Curso:

GSTION DE PROYECTOS

Semana 13 - Tema 03: Tarea - Avance de Proyecto Final 2

Docente:

Alumno:
1. Descripción de la empresa y/o área afectada por el proyecto a implementar
a) Nombre de la empresa y/o área
COMPUTER SAC

b) Misión, visión de la empresa

MISION
Brindar a sus clientes tecnología informática de última generación combinada
con un excelente servicio y asesoramiento experto. Están comprometidos a
brindar productos de alta calidad, soluciones personalizadas y valor
agregado que superen las expectativas del cliente. Su esfuerzo constante
por ser un socio confiable para todas sus necesidades tecnológicas.
VISION
Ser reconocido como proveedor líder de soluciones de TI innovadoras y de
calidad, brindando a nuestros clientes las herramientas y la tecnología que
necesitan para mejorar su éxito en un mundo conectado digitalmente.

c) Objetivos estratégicos de la empresa y/o área

1. innovación y Desarrollo de Productos
 Objetivo: Desarrollar y lanzar nuevos productos o servicios
tecnológicos que respondan a las tendencias del mercado y
satisfagan las necesidades de los clientes.
 Meta: Crear al menos dos nuevos productos innovadores por año.
 Indicadores: Número de productos lanzados, aceptación en el
mercado, retorno de inversión (ROI).

2. Optimización de Procesos Internos

 Objetivo: Mejorar la eficiencia y reducir los costos mediante la
automatización de procesos internos.
 Meta: Automatizar el 70% de los procesos repetitivos en los próximos
dos años.
 Indicadores: Reducción de costos, ahorro de tiempo, reducción de
errores humanos.

3. Crecimiento del Negocio

  Objetivo: Expandir la cartera de clientes y aumentar la cuota de
mercado.
 Meta: Crecer un 20% en la base de clientes dentro de un año.
 Indicadores: Número de nuevos clientes, crecimiento de ingresos,
cuota de mercado.

4. Transformación Digital de Clientes

 Objetivo: Apoyar a los clientes en su transformación digital mediante
soluciones personalizadas.
 Meta: Aumentar en un 30% la cantidad de clientes que adoptan
soluciones digitales avanzadas.
 Indicadores: Satisfacción del cliente, retención de clientes, proyectos
de digitalización completados.

5. Seguridad y Protección de Datos

 Objetivo: Fortalecer la ciberseguridad y protección de datos para
proteger la integridad y confidencialidad de la información.
 Meta: Reducir en un 50% los incidentes de seguridad en el próximo
año.
 Indicadores: Número de incidentes de seguridad, tiempo de
respuesta ante incidentes, cumplimiento de normativas de seguridad.

6. Satisfacción del Cliente y Experiencia de Usuario

 Objetivo: Mejorar la experiencia de usuario y lograr altos niveles de
satisfacción del cliente.
 Meta: Obtener un 90% de satisfacción del cliente en encuestas
anuales.
 Indicadores: Puntuación de satisfacción del cliente (NPS), tasa de
retención de clientes, tasa de recomendación.

7. Sostenibilidad y Responsabilidad Social

 Objetivo: Incorporar prácticas sostenibles en el desarrollo de
productos y operaciones.
 Meta: Reducir la huella de carbono en un 15% durante el próximo
año.
  Indicadores: Huella de carbono, iniciativas de reciclaje, políticas de
sostenibilidad adoptadas.

d) Alineamiento del proyecto con los objetivos de la empresa

1. Revisión de los Objetivos de la Empresa
Antes de comenzar un proyecto, asegúrate de comprender en
profundidad los objetivos estratégicos de la empresa. Los objetivos
pueden estar orientados a la innovación, optimización de procesos,
crecimiento, transformación digital, seguridad, satisfacción del cliente, o
sostenibilidad.

2. Definición de Metas del Proyecto

Establece metas específicas del proyecto que se alineen con los
objetivos de la empresa. Estas metas deben ser alcanzables y
directamente vinculadas a las prioridades estratégicas de la
organización.

3. Establecimiento de Indicadores de Éxito

Define indicadores de éxito específicos para el proyecto que midan el
impacto directo en los objetivos de la empresa. Estos indicadores
permiten evaluar si el proyecto está logrando el impacto deseado en la
estrategia global.

2. Aplicación: Proyecto PMI

a) Avance de Proyecto Final 1: Proceso de Iniciación y Proceso de Planificación
2.1 Proceso de Iniciación
En esta fase inicial, el objetivo es definir el alcance del proyecto, sus
objetivos, y asegurar que todos los involucrados comprendan la importancia
de la toma de inventario. Aquí están los elementos clave a incluir en el reporte
de avance:
2.1.1 Descripción del Proyecto
 Propósito: Realizar una toma de inventario detallada para
identificar y documentar todos los activos actuales. Esto servirá
para actualizar registros, mejorar la gestión de inventarios y
optimizar la administración de recursos.
  Alcance: Incluir todos los activos físicos en las instalaciones de la
empresa. Esto puede abarcar equipos informáticos, mobiliario,
maquinaria, y otros bienes relevantes.
2.1.2 Identificación de las Partes Interesadas
 Gerentes de área: Proveerán la información necesaria sobre los
activos en sus respectivas áreas.
 Equipo de IT y Mantenimiento: Realizarán la verificación técnica
de equipos específicos.
 Departamento de Contabilidad: Ayudará a verificar los registros de
bienes y valores para el inventario.
2.2 Proceso de Planificación
2.2.1 Proceso de Planificación
 Definición del alcance: Establecer límites claros sobre qué bienes
serán inventariados, incluyendo áreas geográficas específicas y
categorías de activos.
2.2.2 Planificación del Cronograma
 Línea de tiempo: Dividir el proyecto en una línea de tiempo clara,
especificando cuánto tiempo tomará cada fase.

2.3 Asignación de Recursos

2.3.1 Falta de disponibilidad de activos: Mitigación mediante coordinación
anticipada con cada área.
2.3.2 Errores de registro o duplicación de activos: Minimizar mediante
capacitación del personal y procedimientos de validación.

b) Proceso de Ejecución
En esta fase, se llevan a cabo todas las tareas planificadas y se gestionan
los recursos para lograr los objetivos del proyecto de manera eficiente.
Gestión de la Integración

1. Gestión de la Integración
 Coordinación de Actividades: Asegurar que todas las actividades del
proyecto están alineadas y en sincronía, integrando las distintas
áreas involucradas (IT, mantenimiento, contabilidad).
  Seguimiento del Progreso: Utilizar un sistema de seguimiento para
monitorizar el avance y garantizar que cada tarea del inventario se
ejecute según lo planificado.
 Gestión de Cambios: Establecer un proceso para gestionar cualquier
cambio en el alcance o en el plan. Esto incluye identificar y evaluar
el impacto de cambios inesperados y obtener las aprobaciones
necesarias antes de implementarlos.

2. Gestión de Calidad
 Estándares de Calidad: Definir estándares de precisión y
exhaustividad que deben alcanzarse en la toma de inventario, por
ejemplo, que todos los activos estén debidamente etiquetados y
registrados sin errores.
 Inspección y Verificación: Realizar inspecciones periódicas y
verificaciones aleatorias durante la ejecución del inventario para
asegurar la calidad de los datos recogidos.
 Resolución de Problemas de Calidad: Desarrollar procedimientos
para corregir cualquier discrepancia o error detectado en los
registros de inventario.

3. Gestión de Recursos
 Asignación de Personal: Asignar el equipo de trabajo de acuerdo
con el plan, asegurando que cada miembro del equipo tenga
claros sus roles y responsabilidades.
 Optimización del Uso de Recursos: Asegurarse de que los
recursos (como equipos de escaneo, tabletas, y software) se usen
de manera eficiente, minimizando el tiempo de inactividad y
maximizando la productividad.
 Capacitación y Soporte: Brindar capacitación a los empleados
sobre el uso de herramientas de inventario y los procedimientos
de registro para evitar errores.

4. Gestión de Comunicaciones
 Canales de Comunicación: Establecer canales de comunicación
claros y efectivos, como reuniones de actualización diarias o
 semanales, y un sistema de mensajería instantánea para resolver
problemas en tiempo real.
 Informes de Progreso: Generar informes de progreso regulares
para mantener informadas a todas las partes interesadas,
proporcionando detalles sobre el avance del inventario, cualquier
incidente, y las soluciones aplicadas.
 Resolución de Conflictos: Abordar cualquier conflicto o
malentendido que pueda surgir entre los miembros del equipo o
las áreas involucradas, facilitando una comunicación abierta y
soluciones efectivas

5. Gestión de Riesgos
 Monitoreo de Riesgos Identificados: Monitorear los riesgos
definidos en la fase de planificación, como la disponibilidad de
activos o el riesgo de duplicación de registros.
 Identificación de Nuevos Riesgos: Detectar cualquier nuevo
riesgo durante la ejecución, evaluarlo y añadirlo al plan de gestión
de riesgos.
 Acciones de Mitigación: Implementar acciones correctivas para
minimizar los efectos de los riesgos, como la asignación de
personal adicional en áreas donde se detectan retrasos.

6. Gestión de Adquisiciones
 Adquisición de Recursos Faltantes: Gestionar la compra o alquiler
de cualquier recurso adicional necesario, como herramientas de
escaneo o software de inventario, que no se hayan previsto
inicialmente.
 Control de Proveedores: Supervisar los tiempos de entrega y
calidad de los recursos adquiridos. Asegurarse de que los
proveedores cumplan con los acuerdos establecidos.
 Revisión de Contratos: Revisar cualquier contrato con
proveedores para asegurar que todos los términos se están
cumpliendo y evitar sobrecostos o retrasos.
 7. Gestión de Interesados
 Involucramiento Activo de Interesados: Mantener a los
interesados informados y comprometidos mediante
actualizaciones periódicas. Asegurar que los gerentes de cada
área estén al tanto de los avances y participen activamente en la
resolución de problemas.
 Gestión de Expectativas: Gestionar las expectativas de los
interesados, proporcionando información clara y realista sobre el
estado del proyecto, el cronograma y cualquier posible cambio.

c) Proceso de Seguimiento y Control:

1. Gestión de la Integración
 Monitoreo del Progreso del Proyecto: Evaluar el avance de cada
tarea del inventario y verificar que el proyecto se esté ejecutando
según el plan.
 Control de Cambios: Evaluar y aprobar cualquier cambio en el
alcance, cronograma o recursos. Esto incluye ajustes en la
planificación o en la ejecución para responder a nuevas
necesidades.
 Documentación de Cambios: Registrar y comunicar todos los
cambios aprobados para mantener una trazabilidad clara y
precisa de las modificaciones realizadas

2. Gestión del Alcance

 Verificación del Alcance: Asegurarse de que el trabajo realizado
cumple con los objetivos y requisitos definidos en el alcance del
proyecto.
 Control del Alcance: Monitorear y controlar cualquier desviación
del alcance planificado. Esto ayuda a evitar la aparición de
trabajos adicionales que no contribuyen a los objetivos del
inventario.

3. Gestión del Cronograma

 Seguimiento del Cronograma: Monitorear el avance de las
actividades en función del cronograma establecido. Comparar las
fechas planificadas con las fechas reales y detectar retrasos.
  Control de Cronograma: Implementar acciones correctivas en
caso de desviaciones en el cronograma. Esto puede implicar
reprogramar tareas, reasignar recursos o ajustar prioridades para
cumplir con el cronograma.

4. Gestión de Costes
 Monitoreo de Costes: Realizar un seguimiento de los costos
reales del proyecto en comparación con el presupuesto.
 Control de Costes: Gestionar los gastos y aplicar ajustes en caso
de desviaciones del presupuesto. Esto puede incluir la revisión de
contratos de adquisiciones o la reasignación de recursos para
evitar sobrecostos.

5. Gestión de Calidad
 Aseguramiento de la Calidad: Supervisar que los estándares de
calidad establecidos para la toma de inventario se estén
cumpliendo.
 Control de Calidad: Realizar inspecciones de calidad y
verificaciones de los registros de inventario. Identificar y corregir
cualquier problema de calidad en el registro de activos.

6. Gestión de Recursos
 Monitoreo del Uso de Recursos: Supervisar el uso de recursos
humanos y materiales para garantizar su eficiencia y evitar
desperdicios.
 Control de Asignación de Recursos: Reasignar o ajustar la carga
de trabajo del equipo en caso de desviaciones del plan.
Asegurarse de que los recursos críticos estén disponibles cuando
se necesiten.

7. Gestión de Comunicaciones
 Seguimiento de la Comunicación: Asegurar que las partes
interesadas están recibiendo información precisa y oportuna
sobre el estado del proyecto.
  Control de la Eficacia de la Comunicación: Evaluar si la
comunicación es efectiva y realizar ajustes, si es necesario, para
mejorar el flujo de información y la resolución de problemas.

8. Gestión de Riesgos
 Monitoreo de Riesgos Identificados: Controlar los riesgos
previamente identificados y aplicar las estrategias de mitigación.
 Identificación de Nuevos Riesgos: Identificar y evaluar nuevos
riesgos que puedan surgir durante la ejecución, como problemas
técnicos o retrasos en la entrega de suministros.
 Control de Planes de Mitigación: Asegurarse de que las acciones
de mitigación se implementen eficazmente para reducir el impacto
de los riesgos en el proyecto.

9. Gestión de Adquisiciones
 Monitoreo de Adquisiciones: Supervisar el cumplimiento de los
contratos de adquisiciones y la entrega de los recursos externos,
como equipos de escaneo o software.
 Control de Proveedores: Evaluar el rendimiento de los
proveedores para asegurar que cumplan con los términos de
calidad, tiempo de entrega y costos.
 Control de Contratos: Revisar los términos de los contratos para
asegurarse de que se cumplen y gestionar cualquier cambio
contractual necesario.

10. Gestión de Interesados

 Monitoreo del Involucramiento de Interesados: Asegurarse de que
las partes interesadas están activamente comprometidas con el
proyecto y satisfechas con el progreso.
 Gestión de Expectativas: Gestionar las expectativas de los
interesados, manteniéndolos informados sobre el avance,
cambios, y los resultados esperados del proyecto.
 Obtener retroalimentación periódica de los interesados y ajustar
el proyecto según sea necesario para satisfacer sus expectativas.

d) Procesos de Cierre:
 1. Cierre de Actividades del Proyecto
 Finalización de Tareas: Verificar que todas las tareas planificadas
y adicionales se hayan completado y que los registros de
inventario sean precisos y estén en orden.
 Documentación Final: Asegurar que toda la documentación del
proyecto esté actualizada y archivada adecuadamente. Esto
incluye registros de inventario, actas de reuniones, informes de
seguimiento, cambios aprobados y cualquier otro documento
relevante.

2. Revisión de Cumplimiento de Objetivos

 Evaluación de Resultados: Revisar y evaluar si el proyecto de
toma de inventario ha cumplido con los objetivos y requisitos
especificados en el plan del proyecto, como la precisión de datos,
tiempos de entrega y costos.
 Análisis de Desviaciones: Documentar y analizar cualquier
desviación significativa del alcance, cronograma o presupuesto, e
identificar las lecciones aprendidas de estos casos.

3. Transferencia de Entregables
 Entrega Formal del Inventario: Transferir los resultados del
inventario, como los datos registrados y los informes finales, al
cliente o departamento correspondiente.
 Aceptación de Entregables: Obtener la aprobación formal de los
interesados y la confirmación de que el inventario cumple con sus
requisitos y expectativas.

4. Cierre de Contratos y Adquisiciones

 Revisión de Contratos: Verificar que todos los términos de los
contratos de adquisiciones se hayan cumplido y cerrar
formalmente los contratos con los proveedores.
 Liquidación de Pagos: Asegurar que todos los pagos finales se
realicen a los proveedores y que no haya pendientes financieros
relacionados con el proyecto

3. Conclusiones
a) El proyecto de toma de inventario fue un éxito tanto en términos de
resultados obtenidos como en la gestión de recursos, tiempo y calidad.
Las estrategias implementadas y las lecciones aprendidas refuerzan la
capacidad de la organización para llevar a cabo proyectos similares con
un enfoque más eficiente y orientado a la mejora continua. Este proyecto
no solo cumplió con sus objetivos inmediatos, sino que también fortaleció
la capacidad de la organización para gestionar sus activos de manera
óptima y sostenible.

b) Cumplimiento de Objetivos: El proyecto logró cumplir con los objetivos

establecidos, logrando una toma de inventario precisa y exhaustiva. La
metodología aplicada permitió que los activos fueran registrados con un
alto grado de exactitud y organización, lo que facilita el control y gestión
futura de los mismos.

c) Optimización de Procesos: La planificación detallada y el control de

recursos durante el proyecto contribuyeron a optimizar el uso de equipos
y personal. Este enfoque no solo mantuvo los costos dentro del
presupuesto, sino que también mejoró la eficiencia en la recolección de
datos de inventario.

d) Importancia de la Comunicación: La comunicación efectiva entre los

equipos y las partes interesadas fue fundamental para el éxito del
proyecto. Las reuniones regulares y la información clara sobre los
avances y desafíos permitieron una respuesta oportuna ante problemas
y garantizó la alineación de todos los involucrados con los objetivos del
proyecto.

e) Gestión de Riesgos Eficaz: La identificación y monitoreo constante de

riesgos permitió mitigar potenciales problemas antes de que afectaran
significativamente el cronograma y los costos. Esto demostró la
importancia de una gestión de riesgos proactiva y bien estructurada para
el éxito de proyectos similares.

f) Lecciones Aprendidas: Se documentaron importantes lecciones

aprendidas que serán útiles para futuros proyectos de inventario,
especialmente en la gestión de calidad, el control de alcance y la
 eficiencia en el uso de recursos. Estos aprendizajes brindarán una base
para optimizar los procesos de inventario en la organización y evitar
problemas recurrentes.

g) Cierre y Transferencia Efectiva de Resultados: El proceso de cierre

formal, junto con la transferencia de los datos y documentos de inventario
a las áreas correspondientes, aseguró que la organización pueda
mantener un control continuo y actualizado sobre sus activos. La
aceptación formal de los resultados por parte de los interesados confirma
el cumplimiento de los requisitos y la satisfacción general con el proyecto.

h) Impacto en la Organización: Este proyecto establece una base sólida

para la gestión de activos dentro de la organización, mejorando la
visibilidad de los recursos y facilitando decisiones informadas en el futuro.
Además, las mejoras en el proceso y la gestión de inventarios generarán
beneficios a largo plazo en términos de control, costos, y mantenimiento
de activos.