Práctica de Excel

Índice

1. Introducción..................................................................................................... 2
2. Descripción de la pantalla de Excel ................................................................ 2
3. Introducción de datos...................................................................................... 2
4. Creación de archivos de Excel ........................................................................ 3
5. Tipos de elementos que pueden utilizarse en Excel ...................................... 4
[Link] constantes ..................................................................................... 4
5.3. Fórmulas .................................................................................................... 5
5.4. Funciones................................................................................................... 6
6. Ejercicios ......................................................................................................... 7
7. Copiar y pegar celdas ..................................................................................... 8
8. Series y listas ................................................................................................ 10
9. Referencias relativas y absolutas ................................................................. 10
10. Expresiones lógicas y valores condicionales ............................................. 14
11. Gráficos........................................................................................................ 15
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Práctica de Excel

1. Introducción
Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y
desarrollada por Microsoft.

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
1. texto
2. valores numéricos, fechas y datos horarios
3. fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda
en función de los valores de otras celdas.

2. Descripción de la pantalla de Excel

BARRA DE HERRAMIENTAS
BARRA DE TÍTULO
ACCESO RÁPIDO

BARRA DE MENÚ

BARRA DE FÓRMULAS
CELDA ACTIVA

HOJAS DE CÁLCULO DEL LIBRO DE TRABAJO

BARRA DE ESTADO

3. Introducción de datos
La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que
se convierta en celda activa, y a continuación introducir en ella los datos -texto, números,
Fundamentos de Informática Pág:.3

fórmulas, mediante el teclado o haciendo Pegar de una selección previamente almacenada

en el Portapapeles. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la
barra de fórmulas.

4. Creación de archivos de Excel

1. Crear un nuevo libro: Pinchamos en el menú Archivo y después en la opción Nuevo.
Aquí se puede escoger Libro en blanco para crear un libro vacío o bien una
plantilla previamente definida.
2. Abrir un libro ya existente: Ir al Menú Archivo -> Abrir, opción marcada con el
icono (extensión xls).

3. Movimiento en una hoja

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
CTRL+ FLECHA ARRIBA
activa
Última celda de la columna activa CTRL+FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa CTRL+ FLECHA IZQUIERDA
Última celda de la fila activa CTRL+ FLECHA DERECHA

4. Movimiento en las hojas de un libro

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

5. Introducir texto y números en celdas: situar el cursor sobre la celda donde se van a
introducir los datos y teclear los datos.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como
puedes observar en el dibujo siguiente:
Fundamentos de Informática Pág:.4

5. Tipos de elementos que pueden utilizarse en Excel

[Link] constantes
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u
hora, o un texto.

NÚMEROS

 Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número
negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

 El carácter “E” o “e” es interpretado como notación científica. Por ejemplo,

3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

 Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como

constantes.

 Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

 Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa

automáticamente a anotación científica.

 Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA

 Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en
que deseas que aparezca.

 Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas
también aparecen alineados a la derecha en la celda.

 Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo
será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para
aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente
deberemos introducir el año completo.

Ejemplos:
Fundamentos de Informática Pág:.5

1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30

12/07/2031

TEXTO

 Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el
texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que
se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000
caracteres de texto.

 Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están
en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena
únicamente en la primera celda.

 El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

5.3. Fórmulas
 Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-
Sen,Cos,etc...

 En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras

celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas
y debe empezar siempre por el signo =.

 Los distintos tipos de operadores son :

o ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos.

Ejemplo: + - * / % ^

o TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto, como

por ejemplo: &.

o RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor

lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.
Ejemplo: < > = <= >= <>

 REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe

ser utilizado en la fórmula. En Excel se pueden utilizar referencias relativas o
absolutas cuyo significado se explicará más adelante. Ejemplo: B2.

 Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un
rango de celdas. Ejemplo: A1:G5
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5.4. Funciones
 Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un
valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.

 Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta
Excel nos mostrará un mensaje de error.

 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes

espacios antes o después de cada paréntesis.

 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

 Los argumentos deben separarse por ";".

- Ejemplo: “=SUMA(A1;A7)” equivale a “=A1+A7”

 El operador ":" nos identifica un rango de celdas,

- Ejemplos: A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8

(rectángulo), así la función “=SUMA(A1:C8)” sería equivalente a:

“=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3
+C4+C5+C6+C7+C8”

Otro ejemplo sencillo: “ =SUMA(A1:A5)” equivale a “=A1+A2+A3+A4+A5”

 Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden tener funciones
anidadas dentro de la fórmula.

-Ejemplo: “=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)”
Fundamentos de Informática Pág:.7

6. Ejercicios
1.- Crea y completa el siguiente cuadro

2.- Dada la siguiente tabla de valores de las variables Peso y Altura, calcula las medias,
varianzas y desviaciones típicas de cada una. Calcula la covarianza de ambas y el
coeficiente de correlación.
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7. Copiar y pegar celdas

Una de las funciones más interesantes de Excel es la posibilidad de copiar y pegar celdas
para poder copiar las fórmulas. Esto evita tener que introducir una fórmula celda por celda
lo que sería muy tedioso, sobre todo si la fórmula es compleja.

Vamos a explicarlo con un ejemplo. Crear la siguiente tabla en excel que recoge las
cantidades de ventas que realiza una empresa en cada una de las ciudades mencionadas en
cada uno de los meses descritos. El total de ventas por ciudad se calcula con
=SUMA(B4:F4). Ahora se puede copiar y pegar esta celda al resto de las filas de dos
formas:

 Aplicando la función de autorrelleno estirando de la esquina inferior derecha

 Copiando la primera celda y seleccionando el resto y pegando

en cualquiera de los dos casos es importante comprender que se copia la "fórmula" no el

resultado y que la fórmula se actualiza automáticamente según cada fila en cada caso.
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Ventas por ciudades

Ciudad Enero Febrero Marzo Abril Mayo Total

Granada 1.000 3.000 20.000 21.200 8.667 53.867
Jaén 2.000 2.300 32.323 78.788 56.757 172.168
Sevilla 15.000 23.000 33.455 87.878 756.575 915.908
Madrid 123.000 34.000 45.666 777.887 765.677 1.746.230
Valencia 122.000 20.000 78.900 89.890 65.789 376.579

Repetir el ejemplo para totales por meses.

A la hora de copiar y pegar, podemos encontrarnos con varias posibilidades, si

desplegamos el menú que aparece debajo del icono Pegar , del Menú Inicio,
Portapapeles. Las opciones más usuales son las siguientes:

 Pegar : es la opción por defecto. Copia la fórmula y el formato del origen, tanto
el de la celda como el del número.
 Fórmulas : pega únicamente la fórmula manteniendo el formato del destino
 Fórmulas y formato : copia la fórmula y el formato del número pero no el de la
celda.
 Mantener formato de origen : copia la fórmula y el formato completo del origen.
 Valores : copia el resultado pero no la fórmula.
 Formato de valores y números : copia sólo el resultado con el formato de
número del origen.
 Formato de valores y origen : copia sólo el resultado con el mismo formato de
celda y de número.
 Sólo formato : se copia el formato de la celda de origen para aplicarlo a las
celdas destino.
 Pegar Vínculo : crea una referencia absoluta a la celda que se está copiando de
modo que siempre cambiará su valor si cambia el origen.

Si hacemos click en "pegado especial" se pueden elegir otras posibilidades además de las
explicadas.

En vez de copiar y pegar se puede "cortar", la diferencia está en que con "cortar" se elimina
la información original.

También la función de autorrelleno admite varias posibilidades

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 Copiar celdas (copia también el formato)

 Copiar sólo el formato
 Copiar sin formato

Además la función de autorrelleno nos permite rellenar con series si el caso lo permite,
como veremos en el siguiente apartado.

8. Series y listas
Una serie es un conjunto de datos numéricos que se van incrementando en cierta cantidad.
Para crear una serie introducimos un valor numérico y luego nos vamos al menú Inicio,
Edición, hacemos click en el icono Rellenar, y después en la opción Series… Aquí
podemos escoger si queremos que la serie se complete por fila o por columna. También
debemos especificar si queremos que nuestra serie crezca de forma lineal, geométrica,
siguiendo el patrón de las fechas o bien autorrelleno. Por último, fijariamos el incremento y
el valor límite de nuestra serie.

Otra forma más sencilla es escribir los dos primeros números de la serie y luego con la
opción de autorrelleno completar la serie. Excel usa como incremento la diferencia entre los
dos primeros números de la serie. Esto se puede hacer tanto para incrementar la serie por
filas o por columnas según cómo hagamos el arrastre del autorrelleno.

Las listas se usan para datos de tipo texto cuando queremos rellenar con los valores de texto
de una secuencia ordenada. Hay listas predefinidas como sucede con los meses del año, los
días de la semana o valores de fechas. Para otros datos el usuario tiene que definir
previamente la lista. Por ejemplo, nos puede interesar tener almacenada una lista con las
ciudades donde tiene actividad una empresa de manera que cuando se escriba la primera
ciudad de la lista el resto se rellenen de forma automática. Para ello hay que ir al Menú
Archivo, Opciones, Avanzado y hacemos click en Listas personalizadas y creamos la lista
de forma ordenada. Esta lista se reconocerá cuando insertemos cualquier elemento de la
misma y usemos el autorrelleno.

9. Referencias relativas y absolutas

Cuando hacemos referencia a una celda dentro de una fórmula tenemos que especificar la
letra de la columna y el número de fila. En el siguiente ejemplo, la celda D3 es la suma de
las dos anteriores, es decir D3=B3+C3. Estas referencias son relativas porque realmente
con ellas nos estamos refiriendo a las celdas a la izquierda de la actual en una y dos
posiciones dentro de la misma fila. De hecho si copiamos esta fórmula a las celdas
inferiores se van actualizando los valores de la fila mientras que permanecen los de la
columna.

Crear el siguiente ejemplo y copiar la celda D3 al resto de las inferiores.

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Estadística de alumnos de la Facultad según edades y sexo

Edad Hombres Mujeres Total
19 23 25 48
20 27 30
21 34 45
22 36 40
23 35 43
24 30 40

Sin embargo, en ocasiones no interesa que estas referencias se desplacen cuando copiamos
las fórmulas. En este caso necesitamos utilizar las REFERENCIAS ABSOLUTAS para
establecer vínculos con el dato correcto en cada caso. Veamos el siguiente ejemplo.

En la tabla anterior ahora quiero calcular el porcentaje que representan los alumnos de cada
edad en el total de alumnos de la Facultad. Para ello necesitamos calcular previamente el
total de alumnos de la Facultad en la celda D9 y usar esa cantidad para calcular el
porcentaje en cada edad, de manera que porcentaje = nº alumnos de esa edad / nº alumnos
totales. Poniendo el formato en porcentaje lo multiplica por cien y añade el símbolo %. Si
escribimos la fórmula en E3 como E3=D3/D9 el primer valor es correcto.

Estadística de alumnos de la Facultad según edades y sexo

Edad Hombres Mujeres Total Porcentaje
19 23 25 48 11,76%
20 27 30 57
21 34 45 79
22 36 40 76
23 35 43 78
24 30 40 70
Total 408

Para extender la fórmula de E3 al resto de las celdas, la copiamos y pegamos obteniendo el

siguiente resultado incorrecto.
Fundamentos de Informática Pág:.12

Estadística de alumnos de la Facultad según edades y sexo

Edad Hombres Mujeres Total Porcentaje
19 23 25 48 11,76%
20 27 30 57 #¡DIV/0!
21 34 45 79 #¡DIV/0!
22 36 40 76 #¡DIV/0!
23 35 43 78 #¡DIV/0!
24 30 40 70 #¡DIV/0!
Total 408

Para visualizar qué tipo de fórmula se ha generado al copiar y pegar podemos utilizar
Formulas, Auditoría de Fórmulas, Mostar Fórmulas .

Estadística
Edad Hombres Mujeres Total Porcentaje
19 23 25 =B3+C3 =D3/D9
20 27 30 =B4+C4 =D4/D10
21 34 45 =B5+C5 =D5/D11
22 36 40 =B6+C6 =D6/D12
23 35 43 =B7+C7 =D7/D13
24 30 40 =B8+C8 =D8/D14
Total =SUMA(D3:D8)

Nos sale un mensaje de error en E4 al intentar calcular D4/D10 y así sucesivamente ya que
no existen las celdas referenciadas. Entonces tenemos que especificar claramente que la
celda que contiene el total es la D9 y que no debe alterar esta referencia al copiar la
fórmula. Esto se hace convirtiendo la referencia a D9 en ABSOLUTA con $D$9.

En conclusión, el primer porcentaje hay que escribirlo como E3=D3/$D$9. Al copiarlo

ahora la referencia absoluta se mantiene bien y sí sale el resultado deseado.

Estadística de alumnos de la Facultad según edades y sexo

Edad Hombres Mujeres Total Porcentaje
19 23 25 48 11,76%
20 27 30 57 13,97%
21 34 45 79 19,36%
22 36 40 76 18,63%
23 35 43 78 19,12%
24 30 40 70 17,16%
Total 408

Si visualizamos las fórmulas en vez de los resultados como hemos hecho antes vemos que
ahora se han copiado correctamente.
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Estadística de
Edad Hombres Mujeres Total Porcentaje
19 23 25 =B3+C3 =D3/$D$9
20 27 30 =B4+C4 =D4/$D$9
21 34 45 =B5+C5 =D5/$D$9
22 36 40 =B6+C6 =D6/$D$9
23 35 43 =B7+C7 =D7/$D$9
24 30 40 =B8+C8 =D8/$D$9
Total =SUMA(D3:D8

Ejercicio: calcular el porcentaje de hombres y mujeres de cada edad de manera que se

obtenga el siguiente resultado.

Estadística de alumnos de la Facultad según edades y sexo

Edad Hombres Porcentaje Mujeres Porcentaje Total Porcentaje
19 23 12,43% 25 11,21% 48 11,76%
20 27 14,59% 30 13,45% 57 13,97%
21 34 18,38% 45 20,18% 79 19,36%
22 36 19,46% 40 17,94% 76 18,63%
23 35 18,92% 43 19,28% 78 19,12%
24 30 16,22% 40 17,94% 70 17,16%
Total 185 223 408

Solución

Estadística de a
Edad Hombres Porcentaje Mujeres Porcentaje Total Porcentaje
19 23 =B3/$B$9 25 =D3/$D$9 =B3+D3 =F3/$F$9
20 27 =B4/$B$9 30 =D4/$D$9 =B4+D4 =F4/$F$9
21 34 =B5/$B$9 45 =D5/$D$9 =B5+D5 =F5/$F$9
22 36 =B6/$B$9 40 =D6/$D$9 =B6+D6 =F6/$F$9
23 35 =B7/$B$9 43 =D7/$D$9 =B7+D7 =F7/$F$9
24 30 =B8/$B$9 40 =D8/$D$9 =B8+D8 =F8/$F$9
Total =SUMA(B3:B8) =SUMA(D3:D8 =SUMA(F3:F8)

También existe la posibilidad de utilizar referencias mixtas. Por ejemplo si desde una celda
concreta hacemos referencia a otra con $B2 significa que la columna permanece fija
cuando se copia pero la fila es una referencia relativa por lo que irá cambiando al copiarla.
Por otro lado B$2 actúa de forma contraria, en este caso queda fija la fila pero la columna
es una referencia relativa.
Fundamentos de Informática Pág:.14

Referencias a celdas de otras hojas dentro del mismo libro: se pueden referenciar celdas de
otras hojas poniendo primero el nombre de la hoja luego ! y luego la celda. Ejemplo:
=Hoja2!A1 hace referencia a la celda A1 de la Hoja2.

10. Expresiones lógicas y valores condicionales

A veces hay celdas que deben tomar unos valores en función de que se cumplan ciertas
condiciones usando los valores de otras celdas. Para conseguir esto se usan las expresiones
lógicas y la función condicional SI.

Las expresiones lógicas típicas utilizan dos operadores:

 Disyunción: O(condición1; condición2) devuelve verdadero si alguna de las dos

condiciones es verdadera. En caso contrario devuelve falso.

 Conjunción: Y(condición1; condición2) devuelve verdadero si las dos condiciones

son verdaderas al mismo tiempo. En caso contrario devuelve falso.

Ejemplos:

Para un grupo de hombres queremos saber si deben hacer dieta o/y ejercicio en función de
la altura, peso y edad. Las condiciones son
 Ejercicio: si el peso es mayor de 75 o edad mayor 30
 Dieta: si el peso es mayor de 80 y la altura menor de 180

Personas que deben hacer dieta o/y ejercicio

Nombre Altura Peso Edad Ejercicio Dieta

Pepe 180 90 32 VERDADERO FALSO
Antonio 170 89 23 VERDADERO VERDADERO
Manolo 178 70 34 VERDADERO FALSO
Germán 183 75 22 FALSO FALSO

Si mostramos las fórmulas tenemos:

Fundamentos de Informática Pág:.15

Personas que deb

Nombre Altura Peso Edad Ejercicio Dieta

Pepe 180 90 32 =O(C4>75;D4>30) =Y(C4>80;B4<180)
Antonio 170 89 23 =O(C5>75;D5>30) =Y(C5>80;B5<180)
Manolo 178 70 34 =O(C6>75;D6>30) =Y(C6>80;B6<180)
Germán 183 75 22 =O(C7>75;D7>30) =Y(C7>80;B7<180)

También podemos decidir qué resultado debe dar en función de que la expresión lógica sea
verdadera o falsa. Para ello se usa la función SI(condición; valorVerdad; valorFalso).

En el ejemplo anterior en vez de mostrar el resultado Verdadero o Falso vamos a poner en

la celda el valor "SI" en caso verdadero y "NO" en caso falso mediante la función SI como
está en el ejemplo.

Personas qu

Nombre Altura Peso Edad Ejercicio Dieta

Pepe 180 90 32 =SI(O(C4>75;D4>30);"SI";"NO") =SI(Y(C4>80;B4<180);"SI";"NO")
Antonio 170 89 23 =SI(O(C5>75;D5>30);"SI";"NO") =SI(Y(C5>80;B5<180);"SI";"NO")
Manolo 178 70 34 =SI(O(C6>75;D6>30);"SI";"NO") =SI(Y(C6>80;B6<180);"SI";"NO")
Germán 183 75 22 =SI(O(C7>75;D7>30);"SI";"NO") =SI(Y(C7>80;B7<180);"SI";"NO")

Obteniendo el siguiente resultado

Personas que deben hacer dieta o/y ejercicio

Nombre Altura Peso Edad Ejercicio Dieta

Pepe 180 90 32 SI NO
Antonio 170 89 23 SI SI
Manolo 178 70 34 SI NO
Germán 183 75 22 NO NO

11. Gráficos
Estos elementos son una representación gráfica de los datos que contiene la hoja de cálculo.
Por tanto, es necesario especificar qué filas y columnas de datos son las que excel tiene que
utilizar para crear el gráfico. El gráfico se puede crear directamente en la propia hoja de
datos quedando incrustado en ella o se puede elegir crearlo como un documento separado.
En cualquiera de los dos casos se actualizan automáticamente cuando se cambian los datos
que han dado origen al gráfico. Vamos a crear un gráfico con los siguientes datos.
Fundamentos de Informática Pág:.16

Edad Hombres Mujeres

19 12 23
20 34 35
21 23 30
22 15 20
23 34 35
24 23 30

Pasos
 Seleccionamos sólo los valores numéricos que van a participar en el gráfico es decir
desde A3 hasta C8.
 Elegimos Menú Insertar, Gráficos, desplegamos el menú de gráficos de columna y
seleccionamos columna agrupada.
 Por defecto toma las 3 columnas como los valores a comparar, por tanto ahora hay
que corregir esto pues la primera columna queremos que vaya al eje de las X. Para
corregirlo, seleccionamos el gráfico pinchando en él, y nos aparecerá el menú
Herramientas de Gráficos en la barra de menús. Posteriormente clicamos en la
pestaña de diseño y en Seleccionar Datos . Otra posibilidad es hacer clic con el
botón derecho del ratón sobre el gráfico y pinchar sobre Seleccionar Datos. Aquí se
abre el menú emergente de Selección de Origen de Datos. Para cambiar el valor de
nuestro eje X o eje de categorías en este caso, hacemos clic sobre el botón Editar
que aparece en la parte de “Etiquetas del Eje Horizontal (Categorías)” y a
continuación seleccionamos los valores de la columna de edad.
 Como hemos pasado esos datos al eje X, eliminamos la Serie 1 que aparece en
“Entradas de Leyenda (Series)”.
 Nos queda especificar los nombres correctos para la serie2 que es Hombres y para la
serie3 que es Mujeres. Para ello, dentro de este mismo menú, marcamos la Serie 2
pinchando sobre ella y después clicamos en Editar. Seguidamente pinchamos en el
botón que aparece a la derecha de Nombre de la Serie y seleccionamos la celda
que tiene el valor “Hombre”. Para la serie 2 procederíamos de forma análoga.
 Dejamos el resto de opciones por defecto.

Resultado
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Una vez creado el gráfico se pueden cambiar algunas cuestiones de configuración o incluso
transformarlo en otro tipo de gráfico como por ejemplo el de líneas.