GERENCIA DE PROYECTOS
Tema 2 : Gerencia del Alcance
Dionisio Arango Botero, PMP
Expositor
Noviembre 7 de 2.008
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2 Gerencia del Alcance
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Áreas de conocimiento
1. Integración 6. Recurso humano
2. Alcance 7. Comunicaciones
3. Tiempo 8. Riesgo
4. Costo 9. Adquisiciones
5. Calidad
5 grupos de procesos
39 procesos
9 áreas conocimiento
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GERENCIA
DEL ALCANCE Temario
1. Iniciación del alcance
2. Planeación del alcance
3. Definición del alcance
4. Verificación del alcance
5. Control de cambios del alcance
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DEFINICION
Procesos requeridos para asegurar que el
proyecto incluye todo el trabajo requerido y
únicamente el trabajo requerido para terminar
satisfactoriamente el proyecto
2.1 Iniciación Iniciación
2.2 Planeación del alcance Planeación
2.3 Definición del alcance Planeación
2.4 Verificación del alcance Control
2.5 Control de cambios del alcance Control
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[email protected] 2.1 Iniciación del Alcance
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2.1 Iniciación del Alcance
Definición:
Es el proceso de autorización formal de un nuevo proyecto o de
una nueva etapa (fase) de un proyecto existente.
Insumos: Procesos:
1. Descripción del producto 1. Métodos selección
2. Plan estratégico proyectos
3. Criterios de selección del 2. Juicio de expertos
proyecto
4. Información histórica
1. Carta del proyecto (project charter)
2. Identificación/designación del G.P.
Productos: 3. Restricciones
4. Suposiciones
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[email protected] 2.1 Iniciación del Alcance
Descripción del producto
1. Documenta las carácterísticas del producto que el
proyecto debe entregar.
2. Su nivel de detalle es poco al inicio y va incrementado.
3. Debe documentar la relación entre el producto que se
está creando (casa, acueducto, instalación eléctrica, etc.)
y las necesidades del negocio o las razones que
motivaron la iniciación del proyecto.
4. Descripción inicial generalmente la entrega el comprador.
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2.1 Iniciación del Alcance
Carta del proyecto (Project Charter)
1. Título del proyecto y descripción
2. Asignación del Gerente del Proyecto y su nivel
de autoridad
3. Objetivos
4. Justificación del proyecto
5. Descripción del producto y entregables del
proyecto
6. Firmado y aprobado por
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[email protected] 2.1 Iniciación del Alcance
Carta del Proyecto
1. Documento que autoriza formalmente el proyecto.
2. Debe contener :
2.1 Directa o indirectamente la justificación del proyecto por
parte de su propietario.
2.2 Descripción del producto.
2.3 Firmado por ejecutivo externo al proyecto y con la autoridad
adecuada.
2.4 Asigna al Gerente del Proyecto la autoridad de utilizar los
recursos disponibles a las actividades del proyecto.
El Gerente del Proyecto debe ser designado lo antes posible,
preferiblemente al inicio de la etapa de planeación.
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[email protected] 2.1 Iniciación del Alcance
Restricciones
1. Sostenibilidad del proyecto y presupuesto fijo restringen
alcance, personal y cronograma.
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2.2 Planeación del Alcance
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2.2 PLANEACIÓN DEL ALCANCE
2.1 Iniciación
2.2 Planeación del alcance
2.3 Definición del alcance
2.4 Verificación del alcance
2.5 Control de cambios del alcance
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2.1 Planeación
2.2 Iniciación del
delAlcance
Alcance
Definición:
Es el proceso de elaboración y documentación del alcance del
trabajo a desarrollar, cuyo resultado es el producto del proyecto.
Insumos: Procesos:
1. Descripción del producto 1. Análisis del producto
2. Carta del proyecto 2. Análisis B/C
3. Restricciones 3. Identificación de alternativas
4. Suposiciones 4. Juicio de expertos
Productos:
1. Declaración del alcance
2. Plan de gerencia del alcance
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2.1 Planeación
2.2 Iniciación del
delAlcance
Alcance
DECLARACION DEL ALCANCE (Scope statement)
La D.A. Proporciona una base documental que permite tomar
decisiones hacia el futuro, así como desarrollar un entendimiento
común de los involucrados en el proyecto
Incluye :
• Justificación del proyecto
• Descripción del producto del proyecto
• Entregables del proyecto
• Objetivos del proyecto
! Cualquier aspecto no incluido explícitamente, está
implicitamente excluido !
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[email protected] 2.3 Definición del Alcance
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2.1 Iniciación
2.2 Planeación del alcance
2.3 Definición del alcance
2.4 Verificación del alcance
2.5 Control de cambios del alcance
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2.3 Definición del Alcance
Definición:
Es el proceso de desagregación de los entregables del proyecto,
en componentes mas pequeños y manejables.
Insumos: Procesos:
1. Declaración del alcance 1. Ejemplos de estructura
2. Restricciones desglosada de trabajo (EDT).
3. Suposiciones 2. Desagregación
4. Información histórica
Productos:
1. Estructura desglosada de trabajo
2. Actualización del alcance
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2.3 Definición del Alcance
Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
Definiciones
Es la división del trabajo en las partes que lo componen
de manera lógica y sistemática.
Es una representación gráfica de todas los
componentes del proyecto, que cuando se completan
generan el producto del proyecto.
Es la estructura central de la planeación de un proyecto
y su posterior control. Se elabora con criterio de
entregables.
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2.3 Definición del Alcance
Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
Proyecto software
para contabilidad
Requerimientos Adquisición Instalación Operación
Análisis Dpto. Selección Adecuación
Contab. proveedor oficinas
Reu usuarios Preparar RFP Instalar Hard.
Elab. Docum. Analizar prop. Instalar progr.
Requerim.
Negociar prop Pruebas
Contratación
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2.3 Definición del Alcance
Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
1. Se elabora con criterio de entregables
2. Incluye todo el alcance
3. Permite asignar paquetes específicos a dependencias
especializadas o contratistas
4. Establece centro de costos claros y específicos
5. Su propósito es dar la mayor claridad posible a las acciones
incluidas en el proyecto.
6. Es la técnica de planeación mas fácil de aprender y la de
menos tendencia a errores.
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2.3 Definición del Alcance
Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
Proyecto reunión
anual del gremio
Desarrollo Sede Promoción
Programa evento
Análisis
Temas Folleto
fechas
Expositores Selección Mensajería
sede
Verificación
Material Logística
asistencia
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[email protected] 2.3 Definición del Alcance
Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
Estructura Desglosada de Trabajo vs Diagrama GANTT
1. La EDT incluye todo el alcance, el DB puede no incluirlo.
2. El DB no permite “caminar” por el proyecto
3. El DB no permite entender claramente el proyecto
DB: Diagrama de barras o de Gantt
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[email protected] 2.3 Definición del Alcance
Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
Carácterísticas de una actividad
1. Medible
2. Iniciación y terminación claramente definidos
3. Facilidad para estimar tiempo y costos
4. Asignaciones administrables, medibles, integrables e
independientes.
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2.3 Definición del Alcance
Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
Ventajas de la EDT
7. Enfoca la experiencia del equipo en lo que se tiene que hacer,
logrando mayor calidad y un proyecto mas fácil
8. Se constituye en una herramienta para estimación de tiempos,
costos y personal.
9. Se constituye en una herramienta para demostrar las
necesidades del proyecto en materia de tiempos, costos y
personal.
10. Ayuda a concentrarse en el proyecto.
11. Ayuda a los miembros nuevos del equipo a ver sus roles.
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2.3 Definición del Alcance
Estructura Desglosada de Trabajo (EDT)
Work Breakdown Structure (WBS)
Cervecería del Café
Instrum. Eléctrica Obra Civil Mecánica Geotecnia
Cimentación HyS Estructura Vias
Silos Red interna Puente Concreto
Edificio Alcantarill. Concreto Asfalto
Bodegas Red interna Metálica Andenes
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[email protected] 2.3 Definición del Alcance Responsabilidades
Actividad Gte Proyecto Juan Iza Fdo Gómez Jairo Arias
Ingenieria detalle
Especif. Técnicas
Cálculo hidráulico
Elab. Planos detalle
Precios unitarios
Cantidades
Elab. documento
Topografía
= Elabora = Debe ser consultado = Aprueba
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[email protected] 2.4 Verificación del Alcance
TEMA 2 : GERENCIA DEL ALCANCE Página 28 [email protected]
2.4 Verificación del Alcance
2.1 Iniciación
2.2 Planeación del alcance
2.3 Definición del alcance
2.4 Verificación del alcance
2.5 Control de cambios del alcance
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2.4 Verificación del Alcance
Definición:
Es el proceso de obtener aceptación formal del alcance por
parte de los involucrados (sponsor, admon, clientes, etc.)
Insumos: Procesos:
1. Resultados del trabajo
2. Documentación producto 1. Inspección
3. EDT
4. Declaración del alcance
1. Aceptación formal
Productos:
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2.5 Control de cambios del
Alcance
TEMA 2 : GERENCIA DEL ALCANCE Página 31 [email protected]
2.1 Iniciación
2.2 Planeación del alcance
2.3 Definición del alcance
2.4 Verificación del alcance
2.5 Control de cambios del alcance
TEMA 2 : GERENCIA DEL ALCANCE Página 32 [email protected]
2.5 Control de Cambios del Alcance
Definición de cambio :
Cualquier modificación al alcance acordado a través de la EDT
aprobada.
Insumos: Procesos:
1. EDT 1. Control de cambios
2. Informes de avance 2. Medición del desempeño
3. Solicitudes de cambios 3. Planeación adicional
4. Plan de gerencia del alcance
1. Cambios al alcance
2. Acciones correctivas
3. Lecciones aprendidas
Productos: 4. Línea de base ajustada
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2.5 Control de Cambios del Alcance
Solicitudes de cambio :
1. Orales o escritas, directas o indirectas, internas o externas.
2. La mayoria de solicitudes se originan en :
• Evento externo
• Error u omisión en la definición del alcance del producto
• Error u omisión en la definición del alcance del proyecto
• Otros
Control de cambios
Procedimiento mediante el cual se puede cambiar el alcance
(trámite administrativo, sistema de seguimiento y niveles de
autorización)
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GERENCIA DE PROYECTOS
Tema 2 : Gerencia del Alcance
Dionisio Arango Botero, PMP
Expositor
Noviembre 7 de 2.008
TEMA 2 : GERENCIA DEL ALCANCE Página 35 [email protected]
