del ambiente de operación gráfico ya conocidos, por lo que nos
ocuparemos solo de los propios de esta aplicación, como son el panel
Esquema/Diapositivas, el panel de diapositivas y el de notas. Por la naturaleza del
software se dispone de tres vistas del área de trabajo que son: vista normal, vista
clasificador de diapositivas y vista de presentación. Cada una de ellas con
funcionalidades específicas como se analizará en esta sección. Los
procedimientos para activar el tipo de vistas son: Realizar la secuencia Cinta de
opciones, ficha Vista, grupo Vistas de presentación, hacer clic en Vista Normal,
Clasificador de diapositivas, Página de notas o Presentación con diapositivas.
Hacer clic sobre los controles para activar alguna de las vistas de PowerPoint
localizados en la parte inferior de la pantalla. Observar en la figura 2.6 estos
botones amplificados.

Vista Normal Es la vista predeterminada. Muestra el área de trabajo donde se

diseña, introduce y modifica el contenido de la diapositiva. Observa en la figura 2.6
sus elementos característicos. Esta vista contiene tres secciones funcionales, el
panel Esquema/Diapositivas, el área de diapositiva y el panel de notas. Panel
Esquema/Diapositivas. Ubicado a la izquierda de la pantalla, son áreas
alternantes. Esquema muestra solo el texto de la diapositiva en forma
estructurada, el cual puede iniciar o modificar la escritura del contenido de una
diapositiva o desplazarse entre las diapositivas de la presentación. Al escribir un
texto el software lo interpreta como el título de la diapositiva, cada vez que se
presiona la tecla Enter añade una nueva diapositiva, pero si se aumenta la sangría
a un texto pasa a formar parte del contenido de la diapositiva anterior. Apuntando
sobre el icono de una diapositiva se puede cambiar su posición al arrastrarla con
el mouse y al seleccionarla se puede eliminar al presionar la tecla Suprimir (véase
figura 2.7).

Diapositivas ofrece una vista miniatura de las diapositivas. Desde este panel se
puede activar una diapositiva para visualizarla en el área de trabajo, agregar,
eliminar o cambiar de lugar diapositivas para reorganizar la presentación (véase
figura 2.8)

Área de la diapositiva. Área principal de trabajo que contiene a la diapositiva

activa, espacio donde se introduce y edita el contenido de la presentación. Cada
diapositiva respeta un patrón predeterminado o diseñado por el usuario, donde se
distinguen entre otros elementos la ubicación y el tamaño de marcadores de
posición, que corresponden a cuadros con bordes punteados o sombreados que
fijan el título y el texto principal

Panel de notas. Es un cuadro de texto donde se escriben apuntes relacionados

con el contenido de una diapositiva y pueden servir de apoyo o consulta para el
presentador, o se muestran a la audiencia para extender o aclarar el contenido de
una diapositiva sin modificar su diseño gráfico

Controles especiales de formato En la Cinta de opciones, ficha Inicio, grupo

Diapositivas y grupo Diapositivas, Fuente y Párrafo se encuentran controles para
aplicar formato especial al texto y a las diapositivas; algunos de estos se describen
en la tabla 2.2

Vista Clasificador de diapositivas Esta vista despliega una imagen miniatura de

cada una las diapositivas que forman la presentación. La aplicación de esta vista
es para observar el conjunto de diapositivas y si es necesario editar la
presentación para reorganizar, agregar o eliminar diapositivas con facilidad.
También permite observar y editar los efectos de animación y transición. Un
ejemplo en una presentación en la Vista del Clasificador de diapositivas

La diapositiva activa se identifica por el recuadro, una vez activada puede moverse
a otra posición apuntada con el mouse y arrastrándola a la ubicación deseada.
Presionando la tecla Suprimir, la diapositiva activa se elimina. Un clic en el área
que se encuentra entre dos diapositivas coloca “el punto de inserción” y permite
insertar una nueva diapositiva en ese lugar. Vista Presentación con diapositivas
Esta vista muestra la presentación en acción, tal como se exhibirá ante la
audiencia con todos los atributos especificados en el diseño, como pueden ser
transiciones entre diapositivas, objetos animados y sonidos, entre otros. Cada
diapositiva llena toda la pantalla del monitor, desplegándose una a una. Los
procedimientos para activar la vista de Presentación son: Con la secuencia Cinta
de opciones, ficha Vista, grupo Vistas de presentación, elegir Presentación con
diapositivas. La presentación se despliega desde la primera diapositiva. Presionar
la tecla de función F5. También muestra el inicio de la presentación.Unidad 2
Presentaciones electrónicas eficaces 115 Hacer clic sobre el icono de
Presentación con diapositivas (a partir de la diapositiva actual). Este procedimiento
muestra la presentación a partir de la diapositiva activa. El avance de diapositivas
por lo general se realiza mediante un clic del mouse o con la tecla Av Pág. Sin
embargo, también se puede efectuar en forma automática en caso que así esté
establecido en el diseño o activando el menú contextual, con el botón derecho del
mouse. Este menú ofrece otras alternativas que pueden ser empleadas durante la
exhibición de la presentación. La figura 2.12 muestra las opciones y un ejemplo
para pasar a una diapositiva específica. Menú contextual Diapositiva actual
Desplegar esta diapositiva Figura 2.12 Menú contextual en la vista Presentación.
Al finalizar la presentación se visualiza una pantalla en negro con la leyenda Fin
de la presentación, hacer clic para Salir, al realizarlo el control regresa a la
aplicación. Para detener en cualquier momento una presentación, presionar la
tecla ESC, o en el menú contextual seleccionar Fin de la presentación. Vista
Página de notas En esta vista la pantalla de PowerPoint se convierte en un editor
de texto. Con una página por cada diapositiva en la presentación, con un área
donde se despliega una imagen de la diapositiva y un marcador de posición donde
se captura la información adicional. En la siguiente sección se analizarán las
posibilidades de esta herramienta. 2.5.2 Recursos tecnológicos que ofrece el
software para presentaciones El manejo de archivos de presentaciones tiene el
mismo principio de funcionamiento que cualquier otro archivo creado en el
conjunto de MS Office. Ya estamos familiarizados con acciones como abrir la
aplicación, iniciar un nuevo archivo o trabajar con uno ya existente, guardar y salir
de la aplicación, entre otros. Por tanto aquí solo trataremos aquellas opciones
propias de la aplicación, las cuales tienen la particularidad de demostrar la
competencia del usuario en el uso de esta herramienta tecnológica. 116 Aplicación
de las tecnologías de información Figura 2.13 Diseño de Diapositiva de título y la
diapositiva de Título y texto. Diseño de diapositiva, temas y plantillas Diseño de
diapositiva El diseño de diapositiva establece la ubicación de los objetos que
contiene. La estructura está definida por un patrón, donde marcadores de posición
indican el lugar de los objetos. Un marcador de posición es un cuadro con borde
punteado o sombreado que forma parte del diseño de la diapositiva. Estos cuadros
tienen varias funciones entre las cuales está el contener y ubicar textos y objetos
como gráficos, tablas e imágenes, para estos últimos incluyen un icono que da
acceso a la herramienta que ayuda a insertarlos. Por omisión y con el propósito de
automatizar el formato al iniciar una presentación, el programa abre en el área de
trabajo una diapositiva y le asigna por omisión marcadores de posición de texto
para el título y subtítulo de la presentación, llamada diapositiva de título. Al añadir
una diapositiva con la secuencia: Cinta de opciones, ficha Inicio, grupo
Diapositivas, control Nueva diapositiva, un clic en la sección superior del icono
crea una nueva diapositiva de título, mientras que un clic en la sección inferior
despliega el menú para seleccionar entre nueve opciones de distribución de
contenido (véase figura 2.13). En una presentación el texto es un elemento
esencial, todo el trabajo para agregar textos se realiza desde la vista Normal. La
captura de títulos y el texto de la diapositiva se pueden agregar con cualquiera de
los siguientes procedimientos. En el área de la diapositiva: 1. Ubicar el apuntador
en el área de la diapositiva. 2. Hacer clic en el área del marcador de posición de
título o del texto principal. En PowerPoint Capturar texto empleando el panel
Esquema permite enfocar la atención en el texto. 3. El punto de inserción aparece
en el área, escribir o realizar el procedimiento necesario para escribir el texto. En
el panel Esquema: 1. Activar el panel Esquema. 2. Ubicar el apuntador sobre el
área del panel Esquema a un lado del icono de una diapositiva. Hacer clic,
empezar a escribir el texto del título. Presionar la tecla Enter. 3. Se crea una nueva
diapositiva, escribe su título. Cada Enter añade una nueva diapositiva. 4. Hacer
clic en el botón Aumentar sangría de la ficha Inicio, grupo Párrafo para pasar un
texto al contenido de la diapositiva anterior. Acciones que se pueden ejecutar
desde este panel: 5. Cambiar de posición una diapositiva. Apuntar sobre el icono
de una diapositiva y arrastrar el mouse hacia la nueva ubicación. 6. Eliminar una
diapositiva. Hacer clic sobre su icono y presionar la tecla Suprimir.Unidad 2
Presentaciones electrónicas eficaces 117 Para añadir texto especial fuera del
patrón de la diapositiva: Utilizar el cuadro de texto disponible en la ficha Insertar,
grupo Texto, control Cuadro de texto, el cual puede ser ubicado en cualquier lugar
de la diapositiva y ajustarse a diversas autoformas. Utilizar la herramienta
WordArt, localizada en la ficha Insertar, grupo Texto, control WordArt. El
procedimiento para aplicar o cambiar el diseño a una diapositiva es: 1. Realizar la
secuencia Cinta de opciones, ficha Inicio, grupo Diapositivas, control Diseño. 2. En
el menú que se despliega, hacer clic sobre el formato deseado. Los diseños
disponibles son: Diapositiva de título, Título y objetos, Encabezado de sección, se
encuentran agrupados en: Diseño de texto, Diseño de objetos y Diseño de texto y
objetos. Dos objetos, Comparación, Solo el título, En blanco, Contenido con título
e Imagen con título. Temas y plantillas Tema es un concepto incorporado en la
versión 2007 de Microsoft Office que ofrece la facilidad de establecer una imagen
estandarizada que distinga a una persona o empresa. Los temas son conjuntos de
combinación de colores, fuentes y efectos gráficos que determinan el aspecto
global de los documentos que sean creados en Word, Excel, PowerPoint o en
Outlook. Las ventajas del uso de temas son que en un solo paso se modifican de
manera coordinada características de formato y al compartir esta herramienta
entre aplicaciones hace posible dar la misma apariencia a documentos,
presentaciones y hojas de cálculo. El acceso a los conjuntos de temas se tiene:
Para presentaciones nuevas, Botón de Office, Nuevo, en la ventana de diálogo
Nueva presentación, sección Plantillas, elegir Temas instalados, desplazar el
control para observar los diseños disponibles, seleccionar alguno y hacer clic en
Crear. Para modificar una presentación, en la Cinta de opciones, ficha Diseño,
grupo Temas, control Temas (véase figura 2.14). Las plantillas de diseño son
archivos similares a las plantillas en el procesador de palabras; pueden ser
predefinidas o creadas por el usuario. La extensión que identifica a estos archivos
es .potx. Almacenan información de combinaciones de colores, diseño de fondo,
posiciones y tamaños de los marcadores de posición, el tipo y el tamaño de las
viñetas y fuentes, diferentes patrones de diapositivas e incluso textos (véase figura
2.15). El procedimiento para crear una presentación a partir de una plantilla
predefinida es, Botón de Office, Nuevo, en la ventana de diálogo Nueva
presentación, sección Plantillas, elegir Plantillas instaladas. También están En
blanco y reciente, Mis plantillas, Nuevo a partir de existente. En la sección de
Microsoft Office Online se listan más alternativas de plantillas, estas se descargan
desde internet previa verificación de la originalidad y registro del software.
Después de seleccionar alguno, hacer clic en Crear. Figura 2.14 Temas.118
Aplicación de las tecnologías de información En PowerPoint Para conocer las
nuevas funciones crear una nueva presentación con la plantilla instalada
Presentación de PowerPoint 2007. Activarla y analizar su contenido. Figura 2.15
Plantillas. Las posibilidades de combinar diseños de diapositivas con temas y
plantillas son ilimitadas, así, después de iniciar una presentación con una plantilla,
se añaden diapositivas con determinados diseños, después se personalizan para
ajustar el patrón de diapositivas, seleccionar la tipografía, esquema de colores y
efectos que mejor se adapten. En la Cinta de opciones, ficha Diseño, grupo Temas
se encuentran los controles para modificar combinaciones de Colores, Fuentes y
Efectos. Los colores corresponden a conjuntos preestablecidos de combinaciones
de color que armonizan gratamente y se aplican a los elementos de una
diapositiva. Los elementos que se afectan son títulos y textos de la diapositiva,
líneas, sombras, rellenos, énfasis e hipervínculos. Cada plantilla de diseño tiene
asociada una combinación de colores por omisión; sin embargo, es posible
cambiar la combinación por otra de las preestablecidas o incluso modificarla por el
usuario. La figura 2.16 muestra las opciones de colores predeterminados y el
acceso a la ventana Crear nuevos colores del tema. Figura 2.16 Conjuntos
predeterminados de colores.Unidad 2 Presentaciones electrónicas eficaces 119 La
selección de fuentes afecta a los títulos y el cuerpo del texto en las diapositivas. La
figura 2.17 muestra los conjuntos predeterminados y la ventana para Crear nuevas
fuentes del tema. Animaciones Figura 2.17 Fuentes predeterminadas. La
proyección de presentaciones a través de medios electrónicos (computadora-
proyector) permite añadir efectos de animación a los elementos en una diapositiva,
estos elementos pueden ser textos y objetos, el propósito puede ser centrar la
atención sobre temas importantes; controlar el despliegue de la información o
enfatizar conceptos. Los efectos se pueden aplicar en forma individual a cada
elemento de una diapositiva o a los elementos de todas las diapositivas al
establecerlo en el patrón de diapositivas. Las animaciones asignan uno o varios
efectos para determinar la forma de entrada, de enfatizar, de salida o de
desplazamiento a través de una trayectoria personalizada. Están disponibles en la
Cinta de opciones, ficha Animaciones, grupo Animaciones con los controles para
seleccionar efectos o abrir el panel de tareas desde el cual se pueden personalizar
a detalle (véase figura 2.18). Figura 2.18 Controles para animación y panel de
tareas. En PowerPoint Animar significa agregar un efecto especial, ya sea visual o
sonoro a un texto o a un objeto.120 Aplicación de las tecnologías de información
El procedimiento para aplicar combinaciones de animación es: 1. Seleccionar el
texto u objeto que se desea animar, en la vista de diapositiva para aplicarlo a un
elemento, o en la vista de patrón de diapositivas para aplicarlo a todas las
diapositivas. Realizar la secuencia Cinta de opciones, ficha Animaciones, grupo
Animaciones, hacer clic en el control Personalizar animación. 2. En el panel de
tareas Personalizar animación, hacer clic en Agregar efecto, en el menú
seleccionar el tipo de Entrada, Énfasis, Salida o Trayectoria de animación. 3.
Elegir alguno de los efectos de la lista. 4. Hacer clic en el botón Reproducir para
probar los efectos en el área de las diapositivas. 5. Hacer clic en el botón
Presentación para probar los efectos en pantalla completa. 6. Activada la opción
Vista previa automática, en el momento de aplicar una animación de inmediato se
muestra en el área de trabajo. Esta opción se encuentra en la parte inferior del
panel de tareas. Transición de diapositivas En una presentación electrónica el
avance entre diapositivas puede ser controlado por el presentador o realizarse de
manera automática. Con el fin de amenizar el paso entre diapositivas se pueden
añadir diversos efectos, mencionados como transición, que es el efecto o manera
del paso gradual de una diapositiva a otra. Son animaciones aplicables a una o a
todas las diapositivas de la presentación. Figura 2.19 Controles de transición.
Aunque los nombres de las transiciones son iguales a los nombres de las
animaciones de objetos, su funcionamiento afecta a la diapositiva en su conjunto.
Las características de los efectos de transición determinan la forma, velocidad,
efecto de sonido, tipo de avance y las diapositivas a que se aplicará. El software
ofrece diversidad de opciones de efectos para transiciones, pero esto no significa
que deban emplearse todos. Seleccionar la transición adecuada incrementa la
atención de la audiencia; por el contrario, si se elige alguno demasiado activo o si
se mezclan varios efectos de transición, lo que ocasionará es que la audiencia se
distraiga o en el peor de los casos se fastidie. El acceso a esta herramienta se
encuentra en la Cinta de opciones, ficha Animaciones, grupo Transición a esta
diapositiva (véase figura 2.19). Procedimiento para aplicar efectos de transición: 1.
De preferencia activar la vista Clasificador de diapositivas. 2. Seleccionar la o las
diapositivas en las que deseas incluir un efecto de transición. 3. En la Cinta de
opciones, ficha Animaciones, grupo Transición a esta diapositiva, hacer clic en el
control para desplegar los efectos de transición. Elegir alguno de ellos. 4. Activar
las características que se consideren convenientes, por ejemplo: Aplicar a todo,
establecer la Velocidad de la transición (lento, medio y rápido). Avanzar a la
diapositiva, activar el cuadro de verificación Al hacer clic con el mouse. O en
Automáticamente después de: aquí debes Unidad 2 Presentaciones electrónicas
eficaces 121 establecer la duración de la proyección de la diapositiva. Este es el
intervalo que permanece visible la diapositiva en pantalla y avanza de acuerdo con
el tiempo especificado. 5. Observar el resultado en la vista Presentación con
diapositivas. En las diapositivas con avance automático debe considerarse el
tiempo necesario para exponer su contenido. La vista Clasificador de diapositivas
además de permitir observar el flujo de toda la presentación, coloca un icono
mediante el cual podrás identificar las diapositivas que incluyen transiciones.
Patrón de diapositiva, documentos y notas Una presentación electrónica tiene
asociados diversos documentos o componentes clave, que son: las diapositivas,
las notas del orador, esquema y documentos de la audiencia, para cada uno de
los cuales tiene asignado un patrón. Un patrón es una vista de diapositiva o de
página de un documento que define su formato. El propósito de trabajar en un
patrón es simplificar la tarea de modificar formatos debido a que de manera
automática se afecta a todas las diapositivas, documentos o páginas de notas,
sobre todo cuando los cambios que se realizan son para añadir logotipos o
imágenes que complementen el diseño de alguno de los componentes de las
presentaciones. Patrón de diapositivas Este patrón es un elemento de la plantilla
de diseño, el cual controla los estilos de fuente, ubicaciones y tamaño de los
marcadores de posición, el diseño de fondo y las combinaciones de colores en las
diapositivas. El procedimiento para trabajar en el patrón de diapositivas es: 1.
Realizar la secuencia Cinta de opciones, ficha Vista, grupo Vistas de presentación,
seleccionar Patrón de diapositivas. 2. El área de las diapositivas cambia y muestra
la estructura del patrón con los marcadores de posición y el texto con el formato
asignado. Combinaciones de colores (véase figura 2.20). Figura 2.20 Vista del
Patrón de diapositivas.122 Aplicación de las tecnologías de información 3. Editar
el patrón de diapositivas según se requiera, cambiando el tamaño y ubicación de
los marcadores de posición; combinaciones de colores, formatos del texto y de las
viñetas; insertar imágenes o logotipos. La manera de realizarlo es igual que en las
diapositivas. Las modificaciones que se realicen solo aplican para el diseño. Los
textos reales como títulos y listas deben capturarse en la diapositiva desde la vista
Normal; los encabezados y pies de página se introducen a través del cuadro de
diálogo Encabezado y pie de página. 4. Al terminar hacer clic en el botón Cerrar
vista Patrón de la ficha Patrón de diapositivas. Documentos Se pueden preparar
documentos para entregar a la audiencia y que esta los utilice para hacer sus
anotaciones durante la exposición o como una referencia futura. Una presentación
puede imprimirse como un documento con una, dos, tres, cuatro, seis o nueve
diapositivas por página. En especial el arreglo de tres diapositivas por página
incluye renglones para anotaciones. El procedimiento para imprimir la
presentación como un documento es realizar la secuencia Botón de Office, opción
Imprimir, seleccionar Imprimir, en la ventana de diálogo Imprimir, seleccionar en la
sección Imprimir: Documentos, en Documentos establecer el número de
diapositivas por página (3) y Aceptar. El patrón de documentos se modifica con el
siguiente procedimiento: 1. Realizar la secuencia Cinta de opciones, ficha Vista,
grupo Vistas de presentación, seleccionar Patrón de documentos. 2. El área de las
diapositivas cambia y muestra la estructura del patrón con los marcadores de
posición. 3. Desde la ficha Patrón de documentos establecer la configuración de
página deseada. 4. Realizar los cambios que se consideren necesarios en el
aspecto, la posición y el tamaño del texto de encabezados y pies de página, la
fecha o el número de página de los documentos. 5. Al terminar hacer clic en el
botón Cerrar vista Patrón. Los cambios realizados en el patrón de documentos
aparecen también al imprimir con la opción Vista de Esquema; este documento
puede ser utilizado como guía rápida para el presentador pues solo presenta los
títulos y subtítulos. Página de notas En PowerPoint Las notas también pueden ser
escritas especialmente para distribuirse entre la audiencia. Las notas del orador
son uno de los recursos en los que se puede apoyar el presentador. Como se
mencionó, para cada diapositiva se tiene la opción de capturar notas con el fin de
complementar el discurso, y esto se realiza desde el panel de notas en la vista
Normal. La Página de notas es otra herramienta para la captura y ofrece más
capacidad ya que permite aplicar formato, modificar el tamaño y la posición de las
áreas de la imagen de la diapositiva y del texto; insertar gráficos, imágenes, tablas
y otras ilustraciones, alternativas que no son posibles en el panel de notas. La
Página de notas se activa desde la ficha Vista, grupo Vistas de presentación,
hacer clic en Página de notas. Muestra una versión en miniatura de la diapositiva y
el área de las notas. En las presentaciones que se guardan como página web, la
tabla de contenido se forma con los títulos de las diapositivas y las notas aparecen
debajo de cada diapositiva. En este caso las notas se escriben con el fin de
realizar la función de sustituir al orador y proporcionar a la audiencia la exposición
completa, con los conceptos esenciales en las diapositivas y la explicación
detallada en las notas. El control para activar o desactivar las notas del orador se
encuentra en Unidad 2 Presentaciones electrónicas eficaces 123 la ventana de
diálogo Publicar como página web que se accesa a través del botón Publicar que
se despliega cuando se guarda la presentación como tipo página web. Igual que
todos los documentos, el formato de la Página de notas sigue un patrón definido,
el cual puede ser personalizado. El procedimiento para modificar este patrón es: 1.
Realizar la secuencia Cinta de opciones, ficha Vista, grupo Vistas de presentación,
seleccionar Patrón de notas. 2. El área de las diapositivas cambia y muestra la
estructura del patrón con los marcadores de posición. 3. Realizar los cambios que
se consideren necesarios en el aspecto, la posición y el tamaño del texto de
encabezados y pies de página, la fecha o el número de página de los documentos,
insertar imágenes o logotipos. 4. Al terminar hacer clic en el botón Cerrar vista
Patrón. Aprender en los sistemas de ayuda El dominio de una aplicación no se
alcanza estudiando el contenido de un solo libro o en un curso, se logra mediante
estrategias en las cuales las personas se ocupan de desarrollar sus habilidades
para aplicar y aprender en forma continua y autónoma. Al construir paso a paso su
conocimiento a través de reconocer y aplicar cada concepto o lección estudiada.
Tratando de generalizar para posteriormente resolver problemas particulares. En
el caso de las aplicaciones de las tecnologías de información, los recursos para
aprender y dominar el uso pueden ser en cursos en línea en internet. O lo que se
tiene muy cercano y por lo mismo no lo utilizamos, los sistemas de ayuda que
proporciona el mismo software de manera local o en internet. El sistema de ayuda
se activa al presionar la tecla de función F1 o al hacer clic sobre su icono. Se
escribe el concepto de búsqueda, el resultado pueden ser artículos o incluso
cursos en línea. La información está ahí, conviértela en conocimiento.
Recomendaciones Para el diseño de la diapositiva 1. Concentrar el contenido del
mensaje en un tema principal. 2. Una diapositiva solo debe contener 6 líneas y 6
palabras por línea. Regla 6 3 6. 3. Adaptar el contenido al tiempo disponible,
considerar como regla “n” diapositivas en “n” minutos. 4. Utilizar diseños de
viñetas para señalar el inicio de párrafos y jerarquizar temas, esto crea una
confirmación visual del mensaje. 5. De preferencia emplear tipos de fuentes de
diseño sencillo y limpio como Arial o Verdana (definidas como Sans Serif) para el
texto principal, porque son más legibles al proyectarlas. Usar el tipo Serif como CG
Times, Georgia o Times New Roman para títulos. 6. No utilizar más de tres tipos
de fuente en toda la presentación. 7. El tamaño de la fuente para Títulos es
recomendable que sea mínimo de 32 puntos y para el texto mínimo de 24
puntos.124 Aplicación de las tecnologías de información 8. Moderar el uso de
palabras con sombra, en cursiva o subrayadas, ya que no proporcionan suficiente
claridad en la lectura. 9. No mezclar diferentes tipos de fuente, estilos, ni colores;
esto distrae a la audiencia. 10. Por ningún motivo escribas todo en mayúsculas, ya
que dificulta la lectura. Para el uso de combinaciones de color 1. Utilizar fondos
claros con letras oscuras para sitios muy iluminados y lo inverso para salas con
iluminación regulada para lograr oscurecimientos similares a las salas de
proyección cinematográficas. 2. No abusar del color, limitando a tres colores por
diapositiva (sin tomar en cuenta las imágenes, ilustraciones o gráficos). 3. La
combinación de colores debe permitir una lectura del texto descansada. 4. La
selección de colores deberá considerar el perfil de la audiencia. 5. Aplicar un
mismo esquema de color a todas las diapositivas. Para el uso de efectos de
animación y transiciones 1. Emplear con creatividad y buen gusto el uso de
animaciones. 2. No abusar de los efectos especiales para animaciones. 3.
Estandarizar las transiciones de diapositivas a un solo tipo. 2.5.3 Interacción entre
aplicaciones En la unidad anterior se introdujo el tema de interacción entre
aplicaciones, se analizaron los conceptos y formas para realizarlo; por tanto, aquí
solo haremos mención de las opciones relacionadas con las aplicaciones que
transfieren información entre el procesador de palabras y el software para
presentaciones, en ambos sentidos. Enviar de Word a PowerPoint Las
presentaciones que producimos por lo general intentan informar en forma concisa
sobre algún tema, investigación o reporte, documentados con amplitud en un
archivo en el procesador de palabras. Cuando el archivo está debidamente
estructurado, utilizando estilos de título, la información principal en Word puede
convertirse en los conceptos esenciales de la presentación en PowerPoint. Los
párrafos con estilo Título 1 pasan como Títulos de diapositiva, en tanto que Título
2 pasa al texto de la diapositiva como subtema con viñeta. Así, de manera
sucesiva hasta cinco niveles; este procedimiento ahorra tiempo y esfuerzo. Para
transferir información y crear una presentación a partir de un documento el
procedimiento es el siguiente: 1. Con el documento debidamente estructurado y
activo en Word, hacer clic en el icono Enviar a Microsoft Office PowerPoint. 2. En
segundos se abre PowerPoint con el texto en las diapositivas (véase figura 2.21).
3. Continuar con el trabajo de edición de la presentación necesario.Unidad 2
Presentaciones electrónicas eficaces 125 La recomendación para esta interacción
es trabajar con una copia del documento en Word, para aplicar los estilos Título 1
y Título 2 que consideres necesarios. Ejemplos Ejemplo 2.4 Antecedentes
Continuar con la planeación de la participación en el evento mencionado en el
ejemplo 2.1, en el cual se detallaron las acciones en torno a la presentación, y se
concentró la información en las listas de planeación. En este ejemplo se aplica el
procedimiento para elaborar la presentación electrónica como material de apoyo a
la exposición. Etapa intermedia, pues ya se avanzó al contar con el esquema del
contenido de la presentación, incluso ya están definidos párrafos para la apertura,
la visión previa, los puntos clave y la salida. El paso siguiente es probar y evaluar
en conjunto la exposición con el medio audiovisual de apoyo. Para finalizar la
planeación con la presentación el día del evento. Procedimiento 1. En la sesión en
Word abrir el documento Ejemplo1_02.docx guardado en la carpeta Evidencias\
Ejemplos. 2. En la Barra de herramientas de acceso rápido, hacer clic en el icono
Enviar a Microsoft Office PowerPoint. 3. Esperar unos segundos y se activa una
nueva presentación en PowerPoint con el contenido estructurado en el documento
de Word. Figura 2.21 Ejemplo de documento estructurado con estilos de título en
Word, enviado a PowerPoint. 4. Activar Word y cerrar la aplicación.126 Aplicación
de las tecnologías de información 5. Activar la aplicación PowerPoint ya iniciada.
Realizar la secuencia necesaria para establecer en Propiedades Título: Interacción
ente aplicaciones, Asunto: Elaborar presentación a partir de un doc en Word,
Autor: [Escribe tu nombre]. Aceptar. Guardar el archivo con el nombre
Ejemplo2_04.ppt en Evidencias\Ejemplos. Nota: Si no se tuviera este archivo se
tendría que iniciar la producción desde una presentación en blanco, capturando el
texto diapositiva por diapositiva. 6. En el panel de Diapositivas de la vista Normal,
ubicar el punto de inserción antes de la diapositiva 1. Hacer clic en el botón Nueva
diapositiva de la ficha Inicio, grupo Diapositivas. 7. La nueva diapositiva 1 tiene por
omisión el diseño de Diapositiva de Título. De la lista de planeación Portada
(Ejemplo 2.1) obtener los datos relativos al evento, capturar en el marcador de
posición del Título: Perspectivas Tecnológicas En el marcador de posición del
Subtítulo: Ciclo de conferencias sobre temas de interés general 8. Realizar el
procedimiento para insertar una diapositiva. Esta segunda diapositiva por omisión
tiene el diseño Título y objetos. Modificar el diseño para establecer de nuevo
Diapositiva de Título. En el grupo Diapositivas hacer clic en el icono de Diseño,
seleccionar Diapositiva de Título. Llenar con información de la presentación. Como
Título escribir: Tecnologías LCD, plasma y OLED Como Subtítulo escribir:
[Nombre del presentador] Marzo 28, 2014 En el panel de notas: Bienvenidos a
esta exposición donde conocerán: el significado de siglas y acrónimos más
frecuentes utilizados por todos nosotros, en qué consiste la tecnología que hay
detrás y sus principales características, tratando de evitar tecnicismos, algo difícil
de lograr. 9. Realizar el procedimiento necesario para insertar una diapositiva al
final de la presentación. Cambiar el diseño de la diapositiva por Diseño En blanco.
Insertar al centro de la diapositiva un cuadro de texto, escribir: ¡Gracias por su
atención! [[email protected]] 10. Aplicar un tema a la presentación. Realizar la
secuencia Cinta de opciones, ficha Diseño, grupo Temas. Seleccionar
Concurrencia, observar la apariencia que se obtiene de manera instantánea.
Aplicar un tipo de transición entre diapositivas. 11. Con la secuencia Cinta de
opciones, ficha Animaciones, grupo Transición a esta diapositiva, seleccionar en el
tipo Barridos, Dar vueltas, establecer Aplicar a todo y activar Al hacer clic con el
mouse. Modificar el patrón de diapositiva para insertar un elemento de dibujo que
se visualizará en todas las diapositivas. 12. Cinta de opciones, ficha Vista, grupo
Vistas de presentación, control Patrón de diapositivas. Seleccionar en el panel
izquierdo Concurrencia Patrón de diapositivas. 13. Pasar al área de diapositiva, y
activar la ficha Insertar en el grupo Texto, seleccionar WordArt. Relleno Blanco,
biselado mate cálido. En el cuadro de texto escribir Dispositivos de visualización.
Establecer el tamaño en 28, modificar la orientación a vertical y situar al extremo
izquierdo de la diapositiva. Con el objeto activado colocar el apuntador del mouse
sobre el punto de selección Verde, presionar y mantener presionado el botón
izquierdo del mouse y girar el objeto 90˚ en contra de las manecillas del reloj,
soltar el botón.Unidad 2 Presentaciones electrónicas eficaces 127 Ubicar el
apuntador del mouse sobre el objeto, y arrastrarlo hacia el margen izquierdo de la
diapositiva. En la ficha Vista, hacer clic en el control Cerrar vista Patrón. Realizar
pruebas de visualización de la presentación. 14. Realizar la secuencia Cinta de
opciones, ficha Vista, grupo Vistas de presentación, hacer clic en Presentación
con diapositivas. Observar la funcionalidad de la presentación, en caso de errores
presionar la tecla ESC para regresar al modo de diseño y corregir hasta quedar
satisfecho. Complementar el contenido de cada diapositiva, localizar imágenes de
estas tecnologías y añadirlas a la presentación (citar la fuente). Imprimir notas
para el presentador. 15. Botón de Office, Imprimir, Imprimir. En la ventana de
diálogo Imprimir, sección Imprimir: seleccionar Páginas de notas. Hacer clic en el
botón Vista Previa para visualizar el resultado. Si tienes impresora y deseas
imprimir en este momento oprimir en el botón Imprimir. De lo contrario haz un clic
en el botón Cancelar. Imprimir documentos de apoyo para la audiencia. 16. Botón
de Office, Imprimir, Imprimir. En la ventana de diálogo Imprimir, sección Imprimir:
seleccionar Documentos. Observar que se activa la sección Documentos, allí
establecer Diapositivas por página 3. Hacer clic en el botón Vista Previa para
visualizar el resultado. Si tienes impresora y deseas imprimir en este momento
oprimir en el botón Imprimir. De lo contrario haz un clic en el botón Cancelar. 17.
Guardar modificaciones y salir de la aplicación
2.2 Planeación de la presentación

2.3 Estructura.

2.4 Técnicas de diseño.

2.5 Elaboración de presentaciones por computadora.