Administración de comunicaciones
Introducción
La administración de la comunicación es un proceso esencial para
garantizar que la información fluya de manera efectiva dentro y fuera de
una organización. Un sistema de comunicación bien gestionado no solo
mejora la eficiencia operativa, sino que también promueve la cohesión
entre los equipos de trabajo y facilita la toma de decisiones. Las
empresas que implementan estrategias de comunicación claras y
consistentes suelen experimentar mayores niveles de productividad,
compromiso de los empleados y adaptabilidad a los cambios
organizacionales.
La efectividad en la comunicación permite a los gerentes transmitir
objetivos, coordinar actividades y proporcionar retroalimentación de
manera eficaz, lo que minimiza errores y malentendidos. Además, una
cultura de comunicación abierta fomenta la confianza y el sentido de
pertenencia, elementos claves para mantener un ambiente laboral
saludable y colaborativo.
Administración de comunicaciones
La comunicación es necesaria para perpetuar la salud de la organización, de lo
contrario, la eficiencia se reduce sin necesidad porque se bloquea o restringe la
información clave en diversos puntos de la organización.
Por lo que, hablaremos a cerca del significado de la comunicación en el trabajo.
Fundamentos de la comunicación
¿Qué es?
La comunicación es la transferencia de información y el entendimiento de una
persona con otra. Es una forma de llegar a los demás, transmitiendo ideas,
hechos, pensamientos, sentimientos y valores.
¿Cuál es el objetivo?
La meta es que el receptor entienda el mensaje como el emisor pretendió.
Es importante destacar que, un administrador puede enviar cien mensajes,
pero sólo hay comunicación hasta que todos se reciben, se leen y se entienden.
Por lo tanto, la comunicación es lo que el recepto entiende, no lo que el emisor
dice.
Importancia de la comunicación
Las organizaciones no existen sin comunicación.
Esto debido a que, sin comunicación, los empleados no saben lo que hacen sus
compañeros, la administración no puede recibir informes y los supervisores no
pueden dar instrucciones. Además, afecta la coordinación del trabajo, los
empleados no comunican necesidades y sentimientos a los demás.
La comunicación ayuda a alcanzar todas las funciones básicas de la
administración que son, planeación, organización, dirección y control, esto para
lograr metas y superar retos.
La comunicación eficaz tiende a mejorar el desempeño y la satisfacción en el
trabajo, esto porque las personas entienden sus puestos y hay compromiso con
estos.
También la comunicación abierta suele ser mejor que la comunicación
restringida, esto debido a que los empleados conocen los problemas que
enfrenta la organización y se enteran de las acciones de los administradores
frente al problema, es por ello que los empleados responden favorablemente.
El proceso de comunicación bidireccional
Es un método por el cual el emisor llega hasta un receptor con un mensaje.
Siempre se requerirán de 8 pasos, pueden hablar, usar gestos corporales u otro
medio de comunicación.
Desarrollar una idea: Genera un mensaje claro
Codificar: Traducir la idea en palabras o símbolos
Transmitir: Enviar el mensaje por el canal elegido
Recibir: El receptor recibe el mensaje
Decodificar: Interceptar el mensaje
Aceptar: El receptor decide si acepta el mensaje
Usar: Aplicar la información
Realimentar: Responder al emisor
Problemas potenciales
Diferencia de opiniones
Al exponer puntos de vista diferentes, estos pueden polarizarse aún más, esto
ocasiona un razonamiento defensivo, aparece cuando una persona se siente
amenazada de perder la discusión por lo que abandona la lógica y racionalidad.
Este razonamiento evita riesgos y la imagen de falta de competencia, pero
suele generar motivación hacia el control y acento en la victoria.
Disonancia cognitiva
Es el conflicto y ansiedad interno que se manifiesta cuando la gente recibe
información incompatible con sus sistemas de valores, decisiones previas u
otra información que tenga.
El recepto al no sentirse cómodo puede tratar de reducir o eliminar dicha
información, quizá busque nueva que cambie su interpretación, revierta sus
decisiones o altere sus valores.
Salvar apariencia
La comunicación al ser una forma de autorrevelarse a los demás por lo que se
debe tener cuidado generando una presión de salvar la imagen, un esfuerzo
por preservar el autoconcepto de los ataques.
Barreras para la comunicación
Al recibir un mensaje, se puede tener una impedancia para decodificar y por
ende limitar la comprensión del receptor. Estos son obstáculos que actúan
como ruido o barreras y surge en el entorno o emociones.
Este ruido evita totalmente la comunicación, ya que, filtra y elimina parte de
ella o darle un significado incorrecto.
Barreras personales
Son interferencias en la comunicación que surgen de las emociones humanas,
valores y malos hábitos de escucha. Otras causas son educación, raza, sexo,
estatus socioeconómico y otros factores.
Barreras físicas
Son interferencias en la comunicación presentes en el ambiente en el cual
tiene lugar. Distracción más común, ruido. Otras, distancias entre personas
(proxémica), paredes, estática.
Barreras semánticas
Semántica, ciencia de los significados. Estas barreras surgen de limitaciones en
los símbolos con los que nos comunicamos.
La barrera surge cuando un símbolo se interpreta en base a los supuestos
propios en lugar de los hechos.
Símbolos de la comunicación
Palabras
Las palabras son el principal símbolo de comunicación en el trabajo. No
obstante, hay una gran dificultas en tanto que casi cualquier palabra tiene
varios significados.
Las señales sociales son fragmentos de información positiva o negativa que
influyen en la reacción de las personas a una comunicación. Nombres de
puesto, modos de vestir y uso histórico son ejemplos de señales sociales.
Imágenes
Las imágenes son un segundo tipo de símbolo para aclarar la comunicación
verbal. Sin embargo, para que sean eficaces, las imágenes deben combinarse
con palabras y acciones bien escogidas para narrar una historia completa
Acción
Un tercer tipo de símbolo de comunicación es la acción, también conocido
como comunicación no verbal.
No actuar es una forma significativa de comunicación
Un administrador que no elogia a un empleado por un trabajo bien hecho o no
le entrega los recursos prometidos está enviando un mensaje a esa persona.
Acciones hablan más fuerte que las palabras
Los administradores que dicen una cosa, pero hacen otra pronto encuentran
que sus empleados “escuchan” sobre todo lo que hacen.
Cuando hay diferencias entre lo que una persona dice y hace, existe una
brecha de credibilidad. La credibilidad de la comunicación se basa en tres
factores: confiabilidad, pericia y dinamismo. Estos tres factores sugieren que
los administradores deben actuar con integridad, hablar con una fuerte base de
conocimientos y entregar sus mensajes con confianza y entusiasmo. Aunque la
construcción de credibilidad de un administrador puede exigir años, se requiere
sólo unos cuantos momentos para destruirla.
Impacto de las barreras en el proceso de comunicación
Las emociones afectan el desarrollo de la presentación de una idea, el método
y formas de su transmisión, la forma en que se decodifica y, con toda
seguridad, su aceptación.
Los sentimientos de distancia psicológica impactan sobre todo la recepción,
aceptación y uso de un mensaje, además de la calidad de la realimentación al
emisor.
Las barreras físicas, como el ruido y la distancia geográfica, afectan sobre todo
la transmisión y recepción de mensajes, mientras que los asuntos semánticos y
diversos símbolos de comunicación crean más a menudo problemas en las
etapas de codificación, decodificación y aceptación.
Comunicación descendente
Es el flujo de información de niveles superiores a inferiores de autoridad. La
clave para una mejor comunicación es la presentación de la información que
hacen administradores más sensibles. Aquellos administradores que se
comunican con éxito son sensibles a necesidades humanas y están abiertos al
diálogo con sus empleados.
Requisitos y problemas
Parte del fracaso de las administraciones es que no se preparan para una
comunicación eficaz. Una sólida base tiene cuatro pilares fundamentales que
actúan como requisitos para la eficacia de un enfoque. Primero los
administradores deben desarrollar una actitud positiva hacia la comunicación,
después deben trabajar con constancia para mantenerse informados, como
tercer pilar, los administradores necesitan planear conscientemente la
comunicación, por último, deben desarrollar la confianza.
Sobrecarga de comunicación
Los administradores operan con la filosofía de que más comunicación es mejor
comunicación. Lo que sucede es una sobrecarga en la comunicación, con la
cual los empleados reciben más información que la que pueden procesar y más
que la necesaria. Las claves para una mejor comunicación son su sentido de
oportunidad y su calidad, no su cantidad.
Aceptación de una comunicación
Es esencial que el receptor acepte el mensaje y varias condiciones pueden
hacer el entorno favorable para la aceptación como confianza en el emisor
como líder, aceptación de tareas y metas, percepción de credibilidad del
mensaje recibido y poder del emisor para imponer sanciones sobre el receptor.
Necesidades de una comunicación
Los administradores tienen la confianza de que atienden las necesidades de los
empleados, sin embargo, no es así, esta diferencia de percepción tiende a
existir en todos los niveles de la organización. Esto complica la comunicación
debido a lo que se comunica hacia abajo puede tener confianza excesiva y tal
vez no se tenga el cuidado necesario con mensajes descendentes.
Instrucciones del puesto
Los administradores aseguran mejores resultados si expresan sus instrucciones
en términos de los requisitos objetivos del puesto, así como de las áreas de
oportunidades y posibles problemas.
Retroalimentación del desempeño
Ésta los ayuda a saber qué hacer y si están alcanzando bien sus propias metas.
En general, la realimentación del desempeño permite un mejor resultado y
mejores actitudes. Algunos empleados dedicados siguen una conducta de
búsqueda de la realimentación, según la cual buscan información sobre su
desempeño anterior y posibles áreas de mejoramiento.
Noticias
Los mensajes descendentes deben llegar a los empleados como noticias
frescas y oportunas, más que como una confirmación de lo que ya saben por
otras fuentes.
Apoyo social
Es la percepción de que se les atiende, estima y aprecia. Este apoyo puede
tener efectos positivos en la salud psicológica y física, así como satisfacción y
buen desempeño en el trabajo.
Comunicación ascendente
Si el flujo de la información en ambos sentidos se interrumpe por una mala
comunicación ascendente, la administración pierde el contacto con las
necesidades de los empleados y le faltará información para tomar decisiones
sólidas. Será, por tanto, incapaz de proveer los apoyos laborales y sociales
necesarios a los empleados.
Dificultades
Diversos problemas afectan la comunicación ascendente, en particular en las
organizaciones de mayor tamaño, más complejas.
Retraso
Movimiento innecesariamente lento de información hacia los niveles superiores
Filtración
Esta eliminación parcial de información ocurre por la natural tendencia del
empleado a decirle a su superior sólo lo que cree que su jefe desea escuchar.
Silencio organizacional
Se designa la retención consciente o inconsciente de información sobre
posibles problemas o asuntos por parte de los empleados esto resulta en
información deplorable e incompleta para administración superior.
Distorsión
Esta es la alteración deliberada de un mensaje para alcanzar los objetivos
personales de alguien. Como la exageración de logros, dificultades de
operación en su departamento con el fin de evitar problemas. Cualquier
distorsión en el mensaje le roba al administrador una información correcta y la
capacidad de tomar decisiones
Prácticas de comunicación ascendente
Un punto de partida para fomentar mejores comunicaciones ascendentes es
establecer una política general que exprese qué clase de mensajes
ascendentes se desean.
Preguntar
Esta práctica muestra a los empleados que la administración se interesa en sus
opiniones, desea información adicional y aprecia sus puntos de vista.
Escuchar
Es de igual importancia que los administradores que escuchan con eficacia
envíen una señal clave de que se preocupan por el empleado.
Reuniones de empleados
En estas reuniones se estimula a empleados a que hablen de sus problemas,
de sus necesidades y prácticas de la administración en el trabajo que ayudan o
que interfieren con su desempeño. Se sondean los asuntos que preocupan a los
empleados.
Política de puertas abiertas
Una política de puertas abiertas es una declaración que alienta a los
empleados a plantear a su jefe o la administración superior cualquier asunto
que les preocupe.
Participación en los grupos sociales
Los actos informales, de diversión casual, constituyen excelentes
oportunidades para una comunicación ascendente no planeada. Al compartir
información en forma espontánea se revelan las condiciones reales mejor que
en la mayoría de las comunicaciones formales. No son para eso es un producto
secundario.
Otras formas de comunicación
No todas las comunicaciones tienen lugar directamente hacia arriba o hacia
abajo en la estructura organizacional, no todas están formalmente establecidas
por la empresa ni todas tienen lugar en el trabajo o mediante una interacción
personal.
Comunicación lateral
Es una comunicación que atraviesa las líneas de mando jerárquicas. Esta
comunicación es necesaria para coordinar el trabajo con gente de otros
departamentos.
Los empleados que desempeñan un papel importante en la comunicación
lateral se conocen como puentes fronterizos. Tienen fuertes vínculos de
comunicación dentro de su departamento, con gente de otras unidades y a
menudo con la comunidad externa.
Redes de trabajo
Una red de trabajo es un grupo de gente que desarrolla y mantiene contacto
para intercambiar información de manera informal, por lo general respecto de
un asunto de interés mutuo. Se dice que un empleado activo en uno de estos
grupos participa en redes de trabajo. Se suelen construir alrededor de intereses
externos
Las redes ayudan a ampliar los intereses de los empleados, a mantenerlos más
informados sobre innovaciones técnicas, y los hace más visibles
Redes sociales y comunicación electrónica
Las tecnologías de redes sociales son sitios de internet y programas de
software que permiten a las personas enlazarse en alguna forma de comunidad
social virtual.
Correo electrónico
El correo es un sistema de comunicación basado en las computadoras que
permite al emisor enviar mensajes a alguien (o a cien personas) de manera
casi instantánea. Se almacena en la computadora hasta que los destinatarios
prenden su computadora personal.
Administración de comunicaciones
Conclusión
La administración de la comunicación es un pilar esencial para el éxito
organizacional, ya que una comunicación efectiva permite una mayor
colaboración entre empleados y departamentos, facilita la toma de
decisiones y fomenta un ambiente de confianza y compromiso; una
comunicación fluida no solo previene malentendidos, sino que también
aumenta la productividad al permitir una ejecución más eficiente de las
tareas. Además, una buena comunicación interna contribuye a la
cohesión del equipo y a la satisfacción laboral, mientras que la
comunicación externa fortalece las relaciones con clientes y socios
comerciales. La clave para una gestión exitosa de la comunicación es su
consistencia y transparencia, lo que permite a las organizaciones
prosperar tanto internamente como en sus relaciones externas.
Para las organizaciones, el beneficio de una comunicación bien
gestionada incluye la capacidad de adaptarse mejor a los cambios y de
resolver problemas con mayor rapidez, ya que se promueve una cultura
de apertura y retroalimentación. Sin una estrategia clara de
comunicación, las empresas corren el riesgo de enfrentar desmotivación,
errores y conflictos innecesarios.
Administración de comunicaciones
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